ICT-tukea kuntien rakennemuutoksiin 11.6.2014 Ohjelmapäällikkö Ossi Korhonen, Valtiovarainministeriö
Muutostuen sisältö kunnille
ICT-muutostuki ohjelman tilanne Ohjelma asetettu 20.2.2014 Ohjausryhmä : Puheenjohtaja: Anna-Maija Karjalainen, ICT -johtaja Varapuheenjohtaja: Riku Jylhänkangas, yksikön päällikkö Jäsenet: Päivi Laajala, VM (KAO), varajäsenenä Ville-Veikko Ahonen, VM (KAO) Teemupekka Virtanen, STM Simo Tanner, Suomen Kuntaliitto Sihteeristö: Ossi Korhonen, ohjelmapäällikkö, VM (JULKICT) Hanna Majurinen, projektipäällikkö, VM (JULKICT) Työryhmä : JulkICT-toiminnon asiantuntijoita
ICT-muutostukiohjelman aikataulu Organisointi Selvitysvaiheen ICT -muutostuki Organisointi Toteutusvaiheen ICT -muutostuki Organisointi Arviointivaiheen ICT -muutostuki Valmistelu ICT muutostuen tutkimusohjelma Työvälineiden ja tietopankin ylläpito
Hankekohtainen tilannekuvaus
ICT-muutostuen selvitysvaiheesta kohti toteutusta Suurimpien kaupunkiseutujen selvitysvaiheen työt lähes valmiit Seuraavaksi ICT-toiminnan muutosten toteutukset
12 kaupunkiseudun ulkopuoliset kunnat Tiedote kuntiin ICT-muutostuen hakemisesta Kirje kuntiin postitettu 7.5.2014
ICT muutostuen ohjaus ja hallinta ICT muutostuki / toimintamalli Asiantuntijatyö Tutkimusohjelma Yhteinen muutostuki Muutostuki kunnalle Asiantuntijatuki Kunnat Työvälineet Tietopankki Asiantuntijatyön hankinnan rahoitus Yhteinen muutostuki: Muutoksen suunnittelua, toteutusta ja arviointia tukevat työvälineet Muutoksen suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa tarvittavan tiedon tietopankki Arviointi- ja tutkimustiedon kokoaminen ja muutosten toteutusta tukevan tutkimusohjelman muodostaminen Muutostuki kunnille: Asiantuntijatuki ja asiantuntija tuen hankinnan rahoitus muutoksen suunnittelua, toteutusta ja arviointia sekä yhteisten työvälineiden hyödyntämistä varten Selvitysvaiheen tuki: selvitysalueille Toteutus- ja arviointivaiheen tuki: uudelle kunnalle
Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -tuki ICT-muutostuki ohjelma asetettu 20.2.2014 ICT tukiohjelman toimintamallin tavoitteena on varmistaa, että kuntaorganisaatioissa (kunnat, kuntayhtymät ja muut kunnalliset organisaatiot) toiminta voi liitostilanteesta tai muusta rakennemuutoksesta huolimatta jatkua katkotta. Tavoitteena luoda edellytykset kunnille kehittää tietohallintoa ja ICT toiminnan johtamista entistä paremmin toimintaa tukevaksi Yhteisillä toimintamalleilla, tukimateriaalilla ja kuntaliitoskohtaisella muutostuella tuetaan kansallisten kunta- ja palvelurakennemuutosten tavoitteita sekä liittyvien kuntien paikalliselle muutokselle asettamia yhteisiä tavoitteita. Tukiohjelman avulla pyritään varmistamaan, että toiminnan kehittämisen edellytykset säilyvät muutoksesta huolimatta Selvitysvaihe Toteutusvaihe Arviointivaihe Tuki kuntamuutoksen hyötyjen, kustannusten ja uusien ratkaisumallien arviointiin lähtötilanteen ja asetetun tavoitteen avulla. Tavoitetilan toteutuksen suunnittelu Tuki varsinaiselle kuntamuutoksen toteutukselle, jatkuvuuden varmistaminen sekä uusien ja yhteisten ratkaisuiden käyttöönotolle Muutokselle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen, uusien ratkaisujen ja mallien käyttöönoton varmistaminen, hyötyjen mittaus
ICT-muutostuki: selvitysvaiheesta kohti toteutusta Toteutuksen valmisteluvaihe Selvitysvaihe ja toteutuksen valmisteluvaihe Kuntaliitosselvitykseen nimetty ohjausryhmä nimeää valmistelevat työryhmät Tietohallinnosta ja ICT:stä vastaava ryhmän organisointi Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi ja kehittämiskohteiden tunnistaminen Vaihtoehtoiset toimintamallit Selvitysvaiheen ohjaus Tietohallinnosta ja ICT:stä vastaava työryhmä suunnittelee selvitysvaiheen toteutuksen ja työn organisoinnin Vaihtoehtojen arviointi Toteutuksen valmisteluvaihe Yhdistymispäätös Yhdistymissopimuksen hyväksyntä Yhdistymisselvitys ja -sopimuksen valmistelu Vaihtoehtojen toteutuksen suunnittelu ICT muutostuen työvälineet ja tuki
Sovellushallinta Etähallinta Valvonta, häiriönhallinta Käyttäjätuki (help desk ja lähituki) Ylläpito, huolto Strategia ja hallinto Projektien johtaminen Palveluiden johtaminen Palvelutuotanto Liiketoimintayhteistyö Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta Strategia, toimintamalli Valmistelu ja Business case Toiminta Palvelut Prosessit Tietojärjestelmät Tietojärjestelmäratkaisut Organisointi ja osaaminen Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Palveluiden suunnittelu Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Toteutus, testaus ja ohjaus Palveluiden käyttöönotto Tiedot Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Käsitteet Tietomallit Teknologia Teknologiaratkaisut Tietoturva ja integraatio Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Koulutus ja käyttöönotto Hankinta- ja toimittajastrategia Palvelustrategia Hankinnat ja toimittajayhteistyö Taloussuunnittelu ja seuranta Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Päätös ja hyötyjen realisointi Palvelun jatkuva kehittäminen Nykytilan kartoitusten tuloksilla uudistusten toteutukseen Päätelaitteet <pöytäkone> <kannettava> <esim. Työasemia noin 240 kpl > Toimiala Kehittämiskohteet Nykytila Tavoite Yritys Infra ICT Infra <esim. Windows XP SP3, muutamia Windows 7> Sovellukset <Effica> <Wilma> <Basware> <SAP> <Intranet> <Arkisto> <esim. Lähiverkko LAN/WLAN> <esim. Runkoverkko (WAN) ja Palomuurit> Tilaaja Järjestäjä Tuottaja Toimiala Asiakassovellukset Käyttäjäsovellukset Kuntayhtymä Yritys / liikelaitos Sopimukset Henkilöstö TOP 10 Toimittajat / kustannukset Toimittaja 1 2 % 3 % Toimittaja 2 Toimittaja 3 21 % Toimittaja 4 29 % Toimittaja 5 Toimittaja 6 17 % Toimittaja 7 2 % Toimittaja 8 1 % 8 % 13 % Toimittaja 9 4 % Toimittaja 10 Tietohallintostrategia / toimintasuunnitelma Tietohallinnon toimintamalli Kokonaisarkkitehtuuri Projektisalkku Sopimussalkku Tietojärjestelmäkartta IT-budjetti Tietoturva ja varautuminen Kehittämissuunnitelma OK Kehitystä tarvitaan Ei olemassa <esim. Palvelimia 60 kpl, joista 40 virtualisoitu> ICT ympäristön kartoitus: mm. Päätelaitteet, infrastruktuuri, palvelimet, sovellukset (toimiala, hallinto) Tietovirrat ICT palveluiden järjestämismalli / Tietohallinnon toimintamalli: tilaajat, järjestäjät, tuottajat, päätöksenteko- ja ohjausrakenteet Resurssit ja sopimukset: budjetti, henkilöstö, toimittajat, sopimukset, sopimusehdot Projektien tulokset talletetaan JulkICT Wikiin ja www.kuntarakenne.fi Nykytilan analysointi ja kehittämisehdotukset: päällekkäisyydet, yhteistyön muodot, ratkaisujen elinkaari, kehittämiskohteet.
Seudun toimijoiden keskeiset ICT-ympäristön osat Päätelaitteet Työasema Kannettava Tabletti Älypuhelin Yhteensä: 13 000 työasemaa, 3 500 kannettavaa, 150 tablettia Keskimäärin: 1 600 työasemaa, 450 kannettavaa, 18 tablettia Käyttöjärjestelmät Windows 7 10 500 kpl, Windows XP 5400 kpl, Mac OSX 300 kpl (myös joitakin Windows Vista, Android, IOS, Linux) Asiakassovellukset Toimialasovellukset SOTE OPETUS TEKE Tekla GIS - 3 Hallintosovellukset Rondo - 3 Efecte - 2 Personec - 2 Effica - 3 Primus - 5 Kurre - 5 Xcity - 3 Titania - 3 Dynasty - 3 Pegasos* Wilma - 4 Moodle - 2 Aromi - 2 Basware - 2 Datwin - 2 Budnetti - 2 Tiima - 2 Populus- 3 SAP ERP* Sovellusinfra MS Exchange 2003-10 MS Active Directory MS Sharepoint MS SCCM Citrix / Cisco F-Secure Kapasiteettipalvelut Palvelimet: Windows 690 kpl, Linux 40 kpl (myös joitakin AIX, Solaris, Netware) Yhteensä: 14 laitetilaa tai konesalia 5 toimijaa käyttää DNA:n konesalia
SWOT: Nykytila S = V A H V U U D E T Organisointi ja vastuunjako Tietohallintomalli uusittu KA:n omistujuus määritetty Tietotekniikan nykytila (IT tuotanto) Nykyaikainen palvelutuotannon ympäristö Henkilöstön osaaminen Muut vahvuudet Organisaation panostus palveluiden kehittämiseen W = H E I K K O U D E T Organisointi ja vastuunjako Tietohallinnon pienet resurssit Toimialojen ja tietohallinnon yhteistyö Tietotekniikan nykytila (IT tuotanto) Jatkuuden varmistaminen pienet resurssit Laaja sovellukanta, pieni integraatioaste Muut heikkoudet ICT kustannusten heikko läpinäkyvyys Toimittajien hallinta Organisointi ja vastuunjako Uuden tietohallintomallin rakenne Kehittämiskohteiden hallinta salkun avulla Tietotekniikan nykytila (IT tuotanto) Palveluympäristö mahdolloistaa uusien teknoloigioiden hyödyntämisen Muut mahdollisuudet Prosessiajattelun vahvistuminen palvelukehityksessä Organisointi ja vastuunjako Tietohallinnon roolin merkitystä muuttuneessa ei ymmärretä johdossa Tietotekniikan nykytila (IT tuotanto) Resurssien rajallisuus, uusien osaajien palkkaus Epäonnistuminen palvelutuottajavalinnassa Muut uhat Taloustilanteen heikkeneminen O = M A H D O L L I S U U D E T T = U H K A T
Kuntamuutoksen skenaarioiden tunnistaminen A B C D <skenaario A> <toiminnan muutoksen yleiskuva> <rakenteellisen muutoksen yleiskuva> <resurssien käytön muutoksen yleiskuva> <skenaario A> <toiminnan muutoksen yleiskuva> <rakenteellisen muutoksen yleiskuva> <resurssien käytön muutoksen yleiskuva> <skenaario A> <toiminnan muutoksen yleiskuva> <rakenteellisen muutoksen yleiskuva> <resurssien käytön muutoksen yleiskuva> <skenaario A> <toiminnan muutoksen yleiskuva> <rakenteellisen muutoksen yleiskuva> <resurssien käytön muutoksen yleiskuva> ICT -selvitysryhmän SWOT-arvion mukaan skenaario A B C D tukee parhaiten kuntien palvelujen kehittämistä kuntalaisten palvelujen ja kuntatoimijoiden tuottavuuden näkökulmasta
Skenaarion A ICT-toimintamalli Kuntamuutoksen yleiskuvaus <kuvaus> <kuvaus> ICT-palvelujen järjestämismalli tässä skenaariossa <kuvaus> ICT-toiminnan johtamismallin periaatteet tässä skenaariossa <kuvaus> A ICT-toiminnan organisointi <kuvaus ko. muutoksen tavoitetilan ICT-toiminnan organisoinnista> ICT-toiminnan resurssit <kuvaus ko. muutoksen tavoitetilan tietohallintoja ICTpalveluntuotantoresurssit > Keskeisimmät järjestelmät ja välineet <kuvaus ko. tavoiteskenaariossa käytettävistä keskeisimmistä teknologioista, ratkaisuista ja järjestelmistä voidaan jakaa esim. toimialueittain> Toimittajat <kuvaus tavoitetilan keskeisimmistä ICTtoimittajista uudelle / uudistuneelle kuntatoimijalle tai toimijaryhmittymälle> Välttämättömät kehittämiskohteet <järjestelmät, arkkitehtuuri ja toimintamallit ja resurssit, joiden kehittäminen on välttämätöntä ko. muutoksen tukemiseksi> Hyödylliset kehittämiskohteet <järjestelmät, arkkitehtuuri ja toimintamallit ja resurssit, joiden kehittäminen ei ole välttämätöntä ko. muutoksen tukemiseksi, mutta jotka kannattaa tehdä> 17
Muutosprosessi ja ICT-muutostuki selvitysvaiheesta toteutus- ja arviointivaiheeseen K O K O N A I S - A R K K I - T E H T U U R I TAVOITETILA LIITOSPÄÄTÖSTÄ VARTEN LÄHTÖTILANNE Selvitysvaihe N Y K Y T I L A N K U V A U S MUUTOSKOHTEIDEN TAVOITETILA Toteutus (siirtymäkausi) MUUTOSKOHTEIDEN NYKYTILA T A V O I T E T I L A N S U U N N I T T E L U MUUTOSKOHTEIDEN TAVOITETILA Toteutus (uusi kunta) MUUTOSKOHTEIDEN NYKYTILA T O T E U T U K S E N S U U N N I T T E L U TAVOITETILA TOIMINNAN KEHITTÄMISTÄ VARTEN Arviointivaihe MUUTOKSEN JÄLKEINEN NYKYTILA T A V O I T E T I L A N Y K Y T I L A
Selvitysvaiheen tuloksista Toteutusvaiheeseen, kohti muutosten konkreettisia toteutuksia Toteutusvaiheen tuki: kuntaliitoksen ja/tai alueen kuntien ICT-yhteistyön organisoinnin toteutus, jatkuvuuden varmistaminen muutoksen aikana sekä uusien ja yhteisten ratkaisuiden käyttöönotto. Muutoksen hallittu ja järjestelmällinen toteutus. Arviointivaiheen tuki: muutokselle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen, uusien ratkaisujen ja mallien käyttöönoton tukeminen sekä tavoitteeksi asetettujen hyötyjen arviointi. ICT-palvelujen optimointi toiminnallisen muutoksen tueksi.
Toteutusvaihe ja ICT-muutostuki kohti konkreettisia muutoksia Yhdistymissopimus Yhdistymishallitus Virkamies valmistelijat Yhdistyvien kuntien: valtuustot, lautakunnat ja viranhaltijat Toteutus (siirtymäkausi) Muutoksen johtaminen Uusi valtuusto Muutoksen toteutusorganisaatio Tietohallinnon ja ICT;n muutoksen vastuuprojekti Toteutuksen tehtävät Muutoksen tavoitteet ja toiminnan suunnittelu Nykytilan päivitys ja toimenpiteet Johtamisen suunnittelu Muutoksen toteutuksen organisointi Uuden kunnan: - valtuusto - kunnanhallitus - lautakunnat virkamiesjohto Toteutus (uusi kunta) Muutoksen johtaminen Muutoksen toteutusorganisaatio Tietohallinnon ja ICT:n muutoksen vastuuprojekti Toteutuksen tehtävät Muutoksen linjauksista päättäminen Muutoksen johtaminen Muutoksen toteuttaminen Muutoksen toteutuksen organisointi Päätöksenteon, ohjauksen ja hallinnan sekä toiminnan tarvitsema tieto ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki
Arviointivaiheen ICT -muutostuki Arviointivaihe Kunnan valtuusto, kunnanhallitus, lautakunnat ja kunnan virkamiesjohto vastaavat hallinto- ja johtosääntöjen puitteissa toiminnan johtamisesta ja organisoinnista Toiminnan talouden ja tuottavuuden mittaaminen ja arviointi Tietohallinnon ja kokonaisarkkitehtuuritoiminnan kypsyyden mittaaminen ja arviointi Sopimusten ja hankintojen hallinta ja vaikuttavuuden mittaaminen ja arviointi Arvioinnin ohjaus Yhdistymissopimus rajoittaa toimenpidevaltaa voimassaolon ajan 3 v. ICT palvelutoiminta ja kokonaisarkkitehtuurin hallinta ovat kiinteä osa normaalia johtamiskäytäntöä Johtamis- ja palvelujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen, kehittämisen vuosikello Palvelutoiminnan kehittämisen hallinta Riskien hallinta ja varautuminen ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki
ICT muutostuen verkosto Jyväskylän seutu Lahden seutu Joensuun seutu Porin seutu Lappeenrannan seutu Espoon seutu Keski-Uusimaa Seminaarit ICT-muutostuen projektien raportit Verkoston yhteinen foorumi
Tietopankki: www.kuntarakenne.fi
Lisätietoa! www.kuntarakenne.fi www.vm.fi ossi.korhonen@vm.fi hanna.majurinen@vm.fi heikki.talkkari@vm.fi 24