Peruskäyttäjän käyttöohje TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 1
Sisällysluettelo 1. Perustiedot... 5 1.1 Asetukset... 5 1.1.1 Käyttäjäprofiili 5 1.1.2 Käyttäjätunnus ja salasana 5 1.1.3 Ruokavaliorajoitukset 5 1.2 Käyttöoikeudet... 5 1.3 Tilavarausnäytön asetukset... 6 1.4 Käyttöliittymä... 6 2. Tilavaraukset... 6 2. 1 Näkymät... 6 2.2 Päivän varaukset -näkymä... 7 2.2.1 Tilan varaaminen 7 2.2.2 Tilavarauksen avaaminen 7 2.1.3 Tilavarauksen muokkaaminen 7 2.1.4 Isännän/emännän vaihto 8 2.1.5 Henkilömäärä 8 2.1.7 Viesti neuvonnalle 9 2.1.8 Osallistujat 9 2.1.9 Tarjoilutilauksen liittäminen tilavaraukseen 9 2.1.10 Muu tarjoilupaikka 10 2.1.11 Tuotteiden lisääminen tarjoiluun 10 2.1.12 Tarjoilun tallentaminen 11 2.1.13 Henkilömäärän lisääminen tarjoilutilaukseen 11 2.1.14 Osallistujien lisääminen tarjoilutilaukseen 11 2.1.15 Osallistujien ruokavaliorajoitukset 12 2.1.16 Osallistujan poistaminen tarjoilutilauksesta 12 2.1.17 Isännän/emännän lisääminen osallistujaksi 12 2.1.18 Tarjoilutilauksen laskutustiedot ja laskentatunnisteet 12 2.1.19 Viestit tarjoilutilauksesta 12 2.1.20 Tarjoilutilaukseen uusien tarjoilujen lisääminen 13 2.1.21 Tarjoilutilauksen tallentaminen 13 2.1.22 Kalenterimerkintä tilaisuudesta osallistujille 13 2.1.23 Kalenterimerkinnän lähettäminen 14 2.1.24 Vakiovarauksen tekeminen 14 2.1.25 Tilavarauksen liittäminen vakiovaraukseen 14 2.1.26 Jos tilavarauksesta halutaan poistaa liitos vakiovaraukseen, valitaan pudotusvalikosta ensimmäinen rivi, jossa on merkkinä vain viiva ja tallennetaan tilavaraus. 15 2.1.27 Tilavarauksen siirtäminen 15 2.1.28 Tilavarauksen alkamis- ja päättymisajan muuttaminen 15 2.1.30 Tilavarauksen poistaminen 15 2.1.31 Tilavarauksen siirto tarjoiluineen 15 TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 2
2.1.32 Tilavarauksen kopiointi tarjoiluineen 16 2.1.33 Tilavarauksen poisto ja tarjoilutilauksen peruminen 16 2.1.34 Oletusisännän/emännän vaihtaminen 16 2.1.35 Työkalupalkit 17 2.1.36 Uusi vakiovaraus 17 2.1.37 Virkistä 17 2.1.38 Vaihda oletusisäntä/-emäntä 17 2.2 Varaukset aikavälillä -näkymä... 17 2.3 Omat varaukset -näkymä... 18 2.4 Vakiovaraukset -näkymä... 18 2.4.1 Vakiovarauksen tekeminen 18 3. Tarjoilutilaukset... 19 3.1 Tarjoilutilauksen tekeminen... 19 3.1.1 Oletusisännän/emännän vaihtaminen 19 3.1.2 Henkilömäärän lisääminen tarjoilutilaukseen 19 3.1.3 Tarjoilun lisääminen tarjoilutilaukseen 20 3.1.4 Ateriatyyppi 20 3.1.5 Muu tarjoilupaikka 20 3.1.6 Tuotteiden lisääminen tarjoiluun 20 3.1.7 Tarjoilun tallentaminen 20 3.1.8 Osallistujien lisääminen tarjoilutilaukseen 20 3.1.9 Osallistujien ruokavaliorajoitukset 21 3.1.10 Osallistujan poistaminen tarjoilutilauksesta 21 3.1.11 Isännän/emännän lisääminen osallistujaksi 21 3.1.12 Tarjoilutilauksen laskutustiedot ja laskentatunnisteet 21 3.1.13 Viestit tarjoilutilauksesta 21 3.1.14 Tarjoilutilaukseen uusien tarjoilujen lisääminen 21 3.1.15 Tarjoilun poistaminen tarjoilutilauksesta 21 3.1.16 Tarjoilutilauksen tallentaminen 22 3.2 Tarjoilutilauksen peruminen... 22 3.3 Tarjoilutilauksen kopioiminen... 22 3.4 Työkalupalkit... 22 3.4.1 Aikaväli 22 3.4.2 Toiminnot 22 3.4.3 Lisätoiminnot 22 3.4.4 Näkymä 22 3.4.5 Rajaukset 23 3.4.6 Käyttöoikeudet 23 3.4.7 Rajaa 23 4. Raportit... 24 4.1 Omat raporttipohjat... 24 4.1.1 Uuden raporttipohjan luominen 24 TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 3
4.1.2 Raporttipohjan poistaminen 25 4.2 Työlistan tulostaminen... 25 4.2.1 Tilausten merkitseminen toimitetuiksi 25 4.3 Raportteja tarjoilutilauksista... 26 4.3.1 Esimerkit: 26 4.3.2 Alv-raportti 27 4.3.4 Myyntiraportti 27 4.4 Raportteja tilavarauksista... 28 4.4.1 Koonti-raportti tilavarauksista 29 4.4.2 Esimerkit: 29 TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 4
1. Perustiedot Perustiedot-valikossa ylläpidetään ja hallitaan tietoja, joita käytetään muualla ohjelman toiminnoissa tarjoilutilauksissa, tilavarauksissa jne. Ohjelman pääkäyttäjällä on kaikki oikeudet ohjelman tietoihin kuten perustietoihin, kun taas esimerkiksi peruskäyttäjän oikeudet on rajattu vain tiettyihin ohjelman toimintoihin. Perustiedot sisältävät sekä yhteisiä että käyttäjäkohtaisia tietoja. Yhteisistä tiedoista vastaa ohjelman pääkäyttäjä. 1.1 Asetukset Asetukset-toiminto on käyttäjäkohtainen. Asetuksissa ylläpidetään käyttäjäprofiiliin liittyviä tietoja, voidaan antaa käyttöoikeuksia omiin tilavarauksiin/tarjoilutilauksiin toisille käyttäjille sekä määritellä, mitä tietoja Tilavaraukset-näkymässä oletuksena näytetään. 1.1.1 Käyttäjäprofiili 1.1.2 Käyttäjätunnus ja salasana Tunnus ja salasana, jolla ohjelmaan kirjaudutaan, voidaan antaa ja vaihtaa Käyttäjäprofiilivälilehdellä. Voit myös lisätä henkilönumeron, mutta sitä ei kysytä kirjauduttaessa. 1.1.3 Ruokavaliorajoitukset Käyttäjälle voidaan asettaa ruokavaliorajoitus pudotusvalikossa laittamalla rajoituksen kohdalla rastin ruutuun. Huomautukseen voit laittaa lisätietoja koskien henkilön ruokavaliorajoituksia. Henkilökohtaiset ruokavaliorajoitukset eivät näy muille käyttäjille. Jos henkilöllä on jokin ruokavaliorajoitus, tarjoilutilauksissa osallistujaksi liitetyn henkilön nimi näkyy punaisella ja Dieetit asetettu -kohdassa on rasti. Ainostaan keittiön tulostamissa tarjoilutilauksissa sekä työlistoissa on tilaukseen osallistuvan henkilön nimen perässä merkintä dieetistä. 1.2 Käyttöoikeudet Käyttöoikeudet-välilehdellä voidaan antaa muille käyttäjille oikeuden käsitellä omia tilauksia. Tällöin henkilö, jolle käyttöoikeus on annettu, pystyy käsittelemään sen henkilön tarjoilutilauksia, joka on antanut käyttöoikeuden omiin tilauksiinsa. Toisen henkilön tarjoilutilaukset saadaan näkyviin Tarjoilutilaukset-toiminnossa valitsemalla Rajaukset-ryhmässä Käyttöoikeudet-pudotusvalikosta henkilön nimi, jonka varauksia halutaan käsitellä. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 5
1.3 Tilavarausnäytön asetukset Tällä välilehdellä voit muokata tilanvarausnäytöllä näkyviä ominaisuuksia. Voit esimerkiksi valita, että mitkä tiedot näkyvät tilanvarauksen varaustiedoissa sekä huonetiedoissa. Tietojen esiintymisjärjestystä voit muuttaa valikon alanuolien avulla. 1.4 Käyttöliittymä Voit muokata yhtiön, yksikön tai vastuualueen nimen näkyvyyttä. Vaihtoehtoina nimi, lyhytnimi tai molemmat. 2. Tilavaraukset Tilavaraukset - toiminto avataan Toiminnot-valikosta Tilavaraukset -kohdasta. Tilavaraukset - näytöllä käsitellään huonetilojen varauksia. Jotkut huoneet saattavat olla varauksien osalta ajallisesti rajattuja. Joidenkin huoneiden osalta varausoikeus voi olla rajattu vain tiettyihin henkilöihin. Huonetilojen rajauksista vastaa ohjelman pääkäyttäjä. 2. 1 Näkymät Tilavarauksia voidaan käsitellä neljän eri näkymän avulla päiväkohtaisesti, valitun aikavälin varauksia, pelkästään omia varauksia tai vakiovarauksia. Kukin näkymä sisältää hieman toisistaan poikkeavia toimintoja. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 6
2.2 Päivän varaukset -näkymä Päivän varaukset -näkymässä voidaan selata päivä-, toimitalo-, huoneryhmä-, huoneet sekä varustekohtaisesti tilojen tietoja, niiden varaustilanteita, tehdä tilavarauksia sekä vakiovarauksia, muokata niitä ja poistaa. Myös varaustietoihin tallentuva tilan varaaja (isäntä/emäntä) voidaan vaihtaa tällä näytöllä. 2.2.1 Tilan varaaminen Tila varataan maalaamalla varausaika tilan kohdalla ja valitaan hiiren oikean painikkeen takaa Uusi tilavaraus. Ohjelma tallentaa automaattisesti isännäksi/emännäksi varauksen tekijän tai henkilön, joka on määritetty oletusisännäksi/-emännäksi. Isäntä/emäntä voidaan vaihtaa tilavarauksen muokkaustoiminnossa. 2.2.2 Tilavarauksen avaaminen Tilavaraus avataan tuplaklikkaamalla tilavarausta tai valitsemalla hiiren oikean painikkeen takaa Avaa tilavaraus. Vaihtoehtoisesti tilavaraus voidaan avata myös Toiminnot -työkalupalkin Avaa tilavaraus -painikkeella. 2.1.3 Tilavarauksen muokkaaminen Tilavarauksen tiedot täydennetään [Muokkaa] Tilavaraus -lomakkeella. Lomakkeella voidaan muuttaa tilaisuuden alkamis-/päättymisaikaa, liittää laskutustiedot, osallistujat ja tarjoilutilauksia, kirjoittaa neuvonnalle viestin, vaihtaa tilaisuuden isäntä/emäntä sekä lähettää osallistujille kalenterimerkinnän tilaisuudesta. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 7
Tallenna-painikkeella tallennetaan tehdyt muutokset. Huom! Muutokset eivät tallennu ohjelmaan, jos lomake suljetaan punaisella rastilla. 2.1.4 Isännän/emännän vaihto Tilavarauksen tekemisen yhteydessä varaukseen tallentunut Isäntä/emäntä voidaan vaihtaa toiseksi henkilöksi vaihda -painikkeen kautta. 2.1.5 Henkilömäärä Henkilömäärä-kenttään voidaan kirjoittaa tilaisuuteen osallistuvien henkilöiden lukumäärä. Lukumäärä voi olla suurempi kuin tilavaraukseen liitettyjen osallistujien määrä, sillä aina ei etukäteen tiedetä tilaisuuteen osallistuvien henkilöllisyyttä. Jos tilavaraukseen liitettyjen osallistujien lukumäärä ylittää Henkilömäärä-kenttään annetun lukumäärän, ohjelma muuttaa kentän lukumäärän automaattisesti vastaamaan osallistujien lukumäärää. 2.1.6 Laskutustiedot Laskutustietoihin täydennetään tarvittavat tiedot. Tilavarausta ei voida tallentaa ennen kuin kaikki pakolliset laskutustiedot on annettu. Ohjelman pääkäyttäjä määrittää, mitkä laskentatunnisteet ovat pakollisia tietoja. Tunnisteen voi valita joko valmiiksi pudotusvalikossa olevista tunnisteista tai, jos vaihtoehtoja ei ole erikseen määritelty, voidaan tunniste kirjoittaa suoraan kenttään. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 8
2.1.7 Viesti neuvonnalle Viesti neuvonnalle -kenttään voidaan kirjoittaa tilaisuuteen liittyviä tietoja neuvontaa varten. 2.1.8 Osallistujat Osallistujat lisätään tilavaraukseen Poimi osallistujat -listalta maalaamalla valitut osallistujat ja valitsemalla Lisää. Osallistujat voidaan lisätä myös yksitellen tuplaklikkaamalla valitun nimen kohdalla. Lista on jaettu Henkilöt-, Omat- ja Vieraat -näkymiin. Henkilöt -näkymä sisältää kaikki konsernin henkilöt. Vieraat -näkymässä on käyttäjän lisäämät henkilökohtaiset vieraat. Tarvittaessa uusi vieras voidaan tallentaa ohjelmaan suoraan Vieraat -näkymässä, eikä sitä siten tarvitse käydä erikseen perustamassa Perustiedot-valikossa Vieraat-toiminnossa. Omat -näkymä sisältää käyttäjän itse nimeämien ryhmien alle poimitut konsernin henkilöt. Tällaisia ryhmiä voisivat olla esimerkiksi johtoryhmä tai myyntiryhmä. Ryhmät näkyvät vain kyseiselle käyttäjälle. Ryhmät luodaan Perustiedot-valikossa Henkilöt: oma lista -toiminnossa. Tilavaraukseen liitettyjen osallistujien lukumäärä tulee näkyviin Henkilöt-kenttään, jos Henkilötkenttään ei ole erikseen annettu lukumäärää tai se on pienempi kuin tilavaraukseen liitettyjen osallistujien määrä. Osallistuja poistetaan tilavarauksesta osallistujan ollessa listalla valittuna joko näppäimistön Delete-näppäimellä tai Osallistujat työkalupalkista valitsemalla Poista osallistuja. 2.1.9 Tarjoilutilauksen liittäminen tilavaraukseen Tilavaraukseen voidaan liittää uusi tarjoilutilaus [Muokkaa] Tilavaraus -näytöllä. Tarjoilutilaustyökalupalkista valitaan Uusi tarjoilutilaus. Tarjoilu-näytöllä valitaan kellonaika, milloin tarjoilu tulee toteuttaa ja Ateriatyyppi esim. lounas, kokouskahvi jne. Huom! Ateriatyyppi tulee valita ennen tuotteiden poimintaa. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 9
2.1.10 Muu tarjoilupaikka Muu tarjoilupaikka -kenttään voidaan tarvittaessa kirjoittaa tilan nimi, joka ei ole yleisesti Tilavaraus-toiminnon ja Tilaxin kautta varattavissa. Tällainen voisi olla esim. aula, henkilön työhuone tai kesäterassi. Vastaavasti Muu tarjoilupaikka -kenttään voidaan kirjoittaa keittiölle tiedoksi esim. nouto, jos tilatut tarjoilut noudetaan itse. Muu tarjoilupaikka -kenttään voidaan hakea tila myös Tilavaraus -työkalupalkin Muun huonetilan poiminta -painikkeen kautta. 2.1.11 Tuotteiden lisääminen tarjoiluun Tarjoiltavat tuotteet lisätään tarjoiluun Tuotteet-listalta joko tuplaklikkaamalla tuotetta tai valitsemalla listalta tuotteita, jonka jälkeen painetaan Lisää valitut -painiketta. Tarjoilu-näytön tuotelistan Tilattu-kenttään tulee automaattisesti osallistujien lukumäärän mukaan tuotteiden tilausmäärä. Määrää voi vapaasti muuttaa tuplaklikkaamalla saraketta ja antamalla uuden arvon. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 10
Tuotteet-listaa voidaan ryhmitellä aakkosjärjestykseen laskevasti tai nousevasti klikkaamalla Nimiriviä. Tuotteet-listan yläosan Etsi-toiminnon avulla voidaan usealla eri tavalla hakea tuotteita. Jos Tuotteet-lista ei ole näkyvissä, sen saa esiin valitsemalla Tuotteet-työkalupalkista Tuotteiden poiminta. Tuotteita voidaan lisätä tarjoiluun myös Pikatuotevalinta-työkalupalkista. Pikatuotevalintalistan sisällöstä vastaa keittiön henkilökunta. Tuotteita voidaan poistaa tarjoilutilauksesta valitsemalla tuote ja painamalla näppäimistöllä Delete tai Tuotteet-työkalupalkista Poista tuote. 2.1.12 Tarjoilun tallentaminen Tarjoilu tallennetaan valitsemalla Tarjoilu-työkalupalkista OK. Ohjelma palaa [Muokkaa] Tarjoilutilaus -näytölle, jossa täydennetään tarjoilutilauksen tietoja. 2.1.13 Henkilömäärän lisääminen tarjoilutilaukseen Henkilöitä-kenttään voidaan antaa tarjoilutilaukseen osallistuvien henkilöiden lukumäärä, jolloin ohjelma laskee automaattisesti lukumäärän mukaisesti tuotteiden rivihinnan. Jos Henkilöitä-kenttään ei anneta mitään arvoa, laskee ohjelma tuotteiden rivihinnan tilavaraukseen tai tarjoilutilaukseen liitettyjen osallistujien määrän mukaisesti. Jos Henkilöitä-kenttään on annettu pienempi lukumäärä kuin osallistujia on liitetty tarjoilutilaukseen, ohjelma laskee tuotteiden rivihinnan liitettyjen osallistujien mukaisesti sekä muuttaa Henkilöitä-kenttään tilaukseen liitettyjen osallistujien lukumäärän. 2.1.14 Osallistujien lisääminen tarjoilutilaukseen Osallistujat-välilehdellä liitetään tarjoilutilaisuuteen osallistuvat henkilöt. Osallistujat lisätään tarjoilutilaisuuteen Poimi osallistujat -listalta maalaamalla valitut osallistujat ja valitsemalla Lisää. Osallistujat voidaan lisätä myös yksitellen tuplaklikkaamalla valitun nimen kohdalla. Lista on jaettu Henkilöt-, Omat- ja Vieraat -näkymiin. Henkilöt -näkymä sisältää kaikki konsernin henkilöt. Omat -näkymä sisältää käyttäjän itse nimeämien ryhmien alle poimitut konsernin henkilöt. Tällaisia ryhmiä voisivat olla esimerkiksi johtoryhmä tai myyntiryhmä. Ryhmät näkyvät vain kyseiselle käyttäjälle. Ryhmät luodaan Perustiedot-valikossa Henkilöt: oma lista -toiminnossa. Vieraat -näkymässä on käyttäjän lisäämät henkilökohtaiset vieraat. Tarvittaessa uusi vieras voidaan tallentaa ohjelmaan suoraan Vieraat -näkymässä, eikä sitä siten tarvitse käydä erikseen perustamassa Perustiedot-valikossa Vieraat-toiminnossa. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 11
Tarjoilutilaukseen liitettyjen osallistujien lukumäärä tulee näkyviin Henkilöt-kenttään, jos Henkilötkenttään ei ole erikseen annettu lukumäärää tai se on pienempi kuin tarjoilutilaisuuteen osallistuvien henkilöiden määrä. 2.1.15 Osallistujien ruokavaliorajoitukset Tarjoilutilaukseen liitetyille osallistujille voidaan lisätä ruokavaliorajoituksia pudotusvalikosta. Henkilö, jolle ruokavaliorajoitukset on lisätty pääkäyttäjän toimesta, näkyy Osallistujat -listalla punaisella korostettuna ja Dieetit asetettu -kohdassa on rasti ruudussa. Henkilölle pääkäyttäjän asettamat ruokavaliorajoitukset eivät näy muille käyttäjille. 2.1.16 Osallistujan poistaminen tarjoilutilauksesta Osallistuja poistetaan tarjoilutilauksesta osallistujan ollessa listalla valittuna joko näppäimistön Delete-näppäimellä tai Osallistujat työkalupalkista valitsemalla Poista osallistuja. 2.1.17 Isännän/emännän lisääminen osallistujaksi Tilaisuuden isäntä/emäntä voidaan lisätä osallistujaksi pikatoiminnon avulla Osallistujat - työkalupalkissa. 2.1.18 Tarjoilutilauksen laskutustiedot ja laskentatunnisteet Laskutustietoihin täydennetään tarvittavat tiedot. Tarjoilutilausta ei voida tallentaa ennen kuin kaikki pakolliset laskutustiedot on annettu. Ohjelman pääkäyttäjä määrittää, mitkä laskentatunnisteet ovat pakollisia tietoja. Tunnisteen voi valita joko valmiiksi pudotusvalikossa olevista tunnisteista tai, jos vaihtoehtoja ei ole erikseen määritelty, voidaan tunniste kirjoittaa suoraan kenttään. 2.1.19 Viestit tarjoilutilauksesta Viestit -välilehdellä voidaan kirjoittaa tarjoilutilauksesta lisätietoja keittiölle, neuvonnalle sekä yleisesti. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 12
2.1.20 Tarjoilutilaukseen uusien tarjoilujen lisääminen Tarjoilutilaukseen voidaan tehdä lisää uusia tarjoiluja rajattomasti valitsemalla Tarjoilut - työkalupalkista Lisää tarjoilu. 2.1.21 Tarjoilutilauksen tallentaminen Tarjoilutilaus tallennetaan Toiminnot -työkalupalkista valitsemalla tallenna. Ohjelma palaa Tilavaraus -näytölle. 2.1.22 Kalenterimerkintä tilaisuudesta osallistujille Tilaisuudesta voidaan lähettää tapahtuman osallistujille sähköpostin välityksellä kalenterimerkintä osallistujien omiin kalentereihin. Viesti-kenttään voidaan kirjoittaa vapaamuotoinen viesti tai siihen voidaan kopioida oletusviesti Kalenteri-työkalupalkista valitsemalla Luo oletusviesti -painikkeella. Oletusviesti-toiminto kopioi viesti-kenttään tilaisuuden isännän/emännän sekä osallistujat. Näitä tietoja voidaan vapaasti muuttaa ennen viestin lähettämistä osallistujille. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 13
2.1.23 Kalenterimerkinnän lähettäminen Viesti tilaisuuden osallistujille lähetetään Lähetä sähköposti osallistujille -toiminnon kautta. Toiminto avataan valitsemalla Kalenterimerkintä-työkalupalkista Lähetä osallistujille. Ohjelma antaa automaattisesti ilmoituksen, jos osallistujilta puuttuu sähköpostiosoite. Avautuneella Lähetä sähköposti osallistujille -näytöllä täydennetään tarvittavat tiedot. Puuttuvat sähköpostiosoitteet lisätään kirjoittamalla osoite Vastaanottaja -työkalupalkin kenttään ja valitsemalla Lisää. Tarvittaessa sähköpostiosoite poistetaan valitsemalla osoite Vastaanottajat-listasta ja valitsemalla Vastaanottaja -työkalupalkista Poista. Kalenterimerkintä lähetetään sähköpostitse osallistujille valitsemalla Toiminnot-työkalupalkista Lähetä. Kun viesti on lähetetty, Lähetä sähköposti osallistujille -näyttö sulkeutuu automaattisesti. 2.1.24 Vakiovarauksen tekeminen Usein toistuvasta tilaisuudesta esimerkiksi kurssista voidaan tehdä halutulle ajanjaksolle vakiovaraus. Tällöin tehdään normaalisti tilavaraus kaikkine tarvittavine tietoineen ja tarjoiluineen. Tämän jälkeen valitaan Vakiovaraus-työkalupalkista Uusi vakiovaraus. Avautuneella näytöllä määritetään kuinka usein ja millä aikavälillä tilaisuus toistuu sekä annetaan vakiovaraukselle nimi esim. Englannin kurssi. Ohjelma luo vakiovaraukset valituille ajankohdille Toista-painikkeella. Tehdyt varaukset sisältävät täsmälleen samat tiedot kuin alkuperäinen tilavaraus vierailijoineen jatarjoiluineen. Ohjelma varoittaa automaattisesti, jos jollekin valitulle ajankohdalle tilavarausta ei voida tehdä. Varoitus-näytöllä Details-painikkeen takaa saadaan tarkempi listaus siitä, mille aikavälille tilavarauksen tekeminen epäonnistui. Vakiovaraus voidaan tehdä myös Päivän varaukset - ja Vakiovaraukset-näkymässä. 2.1.25 Tilavarauksen liittäminen vakiovaraukseen Yksittäisiä tilavarauksia voidaan liittää olemassa olevaan vakiovaraukseen. Ohjelma kopioi vakiovarauksen nimen esim. Englannin kurssi kyseiseen tilavaraukseen. Tilavaraus liitetään vakiovaraukseen [Muokkaa] Tilavaraus -näytöllä. Vakiovaraus-työkalupalkissa valitaan pudotusvalikosta vakiovaraus esim. Englannin kurssi, johon tilavaraus halutaan liittää. Vakiovarauksen poistaminen tilavarauksesta TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 14
2.1.26 Jos tilavarauksesta halutaan poistaa liitos vakiovaraukseen, valitaan pudotusvalikosta ensimmäinen rivi, jossa on merkkinä vain viiva ja tallennetaan tilavaraus. 2.1.27 Tilavarauksen siirtäminen Tilavaraus voidaan siirtää sellaisenaan toiselle alkamisajankohdalle, päivälle tai kokonaan toiseen tilaan ja päivälle. Tilavaraus siirretään valitsemalla Päivän varaukset -näkymän huonetiloja ja kellonaikoja sisältävältä listalta tilavaraus ja valitsemalla hiiren oikean painikkeen takaa Leikkaa. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus siirretään ja valitaan hiiren oikean painikkeen takaa Liitä. Vastaavasti tilavaraus voidaan siirtää valitsemalla varattu tila ja Toiminnot-työkalupalkista Leikkaa. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus siirretään ja valitaan Toiminnot-työkalupalkista Liitä. 2.1.28 Tilavarauksen alkamis- ja päättymisajan muuttaminen Tilavarauksen alkamisaikaa voidaan vaihtaa siirtämällä huonetiloja ja kellonaikoja sisältämällä listalla vartun tilauksen leikkaa/kopio -toimintojen avulla. Jos halutaan vaihtaa sekä alkamis- että päättymisaikaa, tulee tilavaraus avata ja [Muokkaa] Tilavaraus -näytöllä Pvm-kohdassa vaihtaa ajankohdat. 2.1.29Tilavarauksen kopiointi Tilavaraus voidaan kopioida sellaisenaan toiselle alkamisajankohdalle, päivälle tai kokonaan toiseen tilaan ja päivälle. Tilavaraus kopioidaan valitsemalla Päivän varaukset -näkymän huonetiloja ja kellonaikoja sisältävältä listalta tilavaraus ja valitsemalla hiiren oikean painikkeen takaa Kopioi. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus siirretään ja valitaan hiiren oikean painikkeen takaa Liitä. Vastaavasti tilavaraus voidaan kopioida valitsemalla varattu tila ja Toiminnot-työkalupalkista Kopioi. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus kopioidaan ja valitaan Toiminnot-työkalupalkista Liitä. 2.1.30 Tilavarauksen poistaminen Tilavaraus poistetaan Päivän varaukset -näkymän huonetiloja ja kellonaikoja sisältävältä listalta valitsemalla varaus, joka halutaan poistaa ja hiiren oikean painikkeen takaa valitsemalla Poista tilavaraus. Vaihtoehtoisesti tilavaraus voidaan poistaa myös Toiminnot -työkalupalkin Poista tilavaraus -painikkeella poistettavan varauksen ollessa valittuna. 2.1.31 Tilavarauksen siirto tarjoiluineen Tilavaraus voidaan siirtää tarjoiluineen toiselle alkamisajankohdalle, päivälle tai kokonaan toiseen tilaan ja päivälle. Tilavaraus siirretään valitsemalla Päivän varaukset -näkymän huonetiloja ja kellonaikoja sisältävältä listalta tilavaraus ja valitsemalla hiiren oikean painikkeen takaa Leikkaa tarjoiluineen. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus siirretään ja valitaan hiiren oikean painikkeen takaa Liitä. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 15
Vastaavasti tilavaraus voidaan siirtää valitsemalla varattu tila ja Toiminnot-työkalupalkista Leikkaa. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus siirretään ja valitaan Toiminnot-työkalupalkista Liitä. Kyseiseen tilavaraukseen liitetyt tarjoilut siirtyvät tilavarauksen mukana uuteen tilaan ja/tai ajankohdalle. Jos tilavaraukseen liitetty tarjoilutilaus sisältää tarjoiluja, jotka on liitetty eri tilaan, jäävät normaalisti voimaan. 2.1.32 Tilavarauksen kopiointi tarjoiluineen Tilavaraus voidaan kopioida tarjoiluineen toiselle alkamisajankohdalle, päivälle tai kokonaan toiseen tilaan ja päivälle. Tilavaraus kopioidaan valitsemalla Päivän varaukset -näkymän huonetiloja ja kellonaikoja sisältävältä listalta tilavaraus ja valitsemalla hiiren oikean painikkeen takaa Kopioi tarjoiluineen. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus siirretään ja valitaan hiiren oikean painikkeen takaa Liitä. Vastaavasti tilavaraus voidaan kopioida valitsemalla varattu tila ja Toiminnot-työkalupalkista Kopioi. Tämän jälkeen valitaan huonetila ja tilaisuuden alkamisajankohta, johon tilaus kopioidaan ja valitaan Toiminnot-työkalupalkista Liitä. Tilavarauksen kopiointi tarjoiluineen kopioi kyseiseen tilavaraukseen liitetyt tarjoilut uuteen tilavaraukseen. Jos kopioitava tilavaraus on liitetty tarjoilutilaukseen, jossa on tarjoiluja joihinkin muihinkin tiloihin, nämä tarjoilut eivät kopioidu tilavarauksen kopioinnin yhteydessä. 2.1.33 Tilavarauksen poisto ja tarjoilutilauksen peruminen Tilavaraus, johon on liitetty tarjoilutilaus, voidaan poistaa ja samanaikaisesti perua tarjoilutilaus. Varaus poistetaan valitsemalla varaus, joka halutaan poistaa ja hiiren oikean painikkeen takaa valitsemalla Poista tilavaraus. Vaihtoehtoisesti tilavaraus voidaan poistaa myös Toiminnot - työkalupalkin Poista tilavaraus -painikkeella poistettavan varauksen ollessa valittuna. Jos tilavaraukseen liitetty tarjoilutilaus sisältää useita tarjoiluja, voidaan perua joko vain kyseisen tilan osalta tarjoilu tai tarvittaessa voidaan poistaa kaikki tarjoiluihin liitetyt tilavaraukset samalla kertaa. 2.1.34 Oletusisännän/emännän vaihtaminen Tilavarauksen isännäksi/emännäksi tallentuu automaattisesti tilavarauksen tekijä. Varaukseen oletuksena tallentuva isäntä/emäntä voidaan vaihtaa joksikin toiseksi henkilöksi Toiminnottyökalupalkin Vaihda oletusisäntä/-emäntä -painikkeen kautta. Oletusisäntä/-emäntä voidaan vaihtaa myös Perustiedot/Asetukset-toiminnon kautta. Asetuksetnäytöllä Oletusisäntä/-emäntä-kenttään valitaan Poimi-painikkeen kautta avautuneelta listalta uusi isäntä/emäntä. Oletusisännän/-emännän valinnan jälkeen tulee muistaa tallentaa muutokset. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 16
2.1.35 Työkalupalkit Kalenteri Tilavaraus-näkymää voidaan vaihdella valitsemalla kalenterista päivämäärä ja kalenterin alapuolelta aikaväli. Rajaukset Rajauksilla voidaan selata tilavaraus-näkymän tiloja toimitalo-, huoneryhmä-, huoneet- ja varusteet -kohtaisesti. Toiminnot Toiminnot -työkalupalkin sisältö vaihtelee sen mukaan, mitä huoneiden kalenterinäkymässä on sillä hetkellä valittuna. Seuraavat valinnat näkymässä vaikuttavat työkalupalkin toimintojen sisältöön: huonetila, johon on liitetty pelkkä tilavaraus, huonetila, johon on liitetty tilavaraus sekä tarjoilutilaus, huonetila, johon ei ole tehty varausta. 2.1.36 Uusi vakiovaraus Usein toistuvasta tilaisuudesta esimerkiksi kurssista voidaan tehdä halutulle ajanjaksolle vakiovaraus. Ohjelma kopioi tehdystä tilavarauksesta kaikkine tietoineen vakiovarauksen valitulle aikavälille ja päiville. Uusi vakiovaraus tehdään Päivän varaukset -näkymässä ja siellä valitaan tilavaraus, josta halutaan kopioida vakiovaraus valitulle aikavälille. Tämän jälkeen valitaan Vakiovaraus-työkalupalkista Uusi vakiovaraus. Avautuneella näytöllä määritetään kuinka usein ja millä aikavälillä tilaisuus toistuu sekä annetaan vakiovaraukselle nimi esim. Englannin kurssi. Ohjelma luo vakiovaraukset valituille ajankohdille Tallenna-painikkeella. Tehdyt varaukset sisältävät täsmälleen samat tiedot kuin alkuperäinen tilavaraus vierailijoineen, tarjoiluineen jne. Ohjelma varoittaa automaattisesti, jos jollekin valitulle ajankohdalle tilavarausta ei voida tehdä. Varoitus-näytöllä Details-painikkeen takaa saadaan tarkempi listaus siitä, mille aikavälille tilavarauksen tekeminen epäonnistui. 2.1.37 Virkistä Virkistä-painikkeella voidaan päivittää Tilavaraukset-näyttö näyttämään nykyhetken tilanteen. Painiketta voidaan käyttää mm. silloin, kun Tilavaraukset-näytöllä on viivytty pitkään ja halutaan nähdä, ovatko muut ohjelman käyttäjät tehneet muutoksia varaustilanteisiin. 2.1.38 Vaihda oletusisäntä/-emäntä Tilavaraukseen oletuksena tallentuva isäntä/emäntä voidaan vaihtaa joksikin toiseksi henkilöksi Toiminnot-työkalupalkin Vaihda oletusisäntä/-emäntä -painikkeen kautta. 2.2 Varaukset aikavälillä -näkymä Varaukset aikavälillä -välilehdellä voi selata tehtyjä varauksia, tehdä uusia tai tulostaa tehdyistä varauksista listauksen. Varaukset aikavälillä -näkymää voidaan rajata usealla eri kriteerillä Rajaukset-työkalupalkin toimintojen avulla. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 17
2.3 Omat varaukset -näkymä Omat varaukset -näkymässä voidaan selata ja käsitellä vain omia tilavarauksia valitulta aikaväliltä. 2.4 Vakiovaraukset -näkymä Vakiovaraukset -näkymässä voidaan selata valitulta aikaväliltä vakiovarauksia, muokata niitä, poistaa sekä tehdä uusia vakiovarauksia. 2.4.1 Vakiovarauksen tekeminen Uusi vakiovaraus -lomakkeella määritetään aikaväli, jolloin varaus on voimassa ja annetaan vakiovarauksen nimi esim. Englannin kurssi. Varaukselle voidaan tarvittaessa vaihtaa toinen vastuuhenkilö. Tallentamisen jälkeen varauksen otsikkotieto näkyy varaukset listassa ja siihen voidaan vapaasti liittää esim. Päivän varaukset -näkymässä tilavarauksia. Yleensä uusia vakiovarauksia ei tehdä tämän toiminnon kautta vaan Tilavaraukset-toiminnossa (ks. Tilavaraukset/Vakiovarauksen tekeminen). TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 18
3. Tarjoilutilaukset Tarjoilutilauksen voi tehdä kahdella eri tavalla: joko suoraan varattuun tilaan Tilavarauksettoiminnon kautta tai erikseen Tarjoilutilaukset-toiminnossa. Tarjoilutilaukset-toiminto avataan Toiminnot-valikosta Tarjoilutilaukset-kohdasta. 3.1 Tarjoilutilauksen tekeminen Toiminnot-työkalupalkista valitaan Uusi tai tarjoilutilauslistan päällä valitaan hiiren oikean painikkeen takaa Uusi. 3.1.1 Oletusisännän/emännän vaihtaminen Tarjoilutilaukseen oletuksena tallentuva isäntä/emäntä voidaan vaihtaa isäntä/emäntä-kentän vieressä olevan painikkeen kautta. 3.1.2 Henkilömäärän lisääminen tarjoilutilaukseen Henkilöitä-kenttään voidaan antaa tarjoilutilaukseen osallistuvien henkilöiden lukumäärä, jolloin ohjelma laskee automaattisesti määrän mukaisesti tuotteiden rivihinnan. Jos Henkilöitä-kenttään ei anneta mitään arvoa, laskee ohjelma tuotteiden rivihinnan tarjoilutilaukseen liitettyjen osallistujien määrän mukaisesti. Jos Henkilöitä-kenttään on annettu pienempi lukumäärä kuin osallistujia on liitetty tarjoilutilaukseen, ohjelma laskee tuotteiden rivihinnan liitettyjen osallistujien mukaisesti sekä muuttaa Henkilöitä-kenttään tilaukseen liitettyjen osallistujien lukumäärän. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 19
3.1.3 Tarjoilun lisääminen tarjoilutilaukseen Tarjoilu lisätään tarjoilutilaukseen joko tuplaklikkaamalla Tarjoilu-välilehden listanäytöllä tai valitsemalla Tarjoilut-työkalupalkista Lisää tarjoilu. 3.1.4 Ateriatyyppi Ateriatyyppi valitaan ennen tuotteiden lisäämistä tarjoiluun. Ateriatyyppi määrittää, milloin tilaus on myöhässä. Keittiö vastaa ateriatyyppiin sidotuista tilausaikojen määrittämisestä. Tarjoilua ei voi tallentaa ilman ateriatyypin valintaa. 3.1.5 Muu tarjoilupaikka Muu tarjoilupaikka -kenttään voidaan tarvittaessa kirjoittaa tilan nimi, joka ei ole yleisesti Tilavaraus-toiminnon ja TILAX:n kautta varattavissa. Tällainen voisi olla esim. aula, henkilön työhuone tai kesäterassi. Vastaavasti Muu tarjoilupaikka -kenttään voidaan kirjoittaa keittiölle tiedoksi esim. nouto, jos tilatut tarjoilut noudetaan itse. Muu tarjoilupaikka -kenttään voidaan hakea tila myös Tilavaraus -työkalupalkin Muun huonetilan poiminta -painikkeen kautta. 3.1.6 Tuotteiden lisääminen tarjoiluun Tarjoiltavat tuotteet lisätään tarjoiluun Tuotteet-listalta joko tuplaklikkaamalla tuotetta tai valitsemalla listalta tuotteita, jonka jälkeen painetaan Lisää valitut -painiketta. Tarjoilu-näytön tuotelistan Tilattu-kenttään tulee automaattisesti osallistujien lukumäärän mukaan tuotteiden tilausmäärä. Määrää voi vapaasti muuttaa tuplaklikkaamalla saraketta ja antamalla uuden arvon. Tuotteet-listaa voidaan ryhmitellä aakkosjärjestykseen laskevasti tai nousevasti klikkaamalla Nimiriviä. Tuotteet-listan yläosan Etsi-toiminnon avulla voidaan usealla eri tavalla hakea tuotteita. Jos Tuotteet-lista ei ole näkyvissä, sen saa esiin valitsemalla Tuotteet-työkalupalkista Tuotteiden poiminta. Tuotteita voidaan lisätä tarjoiluun myös Vakiotuotteet-työkalupalkista. Vakiotuotevalintalistan sisällöstä vastaa keittiön henkilökunta. Tuotteita voidaan poistaa tarjoilutilauksesta valitsemalla tuote ja painamalla näppäimistöllä Delete tai Tuotteet-työkalupalkista Poista tuote. 3.1.7 Tarjoilun tallentaminen Tarjoilu tallennetaan valitsemalla Tarjoilu-työkalupalkista OK. Ohjelma palaa [Uusi] Tarjoilutilaus - näytölle, jossa täydennetään tarjoilutilauksen tietoja. 3.1.8 Osallistujien lisääminen tarjoilutilaukseen Osallistujat-välilehdellä liitetään tarjoilutilaisuuteen osallistuvat henkilöt. Osallistujat lisätään tarjoilutilaisuuteen Poimi osallistujat -listalta maalaamalla valitut osallistujat ja valitsemalla Lisää. Osallistujat voidaan lisätä myös yksitellen tuplaklikkaamalla valitun nimen kohdalla. Lista on jaettu Henkilöt-, Omat- ja Vieraat -näkymiin. Henkilöt -näkymä sisältää kaikki konsernin henkilöt. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 20
Omat -näkymä sisältää käyttäjän itse nimeämien ryhmien alle poimitut konsernin henkilöt. Tällaisia ryhmiä voisivat olla esimerkiksi johtoryhmä tai myyntiryhmä. Ryhmät näkyvät vain kyseiselle käyttäjälle. Ryhmät luodaan Perustiedot-valikossa Henkilöt: oma lista -toiminnossa. Vieraat -näkymässä on käyttäjän lisäämät henkilökohtaiset vieraat. Tarvittaessa uusi vieras voidaan tallentaa ohjelmaan suoraan Vieraat -näkymässä, eikä sitä siten tarvitse käydä erikseen perustamassa Perustiedot-valikossa Vieraat-toiminnossa. Tarjoilutilaukseen liitettyjen osallistujien lukumäärä tulee näkyviin Henkilöt-kenttään, jos Henkilötkenttään ei ole erikseen annettu lukumäärää tai se on pienempi kuin tarjoilutilaisuuteen osallistuvien henkilöiden määrä. 3.1.9 Osallistujien ruokavaliorajoitukset Tarjoilutilaukseen liitetyille osallistujille voidaan lisätä ruokavaliorajoituksia pudotusvalikosta. Henkilö, jolle ruokavaliorajoitukset on lisätty pääkäyttäjän toimesta, näkyy Osallistujat -listalla punaisella korostettuna ja Dieetit asetettu -kohdassa on rasti ruudussa. Henkilölle pääkäyttäjän asettamat ruokavaliorajoitukset eivät näy muille käyttäjille. 3.1.10 Osallistujan poistaminen tarjoilutilauksesta Osallistuja poistetaan tarjoilutilauksesta osallistujan ollessa listalla valittuna joko näppäimistön Delete-näppäimellä tai Osallistujat työkalupalkista valitsemalla Poista osallistuja. 3.1.11 Isännän/emännän lisääminen osallistujaksi Tilaisuuden isäntä/emäntä voidaan lisätä osallistujaksi pikatoiminnon avulla Osallistujat - työkalupalkissa. 3.1.12 Tarjoilutilauksen laskutustiedot ja laskentatunnisteet Laskutustietoihin täydennetään tarvittavat tiedot. Tarjoilutilausta ei voida tallentaa ennen kuin kaikki pakolliset laskutustiedot on annettu. Ohjelman pääkäyttäjä määrittää, mitkä laskentatunnisteet ovat pakollisia tietoja. Tunnisteen voi valita joko valmiiksi pudotusvalikossa olevista tunnisteista tai, jos vaihtoehtoja ei ole erikseen määritelty, voidaan tunniste kirjoittaa suoraan kenttään. 3.1.13 Viestit tarjoilutilauksesta Viestit -välilehdellä voidaan kirjoittaa tarjoilutilauksesta lisätietoja keittiölle, neuvonnalle sekä yleisesti. 3.1.14 Tarjoilutilaukseen uusien tarjoilujen lisääminen Tarjoilutilaukseen voidaan tehdä lisää uusia tarjoiluja rajattomasti valitsemalla Tarjoilut - työkalupalkista Lisää tarjoilu tai tuplaklikkaamalla Tarjoilut-listaa. 3.1.15 Tarjoilun poistaminen tarjoilutilauksesta Tarjoilu voidaan poistaa tarjoilutilauksesta, jos tilaus ei ole myöhässä tai ylittänyt ehdotonta takarajaa. Tarjoilutilauksessa täytyy olla vähintään yksi tarjoilu, jotta tilauksen tallentaminen onnistuu. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 21
3.1.16 Tarjoilutilauksen tallentaminen Tarjoilutilaus tallennetaan Toiminnot -työkalupalkista valitsemalla tallenna. Ohjelma palaa Tarjoilutilaukset -näytölle. 3.2 Tarjoilutilauksen peruminen Koko tarjoilutilaus voidaan perua valitsemalla Toiminnot-työkalupalkista Peruuta. Jos tarjoilutilauksen tarjoiluihin on liitetty tilavarauksia, voidaan vaihtoehtoisesti perua tarjoilutilaus tilavarauksineen tai vain pelkkä tarjoilutilaus. Tarjoilutilauksen voi perua, jos se ei ole ylittänyt ehdotonta takarajaa. Peruutettu tarjoilutilaus näkyy harmaalla Tarjoilutilaukset-listassa, jos Rajaa-työkalupalkista on valittuna Peruutettu. 3.3 Tarjoilutilauksen kopioiminen Tarjoilutilaus voidaan kopioida Lisätoiminnot-työkalupalkin Kopioi-painikkeella. Ohjelma kopioi tarjoilutilaukseen kaikki muut tiedot paitsi tarjoilujen tilavaraukset. Tarjoilutilaus voidaan tallentaa vasta sitten, kun kaikilla tarjoilutilauksen tarjoiluille on tallennettu tilavaraus. Tarjoilutilausten kopiointi -toiminto on hyvä apuväline samantyyppisten tarjoilutilausten tekemiseen. 3.4 Työkalupalkit 3.4.1 Aikaväli Tarjoilutilaukset-näkymää voidaan vaihdella valitsemalla Alkaen- ja Päättyen-pudotusvalikoista aikaväli, jolta tarjoilutilaukset esitetään. 3.4.2 Toiminnot Toiminnot-työkalupalkki sisältää Uusi-, Avaa-, Peruuta- ja Tulosta -toiminnot. 3.4.3 Lisätoiminnot Lisätoiminnot-työkalupalkki sisältää Kopioi-toiminnon, jolla voidaan kopioida Tarjoilutilaukset listalla valittuna oleva Tarjoilutilaus. Kopio tarjoilutilauksesta sisältää muuten samat tiedot kuin alkuperäinen tarjoilutilaus, mutta tilavaraus puuttuu. Tarjoilun voi tallentaa vasta sitten, kun siihen on liitetty tilavaraus. 3.4.4 Näkymä Virkistä Virkistä-painikkeella voidaan päivittää Tarjoilutilaukset-näyttö näyttämään nykyhetken tilanteen. Painiketta voidaan käyttää mm. silloin, kun Tarjoilutilaukset-näytöllä on viivytty pitkään ja halutaan nähdä, ovatko muut ohjelman käyttäjät tehneet muutoksia. Näytä lisätiedot Näytä lisätiedot/piilota lisätiedot -painikkeella voidaan selata tarjoilutilaukseen liitettyjä tuotteita ja henkilöitä Tarjoilutilaukset-listan alaosassa. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 22
3.4.5 Rajaukset Keittiö Rajaukset-työkalupalkissa voidaan valita, minkä keittiön tarjoilutilauksia halutaan käsitellä - edellyttäen, että on oikeus käsitellä eri keittiöiden tarjoilutilauksia. 3.4.6 Käyttöoikeudet Käyttöoikeudet-pudotusvalikosta voidaan valita käyttäjä, jonka tarjoilutilauksia halutaan käsitellä. Tässä pudotusvalikossa näkyy niiden käyttäjien nimet, jotka ovat antaneet kyseiselle käyttäjälle Perustiedot-valikossa Asetukset-toiminnossa Käyttöoikeudet-välilehdellä oikeuden selata ja käsitellä tekemiään tarjoilutilauksia. Jos käyttöoikeutta ei ole annettu, pudotusvalikossa näkyy vain kyseisen käyttäjän oma nimi ja hän pystyy selaamaan vain omia tekemiään tarjoilutilauksia. 3.4.7 Rajaa Peruutettu Perutut tarjoilutilaukset saadaan näkyviin laittamalla rasti ruutuun kohdassa Peruutettu. Peruttuja tilauksia ei voida enää avata, mutta niihin liittyviä viestejä voidaan tarkastella valitsemalla Näkymä-työkalupalkista Näytä lisätiedot. Peruttu tilaus voidaan tarvittaessa kopioida uudeksi tarjoilutilaukseksi. Hyväksytty Hyväksytyt tarjoilutilaukset saadaan näkyviin laittamalla rasti ruutuun kohdassa Hyväksytty. Käsitelty Käsitellyt tarjoilutilaukset saadaan näkyviin laittamalla rasti ruutuun kohdassa Käsitelty. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 23
4. Raportit Pääkäyttäjä tai konsernin pääkäyttäjä voi luoda peruskäyttäjälle laajennetut käyttöoikeudet, jolloin raportointioikeuksia voidaan määritellä myös peruskäyttäjälle. Oikeuksia voidaan määritellä koskemaan konsernitason tarjoilutilausraportointia, konsernitason tilanvarausraportointia tai niitä molempia. Peruskäyttäjälle voidaan määritellä raportointioikeudet konsernitasoittain, yksiköittäin ja vastuualueittain. Peruskäyttäjä ei näe Raportit toimintoa ohjelmassa ennen kuin jonkin tason raportointioikeudet on määriteltyinä. Raportit-toiminnolla voidaan tulostaa monipuolisia raportteja tarjoilutilauksista sekä tilavarauksista. Toiminto on erittäin joustava, sillä jokainen käyttäjä, jolla on oikeus raportteihin, voi luoda omia käyttäjäkohtaisia raporttipohjia rajattomasti. Raportteihin voi poimia tarjoilutilauksista ja tilavarauksista vain halutut tiedot ja niitä voidaan ryhmitellä monella tavalla. 4.1 Omat raporttipohjat Omia raporttipohjia voidaan tehdä keittiön työlistalle, tarjoilutilauksille ja tilavarauksille. 4.1.1 Uuden raporttipohjan luominen Uuden raporttipohjan luominen aloitetaan valitsemalla raporttiin tulostuvat tiedot Sarakkeetryhmästä pudotusvalikoista. Tämän jälkeen Ryhmittely-kohdassa valitaan, miten sarakkeiden tiedot lajitellaan esim. tuotteiden rivihinnat(verollinen summa) tuoteryhmien mukaisesti. Raporttipohjalle annetaan nimi Lisää uusi raporttipohja -työkalupalkin Nimi-kenttässä. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 24
Raporttipohja tallennetaan valitsemalla Lisää uusi raporttipohja. Tämän jälkeen uusi raporttipohja löytyy Omat raportit -työkalupalkin listasta. Ohjelma ei estä samannimisien raporttipohjien luomista. Selkeyden vuoksi jokainen raporttipohja kannattaa kuitenkin nimetä yksilöllisesti. 4.1.2 Raporttipohjan poistaminen Poistettava raporttipohja valitaan Omat raportit -työkalupalkista. Tämän jälkeen valitaan Poista raporttipohja. 4.2 Työlistan tulostaminen Raportit->Työlistat->Omat raportit Ensin valitaan raporttipohja, jota käytetään. Tämän jälkeen valitaan, miltä aikaväliltä aineisto tulostetaan ja poimitaan keittiö, jos käyttäjällä on käytössä monta keittiötä. 4.2.1 Tilausten merkitseminen toimitetuiksi Työlistan tulostus on tilauksen elinkaaren tärkeä askel, sillä yleensä tilaukset merkitään toimitetuiksi työlistan tulostuksen yhteydessä. Tilaukset merkitään toimitetuksi laittamalla rastin ruutuun kohdassa Merkitään tilaukset toimitetuksi Rajaukset -ryhmässä ja valitsemalla tulosta. Tämän jälkeen tilaukset on merkitty toimitetuiksi, eivätkä tilaajat pääse enää muuttamaan tilauksiaan. Ainoastaan pääkäyttäjällä ja keittiöllä on oikeus muuttaa toimitettuja tilauksia. Vain toimitetut tilaukset siirtyvät laskutukseen. Merkitään tilaukset toimitetuiksi -rasti ei tallennu raporttipohjaan. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 25
4.3 Raportteja tarjoilutilauksista Raportit->Tarjoilutilaukset->Omat raportit Oletuksena aukeaa joka kerta tyhjä raporttipohja, jota voidaan lähteä muokkaamaan. Muokatun raporttipohjan voi tallentaa työkalupalkin Lisää uusi raporttipohja -kohdasta milloin vain ja nimetä sen alla olevasta nimikentästä. Tämän jälkeen lisätty raporttipohja ilmestyy työkalupalkin Omat raportit -listaan, josta omia raporttipohjia voidaan selata, avata ja poistaa. Raporttiin määritellään aikaväli, jolta aineistoa halutaan tulostaa. Tämän jälkeen rajauksista määritellään Keittiöt, Tuotetyypit ja Konsernit Rajauksina voidaan käyttää myös seuraavia: toimitetut/avoimet, laskutetut/laskuttamattomat, hyvitetyt/hyvittämättömät ja hyvitykset/ei hyvitykset. Raportteihin voidaan lisätä tilauksien viestit ja osallistujat, jos kyse ei ole koontiraporteista. 4.3.1 Esimerkit: Koonti -raportti tarjoilutilauksista Koonti-raportti voidaan luoda valitsemalla seuraavista sarakkeista vähintään yksi: tilattu (summa), toimitettu (summa), alv-osuus (summa), rivihinta veroton (summa) ja rivihinta verollinen (summa). TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 26
Koontiin voidaan edellä mainittujen tietojen lisäksi valita myös muita eritteleviä tietoja esim. tuote tai yhtiö (konserni). Erittely voidaan tehdä myös ryhmittelyn avulla. 4.3.2 Alv-raportti Sarakkeet: alv, toimitettu (summa), rivihinta verollinen (summa). Ryhmittely: tuoteryhmä. Raportin tiedot voidaan ryhmitellä esim. tuoteryhmän, ateriatyypin tai tilaajan yhtiön mukaan. 4.3.4 Myyntiraportti Sarakkeet: tuote, toimitettu (summa), rivihinta (verollinen summa) Ryhmittely: ateriatyyppi. Raportin tiedot voidaan ryhmitellä esim. tuoteryhmän, ateriatyypin tai tilaajan yhtiön mukaan. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 27
4.4 Raportteja tilavarauksista Raportit->Tilavaraukset->Omat raportit Oletuksena aukeaa joka kerta tyhjä raporttipohja, jota voidaan lähteä muokkaamaan. Muokatun raporttipohjan voi tallentaa työkalupalkin Lisää uusi raporttipohja -kohdasta milloin vain ja nimetä sen alla olevasta nimikentästä. Tämän jälkeen lisätty raporttipohja ilmestyy työkalupalkin Omat raportit -listaan, josta omia raporttipohjia voidaan selata, avata ja poistaa Tämän jälkeen valitaan, miltä aikaväliltä aineisto tulostetaan ja poimitaan konserni, jos käyttäjällä on käytössä monta konsernia. Varauksia voidaan rajata myös toimitalon ja huoneiden mukaan. Raportteihin voi lisätä varauksien viestit ja osallistujat, jos kyse ei ole koontiraportista. Muutaman ryhmittelytiedon selitys: Alkaa (pvm) / päätty (pvm) - varauksen alkamis- tai päättymispäivämäärä. Laskentatunnisteet - tilaukseen liitetyt laskentatunnisteet (nimi ja arvo) tulostuvat raporttiin peräkkäin. Alkaa (klo) / päättyy (klo) - tilauksen alkamis- tai päättymisaika ilman päivämäärää. Yhteensä (kpl) - varauksien määrä kappaleina. Yhteensä (tunti) - varauksien tuntimäärä ilman siivous-/kattausaikaa. TILAX peruskäyttäjän käyttöohje 28