SÄHKÖISEN ASIAN JA ASIAKIRJAN ELINKAAREN HALLINTA TUKEMASSA VALTIOKONSERNIN TUOTTAVUUSOHJELMAA
Perustettu 1994, listattu Nasdaq OMX Helsinki Oy:ssä ToimipaikatSuomessa, Virossa, Slovakiassa, Saksassa, Kiinassa ja Yhdysvalloissa Asiakkaatmaailman johtavia mobiililaitevalmistajia, verkkotoimittajia ja teleoperaattoreita sekä suomalaisia yksityisiä ja julkishallinnon organisaatioita Liikevaihtovuonna 2010 oli 84,9 MEUR ja liikevoitto 5,3 MEUR Henkilöstö noin 1200
YLIVOIMAINEN PÄÄSTÄ-PÄÄHÄN-KÄYTTÖKOKEMUS ONLINE-RATKAISUT PÄÄTELAITTEET INTERNET Älypuhelimet MIDit, tablet-tietokoneet ja muut uudet laitteet Paikka-ja tilannetietoiset sosiaalisiin verkostoihin integroidut palvelut Tietokoneet
Ylivertainen asiakaskohtaaminen tapahtuu monikanavaisesti. Ixonos Business Solutions palvelut Olemme johtava sähköisten palveluratkaisuiden toteuttaja ja kumppani ylivertaisia asiakaskohtaamisia tavoitteleville.
NYKYTILANNE Haluaisin tietää, mitä viraston asiankäsittely kustantaa. Asiakirjat ovat paperilla ja niillä ei ole linkitystä asiaan. Aikaa menee liikaa tiedon hakemiseen. Dokumentteja ei löydy. Meillä on liikaa levynkulmia, jolloin tieto on hajallaan. Eri virastojen tieto on epäyhtenäistä. Meidän toiminta on erilaista kuin muiden yksiköiden ja virastojen, voiko prosesseja yhtenäistää? Miten siirtyä yhtenäiseen järjestelmään?
MISTÄ SISÄLLÖNHALLINTA MUODOSTUU? Tiedonohjaussuunnitelma: määrittelee viraston toiminnan Toiminnan kehittäminen jatkuva prosessi Yleiset vaatimukset ja määräykset Auditoidut palvelut Käytettävyys tutussa käyttäjäympäristössä Asiat ja asiakirjat löytyvät Tallennus ennalta suunnitella tavalla Ei enää hallitsemattomia levynkulmia Asian elinkaaren hallinta: asiointitilistä VALDAn kautta Arkistolaitoksen pysyväissäilytykseen Kansalaisen sähköinen asiointi: asiakastyytyväisyys Monikanavaisuus
SISÄLLÖNHALLINNAN PERUSPILARIT TEHOSTUNEET LIIKETOIMINTAPROSESSIT PARANTUNUT ASIAKASPALVELU Sähköinen asiointi Sähköiset jaetut prosessit Raportointi, statistiikka, analysointi Vaivaton asioiden- ja dokumenttien hallinta SÄHKE2 -sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eams Tietoturva Integraatiot substanssijärjestelmiin
ASIAN ELINKAAREN HALLINTA: ASIOINTITILISTÄ VALDAN KAUTTA ARKISTOLAITOKSEN PYSYVÄISSÄILYTYKSEEN Käsittelyvaiheet eams:sta (toimenpiteet) Siirtotiedosto pysyväissailytykseen Metatiedot Käsittelyprosessin ohjaus Elinkaaren hallinta Organisaation sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eams / TOS SÄHKE2 (Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008) Valtion tietoturva-asetus
VAIVATON TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA EAMS / TOS TOS perustoteutus KA:n pohjilla oleva TOS aineisto: tehtäväluokitukset ja -kuvaukset Valintalistat Vaivaton TOS TOS-aineiston tuonti TOS -mallintaminen Toimenpidemallit Asiakirjamallit Tehtävämallit Prosessimallit Tehtäväluokitus TOSin muodostaminen, kehittäminen ja ylläpito Tehtävät Toimenpiteet Asiakirjat Raportit TOSin siirto tuotantoon TOS välilehti TOS toiminto
VAIVATON KÄYTTÖLIITTYMÄ TOS:N MALLINTAMISEEN - Mahdollisuus käsitellä TOS:ia MS Excel taulukkolaskentaohjelmassa - Tehtäväluokitusten ja tehtävien luonti olemassa olevista pohjista. - Automaattiset SÄHKE2 mukaisuuden tarkistukset - Valintalistojen hallinta Excelissä - Kehitetty suomalaisen arkistonhoidon tarpeisiin
YHTENÄISEN SISÄLLÖNHALLINNAN HYÖDYT VIRASTOILLE Yhtenäinen sisällönhallinta tuo hyödyn kaikille osapuolille: virastoille ja asiakkaille Virastoille yhdenmukaiset tiedonkäsittelyprosessit ja käytännöt Automaattinen ja helppokäyttöinen sisällönhallinta Nopea käyttöönotto Prosessikonversiot nykyisistä järjestelmistä Merkittäviä kustannussäästöjä Laatu / SÄHKE2
VALDA ON OLEMASSA - OLETKO VALMIS? Ixonos Business Solutions on johtava sähköisten palveluratkaisuiden toteuttaja ja kumppani ylivertaisia asiakaskohtaamisia tavoitteleville. Ota yhteyttä! Jari Hakola Ixonos Oyj Puh. 0400 489 299 etunimi.sukunimi@ixonos.com