ISO 21500 Päivi Kähönen-Anttila 24.9.2014 SISÄLTÖ Projektinhallinnan standardeja Kypsyysmallien ja projektinhallintastandardien historia ISO 21500 standardi ISO 21500 standardin hyötyjä ISO 21500 prosessi Prosessiryhmät Sidosryhmien hallintaprosessi o Projektin sidosryhmät Laadunhallintaprosessi Opittujen asioiden kokoaminen Plussat ja miinukset ISO 21500 dokumentit vs. Prince2 dokumentit PMBOK:n ja ISO 21500 eroja 2 1
Yleistä Projektinhallinnan standardeja ja menetelmiä: o SFS-ISO 21500 Ohjeita projektinhallinnasta o SFS-ISO 10006 Quality management systems Guidelines for quality management in projects - Laadunhallintajärjestelmät. Suuntaviivat projektinhallinnalle o PMBoK Guide (Project Management Institute, PMI) o Prince 2 (Iso-Britannian valtionhallinto) o IPMA/ICB 3.0 (sertifiointijärjestelmä, noudattaa seuraavia ISOstandardeja: 9001: 2008, ISO 10006 ja ISO/IEC 17024: 2012 ) 3 Yleistä Valmisteilla olevat projektinhallinnan standardit: o ISO/TC 258 Projektin, ohjelman ja portfolion hallintaan 36 maata kehittämässä Suomesta Suomen Standardisoimisliitto, SFS o ISO/WD 21503 Guidance on governance of projects, programmes and portfolios o ISO/PWI XXXX Project, programme and portfolio management Glossary of terms o ISO/NP XXXX Guidance of programme management. 4 2
Kypsyysmallien ja projektinhallinta standardien historia ISO 21500 Kansainvälisen standardisoimisjärjestön ISO:n syyskuussa 2012 julkaisema projektinhallintaa käsittelevä standardi. Suomennos, SFS-ISO 21500, lokakuussa 2012. Antaa yleistason kuvauksen niistä käsitteistä ja prosesseista, joista projektinhallinnan hyvät käytännöt muodostuvat. Ei tarkoitettu sertifioitavaksi. 6 3
Kohderyhmät Organisaation ylempi johto ja projektien omistajat voi standardin avulla perehtyä projektinhallinnan periaatteisiin ja käytäntöihin. Projektipäälliköt, projektien johtoryhmät ja projektiryhmien jäsenet voivat peilata standardejaan ja käytäntöjään muiden tahojen standardeihin ja käytäntöihin. Kansallisten standardien tai organisaation omien standardien laatijat voivat käyttää standardia projektinhallinnan standardien ylätason rakenteena. 7 ISO 21500 Kuvaa projektinhallintaprosessit niiden tarkoituksen, kuvauksen ja tärkeimpien syötteiden ja tuotosten perusteella. Esim. projektityön ohjaaminen o Prosessin jatkuva käyttö antaa projektin sidosryhmille, kuten projektin omistajalle, projektipäällikölle, projektin johtoryhmälle ja projektiryhmälle, tarkan ja ajantasaisen kuvan projektin suorituskyvystä. Tärkeimmät syötteet Projektisuunnitelmat Edistymistiedot Laadunvalvonnan mittaukset Riskirekisteri Asiarekisteri Tärkeimmät tuotokset Muutosesitykset Edistymäraportit Projektin valmistumisraportit SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 38 8 4
ISO 21500 Kolme uutta prosessia: o opittujen asioiden kerääminen, o resurssien hallinta ja o projektiviestinnän hallinta. ISO 21500 sisältää sidosryhmien hallinnan omana prosessinaan. 9 ISO 21500 hyötyjä Vertailukohde auditoitaessa yrityksen projektinhallinnan käytäntöjä ja osaamista. Linkki erilaisten projektinhallinnan- ja liiketoimintaprosessien välillä (esim. ISO 9001 laadunhallinta). Projektipäällikön ja koko projektitiimin tarkistuslistana. Viitekehys erilaisten menetelmien (PRINCE2), mallien (ICB 3.0) ja käytäntöjen (PMBOK) välillä. Yhteinen kieli projekteissa (toimeksiantaja, projektiorganisaatio, asiakas, käyttäjät). Toimii projektikäsikirjan runkona. 10 5
ISO 21500 prosessi Prosessiryhmien vuorovaikutukset ja esimerkkejä syötteistä ja tuotoksista Projektin Uusi asettamiskirja projekti Projektisuunnitelmat Korjaavat toimenpiteet Edistymäraportit Liiketoimintatarkastelu Sopimus Projektin Työseloste asettamiskirja Sidosryhmärekisteri Asettaminen Hyväksytyt muutokset Projektisuunnitelmat Riskirekisteri Suunnitteleminen Ohjaaminen Hyväksytyt muutokset Edistymäraportit Edistymäraportit Projektin valmistumisraportit Hyväksytyt muutokset Lopettaminen Projektin tai vaiheen loppuraportti Edellisen vaiheen tuotokset Projektisuunnitelmat Aiemmista projekteista opitut asiat SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 30 Projektisuunnitelmat Riskirekisteri Toteuttaminen Opitut asiat Muutosesitykset Asiakasrekisteri Edistymistiedot Asiakasrekisteri Opitut asiat 11 ISO 21500 Prosessiryhmät Osa-alueet Asettaminen Suunnitteleminen Toteuttaminen Ohjaaminen Lopettaminen Kokonaisuuden hallinta Sidosryhmien hallinta Laajuuden hallinta Resurssien hallinta Aikataulujen hallinta Kustannusten hallinta Projektinhallintaprosessi jaoteltuna prosessiryhmiin ja osa-alueisiin Projektin Asettamisasiakirjan laatiminen Sidosryhmien tunnistaminen Projektiryhmän perustaminen Projektisuunnitelmien laatiminen Laajuuden määrittely Työn ositusrakenteen (WBS) laatiminen Tehtävien määrittely Resurssien arviointi Projektiorganisaation määrittely Tehtävien järjestyksen määrittely Tehtävien keston arviointi Aikataulun laatiminen Kustannusten arviointi Budjetin laatiminen Projektityön johtaminen Sidosryhmien ohjaus Projektiryhmän kehittäminen Projektityön ohjaaminen Muutosten hallinta Laajuuden ohjaus Resurssien ohjaus Projektiryhmän ohjaus Kustannusten ohjaus Projektivaiheen tai projektin lopettaminen Opittujen asioiden kokoaminen SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 26 12 6
ISO 21500 Prosessiryhmät Osa-alueet Asettaminen Suunnitteleminen Toteuttaminen Ohjaaminen Lopettaminen Riskienhallinta Riskien tunnistaminen Riskien arviointi Riskien käsittely Laadunhallinta Laadun suunnittelu Laadun varmistaminen Hankintojen hallinta Viestinnän hallinta Hankintojen suunnittelu Viestinnän suunnittelu Toimittajien valinta Tiedon välittäminen Riskien ohjaus Laadunvalvonta Hankintojen hallinnointi Viestinnän ohjaus SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 26 13 Sidosryhmien hallinta prosessi Sisältää prosessit, joita tarvitaan projektin omistajan, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tunnistamiseen ja hallintaan. Projektin sidosryhmät, myös projektiorganisaatio, kuvataan riittävän yksityiskohtaisesti, jotta projekti voi onnistua. Sidosryhmien roolit ja vastuut määritellään ja viestitään organisaation ja projektin päämäärien perusteella. 14 7
Projektin sidosryhmät SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinasta, s. 20 15 Sidosryhmien hallinta prosessi Sidosryhmien tunnistamisen tarkoituksena on o määrittää ne henkilöt, ryhmät tai organisaatiot, joihin projekti vaikuttaa tai jotka vaikuttavat projektiin, o dokumentoida olennainen tieto heidän ajamistaan asioista ja heidän osallistumisestaan. Saattavat osallistua aktiivisesti projektiin Voivat olla projektin sisäpuolisia tai ulkopuolisia Ryhmillä voi olla eritasoisia valtuuksia Syötteet Projektin asettamisasiakirja Projektin organisaatiokaavio Tuotokset Sidosryhmärekisteri SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 40 16 8
Sidosryhmien hallinta prosessi Sidosryhmien ohjaus o Tarkoituksena ymmärtää paremmin sidosryhmien tarpeita ja odotuksia sekä kiinnittää niihin riittävästi huomiota. o Prosessiin kuuluu esim. sidosryhmien huolenaiheiden tunnistaminen ja ongelmien ratkaiseminen. Tarkka analyysi sidosryhmistä ja vaikutuksista, joita sidosryhmillä voi olla projektiin, jotta projektipäällikkö voi hyödyntää mahdollisimman paljon sidosryhmien antamaa panosta Laaditaan sidosryhmien hallintasuunnitelmia. Syötteet Sidosryhmärekisteri Projektisuunnitelmat Tuotokset Muutosesitykset SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 42 17 Laadunhallinta prosessi Sisältää prosessit, joita tarvitaan laadunvarmistuksen ja -valvonnan suunnitteluun ja toteuttamiseen. Käsittää kolme prosessia: o Laadun suunnittelu, varmistaminen ja laadunvalvonta Osa-alueet Asettaminen Suunnitteleminen Toteuttaminen Ohjaaminen Lopettaminen Laadunhallinta Laadun suunnittelu Laadun varmistaminen Laadunvalvonta PRINCE2 Quality Planning Quality Assurance Quality Control SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 26 18 9
Laadunhallinta prosessi/laadun suunnittelu Laadun suunnittelun tarkoituksena on määrittää, mitä laatuvaatimuksia ja standardeja projektiin voidaan soveltaa, mitä projektin pitäisi tuottaa sekä miten vaatimuksia ja standardeja noudatetaan projektin tavoitteiden perusteella. Syötteet Projektisuunnitelmat Laatuvaatimukset Laatupolitiikka Hyväksytyt muutokset Tuotokset Laatusuunnitelma SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 58 19 Laadunhallinta prosessi/laadun suunnittelu Määritetään ja sovitaan projektin omistajan ja muiden sidosryhmien kanssa tavoiteltavat tavoitteet ja standardit. Määritellään standardien noudattamiseen tarvittavat työvälineet, menettelyt, tekniikat ja resurssit. Kehitetään menetelmiä, tekniikoita ja resursseja, joilla toteutetaan suunnitellut järjestelmälliset laatutehtävät. Laaditaan projektin kokonaisaikataulua noudattava laatusuunnitelma, jossa yksilöidään suoritettavien tarkistusten tyyppi, vastuuhenkilöt ja osallistujat. Sisällytetään kaikki laatutiedot laatusuunnitelmaan. 20 10
Laadunhallinta prosessi/laadun varmistaminen Prosessilla varmistetaan, että o projektiorganisaation jäsenet viestivät tavoitteista ja olennaisista standardeista, ymmärtävät ja hyväksyvät ne sekä noudattavat niitä, o laatusuunnitelmaa noudatetaan projektin edistyessä ja o määriteltyjä työvälineitä, menettelyjä, tekniikoita ja resursseja käytetään. Syötteet Laatusuunnitelma Tuotokset Muutosesitykset SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 60 21 Laadunhallinta prosessi/laadun varmistaminen Laadunvarmistusprosessi Inputs Tools & Techniques Outputs Quality Management Plan Process Improvement Plan Quality metrics Quality Control Measurements Project Documents Quality Management and Control Tools Quality Audits Process Analysis Change Requests Updates to: Project Management Plan Project Documentation Organizational Process Assets PASAATI OY 22 11
Laadunhallinta prosessi/laadun valvonta Laadunvalvonnan tarkoituksena on määrittää, toteutuvatko määritellyt projektin tavoitteet, laatuvaatimukset ja standardit sekä tunnistaa syyt epätyydyttävään toiminnan tasoon ja keinot parantaa sitä. Syötteet Tuotokset Edistymistiedot Tuotokset Laatusuunnitelma SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 60 Laadunvalvonnan mittaukset Todennetut tuotokset Tarkastusraportit Muutosesitykset Korjaavat toimenpiteet 23 Laadunhallinta prosessi/laadun valvonta Prosessin avulla: Seurataan, että tuotosten ja prosessien laatu vastaa haluttua ja tarkkaillaan virheitä käyttämällä määriteltyjä työvälineitä, menettelyjä ja tekniikoita. Analysoidaan virheiden mahdollisia syitä. Määritellään ehkäiseviä toimenpiteitä ja muutosesityksiä. Viestitään korjaavista toimenpiteistä ja muutosesityksistä asianosaisille projektiorganisaation jäsenille. 24 12
Laadunhallinta prosessi/laadun varmistaminen Esimerkki laadunhallintaprosessista: Benchmarking Cost-Benefit Analysis Cost of Quality Cause and Effect Diagrams (i.e. Fishbone Diagram) Histogram Pareto Chart Inspection PASAATI OY 25 Opittujen asioiden kokoaminen Opittujen asioiden kokoamisen tarkoituksena on arvioida projekti ja kerätä kokemuksia, jotta kerättyä kokemusta voidaan hyödyntää senhetkisissä ja tulevissa projekteissa. Syötteet Projektisuunnitelmat Edistymäraportit Hyväksytyt muutokset Opitut asiat Asiarekisteri Riskirekisteri Tuotokset Opitut asiat sisältävä asiakirja SFS-ISO 21500 Ohjeita Projektinhallinnasta, s. 40 26 13
Opittujen asioiden kokoaminen Opitut asiat olisi tallennettava, koostettava, vahvistettava virallisiksi, säilytettävä ja viestittävä eteenpäin, ja niitä olisi hyödynnettävä koko projektin ajan. Opitut asiat voivat jollain tasolla olla jokaisen projektinhallintaprosessin tuotoksia ja ne voivat johtaa projektisuunnitelmien päivittämiseen. 27 ISO21500 plussat ja miinukset Plussat Sidosryhmienhallinta Laadunhallinta Syötteiden ja tuotosten määrittely Opitut asiat Suomenkielinen versio Miinukset Liiketoimintasuunnitelman puuttuminen, mainitaan liiketoimintatarkastelu (Business Case). Ei kuvata tarkemmin. Projektin työseloste? Ei kuvata tarkemmin. Edistymisraportit? Ei avata termiä tarkemmin. Jättää paljon asioita avoimeksi projektipäällikön määritettäväksi (esim. ryhmän suorituskyky ja arvioinnit) Ei ota kantaa metriikoihin. Antaa hyvän rungon projektikäsikirjalle tai projektiohjeistukselle Projektin rajoitteet Projektiryhmän kehittäminen Ei ota kantaa projektin rooleihin (vrt. esim. PRINCE2). ISO 21500 ei pelkästään riitä, vaan vaatii tuekseen myös muita menetelmiä. Muutostenhallinta, ei ota kantaa konfiguraationtai virheidenhallintaan. Lopetusprosessin kuvaus (handover, tulosten vertailu alkuper. suunnitelmaan) 28 14
ISO 21500 vs. PRINCE2 dokumentointi ISO 21500 Projektin asettamisasiakirja (Project Charter) Projektisuunnitelma (Project Plan) Projektinhallintasuunnitelma (Project Management Plan) Resurssisuunnitelma Edistymäraportit Hankintasuunnitelma Laatusuunnitelma Sidosryhmärekisteri Asiarekisteri Riskirekisteri Opitut asiat Tehtävien luettelo Muutosrekisteri Prince2 Benefits Review Plan Business case Checkpoint Report Communications Management Strategy Configuration Item Record Configuration Management Strategy Daily Log End Project Report End Stage Report Exception Report Highlight Report Issue Register Issue Report 29 ISO 21500 vs. PRINCE2 dokumentointi ISO 21500 Viestintäsuunnitelma Projektin tai vaiheen loppuraportti Projektin valmistumisraportit Opitut asiat sisältävä asiakirja Prince2 Lessons Log Lessons Report Plan Product Description Product Status Account Project Brief Project Initiation Documentation Project Product Description Quality Management Strategy Quality Register Risk Management Strategy Risk Register Work Package 30 15
ISO 21500 vs. PRINCE2 dokumentointi ISO 21500 sisältää ~20 dokumenttia sisältäen myös: o Liiketoimintarkastelu (Business Case) o Sopimus (Contract) o Työseloste (Statement of work) PRINCE2 sisältää 26 hallinnollista tuotetta (Management Products) eli dokumenttia o Dokumentteihin lomakepohjia: http://www.prince2.com/downloads 31 ISO 21500 ja PMBOK ISO 21500 ja PMBOKin erot ISO 21500 PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) 47 sivua 450 sivua 39 prosessia, joista 33 on vastaavia PMBOKin prosessien kanssa 3 uutta prosessia: opitut asiat (Lessons Learned), projekti organisaation määrittäminen ja resurssien valvonta Esittelee prosessit sekä niiden syötteet ja tulosteet Hyväksyttiin ja julkaistiin elokuussa 2012 Käyttää pitkälti PMBOKin prosesseja, myös riskit sekä henkilöstöhallinto (HR) on otettu mukaan Soveltuu huonommin ketteriä menetelmiä käyttäviin yrityksiin Sisältää sidosryhmien hallinnan omana prosessinaan 47 prosessia Esittelee projektinhallinnan prosessin, sen syötteet ja tulosteet sekä myös niihin liittyvät työkalut ja tekniikat PMBOK on julkaistu ensin vuonna 1996, 5 versio julkaistiin 2013 Riskienhallinta kuvataan yksityiskohtaisemmin Sidosryhmienhallinta on osana projektiviestinnän hallintaa. Kuvaa dokumenttien sisällön yksityiskohtaisesti 32 16