LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 4/2012 SIOMA OY: Adminet muutti tavan toimia TARJOUSLASKENNAN UUDET TUULET Adminetillä tarjoukset tarkemmin PIELAVEDEN SÄHKÖTALO OY: Adminetillä merkittävää ajansäästöä HELPPO TUOTEHAKU ei vaadi koodien muistamista LVI-Bioneerit Oy: Edelläkävijä siirtyi sähköiseen aikaan www.admicom.fi lvis-maailma 1
Pääkirjoitus Pääkirjoitus sisältö palveluksessanne pääkirjoitus 3 Palautteen antamisen sietämätön keveys sioma oy 4 Adminet muutti tavan toimia pielaveden sähkötalo 6 Adminetillä merkittävää ajansäästöä helppo tuotehaku 7 Haku ei vaadi koodien muistamista lvi-bioneerit oy 8 Edelläkävijä siirtyi sähköiseen aikaan adminet-tarjouslaskenta 10 Tarjouslaskennan uudet tuulet suosittelemme ASIAKKAAMME EI ENÄÄ TYÖS- KENTELE VIIKONLOPPUISIN. Tutustu Sioman tarinaan sivulla 4. marianne hautsalo toimitusjohtaja 045 111 1739 sari julkunen asiakastuki: taloushallinto 044 745 4725 anna-maija ijäs asiakastuki: palkanlaskenta 044 091 5374 simo ratilainen aluemyyntipäällikkö Itä- ja Pohjois-Suomi 045 278 1733 katja mäenpää markkinointipäällikkö 044 027 3812 markku myllylä käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 091 5373 jorma santahuhta käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 091 5372 hanne tiilikainen asiakastuki 044 031 1429 antti noronen aluemyyntipäällikkö Länsi-Suomi 044 715 0297 etunimi.sukunimi@admicom.fi Palautteen antamisen sietämätön keveys Jokainen me toivomme työpanoksestamme palautetta, kehittyäksemme entistäkin taitavammiksi. Yrittäjänä ja esimiehenä sitä myös pääsee ja joutuu antamaan palautetta. Kokeneimmat ja osaavimmat käärivät palautteen hampurilaismalliin: positiivinen-sämpylä ja negatiinen-pihvi ja loppuun positiivinen-sämpylä. Toiset antavat korjaavaa palautetta, joka ohjaa toimintatapojen muuttamiseen. Ehkäpä jokunen pomo myös joskus tulee möläyttäneeksi sitä parjaavaa kolautetta. Työpanokseen vaikuttaa tietojen ja taitojen lisäksi tekijän motivaatio. Joku fiksu joskus sanoi, että ei esimies voi motivaatiota tekijän päälle liimata, mutta helpostikin repiä sen pois. Totta varmasti näin. Työntekijän kannalta olennaista onkin, kuinka ja miten usein palautetta työstä annetaan. Palautteellahan yleensä pyritään saamaan työpanos mahdollisimman optimaaliseksi eli tuottavaksi. Se, mikä korjaavan palautteen annosta yleensä tekee haasteellista on, ettei edes esimiehellä ole todelliseen tietoon ja mittaukseen perustuvaa tietoa. Usein on vain tunne siitä, ettei alainen pääse tavoitteisiin, ja alaiselta tuo vähäinenkin tieto voi puuttua kokonaan. Adminet ei tarjoa ainoaa oikeaa keinoa palautteen antoon, mutta Adminetissä on urakoinnin työkaluja palautteen antamisen tueksi: mittareita työn tulosten mittaamiseen. Kun mittarit ovat tarkkoja, tieto ajantasaista ja sekä alaisella että esimiehellä sama tieto, voidaan keskittyä ongelman ratkaisuun korjaavan palautteen asemasta. Adminet tuottaa yritys-, toimiala-, osasto-, toimipiste-, projekti-, esimies-, myyjä- ja asentajatasolla reaaliaikaisen tulosseurannan sekä automaattisesti viikko ja kuukausiraportit eri osapuolille. Raportit perustuvat reaaliaikaiseen kirjanpitoon ja sitä kautta tositteisiin, myynti- ja ostolaskuihin sekä maksettuihin palkkoihin, ja ovat yhtä luotettavia kuin kirjanpito. Kun esimiehellä ja työntekijällä on helposti käytettävissä mittarit joilla työpanosta mitataan, voidaan keskittyä keinoihin joilla työtapoihin ja tulokseen vaikutetaan. Eräällä esimiehelläni oli tapana kiittää työntekijöitä aina viikon lopussa. Hieno tapa, jota itse tulen viljelleeksi liian harvoin. Mielestäni meillä pimeässä pohjolassa ei riittämiin arvosteta kiittämistä ja kehumista. Väittäisin kuitenkin, että kehittymisen kannalta tarpeellista on myös antaa palaute hyvin tehdystä työstä. Toisinaan olisi ihan paikallaan keskittää välillä huomio saavutuksiin, eikä aina vain nähdä asioita, jotka vielä vaativat ponnistelua, oppimista, tehostamista ja muuttamista. Milloin viimeksi Sinä olet kerrannut omat onnistumisesi ja vahvuutesi ja kehunut itseäsi? Entäs työntekijöitäsi? Ja se vaikein kysymys: milloinkas aiot sen tehdä seuraavan kerran? Minä käytän tässä tilaisuutta hyväkseni ja kiitän kaikkia työntekijöitämme, asiakkaitamme ja yhteistyökumppaneitamme kuluneesta vuodesta, saavutetuista tuloksista, annetusta palautteesta ja opituista asioista. Hienosti tehty! Marianne Hautsalo toimitusjohtaja 2 lvis-maailma lvis-maailma 3
Menestystarinat TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää ADMINET MUUTTI TAVAN TOIMIA Adminet muutti Savonlinnassa toimivan sähköurakointiyritys Sioma Oy:n yrityskulttuurin. Nykyään asiat hoidetaan eri järjestyksessä kuin ennen, tehokkaammin ja nopeammin. Petri Valtonen perusti Sioma Oy:n vuonna 1997. Aluksi mukana oli pari asentajaa, mutta hyvän työtilanteen ansiosta yritys alkoi kasvaa muutaman henkilön vuosivauhdilla. Nykyään Sioma työllistää sähköpuolella kolmisenkymmentä asentajaa ja sisaryhtiössä LVI-puolella parisenkymmentä. Toinen osakas, yrityksen myynnistä vastaava Matti Pirttijärvi tuli mukaan toimintaan vuonna 2001 ja siirtyi osakkaaksi 2004. Toimimme noin 150 kilometrin säteellä Savonlinnasta. Teemme kaikenlaista sähköurakointia. Nyt kun alalla on hiljaisempaa, niin tehdään katuvalohommiakin, ennenhän niitä ei tehty, kertoo toimitusjohtaja Petri Valtonen Sioman isoimmat urakat ovat olleet arvoltaan noin 1,5 2,5 miljoonaa euroa. Näihin kuuluvat muun muassa Saimaan ammattikorkeakoulun sähkötyöt Lappeenrannassa, Graanin liikekeskuksen peruskorjaus ja laajennus Mikkelissä ja Savonlinnan keskussairaalan leikkaussalien sähköurakointi. Saavutetut edut: - Sähköiset työtilaukset - Nopea laskutus - Sähköiset tuntikortit ja palkanlaskenta - Yrityskalenteri - Reaaliaikainen kirjanpito ja urakanseuranta Eroon tuplatöistä Ennen Adminettiä Siomalla oli käytössään Ecom, jolla hoidettiin laskutus ja palkanlaskenta erillisellä ohjelmalla. Adminettiin oli tutustuttu jo aiemmin, mutta pari vuotta sitten ajankohta alkoi tuntua oikealta vaihtamiseen. Perimmäinen syy vaihtoon oli halu päästä eroon tuplatöistä. Se oli aika paljon sitä, että sai useita kertoja tehdä saman asian. Ensin tehtiin palkanlaskentaan tunnit ja sitten vielä laskutukseen samat asiat. Sama juttu ostolaskujen pyörittelyn kanssa, manuaalisesti piti syöttää tiedot joka paikkaan. Laskutöitten käsittelyyn meni hirveän paljon enemmän aikaa kuin nyt. Meillä oli periaatteessa kaksi osa-aikaista hoitamassa näitä asioita. Nyt toinen on jäänyt kokonaan pois ja toinen hoitaa myös LVI-puolen tehtäviä, Matti Pirttijärvi kertoo. Adminetin käyttöönotto sujui hyvin, vaikka vaatikin aluksi totuttujen toimintatapojen muuttamista. Vähän takaperoisesti aloitettiin ensin ja oli sellaista sähläämistä. Alussa meidän piti pakottaa itsemme tekemään asiat oikein. Sanotaan että kuukauden päivät meni, niin alkoi olla ihan selvä, miten kannattaa asiat hoitaa, Pirttijärvi kertoo käyttöönotosta. Adminetin käyttöönoton myötä suurin osa asentajista täyttää työtuntinsa sähköisesti. Suhtautuminen uuteen tapaan toimia on ollut positiivinen ja kaikki ovat oppineet ohjelman käytön siitäkin huolimatta, että kiireiden vuoksi aikaa opettamiselle ei ole jäänyt paljon. Ei ole juuri tullut asentajien taholta muutosvastarintaa sähköisistä tuntikorteista. Itse asiassa yllättävän vähän laittoivat vastaan. Tietenkin ne, jotka ovat paljon tietokonetta käyttäneet, mieluummin täyttävätkin tunnit sähköisesti. Päinvastoin tuntuu, että asentajat ovat tyytyväisiä, kun sieltä näkee kaikki omat asiat ja työvuorot sekä saa laittaa lomaehdotuksia, nehän tuntuvat aika tärkeiltä, Valtonen toteaa. Sähköiset työtilaukset tehostaneet toimintaa Asentajat ovat olleet tyytyväisiä, kun Adminetistä näkee kaikki omat asiat. Adminet on tuonut mukanaan muutoksia yrityskulttuuriin ja nopeuttanut toimintoja entiseen verrattuna. Asiat tekee eri järjestyksessä tällä hetkellä. Se on hyvä asia. Ennen työtilauksia ei tarvinnut tehdä kuin vasta silloin kun laskutti, nyt ne joutuu tekemään ennen kuin lähtee työmaalle eli se tehdään jo valmiiksi. Se on auttanut aika paljon ja nopeuttanut laskunkiertoa, kertoo Pirttijärvi. Aluksi se vaati vähän systeemin muuttamista. Jopa minä teen nyt työtilauksen heti, aiemmin minä olin aika huono telitoimistoon ja odotella työn valmistumista. 4 lvis-maailma lvis-maailma 55 kemään niitä, Valtonen naurahtaa, Uudella systeemillä säästyy aikaa ja työmaille menevien tavaroiden seuranta on helpompaa, kun ne tilataan suoraan kohteelle. Siomalla työtilauksia käsittelee viisi eri henkilöä. Adminetin ansiosta kaikki pystyvät seuraamaan reaaliaikaisesti, mitä milloinkin on meneillään. Ennenhän työtilaukset olivat vaan lapulla jossain. Sitä ei toinen tiennyt edes, että mitä on menossa ja kuka asentaja missäkin on käynyt. Se on helpottunut kyllä ihan älyttömästi. Adminetistä näkee nopeasti, kuka työmaalla on viimeksi käynyt, mitä on tehty, mikä on työnkuvaus ja tilaajan yhteystiedot, Valtonen luettelee. Ja tarvikkeiden urakkakohtainen seuranta on nopeuttanut toimintaa huomattavasti. Hyvä kun laskun joutuu kohdistamaan työtilaukselle heti, niin ei tarvitse jälkeenpäin asiaa selvitellä. On helpottanut hirveästi, kun ei tarvitse laskun kanssa kiertää viikkotolkulla etsimässä, kuka sen on tilannut. Laskujen käsittely Adminetillä on selkeästi helpompi. Ennen laskuja kerääntyi pinoon, ja kun oli aikaa, selvitettiin mihin työmaalle tavarat ovat menneet. Siinä vaiheessa kukaan ei enää muistanut asiasta mitään, Pirttijärvi jatkaa. Tarkka seuranta ja ajantasaista tietoa Eri toimintojen tarkka seuranta ja toimistorutiinien automatisoituminen ovat sekä helpottaneet ja nopeuttaneet toimintaa että vähentäneet virheitä. Nyt myös yrityksen tilannetta on helppo seurata reaaliaikaisesti. Kun tunteja ei enää lyödä käsin laskulle, virhelyöntien mahdollisuus on pienentynyt huomattavasti, tai sitähän ei nyt oikeastaan ole. Desimaalin virhe ratkaisee aika paljon joissain asioissa. Tärkeää on myös, että pystymme seuraamaan Savonlinnasta 20 kilometrin päässä Kerimäellä sijaitsevan toimipisteemme tilauksia ja laskutusta. Muutenkin seuranta on reaaliaikaista ja sähköisestä arkistosta laskut löytyvät nopeasti. Aiemmin laskuista löytyi vain arkistonumero ja sitä lähdettiin sitten mapista etsimään, Pirttijärvi toteaa. Minä tykkään yrityskalenterista. Tiedetään aina kysymättä, missä kukin on. On hyvä, että siinä on myös lomaseuranta. Aina kun on mahdollista, merkitään yrityskalenteriin myös asentajien tilaukset, mutta enemmän me käytetään sitä hyväksi omien kokousten ja palaverien suunnittelussa, Valtonen kertoo. Adminetistä saa paljon tietoa yrityksen tilanteesta myös reaaliaikaisten kirjanpidon ja projektinseurannan raporttien muodossa. Adminetissä kirjanpito on reaaliaikaista. Enää ei tarvitse lähettää papereita ti- Samoin urakanseuranta on helppoa. Nyt näemme kerran viikossa, kuinka urakka edistyy. Ennen tuli kerran kuukaudessa muutaman viikon vanhaa tietoa, josta joutui sitten itse laskemaan sen hetkisen tilanteen suurin piirtein, Pirttijärvi kertoo. Raportteja tulee kyllä ihan riittävästi, Valtonen naurahtaa, Kyllä minä välillä katselen niitä, mutta en niin hirveästi. Pirttijärvi taitaa katsella aika paljon. Ei meillä enää ole sitä lauantaityöpäivää. -Petri Valtonen- Kyllä minä ne katson läpi ja myös tulostan itse raportteja. Ihan hyödyllisiä ne ovat. Tämä vastatullut raportti on hyvä, josta pystyy katsomaan laskuttamattomat työtilaukset vastuuhenkilöittäin. Kävin heti kaikki läpi. Minun mielestäni oikein hyviä raportteja, Pirttijärvi virnistää. Työt kuudesta päivästä viiteen Adminetin avulla Siomalla on säästynyt paljon aikaa, kun ohjelma hoitaa asioita automaattisesti ja helpottaa seurantaa ja toimistorutiineja. Minua on ainakin aika paljon helpottanut. Kyllä se selvä säästö on. Näkyyhän se meidän työajassa, että lauantait ovat jääneet kokonaan pois. Siinähän se ajansäästö oikeastaan tulee, jos laskee niitä tunteja, mitä ennen tehtiin lauantaisin tai sunnuntaisin. Ei meillä enää ole sitä lauantaityöpäivää. Voisi sanoa, että kuuden päivän viikosta viiden päivän viikkoon, Valtonen laskeskelee. Yrityksessä ollaan tyytyväisiä, että Adminettiin tulee jatkuvasti uusia, hyödyllisiä ominaisuuksia ja asiakkaan toiveita kuunnellaan. Ohjelma on kyllä hyvä, ja jos jotain kommenttia antaa, niin sitä kehitetään sen mukaan. Päivityksissä tulee oikeasti hyödyllisiä asioita lisää, kun vaan muistaa lukea päivitysuutiset kunnolla. Ohjelma on kehittynyt tosi paljon tänäkin aikana, mitä se on ollut meillä käytössä. On tullut hyödyllisiä uusia juttuja, Pirttijärvi kertoo. Se on hyvä, että meidän toiveita on oikeasti kuunneltu siellä. En minä olisi uskonut, että näin hyvin. Kyllä sieltä kaikki on tullut mitä on pyydetty. Adminetissä on varmasti vielä paljon sellaista, mitä ei osata käyttää hyödyksi. Siitähän se on kiinni, että olemme niin vähän aikaa käyttäneet ohjelmaa, ettemme vielä tiedä kaikkea. Joka päivä oppii uutta, Valtonen summaa.
Menestystarinat TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää Sovellusuutiset TUOTEHAKU ADMINETISSÄ ADMINETILLÄ MERKITTÄVÄÄ AJANSÄÄSTÖÄ Adminetin hakutoiminnot helpottavat ja nopeuttavat oikean tuotteen löytämistä. Yleinen hinnasto Alkuun en tajunnut yhtään sitä ajansäästöä, minkä Adminetillä saavuttaa. -toimitusjohtaja Mika Sisso- Pielaveden Sähkötalo Oy:ssä kyllästyttiin yrityksen toimintojen pyörittämiseen useilla eri ohjelmilla. Nyt kaikki hoituu Adminetillä ja keskittäminen on tehostanut toimintaa merkittävästi. Kaikki toiminnot yhteen järjestelmään Pielaveden Sähkötalon toiminta juontaa juurensa aina 1970-luvun loppuun, kun silloinen Pielasähkö Ky perustettiin. Vuosien varrella yritys on kasvanut ja kehittynyt. Nykyinen Pielaveden Sähkötalo Oy aloitti toimintansa vuonna 1990. Nykyään se työllistää yhteensä kahdeksan henkilöä, joista kaksi on omistajia. Perinteikäs yritys tekee pääasiassa sähköasennuksia, mutta palveluun kuuluu myös sähkösuunnittelu ja toimiston yhteydessä toimii pieni varastomyymälä. Teemme enimmäkseen sähköasennuksia ristiin rastiin, lähinnä Pielavesi-Keitele-Iisalmi -akselilla. Tällä hetkellä töitä riittää ihan hyvin. Suunnittelupuolella on ollut vähän hiljaisempaa ainakin uudiskohteissa, mutta saneerauspuolella on sitten enemmän töitä, kertoo kymmenen vuotta sitten työntekijänä yrityksessä aloittanut, nykyinen toimitusjohtaja Mika Sisso. Pielaveden Sähkötalossa Adminet otettiin käyttöön noin kaksi vuotta sitten. Suurin syy vaihtoon oli, että ennen tarjouslaskenta ja laskutus olivat yhden ohjelman takana, kirjanpito omassa ohjelmassaan. Adminetin myötä kaikki yrityksen toiminnot saatiin samaan ohjelmaan. Enää ei tarvitse käsitellä erikseen kaikkia tositteita. Siinä meni niin paljon aikaa kun joutui eri ohjelmiin näpyttelemään tietoja. Ajansäästö on ollut siinä huomattava. Arvioisin, että saamme noin kaksi päivää kuukaudessa ajansäästöä pelkästään siitä, että kaikki toiminnot ovat samassa ohjelmassa. Laskutus on nopeutunut Adminetin myötä laskutus on muuttunut täsmälliseksi ja ajantasaiseksi. Nykyään asentajien tunnit kirjautuvat työmääräimeltä sähköisesti suoraan palkanlaskentaan ja laskutukseen Nyt tunnit menevät automaattisesti palkanlaskentaan, ennen piti nekin syöttää erikseen. Palkkakortit tulivat asentajilta kahden viikon välein ja laskutus laahasi perässä. Laskutus on nopeutunut huomattavasti, ostolaskut pyörivät hyvin ja ne kirjataan aina kohteelle. Entiseen verrattuna ostolaskujen käsittelystä säästyy tosi paljon aikaa. Ennen jouduttiin syöttämään kaikki käsin. Jos laskulla oli vaikka sata riviä, niin ne oli kaikki sitten käsin kirjattava varastoon. Myös papereista on päästy hyvin pitkälti eroon. Mika kertoo, että Adminetin käyttö on sujunut mukavasti ja ohjelma on helppokäyttöinen. Noin kuukausi sitten aloittanut työntekijä pystyy jo hoitamaan myyntilaskutusta ja tarkastamaan ostolaskuja itsenäisesti Ohjelma on hyvä, selkeä ja nopea oppia. Adminet on tosiaan helppokäyttöinen ja nettikäyttöisyys on hyvä. Jos tulee paniikki jossain, niin ei tarvitse lähteä ajamaan kolmeasataa kilometriä sen takia. Tai kummin sen nyt haluaa ajatella, onko nettikäyttöisyys etu vai huono puoli, itse tulee nimittäin käytettyä Adminettiä paljon myös mökillä, Sisso nauraa. Urakat pyörivät Adminetillä hyvin Pielaveden sähkötalolla on käytössä Adminetin tarjouslaskenta ja siihen ollaan oltu tyytyväisiä. Lisäksi urakoiden seuranta on helpottunut, ja esimerkiksi niihin liittyviä tavaraostoja ja myyntisaamisia pääsee tarkastelemaan helposti. Sisso kehuu Adminetin tarjouslaskentaa helpoksi käyttää ja urakoiden seurantaa nopeaksi ja reaaliaikaiseksi. Urakat pyörivät tässä erittäin hyvin ja niiden raportit ovat hyviä. Esimerkiksi kirjanpidossa Adminet hoitaa automaattisesti tuloutusasteet. Ennen ne piti laskea vielä erikseen, ei Ecomissa ollut sellaista. Siinä oli aivan älytön homma. Samoin näkee tulevan katteen hyvin. Nyt myös kaikki tavarat siirtyvät ostolaskuilta suoraan urakalle. Kun kaikki tieto menee järjestelmään automaattisesti, se on myös reaaliaikaista. Se on erittäin hyvä. Adminetin hinnastot päivittyvät automaattisesti, joten ne ovat jatkuvasti ajan tasalla. Ennen joutui ajamaan itse päivitykset hinnastoihin tukkujen listoista. Jos hinnasto unohtui sähköpostiin, vanhat hinnat saattoivat olla käytössä monta kuukautta. Se vaikutti laskutukseen ja urakkalaskentaan aika oleellisesti, Sisso naurahtaa, Nyt ei tarvitse huolehtia siitä. Pielaveden Sähkötalon toimitusjohtaja Mika Sisso on tyytyväinen Adminettiin. Asentajanruutu säästää aikaa toimistolla Asentajanruutu on käytössä osalla asentajista. Sisson mukaan se on hyvä, koska asentajat voivat itse perustaa asiakkaita, ottaa vastaan työtilauksia, kirjata tavarat suoraan työtilaukselle ja kuitata työn valmiiksi. Myös tuotehakua hän kehuu nopeaksi oppia ja helpoksi käyttää, kun tuotteita voi etsiä muillakin tavoin kuin koodeja syöttämällä ja pitkää listaa selaamalla. Asentajat ovat päässeet hyvin sisälle ohjelmaan. Ei ole ollut vaikeuksia, koska ohjelma on selkeä käyttää. Asentajanruutu on hyvä, kun tietää että työ on valmis sen ilmestyessä laskutettavaksi. Vielä kun täällä toimisi nettiyhteys paremmin myös mokkulalla, saisimme siitä täyden hyödyn irti työmailla. Asentajanruutua käyttävät asentajat syöttävät kaikki kohteelle varastosta menneet tuotteet ja työtunnit Adminettiin, ja ne siirtyvät suoraan laskutukseen. Minä katson täällä toimistolla vielä mahdolliset alennukset ja asia on sitä myöten selvä. Se vähentää paljon työtä toimistolla. Enää ei tarvitse kiikuttaa paperilappuja ja tieto näkyy järjestelmässä saman tien, joten laskutus pysyy ajan tasalla. Jatkuvasti kehittyvä Kun Pielaveden Sähkötalo päätti vaihtaa ohjelmistoa, oli Adminetin valinta selkeä. Admicomin myyjän kanssa ohjelmaa käytiin läpi kattavasti, joten ohjelmisto tuli tutuksi. Alkuun en tosin tajunnut yhtään sitä ajansäästöä, minkä Adminetillä saavuttaa. Tuijotin vain euromäärää ja hinta tuntui aika korkealta, mutta mielestäni saavutettua ajansäästöä ei voi rahalla mitata. Paljonko omalle ajalle laskee arvoa? Yrittäjän ajalle ei usein lasketa hintaa. Se on siinä, paljonko arvostaa omaa aikaa. Itse en enää istu iltaisin toimistolla. Adminet on vastannut odotuksia hyvin. Kiitosta saavat toimiva asiakastuki ja ohjelmiston jatkuva kehittyminen. Adminet ei jää junnaamaan paikoilleen, vaan kehittyy koko ajan. Se on hyvä, koska on myös ohjelmia, jotka eivät kehity olleenkaan. Teemme itse Adminetillä kirjanpidon ja palkanlaskennan, ja niihin liittyen on välillä kysyttävää. Tuki on ollut hyvää ja tiedon on saanut nopeasti kun sitä on tarvinnut. Adminetissä on Yleinen hinnasto, joka on kaikkien asiakkaiden käytettävissä. Yleinen hinnasto käsittää noin 200 000 LVISK-tuotetta. Admicom ylläpitää kaikki tuotehinnaston tiedot: tuotteiden nimet, koodit, EAN-koodit, hinnat ja hintojen päivitykset. Yleisessä hinnastossa on noin 20 toimittajan tuotteet. Oma tuoterekisteri Oma rekisteri muodostuu niistä tuotteista, jotka Adminetin käyttöönotossa luetaan sisään (esimerkiksi Excelistä) sekä niistä tuotteista, joita yritys on Adminetin aikana käyttänyt. Adminet päivittää omaa tuoterekisteriä automaattisesti aina, kun tuotteita ostetaan tai myydään. Siltä osin kuin omassa tuoterekisterissä on yleisessä hinnastossa olevia tuotteita, Adminet ottaa niille automaattisesti ajantasaiset hinnat yleisestä hinnastosta. Oman tuoterekisterin hintoja tarvitsee siis päivittää itse vain, jos siellä on erikoistuotteita. Tuolloin hintojen päivitys onnistuu Excelistä lukemalla. Hakutoiminto Työtilauksissa asentajalla on käytössään tuotehaku, joka kohdistuu oman tuoterekisterin tuotteisiin. Käytännössä asentaja siis hakee tuotteita yleiseen hinnastoon verrattuna niin suppeasta rekisteristä, että pelkän tuoteryhmän syöttämällä saa tyypillisesti ryhmän kaikki tuotteet näytölle näkyviin. Lisäksi tuotteita voi hakea Yleisestä hinnastosta. Oletuksena on aina viimeksi käytetty rekisteri. Tuotehaku tehdään joko numeroilla tai kirjaimilla koodi- ja kuvauskentistä. Haettaessa tuotteita koodikentästä, järjestelmä tuo näkyviin koodeja sitä mukaa, kuin numeroita syöttää. Koodeja voi näytöllä selata hiirellä ja nimi näkyy sille tuotteelle, jonka päällä hiiren kursori on. Adminetin haku toimii siis samantyyppisesti kuin Googlen hakutoiminto. Kun hakusana kirjoitetaan kuvauskenttään, Adminet tekee haun sekä koodista että kuvaus 1 ja 2 -kentistä. Hakutuloksessa näkyvät kaikki hakua vastaavat osumat, olivat ne missä kentässä tahansa. Haun voi tehdä myös usealla tiedon osalla, esimerkiksi voidaan kirjoittaa tuoteryhmä 11 sekä putki ja 300. Tällöin järjestelmä hakee 11-ryhmästä sellaiset tuotteet, joissa esiintyy sana putki ja luku 300 jommassa kummassa kuvauskentistä, eli kaikki 11-ryhmän tuotteet, joissa nämä tiedot esiintyvät. Mikäli tuoteryhmärajausta ei tehdä, tulee hakutulokseksi koko hinnastosta ne tuotteet, joissa esiintyy sana putki ja numero 300. Lue lisää Yleisen hinnaston toimittajista kotisivuiltamme www.admicom.fi/yleinen-hinnasto. 6 lvis-maailma lvis-maailma 7 7
TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää Menestystarinat EDELLÄKÄVIJÄ SIIRTYI SÄHKÖISEEN AIKAKAUTEEN Alan kehityksen kärjessä kulkeva LVI-Bioneerit Oy otti Adminetin käyttöön pari vuotta sitten. Merkittävimmät hyödyt on saatu, kun laskutus, tuntikortit ja arkistointi ovat sähköistyneet ja työpöytien paperipinot pienentyneet. Adminetin asiakaspalvelu toimii kuin junan vessa. Vastaukset tulevat todella nopeasti. -perustaja ja hallituksen puheenjohtaja Simo Leinonen- Vuonna 1977 perustettu LVI-Bioneerit on kasvanut kahden miehen yrityksestä kaikkiaan noin seitsemänkymmentä henkilöä työllistäväksi konserniksi. Perheomisteinen yritys työllistää emoyhtiön puolella noin 40 työntekijää ja Savonlinnassa toimivassa tytäryhtiössä noin 30 henkilöä. Aikoinaan ajat olivat myönteiset kasvulle, joten toiminta on laajentunut merkittävästi alkuvuosista. Meillä on Bioneerien puolella kymmenkunta toimihenkilöä ja loput asentajia. Toimiston puolella työskentelee oma kirjanpitäjä, työnjohtajia ja myyjiä, kertoo vuodesta 1998 asti yrityksessä työskennellyt toimitusjohtaja Mika Leinonen. LVI-Bioneerit tekee kaikenlaisia LVI-alaan liittyviä töitä, pääasiassa urakointia ja huoltotoimintaa. Urakoita yrityksen liikevaihdosta on vähän yli puolet. Adminet otettiin yrityksessä käyttöön pari vuotta sitten, kun vanha ohjelma alkoi tulla kehityskaarensa päähän. Kimmoke vaihtaa järjestelmää oli, että silloinen ohjelma oli ikään kuin kehityskaaren häntäpäässä jo. Uusi ohjelmistoversio olisi vaatinut joka tapauksessa rahallista panostusta. Siinä mielessä katsottiin aika otolliseksi uuteen ohjelmaan siirtymiseen. Adminetin käyttöönoton myötä pääsemme myös vaikuttamaan ohjelmistokehitykseen. Laskutus paljon aiempaa parempi Asentajat ovat olleet tyytyväisiä. Olin yllättynyt, miten nopeasti prosessi hoitui. -toimitusjohtaja Mika Leinonen- Leinosen mukaan Adminet on tuonut mukanaan runsaasti hyviä asioita. Muun muassa laskujen käsittely, sähköinen arkistointi, nettikäyttöisyys ja urakoiden seuranta ovat selkeitä etuja. Meillä oli aiemminkin sähköinen laskujen kierto käytössä, mutta se oli vähän toisenlainen. Laskutus on yrityksessä tärkeä asia ja Adminetissä se toimii paljon aiempaa paremmin. Niinkin simppeli toiminto kuin tavaroiden siirtäminen suoraan ostolaskulta myyntiin on tärkeä. Se on pirun hyvä. Nyt olemme myös päässeet eroon kaikista paperilaskuista. Ja tietysti sähköinen arkistointi ylipäätään on hyvä. Paperit ovat vähentyneet paljon, olen jopa huomannut että tulostuskustannukset ovat pienentyneet merkittävästi. Adminetin nettikäyttöisyys on helpottanut yrittäjän arkea, kun enää ei ole paikasta riippuvainen ja voi vaikka tarkastaa laskuja autosta apukuskin paikalta. Myös urakoiden edistymisestä pysyy jatkuvasti ajan tasalla vain vilkaisemalla reaaliaikaisen tilanteen Adminetistä. Se on hyvä että Adminettiä pystyy käyttämään missä vaan. Sieltä pystyy tarkastamaan, miten eri puolilla tehtävät urakat etenevät. Niiden raportit ovat tosi hyvät, kun ne antavat toteumatietoa. Olen minä joskus ulkomaanreissulla uimaaltaalla laskutkin tarkistellut ja laittanut eteenpäin. Käytössä ei ole ollut ongelmia missään päin. En ole ikinä kokenut sitä sillä tavalla, että olisi jotenkin raskasta tai epämiellyttävää tehdä lomalla töitä. Pakko on melkein sähköpostitkin lukea kerran, pari viikossa. Sähköiset tuntikortit helposti käyttöön Adminetin myötä LVI-Bioneereillä otettiin käyttöön myös sähköiset tuntikortit asentajille. Paperisten tuntikorttien poistuminen on helpottanut palkanlaskentaa ja asentajat ovat suhtautuneet muutokseen positiivisesti. Asentajat ovat olleet tyytyväisiä, sähköisiin tuntikortteihin siirtyminen sujui hyvin. Olin yllättynyt miten nopeasti prosessi hoitui. Osalla asentajista on nykyään käytössään myös kannettava tietokone, jolla voi vastaanottaa töitä, kirjata tarvikkeita ja syöttää työtunnit Adminettiin. Ajan kanssa on tarkoitus levittää käytäntö koko yritykseen, mutta ketään ei aiota painostaa uusiin toimintatapoihin. Kiteellä sijaitsevan LVI-Bioneerit Oy:n toimitusjohtaja Mika Leinonen pitää erityisesti Adminetin nettikäyttöisyydestä, laskutuksen helppoudesta ja sähköisestä arkistoinnista. Ei me ruveta ketään painostamaan, vaan halun pitää lähteä asentajasta itsestään. Vaatiihan se asentajalta opettelua ja halua itse perehtyä sovellukseen. Kaikille tietokoneen käyttäminen ei vain ole niin luontaista, pitää ensin saada varmuus siihen. Järkevää ohjelmistokehitystä LVI-Bioneereilla ollaan oltu erityisen tyytyväisiä siihen, että Adminet kehittyy jatkuvasti ja uusia ominaisuuksia lisätään asiakaspalautteen perusteella. Asiakkaat pääsevät mukaan tuotekehitykseen ja pystyvät vaikuttamaan ohjelmiston toimintoihin. Uudistuksia on tullut tosi paljonkin. Siinä mielessä olen hyvillä mielin, että palautteet on otettu aina vastaan. Äskettäin minulta kysyttiin mielipidettä uuden ominaisuuden kehittämiseen. Ihan hyvä että kysytään ensin ja tehdään vasta sitten, niin ei tarvitse kahteen kertaan tehdä. Vaikka uuden oppiminen ja totutuista toimintatavoista eroon pääseminen vaatii aina aikansa, ollaan yrityksessä hyvällä tiellä. Kokonaisuudessaan olen kokenut käyttöönoton sujuvaksi, mutta prosessi on vielä kesken. Sehän on kuitenkin niin, että kestää aikansa ennen kuin ohjelmasta saadaan tiristettyä kaikki ominaisuudet irti, mutta hyvällä tiellä me tässä ollaan. Tuskinpa kukaan enää haluaisi entiseen palata tai olisi riemussaan jos sanottaisiin, Saavutetut edut: - Helppo ja toimiva laskutus - Sähköiset tuntikortit - Nettikäyttöisyys - Helppo urakoiden seuranta - Sähköinen arkistointi - Vuorovaikutteinen ohjelmistokehitys että nyt otetaan vanha ohjelma takaisin käyttöön. 8 lvis-maailma lvis-maailma 9
Sovellusuutiset Tarjouslaskennan UUDET TUULET Adminetin monipuolinen tarjouslaskenta on saanut vielä lisämausteita helpottamaan urakoitsijan töitä. Päivityksissä sovellukseen on lisätty muun muassa seuraavia uusia ominaisuuksia. Lisätyötarjoukset Tarjoukseen voi nyt tehdä haluamansa määrän lisätyötarjouksia, joista tarjous lähtee asiakkaalle kätevästi sähköpostilla ja jää itselle talteen Adminettiin. Voit tehdä työtilauksen suoraan lisätyötarjouksesta, jolloin tarjouksen hinta siirtyy laskutettavaksi ja työtilaukselle kirjatut tavarat ja työt kustannuksiksi Liitteet Adminetin tarjouslaskentaan on tullut mahdollisuus lisätä liitteitä, joiden hakemistoja asiakas voi itse ylläpitää. Liitteisiin on näppärä laittaa esimerkiksi kaikki kyseiseen tarjoukseen saadut alihankintatarjoukset. Positiot kirjata muistiin käsiteltävänä olevaan positioon liittyviä keskeneräisiä asioita tai muita huomioita. Kun position muistiossa on tekstiä, näkyy siitä merkkinä infokupla. Tarjousta käsitellessäsi saat muistion tekstin näkyviin viemällä hiiren kursorin infokuplan päälle. Positiolle on lisätty Valmisvalinta, jonka ruksimalla tiedät myöhemminkin tarjousta jatkaessasi, että kyseinen positio on jo valmis. Kaikki osatarjoukset yhdessä Adminet mahdollistaa koko LVISKurakkakokonaisuuden tarjoamisen yhdellä tarjouksella. Nyt tarjoukseen voi sisällyttää niin sähkö-, putki-, ilma-, kylmä- ja eristystöitä kuin tarvikkeitakin. Varsinkin saneerauksissa voi olla tarpeen tarjota koko kokonaisuus yhdellä tarjouksella. Tarjouksen johtaessa tilaukseen, Adminet siirtää tarjouksen osat projektinhallintaan eri vaiheille tai laskennassa käytetyille positioille suunnittelun ja toteutuksen pohjaksi. Syöttösivut Syöttösivujen rakenteen ja sisällön voi nyt kurkistaa syöttövaiheessa hiiren oikealla näppäimellä. Tulosteet Kaikki tarjouslaskennan tulosteet voi ottaa myös Exceliin. Alkuperäisten tuotteiden palautus Tarjouksen voi laskea myös käyttämällä vastaavia tuotteita. Alkuperäiset tuotteet voidaan palauttaa tarjoukseen vaikka olisit käyttänyt vastaavia tuotteita tarjousta laskettaessa. Tarjouksen massoittelu Pakettipoiminta ja syöttösivut aukeavat kesken jääneestä kohdasta, vaikka käyt välillä rivitiedoissa katselemassa syötettyjä massoja tai tekemässä siellä jotain muuta. Yksikköhintaluettelo Positioihin voi tehdä muistiinpanoja ja lopulta merkitä ne valmiiksi. Tällä tavalla tarjouksen käsittelyä on helppo jatkaa vaikka viikonlopun jälkeen. Positioiden alle lisättyyn muistioon voi Adminet laskee kaikille paketeille yksikköhinnat antamillasi kertoimilla. iadminet-tarjouslaskenta PÄHKINÄNKUORESSA Tuotteet voidaan poimia pakettipoiminnalla, syöttösivuilla, tuotepoiminnalla tai CAD-aineistosta. Syöttösivuilla voi lisätä ja muokata kohteelle tulevia töitä ja tarvikkeita. Adminet hakee automaattisesti voimassaolevat hinnat lisäämillesi tarvikkeille. Hinnoittelusäännöt voi asettaa tarjous- ja positiokohtaisesti. Hinnoittelun voi tehdä myös työn tuottavuudella. Voitetun tarjouksen voi siirtää suoraan ostotarpeisiin ja resursointiin sekä seurannan pohjaksi. Adminet laskee kaikille paketeille yksikköhinnat antamillasi kertoimilla. 10 lvis-maailma lvis-maailma 11 11
admicom oy vapaudenkatu 8 c 40100 jyväskylä Adminet on nettikäyttöinen LVIS-alalle rakennettu toiminnanohjausjärjestelmä. Adminetistä löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto Ostolaskut Myyntilaskut Reaaliaikainen kirjanpito Rahaliikenne Palkkahallinto Palkanlaskenta Tuntikortit Matkalaskut Lomat ja poissaolot Johdon työkalut Automaattiraportit Sisäinen laskenta Dokumentinhallinta Asiakkuudenhallinta Kalenteri Materiaalihallinta Ostotarpeet ja ostotilaukset Myyntitilaukset Myymälä Varastonhallinta Yleinen hinnasto Viivakoodikeräily Projektinhallinta Asentajanruutu + Asentajan Mobiili Työtilausten laskutus Tarjouslaskenta Projektinhallinta Projektinvalvonta Yleinen hinnasto Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Marianne Hautsalo 045 111 1739 marianne.hautsalo@admicom.fi myynti@admicom.fi -kumppani tuloksen tekemiseen Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva -työkalut tuloksen tekoon Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen Ota yhteyttä arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! 045 111 1739 myynti@admicom.fi www.admicom.fi