Tukipalveluiden organisaatiomuutos: Liite 1 Hallinto- ja henkilöstöjohtajan sekä yhden laskentasihteerin eläköityessä vuoden 2015 loppupuolella molemmissa tapauksissa on kaksi vaihtoehtoa: 1. Viran / työsuhteen täyttäminen 2. Sisäiset tehtäväjärjestelyt. -- Vaihtoehto 2. sisäiset järjestelyt: Laskentasihteerin eläköityminen: Tukipalveluissa on aiemmin ollut 3 laskentasihteeriä. Esimiesten tunnistama riittävä henkilöstömitoitus on 2 laskentasihteeriä ja 2 palkkasihteeriä. Yhden laskentasihteerin osalta käytiin YT-neuvottelut, joissa oli tavoitteena työntekijän siirtyminen vaiheittain eläköityvän henkilön tehtäviin. Kyseinen henkilö ei ottanut tehtäviä vastaan vaan irtisanoutui alkuvuodesta 2015. Eläköitymiseen varauduttiin rekrytoimalla uusi henkilö, joka aloitti tehtävään perehtymisen tammikuun alussa. Aterialaskutusta ja skannausta on jo tehostettu ja tehostetaan edelleen niin, ettei irtisanoutuneen laskentasihteerin tehtävää sellaisenaan ole enää olemassa ja hänen työtehtävänsä voidaan hoitaa kahden laskentasihteerin kesken, kuten syksyllä 2014 tapahtuikin opintovapaan ja sairausloman seurauksena. Hallinto- ja henkilöstöjohtajan eläköityminen: Hallinto- ja henkilöstöjohtajan tehtävät on mahdollista jakaa talouspäällikön ja palkkasihteerin kesken. Talouspäällikön virka muutettaisiin hallintojohtajan viraksi. Palkkasihteerin nimike muutettaisiin henkilöstösihteeriksi, jonka työaika jakaantuisi 50/50 henkilöstösihteerin ja palkkasihteerin tehtävien kesken. Talous- ja henkilöstöhallinnon tiimiä on tarkoitus vahvistaa myöhemmin yhdellä työntekijällä. Hänen työaikansa (osa-aikainen / kokoaikainen) ja sen jakautuminen kirjanpidon ja palkanlaskennan kesken määritellään myöhemmin. Syksyllä 2015 tiimiin on mahdollisesti tulossa merkonomikoulutuksen oppisopimusopiskelija. Lisäresurssin tarve on luontevaa määritellä oppisopimuksen kuluessa. Tällä hetkellä lähinnä yleishallintojen satunnaiset laskutustehtävät voitaisiin siirtää laskentasihteereille. Tulevaisuudessa ainakin eläköitymistilanteissa tulee tarkkaan selvittää mahdollisuus laskutustyön keskittämiseen tukipalveluihin.
Hallinto- ja henkilöstöjohtajan tehtävien jakaminen: Tulevan hallintojohtajan tehtäviin kuuluvat nykyisten talouspäällikön tehtävien lisäksi seuraavat: 1. Hallinnon/Talouden/henkilöstön ohjauksen ja seurannan koordinointi yhteistyössä isäntäkuntien kunnanjohtajien kanssa (johtotiimi) 2. Tukipalveluiden toimialajohtaja (talous- ja henkilöstöhallinto sekä ruokapalvelut) 3. Hallintosäännön ja henkilöstöpoliittisen ohjelman kehittäminen ja päivittäminen 4. KT-yhteyshenkilön tehtävät (virka- ja työehtosopimusten täytäntöönpanoon liittyvät neuvottelut henkilöstöjärjestöjen kanssa) 5. Yhteistoimintamenettelyyn liittyvät tehtävät (yt-toimikunta yms.) 6. Työsuojelupäällikön tehtävät 7. Henkilöstöraportista ja -tiedotuksesta vastaaminen 8. Henkilöstön koulutussuunnitelmasta sekä tyky- ja virkistystoiminnasta vastaaminen 9. Työterveyshuollon koordinointi 10. Työkokemus-, vuosisidonnaisten ja ammattialalisien myöntäminen Lisäksi hallintojohtajan tehtäviin kuuluvat nykyiset talouspäällikön tehtävät: 1. Laskentatoimen ja taloushallinnon asiantuntijatehtävät 2. Talousarvioiden ja taloussuunnitelmien laatimis- ja täytäntöönpano-ohjeistusten laatiminen kunnille / hallintokunnille yhteistyössä toimialajohtajan ja kuntien kunnanjohtajien kanssa. 3. Talousarvioiden toteutumisen seuranta ja tilinpäätösten laatimisen koordinointi 4. Laina-asioiden valmistelu 5. Päättää tilapäisen kassalainan otosta kunnanhallituksen vahvistamaan määrään saakka ja kuntatodistusohjelmasta kunnanhallituksen ja kunnanjohtajan ohjeiden mukaisesti 6. Perintäasioiden koordinointi 7. Tietohallinnon vastuuhenkilönä toimiminen 8. Hankinta-asioiden vastuuhenkilönä toimiminen 9. Muut esimiehen määräämät tehtävät Miehikkälän kunnanjohtajan sijaisuuden osalta tulee päättää erikseen. Laskujen hyväksymisen osalta sijaistaminen onnistuu. Mahdollisia poistuvia / muille siirtyviä tehtäviä: Hallinto- ja henkilöstöjohtajalta (nykyiseltä): Hyvinvoinnin ja terveydenedistämistoimikunnan kokouksiin ei välttämätöntä osallistua Hyvinvointikertomuksen laatiminen (jatkossa hallintojohtaja osallistuu asian valmisteluun johtoryhmässä, jonka roolia tulee vahvistaa hyvinvointisuunnitelman ja kertomuksen laadinnassa) Työsuojelupäällikön tehtävät ovat kuuluneet hallinto- ja henkilöstöjohtajalle, varatyösuojelupäällikkönä toimii kunnallistekniikan päällikkö Jukka Salmi. Tehtävä säilytettäisiin hallintojohtajan vastuulla ensimmäisen vuoden ajan ja tilanne arvioidaan uudelleen vuoden kuluttua. Työsuojelutarkastuksiin voi työtilanteen mukaan osallistua varatyösuojelupäällikkö.
Talouspäälliköltä (nykyiseltä): Maksuvalmiussuunnitelmien laatiminen (laskentasihteerit laativat hallintojohtajalle) Osavuosikatsausten laadintaan liittyvät tehtävät (taulukoiden ajot laskentasihteerit / osavuosikatsausten kokoaminen yleishallintojen toimistosihteerit) Rutiininomaisten listauksien ja selvitysten tekeminen (laskentasihteerit / henkilöstösihteeri) Lisämäärärahapykälän kasaaminen marraskuun valtuustoihin (laskentasihteerit) Viranhaltijapäätösten valmistelu (henkilöstösihteeri) Yleishallintojen toimisto- ja palvelusihteerit hoitavat edelleen tukipalveluiden avustavat toimistotehtävät. Henkilöstösihteerille palkkasihteerin tehtävien lisäksi tulevat tehtävät (palkkasihteerin tehtäviä siirretään uudelle henkilölle); Henkilöstöjaoston esityslistojen kirjoittaminen Hallintojohtajan viranhaltijapäätösten valmistelu / kirjoittaminen Tyky- ja virkistystoiminnan tehtävät (linjaukset yhdessä esimiehen kanssa) Henkilöstö- yms. raporttien kasaaminen ja kirjoittaminen YT-toimikunnan esityslistojen tekeminen Henkilöstösihteerillä ei ole esimiesvastuuta. Lopulliset tehtävänkuvat laaditaan kuluvan vuoden syksyllä, mikäli selvityksen 2. vaihtoehtoon päädytään. Uudelleen järjestelyjen positiiviset ja negatiiviset vaikutukset: Vaihtoehtoehto 1. Ulkoinen rekrytointi: Positiiviset vaikutukset: Työnkuva on suppeampi, jolloin on enemmän aikaa paneutua henkilöstö- ja hallintoasioiden kehittämiseen. Negatiiviset vaikutukset: Ulkoiseen rekrytointiin liittyy aina henkilöriski. Kustannussäästöä ei synny.
Vaihtoehtoehto 2. Sisäiset järjestelyt: Positiiviset vaikutukset: Kustannussäästöt. Henkilöriski minimoitu. Joissakin henkilöstöasioissa esimiehet joutuvat entistä enemmän paneutumaan henkilöstöasioihin. Ajankäytön haaste pakottaa toimialojen yhteisissä asioissa toiminnan tarkkaan suunnitteluun ja deadlinien noudattamiseen nykyistä tehokkaammin. Negatiiviset vaikutukset: Laajan tehtäväkuvan vuoksi kaikkiin tehtäviin ei voi paneutua perusteellisesti. (Tehtävässä onnistuminen edellyttää hyvää suunnittelua ja ajankäytön hallintaa.) Uudelleen järjestelyjen kustannusvaikutukset vaihtoehto 2. mukaan: Nykyiset kustannukset: Taloushallinto (talouspäällikkö ja 2 laskentasihteeriä): Palkat sivukuineen vuositasolla 136 600. Henkilöstöhallinto (hallinto- ja henkilöstöjohtaja sekä kaksi palkkasihteeriä): Palkat sivukuineen vuositasolla 141 000. Yhteensä 277 600 Uuden talous- ja henkilöstöhallinnon kustannukset: Palkat sivukuineen vuositasolla 252 500. Arvioitu säästö noin 25 100 vuodessa. Laskelmassa hallintojohtajan tehtäväkohtaiseksi palkaksi on määritelty 4 600 / kk, henkilöstösihteerin tehtäväkohtaiseksi palkaksi 2 400 / kk ja uuden henkilön palkkakustannukseksi sivukuineen on vuositasolla arvioitu 30 800. Kustannusvaikutuksen osalta on huomioitava, että laskelmassa talous- ja henkilöstöhallinnon uuden työntekijän palkkakustannukset on laskettu kokoaikaisen työntekijän mukaan, mutta osa-aikainen työntekijä tulee kyseeseen tehtävänkuvien varmistuessa. Lisäksi on huomioitava, että uusien nimikkeiden tehtäväkohtaiset palkat vahvistaa henkilöstöjaosto.
Muuta huomioitavaa: Ruokapalveluissa toteutettiin marraskuussa 2014 henkilöstömitoitus. Ruokapalveluista eläköitynee 5 työntekijää vuoden 2018 loppuun mennessä. Näiden työsuhteiden mahdollisessa täyttämisessä huomioidaan nyt teetetty ulkopuolinen henkilöstömitoitus sekä palvelurakenteessa tapahtuvat muutokset. Sote-uudistuksen mahdollisesti aiheuttamiin muutoksiin ja niiden vaikutuksiin talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviin ja henkilöstömitoitukseen ei tässä kohtaa ole mahdollista varautua