Ketterä palveluiden tuottaminen ja käyttäminen prosessit johtaminen - tietotuki Heikki Korvenranta 17.4.2013 Tyks/Vsshp PricewaterhouseCoopers HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Taustaa: T-sairaala ja toimintatavan uudistaminen sairaalarakennuksen suunnittelu 2003 päivystys & vaativa erikoissairaanhoito valmistui 12.12.12 108 000 brm 2 rakentaminen 200 M varustelu 100 M 220 000 avokäyntiä 120 000 hoitopäivää noin 180-200 M käyttöön 2.4.2013 sairaalan toimintatavan muutoshanke 2007-2012 n. 3,5 M potilaskeskeisyys prosessijohtoisuus toiminnan sujuvuus, esteetön potilas-, työ- ja tietovirta, läpimenoaika, kapeikkojohtaminen tarkoitus ei ole tehdä paljon työtä vaan saada paljon aikaan toimintaa tukevat tietojärjestelmät turvallisuus kustannustehokkuus uusi organisaatio 1.1.2013 alkaen PricewaterhouseCoopers HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Tulevaisuuden sairaala Potilaan näkökulmasta toimivat kokonaisuudet Hoidon tuottaminen rakentuu potilaan ja hoidon tarpeista lähtien Päivystys ja tarkkailu Kuvantaminen +lab Toimenpiteet Teho ja valvonta Sydänpotilas Vuodeosastot 2003 tutkimukset toimenpiteet Traumapotilas hoito Neurologinen potilas valvonta yksityisyys Keuhkopotilas eristystarpeet Syöpäpotilas Jne potilas HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Potilaskeskeisesti toimien talouden realiteetit ymmärtäen VSSHP organisaatio 1.1.2013 VSSHP Konsernijohtaja Hallintopalveluiden tulosalue Teknisten ja huoltopalvelujen tulosalue Johtajaylilääkäri Hallintoylihoitaja SAPA:n tulosalue EPLL:n tulosalue Toimitusjohtaja TYKS tulosalue Sairaalajohtaja Alueellinen erikoissairaanhoito Psykiatrian tulosalue Toimialajohtaja Ensihoidon ja päivystyksen liikelaitos Ensihoito Päivystys Toimialue 1 TULES Toimialue 2 Sydänkeskus Toimialue 7 Vatsakirurgian ja urologian klinikka Toimialue 4 Neuro Toimialue 5 Medisiininen Toimialue 7 Operatiivinen toiminta ja syöpätaudit Toimialue 7 Naistenklinikka Toimialue 7 Lasten ja nuorten klinikka Palvelualue 1 Asiantuntijapalvelut Palvelualue 2 TOTEK Terveydenhuollon neuvontapalvelu AESjohtaja AES tulosalue Loimaan aluesairaala Salon aluesairaala Vakka-Suomen sairaala Turunmaan sairaalan liikelaitos Lasten, nuorten ja aikuispsykiatrian palvelut Kaarinan palvelut Liedon palvelut Loimaan palvelut Rasion palvelut Salon palvelut Turun palveltu Uudenkaupungin palvelut v 11.9.2012 EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT
Ovatko toimintatapamme ajan tasalla? Osaammeko tehokkaasti tuoda potilaiden hyväksi kaikki ne mahdollisuudet, joita lääketiede ja hoitotyö ovat viime vuosikymmeninä luoneet? Osaammeko tehokkaasti hyödyntää informaatio- ja kommunikaatioteknologiaa?
Ovatko toimintatapamme ajan tasalla? ei Osaammeko tehokkaasti tuoda potilaiden hyväksi kaikki ne mahdollisuudet, joita lääketiede ja hoitotyö ovat viime vuosikymmeninä luoneet? ei Osaammeko tehokkaasti hyödyntää informaatio- ja kommunikaatioteknologiaa? ei
Ovatko toimintatapamme ajan tasalla? ei Osaammeko tehokkaasti tuoda potilaiden hyväksi kaikki ne mahdollisuudet, joita lääketiede ja hoitotyö ovat viime vuosikymmeninä luoneet? ei Osaammeko tehokkaasti hyödyntää informaatio- ja kommunikaatioteknologiaa? ei Tehokkaat hoitoprosessit ja niiden oikea resursointi
Ovatko toimintatapamme ajan tasalla? ei Osaammeko tehokkaasti tuoda potilaiden hyväksi kaikki ne mahdollisuudet, joita lääketiede ja hoitotyö ovat viime vuosikymmeninä luoneet? ei Osaammeko tehokkaasti hyödyntää informaatio- ja kommunikaatioteknologiaa? ei Tehokkaat hoitoprosessit ja niiden oikea resursointi Toimintaa tukeva organisaatiorakenne Johtamisjärjestelmä, talous- ja sopimusohjaus, tuottojen ja kustannusten oikea allokointi, mittarit, kannustinjärjestelmät
Ovatko toimintatapamme ajan tasalla? ei Osaammeko tehokkaasti tuoda potilaiden hyväksi kaikki ne mahdollisuudet, joita lääketiede ja hoitotyö ovat viime vuosikymmeninä luoneet? ei Osaammeko tehokkaasti hyödyntää informaatio- ja kommunikaatioteknologiaa? ei Tehokkaat hoitoprosessit ja niiden oikea resursointi Toimintaa tukeva organisaatiorakenne Johtamisjärjestelmä, talous- ja sopimusohjaus, tuottojen ja kustannusten oikea allokointi, mittarit, kannustinjärjestelmät Tehokas informaatioteknologinen tuki
Sairaala ei ole prosessiteollisuutta, mutta sairaalassa prosessi tapahtuma, jossa sairaalan ammattihenkilöstön tiedon, taidon ja osaamisen, sekä tilojen, laitteiden ja materiaalien avulla tuotetaan potilaalle hänen tarvitsemaansa hoitoa potilasehtoisesti kotoa kotiin tuotannon tekijöiden oikein mitoitettu ja oikea-aikainen toimitusketjulogistiikka ja tapa toimia ovat prosessin laatua tieto, taito ja osaaminen ovat kliinistä laatua
Miten? Muutamme sairaalan toimintatavan prosessiajattelun ja johtamisen periaatteita noudattaen potilaskeskeiseksi, yksilölliset tarpeet huomioon ottavaksi palvelutuotannoksi Luomme tehokkaat työprosessit toiminnan analysoinnin ja osallistavan ja uutta luovan suunnittelun avulla Muutamme organisaatiorakenteen ja johtamisjärjestelmän suunniteltua toimintaa tukevaksi Analysoimme suunnittelun yhteydessä työvirtoihin, työn sisältöön ja johtamiseen liittyvät tietotarpeet, jolloin tiedämme mitä informaatioteknologialta ja tietojärjestelmiltä haluamme Henkilöstö suunnittelee tilat, työ- ja toimintaprosessit, määrittelee johtamisen funktiot ja organisaatiorakenteen toiminnan näkökulmasta sekä analysoi tietotarpeet Luomme edellytykset potilaan osallistumisille ja omasta hoidostaan vastuunotolle mm. tiedon ja ymmärtävän kommunikaation avulla PricewaterhouseCoopers HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Tuottajaehtoisesta ajattelutavasta ja johtamisesta SISÄTAUDIT KIRURGIA KUVANTAMINEN Prosessi 1 Prosessi 2 Prosessi 3 Prosessi 1 Prosessi 2 Prosessi 3 Prosessi 1 Prosessi 2 Prosessi 3 toiminnan suunnittelu, seuranta, mittaaminen ja raportointi perustuvat organisaation eri yksikkojen omiin prosesseihin Asiakas(potilas)ehtoiseen ajattelutapaan ja johtamiseen... SISÄTAUDIT KIRURGIA KUVANTAMINEN Hoitolinja 1 prosessi 1 n Hoitolinja 2; prosessi 1 n Hoitolinja 3 prosessi 1 n toiminnan suunnittelu, seuranta, mittaaminen ja raportointi perustuvat potilaiden hoidon prosesseihin, joiden tuottamiseen tarvitaan erilaisten yksikköjen osaamista HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Potilasehtoiseen prosessimaiseen ajattelutapaan ja toimintamalliin siirtyminen avaa mahdollisuudet toiminnan pelkistämiseen ja ketteryyden lisäämiseen ei rajoita ammatillista autonomiaa paremminkin lisää sitä luo paremmat edellytykset oppivalle organisaatiolle Tuo tehokkuutta ei onnistu ilman organisaation uudistamista HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Hukka (waste) kuluttaa resursseja ilman tuotosta Hukan tunnistaminen ja poistaminen toiminnasta Turha, potilasta hyödyntämätön tekeminen Virheet (kaikenlaiset) Odottaminen (viiveet, toiminnalliset kapeikot) Etsiminen (vie aikaa ja energiaa) Yliprosessointi (ei hyödytä potilasta vaan yksiköitä ja organisaatiota, niiden henkilöitä) Tarpeeton varastointi (materiaalit, tarvikkeet, tieto, potilasohjeet) Tarpeeton liike Henkilöstön hyödyntämätön osaaminen keskittymällä oleelliseen pääsemme parempaan ja edullisemmin, kun vapautamme virheisiin, kaaokseen ja kitkaan kuluvat resurssit potilaan hoitamiseen 5-20 % uusia resursseja ilman yhtään uutta euroa PricewaterhouseCoopers HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Tulo Potilaan polun arvovirta-analyysi -- mikä hyödyttää potilasta Kotiutus Päivystys Kuvantaminen Laboratorio Leikkaussali Teho Kuntoutus Vuodeosasto Lääkehuolto Jne jne HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Sydänhoitolinja: sepelvaltimotautipotilaan prosessinohjausmalli Sairaalan ulkopuolella Ensihoito sairaalan ulkopuolella Triage (YP) Sairaanhoitaja (YP) Yleislääkäri (YP) Sisätautilääkäri (YP) Potilas päivystykseen ohjeistuksen perusteella Potilas ensihoidossa Elvytetään (A) Ennakkoilmoitus Hälytetään ensihoitotiimi Ohjeistus: milloin potilaat tuodaan suoraan kardiologille (SHP:n protokolla olemassa; kardiologin hot line ) Ei elvytetty potilas Triage Ohjeistus Ambulanssilla saapunut B- ryhmä Ohjeistus 1) Terveyskeskukset 2) Yksityiset lääkärikeskukset 3) Sairaanhoitajan puhelinneuvonta Tieto saapuvasta potilaasta kommunikaattorilla kardiologille Todetaan / epäillään sepelvaltimotauti, oireena mm. rintakipu EKG, Laboratorio (kiireelliset) D Kiireetön (oire voidaan tulkita sepelvaltimotaudista johtuvaksi) C Kiireelliseksi epäilty oireiden perusteella (kivuliaisuus); ei varmennusta EKG tai lab. tuloksista C Kiireellinen (nähdään EKG:n perusteella, oireet/huonovointisuus vaihtelee; <72 h angioon) B Erittäin kiireellinen (nähdään heti EKG:n perusteella; <30 min angioon, saapuu kävellen) Tehdäänkö verikoe jos ekg jo vahvistaa? 1. verikoe tai EKG vahvistaa Pullonkaulana lääkärin sanelun puhtaaksi kirjoittaminen 2. verikoe 6h päästä Stabiili C tai C- epäily päivystysosastolle Epästabiili C Kardiologi Angiolaboratorion tarkkailutila (jos mahdollista) Verikoe tai EKG vahvistaa: odottaa päivystysalueella hoitopäätöstä Verikoe ja EKG ei vahvista Korkean riskin potilas varjoainekuvaus 72 h sisällä Kiireellinen angiopotilas odottaa vuodeosastolla? Sisätautilääkärin konsultaatio Potilas kotiin, aika pikapoliklinikalle Sisätautilääkärin konsultaatio (tarvittaessa) Triageluokittelu: A-ryhmä, kriittinen, hoidon aloitus heti B-ryhmä, erittäin kiireellinen, hoidon aloitus 10 min sisällä C-ryhmä, kiireellinen, hoidon aloitus 30 min sisällä D-ryhmä, kiireetön, hoidon aloitus 60 min sisällä Ryhmä sisältää hoidon eri kiireellisyysluokitusten mukaan aloittaneita potilaita Tehohoitohuone (YP) Päivystys osasto (YP) Pikapoliklinikka A-ryhmä (Kriittinen tai elvytetty, <30 min angioon; jos ei pääse suoraan angioon) B-ryhmä (<30 min angioon; saapunut ambulanssilla) Kuormitus suuri; järkevää jos jatkohoito 1 vrk sisään Tarkkailu päivystysosastolla Sisätautilääkärin ohjeistus (milloin lähetetään pikapolille) Kardiologin arvio viikon sisällä (kardiologin arvio ennen PPKL, jos potilas ei vielä hoitolinjalla) Rasituskoe Uä-tutkimus Angiolaboratorio Leikkausosasto Tehoosasto Tieto päivystyksen kautta saapuvasta angiografiapotilaasta ja EKG-konsultaatioista/ mahd. angiografiapotilaista kardiologin puhelimeen Varjoainekuvaus Erit. ryhmä B PCI Leikkausta edeltävä tehohoito Stabiilit C-ryhmän potilaat ja epäilyt Leikkaus Postoperatiivinen tehohoito Sydänvalvontaosasto (CCU) Leikkausta edeltävä sydänvalvonta Sydänvalvonta Vuodeosasto Missä järkevää? Epästabiili C Leikkausta edeltävä osastohoito Osastohoito Poliklinikka HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Prosessiajattelua ja johtamista tukeva organisaatio Hoitolinjat muodostettiin merkittävien potilasryhmien prosessien määrittelyn eli asiakassegmentoinnin perusteella Samaan hoitolinjaan sijoittuvat toisilleen läheisten potilasryhmien hoitoprosessit Prosessien tarpeet ja yhteydet ymmärretty Prosessien rajapinnat ja niiden tarpeet ymmärretty Parannusmahdollisuuksia tunnistettu ja käyty asiantuntijaryhmissä läpi Muodostui kahdeksan hoitolinjaa (toimialuetta), joilla suurelta osalta omat tila-, materiaali ja henkilöstöresurssit Kaksi palvelualuetta muodostettiin hoitolinjoille yhteisille palveluille Hoitolinjat käyttävät myös sairaanhoitopiirin järjestämiä muita palveluita HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
Hoitolinjaorganisaatio (somaattinen hoito) VSSHP Sairaanhoitopiirin johtaja TYKStulosalue Vatsa ja urologian sairaudet Medisiininen toimialue Tuki- ja liikuntaelinsairaudet Sydänsairaudet Neurosairaudet Toimialuejohtaja Toimialuejohtaja Toimialuejohtaja Toimialuejohtaja Toimialuejohtaja Toimialuejohtaja syövän hoidon Toimenpidealojen ja toimialue Lasten ja nuorten toimialue Toimenpide-, teho- ja kivunhoitopalvelut? Naistentautien ja synnytysten toimialue Toimialuejohtaja Sairaalajohtaja Palvelujohtaja Toimialuejohtaja Palvelujohtaja Asiantuntijapalvelut? Kliinisen toiminta sijoittuu kahdeksaan toimialueeseen ja kahteen palvelualueeseen, jotka ovat: järkeviä kokonaisuuksia toimivat yhden johtajan vastuulla asiakkaiden (potilaiden, lähettävien lääkärien, ja maksajien) tarpeiden rajapinnoissa Toimintasäännössä määritelty raportointisuhteet, roolit, vastuut Rajapintoja, joita on runsaasti, hallitaan sopimusohjauksella Sopimusohjauksella sovitaan ennen kaikkea, miten toiminta palvelee asiakkaan tarpeita HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Potilaskeskeisesti toimien talouden realiteetit ymmärtäen VSSHP:n liikelaitosten, palvelualueiden ja tukipalveluiden tulosalueiden palvelut potilashoidolle Ensihoidon ja päivystyksen liikelaitos EPLL POTILASHOITO Ensihoito Päivystys Ensihoitokeskus Ensihoitoalueet Päivystysalueet TOTEK Tehohoitopalvelut Hengitystukiyksikkö A-sairaalan osastot toimenpidepalvelut U-sairaalan toimenpidepalvelut T-sairaalan toimenpidepalvelut Kipuklinikka Asiantuntija POTILASHOITO SAPA liikelaitos -palvelut Toimintaterapia Fysioterapia Alueellinen apuvälinekeskus Psykologipalvelut Kuntoutusohjaus Ravitsemusterapia Sosiaalityö Kirurgisen sairaalan toimenpidepalvelut Puheterapia Lääketieteellinen fysiikka VSKK TYKSLAB Patologia V-S välinehuolto V-S lääkehuolto Tekniset ja huoltopalvelut Lääkintätekniikka ICT-yksikkö Kliininen neurofysiologia Rakennuttaminen ja kiinteistönhallinta Teknisten palvelujen alueyksiköt Ravintohuoltoja kanttiinipalvelut Laitoshuolto Kuljetukset ja ulkotyöt Muun huollon palvelut Hallintokeskuksen palvelut Hallintotoimisto - Sairaanhoitopiirin johdon tukipalvelut - Tutkimustoimisto - Perusterveydenhuollon yksikkö - Hoitotyön toimisto - Kehittämistoimisto -Tietohallintotoimisto Medbit Oy - Henkilöstötoimisto - Materiaalitoimisto - Taloustoimisto Tarkastusyksikkö Erityisvastuualueen tutkimustoimikunta. Eettinen toimikunta v 11.9.2012 EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT
Uuden johtamisjärjestelmän ydinkohdat Johtamisvastuualueet, roolit, tehtävät ja raportointisuhteet selkeiksi Operatiivista toimintaa koskeva päätöksenteko vastuutettu sinne, missä toiminta tapahtuu siellä on paras osaaminen Päätösvaltuudet kytketty selkeästi tilivelvollisuuteen ja tulosvastuuseen. Budjettiohjaukseen liikkumavapautta Taloushallinnon prosessit palvelevat toiminnan johtamista kamreerimallista kontrollerimalliin Menettelytavat selviksi hoitolinjojen ja erilaisten tukipalveluiden rajapinnoilla sopimusohjaus Johtamisosaamisen kehittäminen HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Tiedonhallinnan ja toiminnanohjauksen tulevaisuus Tietoarkkitehtuuri on rakennettava (potilasehtoisen) hoitolinjarakenteen mukaiseksi (Potilasehtoinen hoitolinja)organisaatio luotava ensin Prosesseihin, asiakas- ja työvirtoihin sekä johtamiseen liittyvien tietotarpeiden määritelty Myös potilaiden ja perheiden näkökulma mukaan Sujuvan ja tehokkaan toiminnan tukeminen tietojärjestelmien avulla Laadukas ja nopea potilastiedon tuottaminen ja käyttäminen Hoidon läpiviennin harmonisointi sairastumispaikalta sairaalan kautta kotiin Potilasvirta- ja henkilöstöinformaation hyödyntäminen Toiminnanohjauksellinen tuki: esim. henkilöstöresursoinnin (määrä, osaaminen) suunnittelu potilasvirtaennusteen perusteella HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Tiedon ja toiminnanohjauksen tulevaisuus Henkilöstötiedon järjestelmän kehittäminen siten, että esimiehillä ajantasainen tieto omasta henkilöstöstään on helposti saatavilla ja hallinnoitavissa Henkilöstön ja esimiesten itsepalvelut (työaika-autonomia) Osaamisen ja kyvykkyyksien hallinta Henkilöstöresurssienhallinnan käytännöt Hoidonvarauksen, hoidon etenemisen hallinnan, leikkaustoiminnan ja hoitoprosessien sujuvuuden harmonisointi, virheiden estäminen Toiminnanohjausjärjestelmät työvirtojen ja prosessien tarpeisiin Resurssien suunnittelu ja ohjaaminen ennakointien perusteella HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Tiedon ja toiminnanohjauksen tulevaisuus Sujuvat, mahdollisimman automaattiset ja yhdenmukaiset hoitolinjojen tarpeisiin rakennetut materiaalien tilaus- ja vastaanottokäytännöt Materiaalipalvelujärjestelmän ja tilausjärjestelmän kehittäminen yhteistyössä kliinisen toiminnan kanssa Teknisten palvelujen tuotannonohjausjärjestelmän kehittäminen toimi- ja palvelualueiden tarpeita vastaaviksi. Tila- ja laitehallintajärjestelmien varaus- ja seurantajärjestelmien kehittäminen yhteistyössä kliinisen toiminnan kanssa Toiminnanohjauksen sujuvoittaminen työpöytäratkaisun avulla Roolikohtainen työhön ja toimintaan liittyvä tieto automaattisesti henkilökohtaisella työpöydällä HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Kannattaako? Oman kustannus-hyötyanalyysimme mukaan toiminnan tuottavuutta pystytään lisäämään helposti 5 % - 15 % Virheitä vähentämällä ensimmäisellä kerralla oikein Riittävä osaaminen potilasrajapinnoissa Sairaalan sisäänotot vähenevät Hoitopäivät vähenevät Samoilla resursseilla enemmän tuotosta ja tulosta Materiaalinen ja tarvikkeiden kulutus pienenee Oikea investointipolitiikka Sitoutuneen pääoman tarve pienenee Potilaat tyytyväisempiä Henkilökunta tyytyväisempää Vaatii uudelleen ajattelua ja työtä HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND
Tärkeä avain onnistumiseen Toiminnan kehittämisen ja tilojen suunnittelun hankkeissa ollut vuodesta 2004 alkaen mukana satoja työryhmiä ja suunnitteluun on voinut osallistua yli tuhat työntekijöitä Työkokouksia on ollut nelinumeroinen luku Tämä on tapahtunut pääasiassa toiminnan kehittämiseen liittyvänä normaalina työtä, ilman lisäresursointia Henkilöstön sitoutuminen on onnistumisen kannalta ratkaisevan tärkeää PricewaterhouseCoopers HOSPITAL DISTRICT OF VARSINAIS-SUOMI
HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND