Hankkeen toiminnot työsuunnitelman laatiminen 2013
Työsuunnitelma Kuvaa mitä projektissa tehdään, jotta tuotokset valmistuvat/tulokset saavutetaan. Kuvaus siitä, millaisia toimintoja hankkeen eri vaiheissa on ja miten työt on järjestetty. Vaiheiden kestot (aloitus ja lopetus) Mikä partneriorganisaatio on vastuussa? Mitkä partneriorganisaatiot osallistuvat? Resurssit: työpäivät, matkat, alihankinnat Työvaiheiden selkeät ja mitattavat tulokset seuranta ja arviointi Pohjautuu projektin tuloksiin ja tuotteisiin Linkittyy budjettiin
Työsuunnitelma hakemuksessa Hakulomakkeen osa F: describe the activities that your project will organise Kuvaa hankkeen toimintoja ja päävaiheita ja miten työt on järjestetty hankkeessa Suosittelemme liittämään hankesuunnitelmaan myös tarkemman työsuunnitelman Hakemukseen tulee liittää erillinen aikataulu (GANTT Chart tai vastaava) Pohja CIMOn sivuilla
Millainen työsuunnitelma (1)? Prosessiorientoituneet hankkeet voivat liittää hakemukseen yksinkertaisen työsuunnitelman, jossa on kuvattu projektin keskeiset työvaiheet/tapahtumat aikajärjestyksessä Esimerkiksi: Partnerikokoukset Workshopit = learning activities (jos tällaisia järjestetään) Työpajojen sisällön valmisteluun liittyvät työvaiheet (esim. oppimistehtävien ym. laatiminen opiskelijoiden workshoppeja varten) Työpajojen välillä tapahtuva työskentely ja tapahtumat (esim. kansalliset tapahtumat/kokoukset tms.) Tuotosten tekemiseen liittyvät työvaiheet Levitykseen liittyvät keskeiset toimenpiteet Toiminnan arvioinnin ajankohdat
Esimerkki 1 Esimerkki CIMOn sivuilla 2013
Millainen työsuunnitelma (2)? Tuoteorientoituneissa hankkeissa suositellaan tarkempaa työsuunnitelmaa, joka sisältää työpaketit (work packages) ja niiden työvaiheet (task) Tarkempi työsuunnitelma helpottaa hankkeen toteuttamista, tuotteisiin liittyvän kehittämistyön eteenpäin viemistä sekä työnjaon suunnittelua partnerien kesken
Työpaketit ja tehtävät Työsuunnitelma Työpaketti 1 Tehtävä 1.1 Tehtävä 1.2 Tehtävä 1.3 Tehtävä 1.4 Työpaketti 2 Tehtävä 2.1 Tehtävä 2.2 Tehtävä 2.3 Tehtävä 2.4 Työpaketti 3 Tehtävä 3.1 Tehtävä 3.2 Tehtävä 3.3 Tehtävä 3.4 Työpaketti 4 Tehtävä 4.1 Tehtävä 4.2 Tehtävä 4.3 Tehtävä 4.4 2013
Esimerkki 2 Esimerkki CIMOn sivuilla 2013
Työpaketit (work packages) Työpaketin nimi Kuvaus työpaketin tavoitteista Työpaketin toiminnot tehtävät (tasks) Aikataulu/kesto Vastuupartneri + osallistuvatpartnerit Mieti myös resursseja (työpäivät, muut kustannukset, esim. alihankinnat, testauksen kustannukset jne.)
Esimerkkejä työpaketeista Sisältöön liittyvät työpaketit (esimerkiksi curriculum and course design, learning material for students, handbook for teachers) Hallinto (Administration) Arviointi ja laadunvarmistus (Quality Management /Evaluation) Testaus/pilotointi Levitys ja käyttöönotto (dissemination and exploitation)
Aikataulu Aikataulu on hakemuksen pakollinen liite Voi esittää GANTT Chart muodossa (komission pohja) tai tehdä oman aikataulun excelillä tms. Sisältää esimerkiksi: toimintojen/työvaiheiden kestot tuotteisiin liittyvät kehittämisvaiheet kokoukset, workshopit/työpajat levitysseminaarien ajankohdat Jos työpaketteja: mieti myös keskinäinen järjestys ja linkittyminen toisiinsa > mitäoltava valmiinaennen seuraavaa vaihetta?
Taulukkoon voi lisätä rivejä toiminnoille GANTT Chart Vaihtoehtoisesti voit tehdä oman aikataulun! 2013
Työsuunnitelman linkki budjettiin Budjetti rakennetaan työsuunnitelmasta ja toiminnoista käsin: tuotteet ja/tai toiminnot resurssit vastuut resurssien jakaminen partnerien kesken Työsuunnitelmalla perustellaan hankkeen kulut läpinäkyvästi (jos tarvetta, voit liittää hakemukseen erillisen budjettiliitteen) Työpakettien/toimintojen hinta?
Työsuunnitelman arviointikriteerit (1) The clarity, completeness and quality of the work programme, including appropriate phases for preparation, implementation, monitoring, evaluation and dissemination The proposal shows that all phases of the project have been properly designed in order for the project to realise its objectives. The work programme is clearly defined, comprehensive and realistic. The project contains a clear and well planned timetable. The consistency between project objectives and activities proposed The proposed activities are well suited to address the identified needs and reach the objectives that were set for the project. The quality and feasibility of the methodology proposed The proposed methodology is realistic and appropriate for producing the expected results. The methodology builds on solid arguments/evidence basis and takes account of existing knowledge and practice.
Työsuunnitelman arviointikriteerit (2) The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. The extent to which the project is cost effective and allocates appropriate resources to each activity The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities.
Työsuunnitelman arviointikriteerit (3) If the project plans training, teaching or learning activities: The extent to which these activities are appropriate to the project's aims and involve the appropriate number of participants In case transnational teaching, training or learning activities are proposed, these contribute directly to the objectives of the project and are strongly embedded in the project logic as a whole. The teaching, training or learning activities proposed are of the appropriate volume, bring an added value and will have a direct impact on the achievement of the project results. The mobility activities are well conceived, i.e. the proposal demonstrates good quality management, support and practical arrangements, selection and preparation of participants, training, teaching or learning agreements, monitoring of mobilities, ensuring the safety of participants. The quality of arrangements for the recognition and validation of participants' learning outcomes, in line with European transparency and recognition tools and principles In case transnational teaching, training or learning activities are proposed, relevant transparency and recognition tools and/or policy approaches developed in the framework of policy cooperation at European level will be used for recognising and validating the learning outcomes of participants, such as: European / national qualifications frameworks; European framework of key competences and the European guidelines for the validation of non formal and informal learning.
Arviointisuunnitelma hakemuksessa Arviointiin liittyvät kysymykset hakemuksessa: How will the quality of the project s activities and results be monitored and evaluated? Mention the involved staff and frequency of quality checks. (E.1. ) Which activities and indicators of achievement (quantitative and qualitative) will you put in place in order to assess whether and to what extent, the project reaches its objectives and results? (E.1. ) How will you measure the mentioned impacts (G.1. Impact)?
Arvioinnin rooli hanketoiminnassa Arviointi ja laadunvarmistus keskeinen osa laadukasta hanketoimintaa Tukee hankkeen toimintaa, johtamista ja tavoitteiden saavuttamista Tuottaa aineistoa päätöksentekoon Parantaa tulosten ja tuotteiden laatua Mahdollistaa keskustelun hankkeesta ja toiminnoista partneriryhmässä Tuo esille vahvuudet ja kehittämiskohteet Tuottaa tietoa hankkeen vaikuttavuudesta
Arviointisuunnitelma Kuvataan yleinen lähestymistapa arviointiin mitä, miksi, miten, kuka, milloin? arvioinnin kohde (prosessi/työskentely/tuotteet ) arvioinnin tavoite sisäinen/ulkoinen arviointi aikataulu mitä arviointitoimintoja projektin eri vaiheissa? Työsuunnitelma: arvioinnille oma työpaketti/työvaiheet Resurssit työpäivät, alihankinta (ulkoinen arvioija?)
Vaikuttavuuden mittaaminen Miten todennetaan, että haluttuja vaikutuksia on saatu aikaiseksi? Laadulliset ja määrälliset mittarit? Lyhyen ja pitkän aikavälin vaikutusten mittaaminen? Miten arviointitietoa kerätään? Millainen arviointitieto parhaiten todentaa vaikutuksia?
Pohdittavaksi 1. Hahmottele oman hankkeesi päävaiheet 2. Tämän jälkeen kirjaa hankkeelle alustava työsuunnitelma: päävaiheet/työpaketit niihin liittyvät tehtävät tuotteet/tuotokset alustava työnjako (päävastuullinen ja osallistuvat)
Survival Kit for Lifelong Learning Projects The Survival Kit provides guidance, tools, links and references for education professionals for: 1. Scoping and planning 2. Organising and implementing 3. Monitoring and evaluating 4. Disseminating and sustaining www.european-project-management.eu/