Rakennus ja kiinteistöalan lomakepalvelu Sopimuslomake Net www.sopimuslomake.net KÄYTTÖOHJE 1.6.2009 Rakennustieto Oy Sopimusasiakirjat PL 1004 00101 Helsinki Puh. 0207 476 400
SISÄLTÖ YHTEYSTIEDOT PALVELUN KUVAUS ASIAKAS Lisenssiasiakas Rekisteröitynyt käyttäjä Kerta asiakas ASIAKIRJAVALIKOIMA Haku Täytettävät lomakkeet Ladattavat tiedostot Linkki tuotteet Hankekokonaisuudet Asiakirjan tiedot TOIMINNOT Rekisteröityminen Kirjautuminen Unohtuiko salasana Lomakkeiden täyttäminen Lomakkeiden tallentaminen Lomakkeen kopioiminen Lomakkeiden ostaminen Lomakkeen lataaminen omalle koneelle Lomakkeen lähettäminen sähköpostilla Ladattavien tiedostojen ostaminen Linkkituotteiden käyttäminen Saldon ostaminen YRITYS JA KÄYTTÄJÄTIEDOT Käyttäjätiedot Omat kansiot Omat tiedot Yrityksen tiedot Yrityksen lisenssitiedot Yrityksen saldo Yrityksen kansiot Yrityksen käyttäjät Tietoturva 2
YHTEYSTIEDOT Julkaisija Rakennustietosäätiö RTS Rakennustieto Oy Käyntiosoite Runeberginkatu 5, 00100 Helsinki (sisäänkäynti Eteläinen Rautatiekatu 12) Postiosoite PL 1004, 00101 Helsinki Puh. 0207 476 400 (vaihde), fax 0207 476 320 Tilaajapalvelu Helsinki Rakennuskirjakauppa Puh. 0207 476 401, fax 0207 476 340 kirjakauppa@rakennustieto.fi Rakennustieto Kuopio Puh. 0207 476 494, fax 0207 476 345 kuopio@rakennustieto.fi Rakennustieto Lappeenranta Puh. 0207 476 492, fax 0207 476 335 lappeenranta@rakennustieto.fi Rakennustieto Oulu Puh. 0207 476 496, fax 0207 476 336 oulu@rakennustieto.fi Rakennustieto Tampere Puh. 0207 476 497, fax 0207 476 343 tampere@rakennustieto.fi Asiakastuki Asiakastuki auttaa Rakennustiedon digitaalisten tuotteiden asennuksessa, käytössä ja hyödyntämisessä. Puhelinpalvelu arkisin klo 9 16 puh. 0207 476 324, muina aikoina voit lähettää viestisi sähköpostitse osoitteella asiakastuki@rakennustieto.fi. Osoitteenmuutokset (lisenssiasiakkaat) Puh. 0207 476 400 osoitteenmuutokset@rakennustieto.fi Voit myös käyttää palaute lomaketta muutostietojen ilmoittamiseen. 3
PALVELUN KUVAUS Palvelun käyttö ja kuvaus Sopimuslomake Net palvelu sisältää rakennus ja kiinteistöalan yhteisen sopimuskäytännön mukaiset asiakirjat. Helppokäyttöisessä verkkopalvelussa voit täyttää lomakkeita sekä tulostaa niihin liittyviä sopimusehtoja ja tehtäväluetteloita. Keskeisistä asiakirjoista on julkaistu myös käännöksiä. Palvelussa on useita erilaisia käyttötapoja vuosilisenssiasiakas, rekisteröitynyt käyttäjä ja lomakeverkkokauppaasiakas. Lomakkeiden maksamiseen on useita maksuvaihtoehtoja vuosilisenssi, verkkopankkimaksu ja saldo. Käyttäjän tunnistaminen tapahtuu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Palveluun kirjaudutaan osoitteessa www.sopimuslomake.net tai Rakennustiedon verkkopalveluiden sisään kirjautumissivulla www.rakennustieto.fi/kirjautuminen. Asiakirjavalinta tapahtuu palvelun haku toiminnolla tai selaamalla hakemistoja, jotka avautuvat vasemmanpalstan linkeistä: täytettävät lomakkeet, sopimusehdot, tehtäväluettelot, asiakirjamallit ja hankekokonaisuudet. Hankekokonaisuudet hakemistoon on koottu palvelun asiakirjoja hankkeittain. Esimerkkihankkeita ovat Asunto ja liikerakentaminen, Korjausrakentaminen, Suunnittelu, Kiinteistönpito ja asuminen, Pientalon rakennuttaminen ja asunnon remontointi ja Viranomaispalvelut. Asiakirjan tiedot nimi, lomakenumero, kuvaus, hinta, muut erityistiedot ja liittyvät tuotteet on kuvattu asiakirjan tiedot näkymässä. Kuvauksessa kerrotaan lomakkeen käyttötarkoitus. Täytetyt lomakkeet tallennetaan rakennustiedon hallinnoimalle palvelimelle. Palvelimelle käyttäjän Omiin kansioihin tallennettuihin asiakirjoihin on pääsy ainoastaan lomakkeen tallentaneen käyttäjän tunnuksilla. Yrityksen kansioon tallennettuun tai siirrettyyn asiakirjaan on pääsy yrityksen käyttäjillä, joille on määritelty käyttöoikeus kyseiseen kansioon. Yrityksen yhteystietoja, käyttäjätietoja ja yrityksen kansioiden käyttöoikeuksia voi muokata ainoastaan yrityksen pääkäyttäjä. Rakennustieto edellyttää yrityksen nimeämään yhden pääkäyttäjän joka voi sitten jakaa pääkäyttäjäoikeuksia yrityksen muille käyttäjille. Käyttäjä voi kopioida palvelimelle tallennetun asiakirjan uuden asiakirjan pohjaksi ja lähettää valmiin lomakkeen pdftiedosto ja latauslinkin joka on voimassa 30 vrk sähköpostilla. Tietoturvallisuuden takaamiseksi on määritelty session katkaisuajaksi 60 min., mikäli käyttäjä ei muokkaa tai tallenna asiakirjaa. Julkaisijan vastuunrajoitus Rakennustieto Oy:n vastuu on määritelty Rakennustiedon tallentavien verkkopalveluiden sopimusehdoissa. Rekisteröitymisen yhteydessä/ osana lisenssisopimusta/ käyttäjä hyväksyy käyttöehdot. Lomakeverkkokauppaasiakkaaseen sovelletaan myös edellä mainittuja ehtoja. 4
ASIAKAS Lisenssiasiakas Vuosilisenssi on paras vaihtoehto asiakirjojen jatkuvaan käyttöön, kun yrityksessä on useita käyttäjiä tai paljon hankkeita. Lisenssin voimassaoloaikana sovittu valikoima on rajoittamatta käytettävissä. Asiakirjoja voi tallentaa käyttäjän omiin kansioihin tai yrityksen kansioihin. Rakennustiedon keskitetty verkkopalveluiden käyttäjähallinta ja linkit Rakennustiedon muiden verkkopalveluiden sisältöön helpottavat palveluiden yhteiskäyttöä. Lisenssivalikoimia on kolme RT sopimusasiakirjat; RT lomakkeet rakennuttamiseen, suunnitteluun ja urakointiin Kiinteistönpidon lomakkeet; Kiinteistöalan Kustannus Oy:n lomakkeet kiinteistönpitoon RT kuluttaja sopimusasiakirjat; pientalon rakennuttajille ja remontoijille Rekisteröitynyt käyttäjä Rekisteröitynyt käyttäjä voi maksaa valmiit asiakirjat ennakkoon palveluun ostetulla saldolla tai vaihtoehtoisesti jokaisen latauksen erikseen verkkopankkimaksuna. Saldomaksu soveltuu yrityksille, joilla on säännöllistä käyttöä ja jotka haluavat että koko asiakirjavalikoima on käytettävissä. Rekisteröityminen kannattaa aina. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tallentaa asiakirjoja. Saldomaksaminen on helppo tapa aloittaa palvelun käyttäminen. Saldo on palveluun ennakkoon maksettua rahaa, jonka määrä pienenee ladattaessa valmiita lomakkeita tai muita tiedostoja. Käyttäjä voi ladata saldolla kaikkia palvelun asiakirjoja ja seurata yrityksen saldon käyttöä. Kun yrityksen saldolla on useita käyttäjiä, on käytöstä sovittava Rakennustiedon asiakaspalvelun kanssa. Saldoa voi ostaa itse verkkopankin kautta tai tilata Rakennustiedon tilaajapalvelun kautta Puh. 0207 476 400. Kerta asiakas Sopimuslomake Net palvelu on uudenlainen lomakeverkkokauppa. Kerta asiakas voi ladata asiakirjoja kaupasta verkkopankkimaksulla, selata hakemistoja, täyttää, esikatsella ja maksaa lomakkeen. Valmiin lomakkeen pdf tiedoston ja latauslinkin voi lähettää sähköpostilla haluttuun osoitteeseen. Keskeneräistä työtä kerta asiakas ei voi tallentaa. Käyttäjäprofiili soveltuu kuluttajasopimusten ja lyhyiden nopeasti täytettävien lomakkeiden käyttötavaksi. Latauslinkki n voimassa 2 viikkoa. ASIAKIRJAVALIKOIMA 5
Haku Haku etsii merkkijonoa (kirjaimia tai numeroita) lomakenumero ja lomakkeen nimi tiedoista. Valinnan voi tehdä suoraan pudotusvalikosta tai lajitelluista hakutuloksista, jonka saa näkyviin napsauttamalla Haku painiketta. Asiakirjoja voi valita myös selaamalla hakemistoja. Hakemistot on otsikoitu seuraavasti. Täytettävät lomakkeet Asunto ja kiinteistökauppa Energiatodistus Hakemukset ja ilmoitukset Hankinta /toimitussopimukset Kiinteistöpalvelusopimukset Kuluttajasopimukset Käännökset Pöytäkirjat ja muistiot Suunnittelusopimukset Tarjoukset ja tarjouspyynnöt Urakka asiakirjat Valvonta ja tarkastuslomakkeet Vuokrasopimukset Ladattavat tiedostot Sopimusehdot Tehtäväluettelot (osa tehtäväluetteloista on täytettäviä lomakkeita) Asiakirjamallit Linkki tuotteet Linkitetty www.suomi.fi palveluun jossa julkaistaan viranomaislomakkeita. Lomakkeita ei voi tallentaa Sopimuslomake Net palvelimelle. Energiatodistukset, Ympäristöministeriö Ilmoitukset ja lupahakemukset, Kuntaliitto Hankekokonaisuudet Hakemistoon on koottu palvelun asiakirjoja hankkeittain. Esimerkkihankkeita ovat Asunto ja liikerakentaminen Korjausrakentaminen Kiinteistönpito ja asuminen Pientalon rakennuttaminen ja remontointi Suunnittelu Viranomaispalvelut Asiakirjan tiedot asiakirjan nimi; Urakkasopimus lomakenumero; RT 80260 lomaketyyppi; ladattava pdf, täytettävä lomake, linkki tuote kuvaus julkaisupäivä kieli verollinen hinta, veroton hinta tekijänoikeustiedot saatavilla olevat lisäpalvelut lisätiedot toimintonäppäimet; Esikatsele, Täytä lomake, Siirry maksamaan, Lataa liittyvät tuotteet; Sopimuslomake net palvelussa julkaistut liittyvät tuotteet 6
TOIMINNOT Rekisteröityminen Uusi asiakas voi rekisteröityä palvelun käyttäjäksi etusivun linkistä Rekisteröidy. Rekisteröitymisen yhteydessä käyttäjä hyväksyy käyttöehdot. Rekisteröityminen on maksutonta. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tallentaa asiakirjoja. Sisäänkirjautuminen Palveluun kirjaudutaan sisään käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sisäänkirjautua voi osoitteissa www.sopimuslomake.net ja https://www.rakennustieto.fi/kirjautuminen/index.html. Rakennustiedon verkkopalveluiden tunnuksilla* voi myös kirjautua sisään. * Rakennustiedon verkkopalveluiden RT Net, LVI Net, SIT Net, Ratu Net, KH Net, InfraRYL Net, RT rakennusselostus Net, Klara Net käyttäminen edellyttää erillisen käyttöoikeuden hankkimista. RT Tarviketieto Net palvelu on käyttäjille ilmainen. Unohtuiko salasana Unohtuiko salasana toiminto on käytössä kaikille käyttäjille 24/7. Salasana palautetaan käyttäjätiedoissa merkittyyn osoitteeseen. Puhelimitse salasanoja ei anneta. Lomakkeiden täyttäminen Asiakirjavalinnan jälkeen voi esikatsella lomaketta veloituksetta ja varmistua sen soveltuvuudesta käyttötarpeeseen. Lomakkeen täyttäminen aloitetaan napsauttamalla Täytä painiketta. Lomakesivujen välillä siirrytään Edellinen sivu < > Seuraava sivu painikkeista tai napsauttamalla sivunumeroa. Syöttökentästä seuraavaan siirrytään napsauttamalla hiirellä kenttää. Tekstiä voi muotoilla maalaamalla teksti ja napsauttamalla muotoilunäppäintä. Täytettyä lomaketta voi esikatsella napsauttamalla esikatsele painiketta. Esikatselu avautuu pdf tiedostona esim. Acrobat Reader ohjelmaan. Pakolliset täyttökentät on merkitty punaisella reunuksella ja sivunumeron yläkulmassa on 1*. Lomakkeiden tallentaminen Lomake tallennetaan nimeämällä asiakirja ja napsauttamalla Tallenna painiketta (1). Oletuksena tallennetaan lomake käyttäjän oletus hakemistoon. Tallennusvaiheessa palvelu kysyy tallennus kansiota (2). Käyttäjä voi valita kansion pudotusvalikosta. Valikossa näkyvät kaikki käyttäjän omat kansiot (3). Käyttäjä voi siirtää tallennetun lomakkeen myöhemmin luotuun uuteen kansioon tai yrityksen kansioon. Sivulta toiselle siirtyminen tallentaa myös asiakirjan. Asiakirjaa tulee tallentaa tai muokata 60 min välein muuten yhteys palvelimelle katkaistaan tietoturvasyistä. Tallennetun asiakirjan voi myöhemmin siirtää kansiosta toiseen. 1. 2. 3. 7
Lomakkeen lataaminen vuosilisenssillä Vuosilisenssiasiakkaat voivat ladata veloituksetta lisenssivalikoimaan kuuluvia asiakirjoja. Lisenssivalikoimaan kuuluvat asiakirjat on merkitty tunnistetun käyttäjän hakemistossa vihreällä linkillä ja hinta on euroa. Lisenssivalikoimaan kuuluvia asiakirjoja voi käyttäjä ladata lisenssisopimuksen ehtojen mukaisesti rajoituksetta. Lomakkeiden ostaminen verkkopankkimaksuna Verkkopankkimaksamisen edellytyksenä on käyttäjän ja pankin välillä tehty sopimus. Verkkopankkimaksuvaihtoehdot ovat Sampo, OKO, Aktia/SP/POP, Nordea, Luottokunnan Visa ja Mastercard. Saldon ostaminen Saldoa voi hankkia verkkopankkimaksuna laskulla (yritysasiakkaat, Rakennustieto tarkistaa asiakkaan luottokelpoisuuden) Rakennustiedon tilaajapalvelun kautta Puh. 0207 476 400 Lomakkeiden ostaminen Saldolla Maksettaessa saldo pienenee lomakkeen hintaa vastaavalla määrällä (euroja). 8
Lomakkeen lataaminen omalle koneelle ja lähettäminen sähköpostilla Valmis lomake ladataan pdf tiedostona omalle koneelle. Pdf tiedoston ja latauslinkin voi lähettää sähköpostilla. Latauslinkki on voimassa 30 vrk lomakkeen ostamisesta. Ladattavien tiedostojen ostaminen Ladattavat tiedostot voi maksaa vuosilisenssillä, verkkopankkimaksuna tai saldolla. Vuosilisenssiin sisältyviä ladattavia tiedostoja voi ladata veloituksetta lisenssiehtojen mukaisesti. Vuosilisenssiin sisältyvät ladattavat tiedostot on merkitty vihreällä linkillä ja hinnaksi on merkitty euroa. Linkkituotteiden käyttäminen Sopimuslomake Net palvelu tarjoaa käyttäjille linkin viranomaislomakkeiden julkaisupalveluun www.suomi.fi. Rakennustieto ei vastaa suomi.fi palvelussa julkaistavasta sisällöstä eikä lomakkeiden toimivuudesta. Omat tiedot Omat tiedot sisältävät käyttäjän tärkeimmät hakemistot Omat kansiot, Käyttäjätiedot ja Kirjaudu ulos linkin. Omat kansiot Omat kansiot näkymässä näytetään käyttäjän 5 viimeksi muokkaamaa lomaketta, omat kansiot ja yrityksen kansiot joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Käyttäjä voi muokata keskeneräistä lomaketta, ladata viimeksi ostetun/ladatun pdf tiedostona, kopioida lomakkeen uuden pohjaksi tai tehdä uuden version ostetusta/ladatusta lomakkeesta. Lisäksi päivämäärä kertoo viimeisen muokkausajankohdan. Käyttäjä voi siirtää asiakirjan kansiosta toiseen rastittamalla valintaruudun ja määrittämällä kohteen. Asiakirjan voi siirtää toiseen Omaan kansioon tai Yrityksen Kansioon. 9
Omat tiedot Yrityksen pääkäyttäjä voi muokata yrityksen käyttäjien tietoja. Kirjaudu ulos Kirjaudutaan ulos palvelusta. Yrityksen tiedot Yrityksen pääkäyttäjä voi muokata yrityksen käyttäjien tietoja. Yrityksen lisenssitiedot Yrityksen tiedoissa näytetään voimassaolevat vuosilisenssitiedot. Yrityksen saldo Yrityksen tiedoissa näytetään yrityksen saldo euroina sisältäen arvonlisäveron 22 %. Yrityksen kansiot Yrityksen pääkäyttäjä perustaa uusia Yrityksen kansioita, määrittää sen sijainnin Yrityksen kansiot hakemistossa ja sen käyttäjät. 10
Yrityksen käyttäjät Yrityksen pääkäyttäjä hallinnoi yrityksen käyttäjiä keskitetysti. Tietoturva Asiakkaan salasana ja selainyhteys palvelimelle on suojattu (https). Rakennustieto Oy hallinnoi palvelinta. Rakennustieto Oy:llä ei ole pääsyä palvelimen tietokantaan asiakkaan tallentamiin asiakirjoihin. Vain palvelun käyttöön liittyvät asiakkaan maksu, kirjautumis yms. tapahtumat ovat Rakennustieto Oy:n tarkasteltavissa. Asiakkaan käyttäjien tallentamat asiakirjat tallennetaan oletuksena käyttäjän omiin kansioihin, joiden tarkasteluoikeutta ei ole muilla käyttäjillä. Usean käyttäjän yrityksessä pääkäyttäjä voi perustaa yrityksen kansioita ja määrittää niiden käyttäjät. Yrityksen pääkäyttäjällä on mahdollisuus siirtää käyttäjän asiakirjat yrityksen kansioon. 11