WebAccess ohje eteinen.fi
Zarafa webaccess ohje Zarafa on työryhmäratkaisu, pohjautuen Microsoft Outlookiin, joka tuo käytettäväksi sähköpostin ja tapaamisten jakamisen Outlookista ja web-käyttöliittymän. Tämä ohjekirja kertoo AJAX webaccessin perusominaisuuksista. Tämä ohje koskee Zarafa 6.20 ja uudempia. Sisältö Zarafa webaccess ohje...1 1. Aloitus...2 2. Luo/nimeä/siirrä/kopioi/poista kansioita...2 2.1. Tulostaminen...3 2.2. Ikkunan koon muuttaminen...3 2.3. Poistetut-kansion tyhjentäminen...3 2.4. Kohteiden palauttaminen...3 2.5. Viestien merkitseminen luetuiksi...3 2.6. Ominaisuudet...4 3. Kansio- ja Kalenterioikeudet muille käyttäjille...4 3.1. Lisää henkilö...4 3.2. Muuta oikeuksia...4 3.3. Poista henkilö...4 3.4. Avaa jaetut kansiot...5 4. Sähköposti...5 4.1. Postin lähettäminen...5 4.1.1. Automaattinen sähköpostiosoitteiden täydentäminen...6 4.1.2. Lähettäjä-kenttä...6 4.1.3. Sähköpostiluonnoksen tallentaminen...7 4.2. Poista/siirrä/kopioi sähköposteja...7 4.2.1. Sähköpostin poistaminen...8 4.2.2. Sähköpostin siirtäminen...8 4.2.3. Sähköpostin kopiointi...8 4.2.4. Näkymän vaihtaminen...9 4.3. Haku...9 5. Kalenterin käyttäminen...10 5.1. Kokouksen ja kokouskutsujen luominen...10 5.2. Kokouskutsun kuittaaminen...12 6. Kalenterin eri näkymät...13 6.1. Kokouksien siirtäminen/poistaminen...13 6.1.1. Kokouksen siirtäminen...13 6.1.2. Kokouksen poistaminen...13 7. Ryhmäkalenteri...13 7.1. Käyttäjän lisääminen aikajanaan...14 7.2. Käyttäjän poistaminen aikajanasta...15 7.3. Käyttäjäryhmän lisääminen aikajanaan...15 7.4. Lisää ryhmä -ikkuna...15 7.5. Ei pääsyä -viesti...15 7.6. Kaikki osallistujat/vapaa varattu palkki...16 7.7. Kokouksen luominen tai poistaminen...16 7.8. Kokouksen raahaaminen hiirellä...16 7.9. Zoomauksen vaihtaminen...17 7.10. Näytettävien päivien määrä...17 8. Tehtävät...17
9. Yhteystiedot...18 9.1. Uusi yhteystieto...18 10. Jakelulistat...19 10.1. Jakelulistan luonti...19 10.2. Jakelulistojen käyttäminen...20 11. Asetukset...20 12. Säännöt...22 1. Aloitus Zarafa webaccessiin pääsee osoitteesta http://tiimi.eteinen.fi Kirjautumisruudussa voit valita käytettävän kielen. Webaccess on käännettynä useille eri kielille, joita voit valita kirjautumisruudussa. Kuva 1: Kirjautuminen Kun olet kirjautunut sisään, pääset tarkastelemaan kaikkia Outlook kansioitasi, sekä Yhteisiä kansioita. Perustoiminnot löytyvät painikkeina yläpalkista. Katso Kuva 2. Oikealla hiirennäppäimellä saat valikon lisätoiminnoista. Kuva 2: Uusi Valikko
2. Luo/nimeä/siirrä/kopioi/poista kansioita Alikansioiden toimintoihin pääset oikean hiirennapin valikolla. Kuva 3: Kansion valikko Outlookin oletuskansioita, kuten Inbox, Calendar tai Contacts ei ole mahdollista nimetä uudelleen. 2.1. Tulostaminen Webaccessissa voit tulostaa sähköposteja, tapaamisia, ja yhteystietoja tulosta painikkeella: Kun olet avannut kalenterin päivä-, viikko-, tai kuukausinäkymään, on myös mahdollista tulostaa näistä yhteenveto. 2.2. Ikkunan koon muuttaminen Aivan kuten Outlookissa, voit säätää ikkunoiden kokoa, niin korkeus- kuin leveyssuunnassakin. Tee näin: vie hiiren osoitin kahden ikkunan liitoskohtaan ja vedä hiirellä haluamaasi suuntaan. 2.3 Deleted items-kansion tyhjentäminen Voit tyhjentää Deleted items-kansion valitsemalla hiiren oikean näppäimen valikosta Tyhjennä kansio. Tämä valinta on käytettävissä vain Deleted items ja Junk e-mail kansioissa. 2.4. Kohteiden palauttaminen Kun poistat kohteen Deleted items tai Junk kansiosta, se on silti vielä toistaiseksi palautettavissa. Valitse jompikumpi kansio, ja valitse paina Palauta kohteet painiketta ylävalikosta. Tässä ruudussa voit valita palautettavat kohteet. Kohteet palautuvat niiden alkuperäisiin sijainteihin. Jos poistat kohteita tästä listasta, ne poistuvat lopullisesti.. Kuva 4: Kohteiden palauttaminen
2.5. Viestien merkitseminen luetuiksi You can mark all the messages in a folder as read via the right mouse button menu option Mark All Messages Read. Please note that when you choose this option, no read receipts will be sent when requested by a sender, even if you have selected that option in your settings. 2.6. Ominaisuudet Kun valitset oikean hiiren näppäimen valikosta Ominaisuudet, näet lisätietoja kansiosta. Tilantarve ja kohteiden määrä näkyy avautuvassa ikkunassa. Saadaksesi lisätietoja datan määrästä, valitse Kansion koko. Sieltä näet kaikki alikansiot ja niiden datan määrän, kansiokohtaisesti. 3. Kansio- ja kalenterioikeudet muille käyttäjille Kuten Outlookissa, myös Webaccessissa voidaan asettaa kansioiden käyttöoikeuksia, jolloin ne voidaan jakaa työkavereiden tai muiden kanssa. Käyttöoikeudet löytyvät klikkaamalla oikealla hiiren napilla kansion kohdalla, ja valitsemalla Ominaisuudet ja sen jälkeen Oikeudet välilehti. Kuva 5: Oikeudet 3.1. Lisää henkilö - Klikkaa Lisää painiketta - Kun osoitekirja avautuu, valitse henkilö jolle haluat antaa oikeudet ja klikkaa Ok. Nimi ilmestyy listaan. - Ota huomioon, että sinun täytyy antaa tässä ruudussa henkilölle oikeudet. Oletuksena hänellä ei ole mitään oikeuksia. - Tallenna ja sulje klikkaamalla Ok 3.2. Muuta oikeuksia - Klikkaa henkilöä, jonka oikeuksia haluat muuttaa.
- Nyt voit joko määrittää oikeudet joko manuaalisesti tai valitsemalla valmiin profiilin valikosta - Tallenna ja sulje klikkaamalla Ok 3.3. Poista henkilö - Klikkaa poistettavan henkilön kohdalla - Klikkaa Poista painiketta - Tallenna ja sulje klikkaamalla Ok 3.4. Avaa jaetut kansiot Voit tarkastella jaettuja kansioita Webaccessin kautta. Klikkaa Avaa jaetut kansiot kansiolistasta, ja saat eteesi kuva 6:n mukaisen ikkunan. Kuva 6: Avaa jaetut kansiot Voit avata yksittäisen kansion, (kuten kalenteri), tai kokonaisen kansioryhmän valitulta käyttäjältä. Avatut kansiot tallentuvat sinun Webaccess profiiliisi, joten seuraavalla kerralla samat kansiot ovat näkyvillä. Voit sulkea kansion valitsemalla Sulje varasto, oikeanpuoleisen hiirinäppäimen valikosta. 4. Sähköposti 4.1. Postin lähettäminen 1. Paina Uusi painiketta vasemmasta yläkulmasta. Uuden postin kirjoitusikkuna avautuu Kuva 7: Luo sähköposti 2. Voit lisätä liitetiedostoja klikkaamalla Liitteet painiketta tai paperiliitin kuvaketta. 3. Voit tallentaa sähköpostin klikkaamalla Levykkeen kuvaketta. Tällöin se tallentuu Drafts kansioon. 4. Merkataksesi postin tärkeäksi tai suurella tärkeysasteella, klikkaa huutomerkki (!) kuvaketta. 5. Voit lisätä vastaanottajia heidän sähköpostiosoitteella Vastaanottaja, Kopio, tai Piilokopio -kenttiin manuaalisesti, tai voit valita henkilön Osoitekirjasta (Address Book). Pääset tarkastelemaan Osoitekirjaa klikkaamalla jotakin edellä mainituista kentistä.
Huomautus: Jos asetat useita vastaanottajia, erota ne toisistaan puolipisteellä ; 6. Osoitekirjassa näet sisäiset käyttäjät oletuksena (ellet ole valinnut toisin asetuksista). Muuttamalla valintaa kohdasta Näytä nimet osoitekirjasta voit vaihtaa osoitteiden lähdettä. Voit myös käyttää pikahakua, kirjoittamalla haettavan nimen hakukenttään vasemmalla. Kuva 8: Osoitekirja 4.1.1. Automaattinen sähköpostiosoitteiden täydentäminen Kun kirjoitat sähköpostiosoitetta tai henkilön nimeä Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio kenttään, ohjelma tarjoaa kirjoittamasi kaltasia vaihtoehtoja.
Nämä vaihtoehdot näkyy alla listassa ja voit valita jonkin niistä hiiren tai näppäimistön avulla. Tarjotut vaihtoehdot pohjautuvat hiljattain käytettyihin osoitteisiin ja yhteystietoihin. On myös mahdollista poistaa osoitteita tästä listasta, siirtämällä valinnan osoitteen kohdalle (käyttämällä näppäimistön alaspäin nuolta tai siirtämällä hiiren osoittimen sen kohdalle, ilman klikkaamista). Osoite poistuu, mutta palautuu tähän listaan uudelleen kun sitä käytetään seuraavan kerran. Kuva 9: Automaattinen täydentäminen 4.1.2. Lähettäjä-kenttä On mahdollista vaihtaa Lähettäjänä toimivaan henkilöä/osoitetta. Tämä valinta löytyy Vastaanottaja kentän yläpuolelta. Jos mitään ei ole valittuna, käytetään oletusosoitetta. Kuva 10: Lähettäjän valitseminen Huomaa että Lähettäjä kenttä on näkyvillä ainoastaan silloin, kun osoitteita on lisätty siihen Asetusten kautta. Asetuksiin pääset ruudun oikeasta alakulmasta klikkaamalla Asetukset. Sen jälkeen valitse Postin kirjoittaminen välilehti. Kuva 11: Lähettäjäosoitteiden lisääminen Tärkeä huomio: Jos saat seuraavanlaisen viestin kun yrität lähettää postia jonkun muun nimellä, ota yhteys ylläpitoon: You are not allowed to send as the given user. From Zarafa version 6.20 a major feature has been added. An administrator can allow users to 'send as' another user. This means a user can obtain the rights to send as (or impersonate) as another user. Before 6.20 it was possible to send emails 'on behalf of' a user if the user gave permission to the delegate. See chapter 3.2 for more information about permissions. Due to the abovementioned feature your previous ability to send 'on behalf of' are reset and an administrator or the user who wants to delegate has to give the rights or permission again: Delegation: a user gives permission to a delegate to send 'on behalf of' the user. In this case an email will be sent with the following From: field: <delegate> on behalf of <user>. Impersonation: an administrator gives the rights to user B to 'send as' user A. In this case the receiver of an email will not see that user B sent an email. The receiver will
only see user A in the From: field Keep in mind that delegation always overrules impersonation. A user can always choose not to let another user impersonate as himself. 4.1.3. Sähköpostiluonnoksen tallentaminen Voit tallentaa sähköpostin luonnokset kansioon, klikkaamalla Levykkeen kuvaketta. Toinen vaihtoehto on sähköpostiviestin automaattinen tallentaminen. Tämä toiminto on valittavissa Asetuksien kautta, Postin kirjoittaminen välilehdestä. Valitse Tallenna lähettämätön viesti. Minuutit tarkoittavat aikaväliä, jolloin Webaccess tallentaa viestin automaattisesti. Tämä koskee vain viestejä, joita ei ole vielä lähetetty. 4.2. Poista/siirrä/kopioi sähköposteja Kuva 12: Sähköpostiviestin valikko 4.2.1. Sähköpostin poistaminen On muutamia eri tapoja poistaa posteja, ne ovat: - Näppäimistön Delete-näppäimellä - Poista toiminolla hiiren oikean näppäimen valikon kautta - Klikkaamalla punaista ruksia Webaccessin työkalupalkista
4.2.2. Sähköpostin siirtäminen Kuva 13: Postin siirtäminen Siirtääksesi yksittäisen kohteen, voit raahata ne hiirellä, kuten Kuvassa 13. Aseta hiiren osoitin kohteen päälle ja siirrä kohde haluttuun paikkaan, hiiren näppäintä samalla pohjassa pitäen. Voit siirtää useita kohteita valitsemalla ne kaikki kerralla. Valitse ensimmäinen kohde, sen jälkeen paina Shift-näppäintä pohjassa ja valitse muut kohteet. Kaikki valitut kohteet näkyvät sinisellä värillä. 4.2.3. Sähköpostin kopioiminen Kun haluat kopioida viestejä, et voi raahata niitä hiirellä, kuten edellisessä, sillä se ainoastaan siirtää kohteet, ei kopioi. Sinun täytyy käyttää kopioi/siirrä painiketta, joka näkyy kuvassa 14. Kuva 14: Siirrä/Kopioi painike 4.2.3. Näkymän vaihtaminen Kuva 15: Postinäkymän valikko Webaccess postien näkymä on oletus, mutta aivan kuten Outlookissa, voit lisätä ja poistaa näkyvillä olevia palkkeja. Klikkaa hiiren oikeaa näppäintä ja valitse kentänvalitsin. Katso kuvat 15 ja 16.
Kuva 16: Kentänvalitsin Voit lajitella postisi klikkaamalla haluamaasi palkkia. Oletuksena postit lajitellaan päiväyksen mukaan. 4.3. Haku Kun sinun tarvitsee löytää tietty viesti, klikkaa Etsi painiketta ylävalikosta. Hakupalkki ilmestyy ruutuun. (piilottaaksesi sen, klikkaa uudestaan Haku painiketta Kuva 17: Hakukriteerit Tässä voit kirjoittaa hakukriteerin tai valita mitä viestin osaa haku koskee. Esimerkiksi jos muistat osan haettavan viestin aiheesta, voit valita Aihe alasvetovalikosta. Paina Etsi painiketta (kiikarit kuvake) tai Enter näppäintä näyttääksesi haun tulokset.
5. Kalenterin käyttäminen 5.1. Kokouksen ja kokouskutsujen luominen 1. Valitse Calendar. 2. Klikkaa Uusi painiketta. Kokous-ikkuna avautuu (kuva 19) Kuva 19: Uusi kokous 3. Kirjoita kokouksen aihe, ja tarvittaessa myös sijainti. 4. Valitse aloitus- ja lopetusaika. 5. Valinnainen: jos valitset muistutuksen, saat ponnahdusikkunan eteesi ennen kokouksen alkua. Kun saat eteesi muistutuksia voit hylätä ne yksitellen tai kaikki kerralla, tai sitten asettaa Torkku ajastimen, jolloin muistutus toistuu valitun ajan päästä uudelleen. Huomautus: Sinun tarvitsee sallia selaimesi asetuksista ponnahdusikkunoiden (Popup) avautuminen. Kuva 20: Muistutus Kutsu osallistujia painikkeesta voit lähettää kutsun työtovereillesi (kuva 21). Voit lisätä osallistujia, kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa Vastaanottajaksi, puolipisteellä eroteltuna toisistaan. Voit myös klikata Vastaanottaja painiketta ja valita vastaanottajan Osoitekirjasta. Osallistuja vastaanottaa kokouskutsun, jonka hän voi hyväksyä, alustavasti hyväksyä, kieltäytyä tai ehdottaa kokoukselle toista aikaa.
Kuva 21: Kokouskutsu 7. Kun valitset Aikataulu välilehden, näet useiden henkilöiden varattu/vapaa tilat. Tällä tavalla voit helposti aikatauluttaa kokouksen kaikille sopivaksi. Jos osallistujia on jo kutsuttu tähän kokoukseen ja he ovat ehdottaneet uutta aikaa, nämä ehdotukset näkyvät tässä ikkunassa. (kuva 21) Kuva 22: Aikataulutus Kuva 23: Osallistuja- ja Resurssivalinnat 8. Työkavereita voit lisätä klikkaamalla Lisää painiketta. 9. Jos käyttäjä on lisätty osallistujaksi, voit merkata käyttäjän Tarvittavaksi tai Vaihtoehtoiseksi osallistujaksi. 10. Seuranta välilehden kautta näet osallistujalistan ja heidän tilansa.
Kuva 24: Seuranta 5.2. Kokouskutsuun kuittaaminen 1. Jos joku toinen käyttäjä kutsuu sinut kokoukseen, saat kutsun sähköpostilla. Kutsun yläosasta löytyy painikkeet Hyväksy, Alustava, Kieltäydy, Ehdota Uutta Aikaa. Kuva 25: Kokouspyynnön vastauspainikkeet Valitsemalla Ehdota Uutta Aikaa voit ehdottaa uutta kellonaikaa ja päivämäärää kokouksen järjestäjälle, jolloin hän saa siitä viestin. 6. Kalenterin eri näkymät Kuva 26: Kalenterinäkymä Webaccess kalenterissa on viisi eri näkymää: - Päivänäkymä - Työviikkonäkymä - Viikkonäkymä - 7 päivän näkymä (kuten Työviikko, mutta 7 päivää) - Kuukausinäkymä - Näkymiä voidaan vaihtaa yläpalkin painikkeiden avulla. 6.1. Kokouksien siirtäminen/poistaminen
6.1.1. Kokouksen siirtäminen Voit siirtää kokouksen toiseen ajankohtaan valitsemalla sen hiirellä ja raahaamalla toiseen aikaan kalenterissa. Jos haluttu aika ei ole näkyvillä tässä ruudussa, avaa ensin kokous tuplaklikkaamalla sitä tai valitsemalla Avaa, ja sen jälkeen kirjoita päiväys. 6.1.2. Kokouksen poistaminen Voit poistaa kokouksen valitsemalla Poista oikean hiirennäppäimen valikosta, tai klikkaamalla yläpalkin Poista painiketta. 7. Ryhmäkalenteri Ryhmäkalenteri toiminnolla voit avata jonkun muun käyttäjän kalenterin. On mahdollista myös nähdä usean käyttäjän kalentereita tässä samassa näkymässä. Klikkaa Avaa Ryhmäkalenteri päästäksesi katselemaan sitä. Huomautus: Tämä ominaisuus ei sisälly Zarafan Community versioon. Kuva 27: Ryhmäkalenteri 7.1. Käyttäjän lisääminen aikajanaan Kuva 28: Aikajana 1. Klikkaa Lisää käyttäjä painiketta yläpalkista. Osoitekirja avautuu. 2. Valitse käyttäjä ja klikkaa OK 3. Käyttäjä ilmestyy aikajanaan, ja kokoukset näytetään siinä.
7.2. Käyttäjän poistaminen aikajanasta 1. Valitse käyttäjä rastittamalla valinta hänen nimensä vierestä. 2. Klikkaa Poista käyttäjä painiketta yläpalkista Kuva 29: Käyttäjäryhmät 7.3. Käyttäjäryhmän lisääminen aikajanaan 1. Klikkaa Lataa ryhmä painiketta yläpalkista. 2. Valitse ryhmä vasemmalta listasta ja klikkaa OK 3. Ryhmän käyttäjät ja heidän kokousmerkinnät tulevat näkyviin aikajanaan. 7.4. Lataa ryhmä -ikkuna Lataa Ryhmä ikkuna voidaan avata klikkaamalla yläpalkin painiketta. Se sisältää kaksi listaa. Vasemmanpuoleinen lista näyttää olemassa olevat käyttäjäryhmät. Oikeanpuoleinen lista näyttää ryhmään kuuluvat käyttäjät, kun ryhmä on ensin valittu vasemmalta. Lisätäksesi tai poistaaksesi ryhmän tai käyttäjän, valitse se, ja klikkaa plus tai miinus painikkeita listan oikealta reunalta. Muista, että lisätäksesi tietyn käyttäjän, sinun täytyy ensin valita ryhmä. 7.5. Ei pääsyä -viesti Kun olet lisännyt käyttäjän aikajanaan, on mahdollista että sinulla ei ole tarvittavia oikeuksia tehdä muutoksia hänen kalenteriin, tai edes nähdä sen sisältöä. Jos sinulla ei ole oikeuksia luoda kokouksia, käyttäjän nimen perässä on kuvake. Jos sinulla ei ole mitään oikeuksia, koko aikajana on tällöin merkitty punaisella, sekä varoitusviesti on näkyvillä Kuva 30: Ei pääsyä -viesti 7.6. Kaikki osallistujat/vapaa varattu palkki
Kuva 31: Kaikki osallistujat/vapaa varattu palkki Aikajanan yläpuolella oleva palkki näyttää Ryhmäkalenteriin ladattujen käyttäjien Vapaa/varattu tiedot. 7.7. Kokouksen luominen tai poistaminen Luodaksesi uuden kokouksen tupla-klikkaa aikajanaa halutun käyttäjän kohdalla. Uuden kokouksen luonti ikkuna avautuu. Poistaaksesi kokouksen valitse se ensin, ja sen jälkeen paina punaista ruksia. 7.8. Kokouksen raahaaminen hiirellä
Kuva 32: Kokoukseen raahaaminen hiirellä Kokoukseen raahamiseksi hiirellä, sinun täytyy klikata sitä ja pitää hiirinappia pohjassa ja raahata se haluttuun ajankohtaan. 7.9. Zoomauksen vaihtaminen Kuva 33: Zoomaus Voit vaihtaa Zoomausta kuvassa näkyvästä painikkeesta. Tämä asetus ei tallennu, vaan palautuu oletusvaihtoehtoon kun avaat Ryhmäkalenterin seuraavan kerran. 7.10. Näytettävien päivien määrä Kuva 34: Aikakauden valinnat 8. Tehtävät Tasks kansiossa voidaan hallita tehtävälistaa. Luodaksesi uuden tehtävän, tee näin: Kuva 35: Tehtävälista 1. Valitse kansio Tasks 2. Klikkaa Uusi painiketta. Uuden tehtävän ikkuna avautuu. (kuva 36). 3. Täytä tarvittavat kentät. Tämä ikkuna näyttää hyvin paljon samalta kuin Uusi Kokous ikkuna. 4. Paina Tallenna painiketta kun olet valmis. Tehtävä näkyy tämän jälkeen Tehtävälistassa. Kuva 36: Uusi Tehtävä
Tehtävälistaan voi lisätä tehtäviä myös toisella tapaa. Tehtävälistan ylimmällä rivillä on tekstikenttä, johon voit suoraan syöttää aiheen ja painamalla ENTER tallentaa sen. Tämä on nopea tapa luoda uusia tehtäviä. 9. Yhteystiedot Contacts (Yhteystiedot) kansio sisältää useita eri näkymävaihtoehtoja. Voit näyttää yhteystiedot joko kortti- tai listanäkymänä. Voit vaihtaa tätä Kortit / Lista painikkeilla yläpalkissa. Voit lähettää yhteystiedon henkilölle postia valitsemalla hiiren oikean näppäimen valikosta Sähköpostiviesti. Kuva 37: Yhteystiedot 9.1. Uusi yhteystieto 1. Voit luoda uuden yhteystiedon Uusi painikkeella yläpalkista. 2. Uusi Yhteystieto ikkunassa voit täyttää henkilön tiedot. Voit valita alareunasta Yksityinen, jolloin muut henkilöt joilla on oikeus tähän kansioon, eivät silti näe tätä yhteystietoa. Kuva 38: Uusi yhteystieto 10. Jakelulistat 10.1. Jakelulistan luonti 1. Valitse Yhteystiedot kansio, jonka haluat lisätä jakelulistaan ja valitse Uusi painikkeen alta Jakelulista.
Kuva 39: Uusi jakelulista 2. Valitse Jäsenet... painikkeella voit valita henkilöitä Osoitekirjasta. 3. Lisää uusi painikkeella voit lisätä uuden henkilön, kirjoittamalla hänen nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Kuva 40: Lisää uusi sähköpostiosoite 4. Poista painikkeella voit poistaa henkilöitä jakelulistasta. Voit valita poistettavat henkilöt klikkaamalla niitä hiirellä alempaa. 5. Voit myös lisätä muistiinpanoja tähän jakelulistaan Muistaanpanot välilehdestä. 10.2. Jakelulistojen käyttäminen Kun haluat käyttää jakelulistaa sähköpostin lähettämiseen, voit valita sen aivan kuten normaalin vastaanottajan Osoitekirjasta.Huomaa, että Webaccessin jakelulistat näkyvät kokonaisuudessaan lähetettäessä sähköpostia. 11. Asetukset Klikkaa Webaccessin oikeasta alakulmasta Asetukset.
Kuva 41: Asetukset: Ominaisuudet Asetuksista löytyy muun muassa seuraavat valinnat: - Oletuskielivaihtoehto (kuva 41) - Väriteema: tällä hetkellä vain hopea- ja sininen väriteema on käytettävissä (kuva 41) - Uuden postin tarkistusaika: oletuksena webaccess tarkistaa joka 5 minuutti onko uusia posteja saapunut. Uuden postin saapuessa näet ilmoituksen oikeassa alakulmassa, ja viestien määrä päivittyy. (kuva 41) - Automaattinen uloskirjautuminen: Käytä tätä valintaa, kun haluat turvallisuutta - webaccess kirjaa sinut ulos palvelusta automaattisesti valitun ajan kuluttua. (kuva 41) - Aloituskansio: Kansio joka avautuu sisäänkirjautumisen jälkeen. (kuva 41) - Näytettävien kohteiden määrä per sivu. (kuva 41) - Lukupaneeli näkyvissä. (kuva 41) - Vastausosoite (kuva 42) - Postin muoto: Voit kirjoittaa postia joko puhtaana tekstiä tai HTML muotoilujen kanssa (eri värit, fontit) (kuva 42) - Vastaanottokuittaukset: lähetä vastausottokuittauspyyntö jokaisen postin mukana (kuva 42) - Automaattinen tallentaminen: Tallentaa viestin automaattisesti tietyn ajan kuluttua (kuva 42) - Sulje alkuperäinen viesti vastauksen/välittämisen jälkeen (kuva 42)
- Lisää allekirjoitus jokaiseen lähtevään sähköpostiin (kuva 42) - Muokkaa allekirjoituksia... (avaa Allekirjoitukset -ikkunan) (kuva 42) - Lomavastaaja: Automaattinen vastausposti kaikille, kun olet poissa toimistolta - Määrittele työtunnit - Aseta oletus Osoitekirja Kuva 42: Asetukset: Postin kirjoittaminen Kuva 43: Asetukset: Allekirjoitukset Kun asetus Lisää allekirjoitus jokaiseen lähtevään viestiin on valittuna, jokaisen postin loppuun lisätään tässä ruudussa määritelty allekirjoitus. Voit myös luoda useita erilaisia allekirjoituksia. Tee näin: 1. Klikkaa 'Muokkaa allekirjoituksia.' 'Postin kirjoittaminen' välilehden sisältä. Allekirjoitukset ikkuna avautuu. (kuva 42). 2. Klikkaa uusi painiketta ja kirjoita allekirjoitukselle nimi, ja paina OK. 3. Valitse juuri luodun allekirjoituksen nimi listasta, ja kirjoita haluamasi allekirjoitusteksti alempaan tekstikenttään. Paina Tallenna tallentaaksesi sen.
4. On mahdollista valita tietty allekirjoituksia uusiin viesteihin, ja vastaus/välitys viesteihin omansa. Valitse oikealta alasvetovalikosta halutut vaihtoehdot. 5. Klikkaa OK alhaalta, sulkeaksesi tämän ikkunana ja vahvistaaksesi tehdyt muutokset. 12. Säännöt Kun haluat Webaccessin automaattisesti lajittelevan saapuvia sähköposteja, voit käyttää Säännöt ominaisuutta. Tämän avulla voit asettaa sääntöjä, jotka siirtävät tietyt viestit valittuihin kansioihin, välittää toiselle henkilölle, tai poistaa viestin. Luo tai muokkaa sääntöjä klikkaamalla yläpalkista Säännöt. Painike on näkyvissä vain silloin kun sinulla on joku postikansio valittuna. (kuva 44) Kuva 44: Säännöt painike Saat esille kuva 45:n kaltaisen ikkunan. Tässä voit lisätä, muokata ja poistaa sääntöjä. On myös mahdollista muuttaa sääntöjen prioriteettejä, jos sinulla on useita sääntöjä, jotka vaikuttavat samoihin viesteihin. Valitse sääntö ja klikkaa Ylös tai Alas painikkeita. Kun haluat poistaa säännön käytöstä, mutta et poistaa sitä kokonaan, voit poistaa ruksin sen edestä. Vain ruksatut säännöt vaikuttavat sähköposteihin. Kun olet valmis, klikkaa OK tallentaaksesi muutokset. Kuva 45: Säännöt Luodaksesi uuden säännön, klikkaa Uusi. Saat kuvassa 46 näkyvän ikkunan. Samankaltaisessa ikkunassa voit tehdä muutoksia jo olemassa oleviin sääntöihin, klikkaamalla Muokkaa painiketta. Lisää/Muokkaa ikkunassa voit kirjoittaa lyhyen kuvauksen säännölle, Säännön nimi kenttään. Seuraavaksi aseta säännön toteutumisen ehdot. Voit valita säännön vaikuttavan viesteihen, mm. otsikossa on tietty sana, tärkeysasteen, tai lähettäjän mukaan. Voit lisätä sähköpostiosoitteita suoraan Osoitekirjasta, painamalla oikean reunan painiketta.
Kuva 46: Lisää/Muokkaa sääntöä Seuraavaksi valitse, mitä ehdot täyttävälle viestille tehdään. Se voidaan siirtää tai kopioida toiseen kansioon, poistaa, tai välittää toiselle henkilölle. Kun valitset siirron/kopioinnin, sinun täytyy määritellä kohdekansio klikkaamalla kansioon tekstiä. Tällöin avautuu lista sähköpostikansioistasi. Lopuksi sulje ikkuna painamalla Ok.