H4: Taulukkolaskenta I Huom. Suosittelemme vahvasti taustamateriaaliin tutustumista ennen aloittamista, erityisesti mikäli taulukkolaskenta on sinulle uusi asia. Edelleen suosittelemme harjoituksen tekemistä harjoitusryhmässä, mikäli asiat tuntuvat vaikeilta. Harjoituksen tekeminen voi onnistua myös Office 365:n Excel online:lla, mutta suosittelemme käyttämään koneelle asennettua työpöytäversiota. Katso, että palautat oikeat dokumentit. Harjoituksen tavoitteet Harjoituksissa tutustutaan taulukkolaskentaan MS Excel 2016 -ohjelmalla. Harjoituksen jälkeen opiskelija tietää mitä tarkoitetaan solulla, rivillä ja sarakkeella, tietää miten soluun voi syöttää tietoa, osaa muotoilla solu(j)a eri tavoin, osaa nimetä/lisätä/poistaa lomakkeita työkirjaan ja tallentaa sen, osaa syöttää soluihin laskutoimituksia ja käyttää valmiskaavoja osana laskutoimituksia, osaa hakea tietoa muista soluista solun laskutoimituksiin, osaa kopioida kaavoja tietää mikä on täyttökahva ja miten se toimii on harjaantuneempi ohjetoimintojen käyttäjä Harjoituksen tehtävät ja pisteytys Harjoituksessa on 4 tehtävää. Yhteispisteet tehtävistä ovat maksimissaan 10. Tehtävä 1 Solujen muotoiluharjoitus (3 p) Tehtävä 2 Kaavojen lisääminen taulukkoon (2p) Tehtävä 3 Kaikki kuukaudet omille lomakkeilleen (2p) Tehtävä 4 Koko vuoden seurantalomake (3p) Mitä palautetaan? Kaksi MS Excel-työkirjaa (xlsx-dokumenttia), jotka on nimetty seuraavasti: H4T1jaT2.xlsx ja H4T3jaT4.xlsx Ratkaisu kahteen ensimmäiseen tehtävään palautetaan siis omana dokumenttinaan ja kahden jälkimmäisen tehtävän ratkaisusta palautetaan toinen työkirja. - 1 -
Aluksi - Vinkki Ohjeita Kuva 1. Ohjetoiminto MS Excelissä (tässä tapauksessa englanninkielinen käyttöliittymä) Opettele käyttämään ohjeruutua. Omatoimista avun etsintää kannattaa aktiivisesti harjoitella koko ajan. Mikrosoft-ohjelmien avustustoimintoihin on panostettu viime vuosien mittaan huomattavasti aiempaa enemmän. Vaikka avun saaminen aluksi tuntuisi hankalalta, niitä kannattaa ehdottomasti opetella käyttämään. Niiden loogisuus aukeaa harjoitellessa. - 2 -
Tehtävä 1 (3p): Solujen muotoiluharjoitus Tässä tehtävässä ei varsinaisesti vielä käytetä taulukkolaskentaohjelman laskentaominaisuuksia. Tehtävän tarkoituksena on harjoitella solujen muotoilua. Avaa Exceltyökirja ja tallenna se jo jälleen tyhjänä kotihakemistoosi nimelle H4T1jaT2.xlsx. Laadi työkirjan ensimmäiselle välilehdelle muotoilultaan ja teksteiltään alla olevan kuvan kaltainen pohja noudattaen ohjeita (a)-(g). Tehtävä 2 tehdään tähän pohjaan. (a) Otsikkopalkki on yksi sulautettu solu (solut A1-H1 on sulautettu yhdeksi soluksi) ja siihen on kirjoitettu muita tekstejä suuremmalla fontilla värilliselle taustalle TAMMIKUU. Vihje 1 Solussa I1 on samalla fontilla tämän vuoden vuosiluku. (b) Solut A3-A6 on sulautettu yhteen, ja niihin on kirjoitettu vertikaalisti TULOT, ja vastaavasti sulautettuihin soluihin A9-A11 on kirjotettu MENOT. Vihje 2 (c) Tulojen ja menojen rivi- ja sarakeotsikot ovat värilliset, ts. soluilla A6-A3-I3 ja A18-A9-I9 on taustaväri (d) Riveillä 7 ja 19 on solujen yläreunassa viiva sarakkeesta A sarakkeeseen H, ja solut I3 ja I9 on kehystetty. Vihje 3 (e) Sarakkeet A ja B ovat muita kapeampia, sarakkeiden C-G leveydet ovat keskenään täsmälleen samat ja sarake H on selkeästi muita leveämpi. Vihje 4 (f) Solussa E9 sarakeotsikkoteksti on jaettu kahdelle riville ja tekstit ovat soluissa B3, C3, B9-H9 on keskitetty sekä vertikaalisti että horisontaalisti. Vihje 5 (g) Tehtävän ratkaisuympäristö on kirjoitettu taulukon alle yhdelle riville (kuvassa riville 21). Tehtävän 1 vastaukseksi: dokumentti H4T1jaT2.xlsx, jota käytetään pohjana tehtävässä 2. Vihje 1. Solun yhteensulatus (merging): ALOITUS/Tasaus/Yhdistä&keskitä (HOME/Alignment/ Merge&Center). - 3 -
Solun taustan väritys: ALOITUS/Fontti/Täyttöväri (HOME/Font/Fill Color) Rivin korkeuden muutos: Kakkospainikkeella saa vasemmassa reunassa rivinumeron päällä painamalla valikon, jossa on valinta Rivikorkeus (Row Height) tai vaihtoehtoisesti raahaten vasemmassa reunassa rivinjakoviivaa alas Vihje 2. Allekkaiset solut tulee ensin sulattaa yhteen. Yhdistettyyn soluun kirjoitetun tekstin kallistus: ALOITUS /Tasaus/Suunta (HOME/Alignment/Orientation) Vihje 3. Solujen kehystykset saa tehdyksi kuten Wordin taulukossa: ALOITUS/Fontti/Reunaviivat (HOME/Font/Borders) Vihje 4. Sarakkeiden leveyksiä saa muokattua sarakeotsikossa väliviivaan tarttumalla, mutta myös antamalla leveydet täsmällisinä numeroina: ALOITUS/Solut/Muotoile/Sarakeleveys (HOME /Cells/Format/Column Width) Sarakeleveyden määrityksen saa auki myös aktivoimalla sarakkeen sarakeotsikossa napsauttamalla, ja sen jälkeen antaa leveys kaikille sarakkeille samaksi kakkospainikkeella aukeavassa valikosta Sarakkeen leveys (Column Width) dialogissa. Vihje 5. Tekstin voi solussa jakaa kahdelle riville ruksaamalla tasaus (alignment) viestiruudussa Tekstin rivitys (Wrap text), tai pakottamalla solussa rivinvaihdon kirjoittamalla Alt/enter Tehtävä 2 (2p): Kaavojen lisääminen taulukkoon Tee pieni budjettilaskelma tekemällä Tehtävässä 1 luomaasi pohjaan kohdat (a)-(d). (a) Määritä solujen C4:C7 ja C10:G19 tietotyypiksi Valuutta (Currency). Vihje 6 (b) Tee soluun C7 summalle kaava niin, että siihen tulee lasketuksi summa samasta sarakkeesta riveiltä 4, 5 ja 6 ja soluihin C19:G19 summat kustakin sarakkeesta riveiltä 10-18. Vihje 7 (c) Tee kaava, joka kopioi solun C7 arvon soluun I3. (d) Tee kaava, joka laskee soluun I9 solujen C19-G19 summan. Kun taulukon solut ovat vielä tyhjiä, summasolujen arvoiksi tulee 0,00 (kuva alla). Tehtävän 2 vastaukseksi: Dokumentti H4T1jaT2.xlsx. Vihje 6. Solun tietotyypin määritys tapahtuu Solun muotoilu -viestiruudun ensimmäiseltä välilehdeltä: ALOITUS/Numero-oikean alareunan nuoli (HOME/Number-small arrow) - 4 -
Vihje 7. Summan laskevan kaavan voi tehdä joko käyttäen valmista funktiota (taustamateriaalin luku 4.3) tai tekemällä solut yhteen laskevan summalausekkeen. Tehtävä 3 (2p): Kaikki kuukaudet omille lomakkeilleen Tallenna kopio edellä tekemästäsi tiedostosta pohjaksi kahteen viimeiseen tehtävään nimelle H4T3jaT4.xlsx. Kopioi tammikuulle tekemäsi kuukauden talouden seuranta kahdelle uudelle lomakkeelle (työkirjan välilehdelle), ja nimeä ne seuraavien kuukausien nimillä. Muuta myös taulukoiden otsikot vastaavasti. Saa toki tehdä koko vuodenkin, mutta kolme kuukautta riittää tämän tehtävän suorittamiseksi. Vihje 8 Vie kaikille kuukausille kuvitteellisia tuloja ja menoja, niin että voit todeta kaavojen toimivan. Seuraavalla sivulla on esimerkki tammikuulle viedyistä tuloista ja menoista omassa taulukossasi riittää, että viet jonkun verran tuloja ja menoja kaikille kuukausille ja ainakin jossain kuukaudessa joudut lisäämään rivejä sekä tuloihin, että menoihin (tuloja enemmän kuin 3 riviä, ja menoja enemmän kuin 9 riviä). Vihje 9 Tehtävän 3 vastaukseksi: Pohja tehtävään 4. Vihje 8. Uusia lomakkeen (välilehtiä) lisäys tapahtuu lomakkeen alareunan +- painikkeesta. Lomakkeen nimeäminen tehdään oletusnimen Sheet1 kohdalta kontekstisensitiivisen valikon kautta aukeavan, viereisen kuvan kaltaisen pudotusvalikon kautta (Nimeä uudelleen; Rename). Vihje 9. Uuden rivin lisääminen tuloihin tai menoihin: vie kursori ensin johonkin soluun taulukossa, jonka yläpuolelle haluat rivin lisätä ja ALOITUS/Solut/Lisää/Lisää taulukon rivejä (HOME/Cells/Insert/ Insert Sheet Rows). Huomaa, että jos olet laskenut summan yhteenlaskusoluun antaen yhteenlaskettavat solut merkinnän solu1:solu2 avulla (esim. SUM C3:C6) päivittyy yhteenlaskusolun kaava automaattisesti sisältämään myös lisätyn solun, kun lisäät taulukkoon rivejä. Jos taas luettelit solut yksittäin (esim. C3+C4+C5+C6), joudut päivittämään summakaavan käsin, kun väliin lisätään uusi solu. - 5 -
Tehtävä 4 (3p): Koko vuoden seurantalomake Tee edellisen tehtävän tiedostoon H4T3jaT4.xlsx vielä yksi lomake, jolle annat nimeksi Koko vuosi 2019. Tee tälle lomakkeelle yhteenveto vuoden tuloista ja menoista alla olevan mallin mukaisesti. - 6 -
Huomaa, että ensimmäiseen sarakkeen vuoden kuukaudet saat tehdyksi täyttökahvan avulla (olettaen että käyttämäsi Excelin omissa listoissa (Custom lists) on tallennettu kuukaudet listaksi). Edellisessä kuvassa näet malliksi, miten tammikuun tulot-soluun (B5) on tuotu solun C7 arvo lomakkeelta Tammikuu. Vihje 10 Tuo muihinkin soluihin arvot vastaavasti kunkin kuukauden omalta lomakkeelta. Laske lopuksi menot keskimääräiset kuukausittaiset tulot ja menot taulukon viimeiselle riville, Vihje 11 ja kuukauden talousbalanssi taulukon viimeiseen sarakkeeseen. Vihje 12 Tehtävän 4 vastaukseksi: Dokumentti H4T3jaT4.xlsx Vihje 10. Soluviittaus toiselle lomakkeelle voidaan tehdä antamalla lomakkeen nimi + huutomerkki ennen varsinaista soluviittausta. Esimerkiksi soluun B5 tuotu soluviittaus on voitu kirjoittaa itse (esim. Tammikuu!C7). Yksinkertaisempi tapa on kirjoittaa kaavariville vain kaavan aloitusmerkki = ja käydä sen jälkeen Tammikuu-välilehdellä napsauttamassa solua C7 ja lopettaa kaavan kirjoittaminen painamalla enteriä. Vihje 11. Keskimääräiset kuukausittaiset tulot ja luokitellut menot saat lasketuksi KESKIARVO (AVERAGE) -funktion avulla. Oikealla olevassa kuvassa näet esimerkkinä keskimääräisten tulojen laskennan. Funktion voi tietysti kirjoittaa itse, mutta on mahdotonta muistaa eri funktioiden syntaksia (muotoa, missä funktio tulee kirjoittaa). Siksi kannattaa noutaa Lisää funktio (Insert function) valintaruudun kautta (painike fx) KESKI- ARVO (AVERAGE) funktion luontiruutu, jonka kautta voit antaa funktiolle argumentit, ja pääset myös alareuden linkin (Help on this function) kautta hakemaan apua funktion käyttämiseen. Vihje 12. Kuukauden tulojen ja menojen balanssin laskemiseksi menot vähennetään tuloista, ts. esimerkiksi solun I5 kaava olisi = B5-H5 Koko harjoituksesta jätetään siis kaksi dokumenttia: Excel-työkirja H4T1jaT2.xlsx (yksi lomake) ja H4T3jaT4.xlsx, joka sisältää neljä lomaketta (tai enemmän jos teit kuukausia maaliskuusta eteenpäinkin). Tällä kertaa ei tarvitse palauttaa pdf-tiedostoja. - 7 -