Esitysgrafiikan perusmateriaali Täydennettynä edistyneemmillä toiminnoilla Tietokoneen käyttäjän A-kortti 6. moduuli (www.tieke.fi) Microsoft PowerPoint (XP/2002 ja 2003 Fin) Materiaaliversio 1.3 (päivitetty 9.3.2009) Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla http:// materiaalimyynti@piuha.fi Copyright
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2/31 Sisällysluettelo MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 4 POWERPOINTIN KÄYNNISTÄMINEN JA OHJELMAIKKUNAN OSAT... 4 POWERPOINTIN KÄYNNISTÄMINEN... 4 ESITYKSEN KÄYTTÖTARKOITUS JA RAKENNE... 4 POWERPOINT-OHJELMAIKKUNAN OSAT... 5 1. Otsikkorivi... 6 2. Valikkorivi... 6 3. Työkalurivit... 6 4. Esityksen diat... 8 5. Tehtäväruutu... 8 6. Näkymän vaihtaminen... 8 7. Piirtotyökalurivi... 9 ESITYKSEN TEKEMINEN... 9 UUDEN DIAN LISÄÄMINEN... 9 TEKSTIN KIRJOITTAMINEN OTSIKKO JA TEKSTI -RAKENTEESEEN... 10 MERKKIMUOTOILUT... 11 KAPPALEMUOTOILUT... 12 TEKSTIKEHYKSIEN POISTAMINEN JA KOON MUUTTAMINEN... 12 OMAN TEKSTIKEHYKSEN LUOMINEN... 13 DIAN TAUSTAVÄRIN VAIHTAMINEN... 13 YLÄ- JA ALATUNNISTEEN LISÄÄMINEN... 13 DIOJEN KÄSITTELY JA ESITYKSEN VIIMEISTELY... 14 VALITTUJEN DIOJEN POISTAMINEN... 14 DIOJEN JÄRJESTELEMINEN... 14 DIOJEN KOPIOIMINEN... 14 SUUNNITTELUMALLIN VALITSEMINEN... 15 DIAN VAIHTUMISTAVAN MUUTTAMINEN... 16 VALMIIT ANIMAATIOMALLIT (SISÄLLÖN ESITTÄMINEN VAIHEITTAIN)... 16 TIEDON TUOMINEN ERI LÄHTEISTÄ... 17 LEIKEPÖYDÄN KÄYTTÖ... 17 TIEDON TUOMINEN JÄSENNYKSESTÄ... 18 TIEDON LINKITTÄMINEN... 19 PIIRTOTYÖKALUJEN KÄYTTÖ... 19 ESITYKSEN TULOSTAMINEN... 20 KAAVIOIDEN, KUVIEN JA MULTIMEDIAN LISÄÄMINEN ESITYKSEEN... 21 KAAVION LISÄÄMINEN ESITYKSEEN... 21 KUVIEN LISÄÄMINEN ESITYKSEEN... 22 VIDEON, ÄÄNEN JA MUIDEN OBJEKTIEN LISÄÄMINEN ESITYKSEEN... 22 EDISTYNEEMMÄT TOIMINNOT... 23 PERUSTYYLIN MUOKKAAMINEN... 23 OMAN SUUNNITTELUMALLIN LUOMINEN... 24 TAUSTAVÄRIN MÄÄRITTÄMINEN LIUKUVÄRIKSI... 24 VÄRIMALLIN MUKAUTTAMINEN... 25
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 3/31 MUKAUTETUT ANIMAATIOT... 25 ITSEKSEEN PYÖRIVÄN ESITYKSEN MÄÄRITTÄMINEN... 26 HYPERLINKIN TEKEMINEN TIEDOSTOON, WWW-SIVULLE TAI TOISEEN DIAAN... 27 OHJATTU MATKAPAKETIN LUOMINEN... 28 TOIMINTOASETUSTEN MÄÄRITTÄMINEN... 28 VALMIIT TOIMINTOPAINIKKEET... 29 POWERPOINTIN NÄPPÄINKOMENTOJA... 30
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 4/31 Materiaalin versiosoveltuvuus ja kieli Materiaalin kuvat ovat suomenkielisen Microsoft PowerPointin versiosta XP/2002. Materiaalin ohjeet on testattu toimiviksi myös versiossa 2003. Mikäli käytössä on Office-paketin monikielinen versio, saa käyttöliittymän halutessaan vaihdettua kokonaisuudessaan suomenkieliseksi apuohjelmalla, joka löytyy: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Tools Microsoft Office 2003 Language Settings Uusi kieli tulee käyttöön, kun Office-sovellukset seuraavan kerran käynnistetään. PowerPointin käynnistäminen ja ohjelmaikkunan osat PowerPointin käynnistäminen Saat käynnistettyä PowerPoint-esitysgrafiikkaohjelman 1. Käynnistä-valikosta Saat uuden tyhjän esityksen ja sen otsikkodian. 2. Kaksoisnapsauttamalla PowerPoint-esitystä esim. Resurssienhallinnassa, jolloin PowerPoint käynnistyy ja avaa suoraan valitsemasi esityksen. (Joihinkin koneisiin on työpöydälle lisätty myös pikakuvakkeet PowerPointiin ja muihin Office-sovelluksiin.) Esityksen käyttötarkoitus ja rakenne PowerPointilla tehty esitys (.ppt) koostuu dioista, joita voi lisätä esitykseen tarvitsemansa määrän. Tyypillisin PowerPointin käyttötarkoitus on tehdä esitys, joka on tarkoitus näyttää näytöllä tai videoprojektorilla. Dia on oletuksena näytön mittasuhteiden (4:3) kokoinen, mutta valmistettaessa esitystä esim. A4-paperitulostetta varten, Dian esitystavaksi voi heti aluksi vaihtaa A4: Tiedosto Sivun asetukset PowerPoint-esityksissä asiat kannattaa esittää tiiviisti. Esityksiä on voi helposti havainnollistaa kuvin, kaavioin ja taulukoin. Erikoistehosteita kannattaa käyttää harkiten. Tarvittaessa PowerPoint taipuu myös multimediaesitysten tekoon.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 5/31 PowerPoint-ohjelmaikkunan osat 1. OTSIKKORIVI 5. TEHTÄVÄRUUTU 2. VALIKKORIVI 3. TYÖKALURIVIT 4. ESITYKSEN DIAT 6. NÄKYMÄN VAIHTAMINEN 7. PIIRTOTYÖKALURIVI
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 6/31 1. Otsikkorivi 1 2 3 Ikkunan otsikkorivillä näet avoinna olevan esityksen tiedostonimen (Seminaariesitys.ppt) ja käytössä olevan ohjelman (Microsoft PowerPoint). Oikean reunan ikkunan ohjauspainikkeilla voit lisäksi: 1. Pienentää PowerPoint-ikkunan tehtäväpalkkiin. Ohjelma jää käyntiin. 2. Suurentaa ikkunan tai palauttaa pienempään kokoon. Painike vaihtuu tilanteen mukaan joko suurentamispainikkeeksi tai palautuspainikkeeksi. 3. Sulkea PowerPoint-ikkunan eli samalla koko ohjelman. 2. Valikkorivi Valikkoriviltä löydät eri valikoihin jaoteltuina kaikki PowerPointin toiminnot. Tiedosto-valikosta löydät tärkeimmät esityksen avaamiseen, tallentamiseen ja tulostamiseen liittyvät toiminnot. Muokkaa-valikosta löydät mm. leikepöydän käyttöön liittyvät toiminnot eli esimerkiksi kopioimisen ja liittämisen. Näytä-valikosta voit mm. määrätä näkymän ja sen, mitkä elementit näkyvät PowerPoint-ikkunassa voit näyttää/piilottaa esimerkiksi työkalurivejä. Valikoista löytyvä toiminto ilmoitetaan materiaalissa seuraavasti: Lisää Kuva Tiedostosta. (Näin valitsemalla löytyy PowerPointin toiminto, jolla lisätään esitykseen kuva jostakin valmiista kuvatiedostosta.) Valikkorivin lopussa on ruksi, josta voit sulkea vain aktiivisen esityksen, PowerPoint-ohjelma jää käyntiin. 3. Työkalurivit Työkaluriveillä on pikapainikkeina useimmin tarvittavia toimintoja. Työkalurivit voi mukauttaa vastaamaan omia tarpeitaan, joten ne eivät välttämättä ole kaikilla koneilla samat tai samassa järjestyksessä. Useimmiten oletuksena näkyvillä on kuitenkin vakiotyökalurivi ja muotoilutyökalurivi. Jos et muista, mitä työkalu tekee, voit viedä hiiren työkalun päälle, ja saat työkaluvihjeen keltaiseen pieneen laatikkoon.
Työkalurivin asetukset Ohje Zoomaus Väri tai harmaasävy Näytä/Piilota ruudukko Näytä muotoilut Laajenna kaikki Lisää hyperlinkki Taulukot ja reunat Lisää taulukko Lisää kaavio Tee uudelleen Kumoa Muotoilusivellin Liitä Kopioi Leikkaa Kieliasun tarkistus Esikatselu Tulosta Etsi Sähköposti (liitteenä) Tallanna Avaa Uusi esitys Työkalurivin asetukset Uusi dia Dian suunnittelu Fontin väri Suurenna sisennystä Pienennä sisennystä Pienennä fonttikokoa Suurenna fonttikokoa Luettelomerkit Numerointi Tasaa oikeat reunat Keskitä Tasaa vasemmat reunat Varjostus Alleviivaus Kursiovointi Lihavointi Fonttikoko Fontti Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 7/31 Vakiotyökalurivi Vakiotyökaluriville koottu PowerPointin eniten käytettyjä toimintoja, monista materiaalissa lisää myöhemmin. Muotoilutyökalurivi Nimen mukaan muotoilutyökaluriviltä löytyvät tärkeimmät muotoilut. Muotoilu onnistuu valitsemalla ensin haluttu alue ja napsauttamalla muotoilutyökalua. Joskus tilan säästämiseksi työkalurivit on määritetty näkymään vain yhdellä rivillä, jolloin näkyvillä saattaa olla vähemmän painikkeita. Työkalurivit saa kahdelle riville valitsemalla viimeisestä painikkeesta Työkalurivin asetukset valinnan Näytä painikkeet kahdella rivillä:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 8/31 4. Esityksen diat Normaalinäkymän vasemmassa reunassa Diat-välilehdellä näet esityksessä olevat diat. Voit vaihtaa haluamaasi diaan napsauttamalla sen pikkukuvaa. Samassa kohdassa on myös mahdollista järjestää, poistaa ja luoda uusia dioja. 5. Tehtäväruutu Oikeassa reunassa oleva Tehtäväruutu ilmestyy automaattisesti, kun joku siihen liittyvä toiminto suoritetaan. Tehtäväruudun saa tarvittaessa itse komennettua esiin: Näytä Tehtäväruutu. Tehtäväruutuja ovat muistakin Office-sovelluksista tutut Uusi esitys, Leikepöytä, Etsi ja Lisää ClipArt. PowerPointissa usein tarvittavia tehtäväruutuja ovat lisäksi Dian rakenne, Dian suunnittelu (3 kpl), Mukautettu animaatio ja Dian vaihtuminen. Tehtäväruudun nimen jälkeen olevasta alakolmiosta voit vaihtaa näytettävän tehtäväruudun ja sen viereisestä ruksista saat tehtäväruudun kokonaan suljettua. Tehtäväruutua ei kannata turhaan pitää näkyvillä haaskamassa näyttöalaa. 6. Näkymän vaihtaminen Työskentelynäkymän vaihtaminen onnistuu PowerPoint-ikkunan vasemmassa alakulmassa olevilla painikkeilla:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 9/31 PowerPointin eri näkymät Normaalinäkymä. Normaalinäkymässä valmistetaan diojen sisältö. Vasemmalla on samalla näkyvillä joko pikkukuvat dioista tai jäsennys sisällöistä. Dialajittelunäkymä. Kaikki esityksen diat viedään diapöydän tapaiseen näkymään, jossa on helppo järjestellä dioja ja suunnitella vaihtumisia ja tehosteita. Diaesitys. Käytetään esityksen näyttämiseen koko ruudussa. Käynnistyy myös näppäinkomennolla F5. Näkymän vaihtaminen onnistuu myös Näytä-valikosta, jolloin valittavana saattaa olla myös muita näkymiä, kuten Muistiinpanosivu. 7. Piirtotyökalurivi Erilaisia vektorigrafiikan piirtämiseen tarvittavia työkaluja, mm. perusmuodot, tekstikehykset ja niiden tyyli sekä väritys. Näillä piirtämisestä lisää sivulta 19 alkaen. Esityksen tekeminen Kun käynnistät PowerPointin, esityksessä on valmiina otsikkodia, jossa on paikkamerkit otsikolle ja alaotsikolle. Voit täyttää kohdat napsauttamalla hiirellä paikkamerkkiin ja kirjoittamalla sisällön tekstikehykseen. Esityksen tekemisessä kannattaa suosia ohjelman valmiita sisältörakenteita, jolloin jatkomuotoilu ja jäsennys onnistuvat helposti. Uuden dian lisääminen Voit lisätä uuden dian valikkokomennolla Lisää Uusi dia (CTRL + M) tai hiiren oikealla apuvalikosta vasemman palstan pikkukuvien päällä:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 10/31 Uusi dia tulee esitykseen valittuna olleen dian jälkeen. Kun olet luonut uuden dian, valitse dialle haluamasi valmis rakenne oikeaan reunaan esiin tulevasta tehtäväruudusta Dian rakenne: Erilaisia valmiita rakenteita on varsin paljon, kannattaa selata lista huolellisesti läpi. Usein käytettyjä rakenteita ovat mm. Otsikkodia, Otsikko ja teksti, Otsikko, teksti ja sisältö, Vain otsikko, Tyhjä, Otsikko, teksti ja ClipArt-kuva, Otsikko, teksti ja kaavio. Tekstin kirjoittaminen Otsikko ja teksti -rakenteeseen Tavallisin vain tekstiä sisältävä rakenne on Otsikko ja teksti -dia, jossa on kaksi valmista paikkamerkkiä:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 11/31 Lisää otsikko napsauttamalla otsikon paikkamerkkiä ja siirry varsinaisen tekstin paikkamerkkiin hiirellä tai näppäinkomennolla CTRL + ENTER. Tekstissä on jo valmiina luettelomerkki. Painamalla ENTER saat uuden luettelomerkin. Luettelo on hyvä jäsentää eri tasoisiin kohtiin sisentämällä. Samalla myös luettelomerkit vaihtuvat. Voit valita sisennyksen Suurenna sisennystä ja Pienennä sisennystä -painikkeilla. Luettelomerkkien muotoa pääset muuttamaan valitsemalla haluamasi kohdat ja valitsemalla niiden päällä hiiren oikealla apuvalikosta Luettelomerkit ja numerointi Merkkimuotoilut Voit tehdä merkkimuotoiluja valitsemalla ensin muotoiltavan alueen ja napsauttamalla sen jälkeen haluamaasi muotoilutyökalua. Merkkimuotoiluja ovat mm. fontti, fonttikoko, lihavointi, kursivointi, alleviivaus, varjostus ja fontin väri. Muotoilutyökalurivi on käyty läpi sivulla 7. PowerPointin erityisominaisuus on tekstin automaattinen sovittaminen paikkamerkkiin fonttikokoa pienentämällä. Jos teksti ei nykyisessä koossa mahdu tekstikehykseen, vasempaan alareunaan tulee tekstin sovituksen painike:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 12/31 Perussääntönä tekstin kannattaa antaa sovittua automaattisesti, jolloin fonttikoko myös suurenee automaattisesti, kun teksti paikkamerkissä vähenee. Kappalemuotoilut Wordin tapaan jokainen ENTERin painallus aloittaa uuden kappaleen. Kappalekohtaisia muotoiluja ovat mm. jo käsitelty sisentäminen, tasaukset ja riviväli. Muotoilutyökalurivi on käyty läpi sivulla 7. Valikkokomennolla Muotoile Riviväli voit vaihtaa kappaleen riviväliä. Molempien reunojen tasaukseen tarvitaan valikkokomentoa Muotoile Tasaus Tasaa molemmat reunat. Kappalemuotoilu otetaan käyttöön menemällä muotoiltavaan kappaleeseen ja tekemällä haluttu muotoilu muotoilutyökaluriviltä tai valikkokomennolla. Useita kappaleita voidaan muotoilla kerralla valitsemalla ne ensin ja suorittamalla sitten haluttu kappalemuotoilu. Tekstikehyksien poistaminen ja koon muuttaminen Voit tarvittaessa poistaa tekstikehyksen seuraavasti: 1. Napsauta poistettavan tekstikehyksen sisään 2. Napsauta kehyksen vinoviivalla merkittyä reunusta, jolloin kehys muuttuu pisteillä merkityksi: 3. Paina näppäimistöltä DELETE. Jos olit poistamassa valmiin rakenteen paikkamerkkiä, johon olit jo syöttänyt tekstiä. Poistetaan ensin kirjoittamasi teksti ja DELETEn painaminen uudelleen poistaa paikkamerkin kokonaan. Tekstikehyksen paikan muuttaminen onnistuu vetämällä hiirellä reunaviivan päältä, kun osoitin on neljäsuuntainen nuoli:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 13/31 Koon muuttaminen onnistuu koonmuuttokahvoista hiirellä vetämällä, kun osoitin on kaksisuuntainen nuoli: Oman tekstikehyksen luominen Valmiita paikkamerkkejä kannattaa suosia, koska niiden sisältö tulee mukaan jäsennykseen. Tarvittaessa oman tekstikehyksen luominen onnistuu käyttämällä piirtotyökalurivin Tekstikehys-työkalua, jolla kehyksen saa hiirellä vetämällä. Dian taustavärin vaihtaminen Voit vaihtaa valittujen tai kaikkien diojen taustavärin valikkokomennolla Muotoile Tausta Dian monipuolisempia ulkoasumuotoiluja käydään läpi Suunnittelumalleissa sivulla 15. Ylä- ja alatunnisteen lisääminen Dioille voi määritellä haluamansa alatunnisteen ja numeroinnin valikkokomennolla Näytä Ylä- ja alatunniste. Seuraavassa kuvassa luodaan alareunaan vasemmalle päivämäärä, keskellä tekijän nimi ja oikealla dian numero. Lisäksi määritellään viimeisellä ruksilla, että alatunnistetta ei näytetä otsikkodiassa:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 14/31 Diojen käsittely ja esityksen viimeistely Diojen järjestelyä ja poistamista voidaan tehdä normaalinäkymän vasemman reunan pikkukuvilla, mutta kun halutaan keskittyä myös tehosteisiin ja siirtymiin, paras näkymä on dialajittelunäkymä. Diojen käsittelyssä ja muotoilemisessa tarvitaan usein useamman dian valintaa, joka onnistuu napsauttamalla haluttuja dioja CTRL-näppäin pohjassa. Valittujen diojen poistaminen Diojen poistaminen on helppoa: valitse haluamasi diat ja paina DELETE. Diojen järjesteleminen Voit valita haluamasi dian ja vetää sen hiirellä uuteen kohtaan pystyviiva diojen välissä kertoo, mihin kohtaan dia irrotettaessa siirtyy: Voit raahata dioja myös esityksestä toiseen, jos asettelet esityksen vierekkäin näytölle. Diojen kopioiminen Diojen kopioiminen onnistuu samalla tavalla kuin siirtäminenkin, mutta vedettäessä ja pudotettaessa pidetään Ctrl-näppäintä painettuna: Kopioinnin merkiksi hiiren osoittimen viereen ilmestyy pieni +-merkki.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 15/31 Suunnittelumallin valitseminen PowerPointissa on valmis valikoima suunnittelumalleja, joilla esitykseen saa nopeasti näyttävän ja yhtenäisen ulkoasun. Suunnittelumalli sisältää mm. taustavärin tai -kuvion, taustan grafiikat, fonttimääritykset, luettelomerkit sekä kaavioiden ja piirrosobjektien oletusvärit. Voit vaihtaa esityksen suunnittelumallia milloin tahansa valitsemalla Muotoile Dian suunnittelu ja napsauttamalla Dian suunnittelu -tehtäväikkunassa haluamaasi suunnittelumallia. Yleensä samaa suunnittelumallia halutaan käyttää koko esityksessä, mutta hiiren ollessa halutun mallin päällä alanuolella esiin tulevasta valikosta löytyy myös kohta Käytä valituissa dioissa. Voit myös erikseen vaihtaa käytettävää värimallia napsauttamalla Dian suunnittelu -tehtäväruudun Värimallitkohtaa. Jos taas haluat lisätä esitykseen jotakin kaikissa dioissa samanlaisena toistuvaa, kannattaa tutustua perustyylin muokkaamiseen (Näytä Perustyyli Dian perustyyli) materiaalin sivulla 23.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 16/31 Dian vaihtumistavan muuttaminen Oletuksena diaesityksessä diojen välillä käytetään ns. suoraa leikkausta, mutta haluttaessa dian vaihtumistapa voidaan valita useiden vaihtoehtojen joukosta valikkokomennolla Diaesitys Dian vaihtuminen Dian vaihtuminen -tehtäväruudussa voidaan myös ottaa käyttöön automaattinen vaihtuminen tietyn aikamäärän jälkeen ja valita sama vaihtumistapa kaikkiin dioihin: Valmiit animaatiomallit (sisällön esittäminen vaiheittain) Animaatiomalleilla dian sisällöt voidaan mm. tuoda yksitellen esiin ja haluttaessa voidaan käyttää näyttäviä erikoistehosteita. Pääset kokeilemaan erilaisia valmiita animaatiomalleja komennolla Diaesitys Animaatiomallit
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 17/31 Moni animaatiomalleista tuo dian kohteet esiin vaiheittain valitulla tehosteella aina kun diaa napsautetaan eteenpäin esim. hiirellä tai nuolinäppäimillä. Käytä kaikissa dioissa - painikkeella saat valitsemasi animaatiomallin kaikkiin dioihin. Tiedon tuominen eri lähteistä Leikepöydän käyttö Leikepöytä on yleisin tapa siirtää tietoa ohjelmien välillä ja se on käyttökelpoinen myös silloin, kun halutaan tuoda PowerPoint-esitykseen sisältöä muista ohjelmista. Voit esimerkiksi kopioida taulukon Excelistä PowerPoint-esitykseen seuraavasti: 1. Valitse hiirellä vetämällä kopioitava solualue Excel-taulukossa 2. Valitse Muokkaa Kopioi (tai CTRL + C) 3. Siirry PowerPoint-esitykseen ja haluamaasi diaan 4. Valitse Muokkaa Liitä (tai CTRL + V) 5. Taulukko liitetään uutena kehyksenä ja voit halutessasi muuttaa liittämistapaa Liittämisasetukset-painikkeella, joka ilmestyy taulukon oikeaan alakulmaan:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 18/31 Samaan tapaan voit tuoda kohteita muista ohjelmista. Esimerkiksi kuvan tuominen Internetselaimesta onnistuu napsauttamalla hiiren oikealla halutun kuvan päällä www-sivulla ja valitsemalla apuvalikosta Kopioi. Tämän jälkeen siirrytään PowerPoint-esityksessä haluttuun kohtaan ja valitaan Muokkaa Liitä. Tiedon tuominen jäsennyksestä Voit tuoda PowerPointiin esityksen rungon esimerkiksi jäsennetystä Word-dokumentista tai tavallisesta tekstitiedostosta. Aloita esitys komennolla Tiedosto Avaa, valitse Tiedostotyyppi-kohtaan Kaikki jäsennykset ja etsi tiedosto, jossa esityksen asiasisältö on. PowerPoint luo jäsennyksestä tarvittavan määrän Otsikko ja teksti -rakenteen mukaisia dioja. Esitys on harvoin kuitenkaan heti valmis, vaan ensimmäisenä kannattaa jäsentää diat Normaalinäkymän Jäsennys-välilehdellä käyttämällä alakohdiksi halutuissa dioissa Suurenna sisennystä -painiketta: Useamman dian voi Jäsennys-välilehdellä valita poikkeuksellisesti VAIHTO-näppäimen kanssa.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 19/31 Tiedon linkittäminen Tavallisessa kopioimisessa ja liitämisessä lähdetiedon muutokset eivät päivity kohdeohjelmaan. Linkittämistä tarvitaan, kun halutaan, että tiedot päivittyvät PowerPointiin, kun lähdetietoja muutetaan. Esimerkiksi haluttaessa käyttää Excel-taulukkoa lähdetietona, voidaan toimia samalla tavalla kuin taulukon normaalissa kopioinnissa (s. 17), mutta liitettäessä tietoa PowerPointiin valitaankin Muokkaa Liitä määräten ja valintaikkunasta kohta Liitä linkki: Napsautetaan OK ja taulukko liitetään linkitettynä esitykseen, jolloin tietojen muutos Exceltaulukkoon päivittyy automaattisesti myös PowerPoint-esitykseen, jos molemmat tiedostot ovat avoinna. Linkit päivittyvät myös tiedostoa avattaessa tai manuaalisesti valitsemalla linkitetyn kohteen päällä hiiren oikealla apuvalikosta Päivitä linkki. Voit tarkastella ja muokata linkkejä valikkokomennolla Muokkaa Linkit Huomaa, että linkki katkeaa, jos lähdetiedosto siirretään muualle tai jos pelkkä PowerPointtiedosto lähetetään eteenpäin sähköpostilla. Linkitetty tieto muuttuu silloin tavalliseksi eipäivittyväksi osaksi esitystä. Piirtotyökalujen käyttö PowerPointissa on käytössä melko monipuoliset työkalut vektorigrafiikan piirtämiseen. Piirtotyökalujen käytön oppiminen vie hetken, mutta seuraavassa muutamia perussääntöjä: Vektorigrafiikassa jokainen piirretty muoto on oma erillinen objektinsa Jos haluat muokata jonkun piirretyn objektin väriä tai muuta ominaisuutta, pitää objekti ensin valita napsauttamalla sitä.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 20/31 Piirtotyökalu pitää valita erikseen jokaista kohdetta varten. Jos haluat, että työkalu jää käyttöön, kaksoisnapsauta haluamaasi työkalua. Piirto-objektien valitseminen: Napsauta valintatyökalulla (valkoinen nuoli) tarkasti haluamasi objektin päällä jos objektilla ei ole täyttöä, valinta tehdään napsauttamalla reunaviivan päällä! VAIHTO-näppäimen kanssa voit valita useita kohteita Katkoviivan vetäminen hiirellä alueen yli valitse kaikki kokonaan suorakulmion sisään jäävät objektit Jokaiselle objektille voi erikseen määrittää täyttövärin, viivan värin, viivan paksuuden, viivan tyylin, varjostuksen ja kolmiulotteisuuden (ks. piirtotyökalurivi ja työkaluvihjeet). Piirtotyökaluriville olevien perusmuotojen lisäksi Automaattiset muodot -painike sisältää runsaasti käyttökelpoisia muotoja ja mm. viivan vapaapiirtotyökalut. Piirrettäessä monista objekteista koostuvia logoja yms.: Erilliset objektit voi ryhmitellä yhdeksi valitsemalla haluamansa kohteet ja hiiren oikealla apuvalikosta Ryhmittely Ryhmittele. Objektien järjestystä syvyyssuunnassa (takana/edessä) voi vaihtaa myös hiiren oikealla apuvalikosta kohdasta Järjestys. Haluamansa objektit tai niiden välit voi tasata haluamallaan tavalla Piirrä-painikkeen komennolla Tasaa tai tasaa välit Esityksen tulostaminen PowerPoint-esityksen diat voi tulostaa normaalisti komennolla Tiedosto Tulosta Valintaikkunan alaosassa Tulosta-kohdassa on valittavissa mm. PowerPointissa usein tarvittava tiivistelmien tulostaminen. Tiivistelmät (handouts) -valintaa jättää valitettavan paljon tyhjää pienten kuvien ympärille, jolloin tekstikin jää usein liian pieneksi. (Tilaa tehokkaammin käyttävä ratkaisu on käyttää tulostimesta riippuvaa sivua arkille määritystä, joka usein löytyy Ominaisuudet-painikkeen takaa.):
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 21/31 Tulosta-kohdan Muistiinpanosivut on puolestaan käyttökelpoinen valinta, kun halutaan jakaa tilaisuuteen osallistujille esityksen materiaali dioittain ja jättää dian alle tilaa muistiinpanoille. Kaavioiden, kuvien ja multimedian lisääminen esitykseen Kaavion lisääminen esitykseen Voit aloittaa kaavion lisäämisen mm. napsauttamalla valmiissa sisältörakenteessa kaavion kuvaketta tai vapaasti mihin kohtaan tahansa valikkokomennolla Lisää Kaavio Kaaviot luodaan MS Graph -apuohjelmalla ja sen toiminta noudattelee pääpiirteittäin Excelin vastaavaa toimintoa. Esiin ilmestyy esimerkkitaulukko, johon voit muuttaa haluamasi tiedot: Kun olet syöttänyt haluamasi tiedot, voit palata takaisin normaalitilaan napsauttamalla esityksessä johonkin taulukon ja kaavion ulkopuolella.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 22/31 Kuvien lisääminen esitykseen Valmiiden rakenteiden kohdalla ClipArt-kuvien lisääminen käynnistyy kaksoisnapsauttamalla paikkamerkkiä. Voit lisätä erikseen esitykseen leikekuvan Officen ClipArt-galleriasta valikkokomenolla Lisää Kuva ClipArt tai kuvan omasta kuvatiedostosta komennolla Lisää Kuva Tiedostosta. Kuva tulee esitykseen vapaasti neljäsuuntaisella nuolella vedettävänä kohteena. Kuvan kokoa voi muuttaa kulmien ja reunojen koonmuuttokahvoista kaksisuuntaista nuolta vetämällä. Kulmista vedettäessä kuvan mittasuhteet säilyvät. Videon, äänen ja muiden objektien lisääminen esitykseen PowerPoint-esitykseen on mahdollista lisätä liikkuvaa kuvaa ja ääntä. Varminta tämä on tehdä valikkokomennolla Lisää Filmit ja äänet tosin myös leikepöydän käyttö tai raahaaminen useimmissa tapauksissa toimii. Haluamasi äänitiedoston voit siis lisätä komennolla Lisää Filmit ja äänet Ääni tiedostosta WAV-muoto toimii varmimmin, mutta vie paljon tilaa. Alle 100kt WAVtiedostot tulevat osaksi esitystä. MP3 ja muut yleisimmät formaatit toimivat myös, mutta eivät tule osaksi esitystä, vaan esitykseen luodaan linkitys valitsemaasi tiedostoon. Videotiedostot lisätään vastaavasti komennolla Lisää Filmit ja äänet Filmi tiedostosta Tuettuja formaatteja ovat mm. AVI, MPEG1, MPEG2, WMV, ASF ja GIF. Jos mahdollista, testaa videon toimivuus esityspaikan koneella etukäteen (videokoodekki asennettu, video näkyy myös projektorilla). Hyperlinkki videotiedostoon on myös varteenotettava vaihtoehto tällöin video käynnistyy ulkoiseen videotoistimeen, esim. Windows Media Playeriin. Lisää Filmit ja äänet -kohdassa on myös mahdollisuus käyttää Clip Organizer - leikekirjastosta löytyviä ääniä ja videoita. Kun esityksessäsi on tällaisia linkkejä muihin tiedostoihin (esim. muita Office-tiedostoja, yli 100 kt äänitiedostoja, videotiedostoja), voit luoda kaikista esityksessä tarvittavista tiedostoista paketin CD:lle tai vaikka muistitikulle (ks. sivu 28). Kaikenlaisia muitakin tiedostomuotoja voidaan upottaa PowerPointiin komennolla Lisää Objekti, mutta tällöin tiedostojen esittämisessä tarvitaan usein ulkoista toisto-ohjelmaa.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 23/31 Edistyneemmät toiminnot Perustyylin muokkaaminen Perustyyleissä määritellään diojen, tiivistelmien ja muistiinpanosivujen kaikki muotoilut. Esimerkiksi esityksen fontit, fonttikoot, luettelomerkit ja tekstien sijoittelu tulevat oletuksena perustyylistä. Perustyyliin kannattaa laittaa kaikki ne muotoilut, jotka toistuvat kaikissa esityksen dioissa. Jos tietyn tekstin tai kuvan toistumaan joka diassa, kannattaa nämä lisätä perustyyliin. Pääset muokkaamaan diojen perustyyliä valikkokomennolla Näytä Perustyyli Dian perustyyli: Tee haluamasi muotoilut fontteihin, fonttikokoihin, väreihin ja luettelomerkkeihin tavalliseen tapaan. Voit myös tarvittaessa lisätä esimerkiksi logon (Lisää Kuva Tiedostosta) tai toistuvia vakiotekstejä piirtämällä uuden tekstikehyksen (Piirtotyökaluriviltä ). Pääset palaamaan takaisin normaalitilaan napsauttamalla Näytä dian perustyyli - työkaluriviltä Sulje perustyylinäkymä:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 24/31 Oman suunnittelumallin luominen Muokkaa ensin perustyylissä fonttimääritykset, taustaväri, logot yms. mieleiseksesi. Halutessasi voit suunnitella otsikkodian erilaiseksi valitsemalla Näytä dian perustyyli - työkaluriviltä Lisää uusi otsikkodian perustyyli: Vasempaan laitaan tulee valittavaksi uusi otsikkodian perustyyli. Kun olet saanut molemmat muokattua mieleiseksesi, poistu perustyylistä napsauttamalla Sulje perustyylinäkymä. Nyt voit tallentaa esitykseen uudeksi suunnittelumalliksi valitsemalla Tiedosto Tallenna nimellä ja vaihtamalla Tallennusmuoto-kohtaan Suunnittelumalli (*.pot): Malli tallentuu erilliseen Mallit-kansioon ja se on Wordin asiakirjamallien tapaan valittavissa käyttöön aloitettaessa uutta esitystä tai vaihdettavissa mihin tahansa esitykseen komennolla Muotoile Dian suunnittelu ja valitsemalla malli tehtäväruudusta. Taustavärin määrittäminen liukuväriksi Pääset muokkaamaan taustaväriä normaalitilassa ja perustyylissä komennolla Muotoile Tausta ja valitsemalla valikosta Täytön tehosteet:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 25/31 Liukuvärjäys voidaan tehdä yhdellä värillä, kahdella värillä tai valmiilla värimalleilla. Käytettävissä on myös useita sävytystyylejä, joilla voi vaikuttaa sävytyksen suuntaan. Värimallin mukauttaminen Dian suunnittelu sisältää myös useita valmiita värimalleja, joihin pääset napsauttamalla Dian suunnittelu -tehtäväruudun (Muotoile Dian suunnittelu ) yläreunassa olevaa Värimallit-linkkiä. Halutessasi voit myös mukauttaa jonkun värimalleista omia tarpeitasi vastaavaksi. Valitse ensin värimalli, jonka pohjalta mukautat omasi ja napsauta sen jälkeen tehtäväruudun alareunassa olevaa Muokkaa värimalleja -linkkiä Mukautetut animaatiot Voit myös määritellä esityksen eri kohteille mukautettuja animaatioita seuraavasti: 1. Valitse kohde, jolle haluat tehdä mukautetun animaation (esim. sisääntulo, poistuminen, liikerata tms.). Kohde voi olla vaikka tekstikehys, kuva tai taulukko. 2. Valitse Diaesitys Mukautettu animaatio, jolloin saat Mukautettu animaatio - tehtäväruudun:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 26/31 3. Napsauta Lisää tehoste (haluttu kohde esityksessä valittuna) ja valitse tehosteen laji ja tyyppi. Itsekseen pyörivän esityksen määrittäminen Messustandeilla ja näyteikkunoissa on usein tarpeen määrittää esitys pyörimään itsekseen päättymättömässä silmukassa, kunnes painetaan ESC. Voit määrittää itsenäisen esityksen valikkokomennolla Diaesitys Määritä esitys: Valitse Esitystapa-kohtaan Itsenäinen esitys (koko näyttö) ja aseta myös Seuraava dia - kohtaan Määräajoin, mikäli käytössä. Hyväksy valinnat napsauttamalla OK. Valitse tämän lisäksi Diaesitys Dian vaihtuminen ja määritä Dian vaihtuminen - tehtäväruutuun seuraava dia vaihtumaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua ja ota sama asetus käyttöön joka diassa Käytä kaikissa dioissa -painikkeella.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 27/31 Hyperlinkin tekeminen tiedostoon, www-sivulle tai toiseen diaan Esitykseen voi määritellä hyperlinkkejä, joiden napsauttaminen voi mm.: Käynnistää nettiselaimen ja avata tietyn www-sivun Luoda sähköpostiviestin haluttuun osoitteeseen oletussähköpostiohjelmassa Käynnistää jonkun muun ohjelman ja avata sillä halutun tiedoston Siirtyä toiseen diaan samassa esityksessä Avata toisen PowerPoint-esityksen Voit lisätä hyperlinkin tekstin, kuvaan, painikkeeseen tai muuhun objektiin seuraavalla tavalla: 1. Valitse objekti tai teksti, jota napsauttamalla haluat tiedoston avata 2. Valitse Lisää Hyperlinkki tai napsauta Lisää hyperlinkki -painiketta: 3. Avaa Kohde-ruudusta asema ja kansio, jossa linkitettävä tiedosto sijaitsee. 4. Valitse haluamasi tiedosto ja napsauta OK 5. Hyväksy linkki napsauttamalla OK. Hyperlinkki web-sivulle luodaan samassa valintaikkunassa syöttämällä www-osoite Osoiteruutuun (esim. http://). Samoin hyperlinkki toiseen diaan luodaan tässä valintaikkunassa napsauttamalla Kohta tässä tiedostossa -painiketta ja valitsemalla haluttu dia.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 28/31 Ohjattu matkapaketin luominen Matkapaketin luominen on kätevä toiminto varsinkin laajemmissa esityksissä, joissa on linkkejä muihin tiedostoihin. Ohjelma selvittää puolestasi esityksessä tarvittavat tiedostot ja fontit. Lopputuloksena on paketti (itse asiassa kansio), jonka katselu ja esittäminen onnistuu, vaikka esityspaikan koneella ei olisi PowerPoint-ohjelmaa: 1. Valitse Tiedosto Ohjattu matkapaketin luominen 2. Napsauta Kopioi kansioon -painiketta (kuva englanninkielisestä versiosta) 3. Anna esityspaketille nimi kohtaan Kansion nimi 4. Valitse Selaa-painikkeella asema/kansio, johon tiedostot tallennetaan (esim. E:) 5. Napsauta OK, toiminto luo kansion, jossa on kaikki tarvittavat tiedostot ja jonka voi näyttää myös ilman PowerPointia (Viewer). Toimintoasetusten määrittäminen Voit valita haluamallesi kohteelle tietyn toiminnon, kun hiiri on kohteen päällä tai kun kohdetta napsautetaan: 1. Valitse kohde, johon haluat liittää toiminnon 2. Valitse Diaesitys Toimintoasetukset:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 29/31 3. Määrittele Hiiren napsautus -välilehdelle haluamasi toiminto, joka suoritetaan, kun kohdetta napsautetaan. 4. Hiiri objektin päällä -välilehdelle voit lisäksi määritellä, mitä tapahtuu, kun hiiri vain tuodaan kohteen päälle. 5. Hyväksy määritykset napsauttamalla OK. Valmiit toimintopainikkeet Löydät valmiit toimintopainikkeet piirtotyökalurivin Automaattiset muodot -painikkeen takaa kohdasta Toimintopainikkeet: Näet painikkeen oletustoiminnon (kuvassa Seuraava dia) viemällä hiiren kuvakkeen päälle. Valitse haluamasi painike ja napsauta diaa, jolloin painike lisätään oletuskokoisena. Voit tarvittaessa vetää painikkeen normaalisti haluamaasi paikkaan tai muuttaa sen kokoa.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 30/31 PowerPointin näppäinkomentoja Esityksen aikana Toiminta Käynnistä esitys alkaen ensimmäisestä diasta Käynnistä esitys alkaen valittuna olevasta diasta Seuraava dia Edelliseen diaan Esityksen alkuun Esityksen loppuun Näyttö mustaksi ja takaisin normaalitilaan Näyttö valkoiseksi ja takaisin normaalitilaan Apuvalikko, josta esityksen kulkua voi myös ohjata Lopeta esitys Siirry suoraan diaan Näppäinkomento F5 SHIFT + F5 Nuolinäppäin oikealle Nuolinäppäin alas Välilyönti Enter Page Down N (Hiiren vasen painike) Nuolinäppäin vasemmalle Nuolinäppäin ylös Askelpalautin (Backspace) Page Up P (CTRL + hiiren vasen painike) HOME END B. W, Hiiren oikea painike ESC Dian numero ja lopuksi ENTER
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 31/31 Esitystä muokattaessa Toiminta Sisennyksen kasvattaminen (luettelokohdan alussa) Sisennyksen pienentäminen (luettelokohdan alussa) Seuraavan tekstikehykseen eli paikkamerkkiin Etsi-toiminto Valitse kaikki Kopioi leikepöydälle Leikkaa leikepöydälle Liitä leikepöydältä Tulosta Tallenna Uusi tyhjä esitys Avaa esitys Sulje aktiivinen ikkuna Kumoa Esityksen tai tekstin alkuun Esityksen tai tekstin loppuun Näppäinkomento Sarkain SHIFT + Sarkain CTRL + Enter CTRL + F CTRL + A CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + P CTRL + S CTRL + N CTRL + O CTRL + W CTRL + Z HOME END