Massaeditorikoulutus KANSALLISKIRJASTO - Kirjastoverkkopalvelut

Transkriptio

1 Massaeditorikoulutus

2 Massaeditoinnin toimintaperiaate Kokoelman tai hakutuloksen tietueet (itemit) voidaan eksportoida CSV-tiedostona omalle työasemalle taulukkomuodossa CSV:tä muokataan Libre/OpenOfficen Calc -ohjelmalla Muokattu CSV importoidaan takaisin Dspaceen ja sen tietueet päivittyvät vastaamaan CSV:ssä tehtyjä muutoksia Massaeditoinnilla voi muokata, lisätä ja poistaa metadataa lisätä, poistaa tai siirtää tietueita (lisäyksessä vain metadata) hakea kokoelman tai haun metadata taulukkomuodossa esimerkiksi raportointia varten

3 Massaeditoinnin toimintaperiaate Tulevien muutosten vahvistus CSV:tä importoitaessa Dspace tekee raportin siitä, miten on tulkinnut CSV:tä ja mitä on tekemässä Voidaan vielä perua jos ollaankin tekemässä jotain muuta kuin mitä oli tarkoitus Jos vahvistus hyväksytään, massaeditointi suoritetaan tietokantaan Lopuksi raportti siitä, mitä on tehty

4 Massaeditoinnin toimintaperiaate Editointi tehdään siis kokonaan Dspacen ulkopuolella Ideana, että pyörää ei keksitä uudelleen, vaan käytetään editointiin hyväksi toimivaa konseptia, taulukkolaskentaohjelmaa Editoinnissa voi käyttää taulukkolaskentaohjelman tarjoamia työkaluja etsi ja korvaa, (arvojen uudelleenjärjestäminen?) tyhjien solujen täyttäminen samoilla vakioarvoilla Massoittainen syöttö nopeampaa kuin WEB-pohjaisella syöttölomakkeella

5 Käytön rajoitteita Vain pääkäyttäjä voi exportoida ja importoida CSV-tiedostoja Muutkin voivat editoida pyytämällä sopiva CSV ja palauttamalla se editoinnin jälkeen importointia varten Maksimi määrä editoitavia tietueita per import on 1000 kpl Tämä voidaan kiertää pilkkomalla suurempi tiedosto pienempiin osiin, max 1000 riviä Rajoitus vain käyttöliittymän kautta käytettäessä, palvelimella importoitaessa rajaa ei ole Riskialtis työkalu, jolla on mahdollista tehdä myös paljon tuhoa aikaan! Käyttö vaatii koulutuksen.

6 CSV-tiedoston rakenne Yksi rivi vastaa yhden tietueen metadataa...paitsi ensimmäinen rivi sisältää metadatakenttien nimet! Jokaisella rivillä on tietueen id ensimmäisenä sarakkeena Toisena sarakkeena tietueen kokoelman handle Loput sarakkeet vastaavat tietueen metadatakenttiä Metadatakentän kieliversiot ilmaistaan hakasulkujen [] sisällä Saman metadatakentän eri kieliversioille on siis oma sarakkeensa (voi hämätä aluksi) dc.title[], dc.title[fi], dc.title[en]...

7 CSV-tiedoston rakenne Toistuvan kentän eri arvot erotettaan toisistaan kaksoisputkella Sarakkeista tärkein on id-kenttä, koska sen avulla rivi yhdistyy tietyy tietueeseen Poikkeuksena uuden metadatan lisääminen, jolloin idsarakkeessa on plus (+) -merkki

8

9 CSV-tiedoston formaatti CSV-tiedostoa avatessa (tai ohjelmallisesti generoitaessa) on otettava huomioon CSV-tiedoston formaatti Itse CSV-tiedoston sarakkeiden erotinmerkkinä toimii pilkku (,) tekstin erotinmerkkinä lainausmerkki ( ) Nämä pitää kertoa Calcille tiedostoa avattaessa! Tiedosto pitää avata UTF-8 -muodossa: Character set: Unicode (UTF-8) Myös tallennus UTF-8 -muodossa, hoituu automaattisesti, jos on avattu oikein

10

11 Ennen CSV-tiedoston muokkausta Ota CSV:stä varmuuskopio Älä siis editoi eksportoitua tiedostoa, vaan sen kopioita Älä käytä Microsoft Exceliä Vaikka se onkin virallisesti tuettu, tiedoston avaaminen on vaikeampaa ja versiosta riippuvaa. Jos kuitenkin Excel on ainoa vaihtoehto, tulee vain editointi tehdä siinä, mutta ei tallentaa lopullista importoitavaa versiota. (Copy-pastaus Calciin hoitaa asian viimeistelyvaiheessa) Poista kaikki sarakkeet, joita ei muokata (ja rivitkin, jos ilmenee ylimääräisiä)

12 Ennen CSV-tiedoston muokkausta Säilytä aina vähintään ID-sarake muokattavilla riveillä! Sen sijaan kokoelman handle ei ole pakollinen. Sitä tarvitaan vain jos olet siirtämässä tietuetta toiseen kokoelmaan

13 Calc-editointivaihe Poimi sopiva joukko tietuita, joita haluat editoida Kokoelmatasolla: Hakutuloksessa:

14 Calc-editointivaihe Tietyn metadatakentän muokkaus: Poista kaikki muut sarakkeet, paitsi id ja muokattava sarake (ja jokin sarake, jolla tunnistat tietueen, esim. title tai urn) Tee muokkaukset sarakkeeseen Tietueen lisäys (vain metadataa mahdollista lisätä): Ota jokin samaan kokoelmaan kuuluva tietue malliksi Jätä ylin rivi, jossa sarakkeiden otsikot Lisää id-sarakkeeseen plus (+) -merkki Täytä rivin sarakkeet halutulla metadatalla. Erota toistuvat kentät solussa kaksoisputkella ( )

15 Calc-editointivaihe Tietueen siirto toiseen kokoelmaan: Vaihda riville sen kokoelman handle, johon tietue halutaan siirtää Huom! Tietueen voi mapata myös useampaan kokoelmaan antamalla useamman handlen erottamalla ne toisillaan - merkillä. Ensimmäisestä tulee omistava kokoelma Item mäppäystä suositellaan kuitenkin vältettävän jos vain mahdollista Metadatan poisto: Poista haluttu solu (ei id-solua kuitenkaan)

16 Editoidun CSV:n importointi Kun editointi valmis, tallenna CSV ja importoi se takaisin Dspaceen:

17 t Editoidun CSV:n importointi Hae muokkaamasi tiedosto työasemaltasi painamalla Choose file -nappia. Tarkista Dspacen raportti siitä, mitä on tekemässä Hyväksy vain jos näyttää siltä, että vastaa sitä mitä oli tarkoitus saada aikaiseksi Odota ilmoitusta importoinnin onnistumisesta Huom! Käyttöliittymä sekoaa usein isommissa importeissa ja päätyy ikävän näköiseen virheeseen. Tällöin loppuyhteenvetoa ei tule. Ei kuitenkaan huolta, operaatio viedään loppuun käyttöliittymän toiminnasta huolimatta.