If Yrityskansio yrityksesi vakuutusasiat yksissä kansissa Käyttöopas Vakuutusten ja vahinkojen hoito verkossa if.fi/yrityskansio
sisällysluettelo 1 lukijalle... 1 2 if yrityskansion toiminta ja käyttö... 1 2.1 Liikkuminen kansiossa...1 2.2 Mitä tarvitset voidaksesi käyttää If Yrityskansiota?...2 Laitteet ja ohjelmat...2 3 turvallisuus... 2 4 kansion laajuus... 2 5 käyttäjäprofiilit... 3 6 miten kirjaudut kansioon?... 5 6.1 Kirjautuminen kansioon...5 6.1.1 Miten muutat salasanaasi ja millainen salasanan pitää olla?...5 6.1.2 Unohtuiko salasana ja käyttäjätunnus?...5 7 miltä kansiosi näyttää?... 6 8 miten käytät kansiota?... 6 9 yhteistä jokaiselle välilehdelle... 6 10 etusivu... 7 10.1 Mitä uutta kansiossa?...7 10.1.1 Tarjouspyyntö...7 11 viestit-välilehti... 7 11.1 Viestin lukeminen...8 11.2 Viestiin vastaaminen...8 12 vakuutukset-välilehti... 9 12.1 Vakuutusluettelo...9 12.2 Vakuutusturvan muutokset... 10 12.3 Toteutumakyselyt... 10 12.4 Vakuutussopimukset, -ehdot ja -laskut...11 12.5 Vakuutustodistukset...11 12.6 Laskut...11 13 vahingot-välilehti...12 13.1 Tee vahinkoilmoitus... 12 13.1.1 Työtapaturmien ilmoitus ja seuranta... 13 13.2 Vahinkoluettelo... 14 13.3 Vahinkoilmoitukset... 15 13.4 Liitteet... 15 14 vahingontorjunta...15 15 arkisto...16 15.1 Arkistoinnin tekeminen... 16 Automaattinen arkistointi... 17 15.2 Arkistosta haku... 17 16 asiakkaan tiedot -välilehti...18 16.1 Käyttäjien ylläpito... 19 17 henkilöstölle-välilehti...21 18 kysymyksiä ja vastauksia...22 11.3 Asiakirjat...8
1 lukijalle Tämä If Yrityskansion käyttöopas on tarkoitettu yritysasiakkaille, jotka ovat tehneet maksuttoman palvelusopimuksen hoitaakseen vakuutusasiansa internetin kautta. Lisätietoja saat omalta yhteyshenkilöltäsi tai osoitteesta www.if.fi/yritysasiakkaat 2 if yrityskansion toiminta ja käyttö Kansioon pääset siirtymällä internetissä osoitteeseen www.if.fi/yrityskansio 2.1 liikkuminen kansiossa If Yrityskansiossa liikut klikkaamalla hiirellä kuvakkeita, painikkeita ja alleviivattuja tekstilinkkejä. If Yrityskansio koostuu välilehdistä: Etusivu, Viestit, Vakuutukset, Vahingot, Vahingontorjunta, Arkisto, Asiakkaan tiedot sekä Henkilöstölle. Välilehdille pääset klikkaamalla haluttua välilehteä, esimerkiksi Vakuutukset -välilehteä. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 1
2.2 mitä tarvitset voidaksesi käyttää if yrityskansiota? Jos työasemalta pääsee verkkopankkipalveluihin, ovat tekniset asiat kunnossa! laitteet ja ohjelmat Internetyhteys Suosittelemme If Yrityskansion käyttöön kiinteää nettiyhteyttä. Selain Suosittelemme If Yrityskansion käyttöön viimeisintä versiota Internet Explorerista. Adobe Acrobat Reader -ohjelma Asiakirjojen lukua varten tarvitset Adobe Acrobat Reader -ohjelman. Ohjelman voit asentaa ilmaiseksi Adoben kotisivulta, joihin pääset suoraan If Yrityskansion kirjautumis sivulta klikkaamalla kohtaa TEKNISET VAATIMUKSET. ponnahdusikkunat Vahinkoilmoituslomakkeet aukeavat aina uuteen ikkunaan, joten sinun pitää sallia ponnahdusikkunat että saat lomakkeet auki. 3 turvallisuus Yhteys kansion ja asiakkaan koneen välillä on suojattu, kuten esimerkiksi asioidessasi pankkien kanssa. (Yhteys on SSL-suojattu = Secure Sockets Layer). Suojattu yhteys mahdollistaa sen, että välittämäsi yritystoiminnan tunnusluvut ja vahinkoihin liittyvät asiat siirtyvät turvallisesti sinun ja vakuutusyhtiön välillä. 4 kansion laajuus Kun hyväksyt kansion sopimusehdot otat kantaa myös siihen minkä laajuisena haluat ottaa kansion käyttöösi. Vaihtoehdot ovat: LAAJA KANSIO: Näet Vakuutus- ja vahinkoluettelon If Yrityskansiossasi, voit lähettää vahinkoilmoituksia ja vakuutusturvan muutosilmoituksia kansion kautta. Vakuutuskirjat, ehdot, palkka- ja toteutumakyselyt tulevat sähköisessä muodossa If Yrityskansioon, paperiversioita ei enää tule postitse. Saat sähköpostiisi tai matkapuhelimeesi viestin aina kun kansioon on mennyt uutta tietoa. SUPPEA KANSIO: Näet Vakuutus- ja vahinkoluettelon If Yrityskansiossasi, voit lähettää vahinkoilmoituksia ja vakuutusturvan muutosilmoituksia kansion kautta. vahinkoilmoitukset Voit täyttää ja lähettää If Yrityskansion kautta vahinkoilmoituksia. Lähetetyt vahinkoilmoitukset tallentuvat Vahingot-välilehdelle. Vahinkoilmoitukset on mahdollista myös väliaikaistallentaa, jolloin ilmoituksen täyttöä voi jatkaa esim. seuraavana päivänä. vakuutuksiin liittyvät muutokset Voit täyttää ja lähettää If Yrityskansion kautta vakuutuksiin liittyviä muutosilmoituksia. Tätä kautta voit ilmoittaa esim. muuttuneista osoitetiedoista tai vakuutusturvan päättymisestä. Lähetetyt muutosilmoituspyynnöt tallentuvat Vakuutukset-välilehdelle Vakuutusturvan muutokset -osioon. Voit myös tilata vakuutuksista vakuutus- ja voimassaolotodistuksia, valmiit voimassaolotodistukset tallentuvat Vakuutukset-välilehdelle Vakuutustodistukset-osioon. tietoa siitä miten ja mitä yrityksesi on vakuuttanut Vakuutukset -välilehdellä olevasta vakuutusluettelosta voit seurata yrityksesi vakuutustilannetta. Vakuutusluettelosta näet kaikki yrityksesi vakuutustiedot. Vakuutusluettelon tiedot päivittyvät viikoittain. 2 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
mitä vahinkoja yrityksellesi on tapahtunut Vahingot-välilehdellä olevasta vahinkoluettelosta voit seurata yrityksellesi tapahtuneita vahinkoja. Vahinkoluettelosta käy ilmi kuluvan vuoden ja neljän edellisen vuoden vahinkotapahtumat. Vahinkoluettelon tiedot päivittyvät viikoittain. vakuutusasiakirjat Sinulla on mahdollisuus vähentää saamaasi paperipostia kun vakuutusasiakirjat ja -ehdot tulevat sähköisessä muodossa If Yrityskansioon, jolloin ne eivät enää tule yritykseesi postitse. Aina kun yrityksesi kansioon tulee esim. muutoskirja tai uusi vakuutuskirja ehtoineen saat siitä tiedon sähköpostilla tai tekstiviestillä. Vakuutusasiakirjat ovat pdf-muodossa, jota varten tarvitset Adobe Acrobat Reader -ohjelman. Valitsemalla tämän laajuuden (Laaja Yrityskansio) saat lakisääteisen tapaturma-vakuutuksen palkkailmoituksen ja vapaaehtoisten lajien toteumakyselyt If Yrityskansioon. Palkka-ilmoitus ja toteumakysely ovat esitäytettyjä. Voit täydentää ne ja lähettää meille takaisin If Yrityskansion kautta. useita käyttäjiä Riittää kun yksi henkilö yrityksestä tekee palvelun tilauksen. Tilauksen voi tehdä osoitteessa www.if.fi/yrityskansio. Käyttäjille on mahdollista antaa erilaisia käyttöoikeuksia If Yrityskansioon. 5 käyttäjäprofiilit Määritellään ne henkilöt, jotka työssään lähettävät tietoja Ifiin tai vastaanottavat tietoja Ifistä. Profiileilla voidaan rajata ne tiedot, mitä kullekin henkilölle kansion kautta esitetään. Henkilöillä voi yhtä aikaisesti olla useampia profiileita. käyttäjävaltuudet (if yrityskansion valtuushallinta) Jokaisessa yrityskansiossa on oltava ainakin yksi kansion käyttövaltuuksista vastaava henkilö, jonka tehtävänä on ylläpitää If Yrityskansion käyttäjien tietoja. Käyttövaltuuksista vastaava henkilö voi lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä muuttaa käyttäjien käyttöoikeuksia. Henkilö voi lisäksi luoda uuden salasanan hävinneen tai unohtuneen salasanan tilalle. Suosittelemme, että näitä henkilöitä on yrityksessäsi useampia. Käyttäjien lisäykset ja muutokset tehdään Asiakkaan tiedot välilehdellä Käyttäjähallinta-osiossa. sisäiset työtapaturmailmoitukset Sisäinen tapaturmailmoittaja näkee vain itse tehdyt ilmoitukset. Sisäinen ilmoitus on tarkoitettu työnjohdon käyttöön. Sisäinen ilmoitus ei lähde vakuutusyhtiöön vaan ilmoitukset tallennetaan kansioon ja tapaturmailmoittaja täydentää ne palkka- yms. tiedoilla. lakisääteisen tapaturmavakuutuksen palkkailmoitukset Henkilölle lähetetään lakisääteiseen tapaturmavakuutuksen palkkailmoitukset. Esim. palkanlaskija täyttää ja lähettää lakisääteisen tapaturmavakuutuksen esitäytetyt palkkailmoitukset kansion kautta Ifiin. Tämän ilmoituksen perusteella määräytyy lakisääteisen vakuutuksen lopullinen vakuutusmaksu. työsuojelu Henkilö, jolla on työsuojeluprofiili, näkee kansion kaikki sisäiset tapaturmailmoitukset sekä työtapaturma - tilastoja. työtapaturmailmoitukset Henkilö, esim. palkanlaskija täyttää Työtapaturma- / Ammattitauti-ilmoituksen tai täydentää sisäiselle tapaturma lomakkeelle pohjatut tiedot ja lähettää tiedot vakuutusyhtiöön. Hän näkee kaikki kansion kautta lähetetyt tapaturmailmoitukset. työtapaturmailmoitukset, vain itse tehdyt Henkilö, esim. palkanlaskija täyttää Työtapaturma- / Ammattitauti-ilmoituksen tai täydentää sisäisellä tapaturmalomakkeella pohjatut tiedot ja lähettää tiedot eteenpäin. Hän näkee vain itse tekemänsä tapaturmailmoitukset. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 3
henkilövakuutusten korvaushakemukset Koskevat yritysten vapaaehtoisia henkilövakuutuksia, kuten matka-, oppilas- ja päiväkotilasten vahingot. muut vahinkoilmoitukset Henkilö voi täyttää ja katsoa vahinkoilmoituksia. Tämä profiili oikeuttaa tekemään moottori-ajoneuvo, omaisuus- ja kiinteistö, kuljetus, vastuu ja oikeusturvailmoituksia. vahinkoluettelon katselu Henkilö näkee vahinkoluettelon. Luettelosta hän näkee mm. mikä vahinko oli kyseessä, mikä on vahingoittunut kohde ja mikä on korvausmäärä. vakuutusluettelo ja asiakirjat Henkilö näkee kansion vakuutusluettelon, vakuutusasiakirjat ja -ehdot. vakuutusmuutoksen hakemus Henkilö, jolla on vakuutusmuutosoikeudet, voi tehdä esim. muutosilmoituksia vakuutusturvaan tai muuttuneisiin osoitetietoihin. Huomaa että muutosten voimaantulo vahvistetaan kansioon. Henkilölle lähetään lisäksi vapaaehtoisten lajien toteutumakyselyt, jotka henkilö täydentää ja lähettää edelleen vakuutusyhtiöön kansion kautta. vahingontorjunta Tämän henkilö voi tehdä yritystä koskevan turvatestin. sairaanhoitovakuutuksen nimiluettelo Henkilö voi muokata ryhmävakuutukseen kuuluvien henkilöiden nimiluetteloa. Nimiluettelosta voi poistaa henkilöitä, lisätä uusia ja muuttaa nimitietoja. Huom! Henkilö tarvitsee lisäksi Vakuutusluettelo ja asiakirjat -oikeuden koska nimiluetteloa lähdetään muokkaamaan vakuu-tusluettelon kautta. 4 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
6 miten kirjaudut kansioon? If Yrityskansion käyttö edellyttää, että yrityksesi on tilannut kansion. Lähetämme sinulle sähköpostin, kun kansio on valmis otettavaksi käyttöön. Kun kirjaudut kansioon ensimmäistä kertaa, sinun täytyy hyväksyä kansion sopimusehdot. Ensimmäisen kirjautumisen voit tehdä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksillasi, mutta lähetämme sinulle postitse myös If Yrityskansion oman käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jatkossa voit valita, kumpaa tapaa käytät kirjautumiseen. Kirjaudu sisään menemällä osoitteeseen www.if.fi/yrityskansio 6.1 kirjautuminen kansioon Voit valita käytätkö sisään kirjautumiseen kansion omaa käyttäjätunnusta ja salasanaa vai henkilökohtaisia pankkitunnuksiasi. Kirjoita kirjautumissivulla käyttäjätunnuksesi ja salasanasi tai klikkaa pankkisi logoa. Mikäli käytät kansion tunnuksia pitää sinun vaihtaa salasanasi ensimmäisellä sisään kirjautumiskerralla. Myöhemmin voit vaihtaa salasanasi Asiakkaan tiedot -välilehdellä Käyttäjähallinta- osiossa. 6.1.1 miten muutat salasanaasi ja millainen salasanan pitää olla? Salasana on vaihdettava vuosittain. Saat kirjautumisen yhteydessä ilmoituksen kun on aika vaihtaa salasana. Salasanan pituus on 5-8 merkkiä, josta vähintään yhden merkin on oltava numero. Käyttäjätunnusta et voi muuttaa. 6.1.2 unohtuiko salasana ja käyttäjätunnus? Ota yhteys oman yrityksesi If Yrityskansion valtuushallinnasta vastaavaan henkilöön hän voi luoda uuden salasanan ja kertoa käyttäjätunnuksesi. Voit myös tilata uuden kertakäyttöisen salasanan sivulta www.if.fi/yrityskansio kohdasta Unohtuiko salasanasi? if yrityskansion käyttöopas 1/2010 5
7 miltä kansiosi näyttää? Kansion näkymä määräytyy käyttöoikeuksiesi eli profiiliesi mukaan. Esimerkiksi, jos profiilisi on tapaturmailmoittaja, näet kansiossa vain työtapaturmailmoitukset ja niihin liittyvän viestinnän. Yrityksessäsi käyttöoikeudet antaa valtuushallinnasta vastaava henkilö. 8 miten käytät kansiota? Vasemmassa reunassa näet kansiosi kaikki välilehdet. Välilehdillä on myös omia alaotsikoita, valitse niistä mitä haluat tehdä. Näkymä riippuu sinulle annetuista käyttöoikeuksista. Valittuna oleva välilehti erottuu sinisenä. Lisätietoja eri välilehdistä saat klikkaamalla Ohjeet-kohtaa. 9 yhteistä jokaiselle välilehdelle lähetä viesti Uuden viestin voit lähettää milloin tahansa klikkaamalla ikkunan vasemmassa reunassa olevaa Lähetä viesti -tekstiä. Lähettämäsi viestit tallentuvat kansioon ja ovat koska tahansa uudelleen luettavissa. Kaikki Viestit-välilehdellä olevat viestit ovat kaikkien kansion käyttäjien luettavissa. omat merkinnät Jokaisella välilehdellä on mahdollisuus tehdä omia merkintöjä. Merkinnät ovat yhteisiä kaikille yrityksesi kansion käyttäjille, tekstit eivät näy vakuutusyhtiön henkilökunnalle. Miten teet omat merkinnät: 1. Klikkaa Omat merkinnät -otsikkoa. 2. Kirjoita merkintäsi. 3. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta ja Sulje-painiketta. 4. Voit tehdä eri merkinnät jokaiselle välilehdelle. 6 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
sulje kansio Kansion käsittelyn voit lopettaa milloin tahansa klikkaamalla ikkunan vasemmassa reunassa olevaa Sulje kansio -tekstiä. 10 etusivu If Yrityskansion etusivulta näet onko kansioosi tullut uutta tietoa. Etusivulta näet myös kansioon liittyviä tiedotteita. 10.1 mitä uutta kansiossa? Näet onko kansioosi tullut uutta tietoa. Uusista viesteistä ja tapahtumista tulee aina viesti sähköpostina tai tekstiviestinä. Viesti tai tieto poistuu etusivun Mitä uutta kansiossa -kohdasta 7 päivää lukemisen jälkeen. Klikkaamalla etusivun viestin otsikkoa, siirryt sille välilehdelle jolle viesti on tullut ja sinulle avautuu kyseinen viesti/ dokumentti. 10.1.1 tarjouspyyntö Täyttämällä kaikki tarjouspyyntölomakkeessa olevat kohdat, saat yrityksellesi räätälöidyn kokonaistarjouksen. Voit tehdä tarjouspyyntöjä myös yksittäisistä vakuutettavista kohteista. 11 viestit-välilehti Viestit-välilehdellä näet kaikki yleiset yrityksesi ja Ifin väliset viestit. Viestistä näet milloin viesti on lähetetty ja kuka viestin on lähettänyt. Huomaathan, että nämä irralliset viestit ovat kaikkien kansion käyttäjien luettavissa. Ethän ilmoita irrallisella viestillä mitään arkaluonteista asiaa kuten palkka- ja sairauslomatietoja! if yrityskansion käyttöopas 1/2010 7
11.1 viestin lukeminen Viestin pääset lukemaan klikkaamalla viestin otsikkoa. 11.2 viestiin vastaaminen Halutessasi vastata viestiin 1. Klikkaa viesti-ikkunan alareunassa olevaa Vastaa viestillä -painiketta. 2. Viestiin vastaamisikkunassa Otsikko-kentän tietoja voit halutessasi muuttaa. 3. Kirjoita varsinainen viestisi Viesti-ikkunaan ja klikkaa lopuksi Lähetä-painiketta. 4. Kun viesti on lähetetty, saat ilmoituksen Lähetys onnistui. 5. Viesti näkyy alkuperäisen viestin alla. Viestisi välittyy asiakaspalveluumme. 11.3 asiakirjat Viestit-välilehden asiakirja osiossa näet sinulle henkilökohtaisesti julkaistut asiakirjat, esim. vuositarkastusmuistion. 8 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
12 vakuutukset -välilehti Vakuutukset-välilehdellä voit tarkastella yrityksesi voimassaolevia vakuutuksia. Voit tehdä vakuutusturvaan muutosilmoituksia, jotka vahvistetaan yrityksesi kansioon. Lisäksi voit pyytää tarjouksia vakuutuksista. 12.1 vakuutusluettelo Voit tarkastella vakuutuksia vakuutusluettelossa vakuutuslajeittain tai yhtenä kokonaisuutena valintasi mukaan. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 9
vakuutusluettelon siirtäminen excel-tiedostoon: Klikkaamalla Nouda taulukko -kohtaa vakuutusluetteloikkunassa, voit siirtää tiedot MS Excel -tiedostona omalle tietokoneelle. Selain saattaa kysyä tallennetaanko vai avataanko tiedosto. Jos valitset tallenna, anna tiedostolle nimi, esim. vakuutus.xls ja tallenna se sopivaan hakemistoon. Vakuutusluettelosta pystyt siirtymään suoraan vakuutettua kohdetta koskevaan muutoshakemukseen, vahinkoilmoitukseen, Vakuutus-/voimassaolotodistuksen tilaukseen tai vakuutuskirjaan. Kun siirryt vakuutusluettelosta näihin tai muihin vastaaviin lomakkeisiin, pohjautuvat vakuutuksen tiedot valmiiksi lomakkeelle. 12.2 vakuutusturvan muutokset Tyhjän muutosilmoituslomakkeen saat, kun klikkaat Vakuutusturvan muutokset -osiossa Tee muutosilmoitus -valikon auki. Muutokset olemassa oleviin kohteisiin on kätevintä tehdä vakuutusluettelon muutos hakemuslinkistä, jolloin olemassa olevat tiedot esitäyttyvät suoraan muutoslomakkeelle. Muutosilmoitukset vakuutuksiin voit tehdä täyttämällä Yleinen muutoshakemus -lomakkeen ja lähettämällä sen Ifiin klikkaamalla Lähetä-painiketta. Muutos astuu voimaan, kun olet saanut vahvistuksen Ifistä. Tällä sivulla näet kansion kautta tehdyt vakuutusturvan muutoshakemukset ja niihin liittyvät kuittaukset (tekijän nimi näkyy viestin perässä sulkeissa). Tähän tallentuvat myös keskeneräiset muutosilmoitukset, joita et ole vielä lähettänyt Ifiin. Kansion kautta lähetetyt Henkilöstön sairaanhoitovakuutuksen nimiluettelot tallentuvat myös tähän osioon. 12.3 toteutumakyselyt Palkkailmoitus-profiilin käyttäjät näkevät tässä osiossa lakisääteisen työtapaturmavakuutuksen palkka- ja omistussuhdeilmoituksen. Lomake on kesken, kunnes käyttäjä on täydentänyt lomakkeen ja lähettänyt sen kansion kautta, jolloin lomake tallentuu kansioon. Vakuutusturvan muutoshakemus -profiilin käyttäjät näkevät vastuun, keskeytyksen ja tapaturman ja matkan toteutuma kyselyt kesken-tilassa ko. osiossa. Käyttäjän tulee täydentää ja lähettää lomake, jolloin se tallentuu kansioon. Huom! Toteutumakyselyt-osio näkyy vain Laajassa If Yrityskansiossa. 10 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
12.4 vakuutussopimukset, -ehdot ja -laskut Klikkaamalla linkkiä selain avaa esikatseluruudun, josta klikkaat edelleeen pdf-kuvaketta. Acrobat Reader -ohjelma avaa asiakirjan uuteen selainikkunaan. Jos asiakirjan avaaminen ei onnistu, tarkista onko koneeseesi asennettu Acrobat Reader -ohjelma. Vinkki: Mikäli haluat hakea tiettyä kohtaa pdf-vakuutuskirjasta, paina selaimen kiikaria ja kirjoita esim. vakuutuspaikan osoite, jolloin selain hakee sinulle haluamasi kohdan. 12.5 vakuutustodistukset Vakuutusluettelossa olevan Vakuutustodistus-/ Voimassaolotodistustilaus -linkin kautta tilatut todistuspyynnöt näkyvät tässä osiossa. Samassa osiossa näet myös Ifistä lähetetyt Vakuutus-/Voimassaolotodistukset. Saat aina sähköpostiisi tai matkapuhelimeesi tiedon, kun tilaamasi vakuutus- tai voimassaolotodistus on nähtävissä kansiossa. 12.6 laskut Laskut-välilehdellä näet avoinna olevat ja suoritetut laskut kuluvalta ja kahdelta edelliseltä kaudelta. Voit valita näkymääsi joko Näytä kaikki tapahtumat tai Näytä vain avoimet laskut. Laskulistaus päivittyy kansioon viikoittain. Laskulistaus näkyy vain niillä asiakkailla jotka ovat valinneet LAAJAN kansion käyttöönsä. Laskulistaus näkyy Vakuutusluettelo ja Asiakirjat -profiililla. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 11
13 vahingot-välilehti Vahinkoluettelosta näet yrityksellesi tapahtuneet vahingot kuluvalta ja edelliseltä neljältä vuodelta. Voit tehdä vahinkoilmoitukset profiileistasi riippuen, kts. kohta 5 käyttäjäprofiilit. Lisäksi näet yrityksessäsi kansion kautta tehdyt vahinkoilmoitukset ja niihin liittyvän viestinnän mukaan lukien korvauspäätökset omaisuus- ja autovahingoista. 13.1. tee vahinkoilmoitus Luettelon ilmoituslomakkeista saat kun valitset ensin vasemmasta valikosta Vahinkoilmoitukset ja klikkaat Valitse-kentän perässä olevaa nuolipainiketta. Valitse haluamasi ilmoitus. Täytä ilmoitus ja lähetä se Ifiin käsiteltäväksi klikkaamalla Lähetä-painiketta. Vahinkoilmoituksen voit tallentaa väliaikaisesti klikkaamalla lomakkeen alaosassa olevaa Väliaikainen tallennus -painiketta. Jos joudut keskeyttämään lomakkeen täytön, on hyvä muistaa tallentaa lomake väliaikaisesti. 12 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
Jos vahinkoon liittyy kuitteja yms., toimi seuraavasti: Työtapaturmailmoitukseen liittyvät tositteet toimitetaan osoitteeseen: If Henkilökorvauspalvelu 5012014-409 00003 Vastauslähetys tai telefax 010 514 1811. Muiden kuin työtapaturmailmoitukseen liittyvät tositteet toimitetaan osoitteeseen: If Vahinkovakuutusyhtiö Oy Yrityskorvauspalvelut PL 2012 20025 IF Muista tarkistaa, että tositteissa käy ilmi vahingoittuneen henkilötunnus, tapaturman sattumispäivä sekä lähettäjän yhteystiedot, jotta voimme yhdistää tositteet oikeaan vahinkoilmoitukseen. 13.1.1 työtapaturmien ilmoitus ja seuranta Tapaturmien ilmoittamiseen ja seurantaan liittyvät seuraavat käyttöoikeuslaajuudet: - Sisäinen tapaturmailmoittaja ilmoittaa tapaturmat ja tallentaa ne kansioon. Sisäinen ilmoittaja näkee vain omat ilmoituksensa. - Tapaturmailmoittaja näkee kaikki kansion sisäiset tapaturmailmoitukset sekä työtapaturma- ja ammattitautiilmoitukset. Alla If Yrityskansion tapaturmailmoitusten ja seurannan työnkulku 1. Tapaturman jälkeen Sisäinen tapaturmailmoittaja (=työnjohtaja) avaa If Yrityskansiosta sisäisen tapaturmailmoituslomakkeen, täyttää tarvittavat tiedot ja tallentaa lomakkeen kansioon, jonka jälkeen hän lähettää tiedon tapaturmailmoittajalle esim. sähköpostilla tai puhelimitse. Huom! Lomakkeella voit ilmoittaa myös ns. Läheltä piti tilanteista. Lomakkeen alussa valitset onko kyseessä ilmoitus Työtapaturmailmoituksesta, Läheltä piti -/Vaaratilanteesta vai Uhkatilanteesta. 2. Tapaturmailmoittaja (esim. palkkakonttori/henkilöstöhallinto) avaa työnjohtajan tekemän sisäisen tapaturmailmoituksen ja tekee siitä kopion, jolloin lomake muuttuu työtapaturma- ja ammattitauti-ilmoitukseksi ja sisäisen ilmoituksen tiedot välittyvät suoraan tälle Ifiin välitettävälle lomakkeelle. 3. Tapaturmailmoittaja täydentää tiedot henkilö- sekä palkkatiedoilla ja lähettää tiedot Ifiin. 4. Vahinkoluettelon avulla voi seurata sattuneitten vahinkojen korvauskäsittelyä yms. (katso vahinkoluettelo). Työtapaturmailmoittaja näkee vahinkoluettelosta myös tapaturmaa koskevat lisätiedot. 5. Työtapaturmaan liittyviä palkkatietoja voit ilmoittaa jälkeenpäin Tee Vahinkoilmoitus -kohdasta löytyvillä palkkatiedustelulomakkeilla. (Palkkatiedot neljän viikon ajalta, Sairausajan palkka jne) Työtapaturma- ja ammattitauti-ilmoituksen voi täyttää ja lähettää myös yksinään. Sisäistä tapaturmailmoitusta ei ole tarpeen täyttää, jos palkanlaskija täyttää ilmoituksen itse alusta loppuun. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 13
13.2 vahinkoluettelo Vahinkoluettelon katselu: Klikkaa Vahinkoluettelo-kohtaa, näet yrityksellesi tapahtuneet vahingot kuluvalta ja neljältä edelliseltä vuodelta joko vakuutuslajeittain tai kokonaisuutena. Siirtyminen vahinkoluettelosta vahinkoilmoitukseen Sinulla on mahdollisuus siirtyä vahinkoluettelosta siihen vahinkoilmoitukseen omaisuus- ja ajoneuvovahinkojen osalta, jota kyseinen rivi koskee. Tämä toiminto on mahdollista vain silloin kun vahinkoilmoitus on lähetetty kansion kautta. Siirtyminen vahinkoluettelosta lisätietoihin: Tapaturmailmoittajilla on oikeus nähdä työtapaturmavahinkoihin liittyvät lisätiedot. Muut vahinkoilmoitukset profiililla on mahdollisuus saada lisätiedot ajoneuvojen osalta. Vahinkoluettelon siirtäminen Excel-tiedostoon: Klikkaamalla Nouda taulukko exceliin -kohtaa vahinkoluetteloikkunassa, voit siirtää tiedot MS Excel -tiedostona omalle tietokoneelle. Selain saattaa kysyä tallennetaanko vai avataanko tiedosto. Jos valitset tallenna, anna tiedostolle nimi, esim. vahinko.xls ja tallenna se sopivaan hakemistoon. 14 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
13.3 vahinkoilmoitukset Otsikon alla näet jo tehdyt ja lähetetyt vahinkoilmoitukset sekä niihin liittyvän viestiketjun aika-järjestyksessä käyttöoikeuksiesi mukaan. Tähän tallentuvat myös keskeneräiset vahinkoilmoitukset, joita et ole vielä lähettänyt Ifiin. Klikkaamalla linkkiä, ilmoitus avautuu. 13.4 liitteet Sinulla on mahdollista lähettää kansion kautta myös liitetiedostoja. Hyväksyttävät liitetiedostotyypit ovat.doc,.xls,.ppt,.pdf,.rtf,.txt,.gif,.jpg,.tif. Voit lähettää maksimissaan viisi liitetiedostoa/lomake. Liitetiedoston lisääminen on mahdollista kaikissa muissa vahinkoilmoituksissa, mutta ei työtapaturmiin liittyvissä lomakkeissa. Myös yleiseen muutoshakemukseen ja vapaamuotoiseen viestiin voit halutessasi lisätä liitetiedoston. 14 vahingontorjunta Tällä sivulla voit tehdä yritystäsi koskevan Turvatestin. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 15
15 arkisto Arkisto-välilehdellä voit selata ja lukea arkistoituja viestejä ja lomakkeita. Viestejä ja lomakkeita voi kopioida ja niihin voi myös vastata. Kun vastaat viesteihin, kopioit tai talletat lomakkeita, siirtyy koko viestiketju tai talletettu lomake alkuperäiselle välilehdelle. 15.1 arkistoinnin tekeminen Arkistointi tehdään avaamalla lomake, viesti tai asiakirja ja painamalla asiakirjan lopussa olevaa Arkistoi-painiketta. Näin haluamasi asiakirja tallentuu Arkisto-välilehdelle. 16 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
automaattinen arkistointi Kansiosi arkistoi luetut viestit ja lomakkeet automaattisesti: Viestit-välilehdellä näytetään 15 uusinta viestiä tai vähintään uusimmat kolmen kuukauden viestit. Aika lasketaan viestiketjun ajallisesti uusimmasta osasta. Vakuutukset välilehdellä toteutumakyselyt näytetään liukuvan 12 kuukauden uusimmat dokumentit. Vakuutukset-välilehdellä sopimukset, ehdot ja laskut näytetään liukuvan 12 kk:n uusimmat dokumentit. Vakuutukset-välilehdellä vakuutusturvan muutokset näytetään 15 uusinta muutoshakemusta, kuitenkin vähintään kolmen kuukauden uusimmat dokumentit. Vahingot - Vahinkoilmoitukset: näytetään 15 uusinta ilmoitusta, kuitenkin vähintään 3 kuukauden uusimmat dokumentit. 15.2 arkistosta haku Haun voit tehdä joko antamalla otsikkoon esim. asiakirjatyypin tai valitsemalla päivämäärän. Voit jättää myös hakuehdot antamatta ja painaa suoraan Hae-näppäintä, jolloin saat näkyviin kaikki arkistoidut dokumentit. Voit hakea arkistosta mm. moottoriajoneuvon vahinkoilmoituksen käyttämällä ajoneuvon rekisterinumeroa hakutekijänä. Tarkemmat ohjeet saat klikkaamalla Hakuohjetta. Annettuasi hakuehdot, paina Hae-näppäintä. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 17
16 asiakkaan tiedot -välilehti Asiakkaan tiedot -välilehdeltä löytyvät kansion sopimusehdot. Täällä pidetään yllä kansion käyttäjätietoja ja täällä voit vaihtaa salasananasi. Täältä saat esille If Yrityskansion ohjeet kokonaisuudessaan. Klikkaamalla Acrobat Reader ohjelma pdf-tiedostojen katseluun -kohtaa, voit hakea kyseisen ohjelman, jos sitä ei koneellasi ole. Ohjelmaa tarvitaan mm. lukiessasi sopimuksia ja ehtoja. 18 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
16.1 käyttäjien ylläpito Käyttäjävaltuudet-profiilin omaava henkilö voi lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä tehdä tarvittavia muutoksia olemassa olevien käyttäjien oikeuksiin. käyttäjän lisääminen Asiakkaan tiedot -välilehden Käyttäjähallinta-osiosta pääset käyttäjien ylläpitoon. Klikkaa Lisää käyttäjä-painiketta Henkilötunnus mahdollistaa henkilökohtaisen pankkitunnuksen käytön sisään kirjautumisessa. Täytä käyttäjän tiedot ja klikkaa Talleta painiketta Klikkaa seuraavaksi Tulosta käyttäjä -painiketta. Seuraava ruutu tuo näkyviin käyttäjän tunnukset. Tulosta tämä sivu käyttäjälle selaimen tulostustoiminnosta. Sulje sivu oikean yläkulman X-painikkeesta. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 19
Jos haluat heräteviestin tekstiviestinä niin ilmoita myös matkapuhelinnumerosi. Valitse käyttäjälle hänen tarvitsemansa oikeudet ja klikkaa Talleta painiketta salasanan luominen unohtuneen tilalle Käyttäjävaltuudet-profiilin omaava henkilö voi luoda salasanoja muille käyttäjille esim. tilanteessa, jossa käyttäjä on unohtanut salasanansa. Tämä tapahtuu Asiakkaan tiedot -välilehdellä, Käyttäjähallinta-osiossa, kohdassa Käyttäjien ylläpito. Klikkaa kerran käyttäjää, jolle haluat luoda uuden salasanan. 20 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
Tulet Käyttäjätiedot-ruudulle. Klikkaa kerran Luo salasana -painiketta. Tarkista että käyttäjällä on Hyväksytään käyttäjäksi -rasti päällä. Jos rasti puuttuu, lisää se. Tunnus menee lukkoon, jos käyttäjä on yrittänyt esim. kirjautua väärällä tunnuksella liian monta kertaa. Lukkiutumisen huomaat siitä, että Hyväksytään käyttäjäksi -rasti on tippunut pois. Tulet salasanan alustusruudulle. Klikkaa vielä kerran Luo salasana -painiketta. Saat esille kirjeen, jossa näkyy käyttäjätunnus ja juuri luomasi uusi kertakäyttöinen salasana. Kirjeen voit tulostaa käyttäjälle selaimen tulostustoiminnolla. käyttäjän profiilien muuttaminen Käyttäjävaltuudet-profiililla voi muuttaa olemassa olevien käyttäjien profiileja milloin tahansa. Muutokset tehdään Asiakkaan tiedot -välilehdellä, Käyttäjähallinta-osiossa, kohdassa Käyttäjien ylläpito. Klikkaa kerran käyttäjää, jolle haluat tehdä profiilin muutoksen. Valitse/muuta käyttäjän profiilit ja klikkaa Talleta-painiketta. käyttäjän poistaminen Käyttäjien ylläpito -ikkunalla klikkaa kerran käyttäjää, jonka käyttöoikeudet haluat poistaa. Tulet ko. käyttäjän ylläpitoikkunalle, klikkaa Poista käyttöoikeus. Seuraavassa ikkunassa sinulta varmistetaan poisto, klikkaa vielä kerran Poista käyttöoikeus. Tulet Käyttäjien ylläpito -ikkunalle, jossa näet poistetun käyttäjän Poistetut tunnukset -ruudussa. 17 henkilöstölle-välilehti Henkilöstölle-välilehdellä on hyödyllistä tietoa yrityksesi henkilökunnalle. Sivut voit siirtää yrityksesi omille intranet-sivuille, jolloin ohjeet ovat koko henkilökunnan katseltavissa. Siirron voit tehdä seuraavasti: Klikkaa Henkilöstölle-välilehdellä hiiren oikean puoleista painiketta ja valitse Ominaisuudet/Properties. Kopioi ominaisuuksista löytämäsi osoite (URL) ja linkitä se yrityksesi intranettiin. if yrityskansion käyttöopas 1/2010 21
18 kysymyksiä ja vastauksia 1. miksi en saa vakuutuskirjaa auki? Tarkista onko koneeseesi asennettu Adobe Acrobat Reader -ohjelma. 2. miksi käyttäjätunnukseni tai salasanani ei kelpaa? Tarkista, että olet oikeassa osoitteessa (www.if.fi/yrityskansio). Tarkista, että annat tunnukset oikeassa muodossa (isot ja pienet kirjaimet). Muista, että sinulla on käytössäsi myös Varman antamat tunnukset, joita tarvitset mm. Tyel-vakuutusten hoi dossa www.varma.fi 3. pitääkö minun ottaa lomakkeista paperikopio ennen kuin lähetän ne ifiin? Ei tarvitse. Olemme järjestäneet arkistoinnin puolestasi. Kaikki lähettämäsi lomakkeet ja viestit tallentuvat kansioosi, oikeiden välilehtien alle. 4. pitääkö minun käydä if yrityskansiossa päivittäin katsomassa oletteko lähettäneet sinne jotakin uutta? Ei tarvitse. Aina kun lähetämme jotakin uutta kansioosi, saat viestin sähköpostiisi tai matkapuhelimeesi. 5. miten meidän kuuluu toimia jos yksi käyttäjistämme vaihtaa työpaikkaa? Ilmoita siitä If Yrityskansion valtuushallintahenkilölle (Käyttäjävaltuudet-profiilille), niin hän poistaa kyseisen henkilön tunnukset. 22 if yrityskansion käyttöopas 1/2010
if yrityskansion käyttöopas 1/2010 23
lisätietoja saat ifin asiantuntijoilta ja internetistä. if.fi/yritysasiakkaat 62168 04/2010 If Vahinkovakuutusyhtiö Oy Rekisteröity kotipaikka Helsinki PL 4, 00025 IF Y-tunnus 1614120-3