KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE

19.2.2014 KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE Sähköinen asiointipalvelu e-vientiasiakirjat www.e-vientiasiakirjat.fi

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 2 (40) Sisällysluettelo Sisällysluettelo 1 Laitevaatimukset... 3 2 Rekisteröidy järjestelmään... 4 3 Kirjaudu järjestelmään... 9 4 Unohtuiko salasana... 9 5 Kirjaudu ulos järjestelmästä... 10 6 Lue tiedotteita... 11 7 Luo alikäyttäjä... 11 8 Muuta käyttäjätietoja... 13 9 Luo alikäyttäjästä pääkäyttäjä tai pääkäyttäjästä alikäyttäjä... 14 10 Poista käyttäjä... 14 11 Vaihda salasana... 14 12 Tarkastele yrityksen tietoja... 15 13 Yritystietojen muuttaminen... 16 14 Hae alkuperätodistusta... 16 15 Hae vahvistusta asiakirjalle... 23 16 Selaa alkuperätodistuksia... 26 17 Tulosta alkuperätodistus... 27 18 Selaa vahvistettavia asiakirjoja... 31 19 Tulosta vahvistettu asiakirja... 33 20 Selaa arkistoituja alkuperätodistuksia... 36 21 Käytä arkistoitua alkuperätodistusta uuden hakemuksen pohjana... 37 22 Selaa arkistoituja vahvistettuja asiakirjoja... 39

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 3 (40) 1 Laitevaatimukset e-vientiasiakirjat palvelun laitevaatimukset Palvelun käyttäminen edellyttää työasemalaitteistolta vähintään alla kuvattua kapasiteettia: Windows XP tai uudempi käyttöjärjestelmä 1 GB muistia Internetselaimista tuettuja ovat Internet Explorer 9 tai uudempi versio, Safari 5, Mozilla Firefox 4 tai uudempi, Google Chrome 8 tai uudempi versio. Näytön suositeltu resoluutio on 1024x786 tai tarkempi. Asiakirjojen tulostamista varten tarvitset väritulostimen, lisäksi asiakirjojen palveluun lisäämistä varten tarvitaan skannauslaite. Tulostusasetuksiksi tulee valita A4, ei kaksipuoleisia, pdf ei skaalausta. Palvelussa käsitellään pdf-muotoisia asiakirjoja. HUOM! Palvelun käyttämistä varten internetselaimessa on sallittava ponnahdusikkunoiden (pop-up) käyttäminen.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 4 (40) 2 Rekisteröidy järjestelmään Asiakkaana haluan rekisteröityä palvelun pääkäyttäjäksi. Rekisteröitynyt pääkäyttäjä voi jatkossa luoda palveluun alikäyttäjiä (ohje sivulla 11). Pääkäyttäjä ja hänen lisäämänsä alikäyttäjät muodostavat ryhmän, jolla on näkymä toistensa hakemuksiin. Suosittelemme, että yrityksellä on yksi pääkäyttäjä. 1. Klikkaa Rekisteröidy tilaajaksi -linkkiä.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 5 (40) 2. Syötä hakijan tiedot, sähköpostiosoite ja salasana. Salasanassa on oltava iso kirjain sekä numero ja sen on oltava vähintään 8 merkin pituinen. Kysymysmerkillä varustetuista kohdista saat lisätietoja ja ohjeita viemällä kursorin merkin päälle.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 6 (40) 3. Syötä yrityksen tiedot tarkasti (y-tunnus oikeassa muodossa), valitse yrityksen kauppakamari ja klikkaa Seuraava-painiketta. Tarvittaessa voit syöttää eri laskutusosoitteen. 4. Mikäli yrityksen laskutusosoite on eri kuin käyntiosoite, valitse Eri laskutusosoite ja täydennä laskutustiedot aukeavaan kenttiin.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 7 (40) 5. Liitä hakemukseen skannattu valtuutusasiakirja tai valitse lähettäväsi sen postitse/sähköpostitse ja hyväksy palvelun käyttöehdot. Klikkaa Seuraava-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 8 (40) 6. Klikkaa Lähetä-painiketta. Postitoimipaikka Kauppakamari Rekisteröintipyyntö tallennetaan järjestelmään. Kun kauppakamarin toimihenkilö on hyväksynyt rekisteröintipyynnön, asiakkaalle lähetetään sähköpostitse rekisteröintivahvistus ja hän pääsee kirjautumaan palveluun.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 9 (40) 3 Kirjaudu järjestelmään Käyttäjänä haluan kirjautua palveluun. 1. Palvelun julkisella etusivulla Sisäänkirjautuminen-kohdassa syötä sähköpostiosoitteesi vasemmanpuoleiseen ja salasanasi oikeanpuoleiseen kenttään. Klikkaa Kirjaudu-painiketta. Käyttäjä kirjataan sisään palveluun. 4 Unohtuiko salasana Unohditko salasanan? 1. Klikkaa sivun oikeassa yläkulmassa olevaa Unohtuiko salasana -linkkiä

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 10 (40) 2. Täytä sähköpostiosoite jolla olet rekisteröitynyt palveluun, tekstivarmennus (neljä numeroinen kirjain- ja numeroyhdistelmä) ja paina Lähetä uusi salasana -linkkiä. Palvelu lähettää sähköpostiisi linkin, jolla avulla pääset vaihtamaan salasanan. 5 Kirjaudu ulos järjestelmästä Käyttäjänä haluan kirjautua ulos palvelusta. 1. Klikkaa sivun oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Käyttäjä kirjataan ulos palvelusta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 11 (40) 6 Lue tiedotteita Asiakkaana haluan lukea palvelun tiedotteita. 1. Palvelun etusivulla navigoi Tiedotteet-sivulle. Sivulla näytetään uusimpien tiedotteiden otsikot. Voit avata tiedotteen klikkaamalla sen otsikkoa. 7 Luo alikäyttäjä Pääkäyttäjänä haluan luoda yritykselleni alikäyttäjän. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asetukset-sivulle.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 12 (40) 2. Klikkaa Luo alikäyttäjä -linkkiä. 3. Täytä alikäyttäjän tiedot ja klikkaa Luo käyttäjä painiketta Käyttäjätunnus ja salasana lähetetään luodulle alikäyttäjälle sähköpostitse ja hän pääsee kirjautumaan palveluun.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 13 (40) 8 Muuta käyttäjätietoja Asiakkaana haluan muuttaa käyttäjätietojani. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asetukset-sivulle. 2. Muuta halutut tiedot ja klikkaa Tallenna-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 14 (40) 9 Luo alikäyttäjästä pääkäyttäjä tai pääkäyttäjästä alikäyttäjä Asiakkaana haluan luoda alikäyttäjästä pääkäyttäjän, tai pääkäyttäjästä alikäyttäjän. Ole yhteydessä kauppakamariin tarvittavien muutosten tekemiseksi. 10 Poista käyttäjä Asiakkaana haluan poistaa käyttäjän. Ole yhteydessä kauppakamariin tarvittavien muutosten tekemiseksi. 11 Vaihda salasana Asiakkaana haluan vaihtaa salasanani. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asetukset-sivulle.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 15 (40) 2. Syötä vanha sekä uusi salasana ja klikkaa Vaihda salasana -painiketta. 12 Tarkastele yrityksen tietoja Asiakkaana haluan tarkastella yritykseni tietoja. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asetukset-sivulle.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 16 (40) 2. Klikkaa Yrityksen tiedot -linkkiä. 13 Yritystietojen muuttaminen Asiakkaana haluan muuttaa yritystietoja (y-tunnus, yrityksen nimi, tms.) Ole yhteydessä kauppakamariin tarvittavien muutosten tekemiseksi. 14 Hae alkuperätodistusta Asiakkaana haluan hakea alkuperätodistusta. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 17 (40) 2. Klikkaa Uusi alkuperätodistus -linkkiä 3. Lähettäjän tiedot on esitäytetty. Muokkaa niitä tarvittaessa ja klikkaa Seuraava-painiketta. Voit liikkua kentästä toiseen klikkaamalla vasemmanpuolesta aktiivista kenttää. Tallenna keskeneräisiin -painikkeesta voit tehdä välitallennuksen tai tallentaa hakemuksen keskeneräiseksi. Keskeneräiset hakemukset löytyvät Asiakirjat välilehdeltä. HUOM! Hakemus täytetään englannin kielellä.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 18 (40) 4. Täytä vastaanottajan tiedot ja klikkaa Seuraava-painiketta. 5. Valitse alkuperämaa ja klikkaa Seuraava-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 19 (40) 6. Valitse halutessasi kuljetustapa ja anna kuljetuksen lisätiedot (ei-pakollisia tietoja) ja klikkaa Seuraava-painiketta. 7. Täytä halutessasi huomautukset (ei-pakollinen tieto) ja klikkaa Seuraava-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 20 (40) 8. Täytä tavaralähetyksen tiedot ja klikkaa Seuraava-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 21 (40) 9. Täytä toimitustiedot ja liitteet (muista painaa liitä) ja klikkaa Seuraava-painiketta. 10. Tarkista hakemuksen tiedot ja klikkaa Hyväksy-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 22 (40) 10. Tarkista hakemuksen tiedot ja klikkaa Lähetä-painiketta. Alkuperätodistushakemus lähetetään hyväksyttäväksi valitulle kauppakamarille.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 23 (40) 15 Hae vahvistusta asiakirjalle Asiakkaana haluan hakea vahvistusta asiakirjalle (mm kauppalasku). 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle. 2. Klikkaa Hae vahvistusta asiakirjalle -linkkiä

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 24 (40) 3. Täytä asiakirjan tiedot, valitse vahvistettava asiakirja (pdf-muodossa) ja klikkaa Liitä-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 25 (40) 4. Klikkaa Lähetä-painiketta. Asiakirja lähetetään valitulle kauppakamarille vahvistettavaksi.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 26 (40) 16 Selaa alkuperätodistuksia Asiakkaana haluan tarkastella käsittelyssä olevia alkuperätodistuksia. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle. 2. Klikkaa Alkuperätodistukset-linkkiä.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 27 (40) Oletuksena näytetään kaikki eri tiloissa olevat alkuperätodistukset. Voit suodattaa listaa valitsemalla haettavien alkuperätodistusten tilan ja klikkaamalla Päivitä-painiketta tai avata alkuperätodistuksen klikkaamalla Näytä-painiketta sen kohdalla. 17 Tulosta alkuperätodistus Asiakkaana haluan tulostaa hyväksytyn alkuperätodistuksen. Huom! Uudet sähköiset alkuperätodistuslomakkeet ovat numeroimattomia ja kaksisivuisia. Lomakkeeseen kuuluu kellanruskea alkuperäiskappale, joka on varustettu kuviopainatuksella (aaltomainen taustakuvio) ja keltainen kuvioimaton jäljennöskappale, jossa merkintä "copy". 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 28 (40) 2. Klikkaa Alkuperätodistukset-linkkiä. 3. Klikkaa Näytä-painiketta tulostettavan alkuperätodistuksen kohdalla.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 29 (40) 4. Klikkaa Tulosta-painiketta 5. Alkuperätodistus avautuu uudelle välilehdelle PDF-formaatissa. Tulosta alkuperätodistus selaimen Tulosta-toiminnolla uusille alkuperätodistuslomakkeille ja sulje välilehti. Uudet sähköiset alkuperätodistuslomakkeet ovat numeroimattomia ja kaksisivuisia. Lomakkeeseen kuuluu kellanruskea alkuperäiskappale, joka on varustettu kuviopainatuksella (aaltomainen taustakuvio) ja keltainen kuvioimaton jäljennöskappale, jossa merkintä "copy".

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 30 (40) 6. Klikkaa Kyllä jos tulostus onnistui. Tämän jälkeen tiedosto siirtyy arkistoihin. Jos tulostus ei onnistunut, klikkaa Ei, niin tulostusnäkymä avataan uudelleen. 7. Mikäli asiakirja ei avaudu uudelle välilehdelle PDF-formaatissa ja palvelu kysyy suoraan Onnistuiko tulostus kyllä/ei, tarkista ovatko ponnahdusikkunat sallittuna ja käyttämäsi Internet-selain suositeltavien selainten listalla. Suositeltavat selaimet löytyvät sivulta kolme Laitevaatimukset. Hyväksy ponnahdusikkunat ja paina Ei. Muussa tapauksessa ota yhteys kauppakamariin.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 31 (40) 18 Selaa vahvistettavia asiakirjoja Asiakkaana haluan tarkastella käsittelyssä olevia vahvistettavia asiakirjoja. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle. 2. Klikkaa Vahvistettavat asiakirjat-linkkiä.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 32 (40) Oletuksena näytetään kaikki eri tiloissa olevat vahvistettavat dokumentit. Voit suodattaa listaa valitsemalla haettavien dokumenttien tilan ja klikkaamalla Päivitä-painiketta tai avata dokumentin klikkaamalla Näytä-painiketta sen kohdalla.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 33 (40) 19 Tulosta vahvistettu asiakirja Asiakkaana haluan tulostaa vahvistetun asiakirjan. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle. 2. Klikkaa Vahvistettavat asiakirjat -linkkiä.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 34 (40) 3. Klikkaa Näytä-painiketta tulostettavan dokumentin kohdalla. 4. Klikkaa Tulosta-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 35 (40) 5. Vahvistettava dokumentti avautuu uudelle välilehdelle PDF-formaatissa. Tulosta dokumentti selaimen Tulosta-toiminnolla ja sulje välilehti. 6. Klikkaa Kyllä jos tulostus onnistui. Tämän jälkeen tiedosto siirtyy arkistoihin. Jos tulostus ei onnistunut, klikkaa Ei, niin tulostusnäkymä avataan uudelleen. 7. Mikäli asiakirja ei avaudu uudelle välilehdelle PDF-formaatissa ja palvelu kysyy suoraan Onnistuiko tulostus kyllä/ei, tarkista ovatko ponnahdusikkunat sallittuna ja käyttämäsi Internet-selain suositeltavien selainten listalla. Suositeltavat selaimet löytyvät sivulta kolme Laitevaatimukset. Hyväksy ponnahdusikkunat ja paina Ei. Muussa tapauksessa ota yhteys kauppakamariin.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 36 (40) 20 Selaa arkistoituja alkuperätodistuksia Asiakkaana haluan tarkastella käsiteltyjä alkuperätodistuksia. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle. 2. Klikkaa Alkuperätodistusarkisto-linkkiä. Oletuksena näytetään arkistoidut alkuperätodistukset kuluvan kuukauden ajalta. Voit hakea arkistoituja alkuperätodistuksia halutulta aikaväliltä täyttämällä päivämääräkentät ja klikkaamalla Päivitä-painiketta.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 37 (40) Voit tarkastella alkuperätodistusta klikkaamalla Esikatsele-painiketta sen kohdalla. 21 Käytä arkistoitua alkuperätodistusta uuden hakemuksen pohjana Asiakkaana haluan tehdä uuden alkuperätodistushakemuksen arkistoidun alkuperätodistuksen tiedoilla. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 38 (40) 2. Klikkaa Alkuperätodistusarkisto-linkkiä. 3. Klikkaa Käytä pohjana -painiketta halutun alkuperätodistuksen kohdalla. Avataan alkuperätodistushakemus, jossa on esitäytettynä samat tiedot, kuin arkistoidussa hakemuksessa. Käyttäjä voi halutessaan muokata tietoja.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 39 (40) 22 Selaa arkistoituja vahvistettuja asiakirjoja Asiakkaana haluan tarkastella käsiteltyjä vahvistettuja asiakirjoja. 1. Palvelun etusivulla navigoi Asiakirjat-sivulle. 2. Klikkaa Vahvistettujen asiakirjojen arkisto -linkkiä.

OY SAMLINK AB KÄYTTÖOHJE YRITYKSILLE 40 (40) Oletuksena näytetään arkistoidut vahvistetut asiakirjat kuluvan kuukauden ajalta. Voit hakea arkistoituja vahvistettuja asiakirjoja halutulta aikaväliltä täyttämällä päivämääräkentät ja klikkaamalla Päivitä-painiketta. Voit tarkastella vahvistettua asiakirjaa klikkaamalla Näytä -painiketta sen kohdalla.