Excel 97 harjoituksia 1

Transkriptio

1 Excel 97 harjoituksia 1 1. SUHTEELLINEN VIITTAUS Avaa tiedosto Tunti1.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Lisää taulukkoon sarakkeeseen F ja riville 11 yhteensä-otsikon summakaavat. Käytä vakio-työkalupalkista löytyvää -merkkiä Määrittele luvut siten, että niissä kaikissa on kaksi desimaalia. Lisää kaksoisviivat rivin 10 alapuolelle. Lihavoi otsikot. Tasaa nimet oikeaan reunaan. Tallenna tästä eteenpäin kaikki tehtävät tiedostot omaan verkkoasemaasi Excel 97 kansioon. Käytä samaa tiedostonimeä. Jos ehdit tehdä seuraavan tehtävän ennen muita, voit jatkaa tehtävillä, jotka on nimetty tunti1?.xls. Avaa tiedosto Tunti1a.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Poista rivit 5 ja 16. Muuta solun määrittelyä siten, että alleviivaus on solussa. Vaihda yksiköiden ja sarakeotsikoiden paikkaa hiirtä käyttäen. Laske työntekijöiden bruttopalkka summaamalla lomaltapaluuraha, loma- ja peruspalkka. Laske yhteensä rivi summa-kaavalla. Lisää lukuihin kaksi desimaalia käyttäen Muotoilu-työkalupalkin lisää desimaaleja näppäintä. Muuta A4 ja A15 solujen fontin ja taustan väriä yhdellä kertaa. Vihje: käytä Ctrl-näppäintä maalatessasi alueita.

2 Excel 97 harjoituksia 2 Avaa tiedosto Tunti1b.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Tee yritys oy:n palkanlaskentataulukko. Avaa tiedosto tunti1c.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Vero lasketaan siten, että C-sarakkeessa olevalla veroprosentilla kerrotaan bruttopalkka ja jaetaan sadalla tai muutetaan solun luokaksi prosentti. Ay-maksu lasketaan samaan tapaan. Nettopalkka on bruttopalkka-vero-ay-maksu-palkkaennakko Laske tuloslaskelma yritykselle. Syötä kuvassa näkyvät tiedot. Lisää puuttuvat kaavat. Laskentaohjeet ovat seuraavat: - LIIKEVAIHO = MYYNTITUOTOT + OIKAISUERÄT - MYYNTIKATE = LIIKEVAIHTO - MUUTTUVAT KULUT

3 Excel 97 harjoituksia 3 - KÄYTTÖKATE = MYYNTIKATE - KIINTEÄT KULUT - LIIKEVOITTO = KÄYTTÖKATE - KORKOKULUT VEROT - % LIIKEVAIHDOSTA= LIIKEVOITTO / LIIKEVAIHTO Muuta viimeisen rivin määritys muotoilu-työkalurivin %-painikkeella prosentiksi. Lisää yksi desimaali prosenttilukuihin. 2. SUORA ELI ABSOLUUTTINEN VIITTAUS Avaa tiedosto Tunti2.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Laske kysymysmerkillä määritellyt kohdat. Muista käyttää kaavojen kopiointia ja muita hyvän taulukkolaskentatavan mukaisia toimintoja. Lopuksi laske alennettu loppusumma, kun kurssi on 5,447, suksia tilataan 27 ja alennusprosentti on 7,5. Vastauksen pitäisi olla 11386,95. Avaa tiedosto Tunti2a.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel.

4 Excel 97 harjoituksia 4 Laske kuukauden myynnin osuus koko myynnistä. Esimerkiksi solu C5 on laskettu siten, että tammikuun myynti on jaettu raudan kokonaismyynnillä. Myynti yhteensä on summa molemmista eli raudan ja tekstiilin myynnistä. Muuta kentät prosenttikentiksi siten, että desimaaleja on kaksi. Muuta vielä solujen C17 ja D17 määrityksiä kuvan esittämällä tavalla.

5 Excel 97 harjoituksia 5 3. FUNKTIOIDEN KÄYTTÖ Avaa tiedosto Tunti3.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Laske verot ja ay-maksut annettujen prosenttien mukaan. Esimerkiksi solun D5 tulos saadaan kertomalla bruttopalkka veroprosentilla. Tämän jälkeen kaava voidaan joko jakaa sadalla tai määritellä solu näyttämään prosentteja. Tämän jälkeen lisää keskiarvo, maksimi ja minimi funktiot alueeseen B17:H19. Ole tarkkana miltä alueelta lasket ko. arvot.

6 Excel 97 harjoituksia 6 Avaa tiedosto Tunti3a.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel ja lisää siihen puuttuvat laskentatiedot. Voit lisätä myös kerros- ja omakotitalojen prosentuaaliset osuudet. 4. LAJITTELU (SIVU 347) Lajittelu tapahtuu komennolla Tiedot/Lajittele tai vakio työkalurivistä valitsemalla lajittelunäppäin (nouseva) tai (laskeva) Lajitteluvaroitus Ennen lajittelua on kuitenkin valittava alue, joka lajitellaan. Tässä piilee yksi lajittelun vaaroista. Alueeksi täytyy valita koko tietue, jotta kaikki tietoalkioon liittyvät tiedot siirtyvät lajittelun mukana. Suomeksi tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos valitaan taulukosta sukunimet ja lajitellaan vain ne, niin etunimet pysyvät paikoillaan ja menevät sekaisin. Tässä tapauksessa olisi pitänyt valita molemmat sekä etu- että sukunimet. Jos virheitä tulee, niin ainahan voi yrittää peruuttaa toimintoa. Excel tosin osaa, yhtenäisen alueen kyseessä ollessa, valita alueen automaattisesti tai toinen mahdollisuus on kuvassa näkyvä lajitteluvaroitus Luettelon otsikkorivi Kun oikea alue on saatu valittua annetaan lajittelu-komento, jolloin näyttöön ilmestyy kuvassa näkyvä dialogi. Ensimmäisenä kannattaa varmistaa onko luettelossa otsikkorivi. Ainahan sitä ei käytetä, mutta varsinkin leveän taulukon lajittelussa selkeät otsikot helpottavat työtä, koska tällöin lajitteluperustevalikoissa näkyy otsikkojen nimet, eikä vain saraketunnukset Lajitteluperuste Ensimmäinen lajitteluperuste tarkoittaa sitä saraketta, jonka mukaan taulukko ensisijaisesti lajitellaan. Toinen lajitteluperuste on hyvä antaa esimerkiksi nimiä lajiteltaessa. Kuvan esimerkissä tapahtuisi siten, että jos taulukossa olisi saman sukunimisiä henkilöitä, niin ne aakkostettaisiin vielä etunimen perusteellakin.

7 Excel 97 harjoituksia Nouseva vai laskeva lajittelu? Valittaessa nouseva lajittelu saadaan aikaan joko a:sta ö:hön tai pienimmästä suurempaan tapahtuva lajittelu. Laskeva lajittelua saa taas aikaan päinvastaisen reaktion Tehtäviä Avaa tiedosto Tunti4.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Muokkaa taulukko kuvan mukaiseksi. Poista turhat sarakkeet ja siirrä oikeille paikoille. Lajittele taulukko etunimen mukaan. Tallenna taulukko nimellä lajittelu 1.xls. Tämän jälkeen lajittele taulukko sukunimen perusteella siten, että nimet ovat lajiteltu niin kuin ne tavataan lajitella. Tallenna tämä taulukko nimellä lajittelu 2.xls. Ongelma haluat kaikki niiden osoitteet, joiden postitoimipaikka on Jyväskylässä. Käytä lajittelua avuksesi ja tallenna pelkästään vaaditut osoitteet tiedostoon lajittelu 3.xls. Avaa tiedosto Tunti4a.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Laske ensin hiihtoajat. Lajittele taulukko sopivasta, jotta saat selville sijoitukset. Tallenna tämä taulukko nimellä hiihtokilpailu 1.xls. Tee toinen taulukko, jossa hiihtokilpailun tulokset esitellään luokittaa, jotta opettaja voi antaa palkinnot myös luokkien parhaille. Tallenna tämä taulukko nimellä hiihtokilpailu 2.xls. 5. SUODATUS (SIVU 352) Edellisessä lajittelutehtävässä etsittiin Jyväskylässä asuvat henkilöt. Mitäpä jos ongelman asettelu olisi sellainen, että pitäisi etsiä kaikki ne oppilaat, joilla on sähköpostiosoite ja asuvat Jyväskylän keskustan ulkopuolella. Tämän tyyppisten ongelmien ratkaisu sujuu parhaiten käyttämällä toimintoa suodata tiedot.

8 Excel 97 harjoituksia 8 Suodatus saadaan aikaan komennolla Tiedot/Suodata/Pikasuodata tai erikoissuodatus. Suodatus onnistuu parhaiten, jos taulukolla on otsikkotiedot Pikasuodatus Kun suodatettava taulukko on yhtenäinen alue, voidaan suodatus valita kunhan joku taulukon soluista on aktiivinen. Annetaan komento pikasuodata, jolloin otsikkoriville ilmestyvät alavetovalikot. Kolmioita näpäyttämällä voidaan antaa erilaisia suodatusehtoja, joilla taulukkoa suodatetaan. Kolme ylimmästä ja kaksi alimmaista valintaa ovat Excelin omia ja muut riippuvat sarakkeen sisällöstä. Kahta alinta valintaa ei ilmesty, jos sarakkeessa ei ole tyhjiä arvoja Suodatusehdot Kaikki näyttää tietenkin sarakkeen kaikki tiedot. Tällä valinnalla voi peruuttaa sarakkeelle tehdyt suodatusehdot. Valinta kohdasta voidaan sarake suodattaa siten, että näytetään kappale- tai prosenttimäärä sarakkeen lukuja suurimmasta tai pienimmästä päästä. Ehdot-kohdasta voidaan antaa erilasia suodatusehtoja. Esimerkiksi jokin kentän arvoista on yhtä suuri kuin tai erisuuri jne. Suodatus valinnat: tyhjä ja ei tyhjät suodattavat tiedoista, niin kuin arvata saattaa, joko ne solut joka ovat tyhjiä tai ne jotka eivät ole.

9 Excel 97 harjoituksia Huomioita suodatuksesta Sitä mukaa kun sarakkeelle on annettu suodatusehtoja, niin alavetokolmiot muuttuvat sinisiksi. Tästä on se etu, että kun ehtoja pitää poistaa, niin tietää mille sarakkeille niitä on annettu. Suodatuksen saa pois päältä antamalla uudelleen komennon Tiedot/Suodatus/Pikasuodatus Tehtävä suodatuksesta Avaa tiedosto Tunti5.xls hakemistosta Verkkoympäristö\Atkope\Excel. Etsi tiedostosta ne henkilöt, joilla on sähköpostiosoite, ja jotka asuvat Jyväskylän keskustan ulkopuolella. Tallenna tiedosto nimellä suodatus 1.xls. Etsi myös ne henkilöt, joilla ei ole puhelinta eikä sähköpostiosoitetta. Tallenna tämä tiedosto nimellä suodatus 2.xls. Kokeile suodatusta edellisessä lajittelutehtävässä olevaan hiihtokilpailu ongelmaan. Kyseessähän oli tiedosto Tunti4a.xls. Suodata tietoja esimerkiksi luokka-sarakkeen mukaan. Teho rompulla sivulla 412, on tehtävä suodatuksesta, jos sinulla on ylimääräistä aikaa ja energiaa tee se ja tallenna hakemistoosi nimellä suodatus 3.xls. 6. VÄLISUMMA (SIVU 363) Tiedot/Välisummat-komennolla voit lisätä luetteloon välisummarivejä ja laatia yhteenvedon. Kun lisäät välisummia, Excel lisää luettelon loppuun myös loppusummarivin. Tee harjoitus 41 sivulta 424. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi harjoitus 41.xls. 7. PIVOT (SIVU 381) Pivot-taulukko on laskentataulukko, jonka avulla voit laatia yhteenveto ja luettelon tiedoista ja analysoida niitä. Tietoja voi järjestää ja analysoida tehokkaasti vetämällä ja pudottamalla halutut kentät pivot-taulukkoon. Pivot-taulukko luodaan komennolla Tiedot/Pivot-taulukon raportti.

10 Excel 97 harjoituksia Pivot-taulukon luominen Excelin taulukosta Pivot taulukko luodaan neljässä vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan lähde, mistä pivot-taulukko luodaan. Nyt käytetään tietolähteenä Excelin taulukkoa. Toisessa vaiheessa valitaan taulukosta alue, jota käytetään pivot-taulukon luomiseen. Jos alue maalataan, niin taulukon otsikoiden on syytä olla mukana. Taulukon ollessa yhtenäinen, riittää, että jokin taulukon solu on aktiivinen, Jos jossain laskentataulukossa on jo pivot-taulukko, niin tällöin Excel herjaa alla olevalla dialogilla. Kolmannessa vaiheessa valitaan kentät, joiden suhteen pivot-taulukko tehdään. Tämä vaihe on taulukon luonnin kannalta vaikein ja myös tärkein.

11 Excel 97 harjoituksia 11 - Sivu-alueessa sijaitsevat sivuotsikot - Rivi-alueessa sijaitsevat riviotsikot - Sarake-alueessa sijaitsevat sarakeotsikot - Tiedot-alueessa sijaitsevat laskettavat solut Viimeisessä, neljännessä vaiheessa määrätään minne pivot-taulukko sijoitetaan. Vaihtoehtoina ovat joko uusi tai aiemmin luotu laskentataulukko.

12 Excel 97 harjoituksia 12 Valittaessa uusi laskentataulukko, luodaan uusi taulukko, jolle annetaan nimeksi jotain siihen suuntaan kuin taul1. Tee harjoitus 47 pivot-taulukko, Tehokäyttäjän CD:ltä sivulta 441. Sijoita pivot-taulukko uutena taulukkona ja anna sille nimeksi: Myynti 1. Tallenna tämä tiedosto nimellä pivot.xls. Minä vuonna ja mikä myymälä möi rahallisesti eniten? Kopioi edellisen tehtävän taulukko toiseen taulukko painamalla taulukon nimen, Myynti 1, päällä hiiren 2- näppäintä ja valitsemalla siirrä tai kopioi. Ole huolellinen, että saat kopioinnin todella suoritettu. Anna tälle taulukolle nimeksi Myynti 2 ja tee seuraava tehtävä. Tarkastele tehtävän mukaisesti myyntiä myymälöittäin. Mikä myymälä teki parhaan tuloksen ja minä vuonna? Tee jälleen taulukosta kopio ja anna sille nimeksi Myynti 3, jonka jälkeen voit edetä CD-ROMin tehtävässä tarkastelemalla myyntiä vuosi ja myymälä kohtaisesti. Tee jälleen taulukosta kopio ja anna sille nimeksi Myynti 4, tarkastele myyntiä tuotekohtaisesti. Mikä liike möi tuotetta huonoiten ja minä vuonna tämä tapahtui? Tee jälleen taulukosta kopio ja anna sille nimeksi Myynti 5. Tee tehtävä, jossa halutaan tietää eri myymälöiden myynti prosenttiosuutena kolmen vuoden kokonaismyynnistä. Tallenna lopuksi tiedosto pivot.xls verkkoasemaasi. 8. VERTAILUJA ERI ARVOILLA Käyttäjällä saattaa olla tarve kokeilla erilaisia entäpä jos-laskelmia eli kokeilla erilaisia malleja monilla vaihtelevilla parametrien arvoilla, esimerkiksi koron ja pääoman muuttuessa. Vertailujen tekeminen on hankalaa, jos parametrien arvot tulee syöttää erikseen jokaista kokeilua varten. Excelissä on joitakin apuvälineitä tilanteen helpottamiseksi: Tavoitteenhaku, Skenaariot, Ratkaisin ja taulukointi. Taulukoinnin käyttö on ehkä tehokkain - tai

13 Excel 97 harjoituksia 13 ainakin ongelmanasettelultaan helpoin - Excelin työväline yhden tai kahden muuttujan hallintaan Tavoitteenhaku (sivu 394) Tiedettäessä lopputulos, voidaan etsiä arvoa, jolla päästään siihen. Komento on Työkalut/Tavoitteenhaku. Esimerkiksi jos haluat selvittää, mikä on pääoman eli lainan suuruus, joka voidaan lainata, kun kuukausierä voi olla korkeintaan mk, voit tehdä vieressä olevan taulukon. Solussa B4 oleva kaava on saatu funktiolla =- (MAKSU(B3/12;B2*12;B1)). Kaavassa on oletettu että eriä vuodessa on 12. Anna komento Työkalut/Tavoitteen haku, jolloin saat vieressä näkyvän dialogin. Määritä solu kohtaa annetaan sen solun osoite, jota halutaan muuttaa tavoitearvon (3500 mk) mukaisesti. Tässä tapauksessa lainan kuukausierää. Muuttamalla solua kohtaan kirjoitetaan sen solun osoite, jota muuttamalla halutaan päästä tavoitearvoon. Tässä tapauksessa muutetaan lainan pääoman määrää. Kokeile nyt vielä ratkaista sama ongelma, jos korko on 3,85 % pa. ja kuukausittain on vara lyhentää lainaa 3200 markalla, niin kuinka paljon lainaa voidaan ottaa? (Vastaus: mk). Tallenna tehtävä nimellä harjoitus 48a.xls verkkoasemassa sijaitsevaan Excelkansioosi. Tee rompun sivulta 446 harjoitus 48 tavoitteen haku. Tallenna tehtävä nimellä harjoitus 48b.xls verkkoasemassa sijaitsevaan Excel-kansioosi. Kuinka paljon mehua tarvitaan, jos vieraita tulee 66 henkeä?

14 Excel 97 harjoituksia Skenaario Tämän avulla voidaan luoda helposti skenaarioita erilaisten lähtöarvojen vaikutuksista tuloksiin, ja niistä voidaan luoda oma yhteenvetoraportti. Komento on Työkalut/Skenaariot. Koska skenaariota ei ole vielä luotu, niin se voidaan luoda komennolla Lisää. Luodaan kolme skenaariota tilanteille vähän, enemmän ja paljon poikasia. Käytä tietoina seuraavaa taulukkoa: Poikasia Tuki Anna skenaarioille nimet vieressä näkyvän kuvan mukaisesti. Eri skenaarioita voidaan tarkastella siten, että valitaan haluttu skenaario ja painetaan näytäpainiketta, jolloin taulukossa olevat tiedot muuttuvat skenaarioiden mukaisesti. Mitkä poikasmäärät ovat kannattavia, mitkä tappiollisia? Muuta, kuin poikasia on 200, tueksi markkaa. Onko toiminta nyt kannattavaa? Tallenna tiedosto nimellä skenaario.xls. Valitse lopuksi Skenaarion yhteenveto, jonka avulla voit luoda yhteenveto- tai pivottaulukko-raportteja. Luo yhteenvetoraportti, sen pitäisi näyttää kutakuinkin alla olevan kuvan näköiseltä. Tee harjoitukset 49 ja 50 sivulta 448 ja 450 ja tallenna ne samoilla nimillä verkkoasemaasi.

15 Excel 97 harjoituksia Ratkaisin (sivu 401) Ratkaisimen avulla voidaan tutkia monen muuttujan vaikutusta sekä käsitellä erilaisia rajoituksia. Komento Työkalut/Ratkaisin. on monipuolisempi kuin tavoitteenhaku, koska voit asettaa reunaehtoja ratkaistavan ongelman ratkaiseville luvuille. Halutaan ratkaista sama ongelma kuin tavoitteen haku tehtävässäkin. Soluun B6 tulee kaava: =-MAKSU(B5/B4;B4*B3;B2). Annetaan komento Työkalut/Ratkaisin, jolloin saadaan yllä oleva dialogi. Määritä kohdesolu paikkaan tulee sen solun osoite, jossa on kaava, tässä tapauksessa B6, jossa on maksufunktiolla muodostettu laskentatulos. Yhtä suuri kohtaan voidaan antaa jokin arvo, johon soluja muuttamalla halutaan kohdesolussa päästä. Haluttuja arvoja voi myös olla joko arvon minimi tai maksimi. Annetaan tässä esimerkissä arvo Muuttamalla soluja kohtaan pannaan sen solun tai solujen sijainti, joita haluat muuttaa. Tässä tapauksessa muutetaan lainan määrää eli solua B2. Painettaessa Ratkaise-painiketta saadaan seuraava kuvassa näkyvä dialogi. Painettaessa OK-painiketta laskentataulukkoon otetaan käyttöön ratkaisimen tulokset. Tulokset voidaan tallentaa myös skenaariona, jolloin skenaariolle täyttyy antaa nimi. Tämän jälkeen erilaisia skenaarioita päästää tarkastelemaan komennolla Työkalut/Skenaariot, aivan samaan tapaan kuin edellä olevassa skenaario luvussa. Tallenna kaksi skenaariota 3500 (tämä

16 Excel 97 harjoituksia 16 ensimmäinen) ja 3200 (kun tavoite eräksi on annettu 3200 markkaa). Kokeile tämän jälkeen näitä kahta eri skenaariota. Tallenna tämä taulukko verkkoasemaasi nimellä harjoitus 52a.xls. Tee harjoitus 52, sivulla 452 ja tallenna se kahteen eri tiedostoon nimillä harjoitus 52b.xls ja harjoitus 52c.xls. 9. KAAVIOT (SIVU 273) Taulukon tietojen havainnollistaminen kuvan avulla on Excelin avulla erittäin yksinkertaista. Varsinkin erilaisia kehityssuuntia eli trendejä kuvaavat luvut tulevat paljon ymmärrettävämmiksi ja selkeämmiksi, kun ne esitetään Excelin kaaviona Kaavion luonti Harjoitus 27, kaavio luominen, sivulla 318. Avaa tehtävässä mainittu tiedosto fishkur.xls. 1. Maalaa alue, josta kaavio piirretään. - Kokeile tätä. Mene soluun A5, paina näppäimet Ctrl+Vaihto pohjaan, paina oikeaa nuolinäppäintä kahdesta sekä alanuolinäppäintä kahdesti. Tästä liikesarjasta pitäisi olla tuloksena se, että haluttu alue tulee valituksi eli maalattua. 2. Anna komento Lisää/Kaavio. - Kokeile tehtävässä annettua funktionäppäintä F11, joka tekee automaattisesti kaavio uuteen taulukkoon. - Kokeilun jälkeen poista taulukko painamalla välilehden Kaavio1 päällä hiiren 2-näppäintä ja valitsemalla poista. 3. Etene ohjatun kaavion luonnin kaikki neljä vaihetta ja sijoita kaavio objektina, jolloin se tulee saman taulukkoon kuin itse tiedotkin. - Anna kaaviolle nimeksi: New Yorkin pörssi Tarkastele kaaviota, onko siinä esimerkiksi kaikki kuukaudet näkyvissä. Ellei ole venytä kaaviota vaakasuunnassa, jolloin niiden pitäisi tulla esiin. Tee samanlainen kaavio myös Tukholmasta. Lisää uusi laskentataulukko ja anna sille nimeksi: Vertailu. Siirrä sinne molemmat kaaviot siten, että ne ovat allekkain ja näkyvissä yhtäaikaa, jotta voit suorittaa vertailuja.

17 Excel 97 harjoituksia 17 Muuta molemmat kaaviot siten, että ne näyttävät aluetta. Tällöin voit vertailla kokonaismyyntiä helposti. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 1.xls. Sulje tiedosto Uudet arvosarjat eli Lukusarjojen lisääminen kaavioon Arvosarjat ovat pylväitä, ympyrän sektoreita, pisteitä tms. jotka kuvaavat taulukon soluissa olleita arvoja. Taulukosta valittua arvojen joukkoa kutsutaan arvosarjaksi. Jos kaavio sisältää useita arvosarjoja, ne piirretään eri väreillä siten että ne erottuvat toisistaan Arvosarjan muotoilu Arvosarjaa voit muotoilla valitsemalla arvosarja ja kaksoisnapauttamalla arvosarjan päälle tai valitsemalla arvosarja ja komento Muotoile/Arvosarja. Tästä enemmän myös TehoCD:n sivulla 311. Harjoitus 28, sivulla 320. Avaa uudelleen tiedosto fishkur.xls. Tee New Yorkin kaavio maalamalla alue ja painamalla F11-näppäintä, jolloin alueesta muodostuu pylväskaavio omaan taulukkoon, nimeltä kaavio1. Uusien tietojen lisääminen tapahtuu siten, että valitaan ensin Kaavio/Lähdetiedot/Sarjat. Nimi-kohtaan annetaan sarjasta näkyvä nimi. Nimi voidaan myös hakea painamalla alueen hakunäppäintä, joko on nimikentän oikeassa reunassa. Nimikin kannattaa antaa soluosoitteen, jos nimeä muutetaan alkuperäisessä laskentataulukossa, niin tällöin se muuttuu myös kaaviossa automaattisesti. Arvot kenttään haetaan tai annetaan sen taulukon osoitteen, josta tiedot haetaan. Tässä tapauksessa kannattaa käyttää näppäintä ja mennä Tukholman-laskentataulukkoon ja valita sieltä oikeat tiedot sisältävä alue. Nyt huomataan kaaviosta, että New Yorkin ja Tukholman kaavioita on vaikea erottaa toisistaan. Yksi ratkaisu voisi olla tietenkin, että selitteen nimiä paremmiksi. Siis tekstejä soluissa B5 ja C5.

18 Excel 97 harjoituksia 18 Muutetaan kuitenkin tehtävän mukaisesti New Yorkin kurssit viiva esitykseksi. Se tapahtuu kutakuinkin oppaassa esitetyllä tavalla. 1. Valitse muutettava sarja, näpäyttämällä sitä kerran 2. Anna komento Kaavio/Kaaviolaji tai valitse oikea kaavio työkalurivistä Kaavio 3. Valitse viivakaavio molempiin New Yorkin sarjoihin sekä A- että K-osakkeeseen 4. Muuta viivat mahdollisimman paksuiksi 5. Poista harmaa väri kaavion taustalta, suurenna fontteja x- ja y-akselista sekä selitteestä Lisää lukusarja toisesta tiedostosta, fishlon_.xls, ohjeen mukaisesti. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 2.xls 9.3. KAAVION LUOMINEN USEASTA LUKUSARJASTA Harjoitus 29, sivulla 324. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 3.xls Kaavio voidaan luoda myös arvoista, jotka eivät ole yhtenäisellä alueella. Temppu tehdään siten, että alueen maalaamisen yhteydessä käytetään Ctrl-näppäintä, jolloin voidaan maalata epäyhtenäinen alue. Avaamassasi tiedostossa huomaat, että joitain saraketunnuksia ei näy. Nämä sarakkeet on piilotettu. Valitse kaksi vierekkäistä saraketta, näpäytä saraketunnuksia C, E ja G vaihtonäppäin pohjassa, jonka jälkeen voit painaa hiiren 2-näppäintä ja valita Näytä. Tämän jälkeen kaikkien sarakkeiden pitäisi näkyä. Nyt voit jatkaa tehtävien tekoa ohjekirjan mukaisesti kohdasta yksi eli riviotsikoiden maalauksesta alkaen KAAVION MUOKKAAMINEN Harjoitus 30, sivulla 325. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 4.xls. Seuraavassa tekstissä on yritetty selventää niitä kohtia, jotka eivät mene aivan kuten Tehokäyttäjän oppaassa sanotaan. Selite, jossa näkyvät joko valitun taulukon rivi- tai saraketunnukset valinnasta riippuen, saadaan joko työkalurivistä tai antamalla komennon Kaavio/Kaavin asetukset/selite. 1) Selite tulee oletuksena kaavion oikealle puolelle. Muuta selitteen paikka ylhäälle. Kaavion paikkaa voi tietenkin muuttaa myös raahaamalla, jolloin sen voi sijoittaa aivan mihin tahansa. 2) Lisää selitteeseen varjostus. 3) Muuta fontiksi Times New Roman 16pt.

19 Excel 97 harjoituksia 19 Lisää taustaviivoitus samalla kun lisäät selitettä sen saa välilehdeltä Taustaruudukko. Muuta harmaana näkyvää kaavion taustaa siten, että siinä on liukuväritys kahdella värillä vinosti alas. Se ja muidenkin jo olemassa olevien kaavion objektin muokkaaminen käy parhaiten kaksoisnapauttamalla ko. objektia. Suurenna itse kaaviota siten, että se peittää otsikon ja lähes koko alueen lukuun ottamatta y- akselin tietoja. Lisää kaavioon otsikko antamalla komento Kaavio/Kaavion asetukset/otsikot. Lisää myös y-akselille otsikko: Myynti milj. mk. Siirrä selite liukuväritetylle alueelle vasempaan yläkulmaan, pois otsikon edestä ja muuta suurenna otsikon fonttia 26pt. Muuta otsikon fontin väri valkoiseksi ja tausta mustaksi. Muuta otsikon reunaviivaa oletusta paksummaksi ja vaihda sen väriksi punainen. Lisää vapaata tekstiä kaavioon. Se onnistuu helpoiten ottamalla Piirto-työkalurivi esille ja valitsemalla sieltä Tekstikehys. Kirjoita teksti: Hyvin menee! Muuta fontin väri punaiseksi ja alleviivaa teksti. Lisää vaadittu nuoli sekä muuta x-akselin tekstin suuntaa neuvotulla tavalla OLETUSKAAVION KÄYTTÖ Harjoitus 31, sivulla 329. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 5.xls. Kun Excelissä luodaan kaavio, esimerkiksi näppäimellä F11, niin syntyvä kaavio on tehty ns. oletuskaavion pohjalta. Tätä voidaan muuttaa halutunlaiseksi seuraavasti. Valitse kaavio, jollaisen oletuskaavion haluat, ja anna komento Kaavio/Kaaviolaji/Mukautetut kaaviot. Valitse oma kaaviolaji ja paina Lisääpainiketta. Anna kaaviolle nimi ja mahdollinen kuvaus ja paina Ok-painiketta. Tämän jälkeen voit painaa painiketta Aseta oletuskaavioksi. Nyt valittu kaavion on asetettu oletuskaavioksi. Totea muutos menemällä myynti-laskentataulukkoon ja paina F11-näppäintä.

20 Excel 97 harjoituksia KAAVION ASETUSTEN KOPIOINTI Harjoitus 32, sivulla 329. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 6.xls. Tämä tehtävä onnistuu TehoCd:n ohjeiden mukaan UPOTETTU KAAVIO Harjoitus 33, sivulla 332. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 7.xls. Alt-näppäin ei toimi esimerkissä esitetyllä tavalla, vaan sitä käyttäen voidaan poistaa työkalurivistä jokin toiminto. Vaihto-näppäin ei näytä myöskään tekevän mitään eikä Ctrl-näppäinkään Upotetun kaavion muokkaaminen Harjoitus 34, sivulla 333. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 8.xls. Muotoilu onnistuu kuten esimerkissä on neuvottu Lukusarjan lisääminen upotettuun kaavioon Harjoitus 35, sivulla 334. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 9.xls. Unohda Alt- ja vaihto-näppäinten käyttö, niille ei ole toivottua vaikutusta. Muuten pitäisi onnistua Tehosteet ja kuvien lisääminen kaavioon Harjoitus 36, sivulla 335. Tallenna tiedosto verkkoasemaasi nimellä kaavio 10.xls. Kuvan voit lisätä rompun ohjeista poiketen myös kaksoisnapauttamalla haluttua pylvästä ja valitsemalla täytön tehosteet/kuva/valitse kuva. Kuvat löytyvä TehoCD:n kansiosta: Levyt\Excel7. Huomaat, että tekemästäsi

21 Excel 97 harjoituksia 21 kaaviosta ei tule aivan samanlaista kuin esimerkin kuvassa, vaan pingviinit esiintyvät venytettyinä. Kaksoisnapauta kaavion palkkia ja mene täytön tehosteisiin ja valitse joko pinoa tai pinoa ja skaalaa. 10. TIETOJEN LINKITYS (SIVU 173) Samoin kuin käytät solujen osoitteita laskukaavoissa yhden taulukon sisällä, voit tehdä viittauksia myös muiden laskentataulukoiden tai tiedostojen soluihin. Avaa tiedosto Verkkoympäristö\Atkope\Excel\palkat.xls. Tässä harjoitellaan tiedon linkitystä laskentataulukosta toiseen. 1) Mene laskentataulukkoon Bruttopalkat ja laske työntekijöiden bruttopalkat soluihin E5:E14. 2) Mene taulukkoon Nettopalkat ja siellä soluun A5. Kirjoita siihen kaava =Bruttopalkka!A5 tai kirjoita =-merkki ja mene soluun A5 laskuntaulukossa Bruttopalkka. 3) Kopio solun A5 kaava alaspäin soluun A14 asti. 4) Hae Nettopalkat laskentataulukon soluun B5 tiedot Bruttopalkat taulukon solusta E5. Kopioi solun B5 kaava alaspäin soluun B14 asti Kaavojen viittaukset muihin taulukoihin ja tiedostoihin 5) Lisätään vielä laskentataulukkoon tietoja toisesta tiedostosta. Avaa tiedosto palkat2.xls ja linkitä tiedoston palkat.xls laskentataulukon bruttopalkat solujen E5:E14 tiedot syyskuun sarakkeeseen. Parhaiten se käy siten, että sijoitat soluun J2 =-merkin ja menet hiirtä käyttäen oikeaan tiedostoon (palkat.xls) ja oikeaan soluun (E5). 6) Voit myös kirjoittaa soluun J2 kaavan =[Palkat.xls]Bruttopalkkat!E5. Tallenna tiedosto nimellä linkki1.xls verkkoasemaasi Viitattujen kaavojen tietojen päivitys 7) Sulje nyt tiedosto palkat2.xls ja muuta solun C14, tiedostossa palkat.xls ja laskentataulukossa bruttopalkat, arvo ) Avaa jälleen tiedosto palkat2.xls. Mitä tapahtui solussa J11? Teho1 CD:n harjoitukset 6, sivulta 195 ja harjoitus 7 sivulta 197. Tallenna tiedostot nimellä linkki2.xls ja linkki3.xls verkkoasemaasi.

22 Excel 97 harjoituksia MAKROT (SIVU 455) Makro on joukko peräkkäisiä komentoja, jotka muodostavat sarjan yhdellä käskyllä suoritettavia toimintoja. Makrotekniikan avulla voi tehdä omia funktioita ja toteuttaa kokonaisia käskyjonoja kahden näppäimen painalluksella. Excel käyttää makroissa erityistä koodikieltä, makrokieltä. Yksinkertaiset komentomakrot voidaan tehdä nauhoittamalla eikä se edellytä koodikielen tuntemista. Nauhoittamalla tehtyä makroa voidaan täydentää ja korjata normaalein korjausmenetelmin. Makroja voi käyttää: Nopeuttamaan Excelin peruskäyttöä Yksinkertaistamaan suurten ja monimutkaisten taulukoiden käyttöä Luomaan omia valikoita ja syöttöikkunoita Suorittamaan muita Windows-ohjelmia Omien pienimuotoisten sovellusten tai Excelin laajennusten tekemiseen Siirtämään tietoa automaattisesti Excelin ja muiden Windowsohjelmien välillä MAKRON TEKEMINEN nauhoittamlla Avaa tiedosto Linkit1.xls. Lisää laskentataulukkoon Nettopalkat tarvittavat kaavat, jos et ole jo lisännyt. Kirjoita soluun A3 lisättävän työntekijän nimi. Voit myös lisätä tarvittavat arvot soluihin B3:D3 eli peruspalkan, lomapalkan jne. Anna komento Työkalut/Makrot/Nauhoita uusi makro, jolloin saat kuvassa näkyvän dialogin sekä lopeta nauhoittaminen työkalupalkin. Anna kuvassa näkyvät tiedot myös omaan makroosi. Tällöin makro toimii painettaessa näppäimiä Ctrl+t. Tee seuraavat toiminnot: 1) Valitse molemmat taulukot (näpäytä nettopalkat taulukkoa vaihto-näppäin pohjassa) ja lisää laskentataulukkoon bruttopalkat tyhjä rivi riviä 10 ennen. Poista molempien taulukoiden valinta napauttamalla nettopalkat taulukkoa. Näpäytä uudelleen bruttopalkat laskentataulukkoa.

23 Excel 97 harjoituksia 23 2) Siirrä riville 9 soluihin B3:D3 kirjoittamasi tiedot. 3) Kopioi esimerkiksi solussa E8 oleva summakaava soluun E9. 4) Mene laskenta taulukkoon nettopalkat ja kopioi rivi 9 riville 10. 5) Mene taulukkoon nettopalkat ja lajittele taulukko aakkosjärjestykseen. 6) Lopeta makron nauhoittaminen joko painamalla stop-merkkiä työkalurivissä tai antamalla komennon Työkalut/Makrot/Lopeta nauhoittaminen. Nyt työntekijän lisääminen pitäisi onnistua painamalla näppäimiä Ctrl+t. Kohdan 2 ja 4 suorittamisen voi vaihtaa keskenään, jos haluaa säästää aikaa. Tallenna tiedosto nimellä makro 1.xls verkkoasemaasi. 7) Kokeile tekemääsi makro lisäämällä työntekijä: Korhonen Juha, 11200, 2500, Makron lisääminen painikkeena laskentataulukkoon Lisätään vielä lopuksi taulukkopohjaan painike, jolla voidaan lisätä työntekijä. 8) Ota lomakkeet työkalurivi esille ja valitse painike työkalu. Liitä painikkeeseen tekemäsi makro, Lisää_työntekijä, ja anna painikkeelle sopiva nimi. 9) Kokeile painikkeen toimivuutta lisäämällä työntekijä. Sulje tiedosto ja avaa se uudelleen. Mitä varoituksia sait? Miten näihin pitäisi suhtautua? Jos aikaa jää poista kaikki Excelin työkalurivit, tilarivit ja kaavarivit. Tee harjoitus 52, sivulla 472. Tallenna nimellä makro 2.xls. 12. TYÖKALURIVIEN MUOKKAUKSET (SIVU 32) Paina hiiren 2-näppäintä valikko tai työkalurivin päällä ja valitse ilmestyvästä valikosta Mukauta. 13. ASETUKSET