Pohjois-Karjalan maakuntaliiton viestintäohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 20.10.2014 210
Sisältö 1 Johdanto 3 2 Miten ja mitä viestitään 3 3 Viestinnän kohderyhmät ja vastuut 4 4 Mediasuhteet 5 5 Viestinnän välineet 5 5.1 Tiedote 5 5.2 Tiedotustilaisuus 6 5.3 Haastattelut 6 5.4 Verkkosivut 7 5.5 Pohjois-Karjalan maakuntaliitto NYT -tiedotuslehti 7 5.6 Sähköinen uutiskirje 7 5.7 Sosiaalinen media 7 5.8 Tapahtumat, esitteet, ilmoitukset ja maksettu viestintä 8 5.9 Esitelmät ja puheenvuorot 9 6 Sisäinen viestintä 9 7 Palaute 10 8 Graafinen ohjeisto 11 9 Kriisiviestintä 11 10 Seuranta 11 2 (11)
1 Johdanto Pohjois-Karjalan maakuntaliiton viestintä on tavoitteellista, suunnitelmallista ja kustannustehokasta. Pohjois-Karjalan maakuntaliiton tavoitteena on Pohjois-Karjalan tekeminen entistä paremmaksi paikaksi asua, opiskella ja tehdä töitä. Liiton rooli aluekehityksessä on ennen muuta olla alueen toimijoiden yhteistyöjohtaja. Maakuntaliiton tehtäviä ovat mm. maakunnan kehittäminen, maankäytön suunnittelu ja maakunnan etujen ajaminen. Viestintä on ihmisten välistä vuorovaikutusta, merkitysten antamista asioille ja yhdessä tekemiselle. Toimiva tiedonkulku ja läpinäkyvä viestintä edesauttavat hyvän työilmapiirin luomista, lisäävät työmotivaatiota ja kiinnittymistä työyhteisöön. Avoin ja aktiivinen viestintä rohkaisee osallistumaan, luo yhteisöllisyyttä, vahvistaa Pohjois-Karjalan maakuntaliiton yhteisökuvaa ja herättää luottamusta. Hyvä viestintä on keskeinen tekijä Pohjois-Karjalan maakuntaliiton menestyksen ja henkilöstön viihtyvyyden varmistamisessa. Pohjois-Karjalan maakuntaliiton toteuttaman viestinnän tavoitteena on edistää maakunnan asukkaiden ja toimijoiden vaikutusmahdollisuuksia tarjoamalla tietoa maakuntaliiton toiminnasta, suunnitelmista ja tavoitteista. Viestintä tukee organisaation johtamista, kehittämistä ja strategisten tavoitteiden toteuttamista. Viestintäohje sisältää organisaation viestinnässä noudatettavat periaatteet ja linjaukset. Asiakirja on henkilöstön ja maakuntahallituksen hyväksymä. Vuosittaiset viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet määritellään organisaation toimintasuunnitelmassa. 2 Miten ja mitä viestitään Viestintää ei voi koskaan olla liikaa. Lainsäädäntö velvoittaa kunnan ja kuntayhtymän viestimään toiminnastaan. Kuntalain 29 toteaa muun muassa seuraavaa: Kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsaus kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Pohjois-Karjalan maakuntaliitto ymmärtää viestinnän merkityksen lakisääteistä laajempana kokonaisuutena ja viestinnällä tuodaan aktiivisesti ja kattavasti esille maakuntaliiton roolia ja tehtäviä. Viestittäviä asioita eivät ole pelkästään päätösvaiheeseen edenneet asiat. Myös niin sanotusta rutiinitoiminnasta on viestittävä kuntalaisille ja toimijoille säännöllisesti. Vuosina 2015 2017 viestinnän pääpaino on tuoda esille maakuntaliiton strategiset ydintavoitteet: - Työtä, elinvoimaa ja hyvinvointia kestävästi Pohjois-Karjalaan - Maakuntaohjelma Pohjois-Karjalan kehittämisen ohjenuora - Maakuntakaavalla luodaan maankäytölliset edellytykset maakunnan kestävälle kehittämiselle - Edunajamisella euroja ja työllisyyttä maakuntaan - EU-rahoituksella kestävää kasvua ja työtä maakuntaan - Itä- ja pohjoissuomalaisella yhteistyöllä lisäarvoa Pohjois-Karjalan kehittämiseen - Ilmasto- ja energia-asiat korostetusti huomioon kaikessa toiminnassa Tavoitteena on, että Pohjois-Karjalan maakuntaliitto viestii avoimesti, aktiivisesti, oikea-aikaisesti ja selkeästi. - Avoimuus on sitä, että asioista kerrotaan totuudenmukaisesti ja objektiivisesti. Viestitään mieluummin liikaa kuin liian vähän. - Aktiivisuus tarkoittaa sitä, että maakuntaliitto pyrkii viestimään mahdollisimman hyvin maakunnan 3 (11)
kehittämiseksi tehdyistä toimenpiteistä. Koko henkilökuntaa kannustetaan viestimään, sillä jokainen työntekijä luo työllään mielikuvaa maakuntaliiton toiminnasta. - Oikea-aikaisuus tarkoittaa sitä, että viestitään riittävän ajoissa, jotta tiedottamisesta on mahdollisimman paljon hyötyä. Yleensä kannattaa viestiä mieluummin ennemmin kuin myöhemmin. - Selkeällä tarkoitetaan sitä, että viestinnässä käytetään yleiskieltä ja vältetään viranomaissanastoa. Edellä mainituilla periaatteilla viestitään myös organisaatiolle vaikeista asioista. Organisaatioviestinnän lisäksi viestintätoimenpiteiden tavoitteena on tuoda esille myös Pohjois-Karjalan vahvuuksia ja siten lisätä alueen elinvoimaa ja vahvistaa pohjoiskarjalaista identiteettiä. 3 Viestinnän kohderyhmät ja vastuut Viestinnässä on aina pidettävä mielessä kenelle asiasta viestitään ja viestintä on sovitettava kohderyhmän tarpeisiin. Myös viestin muoto sekä viestimisen välineet ja kanavat on sovitettava kohderyhmään. Pohjois-Karjalan maakuntaliiton ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat maakunnan asukkaat, luottamushenkilöt, kuntapäättäjät, yritykset, koulutus- ja kehitysorganisaatiot ja muut alueen viranomaiset. Lisäksi maakuntaliitto toimii vahvasti valtionhallinnon, tutkimuslaitosten, järjestöjen, EU:n toimielinten sekä muiden kuntayhtymien ja maakuntaliittojen suuntaan. Täten viestintää kohdennetaan aina tarvittaessa myös näihin tahoihin. Maakuntaan ja organisaatioon liittyvistä asioista viestitään paitsi maakuntatasolla, niin tarpeen vaatiessa myös valtakunnan tasolla ja kansainvälisellä tasolla. Maakuntaliiton viestintää johtavat maakuntahallitus ja maakuntajohtaja. Maakuntahallitus hyväksyy viestintäohjeen sekä vuosittain laadittavat toimintasuunnitelmat. Maakuntajohtaja johtaa käytännön viestintätoimia ja -linjauksia. Viestinnän toimenpiteitä suunnitellaan Johtaminen ja viestintä -yksikön kokouksissa. Viestintäpäällikkö vastaa maakuntaliiton ulkoisen viestinnän toimenpiteistä. Hän on päätoimittajana organisaation verkkosivuille, julkaistuille tiedotuslehdille, uutiskirjeelle ja sosiaalisessa mediassa. Graafisesta tuotannosta vastaavat suunnitteluavustaja ja graafinen suunnittelija. Keskeistä graafista tuotantoa ovat mm. esitteet, julkaisut, verkkosivut, ilmoitukset, mainokset ja messumateriaalit. Verkkosivujen päivittämisestä vastaavat viestintäpäällikkö, tietopalvelupäällikkö ja graafinen suunnittelija. Facebook-sivuja päivittävät viestintäpäällikkö, graafinen suunnittelija ja maakunta-asiamies. Kehittämispäällikkö vastaa maakunnan markkinoinnista. EU-ohjelmakauden viestintää ohjaa rakennerahasto-ohjelman viestintästrategia, vastaavalla tavalla myös cbc-ohjelmalla on oma strategiansa. Lisäksi maakuntaliiton hallinnoimat Itä- ja Pohjois-Suomen EU-toimisto ja projektit noudattavat omia viestintäsuunnitelmiaan. Tavoitteena on, että niiden viestintätoimenpiteet joko noudattavat tai ainakin vahvasti huomioivat maakuntaliiton viestintäohjeen, eivätkä ainakaan toimi sen vastaisesti. EU-ohjelmakauden tiedottamisesta toimenpiteiden osalta vastaa Itä-Suomen osalta EUohjelmakoordinaattori.Yhteistyö viestintäpäällikön kanssa on oltava jatkuvaa. Maakuntaliitto kannustaa työntekijöitään aktiiviseen tiedottamiseen. Se tiedottaa, kuka tietää - kuitenkin niin, että tiedottamista medialle koordinoi viestintäpäällikkö. Uutisoinnissa tuodaan tasapuolisesti esiin kuhunkin uutiseen liittyvä työntekijä tai johdon edustaja. Asiakkaiden tietopyyntöihin vastataan mahdollisimman nopeasti. Pyytäjä voi olla median edustajan lisäksi esim. luottamushenkilö, tutkija tai asianosainen. Tietopyytäjän rooli ja tiedon käyttötarkoitus määrittelevät mm. sen mitä tietoa, jopa salassa pidettävää, voidaan ja pitää antaa. Tietopyynnön saanut työntekijä voi itse antaa tietoja, mutta tiedon salattavuuden suhteen epäselvissä tilanteissa asia kannattaa viedä hallinto- ja talousjohtajan käsiteltäväksi. 4 (11)
4 Mediasuhteet Hyvin toimiva suhde maakuntaliiton ja median välillä on koko maakunnan kehittämisen ja maakunnan kuvan kannalta tärkeä. Media on merkittävä mielipidevaikuttaja ja asioiden esille nostaja. Suuri osa maakuntaliitto koskevista tiedoista ja arvioista välittyy kuntalaisille ja toimijoille tiedotusvälineiden kautta. Median tehtäviin kuuluu seurata julkisen vallan käyttöä ja nostaa esille mahdollisesti havaitsemansa epäkohdat. Pohjois-Karjalan maakuntaliitolle media on merkittävä yhteistyökumppani. Uutisarvoiset asiat saatetaan tasapuolisesti yhtä aikaa kaikkien maakunnan tiedotusvälineiden tietoon. Toimittajien tekemiin selvitys- ja tiedonantopyyntöihin tulee suhtautua positiivisesti ja pyydetyt tiedot on annettava ripeästi, elleivät ne ole perustellusta syystä salassa pidettäviä tai niiden kokoaminen vie kohtuuttomasti aikaa. Maakuntaliitto järjestää vuosittain päätoimittajatilaisuuden, jonka tavoitteena on tuoda kattavasti esille ajankohtaisia toimenpiteitä. Samalla on mahdollisuus käydä avointa vuoropuhelua median edustajien kanssa maakuntaliiton viestinnästä. 5 Viestinnän välineet Maakuntaliitto käyttää viestinnässään kattavaa työkalupakkia ja näin turvataan monimuotoisten sidosryhmien informaation tarve. Monipuolisella viestinnällä lisätään sidosryhmien ja tavallisten kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Ulkoisen viestinnän välineinä ovat muun muassa - tiedotteet - tiedotustilaisuudet - verkkosivut - sähköiset uutiskirjeet - seminaarit ja tilaisuudet - ilmoitukset ja mainokset - Pohjois-Karjala maakuntaliitto NYT -lehti - sosiaalinen media 5.1 Tiedote Tiedotuksen ytimen muodostavat tiedotusvälineille suunnatut tiedotteet. Selkeä tiedote on yleensä käyttökelpoisin tapa saattaa asia yhtä aikaa kaikkien tiedotusvälineiden tietoon. Asian julkaisemista ja ymmärtämistä helpottaa, kun tiedote laaditaan valmiiksi uutistekstin muotoon. Tiedote vaatii aina uutisoinnin arvoisen aiheen, sellaisia voivat olla esimerkiksi: - Maakuntahallituksen ja -valtuuston päätökset - Maakuntaliiton ja sen hallinnoimien hankkeiden toimenpiteet - Nimitykset, henkilöstövaihdokset ja toiminnan muutokset Tiedotteen laativat yhteistyössä asiasta perillä oleva työntekijä/yksikön päällikkö/johdon edustaja ja viestintäpäällikkö. Asiasta perillä oleva henkilö merkitään tiedotteeseen lisätietojen antajaksi ja hänen tulee olla tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen. Tiedotteet lähettää aina viestintäpäällikkö. Tiedote lähetetään tiedotusvälineille, kopio laitetaan yksiköiden päälliköille ja lisätietojen antajalle. Tämän jälkeen tiedote laitetaan organisaation verkkosivuille ja sitä hyödynnetään tilanteen mukaan myös muissa organisaation viestintävälineissä kuten sähköisessä uutiskirjeessä ja sosiaalisessa mediassa. 5 (11)
Joskus mediatiedote räätälöidään vastaanottajan mukaan, kun esimerkiksi lähetetään tiedote tiettyyn toimitukseen tai ammattilehteen. Tällöin muokattu tiedote voi olla sanastoltaan tai lähestymiskulmaltaan erilainen kuin ryhmäpostilistalla lähetettävä. 5.2 Tiedotustilaisuus Tiedotustilaisuus on syytä järjestää, kun mediaväeltä on odotettavissa kysymyksiä, mahdollisesti kiperiäkin, tai kun halutaan esitellä medialle jotain uutta palvelua, julkaisua tai tuotetta. Kielteinen tapahtuma, kuten lomautukset, irtisanomiset tai toiminnan muutokset, vaativat lähes poikkeuksetta tiedotustilaisuuden. Medialle on annettava tilaisuus kysellä ja saada vastauksia. Pelkästään tiedottamisen aihe ei siis ratkaise. Tiedotustilaisuuden järjestämisestä on sovittava viestintäpäällikön kanssa. Tilaisuudessa on aina etukäteen sovittu puheenjohtaja. Puheenjohtaja avaa ja päättää tilaisuuden, esittelee paikalla olijat, jakaa puheenvuorot ja pitää huolen ajankäytöstä. Sopiva tilaisuuden kesto on maksimissaan tunti. Toimittajat haluavat ennen kaikkea kysyä, saada tietoja ja vastauksia nopeasti. Median julkaisuaikataulu tulee huomioida eli tiedotustilaisuus on yleensä parasta järjestää alkuviikosta ja aamupäivällä. Jos uutinen koskee tiettyä paikkaa, tiedotustilaisuus pidetään mahdollisuuksien mukaan siinä paikassa. Viestintäpäällikkö lähettää kutsun tiedotustilaisuuteen noin viikkoa ennen tilaisuutta. Kutsu toimitetaan myös yksiköiden esimiehille tiedoksi. Kutsussa mainitaan tilaisuuden aika, paikka ja aihe sekä asiaa esittelevien henkilöiden nimet. Tilaisuudessa on oltava kirjallista materiaalia kuten tiedote ja lisämateriaalit jaettavaksi. Materiaali lähetetään tilaisuuden jälkeen medialle. 5.3 Haastattelut Toimittajan puhelinsoittoon on syytä suhtautua kuten haastattelupyyntöön. Haastattelut on yleinen tapa antaa tiedotusvälineille niiden haluamia tietoja ja välittää maakuntaliiton näkemyksiä. On hyvä muistaa, että haastatellulla on aina oikeus pyytää lisäaikaa kysyttyjen tietojen selvittämiseen. Toimittajat on ohjattava oikean asiantuntijan (tai sijaisen) puheille - jutuntekoa ei pidä tarkoituksellisesti viivyttää. Jokaiseen asiaan täytyy löytyä jonkinlainen vastaus. Etuoikeus uutisen käyttöön on sillä tiedotusvälineellä, joka on itse havainnut uutisaiheen. Vihjeen voi antaa yhdelle viestimelle, jos aihe ei muiden käytettäväksi sovellu. Jos taas toimittaja itse löytää juttuaiheen, sitä ei pidä levittää muille viestimille ennen kuin aiheen keksinyt on voinut tehdä oman juttunsa. Jos kuitenkin useammat toimittajat kysyvät samoja tietoja, ne on annettava kaikille kysyjille. Haastatellulla on oikeus saada etukäteen tarkistettavakseen tiedotusvälineen laatima haastattelu siltä osin kuin se perustuu hänen lausuntoihinsa. Hyvän tavan mukaista ei ole korjailla jälkikäteen haastattelutilanteessa esittämiään mielipiteitä. Jo tehtyä haastattelua ei ole mahdollista perua. (Kunnan viestintä, Kuntaliitto 2004) - Haastateltavalla on oikeus saada ennakolta tietää, millaisessa asiayhteydessä hänen lausumaansa käytetään. Hänelle on myös kerrottava, jos haastattelua voidaan käyttää useissa eri välineissä. Haastateltavalle pitää aina kertoa, onko keskustelu tarkoitettu julkaistavaksi vai ainoastaan tausta-aineistoksi. Haastateltavan pyyntöön tarkastaa lausumansa ennen julkaisemista on syytä suostua, jos julkaisuaikataulu sen mahdollistaa. Tarkastamisoikeus koskee vain haastateltavan omia lausumia, eikä sillä saa luovuttaa journalistista päätösvaltaa toimituksen ulkopuolelle. Haastateltavan kieltoon julkaista lausumansa tulee suostua vain, jos olosuhteet ovat haastattelun antamisen jälkeen muuttuneet niin olennaisesti, että julkaiseminen olisi selvästi kohtuutonta. (Journalistin ohjeet 2014) 6 (11)
Haastattelun jälkeen asiasta tulee informoida viestintäpäällikköä, sillä näin helpotetaan mm. mediaseurannan ylläpitoa. 5.4 Verkkosivut Verkkosivut toimivat organisaation sähköisenä käyntikorttina ja toisaalta kaiken viestinnän kotipesänä. Verkkosivut ovat maakuntaliitolle keskeinen tiedottamisen väline. Verkkosivuilla tuodaan kattavasti esille maakuntaliiton organisaatiota, toimintaa, strategioita sekä taustainformaatiota kuten tilastoja. Verkkosivujen osoite on www.pohjois-karjala.fi. Verkkosivut ovat suomeksi, osa materiaalista on lisäksi englanniksi ja venäjäksi. Lähes kaikki tiedottaminen linkittyy verkkosivuille; niiltä löytyvät niin tapahtumat ja ajankohtaiset asiat kuin perustiedotteet taustamateriaaleineen. Sähköisen uutiskirjeen linkityskin tuo lukijat verkkosivuille. Maakuntaliiton julkaisemissa lehdissä olevissa artikkeleissa kerrotaan mistä asiaan liittyvä kokonaisuus löytyy verkkosivuilta. Verkkosivujen kävijämääriä seurataan aktiivisesti, jolloin sivuston sisältöä sekä tarvittaessa koko viestintää on mahdollista suunnata uudelleen kävijöiden kiinnostuksen mukaisesti. Päätöksiä tekevien toimielinten kuten maakuntavaltuuston ja maakuntahallituksen esityslistat toimitetaan verkkosivuille ja tiedotusvälineille ennen kokousta. Päätöspöytäkirjat viedään verkkosivuille mahdollisimman nopeasti kokousten jälkeen. 5.5 Pohjois-Karjalan maakuntaliitto NYT -tiedotuslehti Pohjois-Karjalan maakuntaliitto NYT -tiedotuslehteä alettiin julkaista vuonna 2013 ja se ilmestyy sähköisenä ja printtimuodossa kaksi kertaa vuodessa. Se jaetaan postitse keskeisille sidosryhmille. Lehti taustoittaa maakuntaliiton toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita ja tutustuttaa organisaation päätöksentekoelimiin ja henkilöstöön. Lehdessä käsiteltävät teemat ovat laajempia ja niissä mennään aihekohtaisesti syvemmälle kuin uutiskirjeissä tai tiedotteissa. 5.6 Sähköinen uutiskirje Kerran kuukaudessa lähetettävällä sähköisellä uutiskirjeellä pystytään viestimään nopeasti ja kustannustehokkaasti. Kirjeen sisältö voi muodostua mm. organisaation tuoreista uutisista tai medialle lähetetyistä tiedotteista. Uutiskirjeen jakeluun kuuluvat henkilöstö, luottamushenkilöt ja kattavasti muut sidosryhmät. Uutiskirjeen jutut on linkitetty verkkosivuille, jonne kerätään mahdollisimman kattavasti tietoa asioiden taustoista. Uutiskirjeen lukijamääriä seurataan ja viestintää muokataan sen avaajien kiinnostuksen mukaisesti. 5.7 Sosiaalinen media Viestintää on tehtävä siellä, missä ihmiset ovat. Uusia viestintäkanavia, kuten sosiaalisen median eri sovelluksia, voidaan käyttää maakuntaliiton viestinnässä. Tavoitteena ei ole kerätä tykkäyksiä, vaan tehdä halutuille kohderyhmille suunnattua viestintää, kasvattaa ihmisten tietoisuutta maakuntaliiton toiminnasta ja tuoda se lähemmäksi sidosryhmiä. 7 (11)
Sosiaalisen median palvelut voi jaotella: 1) sisällön tuottaminen ja julkaiseminen (esim. blogit ja podcastit) 2) sisältöjen jakaminen (esim. YouTube, Flickr, Slideshare ja Instagram) 3) sosiaalinen verkostoituminen (esim. Facebook ja Twitter) 4) kokousaikojen haku (esim. Doodle.com ja Sumpli.com) 5) kollektiivituotanto (esim. Wikipedia ja Google Docs) Sosiaalisen median avulla voidaan edistää kunnan ulkoista viestintää ja markkinointia, parantaa vuorovaikutusta ja lisätä yhteisöllisyyttä kunnan asukkaiden keskuudessa. Yhteisöllisen median välineitä voidaan käyttää myös ympäristön luotaamiseen, innovaatioiden kehittämiseen ja asukkaiden sekä kunnan työntekijöiden hiljaisen tiedon esiin tuomiseen. Yhteisöpalveluita voidaan käyttää esimerkiksi kunnan rekrytoinnin apuvälineenä. Sosiaalisen median välineissä ei tule käsitellä, tallentaa tai jakaa salassa pidettäviä tietoja. Myös henkilötietojen julkaisemista ja tekijänoikeutta koskevat määräykset on syytä huomioida. Sosiaalisessa mediassa odotukset vastausten nopeuden suhteen ovat suuremmat kuin kunnan verkkosivuilla yleensä, toisaalta ylitiedottamistakin on vältettävä. Tärkeintä on noudattaa kunkin sosiaalisen median yhteisön pelisääntöjä ja toimia niiden käytäntöjen mukaan. Sosiaalisessa mediassa toimiminen on osa verkossa toimimista, mikä näkyy tulevaisuudessa yhä enemmän. (Kuntien verkkoviestintäohje, Kuntaliitto 2010) Maakuntaliitolla on tällä hetkellä omat viralliset Facebook-sivut osoitteessa www.facebook.com/pkmaakuntaliitto. Mahdollisten muiden sosiaalisen median palvelujen käyttöönotosta päättää Johtaminen ja viestintä -yksikkö. Se määrittelee tavoitteet, käytettävät välineet, periaatteet ja vastuut palvelun ylläpitämisestä. Sosiaalisessa mediassa on pyrittävä avoimuuteen, ymmärrettävään ja yksiselitteiseen vuorovaikutus- ja viestintätyyliin. Kirjoitustyyli on epävirallinen, tuttavallinen ja rento. Virkakieltä ja toisaalta liian markkinoivaa tyyliä tulee välttää. Sosiaalisen median palveluja tulee päivittää säännöllisesti ja niiden kautta esitettyihin kysymyksiin tulee vastata kuten muuhunkin palautteeseen. 5.8 Tapahtumat, esitteet, ilmoitukset ja maksettu viestintä Maakuntaliitto järjestää ja isännöi erilaisia tapahtumia ja se voi myös tarvittaessa osallistua erilaisiin messuihin omalla osastolla. Tapahtumista päätetään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jolloin pohditaan myös budjetti- ja henkilöstöresurssien tarve. Maakuntaliitto näkyy pohjoiskarjalaisissa urheilu- ja kulttuuritapahtumissa. Otteluisännyydet sekä kulttuuri- ja kansalaistapahtumiin osallistuminen harkitaan aina tapauskohtaisesti maakunnan kehittämisen ja näkyvyyden kannalta. Maksettua ilmoittelua tehdään tilanne-/kampanjakohtaisesti. Maksetun ilmoittelun kustannustehokkuus varmistetaan vertailemalla viestintäkanavien kustannuksia, jakelua, luettavuutta ja muita mitattavia ominaisuuksia. Avoimet työpaikat julkaistaan maakuntaliiton verkkosivuilla, työvoimahallinnon www.mol.fi, sivuilla ja tapauskohtaisesti valittujen sanomalehtien sivuille. Maakuntaliitto ei osallistu tuki-ilmoitteluun ilman perusteltua syytä. Pääsääntöisesti ei myöskään osallistuta maksullisissa luetteloissa tai hakupalveluissa ilmoittamiseen. Johtaminen ja viestintä -yksikkö koordinoi tapahtumien järjestämisiä, osallistumisia ja isännyyksiä, ja lisäksi se päättää markkinointimateriaalien tuotannosta ja maksullisesta ilmoittelusta. 8 (11)
5.9 Esitelmät ja puheenvuorot Puheenvuorojen ohessa usein käytettyjen PowerPoint- ja muiden esitysten tulisi voimistaa puhujan sanomaa ja olla korkealaatuisia ja innostavia. Ohessa muutamia huomioitavia seikkoja, joilla hyvä esitys luodaan: 1) Esityksissä tulee käyttää organisaation PowerPoint-pohjaa. (Poikkeustapauksia ovat mm. EUhankkeiden ja EU-rahoituksen esittelyt, jolloin käytetään tarvittaessa niiden omia pohjia). 2) Kirjasimen koko valitaan esitystilan koon ja esitystilanteen mukaan. Suositeltavaa on valita fonttikoko väliltä 24 32 pt. Suuresta fontista ei ole haittaa, mutta liian pienen fontin käytöllä esityksen voi pilata. 3) Esitys rakennetaan lyhyeksi, mutta informatiiviseksi, niin että jokaisella dialla on tarkoitus. 4) On hyvä välttää kokonaisia lauseita ja suosia avainsanoja. 5) Jos mahdollista, asiat kannattaa esittää kuvina, graafina tai taulukkona. 6) Mikäli esityksen valmisteluaika sallii, niin organisaation graafikkoja kannattaa hyödyntää apuna. 7) Esityksen tulosteet kannattaa varata mukaan jos tekniikka pettää. 6 Sisäinen viestintä Hyvä organisaatiokulttuuri rohkaisee keskusteluun sekä työyhteisön sisällä että sidosryhmien kanssa. Henkilöstö pidetään sisäisellä viestinnällä selvillä maakuntaliiton toiminnasta ja sellaisista valmisteltavina olevista asioista ja päätöksistä, jotka liittyvät henkilöstöön. Henkilöstöä koskevista muutoksista ja suunnitelmista tiedotetaan niin hyvissä ajoin, että henkilöstö voi vaikuttaa niihin. Päävastuu sisäisen viestinnän järjestämisestä ja sen toimivuudesta on organisaation johtajilla ja näiden lisäksi yksiköiden päälliköillä. Sisäinen viestintä kuuluu muun viestinnän tavoin jokaisen työntekijän toimenkuvaan esimiehen kanssa sovittujen periaatteiden mukaisesti. Tärkeitä yhdessä käsiteltäviä asioita ovat muun muassa: - Organisaation strategiset linjaukset, visio ja tavoitteet - Toimielinten päätökset erityisesti henkilöstön näkökulmasta - Talousarvio ja tilinpäätös - Henkilöstökertomus ja -suunnitelma - Virka- ja työehtosopimukset ja niiden muutokset - Henkilöstöohjeet ja menettelytavat - Henkilöstömuutokset kuten avoimet työpaikat, uudet työntekijät ja sisäiset siirrot - Tapahtumat ja tilaisuudet - Saatu palaute Maakuntaliitossa keskeisiä sisäisen viestinnän tilanteita ovat muun muassa: - Esimies-alais-keskustelut (mm. kehitys-, palaute- ja TVA-keskustelut) - Henkilöstö- tai koulutustilaisuudet - Yksiköiden ja johtoryhmän palaverit - Viikoittainen henkilöstöpalaveri ts. viikkoinfo - Kokoukset ja työryhmät Maakuntajohtaja toimii henkilöstö- ja koulutustilaisuuksien kokoonkutsujana ja puheenjohtajana. Maakuntajohtajan sihteeri laatii tilaisuuksista muistion ja tallentaa sen intranetiin. Hallinto- ja talousjohtaja käy perehdytyskeskustelun uuden työntekijän kanssa. Uudelle työntekijälle annetaan kirjallinen opas ja muu perehdyttämisessä tarvittava keskeinen yleismateriaali. Tehtäväkohtainen perehdyttäminen on puolestaan yksikön päällikön vastuulla. 9 (11)
Yksiköt ovat vuorotellen viikkoinfojen vetovastuussa. Vetovastuullinen yksikkö hoitaa siten puheenjohtajuuden sekä muistion laadinnan ja tallennuksen intraan. Viikkoinfon luonne on avoimen keskusteleva ja teemana ovat organisaation ajankohtaiset toimenpiteet. Tilaisuudessa on mahdollista nostaa esiin ideoita ja aloitteita maakuntaliiton kehittämistyöhön. Yksiköiden palavereja vetää joko yksikön päällikkö tai hänen varahenkilönsä. Tilaisuudessa käydään läpi yksikölle kuuluvia senhetkisiä tehtäviä ja vastuutetaan tulevaisuuden toimenpiteitä. Tilaisuudesta pidetään muistiota ja se toimitetaan intraan. Sisäisen viestinnän välineitä ovat mm. intranet, ekstranet ja sähköposti. Maakuntaliitossa on käynnissä intra- ja ekstranetin teknisten ratkaisujen muutos ja samanaikaisesti pohditaan näiden viestintävälineiden käyttötavat uudelleen. Käyttöliittymät laaditaan siten, että ne ovat selkeitä ja yksinkertaisia. Intra- ja ekstranetiin on mahdollista tallentaa lomakkeita, pöytäkirjoja, päätöksiä, tiedotteita, perehdytysaineistoja, julkaisuja, valokuvia ja mitä tahansa tausta- ja muita materiaaleja, joille työssä on käyttöä. Uudistustyön yhteydessä tullaan määrittämään myös näiden viestintävälineiden vastuuhenkilöt. (Muutostyön valmistuttua viestintäohjetta muutetaan näiltä osin) Sähköpostilla tieto kulkee nopeasti ja maksuttomasti laajalle vastaanottajajoukolle. Sitä tulee käyttää kuitenkin harkiten viesti tulee lähettää vain niille joita se koskee ja myös suuria liitetiedostoja tulee välttää. Sähköpostilla tehtyä massapostitusta kaikille työntekijöille voidaan käyttää, kun asia koskee koko henkilöstöä. Vapaa-aikaan tai mainontaan liittyvää massapostitusta ei ilman perusteltua syytä tulisi käyttää. Yleistä sähköpostia (etunimi.sukunimi@pohjois-karjala.fi) käytettäessä viesteihin ei saa vahingossakaan sisällyttää salassa pidettäviä tietoja - esimerkiksi henkilöiden yksityisasioihin liittyviä asioita. Tällaisia viestejä varten organisaatiolla on käytössä kaksi salattua sähköpostia (kirjaamo ja hallinto- ja talousjohtaja). Lisäksi on muistettava, että ei välitetä toisen tyyliltään henkilökohtaiseksi määriteltävää viestiä ilman viestin kirjoittajan lupaa. Työntekijöiden ja työnantajan edustajista koostuva yhteistyötoimikunta on olennainen osa maakuntaliiton sisäisessä viestinnässä. 7 Palaute Maakuntaliitto pitää kaikkea palautetta arvokkaana. Viestintävälineet; lehdet, uutiskirjeet, verkkosivut ja sosiaalinen media, toteutetaan niin, että niissä tuodaan esille kuinka palautetta voi antaa. Palautetta voi jättää myös henkilökohtaisesti suoraan työntekijälle, puhelimitse, kirjeitse tai sähköpostitse. Jos palautteen antaja on jättänyt yhteystietonsa, on hyvien tapojen mukaista vastata hänelle, vaikka palautteessa ei suoranaisia kysymyksiä esitettäisikään. Suoriin kysymyksiin on sen sijaan aina vastattava. Mediaa, yleisönosastoja sekä internetiä ja sen keskustelupalstoja on seurattava mahdollisimman hyvin. Jos niissä esitetään omalla nimellä maakuntaliiton toimintaan liittyviä selkeitä kysymyksiä, niihin on pyrittävä vastaamaan. Nimettömiin, epämääräisiin ja asiattomiin väitteisiin ei sen sijaan ole tarkoituksenmukaista vastata. Jos tiedotusväline julkaisee virheellisen tai harhaanjohtavan tiedon, jolla on maakuntaliiton toiminnan kannalta merkitystä, kannattaa asia oikaista ensisijaisesti toimituksen kanssa neuvotellen. Kaikki palaute otetaan huomioon ja siihen reagoidaan mahdollisimman nopeasti. Saadut palautteet viedään johtoryhmän tietoon ja niistä informoidaan henkilöstöä viikkoinfossa. Palautteeseen vastaamista koordinoi viestintäpäällikkö. 10 (11)
8 Graafinen ohjeisto Visuaalinen ilme sisältää kaiken sen, mitä organisaatiosta näkyy ulospäin. Harkittu visuaalinen ilme on tärkeä mielikuvatekijä. Sillä luodaan viestinnälle ulkoinen yhtenäisyys ja tunnistettavuus. Visuaalinen ilme auttaa myös erottumaan muista organisaatioista. Graafinen ohjeisto tarjoaa raamit selkeiden viestien luomiselle ja helpottaa samalla viestijän arkea. Kaiken materiaalin, kuten esitteiden, verkkosivujen, julkaisujen, ilmoitusten ja messumateriaalin tulee noudattaa visuaalisen ilmeen ohjetta. Jokaisella maakunnalla, kunnalla ja kaupungilla on käytössään heraldinen tunnus eli vaakuna, jota käytetään virallisissa yhteyksissä. Pohjois-Karjalan vaakunan käytöstä päättää hallinto- ja talousjohtaja. Pohjois- Karjalan maakuntaliitolla on lisäksi käytössä oma logo, jossa yhdistyvät vaakuna ja organisaation nimi. Sen käyttöä hallinnoivat graafinen suunnittelija ja suunnitteluavustaja. Graafinen ohjeisto ja maakuntaliiton logo löytyvät maakuntaliiton verkkosivuilta. Rakennerahastohankkeiden viestinnän tueksi on TEM:n johdolla laadittu viestintäohje ja graafinen ohjeistus, jonka mukaisesti hankkeiden tulee toimia. 9 Kriisiviestintä Erityis- ja kriisitilanteet lisäävät tiedottamisen tarvetta. Tällaisia tilanteita voivat olla myös maakuntaliiton imagoon ja maineeseen liittyvät seikat. Kriisiviestintää tehdään normaaliajan viestinnän periaatteiden ja vastuiden mukaisesti. Viestintää kuitenkin tehostetaan. Erityistilanteesta on viipymättä ilmoitettava johdolle ja viestintäpäällikölle. Tiedonvälityksen on oltava nopeaa ja asiallista. Asianosaisten ja esimerkiksi omaisten tiedonsaannista samoin kuin tiedotusvälineiden palvelusta on huolehdittava. Viestinnän painopisteen tulee olla inhimillisissä arvoissa ja suuremman vaaran torjumisessa. Maakuntaliitto kertoo oma-aloitteisesti ja todenmukaisesti, mitä on tapahtunut ja mitä tilanteen korjaamiseksi tehdään. Toimintaohjeita annetaan aina tarvittaessa. Onnettomuustilanteessa tiedotusvastuu kuuluu pelastustöitä johtavalle viranomaiselle. 10 Seuranta Erityisesti viestintäpäällikön tehtävänä on seurata aktiivisesti maakuntaliiton viestinnän tuloksellisuutta. Seurantaa tehdään mm. yleisestä medianäkyvyydestä, mutta myös nettisivujen, sosiaalisen median ja uutiskirjeiden tehokkuudesta viestintävälineenä. Tarvittaessa viestinnän toimintatapoja muutetaan saatujen seurantatietojen perusteella. Sisäisen viestinnän toimivuuden seurannasta vastaavat organisaation johtajat. Keinona on mm. systemaattisesti toteutettava henkilöstökysely. Seurannan tavoitteena on myös hakea mahdollisimman kustannustehokkaita toimintatapoja. 11 (11)