PÖYTÄKIRJA Nro 4/2016 Kirkkoneuvosto Päivämäärä KOKOUSTIEDOT Aika 26.4.2016 klo 17 19.58 Paikka OSALLISTUJAT Päätöksentekijät Virastotalo, Linnankatu 12, kirjasto. Miettinen Marko, puheenjohtaja Alasalmi Aila Haverinen Minna-Liisa Heikkilä Juha Heikkinen Setti Immonen Tyyne Kaltiola Pekka Kopperoinen Juuso Patronen Kaija Ruuttunen Tuomo Muut osallistujat Hurskainen Timo, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Ohtonen Auli, vt. talousjohtaja Rissanen Kirsi, sihteeri Rönkä Kaisa, tiedottaja Kutsuttuna asiantuntijana Tuikka Keijo, Osuuskauppa Maakunnan kiinteistöpäällikkö, läsnä :ien 60 64, poistui klo 18.00 Vornanen Juha, kiinteistöpäällikkö, läsnä :ien 60 64, poistui klo 19.15 ALLEKIRJOITUKSET KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Aika ja paikka Allekirjoitukset Puheenjohtaja MARKO MIETTINEN Marko Miettinen 60 82 26.4.2016 Kajaani AILA ALASALMI Aila Alasalmi Sihteeri KIRSI RISSANEN Kirsi Rissanen MINNA-LIISA HAVERINEN Minna-Liisa Haverinen PÖYTÄKIRJA NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka 2. 16.5.2016 klo 9 15 kirkkoherranvirasto Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 29.4. 16.5.2016. Todistaa
ASIALISTA Laatimispäivämäärä Kirkkoneuvosto 26.4.2016 KOKOUSTIEDOT Aika 26.4.2016 klo 17 19.58 Paikka Seurakunnan virastotalo, Linnankatu 12, kirjasto KÄSITELTÄVÄT ASIAT Asia nro Sivu nro 1 Kokouksen avaus 3 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 3 Pöytäkirjantarkastajien valinta 4 4 Työjärjestys 4 5 Keskusseurakuntakodin ratkaisuvaihtoehdot 5 6 Kajaanin seurakunnan tilintarkastuskertomus vuodelta 2015 sekä tili- ja vastuuvapaudesta päättäminen 7 7 Ei julkinen, henkilöstöasia 8 8 Ei julkinen, henkilöstöasia 9 9 Ei julkinen, henkilöstöasia 10 10 Ei julkinen, henkilöstöasia 11 11 Ei julkinen, henkilöstöasia 12 12 Ei julkinen, henkilöstöasia 13 13 Ei julkinen, henkilöstöasia 14 14 Ei julkinen, henkilöstöasia 15 15 Ei julkinen, henkilöstöasia 16 16 Tiedottajan sijaisuus 17 17 Sopimus Vapaaehtoistyo.fi -verkkopalvelusta 19 18 Iltapäiväkerhon maksuperusteet 20 19 Papiston vuosilomat kesällä 2016 21 20 Seurakuntatyön, seurakunnan viraston, kiinteistö-, hautaustoimen ja kurssikeskuksen viran- ja toimenhaltijoiden vuosilomat kesällä 2016 21 21 Ilmoitusasiat 22 22 Oikaisuvaatimusohjeet 23 23 Kokouksen päätös 23 PUHEENJOHTAJA MARKO MIETTINEN Marko Miettinen kirkkoherra
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 2 Kirkkoneuvosto: Miettinen Marko, puheenjohtaja Alasalmi Aila Haverinen Minna-Liisa Heikkilä Juha Heikkinen Setti Immonen Tyyne Kaltiola Pekka Kopperoinen Juuso Patronen Kaija Ruuttunen Tuomo Saukkonen Kari Muut läsnäolijat: Hurskainen Timo, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Ohtonen Auli, vt. talousjohtaja Rissanen Kirsi, sihteeri Rönkä Kaisa, tiedottaja Toppinen Ari, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Kutsuttuna asiantuntijana: Tuikka Keijo, Osuuskauppa Maakunnan kiinteistöpäällikkö Vornanen Juha, kiinteistöpäällikkö Poissa: Saukkonen Kari Toppinen Ari, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 3 60 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja piti alkuhartauden, veisattiin virsi 753:1 4 ja avasi kokouksen. 61 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja: Kokous todetaan laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kirkkoneuvosto: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokoukseen oli kutsuttu myös seurakunnan kiinteistöpäällikkö Juha Vornanen ja Osuuskauppa Maakunnan kiinteistöpäällikkö Keijo Tuikka asiantuntijoiksi pykälän 64 ajaksi.
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 4 62 3 Pöytäkirjantarkastajien valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön 3 luvun 15 :n 1 momentti: Kirkkoneuvoston pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirja tarkastetaan heti tai sen tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä. Jos pöytäkirjantarkastajat ja puheenjohtaja eivät ole yksimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, kirkkoneuvosto tarkastaa pöytäkirjan seuraavassa kokouksessaan. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa ovat Aila Alasalmi ja Minna-Liisa Haverinen. Puheenjohtaja: Kirkkoneuvosto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kirkkoneuvosto: Tämän pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Aila Alasalmi ja Minna-Liisa Haverinen. 63 4 Työjärjestys Puheenjohtaja: Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kirkkoneuvosto: Hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 64 26.04.2016 5 5 Keskusseurakuntakodin ratkaisuvaihtoehdot Kajaanin seurakunnan Keskusseurakuntakoti on tärkeä toimitila koko seurakunnan kannalta. Kiinteistöön on tehty peruskorjaussuunnitelma vuonna 2013. Silloin seurakunnan tilintarkastajat sekä kirkkovaltuutetut totesivat, ettei siinä taloudellisessa tilanteessa ollut mahdollisuutta toteuttaa jo suunniteltua saneerausta. Seurakunnan tämän hetken taloustilanne ei ole kolmen vuoden takaista tilannetta sen parempi. Saneerauksen toteuttaminen merkitsisi edelleen suuren lainan ottamista, mikä kiristäisi seurakunnan resursseja entisestään. Epävarmuus talouden kehityksestä ohjaa joka tapauksessa kaikkia seurakunnan tekemiä pitkävaikutteisia ratkaisuja. Näköpiirissä ei ole tekijöitä, jotka muuttaisivat Kajaanin seurakunnan taloutta ratkaisevasti paremmaksi. Keskusseurakuntakodin investointi on otettu uudelleen talousarvion investointi-suunnitelmaan suunnitelmavuosille 2017 ja 2018. Sen kunnossapitokustannukset ovat nousseet vuosittain ja tekniset laitteet (LVIS) ovat käyttöajan lopussa sekä kiinteistön tasakatto on ollut jatkuvan seurannan alla ja sitä on paikattu. Lisäksi voimassa oleva rakennuslupa umpeutuu 2018. Uudet tiukentuneet kiinteistöjen energiavaatimukset nostavat rakennuskustannuksia, jos nykyiselle rakennusluvalle ei saada lisäaikaa. Uutena vaihtoehtona Keskusseurakuntakodiksi Osuuskauppa Maakunta tarjoaa toimitiloja suunnitteilla olevasta Raatikeskuksesta. Seurakunnan toimitilat olisivat toisessa kerroksessa. Tiloihin pääsee portaita tilojen molemmista päistä sekä hissillä ja autopaikoitustilaa on runsaasti. Tämä olisi varteenotettava vaihtoehto edullisempana ja täysin uutena Keskusseurakuntakotina. Nykyisen Keskusseurakuntakodin tontin realisointia on esitetty sidotuksi rakennushankkeeseen, josta saatavilla tuloilla voitaisiin kattaa osa investoinnista. Osuuskauppa Maakunta olisi valmis laatimaan esisopimuksen rakennushankkeesta seurakunnan kanssa. Lopullinen sitoutuminen hankkeeseen ratkeaisi vasta sitten, kun Raatikeskuksen varsinaiset urakkatarjoukset on saatu. Keskusseurakuntakodin vaihtoehdot liite 1 Osuuskauppa Maakunnan tarjous liite 2 Laskelmia päätöksenteon tueksi liite 3
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 6 Lisätietoja asiasta antavat vt. talousjohtaja Auli Ohtonen, gsm 044 7444 280, sähköposti: auli.ohtonen@evl.fi ja kiinteistöpäällikkö Juha Vornanen, gsm 044 7444 256, sähköposti: juha.vornanen@evl.fi. Vt. talousjohtaja: Kirkkoneuvosto päättää jatkotoimenpiteistä. Kirkkoneuvosto: Päätti, että asiaa valmistellaan seuraaviin tuleviin kokouksiin, päätti, että Keskusseurakuntakodin osalta tehdään rakennekartoitus toukokuun aikana sekä tiedustellaan rakennusliikkeiltä kiinnostusta Keskusseurakuntakodin lunastukseen. Päätti, että ylimääräinen kirkkovaltuuston kokous pidetään tiistaina 21.6.2016. Keijo Tuikka oli kuultavana asiantuntija tämän pykälän aikana ja poistui kokouksesta ennen asian varsinaista käsittelyä kello 18.00. Juha Vornanen oli kuultavana asiantuntijana tämän pykälän ajan ja poistui asian käsittelyn jälkeen kello 19.15.
Kirkkoneuvosto 65 26.04.2016 7 6 Kajaanin seurakunnan tilintarkastuskertomus vuodelta 2015 sekä tili- ja vastuuvapaudesta päättäminen Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 (6.5.2011/1014 v. 2012): Tilintarkastuksesta on annettava kirkkovaltuustolle tai yhteiselle kirkkovaltuustolle kultakin tilikaudelta tarkastuskertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Tarkastuskertomuksessa on myös esitettävä, voidaanko tilinpäätös hyväksyä ja myöntää tilivelvollisille vastuuvapaus. Jos tilintarkastuksessa havaitaan, että hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin säännöksiä tai asianomaisen toimielimen tai viranhaltijan päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, on tarkastuskertomuksessa tehtävä asiasta tilivelvolliseen kohdistuva muistutus. Muistutusta ei voida kohdistaa kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkovaltuuston jäseniin. Kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös sekä tilintarkastuskertomus ja siihen liittyvät asianomaisilta muistutuksen johdosta pyydetyt vastineet ja oma lausuntonsa kirkkovaltuuston tai yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto päättää toimenpiteistä, joihin tarkastuskertomus ja siitä tehdyt muistutukset antavat aihetta. Tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä päätetään myös vastuuvapaudesta tilivelvollisille. Tilintarkastuskertomus vuodelta 2015 liite 4 (jaetaan kokouksessa) Lisätietoja asiasta antaa vt. talousjohtaja Auli Ohtonen gsm 044 7444 280, sähköposti: auli.ohtonen@evl.fi. Vt. talousjohtaja: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se 1) hyväksyy Kajaanin seurakunnan tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2015 sekä 2) päättää tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä. Kirkkoneuvosto: Hyväksyi yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 66 26.04.2016 8 7 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 67 26.04.2016 9 8 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 68 26.04.2016 10 9 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 69 26.04.2016 11 10 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 70 26.04.2016 12 11 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 71 26.04.2016 13 12 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 72 26.04.2016 14 13 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 73 26.04.2016 15 14 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 74 26.04.2016 16 15 Ei julkinen, henkilöstöasia
Kirkkoneuvosto 75 26.04.2016 17 16 Tiedottajan sijaisuus Kirkkoneuvosto julisti 29.3.2016 tiedottajan äitiys- ja vanhempainvapaan viransijaisuuden haettavaksi 13.4.2016 päättyvällä hakuajalla. Hakuilmoitus julkaistiin kokonaisuudessaan Kainuun Sanomissa, Koti-Kajaanissa, Evl.fi ja TE-palveluiden rekrytointisivustolla, seurakunnan internetsivuilla ja kirkkoherranviraston ilmoitustaululla sekä lyhennettynä Kotimaa -lehdessä. Kirkkoneuvosto nimesi haastattelutyöryhmään kirkkoherra Marko Miettisen, Kainuun soten ja Kainuun liiton viestintäpäällikkö Eeva Mäntymäen, kirkkoneuvoston jäsenen Tuomo Ruuttusen ja tiedottaja Kaisa Rönkän. Määräaikaan mennessä hakemuksia saapui yhteensä yksitoista (11). Työryhmä valitsi hakijoiden joukosta haastatteluun seuraavat neljä (4) hakijaa: 1. Markus Kartano 2. Maaria Keskitalo 3. Toni Laajalahti ja 4. Soile Ojalehto. Hakijayhteenveto oheisliitteenä Lisätietoja asiasta antavat kirkkoherra Marko Miettinen puh. (08) 6172 2220, gsm 044 7444 220, sähköposti: marko.miettinen@evl.fi ja tiedottaja Kaisa Rönkä, gsm 044 7444 222, sähköposti: kaisa.ronka@evl.fi. Puheenjohtaja: Haastattelutyöryhmä esittää kirkkoneuvostolle, että tiedottajan äitiys- ja vanhempainvapaan viransijaiseksi valitaan Maaria Keskitalo Helsingistä ja hänen kieltäytymisensä varalle ei valita ketään. Kirkkoneuvosto määrittelee pätevän viransijaisen tehtävän vaativuusryhmään 601 ja peruspalkaksi 2 641,14 ja perehdyttämisjakson tehtävän vaativuusryhmään 503 ja peruspalkaksi 2 416,00. Viransijaisen tulee olla evankelis-luterilaisen kirkon konfirmoitu jäsen ja hänen on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan ennen sijaisuuden vastaanottamista. Sijaisuus on aloitettava toukokuun alussa perehdyttämisjaksolla ja varsinainen viransijaisuus alkaa 15.6.2016.
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 18 Kirkkoneuvosto: Valitsi yksimielisesti tiedottajan äitiys- ja vanhempainvapaan viransijaiseksi Maaria Keskitalon Helsingistä, määritteli pätevän viransijaisen tehtävän vaativuusryhmään 601 ja peruspalkaksi 2 641,14 ja perehdyttämisjakson tehtävän vaativuusryhmään 503 ja peruspalkaksi 2 416,00. Kirkkoneuvosto ei valinnut ketään hänen kieltäytymisensä varalle. Perusteluna Maaria Keskitalon valinnalle on hänen monipuolinen koulutuksensa, viestintäalan kokemus, seurakuntaelämän tuntemus ja henkilökohtainen soveltuvuus. Sijaisuus hänen on aloitettava toukokuun alussa perehdyttämisjaksolla ja varsinainen viransijaisuus alkaa 15.6.2016.
Kirkkoneuvosto 76 26.04.2016 19 17 Sopimus Vapaaehtoistyo.fi -verkkopalvelusta Vuonna 2014 suoritetun piispantarkastuksen yhteydessä Kajaanin seurakuntaa kehotettiin panostamaan seurakunnan vapaaehtoistoimintaan kehittämiseen ja ottamaan vapaaehtoistoiminnan kehittäminen yhteiseksi ja pysyväksi painopisteeksi. Vapaaehtoistoiminnan työryhmä ehdottaa, että vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen käytetään Vapaaehtoistyo.fi -verkkopalvelua. Tänä keväänä toiminnallisen puolen työntekijöille on järjestetty koulutustilaisuuksia verkkopalvelun käyttöönottamiseen liittyen. Vapaaehtoistyo.fi on vapaaehtoistoimintaa internetin kautta välittävä palvelu. Palvelu mahdollistaa sekä avun antamisen että avun pyytämisen. Palvelu myös kokoaa yhteen auttamistyöhön liittyviä organisaatioita paikallisesti ja maan laajuisesti. Seurakunta ottaa Vapaaehtoistyo.fi -sivut käyttöön kahdessa vaiheessa. Aluksi käytössä on Full Size -versio, jonka avulla on muun muassa mahdollista lähettää joukkosähköposteja ja -tekstiviestejä ja Jäsen 360 analysoinnin. Tämän lisäksi hankitaan Paketti 3, joka sisältää paikallisiin rahankeräysten organisoitiin tarkoitetun työkalun. Rahankeräys toteutetaan yhteistyössä paikallisen seurakunnan diakoniatyön kanssa. Kirkkoneuvoston ohjesäännön 4 luku 18 :n 5 kohta: valvoa seurakunnan etua, edustaa seurakuntaa sekä tehdä sen puolesta sopimukset ja muut oikeustoimet; Sopimus Vapaaehtoistyo.fi verkkopalvelusta liite 5 Kuvaus paketeista liite 6 Lisätietoja asiasta antaa kirkkoherra Marko Miettinen puh. (08) 6172 2220, gsm 044 7444 220, sähköposti: marko.miettinen@evl.fi. Puheenjohtaja: Kirkkoneuvosto hyväksyy oheisen liitteen mukaisena toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen Vapaaehtoistyo.fi -verkkopalvelusta Kirkkopalvelut ry:n kanssa. Kirkkoneuvosto: Hyväksyi yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 77 26.04.2016 20 18 Iltapäiväkerhon maksuperusteet Iltapäivätoiminnan maksuperusteet on päivitetty perusopetuslain ja Kajaanin kaupungin sivistyslautakunnan 23.3.2016 määrittelemien maksujen mukaisiksi. Lapsityön tiedote vanhemmille/huoltajille liite 7 Lisätietoja asiasta antaa lapsityönohjaaja Marita Karvinen, puh. 044 7444 239 sähköposti: marita.karvinen@evl.fi. Vt. talousjohtaja: Kirkkoneuvosto hyväksyy koululaisten iltapäivätoiminnan maksuperusteet ja sivistyslautakunnan 23.3.2016 määrittelemät maksut ja päättää, että ne otetaan käyttöön lukukaudella 1.8.2016 31.5.2017. Kirkkoneuvosto: Hyväksyi yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 21 78 19 Papiston vuosilomat kesällä 2016 Kirkkoherra myöntää Kirkkojärjestyksen 6 luvun 8 :n 3 momentin perusteella vuosiloman papistolle. Kirkkojärjestyksen 6 luvun 9 :n mukaan virkavapautta ja vuosilomaa koskevasta kirkkoherran päätöksestä on ilmoitettava kirkkoneuvostolle tai seurakuntaneuvostolle sekä lääninrovastille ja tuomiokapitulille. Lisätietoja asiasta antaa kirkkoherra Marko Miettinen puh. (08) 6172 2220, gsm 044 7444 220, sähköposti: marko.miettinen@evl.fi. Papiston vuosilomat liite 8 Puheenjohtaja: Kirkkoneuvosto päättää merkitä tiedoksi papistolle myönnetyt vuosilomat 1.5. 30.9.2016. Kirkkoneuvosto: Merkitsi tiedoksi. 79 20 Seurakuntatyön, seurakunnan viraston, kiinteistö-, hautaustoimen ja kurssikeskuksen viran- ja toimenhaltijoiden vuosilomat kesällä 2016 Liite 9 Lisätietoja asiasta antaa kirkkoherra Marko Miettinen puh. (08) 6172 2220, gsm 044 7444 220, sähköposti: marko.miettinen@evl.fi. Puheenjohtaja: Kirkkoneuvosto myöntää lomat pidettäviksi esitettyinä ajankohtina ja antaa kirkkoherran, vt. talousjohtajan ja esimiesten tehtäväksi järjestää sijaisuudet Kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen 2014 2016 määräysten sekä myönnettyjen määrärahojen sallimissa rajoissa, jolloin sijaisuudet hoidetaan pääasiassa nykyisellä työvoimalla. Kirkkoneuvosto: Myönsi.
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 22 80 21 Ilmoitusasiat Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin kirjeet: nro 404 pastori Maija Räihän palkattoman virkavapauden myöntämisestä Kajaanin I seurakuntapastorin virasta 1.6.2016 lukien sille ajalle, jona hän hoitaa avoinna olevaa perheneuvojan virkaa, kuitenkin enintään 28.2.2017 saakka. nro 408 viranhoitomääräyksen antamisesta pastori Nuusa Parkkiselle Kajaanin seurakunnan I seurakuntapastorin viran hoitamiseen viransijaisena 1.6.2016 lukien siksi ajaksi, jona varsinainen viranhaltija hoitaa avoinna olevaa perheneuvojan virkaa, enintään 28.2.2017 saakka. Puheenjohtaja: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi ja asianmukaisessa järjestyksessä toteutettavaksi. Kirkkoneuvosto: Merkitsi tiedoksi ja asianmukaisessa järjestyksessä toteutettaviksi.
Kirkkoneuvosto 26.04.2016 23 81 22 Oikaisuvaatimusohjeet Liitettiin pöytäkirjaan. 82 23 Kokouksen päätös Veisattiin virsi 753: 5 ja 6 ja puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.58.