Kokonaisarkkitehtuurin hallinnalla kaupunkihaasteet kuriin Kurttu seminaari, Kuntatalo Päivi Sutinen K, palvelujen kehittämisjohtaja
Missä ollaan, minne mennään ja miten sinne päästään? Kunnan haaste on kansallinen haaste Kokonaisarkkitehtuurilla kustannusvaikuttavuutta ja tuottavuutta eoriaa vai käytäntöä Yhteentoimivuutta, missä? Kokonaisarkkitehtuurisatsaus, siis miksi? Päivi Sutinen - @PSutinen 2
Missä ollaan? Kunnan haaste on kansallinen haaste 3
Haasteena toiminnan ja talouden tasapaino tulevaisuudessa Kustannusvaikuttavuus paremmaksi lupaus veronmaksajille (asukas ja yritys) uottavuus paremmaksi lupaus työntekijöille (henkilöstö ja yritys) ekijätiedot ja/tai esityksen nimi 4
Ratkaisu 1. unnistetaan haasteen juurisyyt Kriittistä miten muutetaan johtaminen ja toiminta hallinnoinnista asiakkuusperustaiseen toiminnan hallintaan ja kehittämiseen tehtävien ja velvoitteiden hoitaminen asiakaspalveluksi Asiakkuuden määrittäminen siiloutuu organisaatio/yksikkö määrittää professio määrittää asiakas on jokaisen siilon asiakas erikseen asiakastieto ei leviä asiakkuus pirstaloituu KM, UOAVUUS, VAKUAVUUS Päivi Sutinen - @PSutinen
Ratkaisu 2. Otetaan haasteet haltuun asiakkuus edellä Asiakkuuksien hallinta Palvelujen järjestäminen Palvelutuotanto Asiakkaat, käyttäjät, järjestäjät, tuottajat, kehittäjät Hyvinvointi, elinvoima, kilpailukyky palvelut, prosessit, tieto Johtaminen ja kehittäminen kokonaisarkkitehtuuri työkaluna Päivi Sutinen - @PSutinen 6
Missä ollaan? Kokonaisarkkitehtuurilla kustannusvaikuttavuutta ja tuottavuutta 7
Kokonaisarkkitehtuuri määritelmän mukaan Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja teknologian sekä niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta tavoitetilaan valikoiduilla kehittämisalueilla. ietojärjestelmäarkkitehtuuri oimintaarkkitehtuuri ietoarkkitehtuuri eknologiaarkkitehtuuri Avainsanoina strategialähtöisyys asiakaslähtöisyys toimintalähtöisyys Lähde: JHS 179 C-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen 8
Kokonaisarkkitehtuurin hallinta - määritelmän mukaan Periaatteellinen aso MLLÄ HDOLLA Arkkitehtuuriperiaatteet Kehittämisvaatimukset ja tavoitteet avoitteet joita spoon toiminnalle on asetettu (lainsäädäntö, omat strategiset tavoitteet) ehtävät jotka spoon on toteutettava tavoitteen saavuttamiseksi (lakisääteiset, tse asetetut) Mittarien määrittely ja riskien hallinta jolla ohjataan toimintaa ja seurataan tavoitteiden toteutuminen spoon asiakkaat ja sidosryhmät ietoarkkitehtuuri oimintaarkkitehtuuri ietojärjestelmäarkkitehtuuri eknologiaarkkitehtuuri Käsitteellinen aso - MÄ Palvelut, joilla tehtävät toteutetaan Looginen aso - M Prosessit, joilla palvelut tuotetaan Sidosryhmät Palvelusalkku SO SO Y PAL Prosessien kuvaus KOHA SO SO Y PAL Prosessitiedot Käsitemalli ieto, jota prosessin toteutuksessa tarvitaan tai prosessissa tuotetaan Loogiset tietovarannot Prosessit-järjestelmät Liittymät ja rajapinnat Fyysiset tietovarannot Fyysinen aso - MLLÄ Järjestelmäsalkku eknologiasalkku 9
Minkä alan ammattilaisia on nyt paikalla, miettimässä kokonaisarkkitehtuurikysymyksiä kuntasektorilla: C vai toiminnan johto? MUA missä ollaan ja miksi kansallisesti ja paikallisesti? eoriaa vai käytäntöä 10
Kokonaisarkkitehtuuri työkalun käytön kriittiset kohdat Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja teknologian sekä niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta tavoitetilaan valikoiduilla kehittämisalueilla. ietojärjestelmäarkkitehtuuri oimintaarkkitehtuuri ietoarkkitehtuuri eknologiaarkkitehtuuri Avainsanoina strategialähtöisyys asiakaslähtöisyys toimintalähtöisyys Päivi Sutinen - @PSutinen Lähde: JHS 179 C-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen 11
Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen työkalu, joka auttaa toiminnan, tiedon, tietojärjestelmien ja teknologian yhdistämisen hallinnassa Strategia Strategiset tavoitteet Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Hallintomallit ja rakenne edellä edelleen oimintanäkökulma + oiminta-arkkitehtuuri Asiakkaat Palvelut Prosessit ietoarkkitehtuuri Prosessien ja niiden johtamisen tietotarpeet ietovirrat prosessien välillä Kustannusvaikuttavuus M K O M Ä A M V O H Koska toiminnallista yhteentoimivuutta ei ole ratkaistu eknologia-näkökulma Järjestelmäarkkitehtuuri iedon tuottamisessa käytettävät sovellukset Sovellusten väliset integraatiot eknologia-arkkitehtuuri Fyysinen teknologiainfrastruktuuri Standardit, integraatioratkaisut Järjestelmät ja teknologia edellä edelleen Päivi Sutinen - @Psutinen, mukaellen Jussi Vira 12
Johtaminen ja ratkaisukehitys Johtamisosaaminen C-osaaminen oiminnan nykytila ja tavoitetila Kehittämisen hyöty- ja tuotostavoitteet oiminta Palvelukehitys Ratkaisukehitykset toteutetaan siilorakenteiden sisällä Päivi Sutinen - @PSutinen
Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on Kokonaisarkkitehtuuri työkalun käytön kriittiset kohdat toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja teknologian sekä niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta tavoitetilaan valikoiduilla kehittämisalueilla. nnostaako ja kannustaako arkkitehtuurityö johtoa, näkyvätkö hyödyt johdolle? ietojärjestelmäarkkitehtuuri oimintaarkkitehtuuri ietoarkkitehtuuri eknologiaarkkitehtuuri Avainsanoina strategialähtöisyys asiakaslähtöisyys toimintalähtöisyys Päivi Sutinen - @PSutinen Lähde: JHS 179 C-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen 14
simerkki: arkkitehtuuri ja toiminta Strategia Strategiset tavoitteet Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet oimintanäkökulma + oiminta-arkkitehtuuri Asiakkaat Palvelut Prosessit ietoarkkitehtuuri Prosessien ja niiden johtamisen tietotarpeet ietovirrat prosessien välillä Kustannusvaikuttavuus M K O M Ä A M V O H eknologia-näkökulma Järjestelmäarkkitehtuuri iedon tuottamisessa käytettävät sovellukset Sovellusten väliset integraatiot eknologia-arkkitehtuuri Fyysinen teknologiainfrastruktuuri Standardit, integraatioratkaisut Päivi Sutinen - @PSutinen 15
Miten sinne päästään? Yhteentoimivuutta, missä? 16
Ratkaisu 3: Parannetaan tekemistä ja kehittämistä MSSO VSO SRAGA Miten toimintaympäristö ja oma tilanne vaikuttaa? Missä on onnistuttava? LKOMAMALL Miten rahoitamme toimintamme? Missä palvelutuotannossa olemme mukana? OMAMALL Miten toimimme, mitä teemme itse, mitä ostamme? Miten kehitämme toimintaa? Johtaminen ja kehittäminen KA:n avulla OMA A RSURSO HR-työ Henkilöstö Organisaatio PROSSS Ydin-, ohjaus- ja tukiprosessit Kustannusvaikuttavuus uottavuus KYVYKKYYS ilatyö C-työ A ilat ieto ietojärjestelmät eknologia JUPS Heikkilää mukaellen
Ratkaisu 4: unnistetaan paikalliset kyvykkyydet ja yhteentoimivat ydinprosessit Yhteiskunnan toimintakyky Hyöty asiakkaalle (Commodities) Julkissektorin ydinprosessit Asiakkuuksien hallinta -ydinprosessissa määritetään 1. asiakkuuksien segmentit 2. segmenttien perusteella palveluvalikoima Kriittisin tekijä! Kyvykkyydet (Capabilities) Palvelujen järjestämisen hallinta ydinprosessissa ratkaistaan organisaation kyvykkyyksien johtaminen, kohdentaminen ja kehittäminen eli määritetään, miten palveluvalikoiman tuottaminen toteutetaan : 1. omana tuotantona vs. markkinoilta ostettuna 2. keskitetysti vs. hajautetusti oiminta (Function) Lähde: ija urminen Päivi Sutinen - @PSutinen Palvelutuotannon hallinta ydinprosessissa määritetään 1. oman tuotannon tapa, sisältäen alihankinnan 2. markkinoilta ostetun tuotannon ohjaus, seuranta ja valvonta 18
Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen ja kehittämisen työkalu, joka auttaa omien ja ostettujen kyvykkyyksien kohdentamisessa ja kehittämisessä Missio Visio - Strategia Strategiset päämäärät, tavoitteet oimintamalli Henkilöstö -kyvykkyys ieto Osaaminen Perustehtävät Johtaminen Rakenteet Päivi Sutinen - @PSutinen Palvelut Asiakkuudet Palveluostot -kyvykkyys ieto Kriittiset menestystekijät Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Prosessit C -kyvykkyys ieto eknologia LA -kyvykkyys ieto ilojen rakentaminen ilojen kayttö kunnossapito Ohjausprosessit Ydinprosessit 1. asiakkuuksien hallinta 2. palvelujen järjestämisen hallinta 3. palvelutuotannon hallinta ukiprosessit Maankäyttö -kyvykkyys ieto ietojärjestelmät Markkinatuntemus Markkinavaikutus Kaavoittaminen Myynti ja rakentaminen S R A G A - J A O M A L Ä H Ö K H Ä M 19
Johtaminen ja ratkaisukehitys Johtamisosaaminen C-osaaminen oiminnan nykytila ja tavoitetila Kehittämisen hyöty- ja tuotostavoitteet oimintamalli oiminta Kehitysvaatimukset Palvelukehitys Ratkaisukehitys Organisaation kyvykkyydet HR Ostot C ilat - Maankäyttö Päivi Sutinen - @PSutinen
Ratkaisu 5. Uudet keskeiset määritelmät Kyvykkyysalue, kyvykkyys, palvelu ja prosessi Määritelmät Luonnos 10/2013 simerkkejä Kyvykkyysalue koostuvat organisaation kyvykkyyksistä, joiden avulla toteutetaan organisaation strategia. Kyvykkyysalue Henkilöstöhallinto Perhe- ja sosiaalipalvelut Kyvykkyydet koostuvat henkilöistä, prosesseista, informaatiosta ja järjestelmistä, niitä käytetään palveluiden tuottamiseen ja ne määrittelevät organisaation sisäisen toimintamallin edustaa mitä -näkökulmaa kyvykkyydet ovat organisaation sisäinen näkökulma palveluntuotannossa kyvykkyys on eri asia kuin kompetenssi, joka kuvaa yksittäisten henkilöiden tietojen ja taitojen tasoa palveluntuotannon kyvykkyys kertoo mitä spoon kaupunki tarvitsee, jotta se pystyy toteuttamaan strategiansa esimerkkejä: kuvantaminen, jätteenkeräys 1 n Kyvykkyys 1 Palkkahallinto Lasten terapiapalvelut Palvelut ovat kyvykkyyksiin verrattuna näkyvämpi elementti organisaation ulkopuolelta katsottuna palvelut ovat kyvykkyyksiä hyödyntäviä aineettomia hyödykkeitä, jotka määrittelevät asukkaille ja muille sidosryhmille esitettävän arvolupauksen esimerkkejä: röntgenpalvelut, jätteenkeräyspalvelut n Palvelu n Palkan laskenta Palkan maksu Palkkakuitin lähetys Lasten toimintaterapia Lasten psykologiapalvelu Lasten puheterapia Prosessi on kokoelma aktiviteetteja, jotka tuottavat halutun lopputuloksen ("miten") edustaa miten -näkökulmaa prosessi kuvaa, kuinka yhtä tai useampaa kyvykkyyttä hyödynnetään esimerkkejä: kuvanna potilas, kerää jätteet n Prosessi Laske palkka Maksa palkka ulosta ja lähetä sähköinen palkkakuitti arjoa toimintaterapiaa arjoa psykologiapalveluita arjoa puheterapiaa lapsille 21
Ratkaisu 6. Yhteensopiva ja toimintalähtöinen käsitteistö ja sen systemaattinen käyttö Ydinpalvelut oleellisin syy miksi asiakas haluaa tai tarvitsee palvelua ukipalvelut ydinpalvelun välttämätön osa Mistä suurimmat hyödyt? Minkä voi toteuttaa DGAALSSSA KRROKSSSA? Mikä pitää toteuttaa FAC O FAC KRROSSSA? Lisäpalvelut tuo lisäetuja, ei välttämättömiä Asiointipalvelut ohjaa ja neuvoo ydin-, tuki- ja lisäpalvelluista 8.12.2012
Ratkaisu 7: Yhteen sopiva julkissektorin prosessi-kartta ja sen systemaattinen käyttö Ohjausprosessit Yhteisöt Yhteisöt Yritykset Kuntalaiset Palvelutarjooma ASAKAS- ARV Käyttäjä Ydinprosessit Y1. Asiakkuuksien hallinta Y2. Palvelujen järjestämisen hallinta Y3. Palvelutuotannon hallinta Palveluvalikoima Palvelut asiakkaille Yritykset Kuntalaiset ASAKAS- VAKUUS Käyttäjä ukiprosessit 23
Miten sinne päästään? Kokonaisarkkitehtuurisatsaus, siis miksi? 24
oimintamalli Henkilöstö -kyvykkyys ieto Osaaminen Perustehtävät Johtaminen Rakenteet Kokonaisarkkitehtuurityön keskeisin haaste: miten siilo- ja talousrakenteisesta kehittämisestä toimintarakenteisiin perustuvaan kehittämiseen Missio Visio - Strategia Strategiset päämäärät, tavoitteet Kriittiset menestystekijät Kuntien ydintehtävien tarkistaminen Päivi Sutinen - @PSutinen Palvelut Asiakkuudet Palveluostot -kyvykkyys ieto Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Prosessit C -kyvykkyys ieto eknologia LA -kyvykkyys Ohjausprosessit Ydinprosessit 1. asiakkuuksien hallinta 2. palvelujen järjestämisen hallinta 3. palvelutuotannon hallinta Julkissektorin ydinprosessien sopiminen ukiprosessit Maankäyttö -kyvykkyys ietojärjestelmät Markkinatuntemus Markkinavaikutus Julkissektorin kyvykkyyksien määrittäminen A ieto paikallisesti ieto L Ä ilojen Kaavoittaminen H rakentaminen Ö Yksityissektorin kyvykkyyksien määrittäminen paikallisesti ilojen kayttö kunnossapito Myynti ja rakentaminen S R A G A - J A O M K H Ä M 25
Kokonaisarkkitehtuurityön keskeisin haaste: miten siilo- ja talousrakenteisesta kehittämisestä toimintarakenteisiin perustuvaan kehittämiseen Strategia Strategiset tavoitteet Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet Kuntien ydintehtävien tarkistaminen oimintanäkökulma + oiminta-arkkitehtuuri Asiakkaat Palvelut Prosessit ietoarkkitehtuuri Julkissektorin ydinprosessien sopiminen Julkissektorin kyvykkyyksien tunnistaminen paikallisesti Kustannusvaikuttavuus Yksityissektorin kyvykkyyksien tunnistaminen paikallisesti M K O H M Ä A M V O ietovarannot joustavaan käyttöön: Perustietovarannot ja tietoluokittelu kuntoon eknologia-näkökulma Järjestelmäarkkitehtuuri eknologia-arkkitehtuuri Päivi Sutinen - @PSutinen Järjestelmät mahdollistamaan paikalliset palvelutarjoomaratkaisut: Avoimet rajapinnat eknologia mahdollistamaan tiedon liikkumisen: C-palveluväylä / X-Road 26
Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on Kriittinen mahdollisuus: KYVYKKYYSKARA toimintaperustainen rakenne johtamisen ja kehittämisen kohdentamiseen Miten kokonaisarkkitehtuurilla enemmän aikaan? toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja palvelujen, ietojärjestelmäarkkitehtuuri oimintaarkkitehtuuri tietojen, ietoarkkitehtuuri tietojärjestelmien ja teknologian sekä niiden Vähemmän yksityiskohtia, Kriittinen riski: tuottamien palvelujen enemmän modulaarisuuteen C-osaamisvetoinen muodostaman arkkitehtuurityö kokonaisuuden etäännyttää perustuvaa kokonaishallintaa. rakenne kaupunkien ydintoimintoja Vähemmän hallintoa, Johtavat kehittämistyöstä Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen eknologiaarkkitehtuuri enemmän paikallisesti johdettua lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden kunnan ydintekemistä. hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta tavoitetilaan Vähemmän siilotoimintaa, valikoiduilla kehittämisalueilla enemmän kokonaisuuden kautta Avainsanoina. priorisoitua tekemistä. strategialähtöisyys Vähemmän asiakaslähtöisyys käsitekikkailua, enemmän käsitteellistä toimintalähtöisyys selkeyttä (esim. palvelu vs. ict-palvelu). Lähde: JHS 179 C-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Päivi Sutinen - @PSutinen 27
Kansallinen tavoite kitkattomasti yhteentoimiva ja teknologiaa tarkoituksenmukaisesti hyödyntävä Suomi. Saavuttaminen edellyttää sekä julkissektorin että yritysten osalta paikallisten kyvykkyyksien asiakkuusperustaista ja toimintalähtöistä johtamista ja kehittämistä. Kiitos! @Psutinen ekijätiedot ja/tai esityksen nimi paivi.sutinen@espoo.fi sutinen.paivi@gmail.com 28