ENNAKKOARVIOINTI (IHMISIIN KOHDISTUVIEN VAIKUTUSTEN ARVIOINTI) KOSKIEN ESPOON SAIRAALAN LOGISTIIKKAPALVELUI- TA Palveluiden järjestäminen Nykyisen mallin mukainen toiminta (0 vaihtoehto) Espoo Logistiikka, Espoo Talouspalvelut ja Espoo Kiinteistöpalvelut liikelaitokset tuottavat palvelut nykyisten prosessien mukaisesti. Muutosesitys 1 Espoo Logistiikka ja Espoo Talouspalvelut liikelaitokset tuottavat palvelut estettyjen palvelukuvausten mukaisesti. Espoon sairaalan sisäiset kuljetukset järjestää Espoo Kiinteistöpalvelut. Muutosesitys 2 HUS-Logistiikka liikelaitos (jäljempänä HUS-Logistiikka) tuottaa koko palvelun esitettyjen palvelukuvausten mukaisesti. Muutosesitys 3 Esitettyjen palvelukuvausten mukaiset palvelut tuottaa yksityinen palveluntuottaja Asiakas ja kaupunkilainen Espoon sairaala määrittelee käytettävät tarvikkeet, laitteet ja kalusteet itsenäisesti. Espoo Logistiikka ja Espoo Talouspalvelut tuottavat hankinnan ja materiaalipalvelun tukipalvelut tarjoten voimassa olevia sopimustuotteita. Espoon sairaala määrittelee käytettävät tarvikkeet, laitteet ja kalusteet itsenäisesti. Espoo Logistiikkapalvelut ja Espoo Kiinteistöpalvelut tukevat hoidon laadukkuutta, tehokkuutta ja hoitoympäristön turvallisuutta. Espoon sairaala määrittelee käytettävät tarvikkeet, laitteet ja kalusteet HUS-Logistiikan työryhmissä. HUS- Logistiikkapalvelut tukevat hoidon laadukkuutta, tehokkuutta ja hoitoympäristön turvallisuutta. Espoon sairaala määrittelee käytettävät tarvikkeet, laitteet ja kalusteet itsenäisesti. Logistiikkapalvelut tukevat hoidon laadukkuutta, tehokkuutta ja hoitoympäristön turvallisuutta. Hoitotarvikevalikoimat ovat erilaisia eri organisaatioissa, mikä aiheuttaa ongelmia potilaan hoidossa hänen siirtyessä erikoissairaanhoidosta jatkohoitoon Espoon sairaalaan. Esimerkiksi lääkkeiden ja nesteiden antoon käy- Hoitotarvikevalikoimat ovat erilaisia eri organisaatioissa, mikä aiheuttaa ongelmia potilaan hoidossa hänen siirtyessä erikoissairaanhoidosta jatkohoitoon Espoon sairaalaan. Esimerkiksi lääkkeiden ja nesteiden antoon käytettävän välineistön, haavahoitotuotteiden Potilaan hoitoprosessin aikana erikoissairaanhoidossa ja perusterveydenhuollossa noudatettavat yhtenäiset toimintatavat, tuotteet ja välineet sujuvoittavat hoitoprosessia, edistävät potilaan hoitotavoitteiden saavuttamista ja vähentävät eitoivottua laatuvaihtelua. 1
tettävän välineistön, haavahoitotuotteiden ja lääkintälaitteiden (kuten infuusio- ja kipupumput) valikoimat ovat erilaisia. Tämän vuoksi potilaan hoitoon saattaa tulla viiveitä, kun geneerisisiä tuotteita pitää selvittää ja hankkia tai vaihtaa lääkintälaitteita. Välineiden ja laitteiden turhat vaihdot aiheuttavat lisätyötä ja tarvikehävikkiä, sekä lisäävät kustannuksia. pahimmillaan voi olla riski potilasturvallisuudelle ja lääkintälaitteiden (kuten infuusio- ja kipupumput) valikoimat ovat erilaisia. Tämän vuoksi potilaan hoitoon saattaa tulla viiveitä, kun geneerisiä tuotteita pitää selvittää ja hankkia tai vaihtaa lääkintälaitteita. Välineiden ja laitteiden turhat vaihdot aiheuttavat lisätyötä ja tarvikehävikkiä, sekä lisäävät kustannuksia. Pahimmillaan tämä voi olla riski potilasturvallisuudelle Potilaiden hoidossa käytettävien terveydenhuollon tarvikkeiden, laitteiden ja kalusteiden asiantuntemus sekä uusien tuotteiden arviointi ja harkittu käyttöönotto parantavat potilasturvallisuutta. Hoito- ja yleistarvikkeiden valikoima näyttäytyy potilaalle tasalaatuisena, jolloin potilaan siirtyminen organisaatiosta toiseen ei aiheuta hänen hoidossa ja kuntoutuksessa käytettävien hoito- ja yleistarvikkeiden käyttöön tai saatavuuteen liittyviä poikkeamia. Toisessa organisaatiossa aloitettua potilaan hoitoa voidaan 2
jatkaa samoilla tuotteilla, joka tukee potilaalle välitettävää mielikuvaa yhtenäisestä palveluketjusta ja sen saumattomuudesta. Tämä korostuu etenkin potilaan käsittelemien tuotteiden kohdalla, esim. avannetuotteet. HUS-Logistiikka on suuri toimija, jolla on laaja valikoima erilaisten potilaiden vaativassa hoidossakin käytettäviä tarvikkeita, laitteita ja kalusteita. Tuotevalikoima vastaa koko Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin tarpeisiin, joka turvaa harvemmin käytettävien tuotteiden saatavuuden Espoon sairaalan potilaillekin. Palvelujen järjestäminen Palvelujen järjestäminen on pirstaleista. Palveluja tuotetaan Espoo Logistiikan, Espoo kiinteistöpalvelujen ja Espoo Talouspalvelut liikelaitoksista. Espoo Logistiikka järjestää kaikki logistiset palvelut: varastointi-, tavarakuljetus- ja täyttöpalvelut laskutuksen hoitoon saakka. HUS-Logistiikka tuottaa kaikki sairaalakiinteistöissä tarvittavat hankinta-, varastointi-, tavarakuljetus- ja täyttöpalvelut. Palvelut vastaavat sairaalan toiminnallisia vaatimuksia palvelukuvauksen mukaisesti. Palvelut kilpailutetaan ja ostetaan yksityiseltä palveluntuottajalta. Kilpailutuksessa on edellytettävä, että palvelu vastaa sairaalatoiminnan laatuvaatimuksia. Tämä edellyttää tarkkoja kilpailutuskriteerejä. Palvelutuotannon koordinaatio, yhteinen tiedonkulku ja arkitoiminnan sujuvuus on haasteellista palvelujen asi- Espoo Talouspalvelut-liikelaitos tuottaa hankintatoimen palvelut sosiaali- ja terveystoimen kanssa yhdessä sovitun käytännön mukaan. HUS-Logistiikka on toiminnassaan erikoistunut sairaalatarvikelogistiikkaan. Suurena toimijana HUS-Logistiikka pystyy varmistamaan palveluun tarvit- Sopimuksen ja palvelukuvauksen tulee olla tarkka ja selkeä, jotta laatua voidaan valvoa. Palvelujen tulee sisältyä 3
akkaan näkökulmasta. Espoon sairaalan henkilökunta tilaa, ottaa vastaan, purkaa pakkauksista, sijoittaa paikoilleen ja seuraa hoitotarvikkeiden ja muiden tuotteiden käyttökelpoisuutta. tavan henkilöstön, kaluston sekä valikoiman ja tuotteiden riittävyyden. sopimukseen mahdollisimman kattavasti tasaisen laadun turvaamiseksi. Henkilökunta käyttää paljon aikaa vastaavien tuotteiden selvittelyyn ja hankintaan potilaan siirtyessä esikoissairaanhoidosta Espoon sairaalaan Espoo Logistiikan alihankkijana operatiivisessa palvelussa on Posti Oy, joka on Suomen suurimpia logistiikkayrityksiä. Tarjottu logistiikkapalvelu kattaa laaja-alaisesti julkisen sektorin, mutta ei ole keskittynyt sairaalatarvikelogistiikkaan Espoon sairaalalle näkyy useita toimijoita (2-4 toimijaa = Espoo Logistiikka, Posti Oy, Espoo Talouspalvelut-liikelaitos) ja Posti Oy alihankkijana on merkittävässä roolissa. Espoon sairaalan sisäisiä kuljetuksia ei ole kuvattu. Palveluiden laatua seurataan järjestelmällisesti Espoon kaupungin sisäisten toimintamallien mukaisesti kehityskokouksissa ja arjessa. Asiakkaalle tulee säännöllisiä asiakaspalautekyselyjä ja myös jatkuvan asiakaspalautteen järjestelmä on käytössä. EspooLogistiikka Päivittäinen tavaralogistiikka toimii sujuvasti sairaalan tarpeiden mukaisesti. Tarvikkeiden, laitteiden ja kalusteiden hankinnassa, varastoinnissa ja kuljetuksessa on vain yksi toimija, mikä näyttäytyy selkeänä palveluprosessina loppukäyttäjille Espoon sairaalassa sekä HUS:n yhteistyökumppaneille. HUS-Logistiikka toimii yhtenäisesti koko Jorvin sairaalaalueella noudattaen yhtenäisiä toimintamalleja. HUS- Logistiikalla on toimivat yhteistyömallit HUS:in eri liikelaitosten ja muiden yksiköiden kanssa (esim. HUS-Desiko, Ravioli, Uudenmaan Sairaalapesula Oy), mikä tuo synergiahyötyjä ja vähentää päällekkäistä toimintaa. Espoon sairaalan työntekijöiden ei tarvitse käyttää työaikaa vastaavien tuotteiden selvittelyyn ja 4
käsittelee reklamaatiot keskitetysti, pois lukien sairaalan sisäiset kuljetuspalvelut. Espoo Logistiikka tarjoaa käyttötarvikelogistiikka-palvelua Espoon toimipisteisiin. Palvelu perustuu säännöllisesti toistuvaan toimitukseen ilman erillistä tilausta, vastaanottoa ja laskun hyväksyntää sähköisessä järjestelmässä. Sähköisen järjestelmän käyttöön kuluva työaika vähenee yksikössä. Espoo Logistiikka suunnittelee täyttöpalvelun käynnistämistä 2015 Espoon kaupungissa. Täyttöpalvelu edistää potilasturvallisuutta, koska tuotteita on varastossa optimaalinen valikoima ja määrä, ne ovat jatkuvassa kierrossa eikä vaarana ole käyttää vanhentuneita tuotteita. Täyttöpalvelun avulla tuotteet pysyvät järjestyksessä eikä yksikön henkilökunnan työaikaa käytetä tuotteiden tilaamiseen, pakkausten purkuun, järjestämiseen tai hyllyjen täydentämiseen. Tuotteiden saatavuus on hyvä, koska tilaus perustuu systemaattiseen prosessiin eikä ole riippuvainen yksikön henkilökuntatilanteesta. niiden hankintaan potilaan siirtyessä erikoissairaanhoidosta Espoon sairaalaan. Palveluiden laatua ja kustannustehokkuutta seurataan ja kehitetään järjestelmällisesti yhteistyöryhmässä. HUS- Logistiikalla on säännölliset asiakastyytyväisyyskyselyt. Spontaaneihin laatupalautteisiin reagoidaan välittömästi. Tuotereklamaatioiden keskittäminen helpottaa reklamaatioprosessia. Täyttöpalvelu edistää potilasturvallisuutta, koska tuotteita on varastossa optimaalinen valikoima ja määrä, ne ovat jatkuvassa kierrossa eikä vaarana ole käyttää vanhentuneita tuotteita. Täyttöpalvelun avulla tuotteet pysyvät järjestyksessä eikä yksikön henkilökunnan työaikaa käytetä tuotteiden tilaamiseen, pakkausten purkuun, järjestämiseen tai hyllyjen täydentämiseen. Tuotteiden saatavuus on hyvä, koska tilaus perustuu systemaattiseen prosessiin eikä ole riippuvainen yksikön henkilökuntatilanteesta. HUS-Logistiikka huolehtii varmuusvarastoinnista. Varmuusvarastointi toteutuu HUStasoisena kokonaispalveluna. 5
Espoo Logistiikka huolehtii varmuusvarastoinnista. Palveluneuvonta vastaa tilauksiin, toimituksiin ja tuotetiedusteluihin liittyvissä kysymyksissä asiakkaiden tiedusteluihin. Terveydenhuollon ja sairaalaympäristön tunteva Help desk -palvelu vastaa tilauksiin, toimituksiin ja tuotetiedusteluihin liittyvissä kysymyksissä asiakkaiden tiedusteluihin. Espoo Logistiikalla ja Postilla on laaja kokemus palveluprosessien kehittämisestä ja tehostamisesta. HUS-Logistiikalla on kokemusta palveluprosessien kehittämisestä sairaalaympäristössä, esim. täyttöpalvelu. Espoo Logistiikka järjestää hankintapalvelut Espoon Talouspalvelut-liikelaitoksen hankintapalvelujen kautta. Hankintapalvelut tuottaa kilpailutuksen yhdessä sosiaali- ja terveystoimen kanssa. HUS-Logistiikan hankintapalvelut on keskittynyt sairaalatoimintaan, joten yksikköön on kertynyt eritystä osaamista ja asiantuntemusta sairaalatoiminnasta. Asiantuntijaryhmiin tulee paljon osaamista HUS:n eri erikoisaloilta/yksiköistä, joten Espoon sairaalan asiantuntijapanosta tarvitaan vain kohdennetuissa hankinnoissa. Asiantuntijapalvelut säästävät esimiesten ja työntekijöiden hankintaprosessiin kuluvaa työaikaa ja takaavat hankintoihin liittyvän toiminnan oikeellisuuden. Henkilöstö Espoo Kiinteistöpalvelut vastaavat viiden työntekijän resurssilla Puolarmetsän sairaalassa sisäisistä huolto- Espoo Logistiikalle tai Espoon Talouspalvelut-liikelaitoksen hankintapalveluille ei tule henkilöstövaikutuksia. Muutoksella ei ole henkilöstövaikutuksia Espoon Talouspalvelut-liikelaitoksen hankintapalveluihin tai Espoo Logistiikkaan. Espoo Logistiikalle tai Espoon Talouspalvelutliikelaitoksen hankintapalveluille ei tule henkilöstövaikutuksia. 6
kuljetuksista. Työntekijöiden työ päättyy uuden sairaalan valmistuessa. Tavoitteena olisi siirtää nämä työntekijät uusiin tehtäviin liikelaitoksessa tai uuden sairaalan valitun palveluntuottajan palvelukseen. Kiinteistöpalvelujen henkilöstövaikutukset koskevat viittä työntekijää, jotka tekevät sisäisiä huoltokuljetuksia Puolarmetsän sairaalassa. Kiinteistöpalvelujen henkilöstövaikutukset koskevat viittä työntekijää, joille tarjotaan mahdollisuutta siirtyä HUS-Logistiikan palvelukseen. HUS-Logistiikan työnjohto toimii fyysisesti Jorvin alueella. Työnjohto ja esimiehet ovat erityisesti logistiikan ammattilaisia. Kiinteistöpalvelujen henkilöstövaikutukset koskevat viittä vakituisessa työsuhteessa olevaa työntekijää, joiden asemasta neuvotellaan valitun palveluntuottajan kanssa tai heille tarjotaan mahdollisuutta jatkaa työsuhteessa Espoon kaupunkiin. Yksityisen tuottajan henkilöstön palkat ja henkilöstöedut ovat todennäköisesti pienemmät. Talous Vuosikustannukset 150 yleisimmän tuotteen hintavertailussa Espoo Logistiikan myyntihinta on 390 196 (alv 0%). Espoon sairaalan logistiikkakustannukset olivat vuonna 2014 yhteensä 1 157 263 (alv 0%) sisältäen sairaalan hoitohenkilökunnan logistiikkaan käyttämän työpanoksen. Vuosikustannukset 150 yleisimmän tuotteen hintavertailussa Espoo Logistiikan myyntihinta on 390 196 (alv 0%). Vuosikustannukset suhteutettuna 294 potilaspaikkaan ovat 526 228 euroa (alv 0%). Myyntihinnat sisältävät: hankintojen kilpailuttamisen tuotteiden kotiinkutsut toimittajilta Vuosikustannukset 150 yleisimmän tuotteen hintavertailussa HUS-Logistiikan myyntihinta on 344 561 (alv 0%). Vuosikustannukset suhteutettuna 294 potilaspaikkaan ovat 464 683 euroa (alv 0%). Myyntihinnat sisältävät: hankintojen kilpailuttamisen tuotteiden kotiinkutsut toimittajilta 150 yleisimmän tuotteen vertailukelpoista vuosikustannusta on vaikea saada. Sosiaali- ja terveystoimen kuluja lisää kilpailuttamisen ja ostamisen sekä toiminnan valvomisesta koituvien tehtävien kulut. 7
tavaran vastaanoton hyllyttämisen varastoinnin varmuusvarastoinnin kustannukset keräilyn pakkaamisen, lähettämisen kuljetuksen loppuasiakkaalle nimikkeistön ylläpidon tilaajien palveluneuvonnan (tuotetiedustelut, tilauksiin ja toimituksiin liittyvät asiat) laskujen käsittely tieto- ja tilausjärjestelmien ylläpidon vaihto-omaisuuden arvon Espoon uuden sairaalan valmistuttua logistiikan vuotuisiksi kokonaiskustannuksiksi on arvioitu 1 097 523 (alv 0%) Espoo Logistiikan tuottamana, sisältäen Espoon sairaalan hoitohenkilökunnan tekemän työpanoksen. tavaran vastaanoton hyllyttämisen varastoinnin varmuusvarastoinnin kustannukset keräilyn pakkaamisen, lähettämisen kuljetuksen loppuasiakkaalle nimikkeistön ylläpidon tilaajien help deskin (tuotetiedustelut, tilauksiin ja toimituksiin liittyvät asiat) laskujen käsittely tieto- ja tilausjärjestelmien ylläpidon vaihto-omaisuuden arvon Espoon uuden sairaalan valmistuttua logistiikan vuotuisiksi kokonaiskustannuksiksi on arvioitu 759 864 (alv 0%) HUS- Logistiikan tuottamana, sisältäen Espoon sairaalan hoitohenkilökunnan tekemän työpanoksen. Vuosikustannuksia vertailemalla ei saada esiin kaikkia etuja, joita HUS-Logistiikan palvelui- 8
den käyttö tuo sairaalan toimintaan. HUS-Logistiikan toimittamia tarvikkeita käytettäessä sekä HUS:ssa että Espoon sairaalassa valikoimat ovat yhtenäisiä ja hyödynnettävissä potilaiden siirtyessä. Tämän arvioidaan tuottavan säästöjä kustannuksiin. HUS-Logistiikka on sitoutunut tuottamaan Espoon sairaalalle logistiikkapalvelut samoilla hinnoilla kuin HUS:n Jorvin sairaalalle. Espoo Logistiikka ottaa uusia palvelukokonaisuuksia käyttöön Espoossa vuonna 2015, esimerkiksi täyttöpalvelun, jota voitaneen mahdollisesti hyödyntää Espoon sairaalassa. Täyttöpalvelun ansiosta tarvikkeiden hävikki ja vanhentuminen jäävät vähäiseksi. Pääomaa ei ole tarpeettomasti sidottu varastoituihin tavaroihin. Toiminnan keskittäminen HUS- Logistiikan hoidettavaksi mahdollistaa uusien palvelukokonaisuuksien käyttöönoton (esim. täyttöpalvelu) sairaalapalvelujen toiminnan tehostamiseksi ja laadun parantamiseksi. HUS-Logistiikan täyttöpalvelu on käytössä useissa HUS-alueen sairaaloissa ja yksiköissä, ja sitä on kehitetty edelleen asiakkaiden kanssa. Täyttöpalvelun ansiosta tarvikkeiden hävikki ja vanhentuminen jäävät vähäiseksi. Pääomaa ei ole tarpeettomasti sidottu yksikköön tilattuihin ja varastoituihin tavaroihin. 9
Ympäristövaikutukset Tuotteiden kuljettaminen päivittäin ainoastaan Espoon sairaalaan lisää liikennettä ja kuormittaa sairaalaalueen reittejä ja päivystysliittymää. Tuotteiden kuljettaminen päivittäin ainoastaan Espoon sairaalaan lisää liikennettä ja kuormittaa sairaala-alueen reittejä ja päivystysliittymää. Postin kalusto on ympäristöystävällistä ja Posti tuottaa Espoo Logistiikalle vuosittain ympäristöraportin toiminnastaan. Aineiden, tarvikkeiden ja välineiden kuljetusten keskittäminen ja koordinointi Jorvin alueelle vähentää turhaa liikennöintiä ja lisää liikenneturvallisuutta Espoon ja HUS Jorvin sairaaloiden alueella. Ympäristöasiat kirjataan tarjouspyyntöön ja palvelusopimukseen ja niiden täyttymistä valvotaan. Tuotteiden kuljettaminen päivittäin ainoastaan Espoon sairaalaan lisää liikennettä ja kuormittaa sairaala-alueen reittejä ja päivystysliittymää. Johtopäätökset Espoon sairaalan kannalta palvelukonsepti on pirstaleinen ja mukana on useita liikelaitoksia. Mitä enemmän on toimijoita, sitä enemmän on rajapintoja ja riskejä ja sitä kautta kokonaisuuden hallinta ja koordinointi on vaikeampaa. Sairaalatoiminnan ja sairaalassa käytettävien laitteiden, tarvikkeiden ja aineiden erityispiirteiden tuntemus ei ole merkittävä. Potilaan hoito ei jatku yhteisenä hoitotuotteiden ja - välineiden vaihtuessa eri organisaatioissa. Espoon sairaalan kannalta palvelukonsepti on pirstaleinen ja mukana on useita liikelaitoksia. Mitä enemmän on toimijoita, sitä enemmän on rajapintoja ja riskejä ja sitä kautta kokonaisuuden hallinta ja koordinointi on vaikeampaa. Sairaalatoiminnan ja sairaalassa käytettävien laitteiden, tarvikkeiden ja aineiden erityispiirteiden tuntemus ei ole merkittävä. Potilaan hoito eri organisaatioissa ei jatku yhteisenä hoitotuotteiden ja -välineiden vaihtuessa. Hankinnan, varastoinnin, tarvikekuljetuksen ja täyttöpalvelun keskittäminen sairaalatoimintaan erikoistuneen HUS- Logistiikan hoidettavaksi varmistaa palvelujen hyvän laadun ja on sairaalatuotteiltaan kustannuksiltaan edullisempi vaihtoehto kuin palvelun tuottaminen Espoon omana toimintana. Toiminnan keskittäminen HUS- Logistiikalle tuo välittömiä etuja jatkohoidon järjestelyihin sekä potilaalle että henkilökunnalle, kun potilaan hoitoa voidaan jatkaa saumattomasti potilaan siirtyessä erikoissairaanhoidosta Espoon sairaalaan. Yksi yhteistyökumppani ja toimijataho sujuvoittaa ja tehostaa potilaiden hoidon ja kuntoutuk- Hinta määräytyy kilpailutuksen perusteella. Palvelujen tulee sisältyä sopimukseen mahdollisimman kattavasti tasaisen laadun turvaamiseksi. Vasta kilpailutuksen jälkeen olisi mahdollista tehdä johtopäätöksiä palvelukokonaisuudesta. 10
sen lisäksi henkilökunnan toimintaa. Toiminnan keskittäminen HUS- Logistiikan hoidettavaksi mahdollistaa uusien palvelukokonaisuuksien käyttöönoton (esim. täyttöpalvelu) sairaalapalvelujen toiminnan tehostamiseksi ja laadun parantamiseksi. 11