Sibelius-Akatemian hallinnointiohjeen liite 6 Päivitysvastuu: Hallintojohtaja. Sibelius-Akatemian toiminnan ja talouden suunnittelu, sisäinen valvonta ja laadunvarmistus (Hallituksen päättämä 16.12.2009) 1. Strategiaprosessi Hallitus hyväksyy yliopiston strategian, joka määrittää pitkällä tähtäimellä yliopiston kehittämisen suunnan ja toiminnan painopisteet. Strategia perustuu hallituksen näkemykseen yliopiston perustehtävästä (missio) ja tavoitetilasta (visio) sekä yliopiston toimintaympäristön muutoksesta, yliopiston kyvystä vastata tähän muutokseen (esim. SWOTanalyysi) sekä valtioneuvoston ja opetusministeriön voimassa oleviin koulutusta, taiteellista toimintaa ja tutkimusta koskeviin ohjelmiin ja tavoitteisiin. Strategiassa otetaan huomioon OPM:n kanssa tehdyn tulossopimuksen sisältö, mutta asiakirja myös osaltaan ohjaa tulossopimusprosessia yliopiston puolelta määrittäen yliopiston tavoitteet OPM:n suuntaan. Strategia käsittää pääpaperin sekä liitteinä 1. luettelon yliopistotason strategisista projekteista vastuineen, aikatauluineen ja 3 v. (mitattavissa olevine) tavoitteineen 2. koulutusta koskevat strategiset toimenpiteet vastuineen, aikatauluineen ja 3 v. (mitattavissa olevine) tavoitteineen 3. taiteellista toimintaa koskevat strategiset toimenpiteet vastuineen, aikatauluineen ja 3 v. (mitattavissa olevine) tavoitteineen 4. tutkimusta koskevat strategiset toimenpiteet vastuineen, aikatauluineen ja 3 v. (mitattavissa olevine) tavoitteineen 5. hallintoa koskevat strategiset toimenpiteet vastuineen, aikatauluineen ja 3 v. (mitattavissa olevine) tavoitteineen 6. henkilöstösuunnitelma 7. taloussuunnitelma Hallitus päivittää strategian vuosittain ja seuraa toteutusta puolivuosittain. Lisäksi hallitus seuraa strategisia hankkeita joka kokouksessaan. Strategian liitteineen esittää hallituksen hyväksyttäviksi rehtori, joka myös johtaa strategian valmisteluprosessia. Prosessin toteutuksesta vastaa hallintojohtaja. Häntä tukee valmistelussa ja tiedontuotannossa toiminnan suunnittelusta vastaava yksikkö. 2. Sisäinen valvonta Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan niitä toimintatapoja ja prosesseja, joilla pyritään varmistamaan yliopiston strategisten tavoitteiden mukainen toiminta, toiminnan säädöstenmukaisuus sekä yliopiston resurssien tarkoituksenmukainen ja taloudellinen käyttö tavoitteiden saavuttamiseksi. 1
Sisäisen valvonnan keskeisimmät osa-alueet ovat - vuotuinen toiminnanohjaus (johtamismenettelyt, sisäinen raportointi ja informointi) - riskienhallinta - sisäinen tarkastus - laadunvarmistus 2.1. Vuotuinen toiminnanohjaus Toiminnanohjauksella tarkoitetaan vuosittain tapahtuvaa johtamis-, suunnittelu-, raportointi- ja arviointitoimintaa, jolla toimeenpannaan strategiaa ja huolehditaan sen toteuttamisesta. Yliopiston tilikausi on kalenterivuosi. Myös toiminnan suunnittelukausi on kalenterivuosi. Opetushenkilökunnan työsuunnitelmat ja opetuksen järjestämistä koskevat päätökset tehdään kuitenkin lukuvuosittain. Rehtori ohjaa toimintayksiköiden toimintaa tulossopimuksilla, joissa yksiköt sitoutetaan rehtorin strategian pohjalta määrittelemiin tavoitteisiin ja rehtori puolestaan sitoutuu näiden toteuttamisen edellyttämään rahoitukseen tai muihin toimenpiteisiin. Sopimukset ovat kolmevuotisia. Suunnittelu- ja sopimusmenettely on rullaava: kunakin vuonna käydään prosessi koskien aina seuraavaa kolmivuotisjaksoa. Näin voidaan yhdistää vuositason ja keskipitkän aikavälin suunnittelun tarpeet. Prosessi on raskaampi kolmen vuoden välein, välivuosina kevyempi. Yksiköt laativat toimintasuunnitelmansa ja budjettinsa strategiaan ja tulossopimuksiin perustuen. Tulosneuvottelut ja -sopimukset Rehtori käy yksiköiden kanssa tulosneuvottelut vuosittain huhti-toukokuussa sen jälkeen, kun hallitus on päivittänyt strategian. Neuvottelussa hyväksytään tulossopimus, joka koskee kolmea seuraavaa kalenterivuotta. Rehtorin perusrahoituspäätökset ja mahdolliset hankerahoituspäätökset kirjataan sopimukseen. Sopimusten sisältö (mm. yksiköiden tavoitteet) laaditaan ydintehtävälähtöisesti. Tulosneuvottelujen ja sopimusten keskeinen sisältö on seuraava: - yksikön tulostavoitteet seuraavalla 3-vuotiskaudella eri ydintehtävissä - yksikön muut toiminnalliset tavoitteet eri ydintehtävissä - yksikön henkilöstön lisäykset tai vähennykset ja näiden vaikutus eri ydintehtäviin - yksikön rahoitus seuraavan vuoden aikana ydintehtävittäin Edellä kuvattua täydennetään tarpeen mukaan muilla, laajempaa johdon ja yksiköiden vuorovaikutusta sisältävillä menettelyillä. Yksiköiden rahoitus Rehtori päättää yksiköiden perusrahoituksesta (varojen käyttövaltuudesta) vuodeksi kerrallaan. Rahoituksen yleisenä periaatteena on, että rahoitus annetaan yksikölle kokonais- 2
kehyksenä, jonka sisällä sillä on toimintavapaus. Yksiköiden rahoitus koostuu neljästä osasta: - Perusrahoitus: Rehtori päättää tästä toukokuun loppuun mennessä ja rahoitus kirjataan tulossopimukseen. Rahoitus perustuu mm. asetettuihin tulostavoitteisiin ja osoitettuun toiminnan tuloksellisuuteen. - Muu sisäinen rahoitus (hankkeet, ns. erillispäätökset, kehittämiskeskuksen rahoitus): Rehtori päättää näistä pääosin tulosneuvotteluprosessin yhteydessä. Kehittämiskeskuksen rahoituksen käsittelyllä on oma aikataulunsa. - Ulkopuoliset tuotot (liiketoiminta, ulkopuoliset muut rahoituserät): yksiköt arvioivat nämä laatiessaan seuraavan vuoden budjettiaan. Tuottoarvioiden vahvistamisesta annetaan erikseen ohjeet. - Edelliseltä vuodelta käyttämättä jääneet varat: rehtori päättää yksiköiden käyttöön jäävistä varoista tilinpäätöksen hyväksymisen jälkeen. Opetusyksiköiden perusrahoituksen laskennassa käytetään laskentamallia. Malli uudistetaan kevääseen 2010 mennessä siten, että sen rakenne vastaa mahdollisimman pitkälle ydintehtävärakennetta ja ydintehtävien tavoitteenasettelumallia ja siten tukee yliopiston strategian toteuttamista. Pääosa opetusyksiköiden rahoituksesta lasketaan ja osoitetaan näille käyttäen ydintehtäväkohtaisia kvantitatiivisia tai kvalitatiivisia indikaattoreita. Yksiköiden toimintasuunnitelmat ja budjetit Yksiköt laativat toimintasuunnitelmansa ja budjettinsa tulosneuvottelujen jälkeen lokakuun loppuun mennessä. Toimintasuunnitelma ja budjetti laaditaan niin, että ne tukevat tulossopimuksessa sovittujen tavoitteiden saavuttamista. Toimintasuunnitelman ja budjetin hyväksyy yksikön johtaja. Budjettien laatimisen periaatteista ja menettelyistä annetaan erilliset ohjeet. Kehityskeskustelut Jokainen yliopiston kuukausipalkkaiseen henkilökuntaan kuuluva käy vuosittain kehityskeskustelun esimiehensä kanssa. Kehityskeskustelussa määritellään työntekijän seuraavan vuoden tärkeimmät tehtävät sekä tavoitteet, jotka tukevat yliopiston ja toimintayksikön tavoitteiden saavuttamista. Keskustelussa sovitaan myös, millä tavoin työntekijän osaamista tuetaan asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi kehityskeskustelussa käsitellään työntekijän odotukset esimiestä ja yliopistoa kohtaan ja työntekijän työtilanne kokonaisvaltaisesti sekä arvioidaan niin työntekijän kuin esimiehenkin toimintaa edellisen vuoden aikana. Yliopiston talousarvio Hallitus hyväksyy yliopiston talousarvion ennen edellisen kalenterivuoden päättymistä. Talousarvio koostetaan toimintayksiköiden ja vastuualueiden hyväksytyistä budjeteista. Toiminnan ja talouden raportointi Yliopiston toiminnan ja talouden raportointi tapahtuu - yliopistokollegiolle tilinpäätöksessä vuosittain - hallitukselle toimintaraportissa puolivuosittain 3
- hallitukselle talousraportissa neljännesvuosittain - hallitukselle strategisten hankkeiden raportissa kussakin kokouksessa Rehtori valmistelee tilinpäätöksen liitteineen hallituksen käsiteltäväksi maaliskuussa; hallitus hyväksyy ne maaliskuun aikana. Yliopistokollegio käsittelee tilinpäätöksen huhtikuussa. Tilinpäätös sisältää tavanomaisten taloudellisten laskelmien lisäksi henkilöstötilinpäätöksen, toimintakertomuksen, joka kuvaa ydintehtävälähtöisesti strategian toteutumisen, sekä analyysin strategian sisältämän taloussuunnitelman toteutumisesta. Rehtori raportoi hallitukselle lisäksi suppeammin puolivuosittain (elokuussa ja tammikuussa) strategian toteutumisesta (toimintaraportti). Rehtori raportoi hallitukselle talousarvion toteutumisesta neljännesvuosittain huhtikuussa, elokuussa, lokakuussa ja tammikuussa. Rehtori raportoi hallitukselle jokaisessa hallituksen kokouksessa strategisten hankkeiden edistymisestä. Rehtori päättää, miten hänelle raportoidaan toiminnasta ja taloudesta. 2.2. Riskienhallinta Riskienhallinnan tausta ja tavoitteet Sibelius-Akatemian riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa, arvioida ja hallita olennaisimpia riskejä, jotka uhkaavat Sibelius-Akatemian keskeisten tavoitteiden toteutumista. Yliopiston riskienhallinta perustuu soveltuvin osin COSO-ERM -malliin. Riskillä tarkoitetaan mahdollisuutta poikkeamaan, jonka toteutuminen vaikuttaa negatiivisesti Sibelius-Akatemian tai sen osan tavoitteiden saavuttamiseen. Sibelius-Akatemian toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet perustuvat hallituksen hyväksymään strategiaan ja opetusministeriön kanssa tehtyihin tulossopimuksiin. Tavoitteiden toteutumista arvioidaan osana sisäistä valvontaa mm. raportoinnin ja itsearvioinnin yhteydessä. Nämä ja muut sisäisen valvonnan menettelyt sekä hyvä hallintotapa tukevat yliopiston riskienhallintaa. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavia merkittävimpiä riskejä hallitaan toimintayksiköissä osana toiminnan suunnittelua ja johtamista. Yliopiston tasolla suoritetaan tarpeen mukaan laajempia riskiarviointeja, joista päättää rehtori. Havaitut riskit raportoidaan ja arvioinnin tuloksia hyödynnetään osana toiminnan suunnittelua ja johtamista. Riskienhallinnan toteutus Rehtori vastaa Sibelius-Akatemian riskienhallinnan toimeenpanosta ja hänelle raportoidaan sen toteutumisesta. Rehtori raportoi asiasta hallitukselle. Toimintayksiköiden johtajien vastuulla on yksikön operatiivisia tavoitteita ja yksikön vastuulla olevien akateemisten prosessien tavoitteita uhkaavien riskien tunnistaminen ja arviointi. 4
Riskienhallinnan tuesta ja yliopistotasoisesta koordinoinnista huolehtii toiminnan suunnittelusta vastaava yksikkö, jonka tehtävänä on lisäksi toteuttaa riskienhallinnan kehittämistä ja valvontaa osana Sibelius-Akatemian johtamisjärjestelmää rehtorin asettamien tavoitteiden mukaisesti. Riskienhallintaprosessi sisältää seuraavat vaiheet: Tunnistaminen ja arviointi Toimenpiteiden määritys Raportointi Seuranta Riskienhallinta toteutetaan siten, että se mahdollistaa riskien ja niiden hallintakeinojen raportoinnin suhteessa yliopiston ydintehtäviin ja akateemisiin prosesseihin. Riskienhallintaprosessin eri vaiheet ajoitetaan vuoden aikana siten, että ne kytkeytyvät muihin johtamisen ja sisäisen valvonnan prosesseihin. Tämän lisäksi suoritetaan laajempia riskiarviointeja joko strategiapäivitysten yhteydessä tai merkittäviin sisäisiin tai ulkoisiin muutoksiin liittyen. Riskienhallintaa tuetaan myös sisäisen viestinnän keinoilla. Riskienhallinnan ohjeet, prosessikuvaukset aikatauluineen sekä vastuuhenkilöt julkaistaan yliopiston sisäisillä verkkosivuilla. Mikäli riskienhallintaprosessi muuttuu merkittävästi, koulutuksella ja muulla tuella varmistetaan prosessin jatkuminen keskeytyksettä. Riskienhallinta toimintayksiköissä Sibelius-Akatemian johtamisjärjestelmässä toimintayksikkötason riskien tunnistaminen, arviointi ja toimenpiteiden määritys toteutetaan syksyllä osana seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin laadintaa. Toimintasuunnitelmassa määritettyjä ja tulossopimusta toteuttavia tavoitteita arvioidaan niiden toteutumista uhkaavien riskien näkökulmasta. Tunnistetut riskit arvioidaan suhteessa niiden vaikutuksiin ja todennäköisyyteen. Merkittävimpien riskien osalta määritetään toimenpiteet niiden hallitsemiseksi sekä kunkin riskin osalta henkilö, joka on vastuussa toimenpiteiden toteuttamisesta. Vastuuhenkilö tulee valita siten, että hänellä on edellytykset vastata toimenpiteiden toteuttamisesta. Arviointi, toimenpiteet ja vastuut dokumentoidaan yhdenmukaisella tavalla toimintasuunnitelman liitteeksi. Riskianalyysin yhteydessä toimintayksikön tulee myös todeta edellisenä vuonna määriteltyjen toimenpiteiden tilanne sekä merkittävimmät toteutuneet riskit. Riskienhallinta yliopiston tasolla Toiminnan suunnittelusta vastaava yksikkö yhdistää toimintayksiköiden toimintasuunnitelmista riskiraportit ja laatii niistä vuoden loppuun mennessä kokoavan raportin rehtorille. Rehtori esittelee raportin tammikuun aikana johtoryhmälle ja akateemiselle neuvostolle, jotka tekevät sen perusteella oman arvionsa yliopiston strategisten tavoitteiden toteuttamista uhkaavista riskeistä ja muodostavat näkemyksensä toimenpiteistä näiden riskien hallitsemiseksi. 5
Toiminnan suunnittelusta vastaava yksikkö kokoaa toimintayksiköiden riskiraportit sekä akateemisen neuvoston ja johtoryhmän riskiarviot ja toimenpidesuositukset yliopiston riskiraportiksi ja toimittaa raportin tammikuun loppuun mennessä sisäiselle tarkastajalle, rehtorille, toimintayksiköiden johtajille, akateemisten prosessien omistajille ja hallintojohtajalle. Raporttiin sisältyy arvio edellisen vuoden riskiraporttiin sisältyneiden riskien toteutumisesta ja hallintatoimenpiteiden toteutuksesta. Rehtori esittelee raportin hallitukselle helmikuun aikana. Edellä mainittujen henkilöiden vastuulla on hyödyntää riskiraporttia osana toiminnan suunnittelua. Raporttiin sisältyvät havainnot otetaan huomioon muun muassa valmisteltaessa keskipitkän aikavälin suunnitelmien päivitystä ja seuraavan toimintavuoden tulossopimuksia. Raportoinnin perusteella rehtori, muu toimiva johto sekä hallitus voivat myös käynnistää välittömiä ehkäiseviä toimenpiteitä. 2.3. Sisäinen tarkastus Tavoitteet ja lähtökohdat Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on varmistaa, että yliopiston sisäisen valvonnan menettelyt toimivat tarkoitetulla tavalla. Tarkastus voi koskea esimerkiksi toiminnan ja taloudenhoidon tuloksellisuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja laillisuutta, toimintaa ja taloutta koskevan tiedon tuotannon toimivuutta ja luotettavuutta, yksikkötason sisäisen valvonnan toimivuutta, toimintaa koskevien sisäisten ohjeiden noudattamista sekä omaisuuden turvaamisen järjestämistä. Tavoitteena on, että tarkastus johtaa ehdotuksiin toiminnan kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus toteutetaan yhteistyössä ja rakentavassa vuorovaikutuksessa tarkastuskohteiden kanssa. Sisäisessä tarkastuksessa otetaan huomioon Euroopan unionin myöntämien varojen ja muiden talousarvion ulkopuolisten varojen hallinnointia, käyttöä ja valvontaa koskevat vaatimukset. Sisäinen tarkastus toimii yliopiston hallituksen alaisuudessa. Rehtorin tehtävänä on huolehtia, että sisäinen tarkastus on järjestetty riittävässä laajuudessa. Tarkastus kohdistuu kaikkeen yliopiston toimintaan lukuun ottamatta opetuksen, taiteellisen toiminnan ja tutkimuksen sisältöä. Sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada viivytyksettä käyttöönsä kaikki tarkastuksissa tarvittava aineisto. Tarkastuksen kohteena oleva toimintayksikkö on velvollinen avustamaan tarkastuksen suorittamisessa. Sisäistä tarkastusta avustaa lisäksi tarpeen mukaan toiminnan suunnittelusta vastaava yksikkö. Tarkastuksen toteutus Sisäisestä tarkastuksesta laaditaan vuosittain yliopiston riskianalyysiin perustuva tarkastussuunnitelma, jonka rehtori esittää hallituksen hyväksyttäväksi helmikuun loppuun mennessä. Hyväksytty suunnitelma toimitetaan tiedoksi yliopiston tilintarkastajalle. Suunnitelman laatimisesta huolehtii toiminnan suunnittelusta vastaava yksikkö. 6
Tarkastus suoritetaan suunnitelman ja sen perusteella laadittuun tarkemman työsuunnitelman mukaisesti. Tarkastuksesta laaditaan tarkastuskertomus, joka toimitetaan rehtorille ja tarkastuskohteelle. Mikäli toiminnassa havaitaan vakavia virheitä tai väärinkäytöksiä, asiasta ilmoitetaan viipymättä yliopiston hallituksen puheenjohtajalle ja rehtorille. Tarkastuskohteelle varataan mahdollisuus ilmaista käsityksensä tarkastuskertomuksessa käsitellyistä asioista. Tarkastuskertomus ja mahdollinen tarkastuskohteen vastaus toimitetaan yliopiston hallitukselle helmikuun loppuun mennessä. Muusta jakelusta päättää rehtori. Tarkastuskertomukseen sisällytetään myös tarkastajan ehdotukset havaittujen puutteiden tai virheiden korjaamisen edellyttämistä toimenpiteistä. Toiminnan suunnittelusta vastaava yksikkö laatii tammikuun loppuun mennessä raportin edellisen vuoden sisäisen tarkastuksen toteutuksesta ja tehdyistä toimenpidesuosituksista. Rehtori toimittaa raportin tiedoksi hallitukselle helmikuun aikana. Vuosiraportin sisältämät olennaiset havainnot sisällytetään myös yliopiston toimintakertomukseen. 2.4. Laadunvarmistus Yliopistolla on hallituksen hyväksymä laatupolitiikka, joka sisältää toiminnan laatutavoitteet. Rehtori vastaa näiden pohjalta yliopiston laadunvarmistusjärjestelmästä, joka on kuvattu toimintakäsikirjassa. Yksiköt ja hallintoelimet hankkivat palautetta toiminnastaan asiakkailtaan ja sidosryhmiltään ja arvioivat toimintaansa vuosittain. Yksiköiden itsearviointi toteutetaan yliopiston yhteisellä menetelmällä. Itsearvioinnin tuloksena syntyvät kehittämiskohteet sisällytetään yksikön toimintasuunnitelmaan. 7