Hankintatoimen organisointisuunnitelma 25.4.2012 Savonlinnan seudun kuntayhtymän seudullinen hankintatoimi on vuodesta 2005 lähtien tuottanut seudun hankintapalvelut taloudellisesti ja tehokkaasti siten, että toiminnasta aiheutuneet kustannukset ovat erittäin marginaaliset kokonaisvaltaiseen palveluun ja toiminnasta saataviin hyötyihin nähden. Jäsenorganisaatioita ovat tällä hetkellä: - Enonkoski - Joroinen - Juva - Kerimäki - Punkaharju - Rantasalmi - Sulkava - Savonlinna - Itä-Savon koulutuskuntayhtymä - Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä - Savonlinna-Säämingin seurakunta - Tanhuvaaran säätiö/tanhuvaaran palvelut Oy - YH-Itä Savo Oy, Savonlinnan vuokratalot Oy ja Savonlinnan opiskelija-asunnot Oy Jäsenorganisaatioilla on enenevässä määrin yhteisiä hankintatarpeita ja hankinta-asiantuntijapalveluiden kysyntä onkin kasvanut merkittävästi viime vuosina. Seudullisen hankintatoimen kautta kulkevien sopimusten arvo on (vuosittaisista hankinnoista riippuen) 50-80 milj. euroa ja tarjouskilpailuja on vuosittain n. 150-200 kpl. Hankinnoilla on myös merkittävää aluetaloudellista vaikuttavuutta. Hankintalaki on kiristymässä entisestään uusien hankintadirektiivien johdosta, joten asiantunteville hankintapalveluille on tarvetta ja kysyntää yhä enemmän. Kerimäen, Punkaharjun ja Savonlinnan kuntaliitoksen myötä tulee myös pohdittavaksi seudullisen hankintatoimen organisointi tulevaisuudessa. Tavoitteena on, että seudullinen hankintatoimi jatkaa tuloksekasta yhteistoimintaa myös jatkossa. Uusi Savonlinna muodostaa seudullisen hankintatoimen yhteistoimintasopimuksen mukaisesta hankintavolyymista noin 53 %. Lisäksi hankintatoimella on voimassaoleva sopimus hankintapalvelujen tuottamisesta Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle. Kyseisen erillissopimuksen laajuus tulee uudelleen tarkasteltavaksi, kun sosiaalija perusterveydenhuollon palvelut siirtyvät kaupungin omaksi toiminnaksi. Tällöin kasvaa myös kaupungin tarve vahvistaa sote-hankintaosaamista. Seudullinen hankintatoimi on asiakkuudet, sopimuskokonaisuudet ja toiminta huomioiden perusteltua siirtää uuden Savonlinnan kaupungin alaisuuteen 1.1.2013. Seudullisen hankintatoimen tavoitteena on, että hankinnoissa jatketaan tuloksellista seutuyhteistyötä jatkossakin hankinnat järjestetään siten, että ne tukevat muutoskykyisesti ja tehokkaasti strategisia suunnitelmia ja taloudenkehitystä ympäristönäkökohdat huomioiden hankintatoimi on vahva paikallinen palveluyksikkö, joka tarjoaa asiakaslähtöisesti joustavia, kustannustehokkaita ja asiantuntevia hankintapalveluja 1 (5)
aluetaloudellinen vaikuttavuus huomioidaan palvelujen hankinta on suunniteltu pitkällä tähtäimellä hankintojen kehittäminen, suunnittelu, ennakointi ja markkinatuntemus ovat keskeinen osa toimintoja ja hankintaprosessia sopimushallinta on systemaattista ja säännöllistä hankintasopimuksissa pyritään kumppanuusajatteluun vahvalla kehittämisotteella sähköiset järjestelmät ovat ajantasaiset ja mahdollistavat tehokkaan hankintaprosessin Savonlinnan kaupungin hankintatoimi on sijoitettu teknisen toimialan alaisuuteen tulosalueeksi. Hankintatoimi vastaa mm. kokonaisvaltaisesti kaupungin tavara- ja palveluhankintojen kilpailuttamisesta, yhteishankinnoista ja niitä koskevien hankintasopimusten valvonnasta, hankintojen kehittämisestä, hankintaohjeiden laatimisesta ja hankintoihin liittyvän asiantuntija-avun antamisesta. Hankintatoimi toimii myös seudullisen hankintatoimen järjestämistä koskevaan yhteistoimintasopimukseen perustuen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 11 :n tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Hankintatoimi voi myös tuottaa hankintapalveluja isäntäkuntamallilla muille peruskunnille. Seudullisen hankintatoimen toiminnan turvaamiseksi myös jatkossa tulisi huomioida erityisesti seuraavat seikat: Seudullisen hankintatoimen yhteistoimintasopimukseen: 1) Hankintalain 11 : tosiasiallinen toiminta yhteishankintayksikkönä 1 ja perustaminen yhteishankintayksiköksi (nimenomainen tahdonilmaisu ja päätös) 2) Kuntalain 76 :n mukainen sopimusyhteistyö: yhteistoimintasopimus, jossa taloudellinen luonne = kustannusvastuun jakautuminen osapuolten kesken ilman riskin tai voiton kohdistamista yksittäiseen tai yksittäisiin osapuoliin, pitkäkestoinen järjestely ja sitoutuminen yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, hallinnon järjestäminen = yhteistoiminnan hallintoa ja valvontaa varten perustettu toimielin (seutuhallituksen esitys: esim. jaosto tai toimikunta) tai vaihtoehtoisesti virkamiestyönä Hankintatoimen sijoittumiseen liittyvät kysymykset: 1) oma tulosalue/-yksikkö (seudullinen näkökulma ja asiakkuudet, talousarvio, kustannustenjaon läpinäkyvyys jäsenorganisaatioiden kesken) 2) hankintapäällikkö johtamaan, kehittämään ja vastaamaan toiminnasta sekä 3 hankintaasiantuntijaa tuottamaan korkealaatuisia hankintapalveluja (SSKY:n hankintatoimesta siirtyvä henkilöstö) 3) hankintatoimi palvelee horisontaalisesti kaikkia toimialoja (ei tukipalvelu vaan strateginen osa palvelujen ja toimintojen suunnittelua ja kehittämistä) 1 Yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan sellaista hankintayksikköä, joka hankkii sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tavaroita tai palveluja taikka tekee näille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi ja, että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi. (JulkHankL 11 2 mom.) = eli käytännössä mahdollisuus tehdä keskitettyjä hankintapäätöksiä ja -sopimuksia kuten nytkin seudullisessa hankintatoimessa tehdään. 2 (5)
4) sijoituspaikan osalta huomioitava neutraliteetin säilyttäminen Tällä hetkellä valmistelua tehdään tekniseen toimialaan omaksi tulosalueeksi. Sijoittumista ko. toimialaan puoltavat: 85 % asiakkuuksista yhteishankinnoissa ja erillishankinnoissa, merkittävimmät yhteishankintasopimukset kuuluvat ko. toimialalle, hankintalain erityisosaaminen käytettävissä myös urakkakilpailutuksiin jne. Seutuhallituksen kokouksessa 18.4.2012 on ehdotettu sijoittumispaikaksi myös keskushallintoa. Hankintatoimen näkökulmasta olennaista on, että hankintatoimi palvelee horisontaalisesti kaikkia toimialoja, kehittäminen ja asiakkuuksista huolehtiminen onnistuu toimialasta riippumatta. Perusteltua sijoittaa lähelle asiakkaita kaupungin organisaation sisään, ei erilliseen yhtiöön tms. eikä myöskään suoraan elinkeinopalveluihin (neutraliteetti tarjoajiin nähden). Hankintavaltuudet Hankintaprosessin lopputuloksena syntyy hankintalain mukainen hankintapäätös. Hankintapäätöksissä ei ole juurikaan käytettävissä harkintavaltaa, vaan päätös perustuu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin vaatimuksiin ja vertailuperusteisiin. Tältä osin hankintapäätösten tekeminen viranhaltijapäätöksinä on hallinnollisesti kevyin menettelytapa. Varsinainen hankintoihin vaikuttaminen tapahtuu etukäteen ennen tarjouskilpailun aloittamista, kun päätetään esim. kuinka palvelut tuotetaan (omana työnä, ostopalveluna tms.). Uuden Savonlinnan hankintaohjeeseen on esitetty lisättäväksi, että toimialojen tulisi käyttösuunnitelman yhteydessä esitellä ao. lautakunnalle talousarviovuoden merkittävimmät hankinnat, jolloin päätöksentekijöillä on mahdollisuus tutustua ja vaikuttaa hankintojen valmisteluun. Lisäksi hankintapäätöksissä on otto-oikeus, jolla tehtyjä hankintapäätöksiä voidaan valvoa. Seudullisten yhteishankintojen ja kaupungin useamman toimialan yhteishankintojen hankintapäätöksiä koskevien toimivaltuuksien osalta esitetään seuraavaa: 1) hankintapäällikkö päättää seudullisista yhteishankinnoista ja kaupungin useamman toimialan yhteishankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaisarvo alittaa 3 000 000 2) tekninen lautakunta päättää seudullisista yhteishankinnoista ja kaupungin useamman toimialan yhteishankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaisarvo ylittää 3 000 000 Kaupungin muiden hankintojen osalta hankintavaltuudet on esitetty jakautuvan seuraavasti: 3) toimialan lautakunta ja keskushallinnon osalta kaupunginhallitus päättää toimialaansa koskevista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaisarvo arvo ylittää tavara- ja palveluhankinnoissa 200 000 *) EU-kynnysarvo sosiaali- ja terveyspalveluissa 500 000 rakennusurakoissa 500 000 4) toimialajohtaja päättää toimialaansa koskevista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaisarvo alittaa tavara- ja palveluhankinnoissa 200 000 sosiaali- ja terveyspalveluissa 500 000 rakennusurakoissa 500 000 3 (5)
5) tulosalueen/vastuualueen esimies päättää tulos-/vastuualuettaan koskevista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaisarvo alittaa tavara- ja palveluhankinnoissa 30 000 *) kansallinen kynnysarvo sosiaali- ja terveyspalveluissa 100 000 *) kansallinen kynnysarvo rakennusurakoissa 150 000 *) kansallinen kynnysarvo Hankintapäätöksiä koskeva otto-oikeus on ao. lautakunnalla/kaupunginhallituksella. Ottooikeus on rajattu koskemaan arvonlisäverottomalta arvoltaan 30 000 ylittäviä hankintoja. Julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 80 :n mukaisen hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelee hankintapäätöksen tehnyt viranhaltija/toimielin. Viranhaltijoiden ratkaisuvalta ja keskeiset vastuualueet Hankintapäällikkö 1) Vastaa keskitetystä hankintatoimesta ja seudullisista yhteishankinnoista 2) Päättää kaupungin useamman toimialan yhteishankinnoista ja seudullisista yhteishankinnoista hallintosäännössä määrättyyn rajaan saakka. 3) Allekirjoittaa useamman toimialan yhteishankintoja ja seudullisia yhteishankintoja koskevat hankintasopimukset. 4) Valmistelee teknisen lautakunnan toimivaltaan kuuluvat yhteishankintoja koskevat hankinta-asiat tekniselle lautakunnalle. 5) Valmistelee kaupungin hankintaohjeen. 6) Päättää seudullisten yhteishankintojen vuosilaskutuksesta seudullisen hankintatoimen järjestämistä koskevan yhteistoimintasopimuksen mukaisesti. Tekninen johtaja tai hänen määräämänsä toimii hankintapäällikön sijaisena. Käytännön toimet: 1) Uuden toimintamallin suunnittelu 2) Liikkeenluovutus (liikkeenluovutuksen edellytykset täyttyvät, SSKY:n seudullisen hankintatoimen toiminnot ja henkilöstö: 4 hlöä) 3) Isäntäkuntamalli (yhteistoimintasopimus) 4) Yhteishankintayksikön perustaminen (päätökset ja sopimus) 5) Tulosalueen/-yksikön perustaminen 6) Hankintapäällikön viran perustaminen (hankintapäätökset ovat julkisen vallan käyttöä, edellyttää viranhaltijaa) ja toimivaltuudet sekä kolmen hankinta-asiantuntijan toimien perustaminen 7) Talousarvio ja määrärahat (perusteltua olla oma tulosalue/-yksikkö kustannusjaon läpinäkyvyyden vuoksi) 8) Kustannusjako jäsenorganisaatioiden kesken 9) Päätöksenteko ja hallinnointi 10) Nykyisten sopimusten siirto (yhteishankinnat 119 kpl, muut sopimukset, ISSHP sopimus) 4 (5)
Hankintatoimen tavoitetaso: Edellä selostettu esitys perustuu nykymalliin ja toimintojen järjestämisen ehdottomaan minimitasoon. Kaupungin kannalta hankintojen paras tehokkuus saavutettaisiin siten, että 1) hankintatoimi ottaa hankintapäällikön johdolla kokonaiskoordinointivastuun kaupungin hankinnoista (tavarat ja palvelut). Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että hankintatoimi valvoo keskitetysti hankintasopimuksia ja huolehtii hankintojen aikataulutuksesta ja suunnittelun aloittamisesta. Lisäksi hankintatoimi kokoaa kaupungin eri toimialojen hankintatarpeet asianmukaisiksi kokonaisuuksiksi, jolloin vältytään epäedullisilta hankinnoilta ja turhilta päällekkäisyyksiltä. Kaupungin nykytoimintamallissa toimialojen sopimuksia ei valvota kokonaisuudessaan riittävästi ja isoihin hankintakokonaisuuksiin ei valmistauduta riittävän ajoissa. Tämä voi johtaa kaupungin kannalta epäedullisiin lopputuloksiin (hankinnat tulevat kalliiksi, markkinat eivät ehdi reagoida tarpeisiin, tyydytään vanhoihin pohjiin ja toimintamalleihin, yksittäiset hankinnat erotetaan kokonaissuunnittelua vaativista kokonaisuuksista, kehittämisote unohtuu jne.). 2) voidakseen saavuttaa vähintäänkin koko kaupunkia kattavan tavoitetason ja parhaimmat hyödyt hankintatoimesta, on hankintatoimi resursoitava riittävälle tasolle. Nykyisillä resursseilla (4 henkilöä) on erittäin vaikea vastata laajentuvaan kysyntään ja kohdentaa resursseja laajojen kokonaisuuksien ja sopimusten hallintaan, joissa olisi saavutettavissa merkittävät säästöt. Tämä tarkoittaisi 1-2 henkilön (hankinta-asiantuntija, sisäinen rekrytointi) lisäystä. Olennaista on ymmärtää, että nykyisin hankinnat eivät ole enää pelkkää mekaanista kilpailuttamista, vaan kokonaisvaltaista hankintakokonaisuuksien hallintaa ja osa kaupungin strategista kehittämistä. Hankintatoimella on osaava henkilöstö ja paljon kehittämispotentiaalia, mutta nykyisellä henkilöstömäärällä työ painottuu hankintaprosessien läpiviemiseen, koska suoritemäärät ovat valtavat, aikataulut kiireisiä, hankinnat erittäin vaativia ja aikaa vieviä. Vähäiselläkin lisäpanostuksella saavutettavat tulokset tuottaisivat kaupungille monikertaisen hyödyn. Esimerkkinä voidaan käyttää sopimushallinnan ja -valvonnan konkreettisia tuloksia, joissa jo viiden tavaratuoteryhmän tehokkaalla sopimushallinnalla ja koordinoinnilla saavutettiin noin 90 000 :n vuotuiset säästöt. On selkeästi nähtävissä kuinka moninkertaiset säästöt ja edut saavutettaisiin kaupungille, jos käytettävissä olisi riittävät resurssit kaikkiin hankintakokonaisuuksiin (hankintasopimusten volyymi liikkuu kuitenkin 50-80 milj. eurossa, joten säästöpotentiaali merkittävä). 5 (5)