HUKKA II - mistä kyse Riikka Maijala, TtM, YTM, suunnittelija, VSSHP Kehittämispalvelut -yksikkö riikka.maijala@tyks.fi, p. 050 3639 761
Lean terveydenhuollossa Mikrotaso: käytännön toiminnassa tapahtuva johtaminen ja kehittäminen niin, että potilaan hoitoon käytettävää aikaa voidaan lisätä keskeistä on toiminnan kehittäminen gembassa, siellä missä toiminta tapahtuu huomio mm. potilasvirtauksissa, odotusajoissa, varastoinnissa, hoitopäivien vähentämisessä Mesotaso strategisesti tapahtuva toiminta huomio mm. tuloksissa, taloudellisissa päämäärissä, henkilöstön osallistumisessa Makrotaso huomio kansallisissa päämäärissä ja palvelujen maksajissa
Lean implementoinnin osa-alueet: 4p Malli Lean implementoinnin osa-alueet Filosofia (philosophy) Pitkän tähtäimen ajattelu Prosessi Hukan poisto Ihmiset (people) Ongelman ratkaisu (problem solving) Kunnioitus, kasvu, kehitys ja mahdollisuudet tähän Jatkuva parantaminen ja oppiminen Lähde: Dombrowski & Mielke 2014
Hukka (waste, muda) terveydenhuollossa Kaikki, mikä lisää kustannuksia tai vie aikaa antamatta lisäarvoa asiakkaalle Hukka voidaan jakaa: hallinnolliseksi operationaaliseksi kliiniseksi (haittavaikutukset ja komplikaatiot, palveluiden epäasianmukainen käyttö, hoidon koordinoinnin puutteet)
Hukka (waste, muda) terveydenhuollossa 1. Ylituotanto: tehdään liian paljon, liian aikaisin tai varmuuden vuoksi 2. Ylimääräinen varastotila 3. Odottaminen: työ odottaa tekijäänsä tai asiakas palvelua. Asiantuntijaorganisaatiossa tyypillisesti odotetaan päätöksiä, hyväksyntöjä tai tehtävässä tarvittavia lisätetoja asiakkailta tai kollegoilta. 4. Ylimääräinen potilaiden, työntekijän tai materian liike: tiedon lajittelu ja etsiminen, huonon layoutin aiheuttamat pitkät kävelymatkat (potilaat ja henkilökunta) 5. Siirtäminen: tiedon ja tehtävien siirtäminen henkilöltä tai yksiköstä toiseen sen sijaan, että pyrittäisiin minimoimaan tarvittavien henkilöiden määrä per tehtävä. Jos työ vaatii eri osaajien välistä runsasta kommunikaatiota, heidät pitäisi sijoittaa mahd. lähelle toisiaan. 6. Virheet: uudelleen tekemistä aiheuttavat asiakkaan tyytymättömyys palveluun, edellisen työvaiheen toimittama virheellinen tai puutteellinen tieto, keskeytykset, häiriöt, väärinkäsitykset. Virheet aiheuttavat kumuloituvaa vaihtelua työketjussa eteenpäin. 7. Epätarkoituksenmukainen käsittely: saatetaan tehdä ylimääräisiä asioita, joista ei ole kenellekään hyötyä tai tuottaa asiakkaiden tarpeisiin soveltumattomia palveluita 8. Osaamisen alihyödyntäminen
Hukkatunnistin Institute for Healthcare Improvement (IHI) on kehittänyt ja testannut työkalun jolla voi tunnistaa somaattisen vuodenosastopotilaan, päivystyspotilaan ja poliklinikkapotilaan kliinisessä hoidossa olevia hukkatekijöitä Osastomoduuli Hoitokäytännötmoduuli Potilasmoduuli Diagnostiikkamoduuli Hoitomenetelmätmoduuli Poliklinikkamoduuli
Hukka II Toteutettiin vuoden 2015 aikana Hanke oli osa VSSHP:n kehittämispalvelut- yksikön sairaalan sisäisten prosessien kehittäminen ja näyttöön perustuvat käytännöt prosessia Tavoitteena oli testata mukana olevien yksiköiden toimintaympäristössä avohoidon hukan tunnistamiseen kehitettyä Hukkatunnistin -työkalua ja kehittää toimintaa havaittujen hukkien poistamiseksi
Osallistujaorganisaatio Tyks, toimialue 4 Tyks, toimialue 6 Tyks, toimialue 4 Tyks Salon aluesairaala Tyks Vakka-Suomen sairaala Uudenkaupungin yhteistoiminta-alueen terveystoimi Kaarinan terveyskeskus Turun kaupunki, Runosmäen terveysasema Vastaanotto/poliklinikka neurologian poliklinikat syöpäpoliklinikka neurokirurgian poliklinikka haavanhoitopoliklinikka kaikki poliklinikat äitiysneuvola ja perhesuunnittelu, lastenneuvola, opiskelija- ja kouluterveydenhuolto, aikuisneuvola, hyvinvointineuvola, neuvolan perhetyö avosairaanhoidon kaikki vastaanotot avosairaanhoidon kaikki vastaanotot
Hukka II Vastaanottojen lääkärit ja sairaanhoitajat suorittivat hukka-arvioinnin oman poliklinikan osalta poikkileikkauksena jokaisen vastaanottoajan kohdalla sovittuna päivänä tai päivinä. Kaarinassa ja Runosmäellä myös vastaanottoavustajat suorittivat arvioinnin. Arviointi tapahtui jokaisen vastaanottoajan jälkeen merkitsemällä A4 Excel-muotoiseen Hukkatunnistin-työkaluun hukan esiintyvyys (kyllä/ei), tarkempi erittely hukkaresurssista ja tarvittaessa lyhyt kommentti selkeyttämään havaintoa. Myös puhelut merkittiin vastaanottoajoiksi. Ennen arviointia yhteensä kuusi organisaatiota kahdeksasta teki omaan tarveharkintaan perustuen yhdestä kahteen lisäystä Hukkatunnistimen hukkaresursseihin. Kaikissa Hukkatunnistinmuunnoksissa säilytettiin kuitenkin perustyökalussa olevat hukkaresurssit.
Hukka II, tuloksia Yhteensä kaikissa hankkeeseen osallistuneissa organisaatioissa hukka-arviointi suoritettiin lääkärien, hoitajien ja vastaanottoavustajien toimesta 2525 asiakaskontaktin yhteydessä. Tämä luku sisältää puhelinkontaktit.
Hukka II, tuloksia Hukkaa havaittiin olevan perusterveydenhuollon lääkäreiden ja hoitajien vastaanotoilla 35 66% vaihteluvälin ollessa 0-100 % Terveyskeskusavustajat ja vastaavissa tehtävissä toimivat (pth) arvioivat hukan määräksi 13 36 % vaihteluvälin ollessa 13-46 % Erikoissairaanhoidon vastaanotoilla hukkaa havaittiin olevan 30 91 % Havainnot hukkaresursseista poikkesivat toisistaan, keskeytys kuitenkin suurimpia hukkaresursseja (tähän usein liittyen vastaanoton pituus odotettua pitempi)
Hukka II, tuloksia Tunnistettujen hukkien perusteella organisaatioissa tehtiin kehittämistoimenpiteitä hukan poistamiseksi. Nämä toimenpiteet vaihtelivat organisaatioittain ja sisälsivät sekä nopeasti toteutettavia että projektiluonteista kehittämistä vaativia toimenpiteitä. Lisäksi toimenpiteet voitiin jaotella niihin, jotka olivat arvioinnin suorittaneiden organisaatioiden suoraan itse toteutettavissa. Osaan tehdyistä hukkahavainnoista ei ollut mahdollisuutta suorilla toimenpiteillä vaikuttaa, vaan havainnot välitettiin eteenpäin tiedoksi tahoille, joilla on oikeudet ja mahdollisuudet toimia näiden hukkien vähentämiseksi. Yksi tällainen kaikkia organisaatioita yhdistävä havainto hukkaresurssista oli vialliset tai huonosti toimivat laitteet.
Hukka II, jatko Saadut kokemukset Hukkatunnistin-työkalun käytettävyydestä hukan tunnistamiseen rohkaisevat uusien Hukkatunnistin-työkalujen kehittämiseen. VSSHP:n Kehittämispalvelut-yksikön prosessi kuuden toimintasuunnitelmaan asetettiin vuoden 2016 yhdeksi tavoitteeksi kehittää hallinnollisen hukan tunnistamiseen tarkoitettu Hukkatunnistin-työkalu ja testata tätä valituissa pilottiyksiköissä. VSSHP:n Lean implementointisuunnitelmassa (joryn hyväksymä 27.8.2015) tulos-, toimi- ja palvelualueiden vastuitten ja tehtävien osalta Lean-implementaatiossa 2015 2017 todetaan, että henkilöstön ja johdon jatkuvan parantamisen ajattelua vahvistetaan esimerkiksi hyödyntämällä Hukkatunnistinta hukan tunnistamisessa ja tämän pohjalta korjaavien toimenpiteiden tekemisessä.