Janne Leskinen Sari Seppänen TIE5K

Alueellinen yhteistyö terveydenhuollon toiminnan kehittämisessä Henkilöstön näkemyksiä alueellisesta laboratoriotoiminnasta Silmänpohjakuvantamisen hallinta alueellisena toimintana Janne Leskinen Sari Seppänen TIE5K Loppuraportti Savonia-ammattikorkeakoulu, Terveysala, Kuopio Informaatioteknologia terveydenhuollossa erikoistumisopinnot Työn kehittäminen ja kehittämistehtävä/ Arja Kemiläinen, Maritta Korhonen Syksy 2005

2 Tiivistelmä Informaatioteknologia terveydenhuollossa -erikoistumisopinnot Janne Leskinen, Sari Seppänen Alueellinen yhteistyö terveydenhuollon toiminnan kehittämisessä Henkilöstön näkemyksiä alueellisesta laboratoriotoiminnasta Silmänpohjakuvantamisen hallinta alueellisena toimintana 13.12.2005 Yliopettaja Maritta Korhonen, Lehtori Arja Kemiläinen KYS-Silmätautien poliklinikka KYS-Laboratoriokeskus, kliininen kemia Tässä tehtävässä tarkastellaan kahta alueellisen toiminnan kehittämishanketta ja niiden toteutumista Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä ja Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueella: Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen laboratoriotoiminnan kehittämishanketta ja Medimaker-järjestelmän käyttöä Pohjois-Savon terveydenhuollon organisaatioissa. Työ on toteutettu yhteistyössä ZipIT-hankkeen kanssa. ZipIT-hankkeessa kehitetään menetelmiä terveydenhuollon toiminnan ja tietojärjestelmien rinnakkaiseen kehittämiseen. Alueellisen yhteistyön ja saumattomuuden tavoitteina on kokonaispalvelun hallinta, päällekkäisen ja tehottoman työn vähentäminen ja sujuvuuden lisääminen. Toimivalla alueellisella yhteistyöllä voidaan odottaa saavutettavan muun muassa ajansäästöä eri yksiköissä, matkakustannusten vähenemistä ja alueellisen hoitokäytännön yhdenmukaistamista. Informaatioteknologian hyödyntäminen alueellisessa yhteistyössä antaa uusia mahdollisuuksia ja tehostaa palvelujen järjestämistä. Laboratoriotoiminnan osalta kehittämistehtävä toteutettiin tekemällä kysely KYSlaboratoriokeskuksessa henkilöstölle ja kartoitettiin heidän käsityksiään laboratoriotoimintojen nykytilanteesta ja mahdollisesta tulevasta laboratoriotoimintojen alueellisesta kehittämishankkeesta. Silmänpohjakuvantamisen osalta tehtävä toteutettiin kuvaamalla kokonaisuutta toimintalähtöisesti ja käyttämällä hyödyksi aiheesta aiemmin tehtyjä selvityksiä. Alueellinen yhteistyö, saumaton palveluketju, toiminnan muutos

3 Sisällys 1 Johdanto...4 2 Alueellinen toiminta ja organisaatioiden kehittäminen...6 2.1 Laboratoriotoiminnan kehittäminen ja alueelliset hankkeet...6 2.2 Silmänpohjakuvantamisen nykytilanne...9 2.3 Organisaation osaaminen ja henkilöstön osaamisen varmistaminen...11 2.4 Saumaton palveluketju ja tietoteknologian hyödyntäminen terveydenhuollossa...13 2.5 Organisaation toiminnan muutos ja muutosvastarinta...15 2.6 Henkilöstön osaaminen ja ammatillinen kehitys, keinot kehittämiseen?...17 3 Kehittämistehtävän toteutus...19 3.1 Alueellisen laboratoriotoiminnan kehittäminen, henkilökunnan näkemyksiä...23 3.2 Alueellisen arkiston kehittäminen, case silmänpohjakuvantaminen...24 4 Alueellisen silmänpohjakuvantamisen kehittäminen...26 5 Laboratorion henkilöstön näkemyksiä alueellisesta laboratoriotoiminnasta...34 6 Pohdinta...47 7 Lähteet...52

4 1 Johdanto Valtioneuvoston vuonna 2002 antamassa periaatepäätöksessä terveydenhuollon tulevaisuuden turvaamiseksi (Sosiaali- ja terveysministeriö 2002) mainitaan yhtenä toimenpiteenä terveydenhuollon toimintojen ja rakenteiden uudistaminen. Laboratorio- ja kuvantamistoimintojen osalta tämä tarkoittaa siirtymistä yhden tai useamman sairaanhoitopiirin muodostamiin yksiköihin, kunnallisten liikelaitosten hyväksikäyttöä ja uusimman tietotekniikan hyödyntämistä. Tavoitteena on mm. päällekkäisen ja tehottoman työn vähentäminen, työn sujuvuuden lisääminen sekä kustannussäästöt. ZipIT-hanke on Tekesin FinnWell-ohjelman (Tekes 40436/04 ja 790/04), Työsuojelurahaston (TSR 104151), ohjelmistoyritysten ja terveydenhuollon organisaatioiden rahoittama tutkimus- ja kehittämishanke. Hankkeessa kehitetään menetelmiä terveydenhuollon toiminnan ja tietojärjestelmien rinnakkaiseen kehittämiseen. Menetelmäkehitystä tehdään terveydenhuollon organisaatioiden ja yritysten kanssa määriteltävissä pilottikohteissa, joissa tehdään kehittämistoimintaa tai on tunnistettu toiminnan kehittämistarpeita. Kohteissa kuvataan ja analysoidaan toiminnan nykytilaa ja tavoitetilaa ja pyritään myös ennakoimaan niitä muutostarpeita, joita tulevat kehittämistoimet (esim. uuden tietojärjestelmän käyttöönotto) aiheuttavat kohdeorganisaatiossa. Samalla tehdään myös toiminnan kehittämistarpeista lähtevää vaatimusten määrittelyä mahdolliselle ohjelmistolle tai sen osalle. (ZipIT 2005.) Tässä kehittämistehtävässä tarkastellaan kahta alueellisen toiminnan kehittämishanketta ja niiden toteutumista Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä ja Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueella: Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen laboratoriotoiminnan kehittämishanketta (Tuomola 2005) ja Medimaker-järjestelmän käyttöä Pohjois-Savon terveydenhuollon organisaatioissa (Hämäläinen, Ikäheimo, Klemola, 2002). Alueellinen laboratoriotoiminta on toteutuksen alkuvaiheissa oleva hanke, joka on osa kansallista terveyshanketta ja jonka tavoitteena on kehittää alueen laboratoriotoimintaa kansallisten tavoitteiden mukaisesti ja kaikkien sairaanhoitopiirien laboratoriotoiminnan kustannustehokkaan toiminnan edistämiseksi (Tuomola 2005). Hanketta rahoittaa sosiaali- ja terveysministeriö sekä erityisvastuualueen sairaanhoitopiirit. Tässä kehittämis-

5 tehtävässä on tavoitteena tuoda esille henkilöstön käsityksiä alueellisesta yhteistyöstä ja alueellisen laboratoriotoiminnan vaikutuksesta henkilökunnan käytännön työhön. Kehittämistehtävässä Kuopion yliopistollisen sairaalan laboratoriokeskuksen henkilökunnalle toteutettiin kysely, jonka tuloksia esitellään tässä raportissa luvussa 5. MediMaker-järjestelmä on ollut käytössä Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin alueen eri organisaatioissa ja sen käytöstä on tehty sekä organisaatioiden sisällä että yhteistyössä järjestelmän toimittajan kanssa erilaisia kehittämissuunnitelmia. Tässä kehittämistehtävässä luvussa 4 kuvataan, miten Medimaker-järjestelmää tällä hetkellä käytetään eri kunnissa ja terveyskeskuskuntayhtymissä, sekä arvioidaan järjestelmän käytön mahdollisuuksia alueellisen yhteistyön kannalta. Järjestelmän käyttöä tarkastellaan ensisijaisesti silmänpohjakuvantamisen toiminnallisuuden kautta. Työn viitekehyksenä on kansallisen terveyshankkeen (Kansallinen terveyshanke 2005) toteutumisen edellyttämä alueellinen yhteistyö ja organisaatioiden toiminnan kehittäminen lähtien liikkeelle käytännön työtehtävistä ja päivittäisestä työtoiminnasta (Engeström 2004). Kohdekohtaiset tuotokset on koottu loppuraportiksi, joka sisältää johdannon alueellisista terveydenhuollon palveluratkaisuista ja niiden kehittämiseen liittyvästä problematiikasta ja lisäksi case-kuvaukset laboratoriopalveluista ja silmänpohjakuvantamisesta. Kohteista saadut kokemukset toimintatavoista, käytetyistä menetelmistä ja niiden soveltamisesta hyödynnetään ZipIT-hankkeen tuotoksena syntyvän menetelmäkokoelman työstämisessä.

6 2 Alueellinen toiminta ja organisaatioiden kehittäminen Suomen perustuslain mukaan julkisen vallan on turvattava jokaiselle kansalaiselle riittävät sosiaali- ja terveyspalvelut ja edistettävä väestön terveyttä. Ikääntyvä väestö ja sen kasvava suhteellinen osuus väestöstä aiheuttaa terveydenhuoltoon voimakkaan palvelujen kokonaismäärän kasvun tarpeen. Lisäksi muuttoliike muuttaa palveluntarpeen alueellisesti erilaiseksi ja ne kunnat, joiden väestö koostuu suurelta osin vanhenevasta väestönosasta, joutuvat tarjoamaan lisää palveluja kohdatakseen lisääntyneen kysynnän. Terveydenhuollon kustannukset lisääntyvät merkittävästi lisääntyneen kysynnän takia ja terveydenhuoltojärjestelmän tulisi siis muuttua vastaamaan uudenlaista palveluiden kysyntätilannetta. Kustannuksia voidaan yrittää hillitä joko priorisoimalla tai tehostamalla toimintaa. (Niinimäki 1999, 313.) Terveydenhuollossa on ollut kasvavia ongelmia palvelujen saatavuudessa ja toimintaedellytyksissä, minkä takia valtioneuvosto antoi periaatepäätöksen 11.4.2002 terveydenhuollon tulevaisuuden turvaamiseksi. Periaatepäätöksessä mainitaan yhtenä toimenpiteenä toimintojen ja rakenteiden uudistaminen, joka laboratoriotoimintojen kannalta tarkasteltuna tarkoittaa laboratoriotoiminnan toteutusta yhden tai useamman sairaanhoitopiirin muodostamiin yksiköihin, siirtymistä kunnallisten liikelaitosten hyväksikäyttöön ja uusimman tietotekniikan hyödyntämistä (Sosiaali- ja terveysministeriö 2002). Näiden toimenpiteiden tavoitteena on päällekkäisen työn vähentäminen, toimintojen tehostaminen, työn sujuvuuden lisääminen ja kustannussäästöt. 2.1 Laboratoriotoiminnan kehittäminen ja alueelliset hankkeet Laboratoriopalvelujen kehittämiseksi on monissa paikoissa yhdistetty eri yksiköiden laboratoriotoimintoja kuten terveyskeskusten ja yliopistosairaaloiden laboratoriotoimintoja. Yksi merkittävä laboratoriotoimintojen muutoshanke on ollut Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirien muodostamisen yhteydessä. (Linko ym. 2000, 171). Muutokset aiheuttavat eri työntekijöille koulutustarvetta ja epävarmuuttakin. Perehdytys, koulutus ja työkierto ovat keinoja, joiden avulla henkilöstön osaaminen pyritään pitämään mah-

7 dollisimman laajana, koska henkilöstö on myös tulevaisuudessa laboratoriopalvelujen tärkein voimavara. Organisaatiomuutoksissa entiset työntekijät jatkavat palveluksessa ja heidän toimenkuvansa voi muuttua, joten tulevaisuudessa työntekijän laaja osaaminen on työntekijöiden ja työnantajan etujen mukaista. (Linko ym. 2000, 171.) Toimintojen verkottuminen on todennäköistä myös laboratoriopalveluissa, jolloin palveluita voidaan järjestää kustannustehokkaasti ja samalla kehittää laatujärjestelmää. Laboratoriotutkimusten käyttö on lisääntynyt 25 viimeisen vuoden aikana noin seitsemänkertaiseksi samoin kuin laboratorioiden määrä. Tähän on vaikuttanut laboratoriotutkimusten saatavuus ja laboratoriodiagnostiikan merkitys potilaiden taudinmäärityksessä ja hoidon seurannassa. Tulevaisuudessa laboratoriotutkimusten määrää saattaa lisätä näyttöön perustuvan hoidon toimintamalli ja seulontatutkimusten avulla sairauksien ilmenemisen ja komplikaatioiden ehkäiseminen. Vaikka laboratoriotoiminnan kustannukset ovat vain pieni osa terveydenhuollon kokonaismenoista, kohdistuu nykysuuntauksen mukainen kustannusten vähentäminen myös laboratorioalalle. Pelkästään vähentämällä laboratoriotutkimusten käyttöä voidaan kustannuksia laskea, mutta pitkällä tähtäimellä tuloksena voi olla hoidon tason huononeminen. Kunnallisen laboratoriotoiminnan ajankohtaisiin ongelmiin ratkaisua on alettu hakea terveydenhuollon yhteistyöstä. Kunnallisella rahoituksella ylläpidettävien laboratoriopalvelujen alueellinen suunnittelu on hyödyllistä yhdistää potilaan hoidon ja alueellisten hoitoketjujen tarpeisiin pyrkien kunkin laboratoriotestin osalta, samalla huomioimalla kustannustehokkuustekijät. Ideaalitilanteessa alueellisen laboratorioverkon eri toimipisteissä suoritetut laboratoriokokeiden tulokset ovat käytettävissä hoitoketjun kaikissa pisteissä, mikä eliminoi kokeiden tarpeettoman toistamisen ja päällekkäisen analytiikan. Toimiva palvelukokonaisuus edellyttää tehokkaita kuljetusjärjestelmiä ja luotettavia tiedonsiirtojärjestelmiä. Näin asiakaslähtöisellä alueellisella yhteistyöllä voidaan kehittää laboratoriotoiminnan kustannustehokkuutta ja samalla varmistaa palvelun taso. (Moilanen ym. 1999, 1441-1445.) Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen alueellinen laboratoriohanke on toteutuksen alla oleva hanke, jonka tarkoituksena on kehittää Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien laboratoriotoimintaa kansallisten tavoitteiden mukaisesti, samalla edistäen kustannustehokasta toimintaa.

8 Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueeseen kuuluvat Etelä-Savon, Itä- Savon, Keski-Suomen, Pohjois-Karjalan ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirit. Yhteenlaskettu väestöpohja erityisvastuualueella on noin 860 000 asukasta. Erityisvastuualueen laboratoriotoiminnan piiriin kuuluu noin 620 työntekijää, joista noin 460 työntekijää toimii sairaanhoitopiirien hallinnon alaisissa laboratorioyksiköissä. (Tuomola 2005.) Alueellinen laboratoriohanke on hallinnollisesti itsenäisten sairaanhoitopiirien yhteishanke. Jokaisen sairaanhoitopiirin lähtökohdat, väestöpohja, kliinisen toiminnan laajuus ja laboratoriotoiminnan nykytilanne poikkeavat toisistaan. Tämän takia eri sairaanhoitopiireissä painotetaan eri tavoin sairaanhoitopiirien sisäisen ja niiden välisen laboratoriotoiminnan kehittämistä. Tämän vuoksi hankkeen tarkoitus ja tavoitteet muodostavat kaksi osaa: 1. Laboratoriotoiminnan toiminnallisen yhteistoimintajärjestelmän luominen erityisvastuualueen kaikkia sairaanhoitopiirejä varten. 2. Laboratoriotoiminnan hallinnollisen yhteisorganisaation muodostaminen em. yhteistoimintajärjestelmän toteuttamiseksi. Alueellisen laboratoriotoiminnan kehittämishankkeen tavoitteita ovat perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon laboratoriopalveluiden saavutettavuuden varmistaminen tasapuolisesti koko erityisvastuualueella, laboratoriopalvelujen tuottaminen parhaiden käytäntöjen ja toimintatapojen hyödyntäminen yhtenäisellä tavalla, laboratoriotoimintojen perusprosesseihin liittyvien toimintojen kuten tietotekniikan ja resurssien käytön yhdenmukaistaminen ja organisointi erityisvastuualueella, tuotettavien tutkimusten koordinointi kustannustehokkaasti, ulkopuolisten ostopalvelujen vähentäminen ja yhteisesti päätettävien erityistutkimusten yhteishankintojen toteuttaminen, laboratoriopalvelujen kilpailukykyisyyden varmistaminen ulkopuolisille palvelujen käyttäjille ja asiantuntijuuden ja osaamisen turvaaminen tulevassa työvoimatilanteessa. (Tuomola 2005.) Hankkeen avulla arvioidaan saavutettavan taloudellisia hyötyjä. Erityisanalytiikan keskittäminen, ostopalvelujen käytön vähentäminen ja yhteinen kilpailutus- ja hankintaprosessi, prosessien kehittäminen ja organisatoristen päällekkäisyyksien purkaminen muodostavat kustannussäästöjä. (Tuomola 2005.)

9 Hanke on maamme ensimmäinen koko erityisvastuualueen kattava laboratoriotoiminnan uudelleenorganisoitumishanke, joka on valmisteltu kansallisen terveyshankkeen tavoiteasetannan mukaiseksi. Hanke toteutetaan projektityönä, johon osallistuvat kaikki Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen sairaanhoitopiirit. Valtionavustus tulee olemaan noin 50 % hankkeen kokonaiskustannuksista. (Tuomola 2005.) Hankkeen riskeinä mainitaan sitoutumisen ja osallistumisen ongelmat, keskittämishajauttamisasteen optimoinnin epäonnistuminen, henkilöstön muutosvastarinta ja tietojärjestelmäratkaisujen hinta ja niiden vaatima suuri työmäärä. (Tuomola 2005) Toinen Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueella toteutettava alueellisen yhteistyön kehittämiseen tähtäävä hanke on erityisvastuualueen aluetietojärjestelmä - hanke. Hankkeessa ovat mukana kaikki KYS-erityisvastuualueen sairaanhoitopiirit. Hankkeen tavoitteena on kehittää saumattomia palveluketjuja yhteisten standardien pohjalta, yhdistää tietoverkkoja ja tuottaa tietoturvallinen viestiliikenne palveluntuottajien kesken. Samalla mahdollistetaan edellytykset toiminnallisesti ja taloudellisesti optimaaliselle yhteistyölle, joka koskee järjestelmäkomponenttien- ja palvelujen tarvemäärittelyjä, hankintaa, testausta ja käyttöä. Hankkeessa kartoitetaan ja tarpeen mukaan tarkennetaan sairaanhoitopiirien ja perusterveydenhuollon tietoturvapolitiikat ja tietoturvaan liittyvä käytännön ohjeistus. Tämän tarkoituksena on varmistaa aluetietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvä yhtenäinen käytäntö sairaanhoitopiirien alueella. (Korhonen 2004.) 2.2 Silmänpohjakuvantamisen nykytilanne Silmänpohjakuvantamista käytetään silmälöydösten tarkkaan dokumentointiin, diagnostisena tutkimusmenetelmänä ja silmänpohjan tilanteen seuraamiseen (Silmätautien poliklinikka 2005). Perinteisesti silmänpohjan löydökset on havainnollistettu sanallisesti ja piirroksin potilaan sairauskertomukseen. Nykyisin erilaiset silmänpohjan kuvantamismenetelmät antavat mahdollisuuden dokumentoida tarkasti silmänpohjan rakenteita ja tilaa. (Saari, Mäntyjärvi, Summanen & Nummelin 2001, 77-81.) Silmänpohjien kuvantamista käytetään muun muassa diabeteksen, glaukooman, silmänpohjan rappeuman, silmänpohjan luomien- ja tuumorien seuranta- ja diagnostisena tutkimusmenetelmänä.

10 Varhaisvaiheessa havaitun sairauden hoitotulosten on ajateltu olevan parempia kuin myöhemmin havaitun sairauden (Lahtela & Lamminen 2003). Diabetes vaurioittaa verisuonten seinämiä niin silmissä kuin kaikkialla elimistössä (Järvinen 2003). Diabeteksen aiheuttamat verkkokalvomuutokset voidaan jakaa kahteen päämuotoon; proliferatiiviseen retinopatiaan ja diabeettiseen makulopatiaan (Uusitalo 2002). Aikuistyypin diabetestä sairastavilla potilailla diabeettinen maculopatia on tavallisempi muoto, tällöin silmänpohjamuutokset keskittyvät tarkan näön alueelle. Tämä voi aiheuttaa muun muassa ääriviivojen vääristymistä, lukemisen hankaloitumista tai näön romahtamista äkillisesti. Nuoruusiän diabeetikoilla proliferatiivinen diabeettinen retinopatia on tavallisempi, jolloin muutokset voivat tulla verkkokalvon kaikille alueille. Oireet voivat olla pitkään vähäisiä mikäli muutokset eivät ole tarkannäön alueella. (Järvinen 2003.) Diabeteksen hyvällä hoitotasapainolla voidaan vähentää silmänpohjamuutosten määrää. Potilaat ovat usein pitkään silmien suhteen oireettomia, vaikka esimerkiksi laserhoito tulisi jo aloittaa. Oikein ajoitettu laserhoito ei välttämättä paranna näkökykyä, mutta ehkäisee näkövammaisuutta. Valokuvaus on nopea ja tarkka seulontamenetelmä silmänpohjamuutosten toteamisessa. (Järvinen 2003; Dehko 2000.) KYSissä seurannassa käyvien diabetespotilaiden silmänpohjat kuvataan silmätautien poliklinikalla. Silmien tutkimista varten potilaan mustuaiset laajennetaan silmätipoilla. Potilas käy lääkärin vastaanottohuoneessa, jolloin arvioidaan silmänpohjakuvantamisen tarve. Potilas siirtyy kuvaushuoneen luokse, jossa sairaanhoitaja tiputtaa potilaalle toiset mustuaista laajentavat silmätipat. Sairaanhoitaja selvittää potilaalle tutkimuksen kulun. Valokuvaaja työskentelee silmätautien poliklinikalla 37,5% työajastaan eli kolme tuntia päivässä tai sopimuksen mukaan. Valokuvaaja työskentelee sairaanhoitajan työparina. Hän suorittaa silmänpohjakuvaukset, hermosäie- ja papillakuvaukset sekä FAG- ja ICGkuvaukset. Silmätautien poliklinikalla on käytössä digitaalinen silmänpohjakamera, jossa on Visupac-tietojärjestelmä. Valokuvaaja tallentaa kuvaukset Visupac-järjestelmän kiintolevylle. Digitaalisen kuvauksen etuna on muun muassa se, että epäonnistunut ku-

11 vaus voidaan uusia heti ja kuvaa voidaan käsitellä monipuolisesti (Lahtela & Lamminen 2003). Laserhuoneessa työskentelevä lääkäri tai tilanteesta riippuen vastaanottohuoneessa työskentelevä lääkäri katsoo ja lausuu kuvaukset. Lääkäri arvioi tarvitseeko potilas laserhoitoa, joka pyritään mahdollisuuksien mukaan antamaan samana päivänä. Tarvittaessa potilaalle varataan uusi aika laserhoitoa varten. Silmätautien poliklinikalla käy potilaita silmänpohjakuvauksissa myös konsultaatiopyyntönä toiselta erikoisalalta, sisätaudeilta. Näiden potilaiden silmänpohjakuvat lausuu sovittu silmätautien erikoislääkäri jälkikäteen. Tällöin potilas saa tiedon kuvaustuloksestaan lähettäneen erikoisalan lääkäriltä. Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kunnissa kuvataan diabetespotilaiden silmänpohjia digitaalisella silmänpohjakameralla, jossa on käytössä MediMaker-ohjelmisto. Diabeetikko käy silmänpohjakuvauksessa oman alueensa terveyskeskuksessa. Terveyskeskuslääkäri voi tarvittaessa konsultoida KYSin silmätautien erikoislääkäriä silmänpohjakuvien suhteen. Konsultoitavat kuvat lähetetään sähköpostin liitetiedostona silmätautien poliklinikan konsultaatio-osoitteeseen. Silmätautien poliklinikan osastonsihteeri siirtää kuvat silmätautien erikoislääkärin työasemalle, jossa on MediMaker-ohjelmisto. Lääkäri välittää vastauksen hoitosuosituksineen konsultaatio-osoitteeseen. Osastonsihteeri välittää vastauksen pyytäneelle terveyskeskukselle. Silmätautien poliklinikalle tulleet silmänpohjakuvat hävitetään lausumisen jälkeen ja eivät näin ollen ole käytettävissä potilaan saapuessa mahdollisiin lisätutkimuksiin. Osastonsihteeri laskuttaa konsultoivia organisaatiota kuukausittain kirjoittamalla käsin laskutustiedot. 2.3 Organisaation osaaminen ja henkilöstön osaamisen varmistaminen Uudet alueelliseen yhteistyöhön tähtäävät toimintamallit tarvitsevat tietotekniikkaa tuekseen, jotta pystytään turvaamaan riittävän nopea ja turvallinen tietojen siirtyminen. Kun alueelliset järjestelmät on rakennettu, tulee terveydenhuollon tietotekniikkaan suu-

12 ria muutoksia. Jos nykyisissä, eri puolilla maata toteutettavissa suunnitelmissa onnistutaan, saattaa 5-10 vuoden kuluessa syntyä alueellisia kuva-, laboratoriotulos- ja lääkitystietokantoja. (Moilanen ym. 1999, 2683-2687; Niinimäki 1999.) Stakesin valtakunnallisessa suosituksessa Sosiaali- ja terveydenhuollon laadunhallinta 2000- luvulle todetaan, että palvelujen tuottajat huolehtivat siitä, että organisaatiossa on osaava ja riittävä henkilökunta. Lisäksi todetaan. että sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa henkilöstöllä on oltava asianmukainen koulutus ja mahdollisuus lisäkoulutukseen, jossa pidetään yllä peruskoulutuksessa hankittuja taitoja ja tietoja. Henkilöstön koulutus tapahtuu usein omassa organisaatiossa itse kehittäen, jolloin oppiminen siirtyy koko organisaation pääomaksi. (Stakes 2000.) Organisaation osaaminen edustaa koko ryhmän kokonaissuorituskykyä, missä näkyy se, miten organisaation jäsenet ovat oppineet toimimaan yhdessä tai miten organisaation jäsenet tuottavat palvelun tai tuotteen (Anneli Ranki, s. 22). Usein puhutaan ydinosaamisesta, joka tarkoittaa organisaation tai yrityksen tiettyä osaamisen aluetta, joka on strategisesti tärkeää osaamista ja joka on tärkeää organisaation kilpailukyvyn kannalta (Ranki 1999, 22; Ruohotie 1996, 22-23; Laaksonen 2005, 44). Organisaatio menestyy vain saamalla ihmiset ja heidän osaamisensa käyttöönsä ja kohdentamalla ne oman ydinosaamisensa mukaisesti. Jotta organisaatiolla olisi henkilöstö, jolla on oikeita taitoja, tietoja ja valmiuksia tehdä organisaation kannalta tarkoituksenmukaisinta työtä, on organisaatiolla oltava henkilöstön kehittämiseen tähtäävä strategia (Hätönen 2000, 7; Juuti. & Vuorela 2002, 57). Organisaatiolla on oltava visio, johon henkilöstön kehittämisen päämäärät ovat sidoksissa (Juuti & Vuorela 2002, 57-58). Yksi mahdollisuus kehittää henkilöstön osaamista on työkierto. Työkierrolla tarkoitetaan sitä, että työntekijä vaihtaa tietyn ajan puitteissa ja tietyssä sovitussa järjestyksessä joko samantasoisesta ja/tai eritasoisesta työtehtävästä toiseen tehtävään. Työkierrossa työntekijä vaihtaa usein työpistettään ja sen tavoitteena on luoda vaihtelua yksitoikkoisiin työn vaiheisiin ja ehkäistä työntekijän yksipuolinen ruumiillinen rasittuminen. (Vartiainen 1994, 224). Yhdistämällä toisistaan erotettuja tehtäviä ja osatehtäviä uusiksi ja laajoiksi kokonaisuuksiksi voidaan työn vaatimia taitoja ja työkokonaisuutta kehittää.

13 Tätä kutsutaan työn laajentamiseksi, jossa työntekijän taitovaatimukset kasvavat ja työnopetuksen tarve kasvaa. (Vartiainen 1994, 226-227.) 2.4 Saumaton palveluketju ja tietoteknologian hyödyntäminen terveydenhuollossa Saumaton hoito- ja palveluketju on terveydenhuollon keskeinen käsite. Sen keskeisiä ominaisuuksia ovat palvelujen järjestämisen asiakaslähtöisyys, asiakkaan itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen ja tukeminen, saumaton organisaatiorajat ylittävä palvelu ja esteetön tiedon kulku eri yksiköiden välillä (Oskenet 1998). Saumattomassa palveluketjussa asiakkaan kulku ja tietojen siirtyminen sosiaali- ja terveydenhuollon eri palveluja tarjoavien yksiköiden muodostamassa ketjussa on saumatonta ja sujuvaa. Saumattomien hoito- ja palveluketjujen muodostaminen tarvitsee tehokasta tietotekniikan hyödyntämistä ja toimintatapojen muutosta organisaatiokeskeisistä alueellisiksi. Saumattomien palveluketjujen tavoitteena on mm. palvelun ja hoidon jatkuvuuden parantaminen, monialaisen ja -organisatorisen yhteistyön kehittäminen, laadun kehittäminen ja kokonaiskustannusten hallinta. (Niinimäki 1999, 316-317; Linko ym. 2000, 171-173.) Alueellisen yhteistyön ja saumattomuuden tavoitteina on kokonaispalvelun hallinta, päällekkäisen ja tehottoman työn vähentäminen ja sujuvuuden lisääminen. Toimivalla alueellisella yhteistyöllä voidaan odottaa saavutettavan mm. ajansäästöä eri yksiköissä, matkakustannusten vähenemistä ja alueellisen hoitokäytännön yhdenmukaistamista. Tehokas teknologian hyödyntäminen alueellisessa yhteistyössä tuo mukanaan monia etuja kuten päällekkäisen työn väheneminen ja muutosvalmiuden lisääntyminen, jolloin terveydenhuoltopalvelut muuttuvat kilpailukykyisemmiksi yksityissektorin kanssa. Tutkimusten mukaan esimerkiksi yli 10 % laboratoriotutkimuksista on turhia. (Niinimäki 1999, 318-320.) Alueelliseen yhteistyöhön pyrittäessä eteen tulee monia ongelmia koskien toimintojen järjestämistä ja käytettävää tekniikkaa. Uusiin toimintatapoihin liittyy paljon epävarmuustekijöitä. Lisäksi varsinkin tietotekniikkaan tarvittavat kustannukset ovat suuria ja tietotekniikan nopea vanheneminen on eräs riskitekijä. Toiminnallisella puolella keskei-

14 nen ongelma on terveydenhuollon ammattilaisten tietojenkäsittelytaitojen puute. (Niinimäki 1999, 320.) Tietoteknisten sovellusten avulla alueellisessa yhteistyössä tieto siirtyy nopeasti ja turvallisesti, tietoa voidaan tarkastella monessa eri paikassa ja se on helposti löydettävissä ja eri paikoissa tuotettu tieto voidaan yhdistää helposti. Tiedonsiirron lähestymistavan tulisi olla asiakaskeskeistä. Jotta päästäisiin alueellista yhteistyötä tukeviin tietojärjestelmiin, tulisi tietojärjestelmien olla nykyistä enemmän viestivämpiä, sitoutua enemmän yhteisiin tiedonsiirtostandardeihin ja nimikkeistöihin ja hyödyntää yhteistä alueellista arkkitehtuuria ja tietosuojaa. (Niinimäki 1999, 322-328.) Informaatioteknologia antaa siis uusia mahdollisuuksia palvelujen tuottamiseen terveydenhuollossa. Tietoverkkojen ja tietotekniikan avulla terveydenhuollolla on parempi mahdollisuus tarjota parempaa palvelua huolimatta palvelun tarjoajan ja sitä tarvitsevan välisestä välimatkasta. Palvelujen käyttäjät kuitenkin odottavat, ettei heidän tietojaan käytetä väärin eikä heidän tietojaan joudu asiattomille, joten tietoja tulee käsitellä asianmukaisesti. Tämä vaatii erilaisia teknisiä ratkaisuja ja säännösten ja ohjeiden kehittämistä ja lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon eri ammattiryhmien kouluttamista. (Immonen ym. 2003, 195-197.) Sosiaali- ja terveysministeriön tietoteknologian hyödyntämisstrategiassa (STM 1995) kiinnitetään huomiota henkilöstön koulutustarpeisiin. Tiedon monipuolinen hyödyntäminen, tietoverkkojen ja tietojärjestelmien yhteistoiminnallisuus edellyttävät hoitoalan ammattilaisilta tietotekniikan valmiuksien kehittymistä. Sosiaali- ja terveysalalla tietotekniikkaa hyödynnetään monella sektorilla kuten toiminnassa ja vuorovaikutuksessa ja lisäksi yhteistyössä tutkimuksen, opetuksen ja potilasohjauksen kanssa. (Saranto 1999, 335-337.) Kaikki suuremmat terveydenhuollon yksiköt tarjoavat henkilöstölleen mahdollisuuden Internetin ja sähköpostin käyttöön. Internet on yhä suuremmassa määrin tiedonhankinnan lähde, vaikka siellä tiedon laatu on hyvin vaihtelevaa. Internetin kautta pääsee käsiksi erilaisiin ammattijulkaisuihin ja tietoverkkoihin, joista tiedon hakeminen on nopeaa ja tehokasta. (Moilanen ym. 1999, 2683-2687; Niinimäki 1999, 346-347.)

15 Sähköpostin avulla tietokoneiden käyttäjät voivat nopeasti kommunikoida toistensa kanssa. Sähköpostia voidaan käyttää kaksisuuntaisena viestintäkanavana niin ohjaus-, opetus- kuin potilas-ammatti-ihminen -tilanteissa. (Saranto 1999, 337-338.) Sähköposti sallii asioiden monipuolisen pohtimisen, joten viestin sisältöön ja tyyliin tulee organisaation sisäisessä viestinnässä kiinnittää huomiota, ettei viestin kirjoittajan tarkoittamaa asiaa väärin ymmärretä (Puro 2004, 68-70). Terveyttä koskeva tutkimustieto lisääntyy ja hoitohenkilöstön tulisi pitää ammattitaitonsa ajan tasalla. Tietoverkkojen avulla ammattilainen pääsee ajan tasalla olevaan tietoon käsiksi. Sähköiset tietokannat, tietoverkot ja kehittyneet hakuohjelmat auttavat ja nopeuttavat tiedon löytämistä, mutta niiden käyttäminen vaatii internet-yhteydellä varustetun tietokoneen. (Saranto 1999, 346-347.) 2.5 Organisaation toiminnan muutos ja muutosvastarinta Muutoksen avulla saatetaan päästä hyväksikäyttämään uusia mahdollisuuksia tai korjaamaan puutteita. Jos muutosjohtamisen halutaan onnistuvan, tärkeintä on määritellä se muutos, joka halutaan. (Valpola 2004, 27; Lanning ym. 1999, 33.) Muutostarpeen hyväksyminen on pohja koko muutosprosessin käynnistymiselle. Muutostarpeen syyt kertovat, miksi tämä muutos on tarpeellinen ja mitä sen avulla on tarkoitus saada aikaan ja miten toimintaedellytykset tulevat muuttumaan. Yhteinen näkemys auttaa löytämään ne perusratkaisut, joilla haluttuihin tuloksiin päästään. Lisäksi muutoksen toteuttamiseen tarvitaan muutosvoimaa. (Valpola 2004, 30-31.) Muutosprosessi sinällään voi murtaa vanhoja käytäntöjä, joihin on totuttu. Työyhteisössä voi esiintyä levottomuutta ja ahdistusta, koska työntekijöiden perusturvallisuus järkkyy (Rissanen ym. 1996, 46). Keskeisiä organisaation muuttamiseen liittyviä ongelmia ovat muutosvastarinta, sitoutumattomuus ja henkilösuhdeongelmat. Organisaation sisäinen systeemi ei toimi, organisaatiossa on ristiriitaisia tavoitteita muutoksen suunnasta, viestintä ei toimi organisaation sisällä ja niiden välillä ja työyhteisöissä on vallan ja vastuun epäselvyyttä. (Rissanen ym. 1996, 48-49.) Muutosvastarinta on muutoskielteisyyt-

16 tä tai kriittisyyttä muutosta kohtaan. Pelko tulevaisuudesta ja turvattomuus voivat aiheuttaa muutoskielteisyyttä (Laaksonen, Niskanen, Ollila & Risku 2005, 52). Työntekijälle voi muodostua erilaisia muutokseen liittyviä uhkakuvia kuten pelkoa työpaikan menettämisestä, pelkoa työyhteisön hajoamisesta, turvattomuuden tunnetta ja yleistä negatiivista asennetta työyhteisön muutosta kohtaan. Kun muutoksen tarkka sisältö ja merkitys selviävät työntekijälle, hän voi luopua uhkakuvistaan ja alkaa miettiä eri toimintavaihtoehtoja. Näin työntekijän uhkakuvat muuttuvat uteliaisuudeksi muutoksen aiheuttavaa ilmiötä kohtaan. Työntekijöille on annettava tietoa muutoksista, jotta työyhteisössä ei ala liikkua vääriä huhuja muutoksista ja niihin liittyvistä ilmiöistä. (Laaksonen ym. 2005, 47). Jos muutosprosessi etenee liian nopeasti, vaarana on muutosprosessin epäonnistuminen. Jottei näin kävisi, on työntekijöille informoitava muutoksista ja niiden edistymisistä. Mitä suuremmista muutoksista on kyse ja mitä suurempia pelkoja niihin liittyy, sitä tärkeämpää on käyttää viestintää tavoitteiden saavuttamiseksi. (Valpola 2004, 62; Rissanen ym. 1996, 47.) Henkilöstön osallistuminen muutoksen suunnitteluun ja läpiviemiseen yhdessä johdon kanssa selkiyttää muutoksen syiden ymmärtämistä ja hyväksymistä, vahvistaa luottamusta muutoksen tarpeellisuuteen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Henkilökunnan osallistumisen mahdollistamiseksi voi käyttää seuraavia foorumeita: työyhteisön sisäiset työryhmät, tiedotus- ja keskustelutilaisuudet koko henkilöstölle, yhteiset koulutus- ja valmennustilaisuudet, tilaisuudet, joissa käsitellään tuntematonta tulevaisuutta ja tilaisuudet, joissa innovoidaan ja realisoidaan mahdollisuuksia. (Laaksonen ym. 2005, s.51.) Muutostilanteiden viestinnässä viestien tulisi olla selkeitä ja johdonmukaisia, jolloin viestien sanomiin liittyy jatkuvuus ja analysointikestävyys. Lisäksi tulisi varmistaa, että viesti tavoittaa viestin tarvitsijan, jolloin jokainen voi henkilökohtaisesti miettiä muutoksen merkitystä, ja henkilökunnalla olisi oltava mahdollisuus keskusteluihin. (Valpola 2004, 63.) Viestinnässä tulisi myös käyttää henkilöstölle tuttuja, käytännönläheisiä tekijöitä kuten konkreettisia esimerkkejä ja selkeää esitysmateriaalia. (Lanning ym. 1999, 54.)

17 Mäkisen (2003) tutkimuksen mukaan onnistuneen muutoksen mahdollistajia olivat mm. hyvä ilmapiiri, työntekijöiden selkeät vastuualueet, työntekijöitä huomioiva, kehittämiseen myönteisesti suhtautuva johtamistyyli ja kehittämistoiminnalle asetetut selkeät tavoitteet ja kehittämistoiminnan tukeminen. Tärkeimpinä tavoitteina muutoksen avulla tapahtuvassa kehittämisessä ovat toiminnan laadun parantaminen, henkilöstön hyvän yhteishengen, osaamisen ja ammattitaidon lisääminen (Laaksonen ym. 2005,51). Tärkeitä organisaation muutoksen onnistumisen edellytyksiä ovat ylimmän johdon tuki, ylimmän johdon tietoisuus organisaation ongelmista, toimintamallin esiin tuominen, koulutustiedon saaminen kaikkien käyttöön, työyhteisön omien voimavarojen kehittäminen, yhteinen organisaation kehittämisen kieli ja kehittämisen mittaaminen ja tulosten tarkkailu. (Rissanen ym. 1996, 47.) 2.6 Henkilöstön osaaminen ja ammatillinen kehitys, keinot kehittämiseen? Sosiaali- ja terveysalan työssä tarvitaan laaja-alaista, monipuolista tietoperustaa ja hyvää käytännön osaamista. Erikoistuneilla asiantuntijuuslistoilla toiminta on jakautunut omille alueilleen, joissa jokainen ammattiryhmä hoitaa omaa aluettaan erityisasiantuntemuksensa pohjalta. Terveydenhuollon keskeinen periaate on asiakaslähtöisyys, joka vaatii asiakkaan, moniammatillisen tiimin ja usein myös moniammatillisen verkoston välistä yhteistyötä. Moniammatillisessa yhteistyössä oppii näkemään ja ymmärtämään myös muiden näkökulmia, mikä johtaa yksilön kasvuun ja kehitykseen, ja tätä kautta myös ryhmän toimintatavat kehittyvät. (Janhonen ym. 2005, 13.) Ammatillinen kehittyminen on alati muuttuva ja kehittyvä prosessi. Työelämän muuttuvat vaatimukset ja koulutuksen antamat tiedot ja valmiudet luovat perustan ammatillisen osaamisen kehittymiselle. Ammatillisen osaaminen ja pätevyys lisääntyy kokemusten ja jatkuvan tiedonhankinnan ja oppimisen kautta. (Janhonen ym. 2005, 17.) Laboratoriopalvelujen tuottaminen on monen eri osatekijän summa, joka vaatii moniammatillista yhteistyötä, kuten potilaiden ohjausta eri tutkimusten suorittamisessa, sovittujen tutkimusten toteuttamista hoitopalveluketjun eri vaiheissa ja laboratoriotutkimuksista kertovien eri tiedonlähteiden tuntemusta ja käyttöä. Laboratorioiden tutkimuslaajuus vaihtelee paljon eri laboratorioissa ja laboratoriohenkilöstö tuottaa laboratorio-

18 palveluja laaja-alaisesti. Tutkimusmenetelmien suuri määrä ja niiden monipuolisuus vaativat jatkuvaa tiedon ja taidon hankkimista ja ylläpitämistä. Laboratoriohenkilöstön toimenkuvaan kuuluu potilaiden ja heitä hoitavan hoitohenkilöstön ohjaaminen suullisesti ja myös kirjallisesti erilaisten laboratoriotutkimusten suorittamisessa. Laboratoriopalveluja käyttävien hoito- ja laboratoriohenkilöstön välisen informaation tulisi kulkea säännöllisesti ja molempiin suuntiin, jolloin varmistetaan laboratoriopalvelujen liittyminen saumattomaan palveluketjuun toivotulla tavalla. Tietotekniikan ja verkostoitumisen avulla toteutetut palveluketjut edellyttävät tehokasta, tietosuojan huomioivaa tiedonsiirtoa hoito-organisaatioiden kesken (Linko 2000, 13-30, 36).

19 3 Kehittämistehtävän toteutus Edellytyksenä tämän kehittämistehtävän yhteistyökumppanina toimineessa ZipIThankkeessa tehtävälle menetelmäkehitystyölle on löytää pilottikohteista yhteistyökumppaneiksi motivoituneita ja oman työnsä kehittämisestä innostuneita terveydenhuollon asiantuntijoita. Tätä varten ZipIT-hanketta esiteltiin tammikuussa 2005 Savoniaammattikorkeakoulun Terveysalan Kuopion yksikössä Informaatioteknologia terveydenhuollossa -erikoistumisopintoja suorittavalle ryhmälle. Jatkotapaamisten jälkeen sovittiin tämän kehittämistehtävän aiheesta ja toteutuksesta. Kehittämistehtävän yhteistyö- ja taustahankkeena toimivassa ZipIT-tutkimushankkeessa tavoitteena on mm. lähentää toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisen menetelmiä, tehdä kehittämishankkeiden eri vaiheisiin liittyvää päätöksentekoprosessia läpinäkyväksi, sekä nostaa esille tietojärjestelmähankkeiden mahdollistamat kehittämis- ja muutostarpeet organisaation toiminnassa ja päinvastoin. Kehittämistehtävän tavoitteena on ollut tuottaa tietoa terveydenhuollon palvelujen alueellisesta järjestämisestä yleensä sekä kuvata tarkemmin, miten alueellinen toiminta ja yhteistyö vaikuttavat kohdeorganisaatioiden toimintaprosesseihin ja niiden kehittämistarpeisiin. Tämän kehittämistehtävän kiinteänä yhteistyökumppanina olevassa ZipIT-hankkeessa työ toteutetaan seuraavien periaatteiden ja vaiheistuksen mukaisesti: 1. Selvitetään kohteina olevien työyksiköiden nykytilaa (kuvataan (mallinnetaan) toimintaympäristöä ja -prosesseja, tiedonkulkua jne.) Tuotoksena kohdekohtaiset nykytilan kuvaukset 2. Kuvataan kohteina olevien työyksiköiden tavoitetilaa (otetaan huomioon tietoteknologian mahdollisuudet toiminnan kehittämisessä, Kansallisen terveyshankkeen tavoitteet, sairaanhoitopiirin/erityisvastuualueen suunnitelmat) Tuotoksena kohdekohtaiset tavoitetilan kuvaukset 3. Tunnistetaan kohdeorganisaatioiden nykyisestä toiminnasta kehittämistarpeita (toiminnan ja/tai tietojärjestelmän) ja kuvataan ne Tuotoksena esiselvitys kehittämistoimenpiteistä

20 Vaiheissa mainitut kuvaukset tuotetaan yhteistyössä kohdeorganisaatioiden kanssa ja ZipIT-hanke antaa menetelmällistä tukea kuvausten laatimiseen ja niiden prosessointiin. ZipIT toimii myös koordinaattorina yritys- ja kohdeosapuolten välillä. Tämän kehittämistehtävän tavoitteena oli tuottaa käytännön toimijoiden näkemyksistä ja konkreettisista toimintatavoista tietoa laajempaa tutkimus- ja kehittämistyötä varten. Kehittämistehtävän painopiste oli edellä olevan vaiheistuksen kohdassa 1. Ensimmäisessä osahankkeessa menetelmänä käytettiin kyselyä. Myös toisessa osahankkeessa tavoitteena oli toteuttaa kysely tai teemahaastattelu mutta hankkeen oletettua hitaamman käynnistymisen vuoksi tästä jouduttiin luopumaan ja käyttämään menetelmänä kokonaisuuden kuvaamista toimintalähtöisesti. Tavoitteena oli, että yhteistyö hankeosapuolten välillä voisi jatkua myös tässä suunnitelmassa kuvatun kokonaisuuden päättymisen jälkeen esimerkiksi kehittämistoimenpiteiden toteutuksen aikana. Kumpikin kehittämiskohde jatkuu tämän kehittämistehtävän päättymisen jälkeen ja yhteistyöstä on sovittava myöhemmin. Kehittämistehtävä on joka tapauksessa tuottanut lisää tietoa hankkeissa mukana olleille osapuolille ja yhteistyökumppaneille. Toteutuksen tavoiteaikataulu on esitetty taulukossa 1. Taulukko 1. Aikataulu Toukokuu-elokuu Syyskuu-lokakuu Marraskuu-joulukuu alustava perehtyminen aiheeseen projektisuunnitelman laatiminen viitekehyksen ja taustamateriaalin kartoitus esittely terveydenhuollon organisaatioille kyselyiden suunnittelu projektisuunnitelman esittely ja täydennys kyselyiden viimeistely ja toteutus lupa kohdeorganisaatioilta kyselyiden tekemiseen viitekehyksen kirjoitus alkaa kyselyiden analysointi viitekehyksen täydennys tavoitetilan kuvausten työstäminen kehittämistarpeiden tunnistaminen raportin kirjoittaminen ja viimeistely loppuraportin esittely ja julkistaminen

21 Käytännössä aikataulu viivästyi pääsääntöisesti kehittämistehtävän toteuttajista riippumattomista syistä ja pääosa työstä tehtiin marras-joulukuun 2005 aikana. Kehittämistehtävän toteuttivat terveydenhuollon organisaatioista informaatioteknologian erikoistumisopintojen opiskelijat Sari Seppänen (KYS, Silmätautien poliklinikka) ja Janne Leskinen (KYS-Laboratoriokeskus). ZipIT-hankkeesta kehittämistehtävän toteutukseen osallistui tutkija, yliopettaja Maritta Korhonen, jonka vastuulla oli sisällöllinen ohjaus aluetietojärjestelmän kehittämisen osalta sekä yhteistyön koordinointi muiden organisaatioiden ja tutkimushankkeen välillä. Informaatioteknologia terveydenhuollossa -opiskelijoiden kehittämistehtävän ohjauksesta vastasi lehtori Arja Kemiläinen. Kehittämistehtävän projektiorganisaatio on esitetty kuvassa 1. ZipIT Maritta Korhonen Päivi Röppänen Tuula Tuomainen Projektiryhmä Janne Leskinen Sari Seppänen Asiantuntijat Osastonhoitajat Lääkärit Muut yhteistyötahot Ohjausryhmä Arja Kemiläinen Maritta Korhonen Päivi Röppänen Kuva 1. Projektiorganisaatio Projektiryhmä teki yhteistyötä myös ZipIT-hankkeen kanssa, josta projektin etenemistä seurasivat ja ohjausta antoivat suunnittelija Päivi Röppänen ja Maritta Korhonen. Kehittämistehtävästä informoitiin projektiryhmän työyksikön esimiehiä. Lisäksi projektista tiedotettiin KYS-laboratoriokeskukselle ja KYSin silmätautien klinikalle sekä alueen kunnille alueellisissa yhteistyötilaisuuksissa.

22 Jo kehittämistehtävän alkuvaiheessa todettiin, että hyvässä projektisuunnittelussa on hyvä selvittää mahdolliset riskit ja ongelmat. Koska aikaa ei ole rajattomasti käytössä projektin toteuttamiseen, tulee riskien arviointi kohdistaa oikeisiin alueisiin projektissa. Riskit tulee tunnistaa, jotta ne voidaan torjua tai niiden ilmaantumistodennäköisyyttä voidaan pienentää.(pelin, 2004, 199 205). Taulukossa 2 on esitetty kehittämistehtävän riskit ja niihin varautuminen. Käytännön työn edetessä suurimmaksi kompastuskiveksi muodostui alun perin arvioimaton riski: kehittämistehtävän aihe oli uusi ja monia toimijoita koskettava. Kehittämistehtävän toteutusaikatauluun vaikuttivat useat ulkopuoliset tekijät, joihin toteuttajien oli hankala, jos ei lähes mahdoton, päästä vaikuttamaan. Pitemmällä aikavälillä kehittämistehtävän aiheeseen ja organisaatioiden toimintaan ja yhteistyömalleihin olisi ollut mahdollista perehtyä syvällisemmin. Taulukko 2. Riskit ja toimenpiteet niiden toteutumisen estämiseksi Riski Seuraus Toimenpide Vastaajaorganisaatioiden sitoutuminen Huono vastausprosentti kyselyissä, tulosten analysointi vaikeaa Tiedottaminen, sitouttaminen, uusintakysely Haasteellinen aihe, oman ymmärryksen ja innostuksen riittävyys Huonosti suunniteltu aikataulu, tehtävämäärän väärinarviointi Vaikea pysyä aiheessa, aikataulu pettää, vaikeuksia tuottaa kirjallista materiaalia Kiire ja huolimattomuus tehtävien teossa, huono perehtyminen aiheisiin, projektin viivästyminen Kirjalliseen materiaaliin perehtyminen, yhteistyö projektin ohjaajan kanssa Tehtävien huolellinen kartoitus, aikataulun huolellinen suunnittelu ja tehtävien kartoitus, aikataulun suunnitelmallinen mutta joustava toteuttaminen Seuraavassa on kuvattu tarkemmin kehittämistehtävän empiiristen osioiden tavoitteet.

23 3.1 Alueellisen laboratoriotoiminnan kehittäminen, henkilökunnan näkemyksiä Erikoissairaanhoitolain mukaan sairaanhoitopiirin tehtävänä on antaa alueensa terveyskeskuksille niiden tarvitsemia erikoissairaanhoidon palveluja sekä vastata laboratorio- ja röntgenpalvelujen kehittämisen ohjauksesta ja laadunvalvonnasta. Erityisesti tulisi ottaa huomioon mahdollisuudet kehittää palveluja yhteistoiminnassa (sairaanhoitopiirit, terveyskeskukset). Kuopion yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueeseen (ERVA-alue) kuuluvat sairaanhoitopiirit suunnittelevat yhteistä laboratoriolaitosta, yhteislaboratoriota. Erityisvastuualueeseen kuuluvat Pohjois-, Etelä- ja Itä-Savon sekä Keski-Suomen ja Pohjois-Karjalan sairaanhoitopiirit. Yhteisen laboratoriotoiminnan tavoitteena on säästöjen lisäksi mm. toimintojen yhdenmukaistaminen, palveluiden saatavuuden varmistaminen sekä ostopalvelujen vähentäminen. Kyseessä on ensimmäinen sairaanhoitopiirien yhteinen laboratoriohanke Suomessa. Yhteislaboratoriotoiminta on tarkoitus käynnistää vuoden 2007 alussa. Alueellisen laboratoriotoiminnan osalta tämän kehittämistehtävän kohderyhmänä ovat Kuopion yliopistollisen sairaalan laboratoriokeskuksen henkilökunta. Hyödynsaajina ovat sekä kohderyhmä lisääntyneen tiedon ja mahdollisesti parantuneiden vaikutusmahdollisuuksien kautta että alueellisen laboratoriotoiminnan hankkeen suunnittelijat ja toteuttajat parantuneen tiedon kautta. KYS-Laboratoriokeskuksen ja alueelliset laboratoriopalveluiden osalta kehittämistehtävässä oli tarkoitus selvittää seuraavia asioita: - Miten laboratoriotoiminta tällä hetkellä tapahtuu Kuopion yliopistollisessa sairaalassa ja alueen terveyskeskuksissa lähinnä organisoinnin ja toiminnan laajuuden osalta? - Miten laboratoriotoimintaa on jo alueellistettu (KYS-erityisvastuualueella, muualla Suomessa)? - Mitä muutoksia on suunnitteilla alueellisessa toiminnassa (erityisesti yhteislaboratorio KYSin erityisvastuualueella)? - Miten suunnitellut muutokset tulevat vaikuttamaan käytännön toimintaan? - Kuinka laboratoriohoitajat kokevat tällä hetkellä alueellisen yhteistyön ja sen kautta syntyvän muutoksen? -

24 Tavoitteena oli kuvata henkilökunnalle suunnatun kyselyn kautta erityisesti sitä, miten "ruohonjuuritason työntekijä" ymmärtää alueellisen toiminnan, miten hän arvioi sen hyviä ja huonoja puolia ja miten hän näkee alueellisten laboratoriopalveluiden vaikuttavan omaan työhönsä ja sen kehittämiseen. Tämän kehittämistehtävän empiirisessä osuudessa tarkastellaan siis laboratoriohoitajien näkemyksiä ja käsityksiä KYSin erityisvastuualueen laboratoriotoiminnan kehittämishankkeesta. Laboratoriohoitajien näkemyksiä ja käsityksiä selvitettiin strukturoidun, monivalintamuotoisen (Likert-asteikko) kysymyslomakkeen avulla, jossa oli myös muutamia avoimia kysymyksiä. Alueelliseen laboratoriotoimintaan liittyvät tutkimuskysymykset ovat: 1. Miten laboratoriohoitajat kokevat työyksikkönsä tämän hetkisen tilanteen ja vaikutusmahdollisuutensa työhönsä? 2. Miten laboratoriohoitajat kokevat tiedottamisen laboratoriohankkeesta, onko heitä informoitu riittävästi tulevista muutoksista? 3. Miten laboratoriohoitajat arvioivat kehittämishankkeen tuomien muutosten vaikuttavan heidän työhönsä? 4. Millaisiksi laboratoriohoitajat arvioivat tämän hetkiset tietotekniikkataitonsa ja kuinka suunniteltu kehittämishanke vaikuttaa heidän arvionsa mukaan tietotekniikkataitojen merkitykseen? Kysymyksissä painotettiin tiedottamisen, työtehtävien, koulutuksen ja tietotekniikan alueita. Kysymyslomake ja sen lähetekirje ovat tämän raportin liitteenä 1. 3.2 Alueellisen arkiston kehittäminen, case silmänpohjakuvantaminen KYSin silmätautien poliklinikalla aloitettiin vuonna 2002 yhteistyö Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin alueen terveyskeskusten kanssa diabeetikoiden silmänpohjien seurannassa. Samaan aikaan silmätautien poliklinikalla valmisteltiin uuden ohjelmiston käyttöönottoa mm. selvittämällä sen vaikutuksia poliklinikan toimintaan. Käyttöönoton arvioitiin tapahtuvan vuoden 2003 aikana. Ohjelmistoa ei kuitenkaan ole otettu käyttöön silmätautien poliklinikalla, sen sijaan se on käytössä alueen terveyskeskuksissa kuten diabeeti-

25 koiden silmänpohjien seurantaa varten hankittu kiertävä digitaalinen silmänpohjakamerakin. Tämä mahdollistaa sen, että terveyskeskuksissa otetut silmänpohjakuvat voidaan tarvittaessa lähettää sähköpostitse silmätautien poliklinikalle silmälääkärin tulkittavaksi. Kuopion yliopistollisen sairaalan silmätautien poliklinikan osalta tavoitteena oli kuvata, miten alueellinen yhteistyö toimii erityisesti silmänpohjakuvantamisessa: - Miten työnjako ja yhteistyö erityisesti kuvantamisen osalta toimii tällä hetkellä silmätautien poliklinikan ja alueen terveyskeskusten välillä? - Miten silmänpohjakuvantaminen on järjestetty muualla Suomessa? - Mitä tietojärjestelmiä silmänpohjakuvantamiseen liittyen on käytössä sekä Pohjois- Savon sairaanhoitopiirissä että muualla Suomessa ja miten tietojärjestelmät on integroitu toisiinsa? - Miten nykyinen silmänpohjakuvien konsultointi eroaa vuonna 2002 suunnitellusta ja miksi, onko siinä kehitettävää? - Mitä muutoksia nykyiseen toimintaan on tulossa/suunnitteilla (esim. yhteiseen alueellisen kuva-arkistoon siirtyminen)? Tämän työn tavoitteena silmänpohjakuvantamisen osalta oli myös selvittää ja arvioida, miksi vuonna 2003 informaatioteknologian erikoistumisopintojen kehittämistehtävässä (Hämäläinen, Ikäheimo, Klemola, 2002) esitetyt toimenpiteet silmänpohjakuvantamisen alueellisen toteutuksen laajentamiseksi eivät ole toteutuneet, mitkä ovat olleet mahdolliset muut kehittämistoimenpiteet alueen terveydenhuollon organisaatioissa vuosina 2003 2005 ja mitä erityisesti alueelliseen yhteistyöhön tähtääviä suunnitelmia sairaanhoitopiirin alueen organisaatioilla on. Kehittämistehtävä on toteutettu tutustumalla erilaisiin dokumentteihin silmänpohjakuvantamisesta ja sen kehittämisestä sekä alueellisesta MediMaker-arkistosta ja sen teknisistä ratkaisuista.

26 4 Alueellisen silmänpohjakuvantamisen kehittäminen Seuraava teksti perustuu kehittämistehtävän loppuraporttiin (Hämäläinen ym. 2002). Digitaalisen kuvauksen kehittyminen on mahdollistanut uuden toimintamallin kehittämisen perusterveydenhuollon ja silmätautien erikoissairaanhoidon välillä. Telelääketiede sopii hyvin diabeettisten silmänpohjamuutosten diagnostiikkaan sekä seurantaan. Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin alueen terveyskeskuksissa on ryhdytty kuvamaan vuosittain säännöllisesti kaikkien alueen diabeetikkojen silmänpohjat. Aiemmin diabeetikkojen silmänpohjamuutoksia ei ole systemaattisesti seulottu. Diabetesmuutokset onkin havaittu usein vasta siinä vaiheessa, jolloin potilaan näöntarkkuus on jo alentunut. Pitkälle edenneiden silmänpohjamuutosten hoitotulokset ovat selvästi huonommat kuin ajoissa havaittujen. Terveyskeskukset lähettävät tulkittavaksi silmälääkärille ne silmänpohjakuvat, joissa epäillään diabetesmuutoksia. Terveyskeskuksessa otetut silmänpohjakuvat tulevat konsultaatioon nykyisin KYSin silmätautien poliklinikalle sähköpostin välityksellä. Medi- Maker-järjestelmää tullaan käyttämään tulevaisuudessa silmänpohjakuvakonsultaatioiden tulkitsemiseen ja välittämiseen. Vuokaavion eli työnkulkukaavion avulla voidaan kuvata työprosessia. Vuokaavio antaa kuvan todellisesta työprosessista ja sen avulla saadaan esille eri henkilöiden työ. Vuokaavio voi tuoda esiin työn kulun epäjohdonmukaisuuksia sekä päällekkäisyyksiä ja sen avulla voidaan etsiä työn parantamismahdollisuuksia ja suunnitella uutta toimintaa. Kaavion avulla prosessia on helpompi selittää henkilölle, joka ei tunne prosessia. Vuokaavion työstämiseen osallistuu työryhmä, joka työskentelee prosessissa. Kuvassa 2 on esitetty vuokaavio silmänpohjakuvien sähköpostikonsultaatioiden nykytilanteesta.