Kunnanvaltuusto 48 18.06.2014 Kunnanhallitus 314 15.12.2014 Henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävien siirtäminen Monetra Oy:n hoidettavaksi (ohm.154) Kvalt 18.06.2014 48 Kvalt 18.06.2014 48 18.6.2014 16.6.2014 Monetra Oy toimii julkisista hankinnosta annetun lain tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Mikäli Lumijoen kunta siirtyy Monetra Oy:n omistajaksi, kyse on hankintalain tarkoittamasta in house-asemasta, jolloin kunta voi ostaa palveluita Monetralta kilpailuttamatta. Kunnan henkilöstön ja Monetra Oy:n välillä on käyty neuvotteluja mm. 28.4. ja 6.6.2014. Kunnan yt-elin pitää kokouksensa ennen asian valtuustokäsittelyä. Palvelusopimuksen mukaiset palvelut tuotetaan jatkossa Oulun kaupungissa Monetra Oy:n tiloissa. Siirtyvien tehtävien hoitamiseen tarvittava henkilöstö siirtyy Lumijoen kunnan palveluksesta Monetran palvelukseen 1.1.2015. Henkilöstön siirtyminen toteutetaan liikkeenluovutuksella siten, että henkilöstön palvelussuhde-ehdot säilyvät vähintään nykyisellä tasolla. Henkilöstön siirtymistä on valmisteltu alustavasti erillinen henkilöstönsiirtosopimus. Sopimuksessa yhtiö sitoutuu siihen, ettei se irtisano tai lomauta henkilöstöä taloudellisilla tai tuotannollisilla syillä palvelusopimuksen voimassaoloaikana. Työntekijä voidaan kuitenkin irtisanoa, jos hän kieltäytyy vastaanottamasta työnantajan hänelle tarjoamaa työsopimuslaissa tarkoitettua uutta työtehtävää. Mikäli Monetralla ei ole tarjota työsopimuslaissa tarkoitettua uutta tehtävää ja tämän johdosta joutuu irtisanomaan henkilön tuotannollisin tai taloudellisin perustein. Lumijoen kunta sitoutuu palkkaamaan hänet vanhana työntekijänä 31.12.2019 saakka. Ohm. Kunnanjohtaja: Oheismateriaalina ovat luonnokset palvelusopimuksesta, vastuumatriisista ja henkilöstönsiirtosopimuksesta. Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että se päättää: 1. merkitä yhden Monetra Oy:n osakkeen hintaan 500 euroa 2. siirtää talous- ja palkkahallinnon palvelut Monetra Oy:n tuotettaviksi, 3. valtuuttaa kunnanhallituksen hyväksymään lopullisen palvelusopimuksen, vastuumatriisin ja henkilöstönsiirtosopimuksen oheismateriaalina olevien alustavien asiakirjojen pohjalta.
Kunnanhallitus merkitsee lisäksi tiedoksi ja vie tiedoksi valtuustolle, että Lumijoen Vesi Oy ja Lumijoen Kartano Koy ovat tehneet Monetra Oy:n osakkeista vastaavat merkintäpäätökset. Hyväksyttiin yksimielisesti. Merkittiin pöytäkirjaan, että Veijo Juusola saapui kokoukseen tätä asiaa käsiteltäessä kello 18.10. KV 18.6.2014 Ohm. 21 Oheisena luonnokset palvelusopimuksesta, vastuumatriista ja henkilöstönsiirtosopimuksesta. Valtuusto hyväksyi hallituksen esityksen keskustelun jälkeen yksimielisesti. Merkittiin pöytäkirjaan, että toimitusjohtaja Päivi Pitkänen Monetra Oy:stä sekä kunnan talouspäällikkö Anna-Liisa Vesa ja pääkirjanpitäjä Aija Hiltunen olivat paikalla pyydettyinä asiantuntijoina. Khall 314 15.12.2014 Valtuuston päätettyä 18.6.2014 48 siirtää Lumijoen kunnan talousja palkkahallinnon palvelut Monetra Oy:n tuotettavaksi käynnistettiin siir toa valmisteleva projekti. Työtä ohjaamaan asetettiin oh jaus ryhmä. Ohjausryhmään ovat kuuluneet Monetra Oy:n edustajat ja Lu mijoen edustajina Jouko Joensuu, Anna-Liisa Vesa sekä Markku Vanha atk-asiantuntijana Tietolatva Oy:sta. Kokouksessa talouspäällikkö Anna-Liisa Vesa esittelee kun nan hal lituk sel le projektin etenemisen, projektin aikana tehdyt rajaukset ja pro jek ti työn nykytilanteen sekä seuraavat vaiheet. Esitykseen si sältyy selvitys projektikustannuksista ja projektiin liittyvistä lisenssi- ja vas taa vis ta hankinnoista. Sopimuksellisesti siirto edellyttää seuraavien sopimusten (1-4) hyväk sy mis tä ja allekirjoittamista: 1. Lumijoen kunnan ja Monetra Oy:n välinen Palvelusopimus, jonka liitteinä ovat 1.1. kuvaus palveluista 1.2. toimittajan yleinen palvelukuvaus 1.3. palveluhinnasto 1.4. palvelutasosopimus 1.5. JYSE 2014 Palvelut
2. Lumijoen kunnan ja Monetra Oy:n välinen hen ki lös tön siir to so pimus 3. Oulun kaupungin, Enfo Zender Oy:n ja Lumijoen kunnan välinen so pi mus koskien e-laskupalveluiden tiedon välitystä 4. Lumijoen kunnan ja Nordea Pankki Suomi Oyj:n välinen sopimus kos kien e-laskupalveluita. Sopimuksien on tarkoitus tulla voimaan ja sopimuksen kohteina olevien palveluiden on tarkoitus käynnistyä 1.1.2015, joskin joitain osia, nii den luonteesta johtuen, käynnistetään myöhemmin. Palveluiden siirtyessä hinnoittelu määräytyy käynnistysvaiheen ajan pal ve lu hin nas ton tuntiveloitusperusteilla, ja suoriteperusteiseen hinnoit te luun siirrytään prosessien ja yhteistyön toimivuuden tultua käytän nön työssä varmistetuksi, mikä ajankohta selviää toiminnan käynnis tyt tyä. Palvelut tuotetaan em. sopimusten mukaisesti ja osapuolten sopimuksen mukaisia velvoitteita täsmentää osapuolten yhteisesti laatimat ja hyväksymät vastuumatriisit, jotka hyväksytään palvelusopimuksen mukaisesti asetettavassa ohjaus-/seurantaryhmässä. Lisäksi, osaltaan osana sopimuksen käynnistystä, Lumijoen kunta on ostanut palkanlaskentaan liittyviä palveluita henkilöstö- vuok rauk sena Monetra Oy:ltä ajalla 15.9.2014-31.12.2014, jota koskeva kir jal linen sopimus on allekirjoittamatta. Kunnanjohtaja esittelee kokoukselle edellä todettujen sopimusten sisäl lön. Kunnanjohtajan esitykseen sisältyy hankkeen hen ki lös tö vaiku tuk sia ja hallinnollisissa tehtävissä toimivan henkilöstön tehtävien muu tok sia koskeva selvitys. Lumijoen kunta on pyytänyt ja saanut käyttöönsä selvityksen Montera Oy:n ris kien hal linnasta ja suoritettujen auditointien ti lan neku vauk set, jotka on liitetty ohjausryhmän työasiakirjoihin. Ohm. 154 Oheismateriaali toimitetaan erillisenä sähköpostina perjantaina 12.12. sen jälkeen kun Monetra Oy:n kannanotot sopimuksien työver sioi hin on saatu. Oheismateriaali käsittää edellä kohdissa 1-4 tode tut sopimusasiakirjaluonnokset sekä edellä selostetun hen ki lös tövuok raus so pi muk sen. Edelleen oheismateriaali käsittää pää tös eh dotuk sen kohdassa 1 todetun yhteenvedon lisenssi- ja kon sul toin ti kustan nuk sis ta per 15.12.2014. Kunnanjohtaja: 1. Kunnanhallitus merkitsee tiedoksi annetun selvityksen talous- ja
palk ka hal lin non palveluiden ulkoistamista koskevan hankkeen etene mi ses tä, tilanteesta ja seuraavista vaiheista sekä annetun sel vi tyksen projektikustannuksista ja projektiin liittyvistä lisenssi- ja vas taavis ta hankinnoista. Kunnanhallitus päättää hyväksyä oheis ma te ri aa li nro 154.x mukaiset tähän asti kertyneet hankkeeseen liittyvät li senssi- ja konsultointikustannukset. 2. Kunnanhallitus merkitsee tiedoksi hankkeen henkilöstövaikutuksia ja hallinnollisissa tehtävissä toimivan henkilöstön tehtävien muu toksia koskevan selvityksen. Koska hallintojohtajan irtisanoutumisesta seu raa vat tehtävien järjestelyt ovat tässä vaiheessa käynnistyneet ja kes ken, ja ne vaikuttavat osaltaan yleishallinnon kokonaistilanteen järjestämiseen, kun nan hal li tus päättää, että henkilöstötilanne ja -vaikutukset ar vioi daan ja valmistellaan uudelleen ja tuodaan erikseen päätettäväksi. Val mis te lus sa tulee huomioida kunnanhallituksen 1.12.2014 hy väk sy män talousarvioesityksen yleishallintoa koskeva kustannusraami. 3. Kunnanhallitus hyväksyy valtuuston päätöksen 18.6.2014 48 mu kai ses ti seuraavat sopimukset 1. Lumijoen kunnan ja Monetra Oy:n välinen Pal ve lu sopi mus, jonka liitteinä ovat 1.1. kuvaus palveluista 1.2. toimittajan yleinen palvelukuvaus 1.3. palveluhinnasto 1.4. palvelutasosopimus 1.5. JYSE 2014 Palvelut 2. Lumijoen kunnan ja Monetra Oy:n välinen henkilöstönsiirtosopimus 3. Oulun kaupungin, Enfo Zender Oy:n ja Lumijoen kunnan välinen sopimus koskien e-laskupalveluiden tiedonvälitystä 4. Lumijoen kunnan ja Nordea Pankki Suomi Oyj:n vä linen sopimus koskien e-laskupalveluita. Samalla kunnanhallitus oikeuttaa kunnanjohtajan tekemään so pimuk siin vielä tarvittavia vähäiseksi katsottavia täsmennyksiä, tar kennuk sia sekä teknisiä korjauksia. 4. Kunnanhallitus päättää hyväksyä Lumijoen kunnan ja Monetra Oy:n välillä ajalla 15.9.2014-31.12.2014 voimassa olevan hen ki lövuok raus ta koskevan sopimuksen. 5. Kunnanhallitus päättää antaa valtuutukset sopimuksien al le kir joituk seen seuraavasti: Sopimukset 3.1. ja 3.2. allekirjoittaa kunnan puolesta kun nan hal li tuk-
sen puheenjohtaja Kari Virolainen ja kunnanjohtaja Leena Leh to ruusu yhdessä. Muut edellä todetut sopimukset allekirjoittaa kunnan puolesta kunnan joh ta ja Leena Lehtoruusu. Käsittely Merkittiin, että talouspäällikkö Anna-Liisa Vesa poistui kokouksesta päätösesityksessä kohdassa 1 viitatun antamansa selvityksen jälkeen klo 17.25 eikä ollut läsnä asian myöhempien käsittelyvaiheiden aikana. Kunnanjohtaja korjasi päätösesitystänsä kohdan 1 osalta siten, että viitattu oheismateriaali on numeroltaan 154.5, joka liite täydennettynä ja korjattuna jaettiin kokouksessa (käyttöönottokustannuksia koskeva lisäys). Päätettiin merkitä annetut selvitykset tiedoksi ja päätettiin yksimielisesti hyväksyä esitys siten muutettuna kuin edellä kohdan 1 osalta on todettu.