ITÄ-UUDENMAAN KUNTIEN YHDISTYMISSELVITYKSEN OHJAUSRYHMÄ MUISTIO 1/2013 Aika 10.10.2013 klo 17.00-18.30 Paikka Palvelutalo Elsien kabinetti, Jussaksentie 18 K, Sipoo SISÄLLYSLUETTELO 1 KOKOUKSEN AVAUS 2 2 OHJAUSRYHMÄN JÄRJESTÄYTYMINEN 2 3 KATSAUS LÄNSI-TURUNMAAN YHDISTYMISSELVITYKSEEN 3 4 YHDISTYMISSELVITYKSEN TYÖSUUNNITELMALUONNOS 4 5 JOHTORYHMÄN JA SELVITYSPROJEKTIN PÄÄLLIKÖN NIMITTÄMINEN 7 6 TYÖRYHMIEN PUHEENJOHTAJIEN NIMITTÄMINEN 8 7 OHJAUSRYHMÄN SEMINAARI 8.-9.11.2013 9 8 OHJAUSRYHMÄN SEURAAVAT KOKOUKSET 9 9 KOKOUSTIEDOTE 10 10 VISIO JA STRATEGIA SEKÄ DEMOKRATIA JA OSALLISTUMINEN- TYÖRYHMÄN KOKOONPANO JA TEHTÄVÄT 10 11 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 11 OSALLISTUJAT Jäsenet Olavi Merihaara Askola Riku Honkasalo Askola Christina Mickos Lapinjärvi Ulla Onnila Lapinjärvi Arja Isotalo Loviisa Tom Liljestrand Loviisa Kristian Forsman Myrskylä Reijo Korhonen Myrskylä (poissa) Seppo Yrtti Pornainen (poissa) Janne-Pekka Nurmi Pornainen (poissa) 1
Mikaela Nylander, klo 17.15 -> Matti Nuutti Christel Liljeström Ari Oksanen Varajäsenet Timo Fält Juha Virkki Jaana Putus Porvoo Porvoo Sipoo Sipoo Myrskylä Pornainen Pornainen Muut osallistujat Esko Rautiainen kunnanjohtaja Askola (poissa) Christian Sjöstrand kunnanjohtaja Lapinjärvi Olavi Kaleva kaupunginjohtaja Loviisa Jouko Asuja kunnanjohtaja Myrskylä Markku Hyttinen kunnanjohtaja Pornainen (poissa) Jukka-Pekka Ujula kaupunginjohtaja Porvoo Mikael Grannas kunnanjohtaja Sipoo Marja Teljamo tiedottaja Sipoo 1 KOKOUKSEN AVAUS Sipoon valtuuston puheenjohtaja Christel Liljeström avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Sipoon valtuuston puheenjohtaja Christel Liljeström avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat. 2 OHJAUSRYHMÄN JÄRJESTÄYTYMINEN Sovitaan ohjausryhmän - puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta sekä sihteeristä - kokouskutsujen lähettämisestä - esityslistojen ja muistioiden julkisuudesta - muistioiden tarkastamisesta - muista osallistujista ohjausryhmän kokouksissa. 2
Kukin kunta maksaa edustajilleen kokouspalkkiot ja muut korvaukset omien palkkiosääntöjensä mukaisesti. Ohjausryhmä päättää järjestäytymisestään: - puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta sekä sihteeristä - kokouskutsujen lähettämisestä - esityslistojen ja muistioiden julkisuudesta - muistioiden tarkastamisesta - muista osallistujista ohjausryhmän kokouksissa. Ohjausryhmä päätti, että - ohjausryhmän puheenjohtajuus kiertää siten, että puheenjohtajuus määräytyy aina kokouspaikkakunnan mukaan. Ohjausryhmän varapuheenjohtajana toimii edellisen kokouksen puheenjohtaja ja sihteerinä yhdistymisselvityksen projektipäällikkö - ohjausryhmän esityslistat lähetetään sähköpostitse jäsenille ja varajäsenille - ohjausryhmän esityslistat ja muistiot ovat julkisia - puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja toimivat muistion tarkastajina. lähetetään jäsenille ja varajäsenille tarkastuksen jälkeen. Mahdolliset korjaukset muistioon tehdään ohjausryhmän seuraavassa kokouksessa - ohjausryhmän jäsenten lisäksi ohjausryhmän kokouksiin osallistuvat johtoryhmän jäsenet. Ohjausryhmän jäsenet keskustelevat kuntiensa muiden puolueiden ja ryhmittymien kanssa ja informoivat heitä. 3 KATSAUS LÄNSI-TURUNMAAN YHDISTYMISSELVITYKSEEN Sipoon kunnanjohtaja Mikael Grannas kertoo Länsi-Turunmaan yhdistymisselvityksestä. Länsi-Turunmaan yhdistymissopimus, liitteet 1 A-C. Ohjausryhmä päättää merkitä Länsi-Turunmaan yhdistymisselvityskatsauksen tiedoksi. Ohjausryhmä merkitsi katsauksen tiedoksi. 3
4 YHDISTYMISSELVITYKSEN TYÖSUUNNITELMALUONNOS Yhdistymisselvityksen työsuunnitelmaluonnos, liite 2. Ohjausryhmä päättää merkitä yhdistymisselvityksen työsuunnitelmaluonnoksen tiedoksi ja käydä evästyskeskustelun. Lisäksi päätetään hyväksyä työryhmät ja niiden päätehtävät, jotta työryhmät pääsevät aloittamaan työnsä. Ohjausryhmä kävi evästyskeskustelun ja merkitsi työsuunnitelmaluonnoksen tiedoksi. Lisäksi ohjausryhmä hyväksyi työryhmät ja niiden tehtävät seuraavasti: Työryhmät Työryhmien järjestäytyminen Yhdistymisselvitys toteutuu johtoryhmän alaisissa työryhmissä pääosin virkatyönä ja tarvittavilta osin ulkopuolista asiantuntija-apua käyttäen. Työryhmät ovat seuraavat: 1. Visio ja strategia sekä demokratia ja osallistuminen ml. uuden kunnan visio ja missio strategia toimielimet asukasvaikuttaminen kaksikielisyys uuden kaupungin nimen valmistelu 2. Hallinto, talous, henkilöstö ja tukipalvelut ml. kuntatalous viranhaltijaorganisaatiorakenne konsernirakenne, omistajapolitiikka, kuntien yhteistoiminta hankinnat kiinteistöomaisuus tietohallinto henkilöstön edustajien osallistuminen selvitykseen 3. Maankäyttö, asuminen, liikenne, ympäristö, elinkeinot ja tekniikka ml. työllisyys, työpaikat 4
elinkeinopalvelut kunnallistekniikka tilahallinto, tila-, ruoka- ja siivouspalvelut energia asuntopolitiikka kuntien yhdistymisen suhde metropolihallinnon tarpeeseen kuntien yhteistoiminta 4. Sosiaali- ja terveyspalvelut ml. kuntien yhteistoiminta 5. Sivistys- ja opetuspalvelut, varhaiskasvatus, kulttuuri, liikunta- ja vapaaajanpalvelut ml. kuntien yhteistoiminta Työryhmissä on puheenjohtaja, yksi jäsen kustakin kunnasta ja henkilöstön edustaja. Työryhmän puheenjohtaja nimeää työryhmän varapuheenjohtajaksi yhden työryhmän jäsenistä. Työryhmien sihteerit tulevat pääsääntöisesti työryhmän puheenjohtajakunnasta. Johtoryhmä päättää työryhmien kokoonpanosta. Mahdolliset työryhmien tarvitsemat tukipalvelut taloushallinnon hoitamiseksi tulevat Sipoon kunnasta. Työryhmien kokouspaikkojen valinnassa noudatetaan mahdollisuuksien mukaan alueellista tasapuolisuutta. Työryhmien kokous- ja seminaarijärjestelyistä vastaavat työryhmät itse. Työryhmien työsuunnitelmat Työryhmät tekevät omat työsuunnitelmansa yhdistymisselvityksen työsuunnitelmaan perustuen sekä kuntarakennelain edellyttämällä tavalla. Työryhmien työsuunnitelmat sisältävät 1. tarkastelun kohteena olevan palvelun tai teeman tarkemman määrittelyn; tarkoituksena on kartoittaa, että yhdistymisselvitys kattaa vähintään kaikki kunnan lakisääteiset palvelut sekä tarvittavat tukipalvelut 2. esityksen työnsä tueksi tarvittavista toimintaympäristötiedoista ja -ennusteista esim. väestöennuste ja ikärakenne; tarkoitus on hankkia tarvittavat yhteisesti 5
tiedot siten, että kaikki työryhmät käyttävät samoja ennusteita tulevasta kehityksestä 3. kustannusarvion sisältäen mahdollisen ulkopuolisen asiantuntijatyön ja - palkkiot sekä muut työryhmän kustannukset. 4. suunnitelma työn etenemisestä ja aikataulusta Johtoryhmä hyväksyy työryhmien työsuunnitelmat. Työryhmätyöskentelyn prosessi NYKYTILA (7 ERILLISTÄ KUNTAA) TULEVAISUUS TALOUDEN JA PALVELUVERKON NÄKÖKULMASTA (7 ERILLISTÄ KUNTAA) TULEVAISUUS TYÖRYHMÄN MIELESTÄ ( 1 KAUPUNKI) VERTAILU JA TYÖRYHMÄN JOHTOPÄÄTÖKSET Kaikki työryhmät tekevät aluksi nykytila-analyysin tarkastelun kohteenaan olevan palvelun tuottamisesta kunnittain sekä kuntien yhteistoiminnasta. Myös muut kuin palvelutyöryhmät tarkastelevat nykytilaa. Kaikki työryhmät tarkastelevat nykytila-analyysissä nykyisen tilanteen etuja ja haittoja soveltuvin osin seuraavien kriteerien perusteella: 1) Kuntalaisten palvelujen saatavuus ja tehokkuus - kustannustehokkuus - palvelujen saatavuus - palvelutaso- ja rakenteet - palvelujen tuotanto- ja rahoitusmalli - työvoiman saatavuus - ruotsinkieliset palvelut - suhde kolmannen sektorin toimijoihin 2) Kunnan kilpailukyky kyseisen palvelun tai työryhmän teeman suhteen verrattuna Helsingin seutuun ja koko maahan 6
3) Vaikutus yhdyskuntarakenteeseen ja asuntotuotantoon ja joukkoliikenteeseen 4) Ympäristövaikutukset 5) Sosiaalinen eheys, segregaatio ja maahanmuuttajat 6) Hallinnon tehokkuus ja paikallinen vaikuttaminen - johtamisjärjestelmät ja -kulttuurit - päätöksenteon demokraattisuus - asukasvaikuttaminen ja paikallisdemokratian toimivuus - edunvalvonta valtioon - hallinnon kustannukset - tietojärjestelmien integrointi. Nykytila-analyysin jälkeen työryhmillä on käytössään asiantuntijoiden valmistelemat laskelmat nykyisen kuntarakenteen tulevaisuuskuvasta kuntien talouden ja palveluverkon näkökulmasta. Työryhmät - tekevät esityksensä tarkastelun kohteenaan olevan palvelun tai teeman hoitamisesta enintään seitsemän kunnan kokoisessa uudessa kunnassa/kaupungissa. Tavoitteena on esitys, jonka lopputulos on kokonaisuutena taloudellisesti, laadullisesti sekä ympäristön ja väestön hyvinvoinnin kannalta kestävämpi kuin palvelun tai kyseisen teeman hoitaminen erillisissä kunnissa - arvioivat esityksensä etuja ja haittoja samojen kriteerien pohjalta kuin nykytilaanalyysissäkin - arvioivat palvelun tai teeman nykytilan etuja ja haittoja yhdistymisessä saavutettaviin etuihin ja haittoihin. Lisäksi työryhmät arvioivat asiantuntijoiden valmistelemia nykyisen kuntarakenteen tulevaisuuskuvia yhdistymisessä saavutettuihin etuihin ja haittoihin - tekevät lopuksi vertailun pohjalta johtopäätöksensä ja esityksensä johtoryhmälle 5 JOHTORYHMÄN JA SELVITYSPROJEKTIN PÄÄLLIKÖN NIMITTÄMINEN Ohjausryhmä nimittää johtoryhmän ja selvitysprojektin päällikön. Lisäksi ohjausryhmä nimittää johtoryhmän puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä sihteerin. 7
Ohjausryhmä nimittää johtoryhmän ja selvitysprojektin päällikön sekä puheenjohtajat ja sihteerin seuraavasti: Johtoryhmä: Esko Rautiainen, kunnanjohtaja, Askola Christian Sjöstrand, kunnanjohtaja, Lapinjärvi Olavi Kaleva, kaupunginjohtaja, Loviisa Jouko Asuja, kunnanjohtaja, Myrskylä Markku Hyttinen, kunnanjohtaja, Pornainen Jukka-Pekka Ujula, kaupunginjohtaja, Porvoo Mikael Grannas, kunnanjohtaja, Sipoo Selvitysprojektin päällikkö: Marja Teljamo, tiedottaja, Sipoo Johtoryhmän puheenjohtajaksi valitaan Esko Rautiainen ja varapuheenjohtajaksi Jouko Asuja. Johtoryhmän sihteeriksi valitaan Marja Teljamo. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Lapinjärven seuraava kunnanjohtaja siirtyy Christian Sjöstrandin tilalle valinnan tapahduttua. 6 TYÖRYHMIEN PUHEENJOHTAJIEN NIMITTÄMINEN Ohjausryhmä nimittää työryhmien puheenjohtajat. Ohjausryhmä päättää työryhmien tehtävät yhdistymisselvityksen työsuunnitelmassa. Ohjausryhmä nimittää työryhmien puheenjohtajat seuraavasti: 1. Visio ja strategia sekä demokratia ja osallistuminen 2. Hallinto, talous, henkilöstö ja tukipalvelut 3. Maankäyttö, asuminen, liikenne, ympäristö, elinkeinot ja tekniikka 4. Sosiaali- ja terveyspalvelut 8
5. Sivistys- ja opetuspalvelut, varhaiskasvatus, kulttuuri, liikunta- ja vapaaajanpalvelut Työryhmien puheenjohtajat: 1. Visio, strategia Ohjausryhmä nimeää + Jouko Asuja 2. Hallinto, talous Olavi Kaleva 3. MALYE+tekniikka Mikael Grannas 4. Sote Jukka-Pekka Ujula 5. Sivistys Markku Hyttinen Ohjausryhmä nimitti Porvoon kaupunginhallituksen puheenjohtaja Matti Nuutin ryhmän 1. Visio ja strategia sekä demokratia ja osallistuminen puheenjohtajaksi. Muilta osin hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 7 OHJAUSRYHMÄN SEMINAARI 8.-9.11.2013 Ohjausryhmälle on tarkoitus järjestää uuden kaupungin visioon ja strategiaan liittyvä aloitusseminaari 8.-9.11.2013. Visioseminaarin alustava ohjelma liitteenä, liite 3. Johtoryhmä ehdottaa, että ohjausryhmä päättää hyväksyä seminaarin ajankohdan, paikan ja alustavan ohjelman sekä ulkopuolisen konsultin liitteen mukaisesti. Lopullinen ohjelma lähetetään osallistujille 25.10. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 8 OHJAUSRYHMÄN SEURAAVA KOKOUS Ohjausryhmän seuraava kokous pidetään xx.x.2013 klo xx xxx. Ohjausryhmä kokoontuu seuraavan kerran seminaarissa 8.-9.11.2013. Sitä seuraava kokous pidetään torstaina 12.12.2013 klo 17.30 Porvoossa. 9
9 KOKOUSTIEDOTE Esitys annetaan kokouksessa. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 10 VISIO JA STRATEGIA SEKÄ DEMOKRATIA JA OSALLISTUMINEN- TYÖRYHMÄN KOKOONPANO JA TEHTÄVÄT Työryhmän 1. Visio ja strategia sekä demokratia ja osallistuminen rooli on merkittävä ja hieman erilainen kuin muiden työryhmien. Jotta työ antaa mahdollisimman vahvan pohjan ja sitoutumisen koko prosessille ja muiden työryhmien työlle, ajatuksena on, että työryhmään valittaisiin jäsenet ohjausryhmän jäsenten keskuudesta. Lisäksi ohjausryhmälle, visiotyöryhmälle ja johtoryhmälle on suunniteltu visioseminaari 8.- 9.11., jossa luotaisiin pohja visiotyöryhmän työlle ulkopuolisen sparraajan kanssa. Johtoryhmä esittää ohjausryhmälle, että ohjausryhmä valitsee keskuudestaan visiotyöryhmän puheenjohtajan ja jäseniksi yhden jäsenen per kunta eli yhteensä 7 henkilöä. Lisäksi visiotyöryhmä voi tarvittaessa kutsua asiantuntijoita ja muita osallistujia työryhmän työhön. Johtoryhmän edustajaksi visiotyöryhmään on ehdotettu Myrskylän kunnanjohtaja Jouko Asujaa. Ohjausryhmä päätti valita visiotyöryhmän jäsenet ja varajäsenet seuraavasti: Jäsen Matti Nuutti, puheenjohtaja Tom Liljestrand Riku Honkasalo Reijo Korhonen Christina Mickos Varajäsen Mikaela Nylander Petra Paakkanen Olavi Merihaara Kristian Forsman Ulla Onnila 10
Janne-Pekka Nurmi Ari Oksanen Seppo Yrtti Christel Liljeström 11 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.30. 11