YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (29) Aika: Keskiviikko 29.5.2013 kello 16.30-18.55 Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Hannu Marttila puheenjohtaja Kaisa Rönkä varapuheenjohtaja Seppo Eerola jäsen Päivi Harsia Onni Hämäläinen Seppo Karjalainen Reino Korhonen Jukka Lemmetyinen Liisa Länsmans Pirjo Romppanen Jatta Tiihonen sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Aimo Ilomäki Jukka Lopperi Jorma Korpela Matti Kontkanen yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja kirkkoherra hallintojohtaja yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Poissa: Heikki J. Oksanen yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja (ilm. esteestä) Juha Tanska kirkkoherra 113 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avaa kokouksen. Pitämänsä alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 114 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS JA ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN EHDOTUS: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi, että lisättiin: 136 Muita asioita: 2. Yhteisen kirkkoneuvoston kokousaikataulu, 137 Määräalan myynti/eskola, Pienpappilan tila, 138 Lisämääräraha/Aittakorven vesikaton korjaustyö ja 139 Kirkon palvelukeskukseen siirtymisajankohdan muutos. 115 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallinto- ja taloustoimistossa 14 päivän ajan 6. - 20.6.2013 toimiston aukioloaikoina. EHDOTUS: Valitaan pöytäkirjantarkastajiksi Jukka Lemmetyinen ja Liisa Länsmans. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Jukka Lemmetyinen ja Liisa Länsmans.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 2 (29) 116 MÄÄRÄRAHAYLITYKSET VUODEN 2012 TALOUSARVIOON/KIINTEISTÖTOIMI Valmistelija, kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh. 044 752 9513 Kiinteistö- ja hautaustoimenjohtokunta 22.5.2013: Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä kirkkovaltuuston hyväksyttäviksi talousarviovuoden aikana. Tilintarkastajat ovat kiinnittäneet huomiota asiaan ja edellyttävät ylitysten hyväksyttämistä kirkkovaltuustossa tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. 1) Kiinteistötoimen vuoden 2012 talousarvion käyttötalouden menomäärärahojen ylitykset ovat: Henkilöstökulut 98 000 Ylitykset muodostuivat: - virheestä vakituisten viranhaltijoiden palkkojen budjetoinnissa - erilliskorvausten arvioitua suuremmasta tarpeesta - määräaikaisten työntekijöiden tuntipalkkojen budjetoitua suuremmasta käytöstä; määräaikainen projektityöntekijä, kirkkojen oppaat, sairauslomien sijaiset, kurssikeskusten kesätyöntekijät Palvelujen ostot 364 000 Ylitykset muodostuivat: - asiantuntijapalveluksissa ylitys johtuu pääosin Karhulaan päiväkodin viereen kaavoitetun kerrostalotontin kaavoitusmaksusta (253 575 ), sekä konsulttipalveluiden arvioitua laajemmasta käytöstä - alueiden rakentamis- ja kunnossapitopalvelussa ylityksen muodostavat lumityöt - koneiden ja laitteiden huolto- ja kunnossapitopalvelussa ylitys aiheutuu koneiden ja laitteiden ikääntymisen aiheuttamasta normaalia suuremmasta vikaantumisesta ja vikojen korjaamisesta Vuokrat 56 000 Ylitys muodostuu laskuvirheestä rakennusten ja huoneistojen vuokrien maksuun varatussa määrärahassa. Aineet, tarvikkeet ja tavarat 117 000 Ylitys muodostuu lämmitysenergian ja veden arvioitua suuremmasta kulutuksesta sekä elintarvikkeiden arvioitua suuremmasta hankintamäärästä. Muut toimintakulut 42 000 Ylityksen aiheuttaa kunnallisvero. 2) Investointiohjelman toteutumisvertailu toimitetaan esityslistan mukana. Investointien määrärahaylityksiä ovat: Sunilan seurakuntatalon asunto-osan korjaustyö 19 000 Ylitys johtuu pääosin urakaan kuulumattomista työn aikana ilmenneistä lisätyötarpeista; kylpyhuoneiden lattiakaivojen siirrosta, vesijohdon uusimisesta ja siirrosta ja pihavalaisimen siirrosta piha-alueella. Höyterin lämmitysjärjestelmän muuttaminen 61 000 Ylityksen aiheutti sähköliittymän suurentamistarve, jonka takia jouduttiin uusimaan pääkeskus ja tekemään kaivutöitä piha-alueella. EHDOTUS, KIINTEISTÖPALVELUPÄÄLLIKKÖ: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se esittäisi yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi em. kiinteistötoimen käyttömenojen ja investointien määrärahaylitykset. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se esittäisi yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi em. kiinteistötoimen käyttömenojen ja investointien määrärahaylitykset. Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Taloussääntö 5 Talousarvion muutokset Määrärahan ja tuloarvion muutosesityksissä selvitetään myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä selvitetään muutoksen vaikutus määrärahoihin ja tuloar-
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 3 (29) vioihin. Muutettaessa talousarviota hyväksytään kaikki ne talousarvion osat, joihin muutos vaikuttaa. Talousarvion muutokset on esitettävä kirkkovaltuustolle talousarviovuoden aikana. 21 Raportointi Toiminnasta ja taloudesta vastaavien on annettava tietoja kirkkovaltuustolle, kirkkoneuvostolle, seurakuntaneuvostoille ja muille hallintoelimille toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon perustuvia tietoja menojen ja tulojen toteutumisesta talousarvioon nähden ja ennusteista loppuvuodelle. Talousarviovuoden aikana on raportoitava toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa talousarvion toteutumisesta vastuussa olevia noudattamaan taloussäännön 5 :n ja 21 :n määräyksiä. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että hyväksyisi kiinteistötoimen käyttömenojen ja investointien määrärahaylitykset. Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa talousarvion toteutumisesta vastuussa olevia noudattamaan taloussäännön 5 :n ja 21 :n määräyksiä. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi kiinteistötoimen käyttömenojen ja investointien määrärahaylitykset vuodelta 2012. 117 KOTKA - KYMIN SEURAKUNTAYHTYMÄN VUODEN 2012 TILINPÄÄTÖS Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Yhteinen kirkkoneuvosto 3.4.2013 Kirkkojärjestyksen 15. luvun 9 :ssä on todettu, että tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkoneuvoston on kirkkojärjestyksen 9. luvun 6 :n mukaisesti laadittava kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakunnan hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava luettelo seurakunnan jäsenten ja luottamushenkilöiden tekemistä aloitteista ja kirkkoneuvoston toimenpiteistä niiden johdosta. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja hallintojohtaja. Seurakuntayhtymän vuoden 2012 tilinpäätöksessä vuosikate on - 582 666,00 euroa, tilikauden tulos on - 1 048 097,39 euroa ja alijäämä - 967 882,21. Taseen loppusumma on 21 666 653,55 euroa. Sisäiset erät käsitellään yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa myöhemmin. 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää, että tilikauden alijäämä - 967 882,21 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä ja talouden tasapainottamista koskevat toimenpiteet on kirjattu tasekirjaan. (s. 66). 2. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää käsitellä ja hyväksyä seurakuntayhtymän tilinpäätöksen toimintakertomuksineen ja päättää allekirjoittaa tasekirjan. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää antaa vuoden 2012 tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi ja esittää, että yhteinen kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää, että tilikauden alijäämä - 967 882,21 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä ja talouden tasapainottamista koskevat toimenpiteet on kirjattu tasekirjaan. (s. 66).
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 4 (29) 2. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi seurakuntayhtymän tilinpäätöksen toimintakertomuksineen ja päätti allekirjoittaa tasekirjan. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti antaa vuoden 2012 tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi ja esitti, että yhteinen kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Tilintarkastuskertomus on allekirjoitettu 8.5.2012. Kertomus toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Tilintarkastuksen yhteydessä on tilintarkastajien ohjeiden mukaisesti tasekirjan tekstiin tehty teknisiä tarkistuksia. Kokouskutsun yhteydessä toimitetaan taulukkona investointiosan toteutuminen. Rahoituslaskelma on korjattu, tilintarkastajien ohjeiden mukainen rahoituslaskelma toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Päätetään hyväksyä tasekirjaan tilintarkastuksen yhteydessä korjattu rahoituslaskelma. Merkitään tilintarkastuskertomus tiedoksi ja välitetään se edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle käsiteltäväksi. Hyväksyttiin tasekirjaan tilintarkastuksen yhteydessä korjattu rahoituslaskelma. Merkittiin tilintarkastuskertomus tiedoksi ja välitetään se edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle käsiteltäväksi. 118 HENKILÖSTÖKERTOMUS Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494 Henkilöstöasiain jaosto 21.5.2013: Hallinto- ja taloustoimistossa on valmisteltu vuoden 2012 henkilöstötilinpäätös, jossa arvioidaan henkilöstöstrategian tavoitteiden toteutumista ja tehdään johtopäätöksiä vuosien 2009, 2010, 2011 ja 2012 tunnuslukujen perusteella. Henkilöstökertomuksessa on arvioitu myös henkilöstöstrategian tavoitteiden toteuttamista ja käytännön toimenpiteitä vuonna 2012. Yhteistyötoimikunta 6.5.2013: Yhteistyötoimikunta esittää henkilöstötilinpäätöksen henkilöstöasiain jaostolle hyväksyttäväksi. Riskienarvioinnit tehdään työterveyshuollon työpaikkaselvitysten yhteydessä. Yhteistyötoimikunta esittää henkilöstöasiain jaostolle työaikapankkijärjestelmän jatkamista vakinaisena käytäntönä. EHDOTUS, hallintojohtaja Henkilöstöasianjaosto esittää henkilöstökertomuksen 2012 edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle ja yhteiselle kirkkovaltuustolle käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013 Yhteinen kirkkoneuvosto esittää henkilöstökertomuksen 2012 edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 5 (29) Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli henkilöstökertomuksen 2012 ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. 119 VUODEN 2013 LISÄTALOUSARVIO Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Verotuloarvio vuoden 2013 talousarviossa on liian korkea. Tilinpäätöksen yhteydessä on esitetty verotuloihin 300 000 euron leikkausta. Vastaavasti seurakuntayhtymän vastuualueilla ja seurakuntatyössä on kartoitettu säästökohteita. Satunnaisiin tuottojen määrärahaa voidaan korottaa asuinkerrostalotontin ja KYMP:n osakkeiden myynnin perusteella. Yhdistelmä talousarvio muutoksista Toimintakulut Langinkosken seurakunta 2300 kts. Oppilaitostyö Kotkan seurakunta diakonian avoin virka -21600 henkilöstökulut Virka täytetään 1.9. Kymin seurakunta ip- ja päiväkerhotyö -18500 henkilöstökulut 6 kk:n palkkaosuus diakoniatyö -6800 henkilöstökulut osit. virkavapaus Yhteiset työalat viestintä -35000 henkilöstökulut viran lakkauttaminen erityisnuorisotyö -6000 henkilöstökulut palkaton virkavapaa Perheneuvonta -20000 henkilöstökulut virkavapaus Perheneuvonta 10000 ostopalvelut vak. virkavapaus oppilaitostyö -9300 henkilöstökulut kohd. Langinkosken srk Hautaustoimi -18000 henkilöstökulut 1/2 vahtimestari -30000 henkilöstökulut kausityöntekijät Kiinteistöpalvelut -18000 henkilöstökulut 1/2 vahtimestari -14000 henkilöstökulut ruokapalv. Virkavapaus 6400 vuokrat, muut kulut Hovinsaaren vuokratila Kotka,Kymin, Langinkoski yl.srk työ, hautaushall. kiinteistöhall. 5 x 2000 10000 asiantuntijapalv. valmiussuunnittelu -168500 Tuloslaskelma 2013 ta 2013 toimintatuotot 2184450 2184450 toimintakulut 11188445 11019945 toimintakate 9003995 8835495 verotulot kirkollisverot 9250000 9000000 yhteisöverot 850000 800000 vuosikate 338005 216005 satunnaiset tuotot 450000 700000 tilikauden tulos -143415-36830 tilikauden ali / ylijäämä -62595 55905 Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää edellä olevat muutokset talousarvioon 2013 edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 6 (29) Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää edellä olevat muutokset talousarvioon 2013 edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. 120 KOTKAN DIAKONIARAHASTON LISÄPÄÄOMA Valmistelija, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen puh. 044 752 9541 Yhteinen kirkkoneuvosto sai tiedoksi ja keskusteli Kotkan diakoniarahaston nykytilasta ja kehittämisestä kokouksessaan 12.12.2012: 204 KOTKAN DIAKONIARAHASTON KEHITTÄMINEN Valmistelija, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen puh. 044 752 9541 Kotkan diakoniarahasto (pienluototusrahasto) on toiminut maaliskuusta 2010 lähtien. Rahaston alkupääoma oli 150.000. Kuluneitten lähes kolmen vuoden aikana rahasto on saanut lisäpääomaa kaupungilta ja seurakuntayhtymältä 20.000, ja avustuksia hiippakunnan diakoniarahastolta ja kirkon keskusrahastolta 14.610, sekä avustuksia yhtymän seurakunnilta mm. yhteisvastuuvaroista. Diakoniarahaston johtokunta on myöntänyt 197 luottoa yhteisarvoltaan 313.506,88. Rahasto on merkinnyt luottotappioiksi viime vuoden loppuun mennessä 31.947,54 joka on noin 13 % siihen asti myönnettyjen lainojen kokonais-summasta. Luottotappioon menneitten asiakkaiden määrä kaikista asiakkaista oli 16 %. Rahaston saldo tällä hetkellä on 10.213,40 ja sinne kertyy takaisinmaksuista noin 4.500 kuukaudessa. Rahaston toimintaa on ohjannut seurakuntayhtymän ja Kotkan kaupungin edustajista koostunut ohjaus-ryhmä. Ohjausryhmä on muun muassa säädellyt lainakorkoa, joka on päätetty pitää rahaston alun tasossa 12 kk:n euribor (tällä hetkellä 0,711 %). Nyt diakoniarahaston velkaneuvojan jäädessä eläkkeelle ja kun rahaston lainattavissa oleva pääoma tänä syksynä ensimmäisen kerran loppui, on nähty oikea hetki pysähtyä ja arvioida rahaston toimintaa ja tulevaisuutta. Arvioinnissa tulee kysyä miten rahasto on onnistunut alkuperäisissä tavoitteissaan, millaista sanomaa rahaston toiminta on viestittänyt yhteisöömme, mitkä ovat rahaston vahvuudet, millainen tulevaisuus rahastolla on. Kokouskutsun mukana lähetetään rahaston säännöt, rahaston toimintakertomus 2011 ja kehittämissuunnitelma 2013. EHDOTUS, YHTEISTEN TYÖALOJEN JA KESKUSREKISTERIN JOHTAJA: Yhteinen kirkkoneuvosto keskustelee Kotkan diakoniarahaston toiminnasta ja merkitsee asian tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto keskusteli Kotkan diakoniarahaston toiminnasta ja merkitsi asian tiedoksi. Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Kokouskutsun mukana lähetetään Kotkan diakoniarahaston kehittämissuunnitelma 2013 EHDOTUS, YHTEISTEN TYÖALOJEN JA KESKUSREKISTERIN JOHTAJA: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se myöntäisi Kotkan diakoniarahastolle 5 000 euron lisäpääoman rahaston toiminnan turvaamiseksi. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se myöntäisi Kotkan diakoniarahastolle 5 000 euron lisäpääoman rahaston toiminnan turvaamiseksi. 121 MUUTOKSET VUODEN 2014 TALOUSARVIOON/TALOUSHALLINNON PERUSOHJE Valmistelija, pääkirjanpitäjä Erja Toivonen puh. 040 196 7519 Kirkkohallituksen yleiskirje 13 /2012:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 7 (29) Taloushallinnon perusohjeisiin on tehty muutoksia, jotka koskevat Tililuetteloa ja ohjetta Kustannusten kohdentamisesta seurakunnissa ja seurakuntayhtymissä ja sitä koskevaa liitettä Tehtäväalueet, joiden tuotot ja kulut ilmoitetaan vuosittain Kirkkohallitukselle. Kysymyksessä ei ole itse kirjanpitojärjestelmään tulevasta uudistuksesta, vaan ohjeiden muuttamisesta siten, että ne vastaavat nykyistä lainsäädäntöä ja kirjauskäytäntöä. Lisäksi muutoksella varmistetaan kirjanpidon palvelukeskuksessa tehtävien kirjanpitokäytäntöjen yhdenmukaisuus. Kaikkia seurakuntatalouksia koskevat muutokset taseessa 1.1.2013 lukien Kaikkien seurakuntatalouksien tulee muuttaa taseen vastaavaa puolen tase-erien Hautaustoimen aineelliset hyödykkeet ja Rakennukset vastaamaan nyt päätetyn tililuettelon rakennetta. Tase-erään Hautaustoimen aineelliset hyödykkeet merkitään vastedes vain se omaisuus, joka on tarpeen hautaustoimilain mukaisten yleisten hautausmaiden yllä-pidossa ja vainajien hautaamisissa. Tähän saakka myös siunauskappelit ja siunauskappeleiden urut ovat olleet osa hautaustoimen aineellisia hyödykkeitä. Siunauskappelit tullaan merkitsemään taseessa Rakennuksiin ja siunauskappeleiden urut Urkuihin. Se osa siunauskappelirakennuksesta, jossa mahdollisesti sijaitsee vainajien säilytystiloja, hautausmaahenkilöstön tiloja ynnä muita sellaisia tiloja merkitään tase-erään Hautaustoimen aineelliset hyödykkeet. Tase-erään Rakennukset merkitään erikseen kirkolliset rakennukset ja muut rakennukset. Kirkkolain 14 luvun 2 pykäläni mukaan kirkollisia rakennuksia ovat kirkot ja kellotapulit, siunaus- ja hautakappelit sekä hautausmaalla olevat niihin rinnastettavat rakennukset. Uutta on siis se, että myös siunauskappelit merkitään nyt tase-erään Rakennukset. Uusi tili on myös Kappelit ja muut kirkkorakennukset. Tälle tilille merkitään sellaiset kappelit ja kirkkorakennukset, jotka eivät ole Kirkkolain 14 luvun 2 :n mukaisia rakennuksia. Se osa siunauskappelirakennuksesta, jota käytetään vainajien siunaustilaisuuksissa, merkitään tase-erään Rakennukset. Kaikkia seurakuntatalouksia koskevat muutokset käyttötaloudessa ja kustannusten kohdentamisessa 1.1.2013 lukien Tililuettelon tase-eriin tehtävien muutosten seurauksena on tehty muutoksia myös käyttötalouteen vastaaville tehtäväalueille, ja ohjetta kustannusten kohdentamisesta on tältä osin täydennetty. Hautaustoimi Hautaustoimen pääluokan tehtäväalueelle Hautausmaan kiinteistöt kirjataan vain tase-erään hautausmaan aineelliset hyödykkeet merkittyjen kiinteistöjen ylläpidosta aiheutuvia kuluja. Tehtäväalueelle Varsinainen hautaustoimi kirjataan ainoastaan vainajan säilyttämisestä, kuljettamisesta ja tuhkaamisesta, sekä haudan kaivusta, peittämisestä ja peruskunnostuksesta aiheutuvia tuottoja ja kuluja. Kiinteistötoimi Kiinteistötoimen pääluokan tehtäväalueisiin tulee muutos, joka aiheutuu siitä, että jokaiselle kirkkolain mukaiselle kirkolliselle rakennukselle varataan oma tehtäväalue. Ne ovat Kirkot, Kellotapulit ja Siunauskappelit (tai Siunausja hautakappelit, milloin hautakappeleita seurakunnan hautausmaalla on). Lisäksi uutena tehtäväalueena on Kappelit ja muut kirkkorakennukset, johon kirjataan sellaisten kappeleiden ja kirkkorakennusten tuotot ja kulut, jotka eivät ole kirkkolain 14 luvun 2 :n mukaisia rakennuksia. Siunauskappeli ovat usein sellaisia rakennuksia, joissa on tiloja sekä hautausta (vainajan säilytystilat, henkilökunnan tiloja yms.) että siunaustilaisuutta varten. Niissä tapauksissa seurakunnan tulee jakaa rakennukset kustannukset parhaaksi katsomallaan jakoperusteella Hautaustoimeen ja Kiinteistötoimeen. Hallinto- ja taloustoimistossa on valmisteltu kirkkohallituksen yleiskirjeen 13/2012 ohjeen mukaisesti tekniset muutokset yhteisen kirkkovaltuuston joulukuussa 2012 hyväksymään talousarvioon. Kokouskutsun yhteydessä toimitetaan ohjeen mukainen hautaustoimen ja kiinteistötoimen tehtävä- /kustannuspaikkajako, talousarviomäärärahojen ohjeen mukainen kohdentaminen ja ohjeen perusteella tehdyt tarkistukset seurakuntayhtymän taseeseen. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäviksi kirkkohallituksen yleiskirjeen 13/2012 perusteella: - hautaustoimen ja kiinteistötoimen tehtäväalue-/kustannuspaikkajaon - hautaustoimen ja kiinteistötoimen talousarviomäärärahojen kohdentamisen - ohjeen mukaan tehdyt tarkistukset seurakuntayhtymän taseeseen.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 8 (29) Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäviksi kirkkohallituksen yleiskirjeen 13/2012 perusteella: - hautaustoimen ja kiinteistötoimen tehtäväalue-/kustannuspaikkajaon - hautaustoimen ja kiinteistötoimen talousarviomäärärahojen kohdentamisen - ohjeen mukaan tehdyt tarkistukset seurakuntayhtymän taseeseen. 122 VUODEN 2014 TULOVEROPROSENTTI Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494 Verotulojen kehitys * 2010 * 2011 TA 2012 TP 2012 Erotus TP 2011 Muutos % TA 2013 Kirkollisvero 9057892 9096121 9200000 8991309-208691 9160010-168701 -1,9 9250000 Yhteisövero 1074973 1065283 950000 785701-164299 1159517-373816 -32,2 850000 Yhteensä 10132865 10161404 10150000 9777010-372990 10319527-542517 -5,3 10100000 * Vuosille 2010 ja 2011 merkitty lopullisen verotuksen tiedot Verotulokertymä on ollut paljon ennakoitua huonompi. Talousarvion 2012 verotulot 10 150 000 euroa alittuivat 372 990 eurolla (kirkollisvero - 208 691 ja yhteisöverot - 164 299 ). Tilinpäätöksien 2011 ja 2012 verotuloja verrattaessa muutos on - 542 517 euroa. Vuoden 2011 verotuksen maksuunpanotilityksessä oikaisutilityksen määrä oli - 323 712 euroa (edellinen vuosi - 79 170 euroa), ennakonpalautukset - 790 342 euroa (757 705 ). Lopullisessa verotuksessa muutos vuoteen 2010 oli kirkollisveroissa + 0,4 prosenttia ja yhteisöveroissa - 0,9 prosenttia. Talousarvion 2012 verotuloarvion merkittävää poikkeama vuoden 2011 verotukseen ei ole huomioitu vuoden 2013 talousarviossa. Talousarvion 2013 verotulot poikkeavat +325 000 euroa vuoden 2012 tilinpäätöksen verotuloista. Erotus edellyttää tarkistuksia vuoden 2013 talousarvioon. Vuonna 2012 kirkollisverotuloja kertyi 228 euroa/jäsen (230 euroa/jäsen). Huhtikuun 2013 loppuun mennessä verotuloja seurakuntayhtymälle on tilitetty 3 776 461 euroa, joka 170 493 euroa vuoteen 2012 verrattuna vähemmän, muutos on 4,5 prosenttia. Seurakuntayhtymän talouden tasapainottamistoimenpiteet on kuvattu tasekirjan sivulla 66. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että vuoden 2014 tuloveroprosentiksi hyväksyttäisiin nykyinen tuloveroprosentti 1,50. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että vuoden 2014 tuloveroprosentiksi hyväksyttäisiin nykyinen tuloveroprosentti 1,50. 123 VUODEN 2014 TALOUSARVION LAADINTA-AIKATAULU JA OHJEET Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Taloussääntö: 3 Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen ja sen sitovuustasosta päättäminen Talousarvioon merkitään määrärahat ja tuloarviot bruttoluvuin vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista. Talousarvion tulee olla tehtäväalueittain verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 9 (29) Kirkkovaltuusto päättää toiminnallisista tavoitteista sekä määrärahojen ja tuloarvioiden sitovuustasoista. Sitovuustason mukaista määrärahaa ei saa ylittää eikä tuloarviota alittaa. Valmistelua ohjaavat: KJ 15:1-3 ja 5-6 :t, kirkkohallituksen ohjeet talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnittelun valmisteluun ja kirkkohallituksen yleiskirjeet 20/2002 ja yleiskirje 44/2002. Valmisteluaikataulu: kirkkoherrojen esitykset kesän 2014 työntekijöistä hallinto- ja taloustoimistolle 7.6. mennessä. seurakuntien ja yhtymän toimikunnat ja työalat laativat talousarvioesityksensä 6.9. mennessä. seurakuntaneuvostojen esitykset toimitetaan hallinto- ja taloustoimistolle (yhteiselle kirkkoneuvostolle) 18.10. mennessä. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan talousarviokokous on 16.10. yhteinen kirkkoneuvosto lähettää talousarvioesityksen ja investointiohjelman lausunnolle seurakuntaneuvostoille kokouksessa 13.11. seurakuntaneuvostot antavat lausuntonsa viimeistään 29.11. yhteinen kirkkoneuvosto päättää talousarvioesityksestä yhteiselle kirkkovaltuustolle 4.12. yhteisen kirkkovaltuuston talousarviokokous on 18.12. Talousarvion valmistelua ohjaavia periaatteita: Yhteinen kirkkovaltuusto on kokouksessaan 22.5.2013 hyväksynyt Kotkan seurakuntien ja Kotka-Kymi seurakuntayhtymän strategian 2013-2017. Johtoryhmä on kokouksessaan 16.5.2013 päättänyt, että vuoden 2014 erityispainopistealueeksi otetaan; Palvelemme laadukkaasti kaikilla osa-alueilla. Tämä painopistealue tulee huomioida yhtymän ja seurakuntien toimintasuunnitelmia laadittaessa Hallinto- ja taloustoimistossa lasketaan palkkoihin yleiskorotus 0,5 prosenttia. Vastuu- ja työalojen toimintasuunnitelmatekstit kirjoitetaan kirkkohallituksen ohjeen mukaisesti tiiviiseen muotoon esittämällä suunnittelukauden keskeiset tavoitteet toimenpiteineen ja tunnuslukuineen. Yhtymän ja seurakuntien toimintasuunnitelmissa huomioidaan ympäristöohjelman tavoitteet. Seurakuntayhtymän ympäristötyöryhmä kokoaa tavoitteet toimenpiteineen yhdeksi kokonaisuudeksi. Tavoitteet ilmoitetaan ympäristötyöryhmänpuheenjohtajalle. Talousarvion valmistelun yhteydessä arvioidaan taksojen ja maksujen korotustarve. Investointiohjelman valmistelua ohjaa kiinteistöselvitys ja -ohjelma Johtoryhmän tehtäväksi annetaan valmistella seurakuntayhtymälle ja seurakunnille yhteinen henkilöstöohjelma vuosille 2014-2015, jonka tavoitteena on 10-15 vakinaisen viran tai toimen palkkamenoja vastaava säästö henkilöstö kuluissa. Valmistelussa arvioidaan tavoitetta ja aikataulua huomioiden verotulokehitys. Valmistelussa on noudatettava kirkon yhteistoimintasopimusta. Talousarvion valmistelu perustuu toimintakulujen kokonaiskehykseen 10.700.000 euroa. Vastuualueiden ja työalojen toiminnan määrärahat (palvelut, aineet ja tarvikkeet, avustukset ja muut toimintakulut) budjetoidaan vuoden 2013 tasoon. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy edellä esitetyn ehdotuksen valmisteluaikataulusta ja ehdotuksen valmistelua ohjaavista periaatteista. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi vuoden 2014 talousarvion valmisteluaikataulun ja valmistelua ohjaavat periaatteet. 124 OSTETTAVAKSI TARJOTUT TONTIT/POPINNIEMI, ESKOLA JA HOVILA Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh 044 752 9494 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 22.5.2013: Kymen Sanomissa julkaistulla lehti-ilmoituksella on tarjottu ostettaviksi tontit: OMAKOTITALOTONTIN POPINNIEMESSÄ Tarjouksen kohteena on seurakuntayhtymän Kotkan kaupungin Popinniemen kaupunginosassa (36) korttelissa 13 omistama tontti numero 14. Tontin osoite on Lastaajankatu 6. Voimassa olevan asemakaavan mukaan tontin pinta-ala on 1456 m 2 ja sen
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 10 (29) rakennusoikeus 250 k-m 2. Kohteeseen saa rakentaa kaksikerroksisen omakotitalon. Yksityiskohdat ja myyntiehdot on kirjattu tarjouspyyntölomakkeelle. OMAKOTITALOTONTIN ESKOLASSA Tarjouksen kohteena on seurakuntayhtymän Kotkan kaupungin Eskolan kaupunginosassa (45) korttelissa 24 omistama tontti numero 1. Tontin osoite on Heposenkatu 1. Voimassa olevan asemakaavan mukaan tontin pinta-ala on 1265 m 2 ja sen rakennusoikeudet ovat 250 k-m 2 ja 60 k-m 2 erilliselle talousrakennukselle. Kohteeseen saa rakentaa puolitoistakerroksisen omakotitalon ja yksikerroksisen talousrakennuksen. Yksityiskohdat ja myyntiehdot on kirjattu tarjouspyyntölomakkeelle. PIENKERROSTALOTONTIN HOVILASSA Tarjouksen kohteena on seurakuntayhtymän Kotkan kaupungin Hovilan kaupunginosassa (41) korttelissa 30 omistama tontti numero 4. Tontin osoite on Turvalantie 45. Voimassa olevan asemakaavan mukaan tontin pinta-ala on 834 m 2 ja sen rakennusoikeus 500 k-m 2. Kohteeseen saa rakentaa kaksikerroksisen kerrostalon. Yksityiskohdat ja myyntiehdot on kirjattu tarjouspyyntölomakkeelle. Suljetut tarjoukset on jätettävä seurakuntayhtymän tarjouslomakkeella viimeistään 16.5.2013 klo 16 mennessä. Määräaikana jätetyt tarjoukset avataan ennen johtokunnan kokousta. Kotkan kaupungin tonttihinnoittelun perusteella hinnaksi muodostuisi: - omakotitalotontti Popinniemessä 15 700 euroa - omakotitalotontti Eskolassa - pienkerrostalotontti Hovilassa Tarjoukset esitellään kokouksessa. EHDOTUS, HALLINTOJOHTAJA Päätösehdotus tehdään kokouksessa määräaikana jätettyjen tarjousten perusteella. Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Päätetään tonttien myynnistä kokouksessa tapahtuvan esittelyn perusteella. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä Katja Ylä-Kotolan 16 000 euron ostotarjouksen kiinteistöstä 285-036-13-14 ja esittää ostotarjouksen ja kiinteistökaupan esisopimuksen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi ehdolla, että kirkkohallitus vahvistaa yhteisen kirkkovaltuuston päätöksen. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi Katja Ylä-Kotolan 16 000 euron ostotarjouksen kiinteistöstä 285-036-13-14 ja esittää ostotarjouksen ja kiinteistökaupan esisopimuksen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. Yhteisen kirkkovaltuuston päätös alistetaan kirkkohallituksen vahvistettavaksi. 125 AITTAKORVEN SEURAKUNTATALON LÄMMITYSMUODON MUUTTAMINEN Valmistelija, kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh. 044 752 9513 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 22.5.2013: Aittakorven seurakuntatalon lämmitysmuotona on maakaasu. Lämmityskattila ja lämminvesivaraaja ovat alkuperäisiä vuodelta 1979 ja kaasupoltin on vuodelta 1997. Lämmitysverkoston sulkuventtiileistä osa on uusittu, mutta putkistossa on myös alkuperäisiä vinoistukkaventtiileitä, jotka ovat jo ylittäneet tavoitteellisen käyttöikänsä. Kuntoarviossa (Insinööri Studio 9.8.2012) esitetään toimenpide-ehdotuksina: - lämminvesivaraaja uusitaan - maakaasupolttimen kaasuletku uusitaan - alkuperäiset sulkuventtiilit uusitaan
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 11 (29) - vanhimmat termostaatit uusitaan - savupiipun hattu korjataan vesitiiviiksi - muun remontin yhteydessä uusitaan lämpöjohdot pois rakenteiden sisältä Maakaasuletku on uusittu ja hattu korjataan kattotyön yhteydessä. Kotkan Energia on rakentanut kaukolämpöverkon laajennuksen, joka kulkee lähellä Aittakorven seurakuntataloa, ja tarjoaa mahdollisuutta liittyä kaukolämpöön. Lämmitysmuodon muuttamisesta maakaasusta kaukolämpöön on tehty kokousmateriaalin mukana toimitettu arviolaskelma, jonka mukaan kustannussäästö kaukolämmöllä verrattuna maakaasuun on n. 7 500 /vuosi. Investoinnin kustannusarvio on 41 600, josta saadaan takaisinmaksuajaksi 5,5 vuotta. Kuntoarviossa kiireellisinä toimenpide-ehdotuksina kattilahuoneessa olevien töiden lämminvesivaraajan uusiminen, sulkuventtiilien uusiminen toteuttamisen kustannusarvio on 8 000. Em. korjaustarve poistuu, jos kiinteistö liitetään kaukolämpöön. Kun huomioidaan em. kulut lämmitysmuodon muuttamisen kustannuslaskelmassa, niin takaisinmaksuaika lyhenee 4,5 vuoteen. Lämmityskattilan tekninen käyttöikä on 30 vuotta, joten nykyinen kattila voidaan joutua uusimaan piankin. Uusimisen kustannus on 10 000-12 000. Kun huomioidaan tämä kustannus investointilaskelmassa niin takaisinmaksuaika jää alle kolmen vuoden. EHDOTUS, KIINTEISTÖPALVELUPÄÄLLIKKÖ: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää, että - jos yhteinen kirkkovaltuusto päättää säilyttää Aittakorven seurakuntatalon seurakuntayhtymän omistuksessa, niin seurakuntatalon lämmityksessä siirrytään käyttämään kaukolämpöä - esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että vuoden 2013 talousarvion investointiohjelmaan lisätään 45 000 hankkeen toteuttamista varten Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Esittelijän ehdotus tehdään kokouksessa johtokunnan päätöksen perusteella. Merkitään tiedoksi kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan päätös siirtää hankkeen toteutus vuodelle 2014. Merkittiin johtokunnan päätös tiedoksi. 126 UUDEN KREMATORION RAKENTAMINEN YHTEISTYÖSSÄ KOUVOLAN JA LAHDEN SEURAKUNTAYHTYMIEN KANSSA Valmistelijat, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh 044 752 9494 ja hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkinen, puh 041 462 6210 Yhteisen kirkkovaltuuston 6.6.2012 hyväksymässä kiinteistöselvityksessä on todettu: Kappelin yhteydessä toimivan Kymen krematorion investoinnit ovat sidoksissa Kouvolan seurakuntayhtymän ratkaisuihin. Krematoriossa hoidetaan nykyisin Kymenlaakson ja Uudenmaan läänin itäosien tuhkaukset. Tällä hetkellä tuhkausmäärä ylittää tuhannen tuhkauksen rajan ja lähestytään yhden uuniyksikön kapasiteetin ylärajaa. Krematoriokiinteistössä on tilaa vain yhdelle uuniyksikölle, joten uuden uuniyksikön sijoittaminen Parikalle aiheuttaisi mittavia rakenteellisia investointeja. Myös odotettavissa olevat ympäristölainsäädännön muutokset lisäävät kustannuksia. Tämän hetken tiedon mukaan elohopean talteenotto on järjestettävä uusissa laitoksissa vuodesta 2015 alkaen ja jo toimivien laitosten osalta 2017 alkaen. Uuden uuniyksikön rakentaminen ja elohopean talteenotto vaatisivat
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12 (29) noin 1,5 miljoonan euron investoinnin. Jos taas uusitaan ainoastaan lähivuosille ajoittuva uunin muurausosat, vaatii se noin 70 000 investoinnin. Lahden ja Kouvolan seurakuntayhtymät esittivät Kotka Kymin seurakuntayhtymälle selvitettäväksi yhdessä mahdollisuudet toteuttaa krematorion seurakuntayhtymien yhteishankkeena Yhteinen kirkkoneuvosto 23.5.2012: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti ilmoittaa Lahden ja Kouvolan seurakuntayhtymille, että se osallistuu valmisteluun, jolla alustavan hankeselvityksen avulla tutkitaan mahdollisuudet yhteisen krematorion perustamiseen. Kolmen seurakuntayhtymän yhteinen valmistelutyö on saatu valmiiksi. Lähtökohtana on se, että Lahden, Kouvolan ja Kotkan alueet lähikuntineen ovat muodostaneet maantieteellisesti yhtenäisen alueen, jolta tuhkaukset ovat keskittyneet Lahteen ja Kotkaan. Tilanne on luontevasti saanut seurakuntayhtymät pohtimaan yhdessä uuden krematorion rakentamista. Päijät-Häme ja Kymenlaakso muodostavat 350 000-400 000 asukkaan maantieteellisen alueen, jossa krematorion rakentamista on perusteltua harkita yhdessä. Kaikkien kolmen paikkakunnan seurakuntayhtymät ovat syksyllä 2012 sopineet, että krematorion rakentamisesta tehdään yhteinen hankeselvitys. Hankeselvitystä on valmisteltu kuluneen talven aikana ja selvitys on liitteenä (liite n:o 1). Kotka-Kymin seurakuntayhtymän maksettava osuus perustettavan kiinteistöyhtiöön on 201 427 euroa. Hanketta valmistellut työryhmä ehdottaa kaikille kolmelle seurakuntayhtymälle, että toteutetaan uusi krematorio yhteisenä investointina hankeselvityksessä kerrotulla tavalla. Krematorion sijaintipaikaksi ehdotetaan Kouvolaa. Rakentamista varten perustetaan kiinteistöosakeyhtiö, joka toteuttaa ja tulee omistamaan krematoriorakennuksen rakennuspaikkoineen ja polttouuneineen. Kiinteistöosakeyhtiö vuokraa tilat Kouvolan seurakuntayhtymälle, joka tulee vastaamaan tuhkaustoiminnan käytännön toteuttamisesta tarpeelliset kuljetukset mukaan lukien. Tuhkattavat vainajat kuljetetaan alkuvaiheessa Lahden ja Kotkan alueelta Kouvolaan omana työnä omalla kuljetuskalustolla. Omat Kouvolan seurakuntayhtymän järjestämät kuljetukset lähtevät ns. kokoomakappeleilta, joita on yksi Lahdessa ja yksi Kotkassa. Hautaustoimistot hoitavat lähikuljetukset omalla alueella samaan tapaan kuin tähänkin saakka. Tuhkaustoiminnassa tapahtuvat muutokset eivät näy omaisille. Siunaukset ja muistotilaisuudet hoidetaan kuten ennenkin. Uurnat luovutetaan omaisille omalta kappelilta, kuten tähän saakka on tehty. Krematorion hallintoa varten muodostetaan yhteinen krematoriojohtokunta, jonka tehtävänä on tukea työntekijöitä ja vahvistaa krematorion maksut. Kiinteistöosakeyhtiön toiminnasta vastaa hallitus, johon osakkaat nimeävät edustajansa. Uudisrakennuksen investointi toteutetaan osaksi omalla ja osaksi vieraalla pääomalla. Kotkan, Kouvolan ja Lahden alueiden muille seurakunnille tarjotaan mahdollisuutta lähteä mukaan hankkeeseen. Mukaan lähtevä seurakunta sijoittaa kiinteistöosakeyhtiöön osuutensa omasta pääomasta. Seurakunta voi siten varmistaa oman alueensa asukkaille mahdollisimman edullisen tuhkauksen yhtenä hautausmuotona. Seurakunnan kannalta tuhkaus on edullinen hautausmuoto, kun maapinta-alan tarve on oleellisesti pienempi kuin perinteisessä hautausmuodossa. Hankeselvityksen osapuolet tekevät päätöksensä hankkeeseen osallistumisesta kevään 2013 aikana. Päätösten jälkeen toteuttaminen käynnistyy tarvittavien viranomaislupien hakemisella ja rakennusurakan kilpailuttamisella. Tavoitteena on, että krematorio on käyttövalmiina alkuvuodesta 2015. Yhteisen krematorion tuhkaushinnaksi on toisena toimintavuonna arvioitu 190 euroa/tuhkaus, hinta sisältää kuljetukset. Kymen krematorion kustannukset arvioidaan 186 (ilman korkoja ja lainanlyhennyksiä) - 273 euroa/tuhkaus. Kustannusero muodostuu Kymen krematorion välttämättömien, arviolta 825 000 euron, investointien pääomakustannuksista. Vuonna 2012 Kymen krematorion tuhkausmäärä oli 1 127, kustannus 130 euroa/tuhkaus. Kustannuksien lisäksi pitää huomioida, että ison investoinnin kustannukset ja vastuut jakautuvat ainakin kolme seurakuntayhtymän kesken asukasmäärien mukaisesti suhteessa ja toiminnasta vastaavana on Kouvolan seurakuntayhtymä. Krematoriontyöstä ja toimistopalveluista vapautuu Kotkassa työaikaa muihin tehtäviin.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 13 (29) Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta on antanut lausuntonsa hankkeesta kokouksissaan 3.4.2013 ja 8.5.2013. Johtokunnan lausunto 8.5.2013: Laskentatarkkuuksista huolimatta ja ottaen huomioon tarvittavan peruspääoman 200.000 euroa seurakuntayhtymän nykyisen krematorion toiminta. Johtokunta päättää että, pysytään oman krematorion puitteissa tapahtuvaan toimintaan ja lopetetaan selvitystyö siihen asti kun se määräysten mukaan on mahdollista. Lahden kanta apporttiratkaisuun selvitetään. Haetaan krematoriollemme jatkolupa vuosille 2016-2022 nykyiselle tekniikalle. Yhteinen kirkkoneuvosto on käsitellyt asiaa kokouksissaan 3.4.2013. Kokouksessa 8.5.2013 yhteinen kirkkoneuvosto päätti siirtää asian käsittelyä. Lahden seurakuntayhtymän hallintojohtaja on sähköpostilla 8.5.2013 ottanut kantaa siihen, olisiko mahdollista lähteä hankkeeseen mukaan siten, että Kotkan nykyistä Kymen krematoriota voitaisiin pitää osana kiinteistöosakeyhtiötä ja Kymen krematorio jatkaisi toimintaansa entisessä laajuudessa uuden krematorion rakentamisen jälkeen. Hallintojohtaja Hannu Sarikka toteaa lausunnossaan: Jos näin toimittaisiin, söisi se merkittävällä tavalla hankkeen kustannustehokkuutta, jota olemme pitäneet yhtenä tärkeimmistä yhteistyön perusteista. Näin ollen en pidä mahdollisena, että tuhkauksia tehtäisiin kahdessa eri krematoriossa. Kotkan kaupungin ympäristöjohtaja Eeva Linkola on hallintojohtajan pyynnöstä 13.5.2013 toimittanut Parikan krematorion ympäristölupaa ja seurakuntien yhteishanketta koskevan lausunnon. Kotkan krematoriolla ei ole ympäristölupaa. Liitteinä on Kotkan ympäristökeskuksen arkistossa olevat krematoriota koskevat dokumentit. Asiaa on käsitelty ympäristölautakunnassa 3.5.2001, jolloin todettiin, että toiminta voi jatkua ilman ympäristölupaa. Tilanne arvioidaan uudelleen, jos toiminnassa tapahtuu muutoksia tai muut ympäristönsuojelulliset syyt edellyttävät lupaprosessin käynnistämistä. Ympäristösuojelullisesti katsottuna alueellinen, keskitetty, parhaat normit täyttävä krematorio on hyvä ja kestävä ratkaisu. Saamistani dokumenteista ei käynyt ilmi, millaiseen paikkaan laitos on tarkoitus sijoittaa Kouvolassa, joten siihen ei voi ottaa kantaa. Hankeselvityksen ja Kotka - Kymin seurakuntayhtymälle annettujen lausuntojen perusteella esitän: - että yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä nro 1 olevan hankeselvityksen, - että Kotka-Kymin seurakuntayhtymä osallistuu yhteiseen krematoriohankkeeseen hankeselvityksessä kerrotulla tavalla sillä edellytyksellä, että Lahden ja Kouvolan seurakuntayhtymät tekevät myönteisen päätöksen osallistumisestaan, - että hyväksytään periaate, jonka mukaan hankkeen osapuolet ovat mukana tasapuolisina kumppaneina ja vastaavat väestömäärän mukaisessa suhteessa toiminnasta aiheutuvista kustannuksista siinäkin tapauksessa, että tuotot jäisivät kuluja pienemmiksi, - että mahdollisesti yhteishankkeeseen mukaan lähtevät muut seurakunnat voivat liittyä hankkeeseen hyväksymällä hankesuunnitelman taloudelliset ja muut ehdot. Hallintojohtaja esittää lisäksi yhteiselle kirkkoneuvostolle, edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle esitettäväksi, - että Kotka-Kymin seurakuntayhtymä perustaa yhdessä Lahden ja Kouvolan seurakuntayhtymien kanssa kiinteistöosakeyhtiön krematorion omistamista varten ja että omistus jakautuu paikkakuntien väestömäärän mukaisessa suhteessa, - että kiinteistöosakeyhtiöön voi liittyä mukaan muitakin seurakuntia väestömäärän mukaisessa omistussuhteessa, - että yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy yhteistä krematoriohanketta varten 202 000 euron määrärahan investointimenoihin, - että investoinnin toteuttamista varten kiinteistöosakeyhtiö voi ottaa vierasta pääomaa, jonka määrän ja lainasopimuksen ehdot kiinteistöosakeyhtiön hallitus voi päättää,
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 14 (29) - että yhteiselle kirkkoneuvostolle annetaan toimivalta ratkaista krematorion rakentamiseen ja siinä harjoitettavaan toimintaan liittyvät muut asiat. Asian käsittely: Käydyn keskustelun aikana Seppo Eerola teki ehdotuksen, että asia palautettaisiin kiinteistöja hautaustoimen johtokunnan uudelleen valmisteluun ja, että yhteinen kirkkoneuvosto palaisi asian käsittelyyn syksyllä. Seppo Eerolan tekemä ehdotus ei saanut kannatusta. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti hankeselvityksen ja Kotka - Kymin seurakuntayhtymälle annettujen lausuntojen perusteella: - hyväksyä liitteenä nro 1 oleva hankeselvitys, - että Kotka-Kymin seurakuntayhtymä osallistuu yhteiseen krematoriohankkeeseen hankeselvityksessä kerrotulla tavalla sillä edellytyksellä, että Lahden ja Kouvolan seurakuntayhtymät tekevät myönteisen päätöksen osallistumisestaan, - hyväksyä periaatteen, jonka mukaan hankkeen osapuolet ovat mukana tasapuolisina kumppaneina ja vastaavat väestömäärän mukaisessa suhteessa toiminnasta aiheutuvista kustannuksista siinäkin tapauksessa, että tuotot jäisivät kuluja pienemmiksi, - että mahdollisesti yhteishankkeeseen mukaan lähtevät muut seurakunnat voivat liittyä hankkeeseen hyväksymällä hankesuunnitelman taloudelliset ja muut ehdot. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle: - että Kotka-Kymin seurakuntayhtymä perustaa yhdessä Lahden ja Kouvolan seurakuntayhtymien kanssa kiinteistöosakeyhtiön krematorion omistamista varten ja että omistus jakautuu paikkakuntien väestömäärän mukaisessa suhteessa, - että kiinteistöosakeyhtiöön voi liittyä mukaan muitakin seurakuntia väestömäärän mukaisessa omistussuhteessa, - että yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy yhteistä krematoriohanketta varten 202 000 euron määrärahan investointimenoihin, - että investoinnin toteuttamista varten kiinteistöosakeyhtiö voi ottaa vierasta pääomaa, jonka määrän ja lainasopimuksen ehdot kiinteistöosakeyhtiön hallitus voi päättää, - että yhteiselle kirkkoneuvostolle annetaan toimivalta ratkaista krematorion rakentamiseen ja siinä harjoitettavaan toimintaan liittyvät muut asiat. 127 LANGINKOSKEN SEURAKUNNAN TOIMITILAJÄRJESTELYT Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh 044 752 9494 Kirkkoherran yhteenveto työntekijöiden lausunnoista Ruonalan osalta toiminnot ovat siirrettävissä Aittakorpeen ja Langinkoskelle. Langinkosken tilat eivät kuitenkaan nykyisessä kunnossaan käy nuorten tiloiksi, mutta muutosrakentamisen myötä tilojen käyttö nuorisotyössä varmaan onnistuu. Jos muutostyöt tehdään hyvin niin kirkon alakerran tilat (nykyinen puutyöpaja ja sen yhteydessä olevat tilat) voivat olla monien toimintojen käytössä. Samassa yhteydessä kannattaisi miettiä myös kirkon yläkerran tilojen saneeraamista, jotta tilat palvelisivat paremmin varsinaista toimintaa. Ruonalan poistuessa käytöstä, poistuu käytöstä myös kasuaalitoimituksia palvellut tila, jolloin nämäkin toiminnot siirtyvät muualle Langinkoskelle, Aittakorpeen, Kotkan saarelle. Muistotilaisuuksien ja kasteiden kahvituspaikka häviää samalla. Kun kaikki toiminnot Ruonalasta siirretään Langinkoskelle ja Aittakorpeen, toimintojen aikataulutus saattaa aiheuttaa ongelmia. Kotkan kaupungin kanssa tehty ip-sopimus kattaa lukuvuoden 2013-2014 (Aittakorven srk-talo, Mussalon srk-koti ja Ruonalan kirkko). Tämän jälkeen voidaan ip:n osalta toimintaa tarkastella uudestaan.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 15 (29) Nykyisen laajuista lapsityön toimintaa on vaikea siirtää muualle Mussalon seurakuntakodilta. Lapsityön toiminnot (päiväkerhot, perhekerhot, leikkikerhot, Mussukka ja ip-kerhot) täyttävät syys- ja kevätkaudella viisi päivää viikossa Mussalon seurakuntakodin. Myös varhaisnuorten kerhoja toimii Mussalossa. Voidaan olettaa, että Mussalossa riittää kerhoikäisiä lapsia ja perhekerholaisia nykyisessä laajuudessa ainakin tulevat 5-7 vuotta. Korvaavan toimitilan tulisi olla samaa kokoluokkaa kuin nykyinen tai vähintään 150 m 2 sekä ulkoiluun ja leikkiin soveltuva piha. Ruonalasta voisimme siten luopua 2014 kesällä; mutta Mussalon seurakuntakodin talviaikaisten toimintojen siirtäminen toisiin tiloihin on kovin haasteellista. Liitteenä on kiinteistöpalvelupäällikön laatima raportti Ruonalan seurakuntatalon tilojen käyttöasteesta ja kiinteistömenoista. (liite n:o 1) Liitteenä on kuntokartoituksen selvitys Ruonalan kirkon korjauksista. (liite n:o 2) Valmistelevan työryhmän esitykset: - Mussalon seurakuntatalo säilyy tässä vaiheessa seurakuntayhtymän omistuksessa. Perustelut: Hyvä sijainti ja toiminnan laajuus. Korvaavia toimitiloja Mussalon asuntoalueelta ei ole saatavilla. - Haltijan kerhohuoneen käyttöä monipuolistetaan ja tilat kunnostetaan. Perustelut: Hyvä sijainti ja edulliset käyttökustannukset. Tilan kunnostaminen mahdollista tehdä kohtuullisin kustannuksin. - Kunnostamistyöt suunnitellaan niin, että tilan käyttöä voidaan monipuolistaa nykyisestä. - Langinkosken kirkon kellaritilat kunnostetaan nuorisotilaksi. Suunnittelu tehdään kokonaisvaltaisesti niin, että siinä huomioidaan kaikki kirkon alakerran tilat (varasto, metalli- ja kivityötila sekä kangaspuille varattu kutojien tila). Rakennustarkastajan ennakoivan katselmuksen perusteella ei ole esteitä tilan muutostöille. - Samassa yhteydessä esitetään kunnostettavaksi Langinkosken kirkon II- kerroksen kerhotilat. - Seurakuntatoimiston toimistohuoneiden käyttöä on mahdollista tehostaa esim. muuttamalla ns. lepotila toimistotilaksi. Valmisteleva työryhmän (työntekijöiden yhteistyöryhmä) esitys 15.3.2013: Esitetään varattavaksi määräraha Langinkosken kirkon nuorisotilan muutostöille ja II -kerroksen kerhotilojen pintaremontin suunnitteluun. Langinkosken kirkon tilojen kunnostamisen jälkeen Ruonalan seurakuntatalosta voidaan seurakuntatyön kannalta luopua ja seurakunnallinen toiminta toteuttaa Langinkosken kirkolla, Aittakorven seurakuntatalossa, Mussalon seurakuntakodilla ja Haltijan kerhohuoneessa. Seurakuntatyön toteuttaminen ei edellytä Aittakorven seurakuntatalon laajentamista seurakuntatalon peruskorjauksen yhteydessä. Ostopalvelusopimuksella toteutettua iltapäiväkerhotoimintaa ei ole mahdollista sijoittaa seurakunnan tiloihin. Sopimus on voimassa lukuvuoden 2013 2014. Työryhmä 24.4.2013 (luottamushenkilöt ja työntekijät) Ehdotus, hallintojohtaja: Työryhmä päättää esittää kiinteistö- ja hautaustoimenjohtokunnalle, että Langinkosken kirkon nuorisotilojen muutostöille ja II-kerroksen kerhotilojen kunnostamiseen varattaisiin 25 000 euron määräraha vuodelle 2013. Päätös: Työryhmä päätti esittää kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle, että - Langinkosken kirkon nuorisotilojen muutostöille ja II-kerroksen kerhotilojen kunnostamiseen varattaisiin 25 000 euron määräraha vuodelle 2013 - Haltijantien kerhohuoneen kunnostamiseen varataan määräraha vuoden 2014 investointiohjelmaan Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 8.5.2013: Langinkosken seurakuntaneuvosto antaa lausunnon asiasta kokouksessaan 7.5.2013. Lausunto esitellään johtokunnalle kokouksessa. EHDOTUS, HALLINTOJOHTAJA
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 16 (29) Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta esittää edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle ja yhteiselle kirkkovaltuustolle: - Langinkosken kirkon nuorisotilojen muutostöille ja II-kerroksen kerhotilojen kunnostamiseen varattaisiin 25 000 euron suunnittelumääräraha vuodelle 2013. - Haltijantien kerhohuoneen kunnostamiseen varataan määräraha vuoden 2014 investointiohjelmaan. - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Ruonalan kirkon myynti (kiinteistötunnus 285-013-0001-0001. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle, että: - Langinkosken kirkon nuorisotilojen muutostöille ja II-kerroksen kerhotilojen kunnostamiseen varattaisiin 25 000 euron suunnittelumääräraha vuodelle 2013. - Haltijantien kerhohuoneen kunnostamiseen varataan määräraha vuoden 2014 investointiohjelmaan. - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Ruonalan kirkon myynti (kiinteistötunnus 285-013-0001-0001). Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Yhteinen kirkkoneuvosto päättä esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että: - Langinkosken kirkon nuorisotilojen muutostöille ja II-kerroksen kerhotilojen kunnostamiseen varattaisiin 25 000 euron suunnittelumääräraha vuodelle 2013. - Haltijantien kerhohuoneen kunnostamiseen varataan määräraha vuoden 2014 investointiohjelmaan. - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Ruonalan kirkon myynti (kiinteistötunnus 285-013-0001-0001). Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että: - Langinkosken kirkon nuorisotilojen muutostöille ja II-kerroksen kerhotilojen kunnostamiseen varattaisiin 25 000 euron suunnittelumääräraha vuodelle 2013, - Haltijantien kerhohuoneen kunnostamiseen varataan määräraha vuoden 2014 investointiohjelmaan, - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Ruonalan kirkon myynti (kiinteistötunnus 285-013-0001-0001). 128 KOTKAN SEURAKUNNAN TOIMITILAT Valmistelijat, kiinteistöpalvelupäällikkö, kirkkoherra ja hallintojohtaja Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta22.5.2013: Muistio palaverista 4.4.2013: Tutustuttiin Kotkan seurakunnan työntekijöiden raporttiin, jossa tilakysymystä on arvioitu seurakunnan toimintastrategian lähtökohdista. Työntekijöiden ehdotus Hovinsaaren toimitilaksi on vapaana oleva vuokratila Ruununmaankadulla. Huoneiston kolme huonetta on yhdistettävissä. Työntekijät ehdottavat korjausta kevyellä budjetilla ja tilojen, monipuolista käyttöä. Tila on lausunnon mukaan parhaalla paikalla ottaen huomioon näkyvyys ja läsnäolo. Kiinteistötoimisto on valmistellut kustannusarvion saman liiketalon pienemmän huoneiston kunnostamisesta. Esitetyn toimitilan työselitys ja kustannusarvio ovat valmistelussa. Hovinsaaren seurakuntatalon korjauskustannuksista 2013-2023 on käytettävissä Insinööritoimisto Studion kuntokartoituksen tiedot.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 17 (29) Päätettiin, että esitys Hovinsaaren alueella tehtävän seurakuntatyön tilajärjestelyistä tehdään valmistelevan työryhmän kokouksessa 24.4.2013. Työryhmällä on tuolloin käytettävissä molempien liiketilojen kustannusarviot ja työselitykset. Työryhmälle (työntekijöiden ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan edustajat) esiteltiin kokouksessa 24.4.2013 toimitilojen kunnostamisen työselitykset ja kustannusarviot. Valmistelevan työryhmän päätös: Työryhmä päätti esittää kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle, että Hovinsaaren seurakuntatalon korvaavan tilan kunnostamiseen varataan 50 000 vuoden 2013 talousarvioon. Kirkkoherra Hannu Marttila ja kiinteistöpalvelupäällikkö valmistelevat vuokrattavien tilojen vuokrasopimuksen 10.5.2013 mennessä niin, että asia on mahdollista käsitellä kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnassa 22.5.2013. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 22.5.2013: Kirkkoherra ja kiinteistöpalvelupäällikkö ovat neuvotelleet Hovinsaaren toimitilaksi ehdotetun vapaana olevan vuokratilan vuokraamisesta seurakuntayhtymälle Ruununmaankadulta. Huoneiston kolme huonetta on yhdistettävissä. Vuokranantaja esittää kymmenen vuoden vuokrasopimuksella vuokraksi 9 /m2/kk eli 954 /kk. Kirkkoherra puoltaa tarjouksen hyväksymistä. Kokouskutsun mukana lähetetään ehdotukseen liittyvä valmisteluaineisto. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta esittää edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle ja yhteiselle kirkkovaltuustolle: - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Hovinsaaren seurakuntatalon myynti (kiinteistötunnus 285-007-0713-0008 ). - vuokratilojen kunnostamiseen ja vuokraamiseen esitetään varattavaksi 50 000 euron määräraha investointiohjelmaan. - Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annetaan tehtäväksi valmistella tilojen vuokrasopimus. Sopimus on ehdollinen niin, että se tulee voimaan vasta yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttyä korjaustöille määrärahan. Korjaustöiden lisäksi anotaan vuokriin 6 000 euron määräraha. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle, että: - kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistellee Hovinsaaren seurakuntatalon myynnin (kiinteistötunnus 285-007-0713-0008) ja - vuokratilojen kunnostamiseen ja vuokraamiseen esitetään varattavaksi 50 000 euron määräraha investointiohjelmaan. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle valmistelee tilojen vuokrasopimuksen. Sopimus on ehdollinen niin, että se tulee voimaan vasta yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttyä korjaustöille määrärahan. Korjaustöiden lisäksi anotaan vuokriin 6 000 euron määräraha. Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle: - yhteinen kirkkovaltuusto antaa kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Hovinsaaren seurakuntatalon myynnin (kiinteistötunnus 285-007-0713-0008) ja - yhteinen kirkkovaltuusto päättää myöntää vuokratilojen kunnostamiseen ja vuokraamiseen 50 000 euron määrärahan vuoden 2013 investointiohjelmaan. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle tehtäväksi valmistella tilojen vuokrasopimuksen. Sopimus on ehdollinen niin, että se tulee voimaan vasta yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttyä korjaustöille määrärahan. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 18 (29) - yhteinen kirkkovaltuusto antaa kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle yhdessä viranhaltijoiden kanssa valmistella Hovinsaaren seurakuntatalon myynnin (kiinteistötunnus 285-007-0713-0008) ja - yhteinen kirkkovaltuusto päättää myöntää vuokratilojen kunnostamiseen ja vuokraamiseen 50 000 euron määrärahan vuoden 2013 investointiohjelmaan. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti antaa kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle tehtäväksi valmistella tilojen vuokrasopimuksen. Sopimus on ehdollinen niin, että se tulee voimaan vasta yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttyä korjaustöille määrärahan. 129 TOIMISTOJEN YHDISTÄMINEN JA TALOUSTOIMISTON PERUSTAMINEN Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494 Yhteinen kirkkovaltuusto 6.6.2012: Kiinteistö- ja isännöintitoimiston tehtävät siirretään hallinto- ja taloustoimistolle 1.1.2014 alkaen, jolloin kiinteistö- ja isännöintitoimisto lakkautetaan seurakuntayhtymän siirtyessä kirkon palvelukeskuksen Kipan asiakkaaksi syksyllä 2013. Seurakuntayhtymän viestintätoimiston vastuulle jäävät työtehtävät siirretään keskusrekisterille/kotkan seurakuntatoimistolle 1.8.2013 alkaen myöhemmin laadittavan viestintäsuunnitelman mukaisesti. Yhteistyötoimikunta 6.5.2013: Toimisto- ja viestintäpalvelujen tehtäväjärjestelyjen yhteydessä on täsmentynyt seurakuntayhtymän ja seurakuntien toimistorakenne seuraavaksi: - Kiinteistö- ja isännöintitoimisto on kirkkovaltuuston päätöksellä lakkautettu. Hallinto- ja taloustoimisto on 1.1.2014 alkaen hallinto- ja kiinteistötoimisto - taloustoimisto perustetaan 1.8.2013 alkaen - viestintätoimiston tehtäviä hoidetaan tällä hetkellä sekä keskusrekisterissä että seurakuntatoimistoissa. Viestintätoimisto lakkaa. Kotkan seurakuntatoimisto ja keskusrekisteri yhdistyvät yhdeksi palvelukokonaisuudeksi, toimisto nimeksi on esitetty Kotkan seurakuntatoimisto ja keskusrekisteri. - Langinkosken ja Kymin seurakuntatoimistojen nimet kuvaavat toimiston palveluja eikä niiden nimien muuttamiselle ole tarvetta. EHDOTUS, työsuojelupäällikkö Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Henkilöstöasiain jaosto 21.5.2013: Yhteistyötoimikunnan kokoukseen jälkeen on esittely tarkentunut. Kymin seurakuntatoimiston kasvatusasiantoimisto esitetään lakkautettavaksi, koska seurakuntatoimiston työntekijät hoitavat toimistopalvelut kokonaisvaltaisesti ilman työalakohtaista tehtäväjakoa. Tehtäväkuvauksiin on kirjattu seuraavat virkanimityksien muutokset: - Palkanlaskijan virkanimike esitetään muutettavaksi 1.1.2014 alkaen, uusi nimike: kiinteistö- ja palkkaasianhoitaja. - viestintäsihteerin nimike esitetään muutettavaksi 1.7.2013 alkaen, uusi nimike toimistosihteeri - hautausasioiden toimistosihteeri nimike esitetään muutettavaksi 1.7.2013 alkaen, uusi nimike hautausasioiden palvelusihteeri EHDOTUS, hallintojohtaja Esitetään yhteiselle kirkkoneuvostolle, hyväksyttäväksi toimistorakenne seuraavaksi: - Hallinto- ja taloustoimisto on 1.1.2014 alkaen hallinto- ja kiinteistötoimisto - taloustoimisto perustetaan 1.8.2013 alkaen - Kotkan seurakuntatoimisto ja keskusrekisteri yhdistyvät 1.7.2013 yhdeksi palvelukokonaisuudeksi, toimisto nimeksi on esitetty Kotkan seurakuntatoimisto ja keskusrekisteri. - Kymin seurakuntatoimiston kasvatusasiantoimisto lakkautetaan 1.7.2013 alkaen
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 19 (29) - Langinkosken ja Kymin seurakuntatoimistojen nimet kuvaavat toimiston palveluja eikä seurakuntatoimistojen nimiä esitetä muutettaviksi. Jaosto esittää lisäksi yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi seuraavat virkanimikemuutokset: - Palkanlaskijan virkanimike esitetään muutettavaksi 1.1.2014 alkaen, uusi nimike: kiinteistö- ja palkkaasianhoitaja. - viestintäsihteerin nimike esitetään muutettavaksi 1.7.2013 alkaen, uusi nimike toimistosihteeri - hautausasioiden toimistosihteeri nimike esitetään muutettavaksi 1.7.2013 alkaen, uusi nimike hautausasioiden palvelusihteeri Jaosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi toimistorakenteen seuraavasti: - Hallinto- ja taloustoimisto on 1.1.2014 alkaen hallinto- ja kiinteistötoimisto - taloustoimisto perustetaan 1.8.2013 alkaen - Kotkan seurakuntatoimisto ja keskusrekisteri yhdistyvät 1.6.2013 yhdeksi palvelukokonaisuudeksi, toimisto nimeksi on esitetty Kotkan seurakuntatoimisto ja keskusrekisteri. - Kymin seurakuntatoimiston kasvatusasiantoimisto lakkautetaan 1.6.2013 alkaen - Langinkosken ja Kymin seurakuntatoimistojen nimet kuvaavat toimiston palveluja eikä seurakuntatoimistojen nimiä esitetä muutettaviksi. Jaosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi seuraavat virkanimikemuutokset: - Palkanlaskijan virkanimike esitetään muutettavaksi 1.1.2014 alkaen, uusi nimike: kiinteistö- ja palkka-asianhoitaja. - viestintäsihteerin nimike esitetään muutettavaksi 1.7.2013 alkaen, uusi nimike toimistosihteeri - hautausasioiden toimistosihteeri nimike esitetään muutettavaksi 1.7.2013 alkaen, uusi nimike hautausasioiden palvelusihteeri Yhteinen kirkkoneuvosto 29.5.2013: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää seurakuntayhtymän ja seurakuntien toimistorakenteen ja virkanimikkeiden muutokset jaoston esittämässä muodossa edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäviksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti seurakuntayhtymän ja seurakuntien toimistorakenteen henkilöstöasiain jaoston esittämässä muodossa. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi virkanimikkeiden muutokset ja esittää ne yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi 130 VIESTINTÄPÄÄLLIKÖN VIRAN LAKKAUTTAMINEN Valmistelija yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen 044 752 9541 Yhteinen kirkkoneuvosto on hyväksynyt 20.2.2013 yhtymän viestinnän tehtäväjärjestelyt: 20.2.2013 45 VIESTINNÄN TEHTÄVÄJÄRJESTELYT VIESTINTÄPÄÄLLIKÖN ELÄKÖITYESSÄ Valmistelija, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen puh. 044 752 9541 Viestintäpäällikkö Tuula Mäkitalo on jättänyt työnantajalle ilmoituksen eläkehakemuksesta ja siihen liittyvän ilmoituksen eläkkeelle jäämisen ajankohdasta 1.4.2013. Toimistokokonaisuuden uusia tehtäväjärjestelyjä ja tehtäväkuvauksia on valmisteltu työpajoissa vuoden 2012 aikana. Tehtäväkuvaukissa on päästy luonnosasteelle, joita on kokeiltu käytännössä tammikuusta 2013 lukien. Lopullisesti tehtävänkuvaukset hyväksyy henkilöstöasiain jaosto sen jälkeen kun niitä on käytännössä kokeiltu ja hiottu toimiviksi. Samalla on ollut valmisteilla seurakuntayhtymän viestinnän kehittäminen. Kotimaa-yhtiöt on valmistanut seurakuntayhtymälle viestinnän kehittämisehdotuksen, jota viestinnän johtaja ja johtoryhmä ovat käyttäneet pohjana viestinnän kehittämissuunnitelman laatimisessa vuoden 2012 aikana. Viestinnän kehittämissuunnitelma on liitteenä. Viestinnän kehittämissuunnitelma lähtee viestinnän aseman määrittelystä seurakuntien strategiassa. Yhtymän stra-
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 20 (29) tegia on vielä valmisteilla, mutta seuraavassa on lyhyesti kuvattu sitä miltä viestinnän strateginen asema kehittämissuunnitelman mukaan tulisi näyttää: Jäsenyyden vahvistaminen liittyy jäsenten kokemaan identiteettiongelmaan kirkon jäsenyydestä. Tämän taas ajatellaan johtuvan heikoista kontakteista kirkon toimintaan. Vahvistamalla kontakteja kirkon toimintaan ajatellaan jäsenyyden vahvistuvan. On ajateltu että viisi laadukasta kohtaamista vuodessa riittäisi pitämään kirkon jäsenen tietoisena identiteetistään ja pysymään kirkon jäsenyydessä. Kokoavan toiminnan, jumalanpalveluselämän, kirkollisten toimitusten sekä vapaaehtoistoiminnan, diakonian ja kasvatustyön välityksellä tulisi suoda laajoille joukoille mahdollisuus kokea kohdatuksi tuleminen ja yhteys kirkon uskoon. Osallistuminen kirkolliseen keskusteluun seurakuntalehden ja verkkoviestinnän avulla on aivan erityisasemassa kirkon toiminnassa siksi, että se tavoittaa myös ne, jotka eivät osallistu jumalanpalveluselämään, kirkollisiin toimituksiin, ja joiden elämässä ei ole kosketuskohtia diakoniaan kasvatustyöhön tai vapaaehtoistoimintaan. Siksi viestinnällä on mahdollisuuksia vahvistaa jäsenyyttä myös niiden keskuudessa joille muu toiminta jää vieraaksi. Tässä vaiheessa yhteisen kirkkoneuvoston tulisi kehittämissuunnitelman mukaisesti tehdä seuraavat hallinnolliset päätökset: 1. Viestinnän johtaminen Viestinnän kehittämissuunnitelman mukaisesti vastuu viestinnän johtamisesta on yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalla yhdessä johtoryhmän kanssa. Heidän tehtävänään on suunnitelmassa tarkemmin sovitulla tavalla asettaa viestintään liittyviä tavoitteita ja tehdä sen mukaisia suunnitelmia ja arvioida niiden toteutumista. 2. Viestintätoimisto Toimistokokonaisuuden kehittämishankkeen työpajoissa työstetyn ja kirkkovaltuustolle 8.6.2012 esitellyn toimistosuunnitelman mukaan viestintätoimisto tullaan lakkauttamaan ja viestintäsihteeri ja verkkoviestintäsuunnittelija siirtyvät yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan alaisuuteen Kotkan seurakuntatoimisto ja keskusrekisteri - nimiseen palvelutoimistoon. Toimistopalvelujen kehittämishankkeen ollessa vielä kesken toimistopalvelujen toimistot määritellään tarkemmin kevään kuluessa. 3. Viestintäpäällikön virka Viestintäsuunnitelman mukaisesti viestintäpäällikön virka jätetään tässä vaiheessa täyttämättä. 4. Viestintäpäällikön nykyisten tehtävien seulonta ja jakaminen Toimistopalvelujen kehittämishankkeen yhteydessä valmistellun suunnitelman mukaisesti viestintäpäällikölle kuuluneet tehtävät jaetaan ostopalveluna ostettavalle palveluntuottajalle, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalle, Osviitan päätoimittajalle ja viestintätoimiston työntekijöille. a) Ostopalveluna ostetaan erillisen sopimuksen mukaan Osviitan toimitussihteerin tehtävistä seuraavat tehtävät: sisältösuunnitelman tekeminen yhdessä viestinnän toimikunnan kanssa, kirjoitustehtävien antaminen, juttujen vastaanottaminen ja stilisointi, layoutin tekeminen yhdessä viestintäsihteerin kanssa sekä oikoluku yhdessä viestintäsihteerin kanssa b) Kymin kirkkoherra Juha Tanska kutsutaan Osviitan päätoimittajaksi. c) Verkkoviestinnän vastaavaksi toimittajaksi kutsutaan myöhemmin yksilöitävä yhtymän viran-haltija. d) Yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja hoitaa viestinnän hallinnolliset ja esimiestehtävät sekä muut viestintäpäällikön tehtävät. e) Viestintäsihteeri hoitaa Osviitan toimitussihteerin tehtävät ja verkkoviestintäsuunnittelija hoitaa verkkoviestintäsihteerin tehtävät niin kuin niistä erikseen tehtävänkuvauksissa määrätään. 5. Kohdentaminen Viestinnän kohdentamiseen otetaan kantaa yhtymän strategian viestintää koskevassa osassa. 6. Viestinnän toimikunta Viestinnän toimikunnankokoonpanoon tehdään seuraava muutos ja täydennys: 1) kokouksissa esittelijänä toimii viestintäpäällikön sijasta yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja 2) Toimi-kuntaan kuuluu viranhaltijoina osviitan päätoimittaja ja verkkoviestinnän toimittaja. Toimikuntaan tulisi valita seurakuntalehtiviestinnän osaajia ja verkkoviestinnän osaajia sekä siinä aktiivisesti palautteen antajina toimivia. Toimikunta jakaantuu Osviitan toimittamisen ja verkko-viestinnän työryhmiin, joita voivat johtaa viranhaltijajäsenet. Yhteinen kirkkoneuvosto ottaa viestinnän kehittämissuunnitelman huomioon valitessaan viestinnän toimikunnan jäseniä vuosille 2013 2014. EHDOTUS, YHTEISTEN TYÖALOJEN JA KESKUSREKISTERIN JOHTAJA: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä liitteenä olevan viestinnän kehittämissuunnitelman ja siihen liittyen päättää että: 1. Viestinnän johtamisesta vastaa yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja yhdessä johtoryhmän kanssa suunnitelmassa tarkemmin kuvatulla tavalla