eli vinkkejä ylioppilaskunnille kehitysyhteistyöviikon viestintään sosiaalisessa mediassa

eli vinkkejä ylioppilaskunnille kehitysyhteistyöviikon viestintään sosiaalisessa mediassa

Somemarkkinoinnissakin on aloitettava suunnittelusta Oppaan tarkoituksesta ja sisällöstä Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa hyödyntämään tehokkaasti sosiaalista mediaa viestittäessä etenkin opiskelijoille vuotuisen kehitysyhteistyön teemaviikon (kehyviikko) teemoista ja tapahtumista. Opas tarjoaa vinkkejä ja tukea niin kokeneemmille kuin vähemmän kokeneille somettajille. Somemarkkinoinnissakin on aloitettava suunnittelusta: millaista viestiä halutaan välittää ja mihin viestinnällä tähdätään. Sisältöä suunnitellessa on hyvä pitää mielessä, kenelle se on ensisijaisesti suunnattu, ja millä kanavilla sitä jakaa. Myös eri viestintäkanavien käyttötapoja on hyvä miettiä etukäteen. Tämän oppaan ensimmäinen osio tarjoaa tukea suunnitteluprosessiin. Seuraavaksi opas kokoaa yhteen tehokkaan someviestinnän avainasioita. Kuinka saada näkyvyyttä kehyviikolla sosiaalisessa mediassa, ja kuinka sosiaalinen media linkittyy osaksi muuta kehyviikon viestintää? Opas esittelee myös kolme tämän hetken johtavaa sosiaalisen median viestintäkanavaa, Facebookin, Twitterin ja Instagramin, ja kuinka hyödyntää niitä kehyviikkoviestinnässä. Lopuksi opas kokoaa käytännön muistilistan ja aikataulusuunnitelman kehyviikon somekampanjan toteuttamisen tueksi. Somemaailma muuttuu alati ja nopeasti, joten uusimpien trendien mukana pysymiseksi kannattaa seurata aktiivisesti somen kehitystä. Tämä opas on toteutettu osana Suomen ylioppilaskuntien liiton (SYL) ja ylioppilaskuntien yhteistä kehitysyhteistyöviikkohanketta. Teemaviikko on osa Suomen ylioppilaskuntien liiton tekemää kehitysyhteistyötä, joka koostuu omien hankkeiden hallinnoinnista sekä kotimaan globaalikasvatusja tiedotustoiminnasta. Hanke saa ulkoasianministeriön viestintä- ja globaalikasvatustukea. 3

Hyvä suunnittelu ennen toteutusta Rekrytoikaa kehyviikolle paikalliset somevastaavat ja suunnitelkaa kehyviikon somemarkkinointia yhdessä tiiminä alusta lähtien. Huomioittehan, että kehyviikkotiedotuksen tulee aina seurata yo-kunnan viestintälinjaa ja pelisääntöjä. Olkaa siis jo kehyviikon someviestinnän suunnitteluvaiheessa tiiviisti yhteyksissä myös oman yo-kuntanne tiedottajan tai viestintävastaavan kanssa. Suunnitelkaa somemarkkinointianne valitsemalla alla olevilta listoilta kolme teidän someviestinnällenne tärkeintä adjektiivia sekä kolme tärkeintä tavoitetta ja kohderyhmää. Top 3 / millaista: kiinnostavaa ammattimaista rentoa napakkaa positiivista hauskaa heittäytyvää Top 3 / tavoitteet: seuraajamäärän kasvattaminen tiedon jakaminen laajemmin tapahtumien näkyvyyden parantaminen yllättävää tunteita herättävää rohkeaa ratkaisukeskeistä ongelmakohtia esille tuovaa Muuta, mitä? vapaaehtoisten löytäminen somenäkyvyyden maksimointi tapahtumakävijämäärän maksimointi Muu, Mikä? Top 3 / kohderyhmä: potentiaaliset tulevat yo-kunnan kehyaktiivit ylioppilaskuntanne opiskelijat laajempi opiskelijayhteisö yliopistoväki laajemmin kehitysyhteistyöaktiivit ja tiedostavat kansalaisaktiivit kansalaisjärjestöt ja muut tapahtumantuottajat median edustajat Muu, mikä? 4

Kanava kohtaa tarkoituksen Kirkastakaa eri tiedotuskanavien käyttötarkoitusta ja tarvetta pohtimalla miten ja millä tiedotuskanavalla viestitte. Alla suuntaviivoja tueksi. Kotisivut Pidempiä asiatekstejä, kuten blogeja tai kehyviikon ohjelma kokonaisuudessaan. Some Osallistaa ja on ajankohtainen. Täällä voit julkaista paljon materiaalia hieman rennommin ja monipuolisesti. Sähköpostilistat Mahdollisuus tavoittaa uusia tahoja henkilökohtaisemmin Painettu materiaali Tavoittaa myös verkon ulkopuolisen yleisön Verkon tapahtumakalenterit Tukevat tapahtumamarkkinointia laajemmalle yleisölle Tiedotteet medialle Mahdollistavat huomattavasti laajemman julkisuuden tavoittamisen Käyttäjänimien käyttäminen luo linkin muihin sosiaalisen median käyttäjiin. Käyttäkää näitä aina ja runsaasti! 5

Vink vink Häshtägit # Häshtägien eli aihetunnusten käyttäminen luo linkin laajempaan sosiaalisen median tilaan ja mahdollistaa tapahtumakohtaisen etsinnän ja seurannan (#kehyviikko). Käyttäkää näitä aina ja runsaasti! Kehyviikosta viestiessä kannattaa hyödyntää seuraavanlaisia hästägejä: 1. #kehyviikko aina! 2. Tapahtuman teemaan liittyvät sanat, kuten #kehitysyhteistyö, #vastuullisuus, #kehitysmaat. 3. Tapahtuman luonteeseen liittyvät häshtägit, kuten #elokuva, #luento. 4. Tapahtuman sijaintiin liittyvät häshtägit: #oulu, yliopistonne, esim. #turunyliopisto. 5. Lisäksi suosittuja / juuri pinnalla olevia häshtägejä, kuten johonkin merkittävään tapahtumaan, kampanjaan tai ilmiöön liittyviä häshtägejä käyttämällä parannat julkaisusi näkyvyyttä. 6. Häshtägit voivat olla myös vain hauskoja tai viestisi informaatiota lisääviä. Huomioikaa häshtägejä käyttäessäsi suomen kielen taivutusmuodot. Esimerkiksi #kehyviikko, #kehyviikko n, #kehyviikko lla, #kehyviikko-asiaa, #kehyviikko on. Käyttäjänimet, osallistavuus Käyttäjänimien käyttäminen luo linkin muihin sosiaalisen median käyttäjiin. Käyttäkää näitä aina ja runsaasti! Huomioikaa ja tulkaa näkyväksi sidosryhmille merkkaamalla heidät käyttäjänimillään julkaisuihisi. Näin pystytte helposti lisäämään myös viestin näkyvyyttä, koska sidosryhmät usein mielellään osallistuvat molemmille osapuolille tärkeän viestin levittämiseen. 6

Kehyviikosta viestiessä kannattaa linkittää julkaisuihin esimerkiksi seuraavanlaisten tahojen käyttäjänimiä: 1. Tapahtuman järjestämiseen osallistuvat tahot, kuten järjestöt 2. Ylioppilaskunta 3. Yliopisto 4. Tapahtumapaikka, kuten @elokuvateatterinnimi, @tapahtumaravintola 5. Luennoitsijat ja muut puhujavieraat 6. Aiheesta mahdollisesti kiinnostuneet toimittajat ja media, kuten @paikallislehti, @paikallisradio. Osallistavuus on ensiarvoisen tärkeää somessa. Julkaisuissa kannattaa rohkeasti kehottaa seuraamaan, jakamaan, tykkäämään ja merkkaamaan (tägäämään). Kysymys- ja kehotusmuotoiset postaukset, kilpailut ja gallupit osallistavat myös seuraajakuntaa, mutta harkitse tarkkaan julkaisuja, jotka vaativat osallistumista. Sometulvassa harva jaksaa osallistua kilpailuihin tai vastata kysymyksiin, joista ei ole tarjolla hulppeaa palkintoa. Myös osallistuminen on tärkeää sosiaalisessa mediassa. Kommentoikaa, jakakaa ja tykätkää kehyviikkotileillä. Vastatkaa aina tilille lähetettyihin kommentteihin, elleivät ne ole asiattomia, jolloin kommenttiin vastaamatta jättäminen on usein paras vaihtoehto. Kommentoikaa, jakakaa ja tykätkää kehyviikkotileillä. 7

Somekanavat & yhteys muuhun verkkoviestintään Sosiaalisen median ja muun viestinnän yhteys on tärkeää. Esimerkiksi kotisivujen materiaalin näkyvyyttä saa lisättyä julkaisemalla somessa linkin sivuille. Linkin lisäksi postaukseen kannattaa liittää lyhyt ja mielenkiintoinen kuvaus linkin sisällöstä, kuten sitaatti blogista tai yhteenveto tapahtumista, ja aiheeseen liittyvä kuva. Uusien kehyviikkotilien avaamisen sijaan voi olla tehokkaampaa hyödyntää jo olemassa olevia tilejä, kuten ylioppilaskunnan sometilejä (Huom. profiilikuvaukseen päivitys esimerkiksi: Ajankohtaista nyt: #kehyviikko ) ja järjestäjätiimin omia henkilökohtaisia profiileja. Huomioikaa julkaisuissa eri somekanavien ominaispiirteet. Lisää ominaispiirteistä myöhemmin tässä oppaassa. Samaa materiaalia voi hyödyntää eri kanavilla, mutta tuokaa myös jotain uutta kullekin kanavalle, koska osa seuraajista voi olla seuraajana usealla kanavallanne. Julkaisuja voi julkaista myös suoraan eri kanavilla, mutta huomaattehan niiden muodon usein muuttuvan tuolloin. Esimerkiksi Instagramista Twitteriin jaetussa julkaisussa kuva välittyy vain linkkinä ja teksti katkeaa ( ) merkkimäärän tultua täyteen. Useimmiten paras vaihtoehto on julkaista sisältöä kullakin kanavalla erikseen ilman suoralinkityksiä eri kanavien välillä. Mainostakaa muita somekanavianne (Twitter, Instagram, Facebook) eri käytössä olevilla kanavillanne. Muistakaa myös lisätä internetsivuillenne linkit kaikille somekanavillenne. Muistakaa myös hyödyntää sähköpostiallekirjoitusta myös sosiaalisen median kanavien mainostamiseen. Mainitse yhteystietojesi lisäksi: XXXn kehyviikon paikalliskoordinaattori, #kehyviikko, www.facebook.com/kehyviikko, www.xxx/kehyviikko.fi, twitter & instagram: @kehyviikkoxxx 8

Näkyvyyttä ja seuraajia Huomioikaa julkaisun ajankohta parantaaksenne sen näkyvyyttä. Miettikää ehtiikö viesti välittyä ajoissa? Onko kyseisenä ajankohtana paljon ihmisiä somessa? Huomioikaa myös aikamääreitä käyttäessäsi (nyt / klo 10, ensi viikolla / 1.1. lähtien) milloin julkaisu todennäköisesti näkyy seuraajille ja muille somekäyttäjille. Miettikää, onko tarpeen viestiä useammalla kielellä. Etenkin julkaisujen pääpointtien kääntäminen parantaa viestin kattavuutta. Kysykää saatteko apua ylioppilaskuntanne kääntäjältä ja huomioikaa yo-kunnan linjaus virallisista kielistä. Esimerkiksi SYL julkaisee mahdollisimman paljon suomen kielen lisäksi myös ruotsiksi ja englanniksi. Voitte lisätä tilien ja julkaisujen näkyvyyttä mainostamalla rahalla. Somemainontaa voi tehdä helposti ja vaikka vain muutamalla eurolla. Mainontaa pystyy kohdistamaan esimerkiksi yliopiston ja ylioppilaskunnan seuraajille tai tietyistä teemoista kiinnostuneille. Facebook-mainonta: Kohdennus: sivustasi tykkäävät henkilöt / sivustasi tykkäävät henkilöt ja heidän kaverinsa / kohdentamsen kautta valitsemasi ihmiset (Muokattavissa mainosten hallinnasta: sijainti, ikä, sukupuoli, kiinnostuksen kohteet) Kokonaisbudjetti Mainonnan kesto Maksutapa/ korttitiedot. Facebook lähettää kuitin mainonnasta sähköpostitse jonkin aikaa kampanjan päätyttyä, Kampanjan etenemistä ja tulosta voi seurata Facebookissa. Seuratkaa muita ja tehkää kehyviikkotilinne näkyväksi tykkäilemällä, jakamalla, kommentoimalla ja kutsumalla. Tuottakaa sisältöä tilille, jotta se saa näkyvyyttä ja on kiinnostava seurattava. 9

Seuranta Seuraamalla mitä somessa tapahtuu voitte hyödyntää muiden julkaisuja omassa someviestinnässä jakamalla, tykkäämällä ja kommentoimalla. Esimerkiksi tagboard.com-palvelulla voitte tarkastella tiettyä häshtägiä usealla somekanavalla (mm. Facebook, Twitter ja Instagram) samanaikaisesti. Facebook ja Twitter tarjoavat omaa tilastodataa ja data-analyysia. www.facebook.com/sivusinimi/insights/, https://analytics.twitter. com/user/käyttäjätunnuksesi/home Kuvat Videot ja kuvat ovat tärkeitä huomion kiinnittäjiä tekstin lisänä. Kuvituskuvat, meemit ja teksti kuvassa tehostavat viestiä huomattavasti. Verkossa 72 pix/inch on riittävä resoluutio kuvalle. Vähempikin riittää hyvin, jos kuvaa katsellaan vain mobiililla. Kuvankäsittely: Etenkin värien korostaminen, valoisuuden parantaminen, kontrastin lisääminen ja uudelleen rajaukset tekevät kuvalle ihmeitä. Huomioikaa kuvakoon lisäksi sen muodon sopivuus kanavaan. Esimerkiksi Twitter leikkaa feedin (syötteen) kuvanäkymästä korkeutta. Kuvanmuokkaukseen on mobiililla monia ilmaisia sovelluksia (appseja) sekä ohjelmia, kuten Aviary, SplitPic, CropPic jne. Avoimissa tapahtumissa otettuja kuvia, joissa näkyy tunnistettavasti ihmisten kasvoja, saa vapaasti julkaista, jos käyttötarkoitus on ei-kaupallinen. Sosiaalisen median uutisoinnit ja muut uutisoivat verkkojulkaisut lasketaan ei-kaupalliseksi toiminnaksi. Älä kuitenkaan julkaise kuvassa näkyvien ihmisten nimiä luvatta, ellei kyseessä ole tunnistettava julkisuuden henkilö. Kuvaa ei myöskään saa julkaista mikäli kuvassa näkyvä henkilö sen erityisesti kieltää. 10

Voitte hyödyntää videoissa myös taustamusiikkia, kunhan huolehditte tekijänoikeuksista, ks. www.tekijanoikeus.fi-sivut. Helpointa on käyttää sellaista luvallista musiikkia, jonka tekijät ovat antaneet yleiseen käyttöön. Luvallista musiikkia voi etsiä esim. hakusanoilla copyright free music tai katso esim. http://creativecommons.org/legalmusicforvideos. Muistakaa mainita kuvaaja / kuvan tekijä, jos kuva on enemmän kuin esimerkiksi tavanomainen kännykkätaltiointi. Hyödynnettäessä kuva- ja videomateriaalia internetistä huomioikaa käyttöoikeudet. Esimerkiksi Googlella voi rajata haun vapaasti käytettävään (ja muokattavaan) kuvamateriaaliin. Kuva- tai videohakunäkymässä oikeassa yläkulmassa rataskuvake Advanced Search usage rights : free to use or share (or modify) Facebook: Todella monipuolinen ja suosittu. Facebookia voi käyttää oman henkilökohtaisen profiilin lisäksi sivuna, jonka ylläpito tai editointioikeudet omaa. Sivun ylläpitäjä jakaa ylläpito- ja editointioikeudet (sivun roolit). Julkaisujen näkyvyys kertaantuu tykkäyksillä ja jaoilla. Mahdollisuus ladata rajattomasti kuvia ja videoita sekä julkaista tekstiä ja linkkejä. Häshtägejä ja käyttäjänimiä kannattaa käyttää myös Facebookissa. Instagram: Instagram on sisällöltään nuorekas ja rento kanava. Julkaiseminen Instagramiin vain mobiiliappsilla, johon kirjaudutaan käyttäjänimellä ja salasanalla. Muu toiminta mahdollista instagram.com -sivuille kirjautuneena. Mikäli haluaa julkaista kuvia, jotka ovat tietokoneella / kameran muistikortilla kuvat on siirrettävä ensin mobiililaitteelle. Kuvien käsittely Instagramissa on helppoa ja suositeltavaa. Kuvaan voi myös lisätä henkilöitä käyttäjänimillä sekä lisätä kuvan sijainnin. 11

Videon maksimipituus instagramissa on 15 sekuntia. Videon lyhentäminen ja muu muokkaaminen onnistuu Instagramissa. Hyödynnä muiden käyttäjien tuottamaa ig-materiaalia uudelleen jakamalla julkaisuja (regram). Tähän tarvitset erillisen (ilmaisen) appsin, jonka avulla voit kopioida kuvan (ja kuvatekstin). Twitter: Twitterin ominaisuuksia ovat muun muassa asialähtöisyys, vuorovaikutteisuus ja ajantasaisuus. Voit ladata puhelinappsiisi useita tilejä käytettäväksi rinnakkain. Twitter toimii myös tietokoneella. Julkaisujen eli twiittien enimmäispituus on vain 140 merkkiä. Kuva-/videotiedoston liittäminen vie 24 merkkiä. Pitkät linkit voit helposti lyhentää esimerkiksi urly.fi tai tinyurl.com -palvelulla. Häshtägejä ja käyttäjänimiä kannattaa käyttää myös Facebookissa. 12

Kehyviikon viestinnän to-do-lista Hyvissä ajoin tehtävää Suunnitelkaa huolella viestintälinjanne, viestinnän konkreettiset toimet, tehtävänjako ja tehtävien aikataulutus. Tehkää tiiviisti yhteistyötä ylioppilaskuntanne tiedottajien tai viestintävastaavien kanssa ja sopikaa heidän roolistaan kehyviikon viestinnässä. Jakakaa selkeästi tehtävät paikalliskoordinaattorin, somevastaavan/ -vastaavien ja muiden vapaaehtoisten kesken. Mahdollisille uusille sometileille on tärkeää luoda informatiivinen nimi ja käyttäjätunnus. Päivittäkää sometileille yhtenäiset kansi- ja profiilikuvat sekä esittelytekstit. Facebook-sivu/yhteisö esim: OYY Kehitysyhteistyöviikko / OYY Development Cooperation Week Instagram ja twitter esim: @kehyviikkooyy / OYY:n kehitysyhteistyöviikko Esittelyteksti esim: #Kehyviikko XX.XX. XX.XX.20XX. Kehitysyhteistyöviikon teemana Facebookissa: Luokaa suunnittelutiimille suljettu ryhmä ja kutsukaa ryhmään kaikki asianomaiset, kuten SYL:n somekoordinaattori, ylioppilaskuntanne tiedotusvastaava(t). Luokaa avoin sivu (yhteisö) tapahtumaviikolla Jakakaa sivun ylläpito- & editointioikeudet (nimellä facebookystäville, facebookmailiosoitteella muille) Luokaa viikolle yhteinen tapahtuma sivun alle Luokaa tärkeimmille tapahtumille omat tapahtumansa. Miettikää tarkkaan mille tapahtumille fb-tapahtuman luominen on hyödyllistä Houkutelkaa tiimiinne vielä lisää vapaaehtoisia esimerkiksi. Making of -kehyviikkopostauksilla.

Viimeisen parin viikon työt Pohjatyöllä näkyvyyttä Hankkikaa seuraajia olemalla aktiivisia. Levittäkää laajalti kutsuja tapahtumiin. Informoikaa ja herätelkää sidosryhmiänne (henkilökohtaiset sähköpostit ja sähköpostilistat) avuksenne tiedotustyöhön: Pyytäkää apua kutsujen lähettämisessä, seuraamaan, jakamaan, julkaisemaan. Lähettäkää median edustajille tiedote viikosta. Soittakaa perään. Muistakaa mahdollisuuksien mukaan blogitekstit ja niiden jakaminen sekä tapahtumakalenterimerkinnät ja muu ilmaismainonta verkossa. Postatkaa enenevissä määrin somessa tapahtumista ja teemasta. Nostattakaa hypeä! Kerätkää listaa tärkeistä häshtägeistä ja sidosryhmien käyttäjänimistä. Kerätkää ja tallentakaa kuvamateriaali (esim. teemasta ja edellisvuosien tapahtumista) hyödynnettäväksi julkaisuissa, ladatkaa myös kaikki tarvitsemanne appsit ja tallentakaa salasanat muistiin. Kehyviikolla: Kertokaa joka aamu mitä päivän tapahtumakattaukseen kuuluu. Julkaiskaa tulevien tapahtumien lisäksi tapahtumatunnelmia ja hetkiä. Julkaiskaa myös teemaan liittyviä postauksia ja hyödyntäkää puhujien sitaatteja. Luokaa viikolle yhteinen tapahtuma sivun alle Muistakaa kuvittaa julkaisunne. Olkaa vuorovaikutteisia ja pyytäkää tapahtumien osallistujia osallistumaan somessa #kehyviikko-tunnisteella. Viikon jälkeen: Julkaiskaa viikon kuvia ja tunnelmia. Kiittäkää osallistujia ja järjestäjätahoja. Kertokaa viikon onnistumisista, kuten osallistujamääristä. Muistuttakaa ylioppilaskuntanne tulevista kehytapahtumista ja osallistumismahdollisuuksista.

twitter #kehyviikko lähenee. Seuraa meitä täällä, facebookissa @HYY kehitysyhteistyöviikko ja instagramissa @kehyviikkohyy. @ylioppilaskuntasitwittertili facebook instagram #kehyviikko XX. XX.XX.! Osallistu fb-tapahtumaamme linkki, niin tiedät mitä tapahtuu! @ylioppilaskuntasi, #tapahtumapaikkakunta Osallistu, pohdi, koe & inspiroidu! #kehyviikko XX. XX.XX. Ohjelma: linkki #kehitysyhteistyö @ylioppilaskuntasitwittertili @TYY (linkkaa tähän ylioppilaskuntasi) tarjoaa kehitysyhteistyöviikkoasiaa Facebookissa @TYY kehitysyhteistyöviikko, twitterissä @kehyviikkotyy ja instagramissa @kehyviikkotyy. Seuraa ja innostu! Koko viikon ohjelman näet nettisivuiltamme: linkki Tervetuloa osallistumaan! #kehyviikko #kehitysyhteistyö #paikkakunta @yliopistosi #kehyviikko XX XX.XX.XX. Teemana vuoden teema. Lisää aiheesta: linkki + kuva Liity ylioppilaskuntasi kehitysyhteistyön teemaviikon tapahtumaan, niin tiedät missä mennään: linkki + kuva #kehyviikko #jotaintapahtumatarjontaanliittyvää #kehyviikko tulee taas! Ylioppilaskuntien valtakunnallinen kehitysyhteistyöviikko meidänkin kampuksella XX. XX.XX! Viikon teemana vuoden teema. @LYY(linkkaa tähän ylioppilaskuntasi) tarjoaa kehitysyhteistyöviikkoasiaa ja huikean tapahtumakattauksen linkki nettisivuille. Tervetuloa osallistumaan! #kehyviikko #kehitysyhteistyö #paikkakunta @yliopistosi Seuraathan meitä myös muualla somessa (linkkaukset viikon tapahtumaan ja muille sometileille). Oppaan on kirjoittanut Elina Harju