SCI-C1000 SCI-projektikurssi Väliraportti HOPSot Kalle Siukola TFM Elmeri Lähevirta TFM Henri Salmenjoki TFM Jesse Koivukoski TIK 9. huhtikuuta 2015
Sisältö 1 Johdanto 1 2 Ongelmat 2 3 Ratkaisu 3 4 Asiakkaat 4 5 Arvolupaus 4 6 Kanavat 4 7 Kustannusrakenne 5 8 Tulorakenne 6 9 Avainmittarit 7 10 Kilpailuetu 8
1 Johdanto Tässä raportissa käsitellään ryhmämme projektin liiketoimintasuunnitelmaa, joka pohjautuu aiemmin rakennettuun Lean Canvas-malliin (kuvassa 1). Lean Canvas on malli, jossa koko liiketoimintasuunnitelman näkee kerralla. Sitä on helppo muokata ja siinä käsitellään ongelmaa ja sen ratkaisua. Mallissa on useita alakohtia, joihin olemme luokkahuoneessa miettineett sisältöä post it -lapuilla. Tässä raportissa alakohtien sisältöä avataan merkittävästi laajemmin, ja samalla esitetään ennustetut tulo- ja kustannusrakenteet. Tarkemmat laskelmat liiketoimintasuunnitelmasta löytyvät tämän raportin lopussa löytyvästä liitteestä. Kuva 1: HOPSotin Lean Canvas-malli 1
2 Ongelmat Kuva 2: Aalto-yliopiston WebOodi-portaali Suomen yliopistojen HOPSien suunnittelutyökalut ovat vanhoja ja erittäin kankeita, jos niitä on ollenkaan. HOPSien suunnittelu nykyisillä tönköillä järjestelmillä on opiskelijoille pakollinen paha, ja he joutuvat näkemään suuren vaivan HOPSiensa tekemiseen. HOPS-järjestelmien käyttöliittymät ovat ulkonäöllisesti vanhentuneita, ja niistä puuttuu olennaisia teknisiä ominaisuuksia, kuten kurssien haku laajuuden tai periodien mukaan. Lisämukavuutta tarjoavia ominaisuuksia, kuten kurssiehdotuksia tai lukujärjestyksen suunnittelutyökalua, ei ole lainkaan olemassa. HOPS-järjestelmät eivät tarjoa opintosihteereille juuri mitään työkaluja HOPS:ien tarkistamiseen, ja niiden tarkistaminen onkin heille pääosin käsityötä, ja HOPSien tarkistamisen työläyden takia esimerkiksi kurssien aikataulutus jää usein kokonaan tarkastamatta. Yliopistojen HOPS-järjestelmät keräävät hyvin vähän, jos ollenkaan tilastoja suunnitelluista HOPSeista, joita voitaisiin käyttää esimerkiksi kurssien kehittämiseen ja tulevaisuuden tilavarauksien suunnitteluun. 2
3 Ratkaisu Ratkaisun tärkeimmät ominaisuudet: 1. Helppokäyttöisyys 2. Tilastojen hyödyntäminen 3. Älykäs järjestelmä 1. Helppokäyttöisyys tulee olemaan ryhmämme HOPS-järjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia. Nykyisten järjestelmien suurimpana ongelmana on ollut se, että ne ovat erittäin kankeita ja niiden käytettävyys on todella huono. Tällöin järjestelmän käyttäjät joutuvat näkemään enemmän vaivaa ja aikaa käyttääkseen järjestelmää. Meidän järjestelmässämme suunnitellaan drag & droppaamalla kursseja aikatauluihin ja aikataulut ovat visuaalisia, mikä edesauttaa niiden nopeaa hahmottamista. Lisäksi yliopiston henkilökuntaa ajatellen järjestelmä ei tule luomaan turhia rajoituksia käyttäjillensä, vaan se tarjoaa joustavuutta opintokokonaisuuksia ja korvaavuuksia suunnitteleville yliopiston työntekijöille. 2. Järjestelmämme kerää luoduista HOPSeista tietoja ja tilastoi niitä helposti hyödynnettäväksi. Yksi tilasto voisi esimerkiksi olla lista kursseista ja opiskelijoiden, jotka ovat suunnitelleet käyvänsä tietyn kurssin tietyssä periodissa, määrästä. Tätä tietoa voidaan käyttää hyväksi yliopiston tulevaisuuden tilavarauksien suunnitteluun. Toinen tilastointi voisi olla raportti siitä, kuinka hyvin opiskelija on suorittanut HOPS:iinsa suunniteltuja kursseja. Se voisi listata jo suoritetut kurssit ja vielä käymättä olevat kurssit ja niiden suunnitellut aikataulut. Näiden tilastojen avulla opintosihteerienkin olisi nykyistä helpompaa seurata opiskelijoiden opintojen edistymistä. 3. Järjestelmämme tulee olemaan älykäs. Se tarjoaa kurssiehdotuksia vapaavalintaisten kurssien valintaan perustuen opiskelijan määrittämiin suosikkiaiheisiin tai aikaisempiin valintoihin. Järjestelmässämme on myös tieto kurssien aikatauluista, joten kurssien aikataulutus on helppoa opiskelijoille. Aikataulutuksen tarkistaminen tulee olemaan opintosihteereille helpompaa, koska järjestelmä ilmoittaa poikkeavuudet kurssiaikatauluista ja näyttää suunnittelun aikataulun, minkä avulla opintosihteereiden on helppo huomauttaa, jos opiskelija on esimerkiksi suunnitellut opiskelevansa turhan paljon kursseja jossakin periodissa. 3
4 Asiakkaat Tärkeimmät asiakasryhmät: 1. Yliopistot (14 kappaletta Suomessa) 2. Korkeakoulut (27 kappaletta Suomessa) 3. Lukiot (noin 400 kappaletta Suomessa) 4. Ulkomaiset oppilaitokset Tuotteemme asiakasryhmiksi voidaan jakaa Suomen yliopistot, korkeakoulut, lukiot ja ulkomaiden oppilaitokset. Yliopistot ovat meidän tärkein asiakasryhmä ja yritämmekin kohdistaa tuotteemme alkuvaiheessa suoraan yliopistoille. Kun olemme saaneet valmiin järjestelmän yliopistoille, uskomme, että tuotteemme on helposti muokattavissa muihinkin kouluihin sopivaksi. 5 Arvolupaus Tarjoamme oppilaitoksille ja opiskelijoille entistä paremman ja vaivattoman tavan suunnitella opintoja. Meidän järjestelmämme on visuaalisesti kaunis, sitä on ilo käyttää ja se auttaa hahmottamaan opintoja paremmin. Järjestelmä kommunikoi muiden järjestelmien kanssa, kuten kalenterin kanssa. Uudella järjestelmällä kursseja voi hakea niiden laajuuden perusteella ja nähdä, mitä mieltä aikaisemmat käyttäjät ovat olleet kyseisestä kurssista. Lisäksi suoritettaville kursseille on valmis pohja johon hilataan kursseja, joita opiskelija aikoo käydä. 6 Kanavat Yrityksemme tuotteella on selvä ensisijainen kohderyhmä - korkeakoulut. Näin ollen mitään erikoisia markkinointikeinoja ei tarvita, vaan pääosassa on yhteydenotto suoraan korkeakouluihin. Puhelumarkkinoinnin lisäksi yrityksemme voi järjestää luonnollisesti esittelytilaisuuksia. Jopa osallistuminen erilaisille opiskelijamessuille olisi harkittavaa, sillä 4
sen avulla pystyisimme vakuuttamaan opiskelijat siitä, että järjestelmämme olisi hyvä hankinta heidän korkeakouluilleen. Kun järjestelmämme otetaan käyttöön muutamassa koulussa, luotamme siihen, että se lisää kiinnostusta myös muissa kouluissa. Hyvien käyttökokemuksien avulla markkinointiin ei yrityksen alkutaipaleen jälkeen tarvitse painostaa niin paljoa. Kuitenkin laajentaminen lukioihin ja muihin toisen asteen kouluihin vaatii uusia keinoja, sillä suuren roolin saaneen Wilma-järjestelmän syrjäyttäminen ei ole helppoa. 7 Kustannusrakenne Merkittävimmät kustannukset: 1. Kehityskulut 2. Markkinointi- ja myyntikulut 3. Ylläpitokulut Yrityksemme suurin kustannuserä on järjestelmän luominen ja kehittäminen. Järjestelmän kehittämiseen meidän tulee palkata noin 5 ohjelmoijaa, jotka toteuttavat järjestelmän teknisen toteutuksen. Toteutuksessa voidaan odottaa kuluvan 6 kuukautta, ja ohjelmoijille voidaan realistisesti maksaa 3 000 euron kuukausipalkkaa. Tekninen toteutus tuottaa ensimmäisenä vuotena suuret kustannukset ja ensimmäisenä vuotena meidän tulot eivät vielä ole kovin suuret. Ensimmäisten vuosien tappioiden kattamista varten joudumme hakemaan rahoitusta tai lainaa 180 000 euroa. Jos joudumme ottamaan koko summan lainaa 8 % korolla, niin tulemme olemaan meidän arvioiden mukaan velattomia 9. vuotena, jonka jälkeen teemme hyvin voittoa vuosittain. Markkinointi ja myynti on yhtä kallista kuin itse palvelun kehittäminen. Rahaa kuluu järjestelmän kauppaamiseen erilaisille oppilaitoksille ensimmäisenä vuonna noin 20 000 euroa. Lisäksi opiskelijamessuille osallistuminen ja muu opiskelijoihin kohdistuva mainonta aiheuttavat kustannuksia noin 5 000 euroa joka vuosi. Järjestelmän ylläpitäminen ja kehittäminen entistä paremmaksi aiheuttavat palvelumme suurimmat kustannukset. Järjestelmän käyttöönotossa, integroinnissa ja itse käytössä 5
Kustannusrakenne 12,50 % 12,50 % 75,00 % Kehitys Markkinointi ja myynti Ylläpito Kuva 3: Tuotteen kustannusrakenne 15 vuoden elinkaarelle tulee todennäköisesti ilmenemään ongelmia, joita varten meidän tulee tarjota tukihenkilö mahdollisesti jopa järjestelmän koko suunnitellun elinkaaren ajaksi. Ylläpidon arvioidaan maksavan 36 000 euroa joka vuosi. Tarkemmat laskelmat löytyvät raportin lopussa olevasta liitteestä. 8 Tulorakenne Yrityksemme suurin ja ainoa tulon lähde on myydä vuosittaisia lisenssejä HOPS-järjestelmään yliopistoille ja muille korkeakouluille. Aalto-yliopisto olisi varmaankin meidän ensimmäisiä asiakkaita, koska Aalto-yliopistoon kohdistunut tutkimus ja kyselyt ovat auttaneet meitä jalostamaan järjestelmää juuri sille sopivaksi. Tämän jälkeen voisimme lähteä suoramyymään tuotettamme myös muille Suomen yliopistoille ja mahdollisesti myös jopa ulkomaiden yliopistoihin. Järjestelmämme tulee alustavasti maksamaan yliopistoille 15 000 euroa vuosittain. Tulemme myymään palvelua yliopistoille viiden vuoden lisensseinä kerrallaan. Ensimmäi- 6
senä vuotena asiakkaana tulee olemaan ainakin yksi yliopisto (Aalto-yliopisto), mutta olemme ajatelleet, että vuosittain saamme lisää yliopistoja asiakkaaksi, kun muutkin yliopistot näkevät järjestelmän toiminnassa. Arvioimme saavamme vähintään 9 asiakasta 10. vuoteen mennessä. Tarkemmat laskelmat löytyvät raportin lopussa olevasta liitteestä. 9 Avainmittarit Tärkeimmät avainmittarit: 1. Myytyjen vuosilisenssien määrä 2. Saadun palautteen määrä 3. Aktiiviset käyttäjät per päivä/viikko 4. Hyväksyttyjen kurssiehdotusten määrä 5. Hylättyjen kurssiehdotusten määrä Avainmittarit ovat tunnuslukuja, jotka kertovat yrityksen sen hetkisestä tilasta. Tällainen on esimerkiksi tuotteen myyntimäärä. Suurempi myyntimäärä mahdollistaa suuremman liikevaihdon ja sen myötä suuremman liiketuloksen. Liiketoiminnan tarkoitus on kuitenkin tehdä voittoa ja tälläkin yrityksellä on erilaisia kuluja, kuten kustannusrakennekappaleesta voidaan havaita. Järjestelmämme tärkein avainmittari on myytyjen vuosilisenssien määrä, joka kertoo suoraan järjestelmämme tuottavuudesta ja kysynnästä yliopistojen suunnalta. Myös opiskelijoita voidaan hyödyntää avainmittarien suhteen: saadun palautteen määrä kertoo opiskelijoiden halusta parantaa järjestelmää entisestään ja heidän uskostaan järjestelmän kyvystä saavuttaa koko potentiaalinsa. Aktiivisten käyttäjien määrä tiettyä ajanjaksoa kohden kertoo siitä, kuinka moni ja miten usein opiskelijat käyttävät järjestelmäämme, mikä voi antaa osviittaa järjestelmämme käytön mielekkyydestä. Hyväksyttyjen ja hylättyjen kurssiehdotusten määrät kertovat suositusalgoritmimme toimivuudesta, jota tämän mittarin avulla voimme parantaa. 7
10 Kilpailuetu Ryhmämme tärkeimmät edut ovat omat kokemukset HOPS:in tekemisestä sekä selvä kontakti Aalto-yliopistoon, johon järjestelmää voisi ehdottaa myytäväksi. Koska projektia työstetään ensisijaisesti Otaniemen kampuksella, ryhmämme jäsenien on helppo kerätä tietoa Aalto-yliopiston HOPS-järjestelmän käyttökokemuksista sekä kampuksen opiskelijoilta, että henkilökunnalta. Liitteet 1. Uuden HOPS-järjestelmän ennustetut arviot kustannuksista ja tuloista tuotteen 15 vuoden elinkaarelle. 8
Tulevan HOPS-järjestelmän kustannus- ja tuloarvio KULUT Vuosi Kehityskulut Ylläpitokulut Markkinointi ja myyntikulut TULOT Kulut/vuosi Myyntitulot Voitto/tappio Yrityksen lainan/rahan määrä Korkokulut 8 % 1-90 000-36 000-20 000-146 000 15 000,00-131 000-131 000-10 480 2 0,00-36 000-5 000-41 000 15 000,00-26 000-157 000-12 560 3 0,00-36 000-5 000-41 000 30 000,00-11 000-168 000-13 440 4 0,00-36 000-5 000-41 000 45 000,00 4 000-164 000-13 120 5 0,00-36 000-5 000-41 000 60 000,00 19 000-145 000-11 600 6 0,00-36 000-5 000-41 000 75 000,00 34 000-111 000-8 880 7 0,00-36 000-5 000-41 000 90 000,00 49 000-62 000-4 960 8 0,00-36 000-5 000-41 000 105 000,00 64 000 2 000 0,00 9 0,00-36 000-5 000-41 000 120 000,00 79 000 81 000 0,00 10 0,00-36 000-5 000-41 000 135 000,00 94 000 175 000 0,00 11 0,00-36 000-5 000-41 000 135 000,00 94 000 269 000 0,00 12 0,00-36 000-5 000-41 000 135 000,00 94 000 363 000 0,00 13 0,00-36 000-5 000-41 000 135 000,00 94 000 457 000 0,00 14 0,00-36 000-5 000-41 000 135 000,00 94 000 551 000 0,00 15 0,00-36 000-5 000-41 000 135 000,00 94 000 645 000 0,00 Yhteensä -90 000-540 000-90 000-720 000 1 365 000,00 645 000-75 040 15 vuoden ennustettu tulos verojen jälkeen 461 667,60