Muutosjohtamisen ulottuvuudet työympäristöuudistuksessa Ylijohtaja Hannu Luntiala Väestörekisterikeskus
Väestörekisterikeskus (VRK) Perustettu 1969 Toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla Toimitilat Helsingissä ja Kokkolassa Henkilökuntaa noin 120 Vuosibudjetti noin 23M Tulot noin 17M
Väestörekisterikeskuksen perustehtävä Väestörekisterikeskuksen tehtävänä on tuottaa väestötietoja ja varmennepalveluita yhteiskunnan käyttöön. Väestörekisterikeskus edistää toiminnallaan yksityiselämän suojaa ja tietoturvallisuutta. Tietoyhteiskunnan sydän
Väestörekisterikeskuksen arvot Asiakaslähtöisesti kehityksen kärjessä Eettinen toimintatapa ja johtaminen Yhdessä yksilöä arvostaen
Kansallinen palveluarkkitehtuuri / Tietovirasto VM tarvitsee operatiivisen toimijan suurten hankkeitten toteutukseen: Palveluväylä Palvelunäkymät Sähköinen tunnistus Rooli- ja valtuutuspalvelu Palveluarkkitehtuurin toteuttaminen annettu VRK:n tehtäväksi JULK-ICT-Strategian toteuttaminen ehkä Tietovirastolle Viraston perustamista selvitetään kevääseen 2015 asti
Mielikuva Väestörekisterikeskuksesta Positiivinen Neutraali Negatiivinen 2013 53 45 2 2011 67 32 1 2008 66 33 1 2006 75 24 1 2004 71 27 2 2002 46 51 3 2000 42 52 6 1998 45 49 6 1997 60 30 10 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % VRK:n palvelukuvatutkimus / Corporate Image 1997-2008 / Taloustutkimus 2011-2013
VRK:n toimitilahanke Entisen tilan vuokrasopimus päättyi 31.12.2012 Toimitilahanke aloitettiin keväällä 2011, kartoitus jo 2010 Muutoksia sekä toimitiloihin että työskentelytapaan Muutto uusiin tiloihin tammikuu 2013 Kokkolassa aloitetaan syksyllä 2014
Hallinnon linjauksia Toimintamenoissa saatava aikaan säästöjä Toimitilakustannuksissa päästävä alaspäin Tilatehokkuuden enimmäissuositus: 25m2 / hlö Hyödynnettävä ensisijaisesti valtion tiloja Senaatin erityisrooli toimitila-asioissa
Liikkeelle! Päätös kartoituksesta syksy 2010 Yhteistyö Senaatin kanssa alkaa loppuvuosi 2010 Senaatilta esitys kolmesta eri vaihtoehdosta 4/ 2011 Vertailu ja alustava päätös 5/2011 Informaatio henkilöstölle 5/ 2011 Keskustelut VM:n kanssa kevät/kesä 2011 Vuokrasopimus Senaatin kanssa, rahaasiainvaliokunnan käsittely 8.12.2011, VM:n päätös 7.1.2012 Nykyisen vuokrasopimuksen irtisanominen 12/2011
Toimitilamuutos ja sen vaiheistus Työympäristön kehittämisprojekti 1.3. - 31.12.2011 Mukana Senaatti, KVA Arkkitehdit ja Novetos Oy Johdon visio, työympäristöratkaisu, muutoksen läpivienti
Toimitilamuutos ja sen vaiheistus Työympäristön kehittämisprojekti 1.3. - 31.12.2011 Tavoitteet: Tilatehokkuuden parantaminen Työskentely- ja toimintatapojen kehittäminen Tieto- ja viestintätekniikan hyödyntäminen Kestävä kehitys Green Office Hyvän työnantajakuvan säilyttäminen Työympäristö vastaamaan uuden polven osaajien odotuksia
Toimitilamuutos ja sen vaiheistus VRK:n sisäinen projektiryhmä ja ohjausryhmä Senaatti-kiinteistöt Oy:n kanssa yhteinen muutostyöprojektiryhmä sekä yhteinen ohjausryhmä Keväästä 2011 alkaen kuukausittaiset Muuttoinfot, joissa kerrottiin koko henkilöstölle ajankohtaiset asiat ja annettiin tilaisuus kysymyksille ja kommenteille
Henkilöstö mukaan Mistä kaikesta henkilöstö saa päättää? Muuttoinfot kerran kuukaudessa Työpisteen valinnasta äänestys Ideakilpailu Muutosvalmennus: Kohti Uutta
Työpistevaihtoehtojen saamat pisteet asteikolla 1-6 Paras Vaihtoehto 1 (1-solu) Vaihtoehto 2 (2-solu) Huonoin Vaihtoehto 3 (3-solu) Vaihtoehto 4 (4-solu) Vaihtoehto 5 (4-solu teho ) Vaihtoehto 6 (Kentalan ehdotus) 0 20 40 60 80 100 %
Työpöydän säädettävyyden ja seisaallaan työskentelyn tärkeys 35 Kaikki vastaajat (N=73) 30 25 20 15 10 5 0 Ehdottoman tärkeää (tarvitsen voidakseni työskennellä) Melko tärkeää Ei merkitystä (käyttäisin mielelläni)
Ideakilpailun satoa: Vähemmän kokouksia ja parempaa kahvia Ideakilpailu saavutti suuren suosion Toteutettiin sähköisesti Voi osallistua myös nimettömänä Parhaat palkittiin leffalipuin
Tekniset ratkaisut Kunnon kahvikoneet kahvi jauhetaan pavuista espresso, capuccino, latte Kuulokkeet kaikille puhelut ja videoyhteydet omasta työpisteestä Office communicatorin käyttö tutuksi kaikille Älä häiritse - haluan keskittyä tekniikka avuksi viestinnässä Liiketunnistus valaisimiin yleiset ja neuvottelutilat, wc:t Musiikkia tai muuta äänimaisemaa wc-tiloihin Oleskelutiloihin digitaalista maisemaa mukaan Valaistus tunnelman luojana, vaaleat väripinnat Digitaaliset seinätaulut mietelauseita Digitaaliset ovenpielinäytöt neuvottelutilojen ulkopuolelle
Kohti uutta! Tilaisuus koko henkilöstölle Työn merkitys 80 / 40 / 16/ 8/ 50 MARPE Vastuut ja toimenkuvat selkeiksi
MARPE? Meaning Achievement Relationship Positive Thinking Engagement
Hyvä työyhteisö? Hyvä johtaminen Hyvä työskentely Hyvä käytös Hyvä Tahto Jos tahtoa on, kaikki on mahdollista!
Johtamisen tapa VRK:ssa Hyvä esimiestyö jakautuu kuuteen osa-alueeseen: Aseta tavoitteet, luo edellytykset ja seuraa Luota, tue ja valmenna Kuuntele, kiitä ja kannusta Toimi tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti Kehitä ja uudista Ole esimerkkinä
Matematiikkaa, lyhyt oppimäärä Väestörekisterikeskuksen tilat ennen, Helsinki + Kokkola = 6000m2 + 750 m2 = 6750m2 Väestörekisterikeskuksen tilat nyt, Helsinki + Kokkola = 2700 m2 + 750 m2 = 3150 m2 Väestörekisterikeskuksen vuokramenot ennen, Helsinki + Kokkola = 1, 5 M Väestörekisterikeskuksen vuokramenot nyt, Helsinki + Kokkola = 0,8 M Helsingin tilat Senaatin omistuksessa = vuokrat valtiolle
Yhteistyö Senaatin kanssa Ammattilaisen kanssa työ sujuu Yhteistoimintaan kehitettiin hyvä rakenne: ohjausryhmä, toteutus/muutosryhmä ja omat sisäiset ryhmät ja vastuunjaot Tärkeintä on luottamus ja tiedonkulku Senaatin on hyvä tiedostaa toisen osapuolen asema ja osaaminen: Once in a Lifetime
Lessons learnt Kerro tavoite ja realiteetit Perustele! Kuuntele! Etene määrätietoisesti Viesti säännöllisesti ja avoimesti
Kiitos! Kysymyksiä / kommentteja?