KORKEAKOULUJEN IT-PÄIVÄT Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuksen Carelia-rakennus, Auditorio C2 12.10.2010 OKM:n SALAMA-hanke Asianhallintajärjestelmällä tehoa sähköisiin prosesseihin Tietohallintojohtaja Irma Nieminen OKM
LÄHTÖKOHDAT SÄHKÖISEN HALLINNON KEHITTÄMISELLE Numerotietoja Ministeriö PERUSNELIKKO yhteensä Henkilöstön määrä 350 1 100 Toimipisteitä 2 47 Diaariin rekisteröidään vuodessa - Uutta asiaa 8500-9000 30 300 - Välitoimenpidettä 2500-3000 Päätettyjä avaus- ja välitoimenpiteitä vuodessa 10000-11000 Diaariin rekisteröidyistä asioista valtionavustuksia 70 % 19 750 Perusnelikko: Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) Opetushallitus Museovirasto Taiteen keskustoimikunta
... LÄHTÖKOHDAT SÄHKÖISEN HALLINNON KEHITTÄMISELLE Tuottavuuden lisääminen rakenteelliset muutokset - organisaatiorakenteiden keventäminen ja uudistaminen - hallintotehtäviin nyt sitoutuvien voimavarojen suuntaaminen ydin- ja palvelutehtäviin toiminnalliset muutokset - hallinnollisten prosessien uudistaminen, tehostaminen, yhdenmukaistaminen ja yksinkertaistaminen tietotekniikan käytön tehostaminen - sähköisten prosessien ja palvelujen lisääminen - kerran tallennetun tiedon tehokkaampi käyttö Virkamiesten eläköityminen Irma Nieminen / OKM / 12.10.2010
ASIANHALLINNAN KEHITTÄMINEN Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategia Strateginen linjaus 2: Sähköinen hallinto Hallinnonalalla siirrytään kaikessa hallinnon sisäisessä ja virastojen välisessä toiminnassa yksinomaan sähköiseen asiointiin ja sähköiseen hallintoon. Tämä tarkoittaa sitä, että siirrytään pois rinnakkaisesta paperien avulla tapahtuvasta käsittelystä. Eri toiminnot käydään yksittäin läpi ja kehitetään prosesseja ja tietojärjestelmiä siten, että paperien avulla tapahtuvasta käsittelystä voidaan luopua. Samalla mahdollistetaan sähköinen asiointi kansalaisille ja yhteisöille. Hankekokonaisuus: SÄHKÖINEN ASIANHALLINTA
... ASIANHALLINNAN KEHITTÄMINEN Sähköisen asianhallinnan hankekokonaisuus: aikataulu (tavoite ja toteutuva) 2007 2008 2009 2010 2011 Asianhallinta ja valtionavustukset Hallinnonalan asiankäsittelyn määrittely ja hankinta Sähköiset valtionavustukset ja tukihakemukset Sähköinen allekirjoitus Työryhmien tukijärjestelmä Sähköinen lausuntopyyntöjen ja lausuntojen käsittely Tulosohjausportaalin sovittaminen ja käyttöönotto virastoissa Irma Nieminen / OKM / 12.10.2010
S A L A M A järjestelmän osat Asianhallintajärjestelmä Valtionavustukset Sähköpostiintegraatio Diaari Prosessit TOJ / eams Asiakirjan käsittely Allekirjoitus Työnkulut Koulutuksen järjestämisluvat Sähköinen arkisto Prosessi X Kansallisarkisto VAPA Pysyvästi säilytettävät asiakirjat Sähköinen asiointi ~ Lomakepalvelu Taloushallinto Asiakasrekisteri Vetuma YTJ VTJ
SALAMAN KESKEISET HYÖDYT Sähköisesti sisään - sähköisesti ulos Asiakas Paperi Sähköposti Asianhallinta Asiointialusta Asiat saatetaan vireille sähköisesti, käsitellään sähköisesti ja päätökset / kirjeet toimitetaan ulos sähköisesti. SALAMA ASIANHALLINTA Perustoiminnot Eri prosessit ipost Sähköposti Asianhallinta Asiointialusta Asiakas
HYÖDYT ~ HAASTEET ~ OPIT Hallinnonalan ratkaisu: monta organisaatiota iso projektiorganisaatio noin 50 henkilöä "työrukkasia" eri ryhmissä asiantuntemus laajasti käytössä iso oppimisprosessi koko projektiorganisaatiolle muistettava 80/20 -sääntö laaja sitoutuneisuus ja SALAMAn tunnettuus Uudet vaatimukset: SÄHKE-normi uusia SÄHKE-vaatimukset täyttäviä järjestelmiä ei vielä tuotannossa TOJ: ei käytännön kokemusta, ei liian yksityiskohtainen, voidaan ottaa käyttöön ja viimeistellä tarpeen mukaan sortuminen yksityiskohtiin vaarana Irma Nieminen / OKM / 12.10.2010
Uutta tekniikkaa OpenText, SharePoint, Avaintechin sähköinen allekirjoitus kasvupolku tulevaisuuteen SÄHKE-normi haaste toteutukselle järjestelmä tukee toimintaa, monipuolinen ja laaja toiminnallisuus innovaatioita Koko ketju alusta loppuun: laaja kokonaisuus kunnianhimoiset tavoitteet - alusta loppuun sähköinen projektissa monta projektia: perustoiminnallisuus, prosessit, sähköisen asioinnin alusta, lomakkeet tässä tilanteessa ainoa mahdollisuus toteuttaa, paloissa ei olisi saatu rahoitusta oikeiden asioiden tekeminen vahva luottamus pragmaattisuus tulee säilyttää toiminnallinen määrittely tärkeä Irma Nieminen / OKM / 12.10.2010
Toimintatapojen muutos: aika, kattavuus mahdollisuuksia monipuoliseen töiden järjestämiseen organisaation sisällä myös organisaatioiden välillä välivaiheesta välivaiheeseen eteneminen - vaatii aikaa Muutoksia omiin toimintatapoihini monista nykyisistä työvaiheista kokonaan eroon asiakirjoja ei paperilla allekirjoitettavaksi, ei arkistoon pelkkä sähköinen muoto riittää henkilökohtaiseen sähköpostiini ei tule esim. lausuntopyyntöjä yksikköni valmisteltavat asiat löytyvät SALAMAsta asioiden hallinnan tunne lisääntyy, asiat löytyvät yhdestä paikasta - SALAMASTA Irma Nieminen / OKM / 12.10.2010
SALAMA terminologia Asian avaus Asiaryhmä/tehtäväluokka Asiakirja Liitetään (OpenText) Rekisteröinti ASIA Luonnosasiakirja Tehdään Toimenpide Linkitetään (SharePoint) Asiakirja Liitetään (OpenText) Asiakirja lähetetään sähköisesti vastaanottajille Irma Nieminen / OKM / 12.10.2010 Affecto
SALAMA toimenpiteet ja asian tila AVAUSTOIMENPIDE Avattu Asianumero, asia epävirallinen REKISTERÖINTITOIMENPIDE Käsittelijä vastaanottaa työnkulun VÄLITOIMENPITEITÄ esim. lausunnon pyytäminen PÄÄTÖSTOIMENPIDE Vireillä Valmisteilla Valmisteilla Esittelyssä Diaarinumero, asia virallinen, skannatut asiakirjat lopullisia =>OT Työn alla oleva(t) asiakirja(t) linkitetään toimenpiteeseen Valmiit, lopulliset asiakirjat liitetään toimenpiteeseen => OT Lisätty ratkaisupäivä ja allekirjoittajat, työnkulku käynnistyy Päätöstoimenpide tulee näkyviin Valitus, muutos, seuranta -välitoimenpiteitä Ratkaistu Vireillä Asian/tp:n tietoihin EI muutoksia, asiakirjoja voi lisätä toimenpiteisiin Aktivoivat asian vireille LOPETUSTOIMENPIDE AVATTU UUDELLEEN Päättynyt Vireillä Asian käsittely on päättynyt, viralliset asiakirjat lopullisina =>OT Asia palautetaan vireillä olevaksi ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Asia asiakirjoineen on fyysisesti ARKISTOINTITOIMENPIDE Arkistoitu VAPAan siirretty VAPAan, pois SALAMAsta Irma Nieminen / OKM / 12.10.2010 Affecto
K i i t o s irma.nieminen@minedu.fi