25.03.2015 Sivu 1 / 1 1118/00.01.00/2015 30 Espoon apuvälinepalvelujen keskittäminen HUS:n Apuvälinekeskuksen hoidettavaksi (Kh/Kv) Valmistelijat / lisätiedot: Tiina Hannikainen, puh. 046 877 1308 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Perusturvajohtaja Juha Metso 1 esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen valtuustolle, että se hyväksyy Espoon apuvälinepalvelujen vaiheittaisen keskittämisen HUS:n Apuvälinekeskuksen hoidettavaksi ja Espoon avokuntoutuspalvelujen apuvälineyksikössä työskentelevien vakinaisten työntekijöiden siirron HUS:n Apuvälinekeskukselle selostusosassa esitetyllä tavalla, 2 esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen valtuustolle, että se oikeuttaa perusturvajohtajan tekemään yksityiskohtaisemman sopimuksen HUS:n Apuvälinekeskuksen kanssa, 3 päättää, että lautakunnalle tuodaan ensimmäisen kalenterivuoden jälkeen selvitys apuvälinepalvelujen laadusta, henkilöstön sijoittumisesta ja kustannuksista. Käsittely Esittelijän tekemät muutokset on huomioitu pöytäkirjassa. Niemi poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Yhteistoimintamenettelyyn liittyvät asiakirjat olivat nähtävänä kokouksessa. Päätös Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Liite Oheismateriaali 3 Palvelukuvaus - IVA Ennakkoarviointi
25.03.2015 Sivu 2 / 2 Selostus Espoon kaupungin apuvälinepalvelut esitetään organisoitavaksi niin, että palveluiden toteuttajana on HUS:n Apuvälinekeskus. Palvelut keskitetään vaiheittain. Apuvälinepalvelut pitävät sisällään 1) apuvälinetarpeen arvioinnin, apuvälineen sovituksen ja käytön opastuksen sekä 2) apuvälineen elinkaaren hallinnan. Apuvälinetarpeen arviointi, apuvälineen sovitus ja käytön opastus esitetään keskitettäväksi HUS:n Apuvälinekeskukselle avoterveydenhuollon apuvälineyksikön toimintojen osalta. Apuvälineen elinkaaren hallinta esitetään keskitettäväksi vaiheittain siten, että se tulee kattamaan kaikki Espoon kaupungin apuvälineet. Apuvälinepalvelut on kuvattu tarkemmin liitteenä olevassa palvelukuvauksessa. HUS:n Apuvälinekeskus tuottaa alueen erikoissairaanhoidolle sekä kunnille erikoissairaanhoitotasoista apuvälinepalvelua: HUS:n Apuvälinekeskuksen vastuulla on vaativan erityistason apuvälinetarpeen arviointi, apuvälineen sovitus sekä käytön opetus. Tämän lisäksi HUS:n Apuvälinekeskus vastaa HUS:n apuvälineiden elinkaaren hallinnasta. Vastuualueeseen kuuluu myös Länsi-Uudenmaan apuvälineyksikkö, joka pitää sisällään myös ko. alueen perusterveydenhuollon apuvälineitä. on 24.4.2013 39 kehottanut toimialaa selvittämään apuvälinepalvelujen keskittämistä HUS:n Apuvälinekeskuksen hoidettavaksi. Espoon apuvälinepalvelujen keskittäminen HUS:n Apuvälinekeskuksen hoidettavaksi luo tilanteen, jossa yhdellä toimijalla on yhdenmukainen ja tasalaatuinen toiminta koko Espoon alueella. Tämä muutos mahdollistaa sujuvan ja asiakaslähtöisen toimintamallin muun muassa potilaiden siirtyessä erikoissairaanhoidosta jatkohoitoon Espoon sairaalaan ja kotiin ja edistää näin hoidon jatkuvuutta. Palvelun toteuttaminen HUS:n Apuvälinekeskuksen toimesta arvioidaan olevan kustannuksiltaan edullisempaa kuin kaupungin omana toimintana. Keskittäminen tapahtuu pääosin Espoon uuden sairaalan valmistumisvaiheessa. Sen valmistuttua kuntalaiset saavat perusterveydenhuollon apuvälinepalvelut sieltä HUS:n Apuvälinekeskuksen tuottamana. Henkilöstön asema turvataan kaupungin yleisten henkilöstöperiaatteiden mukaisesti. Apuvälinepalvelujen palvelukonsepti on laaja kokonaisuus, joka sisältää kierrätettävien ja maksusitoumuksilla hankittavien apuvälineiden hankinnan, huollon, korjauksen, varastoinnin ja kuljetuksen sekä apuvälineyksikössä ja kuntoutussuunnittelussa apuvälineasioissa tehtävän asiakastyön. Apuvälinepalveluilla tuetaan henkilön itsenäistä toimintakykyä sekä kuntoutumista. Erilaisilla yksilöllisillä apuvälineratkaisuilla luodaan osallistumisen ja toimimisen mahdollisuuksia niin kotona, koulussa, työssä kuin vapaa-ajallakin. Asiakkaan näkökulmasta apuvälinepalvelujen keskittäminen lisää yhdenvertaisuutta ja helpottaa tiedonsaantia apuvälineisiin liittyen. Keskittäminen lisää apuvälinevalikoiman laajuutta ja yhdenmukaisuutta sekä parantaa käytön seurantaa ja läpinäkyvyyttä. Yhteinen apuvälinepalvelujen tietojärjestelmä
25.03.2015 Sivu 3 / 3 mahdollistaa sen, että asiakkaan kaikki apuvälineet ja niihin liittyvä tieto on saatavilla yhdessä järjestelmässä. Apuvälinepalvelujen henkilöstölle vapautuu aikaa asiakaspalveluun, kun tukitoimintoihin liittyviä tehtäviä (mm. huollon ja kuljetusten järjestäminen, tilaukset) siirtyy HUS:n Apuvälinekeskuksen tukipalvelun tehtäväksi. Logistisesti etuja ovat muun muassa mahdollisuus yhdistää kuljetus-, huolto- ja kiinnityspalvelut, isojen apuvälineiden keskitetty varastointi ja kuljetus sekä apuvälineiden ammattimainen puhdistus.talouden kannalta keskittäminen mahdollistaa kustannusten tehokkaamman hallinnan, alihankkijoiden ja apuvälinetoimittajien vaatimusten yhdistämisen sekä kilpailutuksen. Lisäksi yksilöllisten apuvälineiden kierrätettävyys paranee. Keskittäminen on suunniteltu tapahtuvan vaiheittain. Espoon uuden sairaalan valmistuttua siirtyy HUS:n Apuvälinekeskuksen hoidettavaksi Espoon sairaalan ja HUS Jorvin päivystyslisärakennukseen suunnitellun Espoon sairaalan päivystysosaston apuvälineiden elinkaaren hallinnan lisäksi terveyspalvelujen avoterveydenhuollon apuvälineyksikön tuottamat apuvälinepalvelut sekä Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen tuottama kunnossapitopalvelu ja sisäisenä sekä ostopalveluna hankittu apuvälineiden puhdistus- ja kuljetuspalvelu. Tässä vaiheessa siirtyy viisi henkilöä Espoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimesta ja kolme henkilöä Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksesta HUS:n Apuvälinekeskukseen. Myöhemmässä vaiheessa siirtyy pitkäaikaishoidon, vammaispalvelulain ja perusopetuslain mukaisten apuvälineiden järjestäminen HUS:n Apuvälinekeskuksen hoidettavaksi. Volyymiltaan ja kustannuksiltaan se vastaa 2-3 prosentin osuutta verrattuna ensimmäiseen vaiheeseen. Tässä tilanteessa ei siirry henkilöstöä HUS:n Apuvälinekeskukseen. Espoon apuvälinepalvelut tuotetaan tällä hetkellä usean eri toimijan toimesta: terveyspalvelut tuottaa avoterveydenhuollon (kotona ja kotiin verrattavassa oleva asuminen), vanhusten palvelut Espoon sairaalan ja pitkäaikaishoidon yksiköiden, perhe- ja sosiaalipalvelut vammaispalvelulain mukaiset apuvälinepalvelut ja sivistystoimi perusopetuslain mukaiset apuvälinepalvelut. Lisäksi erikoissairaanhoidosta hankitaan työnjaon mukaisesti kommunikoinnin, näön ja kuulon apuvälineet sekä hankintahinnaltaan korkeat kuten sähköpyörätuolit ja -mopot ja ympäristönhallintalaitteet. Apuvälineiden kunnossapito-, kuljetus- ja puhdistuspalveluja ostetaan sekä Espoon kaupungin liikelaitokselta että yksityisiltä palvelun tuottajilta. Espoon apuvälinepalvelujen keskittämistä on valmisteltu ohjausryhmässä, jossa on ollut sosiaali- ja terveystoimen, sivistystoimen, Espoon Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen sekä HUS:n Apuvälinekeskuksen edustajat ja henkilöstön edustaja. Ohjausryhmällä on ollut neljä alatyöryhmää, jotka ovat selvittäneet henkilöstön asemaan, apuvälinelogistiikkaan (hankinta, huolto- ja korjaus, kuljetus, puhdistus, varastointi), tietotekniikkaan ja talouteen liittyviä asioita. Lisäksi ohjausryhmän toimeksiannosta on käyty läpi Espoon eri toimijoiden nykyiset apuvälinepalveluprosessit. Espoon uuteen sairaalaan suunnitellut apuvälinekeskuksen tilat sekä HUS Jorvin
25.03.2015 Sivu 4 / 4 päivystyslisärakennukseen suunniteltu Espoon sairaalan päivystysosasto on huomioitu selvityksissä. Ohjausryhmässä on tuotettu ihmisiin kohdistuvien vaikutusten ennakkoarviointi kolmeen vaihtoehtoisen toimintamalliin: Nykyinen malli: Espoon sosiaali- ja terveys- sekä sivistystoimi ja erikoissairaanhoito tuottavat apuvälinepalvelut nykyisten toimintatapojen mukaisesti. Muutosesitys 1: Espoon apuvälinepalvelut yhdistetään vaiheittaisesti Muutosesitys 2: HUS - Apuvälinekeskus tuottaa palvelut Uudelleenjärjestelyssä siirtyvään henkilöstöön sovelletaan liikkeen luovutuksen periaatteita vaikka kyseessä ei ole liikkeen luovutus. Tästä laaditaan siirtosopimus. Espoon apuvälineyksikön vakinaiset työntekijät, 5 henkilöä, siirtyvät palvelussuhteen katkeamatta HUS:n Apuvälinekeskuksen palvelukseen sovitussa aikataulussa. Menettelystä vallitsee yhteinen näkemys henkilöstön edustajien ja työnantajan kesken. Yhteistoimintalain mukainen työpaikkakokous on pidetty 23.2.2015 ja yhteistoimintaneuvottelu 12.3.2015. Myös yksittäisillä viranhaltijoille on varattu mahdollisuus tulla kuulluksi asiassa. Asiaa on käsitelty sosiaali- ja terveystoimen henkilöstötoimikunnassa 12.3.2015. Menettelyyn liittyvät pöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa. Palveluliikelaitoksesta siirtyy 3 apuvälinekorjaajaa. Siirrosta ja sen periaatteista on keskusteltu henkilöstön kanssa osana selvitysprosessia. Ohjausryhmä on arvioinut, että muutosesitys 2 mukaisella apuvälinepalvelujen ja siihen liittyvien tukitoimien (huolto- ja korjaus, kuljetus, puhdistus, varastointi, hankinnat yms) keskittämisellä HUS:n Apuvälinekeskukseen mahdollistetaan yhdenmukainen ja tasalaatuinen toiminta koko Espoon alueella. Yhteinen työnjohto, perehdytys ja osaamisen kehittäminen, toimiva sijaisjärjestelmä, yhtenäinen ohjeistus ja toimintamalli edistävät potilasturvallisuutta ja mahdollistaa asiakkaille yhden luukun - palveluperiaatteen. Pidemmällä aikavälillä arvioidaan, että lisäsäästöjä tullaan saamaan apuvälinehankinnoissa HUS-ERVA - tasoisen keskitetyn kilpailutuksen sekä suurien hankintavolyymien kautta. Palvelujen laatua ja kustannustehokkuutta seurataan ja kehitetään jatkuvasti yhteistyössä. Kustannuslaskenta ja vertailu on tehty vaiheittaisen keskittämisen ensimmäisen vaiheen mukaisesti. Vertailun pohjaksi on laskettu nykytila (0-versio) sekä tilanne (muutosesitys 1), jossa avoterveydenhuollon apuvälinepalvelut tuottaa myös uuden sairaalan ja HUS Jorvin päivystyslisärakennukseen suunnitellun Espoon sairaalan päivystysosaston apuvälineiden elinkaaren hallinnan. Muu apuvälinetoiminta on laskennassa nykytilan kaltainen. Espoon kaupungin avoterveydenhuollon apuvälinepalveluiden kokonaiskustannukset vuonna 2013 olivat yhteensä 2 696 563 (alv 0%)
25.03.2015 Sivu 5 / 5 sisältäen Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen apuvälinekorjauskulut. Espoon uuden sairaalan valmistuttua (muutosesitys 1) apuvälinepalveluiden vuotuisiksi kokonaiskustannukseksi on arvioitu samoilla laskentaperiaatteilla Espoon tuottamana 3 200 626 (alv 0%) ja HUS:n Apuvälinekeskuksen tuottamana 3 011 968 (alv 0%). HUS:n Apuvälinekeskus tuottaisi palvelun noin 189 000 eli noin 6% edullisemmin kuin Espoo. HUS laskuttaa kokonaispalvelusta ja tämän lisäksi apuvälineiden hankinnat, apuvälineiden varaosahankinnat sekä mahdolliset ulkopuoliset muutostyöt ja apuvälinearvioinnit ja tarvittavat tulkkipalvelut laskutetaan toteuman mukaisesti. Myöhemmässä vaiheessa hinnoittelua voidaan muuttaa ns. vuokrakohtaiseksi hinnoitteluksi kuitenkin niin, että läpinäkyvyys ja vertailukelpoisuus kustannuksissa säilytetään. Laskutusperiaate ja -hinnat ovat samat kuin HUS:n omia yksiköitä laskutettaessa. Espoon omistamat apuvälineet siirtyvät vaiheistuksen mukaisesti HUS Apuvälinekeskuksen omaisuudeksi ilman erillistä korvausta. Näistä välineistä HUS:n Apuvälinekeskus ei peri välinekohtaista vuokraa. Apuvälinepalvelujen keskittämisen kilpailuttamisella vapailla markkinoilla ei ole edellytyksiä. Suomessa on yksi yksityinen toimija (Respecta), jolla on riittävän laaja toiminta, mutta apuvälinemerkeiltään ja malleiltaan liian suppea apuvälinevalikoima espoolaisten tarpeisiin eikä se vastaa HUS:n Apuvälinekeskukselta saatavaa palvelua. Julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) mukaista kilpailuttamisvelvollisuutta ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitä muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan, ja jos yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Näistä ns. sidosyksikköhankinnoista tai in-house -hankinnoista säädetään hankintalain 10 :ssä. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on perussopimuksessa lueteltujen jäsenkuntiensa sidosyksikkö. Apuvälinekeskus toimii osana HUS:a. Espoon kaupunki on yksi HUS:n jäsenkunnista, joten apuvälinepalvelujen keskittäminen HUS Apuvälinekeskuksen hoidettavaksi voidaan toteuttaa kilpailuttamatta Tiedoksi
25.03.2015 Sivu 6 / 6