PATENTTI- JA REKISTERIHALLITUKSEN HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS 2009 HTP

PATENTTI- JA REKISTERIHALLITUKSEN HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS 2009 HTP

2 SISÄLLYSLUETTELO TERMIT JA LYHENTEET... 3 Katsaus vuoteen 2009... 4 1. Osaamisen kehittäminen... 6 1.1 Osaaminen osana PRH:n tavoitteita... 6 1.2 Keskeisten tunnuslukujen tarkastelua... 6 1.3 Viestintä korostui talon yhteisissä koulutuksissa... 7 1.4 Linjojen ja yksiköiden osaamista kehitettiin... 8 1.5 Rekrytoinnit ja hankinnat täydensivät osaamista... 9 1.6 Osaamisen kehittämisen HESTRA-mittarit... 10 2. Muutoksen johtaminen... 11 2.1 Nykyiset henkilöstöpanostukset... 11 2.1.1 Henkilöstömäärä... 11 2.1.2 Henkilöstörakenne... 12 2.2 Henkilöstötarve ja osaamisrakenne... 16 2.3 Vaihtuvuus... 17 2.4 Työnantajakuva... 18 2.5 Muutoksen johtamisen HESTRA-mittarit... 19 3. Tuloksellinen työn tekeminen... 20 3.1 Työajan käyttö ja työvoimakustannukset... 20 3.2 Palkkausjärjestelmä... 21 3.3 Muu palkitseminen ja työelämän joustot... 23 3.4 Tasa-arvoinen työyhteisö... 26 3.5 Tuloksellisen työn tekemisen HESTRA-mittarit... 27 4. Työhyvinvoinnin varmistaminen... 28 4.1 TYKY- ja virkistystoiminta toivat vastapainoa työlle... 29 4.2 Sairastavuuden tunnusluvut alenivat... 30 4.3 Työterveyshuolto hyvänä yhteistyökumppanina... 34 4.4 Työsuojelu ja turvallisuus tukevat toimintaa... 35 4.5 Työtyytyväisyyden keskiarvo ennallaan... 35 4.6 Työhyvinvoinnin varmistamisen HESTRA-mittarit... 41 5. Vuorovaikutuksen ja viestinnän edistäminen... 42 5.1 Vuorovaikutuksen areenat... 42 5.2 Vuorovaikutuksen ja viestinnän edistämisen HESTRA-mittarit... 44 6. Johtopäätöksiä... 45 7. HTP:n keskeisimmät lähteet... 48 Liite 1... 49 Liite 2... 52 Kannen kuva: Kuura, valokuvakilpailun satoa, Heidi Niemi 2010.

3 TERMIT JA LYHENTEET Amkk Evaluointi Henkilöstöjohtaminen Henkilöstöprosessi Henkilöstötilinpäätös, HTP Henkilöstövisio Henkilötyövuosi (htv) HESTRA ICT Menestystekijä PCT Strategia Substanssi TAE TAHTI TTS Tulossopimus Työvoimakustannukset (tvk) Visio VMBaro VPJ VES VTML YT-toimikunta Ammattikorkeakoulu Arviointi, arviointiperusteiden soveltaminen tai sen tulos osoittamalla, missä määrin eri kriteerit ovat toteutuneet. Ihmisten johtamiseen ja ohjaukseen sekä yksilöinä että ryhminä keskittyvää johtamista, joka tähtää henkilöstövoimavarojen optimaaliseen hyödyntämiseen. Siinä huomioidaan töiden sujumisen lisäksi mm. työntekijöiden osaaminen, sitoutuminen ja työhyvinvointi. Henkilöstöjohtamiseen liittyvä prosessi, joka toistetaan pääosin samanlaisena, esim. rekrytointiprosessi tai kehityskeskusteluprosessi. Vuosittainen henkilöstöasioiden raportti ja samalla pohdinta, jossa arvioidaan henkilöstöstrategian toteutuksen onnistumista. Henkilöstöön ja henkilöstöjohtamiseen liittyvä tavoitetila Yhden henkilön säännöllinen vuosityöaika PRH:n henkilöstöstrategia Informaatio- ja kommunikaatioteknologia Asia, jossa onnistuminen vaikuttaa ratkaisevasti pitemmällä tähtäyksellä organisaation menestymiseen. Patent cooperation treaty, kv. sopimus, jossa yhdellä hakemuksella voidaan saada patenttihakemus vireille kaikissa sopimukseen liittyneissä maissa. Voidaan määritellä usealla tavalla; esimerkiksi visioon tai tiettyyn suureen päämäärään tähtäävä, linjanvetoja sisältävä suunnitelmakokonaisuus ja siihen liittyvä määrätietoinen toiminta. Omaan alaan liittyvä asiasisältö Talousarvioehdotus. Virasto tekee ehdotuksen taloudestaan vuosittain ministeriölle. Eduskunta vahvistaa hallituksen esityksestä valtion ja virastojen lopullisen talousarvion. Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (valtion yhteinen) Toiminta- ja taloussuunnitelma, Vuosittain laadittava usean vuoden kattava suunnitelma, joka sisältää päivitetyn strategian, tulossuunnitelmalaskelmat, tulot ja menot. TTS:aa hyödynnetään TAEn valmistelussa, tulosneuvotteluissa ministeriön kanssa ja johtamisessa. Viraston ja ministeriön välinen vuotuinen sopimus kyseisen vuoden toiminnallisista, taloudellista ja kehittämiseen liittyvistä tavoitteista. Tunnusluku, joka koostuu tehdyn työajan palkoista ja välillisistä työvoimakustannuksista. Niitä ovat välilliset palkat (esim. vuosiloma-ajan palkat), sosiaaliturvakustannukset ja muut välilliset työvoimakustannukset (esim. koulutus ja työterveyshuolto). Tavoitetila, johon organisaatio pyrkii. Erityisesti BSC-strategiassa tulevaisuuteen asetettu tahtotila, jota toteutetaan menestystekijöillä (BSC= Balanced Scorecard on tavoitejohtamisen periaatteille kehitetty toiminnanohjauksen suorituskykymittaristo). Valtionhallinnon työtyytyväisyyskysely Valtion palkkausjärjestelmä Valtion palvelussuhteiden ehtoja määrittelevä virkaehtosopimus Valtion työmarkkinalaitos (valtiovarainministeriön henkilöstöosasto), joka vastaa mm. keskitetystä valtiokonsernin työnantajatoiminnasta Yhteistyötoimikunta, lakisääteinen henkilöstön ja työnantajan edustajien toimikunta.

4 Katsaus vuoteen 2009 Henkilöstötilinpäätöstä on tehty PRH:ssa vuodesta 2001. Sen rakennetta on uudistettu tällä kierroksella liittyen henkilöstöstrategiaan eli HESTRAan. Kulunutta vuotta leimasi läpi vuoden kestänyt HESTRA-prosessi. Työ aloitettiin loppuvuodesta 2008 johtoryhmätyöllä, jossa muodostettiin henkilöstövisio vuodelle 2014. Siihen pääsemiseksi muotoiltiin viisi menestystekijää, jotka ovat osaamisen kehittäminen, muutoksen johtaminen, tuloksellinen työn tekeminen, työhyvinvoinnin varmistaminen sekä vuorovaikutuksen ja viestinnän edistäminen. Henkilöstövisiota ja menestystekijöitä kommentoivat kolme henkilöstöstä muodostettua pienryhmää ja myös koko henkilöstö sai kommentointimahdollisuuden esimiesten vetämien työyksikkökokousten kautta alkuvuodesta 2009. Seuraavaksi menestystekijöille luotiin alustavat mittarit ja toimenpide-ehdotukset, joita esimiehet kommentoivat elokuun lopulla järjestetyssä tilaisuudessa. Lopullisia mittareita ja toimenpiteitä valmisteli taustalla hallinnon jäsenistä koostunut alatyöryhmä. Lopullinen kirjallinen muoto syntyi syksyn aikana - kolme pienryhmää kokoontui vielä toisen kerran ja joulukuussa pidettiin johtoryhmä- ja YT-käsittelyt. Pääjohtaja vahvisti HESTRAn tammikuussa 2010. HESTRAssa on määritelty vuositasolla konkreettisia toimenpiteitä, joita tehdään ja seurataan. Toimenpiteet tarkentuvat edelleen vuosisuunnittelun yhteydessä. Kohtuullisella mittarimäärällä seurataan asioiden tilaa tekemättä mittaamisesta kuitenkaan liian raskasta. Henkilöstötilinpäätös on keskeinen HESTRAn seurannan väline, ja siksi tämä raportti on järjestetty em. viiden menestystekijän mukaisesti jo nyt, vaikka ensimmäiset toimenpiteet ja mittarit onkin asetettu vuodelle 2010. Henkilöstön kehittämiskertomus ja TYKY:n toimintakertomus sisältyvät tästä eteenpäin henkilöstötilinpäätökseen. Koulutusta järjestettiin edelleen vilkkaasti, joskin koulutusaktiivisuuden laskentatavan muutos notkautti ko. tunnuslukua alaspäin (4,1 pv/htv). Talon yhteisissä koulutuksissa korostuivat viestintään ja vuorovaikutukseen liittyvät koulutukset. Taloudellinen tilanne, tuottavuusohjelman vaateet ja vähäinen vaihtuvuus vaikuttivat uuden henkilöstön vähäiseen rekrytointiin kuluneena vuonna. PRH:ssa työskenteli 31.12.2009 497 henkilöä, jossa ovat mukana pitkällä virkavapaalla olevat 12 henkilöä. Henkilöstön määrä väheni 20:llä. Henkilöstörakenteessa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia. Henkilöstömme on edelleen keskimääräistä naisvaltaisempaa (63,8%). Kokoaikaisten henkilöiden osuus (90,1%) on noussut noin prosenttiyksikön verran edellisestä vuodesta. Määräaikaisia, joilla ei ollut virastossa taustavirkaa, oli vuoden lopussa n. 10,5% henkilöstöstä. Keski-ikä kohosi yhdellä vuodella ollen nyt 46,6 vuotta. Koulutustasoindeksimme on valtion keskitasoa (5,2 asteikolla 1-7). Vähintään alimman korkeakoulututkinnon (ml. amkk) suorittaneita oli 62% henkilöstöstä ja vähintään ylemmän tason tutkinto on 43,5 %:lla. PRH:n lähtövaihtuvuus oli 3,4%, joka on laskenut edellisestä vuodesta. Keskimääräinen eläkkeellesiirtymisikä oli 63,4 vuotta, joka on valtionhallintoa korkeampi. Vuoden 2009 toiminnan kokonaiskuluista eli noin 42,5 miljoonasta eurosta 58% eli 24,5 miljoonaa euroa oli henkilöstökuluja, jotka olivat lähes edellisen vuoden tasoa. Tasa-arvotilanne on pysynyt edelleen hyvänä, sukupuolesta johtuvaa eriarvoista kohtelua ei ole ilmennyt palkkauksessa tai muillakaan osa-alueilla.

6 1. Osaamisen kehittäminen PRH on ainutlaatuinen organisaatio, jossa erinomainen asiantuntemus on välttämättömyys viraston perustehtävän hoitamiseksi ja kansainvälisessä kilpailussa menestymiseksi. Osaamisemme on ajantasaista ja kehittyvää ja uudistamme sitä jatkuvalla oppimisella, uusien henkilöiden rekrytoinnilla ja ulkopuolisen osaamisen hyödyntämisellä. 1.1 Osaaminen osana PRH:n tavoitteita Osaamisen tärkeys näkyy PRH:n kaltaisen asiantuntijaorganisaation toiminta-ajatuksessa, visiossa ja arvossa kehittyminen. Visiossa määritellään Olemme Suomen osaavin ja ystävällisin henkilökunta. Kunnioitamme toisiamme, olemme avoimia ja uudistumme jatkuvasti. Arvomme kehittyminen kuvataan näin: Arvostamme osaamista, jota tuetaan jatkuvalla koulutuksella ja ammattitaidon kehittämisellä. Asiantuntijoina kehitämme toimintaamme ja palvelujamme kansallisessa ja kansainvälisessä toimintaympäristössä. Henkilöstön osaamisen kehittämisessä tukena ovat vuosittain laadittava henkilöstön kehittämissuunnitelma, henkilökohtaisia osaamistarpeita luotaava kehityskeskusteluprosessi ja talon yhteiskoulutusten osalta koulutuskalenteri. Linjoilla ja yksiköillä koulutusasioiden tukena toimii kattava koulutusyhdyshenkilöverkosto. Osaamisen jakamisen järjestelmistä laajin ja pitkäkestoisin on Patentti- ja innovaatiolinjan tutorointiohjelma. Toimintavuoden aikana koulutusaktiivisuustietojen kerääminen muutettiin PISKItyöajanseurantajärjestelmän kautta tehtäväksi. Näin tiedot päivittyvät jatkuvasti tuntikirjausten kautta ja jokainen PRH:lainen kirjaa koulutuksensa järjestelmään itse. Koulutusyhdyshenkilöiden roolia on kuvattu yleisluontoisesti allaolevassa kuvassa. Linjalla/ yksikössä Koulutustoiminnan suunnittelu ja raportointi Linjan / yksikön substanssin koulutustarjonnan tunteminen, konsultointi ja koordinointi Ohjeiden tunteminen, neuvonta ja tulkinta koulutustietojen ilmoittaminen työajan käyttäminen koulutukseen perehdyttäminen PRHtasolla Henkilöstön kehittämissuunnitelman laadintaan ja raportointiin osallistuminen Tiedon välittäminen linjan/yksikön koulutusasioista koulutusyhdyshenkilöryhmään talon koulutusasioista linjan/yksilön henkilöstölle Kuva 1. Koulutusyhdyshenkilön rooli. 1.2 Keskeisten tunnuslukujen tarkastelua Koulutuspäiviä kertyi keskimäärin 4,1 koulutuspäivää henkilötyövuotta kohden (v. 2008 7,4 pv). Se ei yllä aiemmin tulossopimuksessa 2009 asetettuun tavoitteeseen 7,0 pv/htv, joka oli asetettu vanhan mittaustavan mukaan; koulutuspäivien aleneminen johtuu mm. laskentatavan muutoksesta.

7 Talon koulutusinvestoinnit olivat 215 004 euroa (v. 2008 291 700 e), investointi koulutuspäivää kohden oli nyt 112 euroa (82 e) ja henkilötyövuotta kohden 455 euroa (601 e). Koulutusinvestoinnit ovat laskeneet edellisvuodesta mm. taloudellisen tilanteen vuoksi. Koulutuskustannusten prosenttiosuus työvoimakustannuksista oli PRH:ssa 0,9% ja valtiolla vastaavasti 1,0%. Palkkausjärjestelmään kuuluvia kehityskeskusteluja on PRH:ssa käynyt 98% henkilöstöstä, valtiolla keskimäärin 91,4%. PRH:n henkilöstö on asiantuntijaorganisaation tapaan koulutettua. Tätä kuvaavia tunnuslukuja ovat koulutustasoindeksi ja erilaisten korkeakoulu- ja yliopistotutkintojen suorittaneiden osuus. Näitä on selvitetty tarkemmin luvuissa 2.1 ja 2.2. 1.3 Viestintä korostui talon yhteisissä koulutuksissa Talon yhteisiä koulutuksia järjestettiin 46 kpl. Loput koulutuspäivät muodostuivat linjojen ja yksiköiden itse tilaamista tai järjestämistä koulutuksista. Alla kuvataan ensin talon yhteisiä koulutuksia pääpiirteissään. Viestintäkoulutuksia järjestettiin toimivasta työyhteisöviestinnästä, laadukkaasta asiakaspalvelusta, vaikuttavasta kirjoittamisesta sekä vakuuttavasta esiintymisestä, josta pidettiin sekä luento- että harjoittelutilaisuudet erikseen. Eri tasoisia kielikursseja järjestettiin englannista, ruotsista, ranskasta ja saksasta sekä keväällä että syksyllä. Office 2007-versiosta järjestettiin infotilaisuus keväällä yhteistyökumppani Sovelton kanssa. Lisäksi koko talo koulutettiin käyttämään ESSitsepalvelusovellusta, jonka avulla voi ilmoittaa mm. poissaoloja. Esimiestilaisuuksien, joita järjestettiin toimintavuonna neljä, aiheina olivat mm. kehityskeskustelu ja työtyytyväisyyskysely, esimiesten oma jaksaminen, ikäjohtaminen ja henkilöstöstrategia. Koko henkilöstölle suunnatuissa TYKY-luennoissa (ks. tarkemmin 4.1 TYKY- ja virkistystoiminta) esiintyjinä vierailivat Työterveyslaitoksen professori Juhani Ilmarinen, taiteen ja liike-elämän monitoimimies Mato Valtonen sekä HAUS kehittämiskeskus Oy:stä johtaja Seppo Mansukoski. TYKY-teemana oli Työtoveri toista sukupolvea, josta järjestettiin myös paneelikeskustelu oman henkilöstön edustajien kesken. Lisäksi kesän koittaessa pidettiin InnoSuomen tietoisku sekä perehdytystilaisuus kesäharjoittelijoille. Muiden uusien PRH:laisten perehdyttämistilaisuus pidettiin syksyllä. Lakiasioista järjestettiin tietosuojaa käsittelevä koulutus. Vuonna 2008 aloitetut turvallisuuskoulutukset ja prosessijohtamisen koulutus vietiin loppuun.

8 Kuva 2. Turvallisuuskoulutusta sammutuskalustosta 4.11.2009 Kuva: Auvo Mäkinen 1.4 Linjojen ja yksiköiden osaamista kehitettiin Patentti- ja innovaatiolinjalla vietiin vuoden 2009 kuluessa läpi uusien tutkijainsinöörien perehdytys-/ koulutusohjelma. Vanhemmille tutkijainsinööreille puolestaan järjestettiin syksyllä tutorkoulutus, johon linjalta osallistui n. 20 henkilöä. Lisäksi osallistuttiin talon yhteisille saksan ja ranskan kielikursseille. Linjan sisällä järjestettiin tutkijoille syventävää koulutusta työhön liittyvistä osa-alueista sekä tiedotusluontoisia tilaisuuksia. Dipolin järjestämälle pitkälle patenttikurssille osallistui 10 henkilöä. Patenttikirjasto ja neuvontapalvelut -yksikössä koulutuksen aiheissa noudatettiin aiempien vuosien painotuksia. Työntekijät saivat koulutusta teollisoikeudellisista aiheista luentojen ja tietoiskujen muodossa. Kirjastoalan ja patenttialan asiantuntijat osallistuivat alan konferensseihin, kokouksiin ja tutustumistilaisuuksiin, myös ulkomailla. Lisäksi opiskeltiin englantia ja ranskaa sekä osallistuttiin esimiehille tarkoitettuihin koulutuksiin. Tavaramerkki- ja mallilinjalla lisättiin oman alan tuntemusta sekä ammattitaitoa osallistumalla alan tilaisuuksiin. Lisäksi linjalta osallistuttiin aktiivisesti viraston järjestämiin TYKY-seminaareihin sekä muihin yhteiskoulutustilaisuuksiin kuten kieli-, asiakaspalvelu-, esimiestaito-, tietotekniikka- ja turvallisuuskoulutukseen. Lakimiehet ovat osallistuneet myös ulkopuolisten järjestämille kursseille ja seminaareille, jotka ovat liittyneet oman osaamisalueen kehittämiseen. Yritys- ja yhteisölinjalla pääosa osaamisen kehittämisestä tapahtui linjan sisäisen ja PRH:n yhteisen koulutuksen kautta. Linjan sisällä kehitettiin henkilöstön osaamista päivittäisten asioiden hoitamisessa järjestämällä lähinnä oikeudellista ja tietotekniikkaan liittyvää koulutusta. Lisäksi järjestettiin Novus-hankkeeseen liittyviä info- ja koulutustilaisuuksia esim. Novuksen tiedontarjontajärjestelmä Virrestä. PRH:n yhteisestä koulutuksesta osallistuttiin erityisesti kieli-, TYKY- ja esimieskoulutukseen.

9 Yhdistysasiat yksikössä osallistuttiin kielikoulutukseen ja Talentumin järjestämään lakikoulutukseen. Yksikön johto osallistui lokakuussa Bro Bono -seminaariin. Lisäksi henkilöstö osallistui yksikön sisäisiin koulutuksiin ja PRH:n järjestämiin koulutuksiin PatRek-asiakaspalvelussa koulutus painottui omaan alaan liittyvään koulutukseen ja kielikoulutukseen. Koko henkilöstölle järjestettiin kehittämispäivä, jonka teemana oli yhteistyö ja työyhteisötaidot. Markkinointi- ja liiketoimintayksikkö osallistui koulutuksiin, jotka käsittelivät markkinointiviestintää, yrityspalveluiden tuotteistamista, palveluiden laadun kehittämistä, verkkopalveluita ja substanssiosaamista immateriaaliasioissa ja -oikeuksissa. Yksikön omaan alaan liittyvä osaaminen kehittyi laajentamalla IPR-asioiden ml. tekijänoikeus ja open innovation toimintaympäristön tuntemusta sekä syventämällä aineettoman pääoman (IP) hallintaan ja innovaatioiden johtamiseen liittyvää osaamista. Myös Hallinnossa ja Viestintä ja yhteiskunta-asiat yksikössä kouluttauduttiin mm. kieli-, ICT-, viestintä-, laki- ja omaan alaan liittyvissä aiheissa. Hallinnon toimintojen monipuolisuus heijastui myös koulutuksien moninaiseen kirjoon. 1.5 Rekrytoinnit ja hankinnat täydensivät osaamista Uusrekrytoinnit ovat vähentyneet tuntuvasti edellisistä vuosista johtuen mm. valtion tuottavuusohjelman asettamista velvoitteista sekä viraston haasteellisesta taloustilanteesta. Vuonna 2009 rekrytoitiin 6 uutta henkilöä taloon, joista kaksi vakinaiseen virkaan. Muut avoimet tehtävät täytettiin talon sisältä tai kyseessä oli määräaikaisuuden jatko tai vakinaistaminen. Erikoissuunnittelijahaussa tehtävään oli useampi hakuprosessi. Hakemusten määrä avointa täytettyä virkaa kohden oli 62 hakemusta, joten tavoitteeksi v. 2009 asetettu minimi 20 hakemusta avointa tehtävää kohden täyttyi selvästi. Ulkopuolelta täytettyihin tehtäviin saapui keskimäärin 72 hakemusta. Rekrytointeja seurataan ja tilastoidaan sukupuolen mukaan eriteltynä (ks. tarkemmin tasaarvosuunnitelma 2010). Alla olevassa taulukossa on esitetty rekrytointeihin liittyvä yleisempi tilasto vuodelta 2009 (ulkopuolelta täytetyt tehtävät kursiivilla). Nimike Linja Määräaik./ vakinainen Hakijat yhteensä Haastatellut yhteensä Valittu henkilö Toimistosihteeri YYL ma 227 Nainen 1 Tutkijainsinööri (11) PAI va 22 N 1 M 10 Erikoissuunnittelija YYL va - Linjan sihteeri PAI va Nainen 1 Erikoissuunnittelija YYL va 22 7 - Tiedottaja HAL ma 7 Mies 1 Lakimies TML va 3 2 Nainen 1 Tutkijainsinööri PAI ma 49 6 Nainen 2 Erikoissuunnittelija YYL va 31 9 Mies 1 Linjan sihteeri PAI ma 99 6 Nainen 1 Toimistosihteeri YYL ma 96 7 Nainen 1 Yhteensä 556 37 M 12 N 8 Kuva 3. Avoimet tehtävät hakijoineen v. 2009.

10 Kehittämisen ja rekrytoinnin lisäksi PRH:ssa täydennetään osaamista verkostoitumalla PRH:n ulkopuolisiin osaajiin ja ostamalla tarvittaessa ulkopuolisia palveluita ja asiantuntemusta. Verkostoituminen on osa ammattitaidon kehittämistä ja tuo uusia näkökulmia työhön. Palveluiden ostaminen hoidetaan ammattitaitoisesti ja talon hankintaosaamista hyödyntäen. Vuonna 2010 hankintoja ohjeistetaan ja kehitetään edelleen. 1.6 Osaamisen kehittämisen HESTRA-mittarit PRH:n henkilöstöstrategiassa HESTRAssa osaamisen kehittämiselle määritellyt mittarit saivat seuraavat arvot vuonna 2009 (edellisvuosi suluissa): 1. Koulutusaktiivisuus (pv/htv) 4,1 (7,4) 2. Kehittymisen edellytykset (työtyytyväisyyskyselyn kysymysten arvosanojen keskiarvo) 3,47 (3,45) Palautteen saanti työtuloksista ja ammatinhallinnasta 3,42 (3,42) Uralla eteneminen ja sen tukeminen työyhteisössä 3,27 (3,20) Työpaikkakoulutus ja muut osaamisen kehittämisen mahdollisuudet 3,50 (3,55) Kehityskeskustelujen käyminen 3,34 (3,37) Osaamisen ja työpanoksen arvostus työyhteisössä 3,81 (3,71) 3. Tyytyväisyys PRH:n palvelujen laatutasoon 4,0 (4,0)* (asiakastyytyväisyyskyselyn kysymyksen arvosana) * mittaukset 2008 ja 2005 Seuraavassa kuvassa on esitetty kehittymisen edellytykset -kysymysten kehitys vuosilta 2005-2009. Kuva 4. Kehittymisen edellytyksiä kuvaavien kysymysten arvot v. 2005-2009.

11 Koulutusaktiivisuuden kehittymistä uudella laskutavalla on seurattava, ja asetettava tavoitteet uuden käytännön mukaisesti. Nyt saatu tunnusluku oli 4,1 pv/htv; haasteellista on saavuttaa HESTRAssa asetettu tavoite 5,5 pv/htv vuonna 2010 ja edelleen 8,0 pv/htv vuonna 2014. Koulutuksiin investoitujen eurojen lasku viittaa vähentyneeseen koulutustoimintaan, vaikka osa koulutuksesta on toki maksutonta. Kehittymisen edellytykset keskiarvo 3,47 on hyvällä tasolla, mutta siinä on edelleen kohennettavaa ja tavoite onkin HESTRAssa 3,5 vuodelle 2010 ja 3,7 vuodelle 2014. Asiakastyytyväisyyskysely tehdään 2-3 vuoden välein, ja se tehtiin viimeksi vuonna 2008, jolloin tyytyväisyys laatutasoon pysyi samoissa lukemissa kuin 2005. Vuoden 2008 mittauksessa kysymyksen PRH:n toiminta on kehittyvää arvo laski hieman vuoden 2005 kyselystä ollen 3,7 (v. 2005 3,8). Henkilöstö on asiantuntevaa arvoksi saatiin vuoden 2005 tapaan 4,1. HESTRAssa tavoite mittarille tyytyväisyys PRH:n palvelujen laatutasoon on 4,0 vuodelle 2010 ja 4,2 vuodelle 2014. 2. Muutoksen johtaminen Muutos on osa normaalia työelämää ja johtaminen on siten aina myös muutoksen johtamista. Koska muutos tehdään ihmisten kautta, henkilöstöjohtamisen osaaminen on olennainen osa esimiestaitoja. Edellytämme johtamis- ja esimiesroolissa toimivilta hyviä johtamistaitoja niin asioiden kuin ihmisten johtamisessa sekä halukkuutta esimiestehtäviin. Esimies on aina esimerkki, ja esimiesroolissa tämä korostuu muutostilanteissa entisestään. Henkilöstön määrä, rakenne sekä uuden henkilöstön tarve ja osaaminen ovat muutoksen johtamisen keskiössä. Tulevaisuudessa mm. työnantajakuvan ja vaihtuvuuden seuraamisen merkitys korostuu entisestään. 2.1 Nykyiset henkilöstöpanostukset 2.1.1 Henkilöstömäärä PRH:ssa työskenteli 31.12.2009 497 henkilöä, jossa ovat mukana pitkällä virkavapaalla olevat 12 henkilöä. Henkilöstön määrä väheni 20:llä eli lähes neljällä prosentilla edellisen vuoden vastaavasta tilanteesta. Sitoutuminen valtionhallinnon ja oman hallinnonalan tuottavuusohjelmaan on edellyttänyt jokaisen uusrekrytoinnin tarpeen perusteellista selvittämistä. Toisaalta toiminta PCT-viranomaisena edellyttää kansainvälisten sopimusten mukaan tutkijainsinöörien määrän pitämistä vähintään 100:ssa. Henkilötyövuosien määrä laski 2,6 % edellisestä vuodesta.

12 2005 2006 2007 2008 2009 Hallinto,Vi, PatRek, Vltk, PIT 06 -> 77,47 80,49 78,99 79,4 79,41 LTY 3,26 3,88 4,00 4,00 4,00 Patentti- ja innovaatiolinja 160,91 168,17 176,90 187,20 180,60 Tavaramerkki- ja mallilinja 50,20 48,32 46,41 42,50 40,90 Yritys- ja yhteisölinja 150,83 148,73 149,18 145,60 140,94 Yhdistysrekisteri 30,26 29,07 27,62 26,70 27,02 Yhteensä 472,9 478,7 483,1 485,4 472,9 Kuva 5. Henkilöstömäärän kehitys viime vuosina eri yksiköissä henkilötyövuosina. Selite: Vi PatRek Vltk LTY PIT Viestintä ja yhteiskunta-asiat PatRek-asiakaspalvelu Valituslautakunta Markkinointi- ja liiketoimintayksikkö Eri yksiköiden asiantuntijoiden yhteistyöryhmä, joka vastaa yhteisten ICT-palveluiden kehittämisen johtamisesta ja päätöksenteosta Tiukat tuottavuusvaatimukset asettavat PRH:lle paineita henkilöstön vähentämiseen. Tarvittavat henkilöresurssit suunnitellaan alustavasti toiminta- ja taloussuunnitelmassa (TTS) ja vahvistetaan vuosittain tulossopimuksessa. Alla olevassa taulukossa on esitetty henkilötyövuositavoitteita TTS:an sekä valtioneuvoston ja työ- ja elinkeinoministeriön meille asettamien velvoitteiden mukaisesti. PRH Toteutunut 2005 Toteutunut 2007 Toteutunut 2008 Toteutunut 2009 TAE 2010 2011 2012 2014 htv 472,9 483,1 485,4 472,9 474,0 422,9 *) *) muutos**) +10,2 +12,5 0 +1,1-50 Kuva 6. Htv-kehitys 2011-2014. *) Tulossopimuksessa todetaan, että PRH:n evaluointi tuottaa kevään 2010 aikana arvion tuottavuuden parantamisesta. Evaluoinnin tulosten jälkeen tuottavuustavoitteita tarkastellaan uudelleen. **) muutoksen vertailuvuotena 2005 Henkilöstömäärä on viime vuosina alkanut laskea etupäässä luontaisen poistuman kautta. Samalla on asiantuntijoiden osuus kasvamaan päin. Määräaikaisessa virkasuhteessa olevien määrä on vakiintumassa. Novus-hanke ja siihen liittyen etenkin Kaupparekisterin tietojärjestelmä tulee valmistuttuaan vähentämään asteittain henkilöstötarvetta rutiininomaisissa tehtävissä jopa kymmeniä henkilötyövuosia. Tilannetta seurataan jatkuvasti. 2.1.2 Henkilöstörakenne Henkilöstörakenteessa ei ole tapahtunut vuoden aikana merkittäviä muutoksia. Johto- ja muissa esimiestehtävissä oli PRH:ssa 11,1 % henkilöstöstä. Mikäli tätä tunnuslukua verrataan elinkeinotoiminnan palveluihin eli käytännössä TEM:ön hallinnonalan

13 virastoihin (6,2 %) ja koko valtionhallintoon (6,9 %) laskien sielläkin em. johtotasot yhteen, PRH sijoittuu keskiarvojen yläpuolelle. Tästä voitaisiin päätellä, että PRH:ssa on johto- ja esimiestason henkilöstöä substanssi- ja henkilöstöasioiden hoitamiseksi riittävästi. Asiantuntijatehtävissä toimii henkilöstöstä 41,2 % (39,7 % v. 2008), mikä kuvaa asemaamme asiantuntijavirastona. Elinkeinotoiminnan palveluissa vastaava luku on 30,9 % ja valtionhallinnossa 33,6 %. Eri ryhmien jakautuminen ikäluokkiin on esitelty alla olevassa kuvassa. Kuvasta ilmenee mm. se, että suurin osa asiantuntijoita sijoittuu ikäryhmään 35-39 vuotiaat, joka on samalla miesten suurin ikäryhmä (vrt. myöhemmin kuva 9). Toimistohenkilöstöä sijoittuu vielä selkeästi eniten vanhimpiin ikäryhmiin. Johto ja esimieskunta on melko varttunutta keskittyen 55-59 vuoden ikäryhmään ja sen molemmin puolin. Kuva 7. Henkilöstöryhmien jakautuminen ikäluokkiin. Henkilöstömme on edelleen keskimääräistä naisvaltaisempaa 63,8%:n osuudella valtionhallinnon 49,6%:iin verrattuna, joskin elinkeinotoiminnan palveluissa naisten osuus on 67,2%. Naisten osuus johtotehtävistä oli PRH:ssa vuonna 2009 25% (elinkeinotoiminta 39,6% ja valtionhallinto 33,9%). Naisten osuus muista esimiestehtävistä oli 53,5% (elinkeinotoiminta 43,9% ja valtionhallinto 27,3%), mitä voi meillä pitää kohtuullisen hyvänä jakautumana. Naisten osuus asiantuntijatehtävistä on PRH:ssa kohonnut edellisen vuoden 41,5%:sta 44,9% :iin (elinkeinotoiminta 50,6% ja valtionhallinto tasan 50%). Toimistohenkilöstöä ja muita toimeenpanevissa tehtävissä työskenteleviä oli henkilöstöstä edelleen lähes puolet eli 47,7%; heistä naisia valtaosa eli 84%. Kokoaikaisten henkilöiden osuus 90,1% PRH:ssa oli noussut 1,1 prosenttiyksikön verran ollen edelleen hieman alempi kuin elinkeinotoiminnan palveluissa (93,5%) ja valtionhallinnossa (91,4%). Todettakoon, että PRH:ssa ei ole yhtään osa-aikaista virkaa; osa-aikaista työtä tekevät ovat lähes poikkeuksetta itse halunneet hyödyntää kyseisen työelämän joustomahdollisuuden jossain vaiheessa virkauraansa. Koko- ja osa-aikaiset sukupuolen mukaan jaoteltuna on esitetty kuvassa 8.

14 Kuva 8. PRH:n koko- ja osa-aikaiset työntekijät. Määräaikaisia, joilla ei ollut virastossa taustavirkaa, oli vuoden lopulla 52, mikä on noin 10,5% henkilöstöstä (9,5% v. 2008). Arkistoprojektin päätyttyä aikanaan heistä tulee poistumaan huomattava osa siihen palkattua ja pääosin osa-aikaista henkilöstöä. Valtionhallinnon keskiarvoon (17,1%) verrattuna PRH:n määräaikaistilanne on selkeästi parempi. Kaikki PRH:ssa ovat virkasuhteisia (valtionhallinto 82,5%). Valtionhallinnon tavoitteena on toistaiseksi voimassa oleva virkasuhde pääosalle henkilöstöään. PRH pyrkii jatkamaan edellisinä vuosina aloitettua toimintaa määräaikaisten palvelussuhteiden vähentämiseksi VTML:n ohjeistuksen mukaisesti ja tuottavuusohjelman velvoitteet huomioon ottaen. Tapauskohtainen tarkastelu tehtiin aina uusien määräaikaisuuksien solmimisen tai jatkamisen yhteydessä sekä kaikkien määräaikaisten osalta viraston toiminnan suunnittelun seurantajaksojen yhteydessä. Määräaikaisuuksien perusteisiin ja perusteluihin on PRH:ssa jatkuvasti kiinnitetty erityistä huomiota. Virkojen vakinaistamisista huolimatta on jouduttu mm. erilaisten projektien hoitamiseksi ja ruuhkahuippujen tasaamiseksi rekrytoimaan aika ajoin lisää määräaikaista henkilöstöä tai jatkamaan aiempia määräaikaisuuksia. PRH:n henkilöstön keski-ikä kohosi yhdellä vuodella edelliseen vuoteen verrattuna ollen nyt 46,6 vuotta (elinkeinotoiminta 46,7 v. ja valtionhallinto 44,0 v). 45 vuoden ikäisten ja sitä vanhempien osuus henkilöstöstä on noussut vuoden aikana 56,8%:sta 59,4%:iin. (elinkeinotoiminta 60,9% ja valtionhallinto 50,5%). PRH:n henkilöstön ikärakenne on esitetty ikäryhmittäin ja sukupuolittain jaoteltuna tarkemmin kuvassa 9. Kuviosta ilmenee mm. se, että suurimmat ikäryhmät naisissa ovat 50-54- ja 55-59 -vuotiaat. Miesten ikäryhmät ovat puolestaan tasasuuruisempia poikkeuksena selvästi suurin ryhmä 35-39 - vuotiaat.

15 Kuva 9. Miesten ja naisten ikäjakaumat. Henkilöstömme koulutustasoindeksi asteikolla 1-7 oli 5,2 (naiset 4,7 ja miehet 6,1) ja lähes sama kuin vertailujoukoissa. Henkilöstöstä vähintään alempi korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinto oli 49,7%:lla (elinkeinotoiminta 45,2 % ja valtionhallinto 45,6%) ja ylemmän tason tutkinto 43,5%:lla (elinkeinotoiminta 29.3%, valtio 36,1%). Alin korkeakouluaste (amkk) mukaan luettuna nousee prosenttiluku 62:een. Lisensiaatin tai tohtorin tutkinto on 6,8%:lla (elinkeinotoiminta 3,1% ja valtionhallinto 10,0%). Näissä vertailuissa ovat korkeakoulut ja yliopistot viimeistä kertaa mukana, sillä ne siirtyvät vuoden 2010 alusta omaksi (työmarkkina)ryhmäkseen ja pois valtionhallinnon joukosta. PRH:ssa ylemmän korkeakoulututkinnon ja tutkijakoulutuksen suorittaneiden osuus nousi edellisestä vuodesta yhteensä 3,7 prosenttiyksikköä ja vähintään korkeakoulu- ja yliopistotason suorittaneiden määrä nousi 5,2 prosenttiyksikköä. Näin ollen koulutustaso nousi 5,0:sta 5,2:een. Koulutusasteiden kehitystä on tarkasteltu myös luvussa 2.3. PRH:n henkilöstö neljän koulutusasteen mukaan jaoteltuna on esitetty kuvassa 10. Ylemmän ja ylimmän tutkintotason suorittaneista suurimmat henkilöstöryhmät virastossa olivat edelleen tutkijainsinöörit (ml. vanhemmat ja johtavat tutkijainsinöörit) sekä lakimiehet. Yhdessä nämä henkilöstöryhmät edustivat hieman yli kolmasosaa koko henkilöstöstä.

16 Kuva 10. Henkilöstön koulutusasteet v. 2009. 2.2 Henkilöstötarve ja osaamisrakenne PRH:n vahvuutena on korkea koulutustaso, joka on parantunut erityisesti uusien rekrytointien myötä. PRH:n kaltaisessa monipuolisessa asiantuntijaorganisaatiossa tarvitaan sekä syvällistä asiantuntijaosaamista että laajempaa moniosaamista, jossa työntekijät opettelevat hallitsemaan useampia työkokonaisuuksia. Koko valtionhallinnossa ja jokaisessa virastossa arvioidaan tulevaisuuden henkilöstön määrää ja laadullista tarvetta. Seurannan ja arvioiden taustalla on tuottavuushanke sekä odotettavissa oleva työvoimapula. Tavoitteena on, että eri ikäluokissa olisi mahdollisimman sama määrä henkilöitä, mikä toteutuukin yleensä 43 vuoden keski-iällä. Tasaisen ikärakenteen tavoittelemiseksi 45- vuotiaiden ja vanhempien määrä ei saisi ylittää 45% (PRH:ssa nyt 59,4%). Tällöin henkilöstöä jäisi tasaisesti eläkkeelle ilman yhtäkkisen suuren osaamisvajeen syntyä. Valtionhallinnon yleistavoitteena on toisaalta työelämässä jaksaminen mahdollisimman pitkään, mitä tukee osaltaan myös 1.1.2005 uusittu virkaeläkelaki sekä eräät muut hallituksen ja työmarkkinajohdon vireillä olevat selvitykset. Henkilöstöresurssitarvetta mahdollisesti vähentävinä yleisinä tekijöinä nähdään tulevaisuudessa etenkin tietoyhteiskunta ja verkostoituminen, informaatio- ja kommunikaatioteknologian hyödyntäminen, toiminnalliset parannukset, osaamisen parantuminen sekä tehtävien sisällön muuttuminen. Myös tällä hetkellä elinkeinoelämään ja sen kautta työllistymiseen suuresti vaikuttava maailmanlaajuinen lama vähentää ainakin tilapäisesti työvoiman tarvetta. Toimintavuoden loppupuolella suoritettu evaluointi tulee antamaan myös osviittaa lähivuosien henkilöstösuunnitelmiin. Toimintaympäristön muutos vaikuttanee myös PRH:n lähivuosien henkilöstötilanteeseen. Etätyöskentelyn määrä saattaa lisääntyä oleellisesti. Asiantuntija- ja kansainvälisissä tehtävissä nähdään suunnittelujaksolla jossain määrin lisäystarvetta nykyisestä. Vastaavasti toimisto- ja asiakaspalvelutehtävät ovat edelleen supistumassa mm. sähköisten palvelujen lisääntymisen ja palvelukeskuksen tuotantokäytön myötä lähivuosina.

17 Tarkkaan harkittavien uusrekrytointien ohella tulee samalla punnita tapauskohtaisesti ostopalveluiden käyttöä ja jopa joidenkin tukipalveluiden ulkoistamista taloudellisuustekijät huomioon ottaen. 2.3 Vaihtuvuus Lähtövaihtuvuudella tarkoitetaan toisen työnantajan palvelukseen v. 2009 siirtyneiden henkilöiden prosenttiosuutta edellisen vuoden lopun henkilöstöstä. Vertailutietoja ei ole vielä käytettävissä. PRH:n lähtövaihtuvuus oli vuonna 2009 3,4%. Vastaavat prosenttiluvut olivat vuonna 2008 5,5%, 2007 5,4% ja 2006 4,1%. Lähtövaihtuvuutemme on pysynyt viime vuodet suhteellisen pienenä, mikä ainakin osaltaan tukee PRH:n hyvää työnantajakuvaa. Vuonna 2009 aloitettiin systemaattinen lähtökyselyn tekeminen kaikille yli 6 kuukautta PRH:ssa työskennelleille, myös eläkkeelle siirtyjille. Kyselyn tavoitteena on paitsi saada tietoa lähtemisen syistä, myös palautetta työn, työolosuhteiden ja koko työyhteisön kehittämisen pohjaksi. On mielenkiintoista tarkastella, miten pitkään nykyinen henkilöstömme on palvellut PRH:ssa. Erityisesti asiantuntijoiden palvelusajat PRH:ssa ovat kriittinen tekijä, sillä esimerkiksi uuden tutkijainsinöörin perehdyttäminen itsenäisen ratkaisuvallan omaavaksi asiantuntijaksi vaatii 1-2 vuoden ajan ja samanaikaisesti sitoo tämän tutorointiin osallistuvien resursseja. Alla oleva kuva kertoo, että PRH:ssa on paljon myös hiljaista tietoa, koska huomattava osa henkilöistä on palvellut hyvinkin pitkään PRH:ssa. Osalle PRH on ollut tai tullee olemaan ainoa työuran vakituinen työnantaja. Kuva 11. Henkilöstön palvelussuhteiden pituuksien jakautuminen. Keskimääräisen eläkkeellesiirtymisiän tavoitetason tulisi olla lähellä normaalia eläkeikää. PRH:ssa ko. ikä oli 63,4 vuotta (63,3 vuotta v. 2008, 61,2 vuotta v. 2007 ja 62,1 vuotta v. 2006). Elinkeinotoiminnassa lukema oli 62,7 vuotta ja valtionhallinnossa 60,8 vuotta, joten PRH:n tulosta voidaan pitää keskitasoa parempana. Kohtuullinen, hallittu ja erityisesti avainhenkilöstön osalta ennakoitu vaihtuvuus antaa mahdollisuuden uuden

18 osaamisen hankkimiseen ja tehtävien vaativuuden kasvattamiseen tarvittaessa virkajärjestelyjä käyttäen. Ennenaikaiselle eläkkeelle siirtyminen aiheuttaa työnantajalle kustannuksia, jotka koostuvat kohonneista eläkemaksuista sekä uuden tilalle palkattavan henkilöstön korvaamiskustannuksista. PRH:ssa jäi työkyvyttömyyseläkkeelle v. 2009 vain yksi henkilö. Henkilöstön koulutusasteessa nähdään pelkästään perusasteen koulutuksen käyneiden määrän (nyt 11,3%, 12,3% v. 2008) vähenevän tasaisesti vuoteen 2020 mennessä eläköitymisten yhteydessä. Toisen asteen suorittaneiden määrässä saavutettiin viime kerralla tavoitteeksi asetettu 30 prosenttia (30,8% v. 2008), joka on nyt laskenut alle 27 prosentin. Alemman korkea-asteen (ml. amkk) suorittaneiden määrän oletetaan nousevan 20%:iin (v. 2009 18,5%, v. 2008 17,0%). Tätä ylemmissä koulutusasteissa tapahtunee edelleen tasaista nousua nykytilanteeseen verrattuna eniten ylemmän korkeakouluasteen suorittaneissa, jolloin ko. ryhmän osuus lähentelisi jopa 45 prosenttia. Tutkijakoulutuksen (lisensiaatit ja tohtorit) suorittaneiden prosenttiosuudessa on tapahtumassa myös jatkuvaa pientä nousua mm. tutkijainsinöörien uusrekrytointien myötä. 2.4 Työnantajakuva Johtamis- ja organisaatiokulttuurin kehittäminen, osaamisen johtaminen ja tasaarvoasioiden edistäminen käytännössä ovat asioita, jotka nostavat hyvin toteutettuina viraston esimerkillisen työnantajan asemaan kilpailtaessa tulevaisuuden osaavasta työvoimasta. Myös palkkausjärjestelmän hyödyntäminen pätevän henkilöstön rekrytoimisessa ja sitouttamisessa sekä rekrytoinnin tehostaminen näkyvillä sähköisillä tietojärjestelmillä parantavat työnantajakuvaa. Tämänkin vuoksi henkilöstöprosessien luominen, kehittäminen ja vakiinnuttaminen edelleen on tärkeää hyvän työnantaja-aseman saavuttamiseksi ja pitämiseksi. Oman henkilöstön näkemykset työtyytyväisyyskyselyssä antavat kokonaiskeskiarvoksi hyvän 3,48. Työnantajakuvaa tarkastellessa erityiskysymyksenä työnantajan julkikuva hyvänä työnantajana oli noussut 3,83:een (v.2008 3,76). Arvojen selkeys ja ymmärrettävyys oli noussut 3,43:een (3,41), mutta arvojen toteutuminen käytännössä oli laskenut hieman 3,13:een (3,16). Näistä kolmesta alakysymyksestä muodostuva kokonaisindeksi nousi hieman edellisen vuoden arvosta 3,46:een (3,44), mitä on pidettävä varsin hyvänä tuloksena. Hyvästä julkikuvaa koskevasta palautteesta huolimatta arvoihin liittyvät kaksi kysymystä painavat kokonaistulosta alaspäin. PRH:n työantajakuvaus löytyy valtionhallinnon rekrytointisivustolta www.valtiolle.fi. PRH:n omat kotisivut www.prh.fi, joita kehitetään jatkuvasti, ovat saaneet toistuvasti kiitosta selkeydestään ja informatiivisuudestaan. Lisänäkyvyyttä ulospäin on saatu esiintymällä alan messuilla ja eri toimialojen tilaisuuksissa sekä osallistumalla muuhun sidosryhmätoimintaan. Aiempien vuosien saavutukset laatutyössä ja tunnustuspalkinnot eri kilpailuissa ovat lisänneet tunnettavuuttamme hyvänä työnantajana. PRH on esiintynyt positiivisesti myös mediassa. Viime vuonna saivat mm. eräät säätiöt kyseenalaista julkisuutta toimintatavoistaan. Näihin liittyen PRH:n edustajien toimittajille antamat lausunnot ja kommentit antoivat kansalaisille hyvän kuvan virastosta, joka resurssiensa puitteissa pyrkii hoitamaan oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti sille kuuluvat tehtävänsä.

19 2.5 Muutoksen johtamisen HESTRA-mittarit PRH:n HESTRAssa muutoksen johtamiselle määritellyt mittarit saivat seuraavat arvot vuonna 2009 (edellisvuosi suluissa). 1.Tulos- ja muiden työtavoitteiden selkeys (työtyytyväisyyskyselyn kysymyksen arvosana) 3,65 (3,59) 2. Johtamisarvioinnin tulokset* - * Mittarit määritellään myöhemmin käyttöönoton yhteydessä (esim. 360-arvio). Alla olevassa kuvassa on esitelty tarkemmin johtamiskysymyksien tuloksia. Kuva 12. Johtamista kuvaavien kysymysten arvoja v. 2005-2009. Varsinainen HESTRA-mittari eli kysymys tulos- ja muiden tavoitteiden selkeys on saanut hyvän arvon ja kohentunut edellisvuodesta tuloksen ollessa nyt 3,65 ja vastaajien keskihajonnan 0,94; 75% vastaajista antoi vastaukseksi vähintään neljä. Vuoden 2010 HESTRA-tavoitteeksi on asetettu 3,7 ja TTS-kauden 2014 loppuun mennessä 3,9. Muiden mittarien vielä puuttuessa voidaan tarkastella muita johtamiskysymyksiä; oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu on saanut hieman paremman arvion, palautteen saanti pysynyt ennallaan ja johdonmukaisen toiminnan, töiden organisoinnin ja esimiehen antaman tuen arvio on hieman laskenut. Muutokset ovat kuitenkin pieniä ja kaikki ovat hyvällä tasolla. Esimies saa toiminnastaan tällä hetkellä palautetta kyselytulosten lisäksi kehityskeskusteluissa. Edellä mainittuja asioita, kuten tavoitteenasettelun tai palautteen annon tärkeyttä, on otettu toistuvasti esille esimiestilaisuuksissa esimerkiksi kehityskeskustelukierrokseen liittyen ja

20 sitä edeltävän työilmapiirikyselyn yhteydessä. Näitä käytäntöjä on parannettu myös viime vuoden aikana. Toimintavuoden aikana valmisteltiin uutta tilaratkaisua yhdessä henkilöstön kanssa. Projektista saatua palautetta voidaan pitää pääsääntöisesti positiivisena, joten johdon, asiaa käytännössä valmistelleiden ja esimieskunnan voidaan katsoa onnistuneen tähänastisessa toiminnassa olosuhteisiin nähden hyvin. YT-toimikunnan ja elinten toiminta sekä yksikkökokousten säännöllinen järjestäminen muutoksien keskellä on entistäkin tärkeämpää. Vuonna 2009 oli käytössä yhdessä henkilöstön edustajien kanssa lanseerattu varhaisen tuen malli, joka antaa etenkin lähiesimiehille työkalun myös muutosten mukanaan tuomiin haasteisiin ja sisäistettynä toimintamallina kasvattaa samalla työyhteisön vastuuta ja huolenpitoa työtovereista. 3. Tuloksellinen työn tekeminen Toteutamme päivittäin PRH:n tehtäviä tavoitteiden suuntaisesti. Työn ilo syntyy tekemisestä, aikaansaamisesta ja hyvästä jäljestä. Tuloksellista on tehdä oikeita asioita tarkoituksenmukaisesti ja tehokkaasti. 3.1 Työajan käyttö ja työvoimakustannukset Henkilöstökulut eli palkat ja palkkiot sekä tulosperusteiset erät vuonna 2009 olivat yhteensä 20 205 705 euroa, minkä lisäksi maksettiin erilaisia henkilöstösivukuluja 4 321 127 euroa. Kasvua palkoissa ja palkkioissa oli edelliseen vuoteen verrattuna 1,8%, mutta sivukuluissa laskua 9,2%. Tämä epäloogisuus johtui siitä, että vuodelle 2008 sivukuluihin ajoittui suurehkoja tasauseriä. Kokonaisuudessaan henkilöstökulut laskivat hieman eli 0,3%. Palkkasummaa nostivat vuoden 2009 aikana 1.3. lukien 0,16%:n paikallinen erä ja 1.4. lukien 2,0%:n kehittämiserä, jotka molemmat kohdennettiin suunnatusti tehtävien vaativuustaulukoihin. Tämän lisäksi 1.10. lukien tuli palkkoihin 2,2%:n yleiskorotus. Työajan käyttöä on seurattu PISKI-työajanseurantajärjestelmän avulla jo vuodesta 2006 alkaen. Järjestelmä antaa helposti johdon tarvitsemia raportteja suunnittelun perusteeksi. Vuosiloma-ajan prosenttiosuus säännöllisestä työajasta oli 15,3, joten se oli noussut edellisen vuoden 13,0:sta. Vuoden 2009 luvut valtionhallinnossa olivat 12,5% ja elinkeinotoiminnan palveluissa 13,7%. PRH:n suurehko prosenttiosuus selittyy paljolti korkeahkon keski-iän ja pitkäaikaisten virkasuhteiden lomapäivien suuren määrän perusteella (pitkälomalaiset). Sairauspoissaolojen prosenttiosuus säännöllisestä työajasta oli täsmälleen sama kuin valtionhallinnossa eli 3,6 ja alempi kuin elinkeinotoiminnan palveluissa (4,3). PRH:n vuoden 2008 prosenttiosuuteen 4,6:een verrattuna tilanteemme on parantumaan päin. Tapaturmapoissaoloajan prosenttiosuus säännöllisestä vuosityöajasta oli 0,1% ja sama kuin valtiolla ja elinkeinotoiminnan palveluissa.

21 Jos sairauspoissaoloja onnistutaan vähentämään esimerkiksi prosentilla, se merkitsee prosentin tuottavuuslisäystä, mikäli lisääntynyt työaika käytetään tuottavaan työhön. Sairauspoissaoloja voidaan vähentää laadukkaan johtamisen seurauksena aikaansaaduilla hyvillä työoloilla, pitämällä huolta jokaisesta työntekijästä, haastavilla töillä, osaamisen varmistamisella, työkyvyn tehokkaalla tukemisella, ennalta ehkäisevillä työterveyspalveluilla ja tehokkaalla sairauden hoidolla. Työvoimakustannusten osalta PRH sijoittuu melko hyvin vertailujoukkoihin. Seuraavassa esitetään luettelomaisesti työvoimakustannusten (tvk) tunnuslukuja, joissa PRH:n arvojen jälkeen ovat valtionhallinnon ja elinkeinotoiminnan palveluiden vastaavat keskiarvot. PRH -08 PRH 09 Valtio -09 Elink.toim. -09 välillisten tvk:n %- osuus tehdyn 61,8 62,7 57,4 61,4 työajan palkoista kokonaistvk:n %- osuus 125,5 125,1 125,3 124,5 palkkasummasta tehdyn työajan palkkojen %-osuus 61,8 61,5 63,5 62,0 tvk:sta välillisten työvoimakustannusten 38,2 38,5 36,5 38,0 %-osuus tvk:sta välillisten palkkojen %-osuus 17,9 18,5 16,3 18,4 tvk:sta sosiaaliturvakustan nusten %-osuus 18,0 17,9 19,2 18,2 tvk:sta muiden välillisten tvk:n %-osuus 2,3 2,1 1,0 1,5 tvk:sta Kuva 13. Työvoimakustannukset. Työvoimakustannusten korkeutta tulisi tarkastella siltä kannalta, mikä vaikutus niihin panostamisella on organisaation tulokseen tai kustannusten säästöön. Niinpä välillisten työvoimakustannusten osuus tehdyn työajan palkoista tulisi olla mahdollisimman alhainen. Sama pätee muihin työvoimakustannuseriin paitsi tehdyn työajan palkkojen osuuteen työvoimakustannuksista, jonka tulisi olla mahdollisimman korkea. Vuosilomat ja koulutus ovat samalla kuitenkin ajallinen uusiutumisinvestointi ja sairauspoissaoloissa ei päästä nollatilanteeseen, joten tuottavuuden lisäämisessä on huomioitava aina kokonaisuus. 3.2 Palkkausjärjestelmä PRH on kuulunut vuodesta 2005 valtion kannustavan palkkausjärjestelmän (VPJ) piiriin. PRH:ssa vähintään kuusi kuukautta työskennelleen virkamiehen (pl. työnantajavirat) palkkaus muodostuu tehtävien vaativuuteen perustuvasta tehtäväkohtaisesta palkanosasta

22 ja henkilökohtaiseen työsuoritukseen perustuvasta henkilökohtaisesta palkanosasta. Vuotuisessa kehityskeskustelussa esimies ja alainen käyvät läpi tehtävänkuvan, menneen kauden suoriutumisen ja tulevan kauden tavoitteet. Tehtävien vaativuuden arviointiryhmä piti vuoden 2009 aikana seitsemän kokousta, joissa käsiteltiin yhteensä 68 tehtävänkuvaa. Lisäksi pidettiin vuosittainen toiminnan kehittämistä edistävä työkokous. Järjestelmän soveltamisessa on tapahtunut selkeä vakiintuminen ensimmäisten sopimusvuosien hektiseen toimintaan verrattuna. Kokouksissa käsiteltiin asiat luottamuksellisesti työryhmässä vahvistettujen ja toimintavuoden aikana tarkistettujen toimintaperiaatteiden ja eettisten sääntöjen perusteella. Hyväksytyt kokousmuistiot ovat olleet julkisia ja kaikkien saatavilla Innonetissä. PRH:n VPJ-VES (valtion palkkausjärjestelmää koskeva virkaehtosopimus) on ollut voimassa viisi vuotta. Valtion palkkausjärjestelmän perusteiden merkitystä ja toimivuutta on alettu ymmärtää entistä paremmin. Toki aina kritiikkiäkin ilmenee, kun palkoista on kyse. Viime vuosina viraston palkkausmenot ovat joka tapauksessa nousseet enemmän kuin minään muuna kautena aiemmin. Kuva 14. Henkilöstön jakautuminen vaativuustasoille. Uudesta järjestelmästä ovat hyötyneet useimmat PRH:laiset. Järjestelmän soveltaminen käytäntöön yhä vuosittain laadukkaammiksi muuttuneiden kehityskeskustelujen myötä on lisännyt sen kannustavuutta ja luottamusta käyttäjien keskuudessa. Luonnollisesti kritiikkiä saadaan aika ajoin ja etenkin työtyytyväisyyskyselyjen ns. avoimessa osuudessa. Rakentava palaute otetaan VPJ:n kehittämisessä huomioon, jos se on sopimuksen puitteissa mahdollista. Tammikuussa 2010 päättyneellä sopimuskaudella edellytettiin suurehkojen yleiskorotusten lisäksi tuottavuutta edistäviä virastokohtaisia sopimuksia etenkin kehittämiserien käytössä. Näissä paikalliserien käytöstä käydyissä neuvotteluissa saavutettiin neuvottelutulos melko joustavasti ja allekirjoitettiin tarkentava virkaehtosopimus, jossa oli suurena apuna TAHTI-järjestelmästä saadut ajantasaiset tilastot. Näitä tilastoja hyödynnettiin myös kesäkuussa pidetyssä VPJ:n seuranta- ja kehittämisryhmän kokouksessa.

23 Valtion palkkausjärjestelmän kannustavuuden runkona eivät ole yksistään palkankorotukset vaan oikeudenmukainen ja tasapuolinen palkkakohtelu ja se, että henkilöstöosapuoli on saanut vaikutusvaltaa palkkausasioissa. Vaikutusvaltaa on myös se, että jokaisella virkamiehellä on tilaisuus tulla kuulluksi tehtävänkuvansa laatimisessa ja henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnissa. PRH:ssa on panostettu hyvään kehityskeskustelukäytäntöön, johon kuluu oleellisena osana yhdessä laadittu ja allekirjoitettu suoriutumisarviointi edelliseltä vuodelta tai kaudelta sekä uudet tulostavoitteet. Tulostavoitteiden asettamiseen ja niistä sopimiseen sekä erityisesti dokumentoimiseen kiinnitettiin viime kierroksella erityistä huomiota, minkä jälkeen tavoitteiden asettamisesta tuli entistä systemaattisempaa. Viraston henkilöstön palkkaus on aina suhteessa viraston toiminnan tuottavuuteen ja siihen, kuinka paljon yhteiskunta ja asiakkaat ovat valmiita maksamaan työstämme. Suurimman taakan palkkausjärjestelmän soveltamisesta ja sen vaatimasta kehitystyöstä ovat kantaneet lähiesimiehet ja viraston johto, ja myös henkilöstöjärjestöjen edustajien aktiivisuus ja yhteistyö on ollut erittäin tärkeää. Normaalin hyvän suoritustason ylittävästä toiminnasta maksetaan tuottavuuspalkkio, jonka saamisen perusteena on työn tuottavuudelle asetetun tavoitteen saavuttaminen. Harkinnanvaraista tuottavuuden lisäpalkkiota voidaan maksaa tulosyksikölle, jos se ylittää oman tuottavuustavoitteensa ja kaikki yksiköt keskimäärin ylittävät virastolle asetetun tuottavuuskasvutavoitteen. Säännöllisin väliajoin tehtävän asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksen perusteella voidaan maksaa myös asiakastyytyväisyystulospalkkiota. PRH:ssa on lisäksi erilaisia kehittämispalkkioita, joita maksetaan valikoidusti hankkeille ja ideoille, jotka tukevat PRH:n strategiaa. Ajoittain on mahdollisuus saada myös erikseen haettavaksi ilmoitettavia aloitepalkkioita. Nämä kaikki palkkiomuodot ovat työnantajan johtamisvälineitä. Vuoden 2009 alussa maksettiin normaalisti edellisen vuoden perusteella ansaitut palkkiot. Sen sijaan vuonna 2009 saavutettujen tuottavuustavoitteiden ylityksiin tai kehittämispalkkioesityksiin perustuvia palkkioita ei voitu viraston taloudellisen tilanteen vuoksi maksaa rahana. Kannustavien palkkausjärjestelmien piirissä olevien prosenttiosuus valtion budjettitalouden henkilöstöstä oli VTML:n laskelman mukaan 89,1%. PRH:ssa luku oli 96,5% ja elinkeinotoiminnan palveluissa 87,6%. PRH siirtyi muiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan virastojen tapaan käyttämään henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita Mikkelissä sijaitsevaan valtiokonttorin palvelukeskukseen (myöh. Palkeet). Lokakuun palkat maksatettiin jo palvelukeskuksen kautta. 3.3 Muu palkitseminen ja työelämän joustot PRH tuki henkilöstön hyvinvointia ja työkuntoa pitämällä yllä edelleen liikuntatiloja saunoineen. Järjestettyjen liikuntaryhmien lisäksi PRH jatkoi omaehtoista työkyvyn tukemista jakamalla liikuntalippuja ja kulttuurilippuja. PRH:ssa on myös ohjeistettu työajan käyttömahdollisuudet työhyvinvointiin ja koulutukseen. Monipuolista TYKY- ja virkistystoimintaa on selvitetty tarkemmin kohdassa 4.1.

24 Työterveyshuolto on järjestetty mahdollisimman joustavaksi ja tasokkaaksi läheisellä Mehiläisen Forumin työterveysasemalla. Palvelusopimus mahdollistaa myös muiden työterveysasemien ja -palveluiden käytön tilanteen mukaan ja myös viikonloppuisin. Toimintavuonna panostettiin erityisesti influenssaepidemioiden ehkäisemiseen ja siitä tiedottamiseen. Samoin valmisteltiin ja kilpailutettiin uusi, entisen tasoinen nelivuotinen työterveyshuollon palvelusopimus, jonka Mehiläinen Oy voitti. Yhteistyötä työterveyshuollon kanssa on avattu tarkemmin kohdassa 4.3. Työnantaja on järjestänyt edellisten vuosien tapaan henkilöstölle mahdollisuuden lounastaa edullisesti henkilöstöravintola Olavissa, jossa siirryttiin toimintavuoden päättyessä omalle henkilökunnalle edulliseen kaksoishinnoittelujärjestelmään. PRH:n ravintolatoimikunta kokoontui jälleen neljä kertaa toimintavuoden aikana. Lounasruokailijoiden määrä on vakiintunut tiloihin nähden sopivaksi. Olavissa lounasti syyskaudella tehdyn seurannan perusteella päivittäin keskimäärin 240 henkilöä, joista PRH:laisia oli 160. Tässä on tapahtunut pientä nousua aiempiin seurantoihin verrattuna. Työsuhdematkalippujärjestelmä, jossa PRH korvaa kausilipun hinnasta 25 prosenttia työntekijälle verovapaana etuutena, on säilyttänyt suosionsa. Kausilippu on vaivaton käyttää: sen uusimisesta ei tarvitse huolehtia ja se on voimassa kaikkina aikoina, joskin laskutus tapahtuu vuosittain vain 11 kuukaudelta. Melko tarkalleen puolet henkilöstöstä käytti toimintavuonna työsuhdematkalippua (YTV/HKL (nyk. HSL), VR tai Matkahuolto). Henkilöstöä palkitaan vuosittain myös Tasavallan Presidentin myöntämillä kunniamerkeillä ja valtion virka-ansiomerkeillä. Pääjohtaja jakoi itsenäisyyspäivänä 2008 myönnettyjä kunniamerkkejä 30.1.2009 järjestetyssä tilaisuudessa yhteensä kahdeksan kappaletta, joista ritarimerkkejä oli neljä, ansioristejä yksi ja mitaleita kolme kappaletta. Samassa yhteydessä jaettiin 30 vuoden palveluksesta valtion virassa seitsemän valtion virka-ansiomerkkiä. Kuva 15. Pääjohtaja paikalla olleiden palkittujen kanssa. Kuva: Auvo Mäkinen.