MOBILITY-ONLINE OHJEITA LÄHTEVILLE ERASMUS+-OPETTAJILLE Tietohallinto/Mika Siiskonen/22.4.2016
Sisällysluettelo 1. MOBILITY ONLINE HAKUPORTAALI... 3 2. HAKULOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN... 7 3. ENSIMMÄINEN KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN... 15 4. HAKEMUKSEN ETENEMINEN WORKFLOW:LLA... 16 4.1. WORKFLOW:LLA TYÖSKENTELEMINEN... 16 4.2. WORKFLOW: COMPLETE YOUR PERSONAL DATA... 19 4.3. WORKFLOW: PRINT TEACHING MOBILITY AGREEMENT... 24 4.4. WORKFLOW: PRINT LETTER OF CONFIRMATION... 26 4.5. WORKFLOW: COMPLETE PLAN AND FUND FORM... 28 4.6. WORKFLOW: APURAHASOPIMUS PRINTED (TEACHERS)... 30 4.7. WORKFLOW: UPLOAD YOUR TRAVEL REPORT... 33 SAVONIA UAS CONTACT INFO... 37 2
1. MOBILITY ONLINE HAKUPORTAALI Savonian Erasmus+ vaihtoon lähtevät opettajat ja henkilökunta aloittavat hakemuksensa teon Mobility Online hakuportaalin kautta (kuva 1a oikealla). Linkki Mobility Onlinen hakuportaaliin löytyy Santrasta: https://santra.savonia.fi/tukipalvelut/kv asiat/pages/lomakkeet.aspx kohdasta Outgoing Erasmus+ Teacher Exchange: Linkki palveluun. Kuva 1a. Mobility Online hakuportaali 3
Jos napsautat hakuportaalin vasemmassa alanurkassa Show partner in Google Maps linkkiä, avautuu näkymä, jossa vaihtokohteet näkyvät kartalle sijoitettuina, kuva 1b alla. Kuva 1b. Mobility Online hakuportaali Savonian Erasmus+ opettajien vaihtokohteet kartalle sijoitettuina 4
Hakuportaalissa toimittaessa ideana on tehdä valintoja alasvetolistoilla ylhäältä alaspäin liikkuen. Eli käytännössä valitse ensin Faculty/Centre listalta osaamisalueesi. Alla olevasta kuvasta 1c näet, että hakuportaali elää sitä mukaa, kun teet valintoja. Kun valitset Faculty/Centre listalta osaamisalueesi, on portaaliin ilmestynyt uusi alasvetolista nimeltään Department yksikön valintaa varten (vertaa kuvat 1a ja 1c). Kuvassa 1a näkyi 175 eri vaihtokohdetta (Exchange possibilities), kun mitään valintoja ei oltu tehty. Tuo luku pienenee sitä mukaa, kun teet uusia valintoja. Alla olevassa kuvassa 1c on tehty seuraavat valinnat: osaamisalueeksi (Faculty/Centre) on valittu Faculty of Engineering and Technology, yksiköksi (Department) School of Engineering and Technology, Kuopio, koulutusohjelmaksi (Degree Programme) Electrical Engineering (Kuopio) ja hakuvuodeksi (Academic year) 2016/2017. Näillä valinnoilla vaihtomahdollisuuksien määrä on tippunut 5:een. Kuva 1c. Mobility Online hakuportaali vaihtomahdollisuudet vähenevät, kun portaalissa tehdään valintoja 5
Kun olet tehnyt kaikki haluamasi valinnat portaalin alasvetolistoilta, napsauta Show exchange details painiketta (kuva 1c) ja sinulle aukeaa alla kuvassa 1d näkyvä sivu, jossa on listattuna kaikki mahdolliset vaihtokohteesi tekemiesi valintojen perusteella. Kuva 1d. Mobility Online hakuportaali mahdolliset hakukohteet listattuna tehtyjen valintojen perusteella Napsauttamalla kuvaketta Partner institutionin vasemmalla puolella saat näkyviin partnerin tietoja. Napsauttamalla kuvaketta Home institutionin vasemmalla puolella saat näkyviin tietoja Savonian ja kyseisen partnerin välisestä sopimuksesta. Napsauta seuraavaksi vihreä lamppu ( ) kuvaketta rivin alussa ja siirryt hakulomakkeelle täydentämään hakuasi koskevia tietoja. 6
2. HAKULOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN Seuraavaksi siirryt HAKA kirjautumisen kautta täyttämään varsinaista hakulomaketta. Valitse ensin Kotiorganisaatio listalta Savonia ammattikorkeakoulu (kuva 2a alla) ja kirjaudu sitten Savonian kampustunnuksillasi (kuva 2b alla) ja napsauta Kirjaudu. Kuva 2a. HAKA kirjautuminen valitse kotiorganisaatiosi Kuva 2b. Kirjaudu kampustunnuksillasi 7
Täytä sitten hakulomake. Osa tiedoista siirtyy lomakkeelle automaattisesti hakuportaalissa tekemiesi valintojen ja HAKA kirjautumisen kautta tulleiden tietojen myötä. Kentät, joiden oikeassa reunassa näkyy tähti (*), ovat pakollisia täyttää. Harmaat kentät ovat vapaaehtoisia täyttää. Jos kentän oikealla puolella näkyy kysymysmerkki ( ), sitä napsauttamalla saat lisätietoa kentästä. Jos et tiedä, mitä kirjoittaa johonkin pakolliseen kenttään, kirjoita siihen vaikka väliviiva ( ), niin voit jatkaa eteenpäin. Täydennä ensin Application data osio. Kuva 2c. Mobility Online hakulomake Application data osio Hakuvuosi vaihtuu vuosittain kesäkuun lopulla eli jos lähdet matkaan esimerkiksi 20.6.2016, oikea Academic year on 2015/2016 ja oikea Semester on Spring 2016. Jos lähdet matkaan 12.8.2016, oikea Academic year on 2016/2017 ja oikea Semester on Autumn 2016. Rullaa sitten hakemusta alaspäin ja jatka seuraavista osioista. 8
Täydennä seuraavaksi Personal data osio. Tässäkin osiossa osa tiedoista on jo esitäytetty. Kirjoita sähköpostiosoitteesi kahteen kertaan. Huomaa, että isot ja pienet kirjaimet ovat tällä lomakkeella sähköpostiosoitteessa eri asia! Kirjoita sosiaaliturvatunnuksesi täydellisessä muodossa loppuosan kanssa. Valitse Seniority listalta opetuskokemuksesi Savonialla vuosina. Valitse Teacher study level listalta, millä tasolla opetat. Kuva 2d. Mobility Online hakulomake Personal data osio 9
Täydennä Home institution osion tiedot. Kuva 2e. Mobility Online hakulomake Home institution osio 10
Täydennä Host institution osion tiedot. Etsi vaihtokohteen webbisivun osoite, PIC koodi ja NACE koodi. PIC ja NACE koodit löytyvät Internetistä lomakkeen keltaisesta ohjelaatikosta löytyvien osoitteiden kautta. Kuva 2f. Mobility Online hakulomake Host institution osio 11
Täydennä Travel and stay osion tiedot. Kuva 2g. Mobility Online hakulomake Travel and stay osio 12
Täydennä Planned teaching activity osion tiedot. Kuva 2h. Mobility Online hakulomake Planned teaching activity osio 13
Täydennä Other information osion tiedot. Kuva 2i. Mobility Online hakulomake Other information osio Kun olet täyttänyt hakulomakkeen tiedot, napsauta Send application. Mikäli tietojen tallennus onnistui normaalisti, saat siitä näytölle alla näkyvän vahvistuksen. Tulet siis seuraavaksi saamaan sähköpostiisi viestin, jossa on linkki hakemukseesi Mobility Online ohjelman sisällä. Linkin kautta voit jatkaa hakemuksesi työstämistä. Kuva 2j. Vahvistus hakulomakkeen tietojen tallentamisen onnistumisesta 14
3. ENSIMMÄINEN KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN Etsi seuraavaksi sähköpostistasi viesti, jonka otsikkona on Confirmation of Registration, kuva 3a alla. Savonian hakijat kirjautuvat Mobility Onlineen HAKA kirjautumisen kautta. Siirry Mobility Onlineen napsauttamalla saamassasi viestissä Login linkkiä tai kopioi osoite sen alta selaimesi Osoite riville. Kuva 3a. Confirmation of Registration sähköpostiviesti 15
4. HAKEMUKSEN ETENEMINEN WORKFLOW:LLA 4.1. WORKFLOW:LLA TYÖSKENTELEMINEN Kun olet kirjautunut Mobility Onlineen, näkymäsi ohjelmassa näyttää suurin piirtein tältä (kuva 4.1a alla). Kuva 4.1a. Mobility Online hakijan näkymä 16
Näkymän oikeassa reunassa näkyy Application workflow (kuva 4.1b alla). Application workflow:lla näkyvät kaikki ne askeleet, joita vaihtoprosessiin kuuluvat. Kaikki kohdat, joissa Done ruudussa on merkintä, on käyty jo läpi. Oikeassa reunassa sarakkeessa Direct access via following link on tekstejä, joita napsauttamalla hakija voi suorittaa kuhunkin kohtaan liittyviä toimintoja. Esimerkiksi alla olevalla workflow:lla hakija voisi napsauttaa tekstiä Complete personal data ja täydentää lisää henkilökohtaisia tietojaan. Kun se olisi tehty, tuon rivin Done ruutuun ilmestyisi merkintä. Kuva 4.1b. Mobility Online hakijan workflow 17
Napsauttamalla kunkin askeleen oikeassa reunassa olevaa kysymysmerkkiä ( ) saat ohjeita kyseisen askeleen suorittamiseen. Kuva 4.1c. Mobility Online Online help ikkuna workflow:lla 18
4.2. WORKFLOW: COMPLETE YOUR PERSONAL DATA Napsauta seuraavaksi workflow:lla Complete personal data linkkiä ja näytölle aukeaa alla olevan kaltainen ikkuna, jossa voit täydentää loput henkilökohtaiset tietosi (kuva 4.2a alla). Jos et pysty muokkaamaan lomakkeen tietoja, napsauta Forward to update. Sinisellä reunuksella ympyröidyt kentät ovat pakollisia täytettäviä kenttiä. Täydennä ensin Personal details ja Personal address details osioiden tiedot. Kuva 4.2a. Complete your personal data Personal details ja permanent address details osiot 19
Täydennä vielä Foreign address details (if already known) osion tiedot. Kuva 4.2b. Complete your personal data Foreign address details osio Napsauta lopuksi Update personal details. Ohjelma antaa ilmoituksen onnistuneesta päivityksestä (kuva 4.2c alla). Kuva 4.2c. Henkilökohtaiset lisätiedot tallennettu onnistuneesti Napsauta Back to general overview ja palaat workflow näkymään. 20
Workflow:lla näet, että täydennettyäsi edellä henkilökohtaiset lisätietosi Done ruutuun on ilmestynyt merkintä Personal data completed rivillä, vertaa kuvat 4.1b ja 4.2d alla. Kuva 4.2d. Workflow, kun hakija on käynyt täydentämässä henkilökohtaiset tietonsa Nyt voit nähdä, että workflow:n seuraava kohta on Application formally checked. Tuolla rivillä ei kuitenkaan ole Direct access via following link sarakkeessa mitään tekstiä/linkkiä, jonka kautta voisit jatkaa hakemusprosessiasi. Tämä tarkoittaa sitä, että tämän kohdan workflow:lla tekeekin koordinaattori. Eli sinä voit itse jatkaa hakuprosessia, kun Application formally checked rivin Done ruutuun ilmestyy merkintä merkiksi siitä, että koordinaattori on tarkistanut hakemuksesi. 21
Kun koordinaattori on merkinnyt hakemuksesi tarkistetuksi, workflow:si näyttää tältä (kuva 4.2e alla). Kun koordinaattori on tehnyt tämän kohdan, saat myös sähköpostiisi ilmoituksen asiasta (kuva 4.2f seuraavalla sivulla). Kuva 4.2e. Workflow, kun koordinaattori on merkinnyt hakemuksen tarkistetuksi 22
Kuva 4.2e. Confirmation formally checked sähköpostiviesti 23
4.3. WORKFLOW: PRINT TEACHING MOBILITY AGREEMENT Workflow:lta näet, että seuraavaksi sinun tulisi tulostaa Teaching Mobility Agreement (kuva 4.2e). Napsauta siis Print Teaching Mobility Agreement linkkiä workflow:lla. Malli tiedostosta näkyy seuraavan sivun kuvassa 4.3a. Avaa tiedosto ja tulosta se. Tarkista tiedot ja allekirjoita lomake. Pyydä Savonian koordinaattoria allekirjoittamaan lomakkeesi. Sen jälkeen voit skannata lomakkeen itsellesi ja lähettää sen vaihtokohteesi yhteyshenkilölle ja pyytää häntäkin allekirjoittamaan lomakkeen ja lähettämään sen takaisin sinulle. Toinen vaihtoehto on pyytää vaihtokohteesi yhteyshenkilöä allekirjoittamaan lomakkeen vaihtosi aikana. Toimita lomakkeesi Savonian koordinaattorille. 24
Kuva 4.3a. Teaching Mobility Agreement 25
4.4. WORKFLOW: PRINT LETTER OF CONFIRMATION Workflow:lta näet, että seuraavaksi sinun tulisi tulostaa Letter of Confirmation (kuva 4.4a alla). Napsauta siis Print Letter of Confirmation linkkiä workflow:lla. Malli tiedostosta näkyy seuraavan sivun kuvassa 4.3a. Kuva 4.4a. Workflow, kun Teaching Mobility Agreement on tulostettu Avaa tiedosto ja tulosta se. Allekirjoita lomake ja ota se mukaasi matkallesi. Pyydä vaihtokohteesi yhteyshenkilöä täyttämään lomake vaihtosi aikana. Palattuasi matkaltasi toimita lomake Savonian koordinaattorille. 26
Kuva 4.4b. Letter of Confirmation 27
4.5. WORKFLOW: COMPLETE PLAN AND FUND FORM Workflow:lta näet, että seuraavaksi sinun tulee täyttää apurahatiedot (kuva 4.5a alla). Kuva 4.5a. Workflow, kun Letter of Confirmation on tulostettu Napsauta siis Complete plan and fund form linkkiä workflow:lla ja sinulla aukeaa seuraavalla sivulla näkyvä ikkuna (kuva 4.5b). 28
Kuva 4.5b. Täytä apurahatiedot Plan and fund formille Täytä saamasi avustukset (Erasmus+ individual support ja Erasmus+ travel support) vastaaviin laatikoihin ja napsauta Create. Napsauta Cancel palataksesi workflow:lle. Kuva 4.5c. Täytetyt apurahatiedot Plan and fund formilla 29
4.6. WORKFLOW: APURAHASOPIMUS PRINTED (TEACHERS) Workflow:lta näet, että seuraavaksi käsittelyssä ovat kohdat Plan and fund rejected by coordinator ja Plan and fund form accepted by coordinator eli käytännössä koordinaattori hyväksyy tai hylkää apurahatiedot (kuva 4.6a alla). Kuva 4.6a. Workflow, kun Plan and fund form on täytetty 30
Jos koordinaattori hylkää apurahatiedot, Plan and fund rejected by coordinator rivillä näkyy merkintä ja hakemuksen eteneminen loppuu siihen. Kun Plan and fund form accepted by coordinator rivillä näkyy Done ruudussa merkintä, on koordinaattori hyväksynyt apurahatiedot ja workflow näyttää tältä (kuva 4.6b). Kuva 4.6b. Workflow, kun koordinaattori on hyväksynyt apurahatiedot 31
Napsauta nyt workflow:lla Print Apurahasopimus ja aukaise tiedosto, jonka ensimmäinen sivu näyttää tältä (kuva 4.6c). Kuva 4.6c. Apurahasopimus, sivu 1/5 Tulosta sopimus, allekirjoita se ja toimita Savonian koordinaattorille. Nyt on viimein aika lähteä matkaan. Muista ottaa mukaasi paperit, joihin tarvitset kohteen yhteyshenkilön allekirjoitukset. 32
4.7. WORKFLOW: UPLOAD YOUR TRAVEL REPORT Tässä vaiheessa workflow näyttää tältä (kuva 4.7a). Kuva 4.7a. Workflow, kun apurahasopimus on tulostettu 33
Nyt on aika tallentaa matkaraporttisi Mobility Onlineen napsauttamalla workflow:lla Complete and upload travel report, jolloin näytölle aukeaa ikkuna, jonka kautta voit Browse painiketta napsauttamalla hakea matkaraporttisi ladattavaksi ohjelmaan (kuva 4.7b). Kuva 4.7b. Matkaraportin lataaminen tiedostoa ei ole vielä valittu Kun olet valinnut matkaraporttisi, napsauta Create (kuva 4.7c). Napsauta sen jälkeen vielä Back to general overview palataksesi workflow:lle. Kuva 4.7c. Matkaraportin lataaminen tiedosto on valittuna 34
Tämän jälkeen workflow näyttää suurin piirtein tältä (kuva 4.7d). Kuva 4.7d. Workflow, kun matkaraportti on ladattu ohjelmaan 35
Hakijan toimien osalta workflow on nyt käyty loppuun. Kun olet toimittanut koordinaattorille matkaltasi vastapuolen allekirjoittamat dokumentit, niin koordinaattori määrittelee ohjelmalle, että ne on palautettu, jolloin Confirmation letter returned riville Done ruutuun ilmestyy merkintä. Tämän jälkeen koordinaattori kuittaa koko vaihtoprosessin päättyneeksi, jonka jälkeen workflow:lla Stay abroad completed riville ilmestyy Done ruutuun merkintä ja lopuksi workflow näyttää tältä. Kuva 4.7e. Workflow, kun koordinaattori on merkinnyt dokuemntit palautetuiksi ja hakuprosessin päättyneeksi 36
SAVONIA UAS CONTACT INFO Savonia University of Applied Sciences International Mobility Affairs P.O. Box 6 FI 70201 Kuopio Finland Visiting address: Microkatu 1, Building B room B1019 (first floor) 37