HEI ICI HANKKEEN BUDJETOINTI Budjetti laaditaan hankkeen koko toteutusajalle (1-3 vuotta) Ainoastaan hankkeen toteutusajalla syntyneet kustannukset ovat kelpoisia. Hankkeen valmistelusta aiheutuneita kuluja ei voi sisällyttää budjettiin. Hankkeen toteuttamiseen ei voi hakea/vastaanottaa muuta julkista rahoitusta. Hanke ei voi tavoitella voittoa. Hankkeen budjetti on laadittava kokonaiskustannusmallin mukaisesti. Etelän kumppaneiden kustannukset perustuvat kulukohtaiseen budjettiseurantaan. Suomalainen koordinoiva korkeakoulu on vastuussa hankkeen taloushallinnosta. Tällä ohjelmakaudella haluataan korostaa sitä että, tukea tulisi kanavoida käytettäväksi etelän kumppanikorkeakoulussa ja samalla antaa vastuuta rakentaa kapasiteettia myös korkeakoulujen taloushallinnossa. Hankkeen menot voitava johtaa kirjanpidosta. Hanke oma laskentakohteensa korkeakoulun kirjanpidossa.
HEI ICI/UM rahoitusosuus hankkeelle on enintään 80% ja korkeakoulujen omarahoitusosuus vähintään 20% Ministeriön rahoitus hankkeelle vähintään 100.000 ja enintään 500.000 Omarahoitusosuus voi koostua esim. korkeakoulujen toimintamenoihin saadusta valtionavusta, liiketoiminnan tai elinkeinotoiminnan tuotoista, lahjoitusvaroista, muusta ulkopuolisesta rahoituksesta, palkoista. Budjetointivaiheessa tulee koordinoivan korkeakoulun sitoutua vähintään 20% suuruiseen omarahoitusosuuteen (annex 6 Budget Template > Self-financing used).
Hanke budjetoidaan euroissa ohjelmadokumentin liitteenä olevalle budjettipohjalle (ohjelmadokumentin liite 6) Hankkeen budjetti laaditaan jaettuna 1) kalenterivuosittain 2) tuloksittain/toiminnoittain > mikäli hanke koostuu useasta selkeästi erillisestä kokonaisuudesta (tulos, toiminto) siten että ne tukevat hankkeen ohjausta ja seurantaa 3) seuraaviin kululajeihin A1 Salaries and fees of Coordinating Finnish HEI expert A2 Salaries and Fees of Partner HEIs A3 Travel costs A4 Services (incl. subcontracted work assingments) A5 Overhead costs of Coordinating Finnish HEI B1 Direct Administrative costs of Finnish HEI B2 Adminstrative Costs of Partner HEI(s) C Fixed Assets D Contingency Costs Muut kustannukset
A1 Salaries and fees of Coordinating Finnish HEI Expert koordinoivan suomalaisen korkeakoulun asiantuntijoiden palkat/palkkiot bruttopalkka x henkilösivukulukerroin % (kokonaiskustannusmallin mukaisesti) HSK% pysyy samana hankkeen koko toteutusajan palkat/palkkiot tulee kohdentaa vain suoraan hankkeesta aiheutuvaan työhön työajanseurantaan perustuen palkkojen tulee perustua kk:jen yleisiin palkkoihin (niin Suomessa kuin kumppanimaissa)
A2 Salaries and Fees of Partner HEIs etelän kumppanikorkeakoulujen palkat/palkkiot rajatuista toimista (kuvattava projektisuunnitelmassa) mahdolliset maksettavat palkat/palkkiot tulee kohdentaa vain suoraan hankkeesta aiheutuvaan työhön työajanseurantaan/raportointiin perustuen palkkojen/palkkioiden tulee perustua kk:jen yleiseen palkkatasoon jos työtä korvataan palkkojen muodossa > huomioitava että suomalainen kk, jonka kautta rahat kulkevat, voi joutua työnantajarooliin velvoitteineen, jotka tulee selvittää ja joiden hoitamisesta lain edellyttämällä tavalla tulee huolehtia
A3 Travel Costs matka-, majoitus- ja päivärahakulut (Suomalaisten ja kumppanikorkeakoulujen) budjetissa eriteltävä matkan tarkoitus, kohde ja ajankohta (tarkemmin erittelynä projektisuunnitelmassa) matkustajien nimet ja tehtävät projektisuunnitelmassa suomalaisten matkakulut/päivärahat Valtion matkustussäännön mukaisesti kumppanikorkeakoulujen asiantuntijoiden Suomeen suuntautuvien matkojen päivärahat Valtion matkustussäännön mukaisesti ja päivärahat partnerimaassa kyseisen maan säädösten mukaisesti
A4 Services (including subcontracted work assignments) ulkoistamista ja alihankintaa ei suosita > kestävimmät tulokset saadaan aikaan käyttämällä vakituista henkilökuntaa pääsääntöisesti konsulttipalveluja ei tulisi käyttää > jos poikkeuksellisesti konsulttipalvelu on välttämätöntä, tulee tarve perustella hakemuksessa ja asiasta tulee sopia CIMOn/Ulkoministeriön kanssa pääsääntöisesti hankkeen tehtäviä ei tulisi ulkoistaa ellei katsota tarpeelliseksi hankkeen tulosten saavuttamisen kannalta >alistettava hankkeen ohjausryhmälle (Project Board) ja saatava lupa CIMOsta alihankinnoissa tulee noudattaa Hankintalakia suomalaisten partnerikorkeakoulujen asiantuntijoiden palkat ja palkkiot tulkki- ja käännöskulut tilintarkastus
A5 Overhead costs of coordinating Finnish HEI yleiskulukerroin% mukaiset kustannukset B1 Direct administrative costs of the Finnish HEI sellaiset hallinnolliset kulut jotka eivät sisälly kokonaiskustannusmallin yleiskuluihin (esim. hankkeen kokousjärjestelyihin liittyviä kustannuksia) B2 Administrative costs of Partner HEIs suoraan hankkeen toteutuksesta johtuvia hallinnollisia kustannuksia esim. kirjanpidosta aiheutuvat kustannukset, seminaarien järjestelykustannukset
C Fixed Assets käyttöomaisuuden hankintojen tulee olla perusteltuja ja niille tulee olla esittää selkeät tarpeet hankintojen on liityttävä kiinteästi hankkeen tavoitteiden toteuttamiseen hankinnat tulee pääsääntöisesti tehdä etelässä paikallisten hankintasäädösten mukaisesti (Suomessa tehtävät hankinnat perusteltava) käyttöomaisuuden tulee jäädä etelään ja siihen tarkoitukseen mihin se on hankittu D Contingency costs enintään 10% hankkeen kokonaiskustannuksista voidaan jättää allokoimatta käytöstä tulee sopia hankkeen ohjausryhmässä (Project Board) voidaan uudelleen allokoida kaikkiin muihin kululuokkiin paitsi A1