LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(8) PIIRIHALLITUKSEN KOKOUS 14/ 2015 PÖYTÄKIRJA 14.12.2015 Aika 12.12.2015 klo 14.00 - Paikka Ravintola Tårget Kutsuttu Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä Eeva Kivilä viestintäryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Anniina Palola yhteiskuntasuhteet Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.08 toivottaen kaikki tervetulleeksi vuoden viimeiseen piirihallituksen kokoukseen. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 16.11.2015 pidetyn ja sähköpostikokouksena 25.11.2015 pidetyn kokouksen pöytäkirjat. (liitteet 1 ja 2) 4. Työjärjestys Hyväksyttiin em. edellisten kokousten pöytäkirjat. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 3 Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Liite 4 6. Talous 1 Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Kuullaan piirin talouskatsaus 10.12. saakka. Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelee. Päätettiin merkitä piirin talouskatsaus tiedoksi, jossa mm. todettiin, että adventtikalentereiden tarkkaa myyntimäärää ei vielä tiedetä ja toiminnanjohtaja tiedottaa asian selvittyä piirihallitusta välittömästi.
2(8) 7. SP:n kuulumiset 1 Partioneuvoston kokous pidettiin 28. 29.11.2015 Kuullaan partioneuvoksien Mika Kuusisto, Pauli Engblom ja Maarit Heikkinen, raportti kokouksesta. Raportti on osana toiminnanalojen kuulumisia. 2 Päätettiin merkitä raportti tiedoksi. Partiotyönantajien varsinainen kokous pidettiin 27.11.2015, piiriä edusti piirin varajohtaja Mika Kuusisto Kuullaan piirin varajohtaja Mika Kuusiston raportti kokouksesta. Raportti on osana toiminnanalojen kuulumisia. Päätettiin merkitä raportti tiedoksi. 8. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat seuraavasti: Uudet alueohjaajat: Kymmenykset/Essi Kosonen (Kaarinan Korpiklaani) Kaakkois-Turku/Teppo Laine (Ilpoisten Vuorenkävijät) 9. Piirin toiminnanalojen kuulumiset Käydään läpi piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset. Alue: Päätettiin merkitä toiminnanalojen nostot tiedoksi joista tärkeimpinä: Vuoden vaihteessa päättyvät pestit: Kymmenykset/Maarit Heikkinen, Rannikkoseutu/Kalle Sipilä, Rauma/Milka Vahtoranta, Kaakkois-Turku/Henna Jagt Uudet AO:t (pestatut): Kymmenykset/Essi Kosonen KKK, Kaakkois-Turku/Teppo Laine IVK Aluejaoston (lpk-vastaavat) kokouksessa käsitelty tiimit tukemaan lippukuntia -asiaa, saanut positiivisen vastaanoton Jaoston seuraava kokous (kaikki AO:t) 19.1.2016, AR:n kokousta ei ole vielä sovittu Eula-porukka kokoontunut 17.11.2015: käyty läpi ToSut, jaoston vuotta 2016, toimintatapoja ym. 16.12.2015 tulossa ministereiden & vastaavien ohjaajien tapaaminen SP:n ohjaajapestien työstösessio ollut 18.11.2015; odotellaan tulevaa pestikuvausta. Pohjana kolmen pestin malli, jossa hiukan meidän lpk-vastaava- ja piiri-vastaava-ao:ita vastaavat tyypit sekä lpk:n HR-tyyppi. Tulossa kommenteille piireihin. Sytytyspalat: Porista jäi puuttumaan 8 lippukuntaa, Leijankorvesta 1 Tammikuun alkuun suunnitteilla YTP-tapaaminen Hämeen alueihmisten kanssa
3(8) Koulutus: Koulutusryhmän vuoden viimeinen kokous oli 7.12. Syys-ilmon mahdolliset muutokset huomioitu ja työstetään kurssijohtajien toimesta. Koulutusfestareista tulee erillinen aukeama ja aiemmasta poiketen luotsi-kursseja mainostetaan kimpassa aiemmin OR:n kanssa sovitun mukaisesti. Kevään koulutuksiin ilmoittautunut todella hyvin porukkaa, iloitsimme. Myös aiemmin vaatimattomaan luotsikurssi-kokonaisuuteen tulossa enemmän kuin aikoihin. PJ-PK jakoehdotus tehty kevään kurssien osalta. Tänä vuonna päästiin Ko-Gi -suoritustavoitteeseen (=enemmän kuin viime vuonna) Ryhmässä kautensa/pestinsä päättäneet 31.12.2015: Hanna Heino, Laura Kajala, Eva Liuksila Ohjelma: Aikuis- ja luottisryhmän seuraava kokous 14.12. listalla ryhmän pestien jako vuodeksi 2016. Tulossa päivän suunnittelukokous tammikuussa. uusia pestauksia: Enni Heikintalo (sudenpentuikäkauden OO), Jasmin Ketoja (vaeltajaikäkauden OO) Ohjaajapestien tulevaisuus (SP:n koordinoima projekti). Piivi ja Hime osallistuivat ohjelmaryhmästä työstöpäivään. Ko. illassa ei keskusteltu lainkaan oo tai ko pesteistä. Itse koemme, että OO pesti on tällaisenaan juuri saatu meillä toimimaan, joten toivomme, että voitaisiin mennä tällä konseptilla vähän aikaan. Katsotaan mihin suuntaan SP ohjaa. Keväällä pohditaan Ohjelman perusteet 2 koulutusillan järjestämistä, jossa ei enää paneuduta ikäkausiohjelman perusteisiin vaan esim. lippukuntaviisareiden kautta kehitetään ikäkausiohjelman järjestämistä lippukunnissa. 2016 Sudenpentukisojen aloituskokous on pidetty ja järjestäjillä on hyvä fiilis (MPY ja Po-Sa). SP:n tarpojaohjelman päivitysryhmään Jaakko Vainio Samoajajaosto on jalkautunut muutamille alueille, joista on vain vähän osallistujia piirin samoajaikäisille suunnattuihin koulutuksiin ja tapahtumiin. Vastaanotto on ollut hyvää ja tapahtumista on innostuttu. Vaeltajajaostoon rekrytty uusia jaostolaisia. Jasmin aloittaa jaoston OOna. Betlehemin rauhantuli on saanut paljon julkisuutta. Talous: Menneet tapahtumat: Kuksa-koulutus, 7.11.2015, Eura Muutamia Kuksa-koulutuksia on järjestetty alueilla. Puhutaan partiosta -seminaari peruttiin vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Tulevat tapahtumat: Kuksa-koulutukset; 10.1.2016 Kolkankävijöiden Kuksa-koulutus 23.1.2016 Kuksa nurin? -jäsenrekisterikoulutus Adventtikalenterikamppis Lahjoitukset: Lounais-Suomen partiolaisten medialähettiläät (YSP:t) kävivät lahjoittamassa partiolaisten adventtikalentereita TYKS:in lapsipotilaille keskiviikkona 25.11.2015. Sijoitusasiat: Todettiin, että kassassa ei ole kovin paljoa likvidiä sijoitettavaksi, tulevat suurleirit sitovat paljon varoja. Todettiin myös, että olisi hyvä tehdä arvio/budjetti siitä, kuinka paljon tulevat suurtapahtumat kiinnittävät rahavaroja. Tules: osallistujia 628, joista 40 % on koko leirin ajan. Leiri ei tule pysymään budjetissa ko. määrällä. Leirinjohtaja on tietoinen asiasta ja siitä ettei leiri saa olla tappiollinen. On peräänkuulutettu kulujen karsimista. Arviolta 100 osallistujan lisäys riittäisi, jottei leiri tuottaisi tappiota.
4(8) Taloushallinnon palvelut ja laskutus: Todettiin, että laskutus hoituu ajallaan. SP:ltä voisi tiedustella mahdollisuutta koontilaskutukseen esimerkiksi kerran kuukaudessa? Mistä meitä veloitetaan; Postitusmaksut osana palvelumaksua? Viestintä +It: Viestinnän 2016 aikataulut on päivitetty piirin nettisivuille. Aikataulut ovat menneet Lippukuntapostissa lippukuntiin. Uusi intra, Office 365: Projekti viivästyy, ei valmistu SP:ltä vuodenvaihteeseen. Visuaalisen viestinnän jaosto lopetetaan jaostona. Tästä lähin osaajapankkiryhmänä Kuksassa ja visuaalisen viestinnän vastaava viestintäryhmässä. Ensimmäiset toimistolle tulevat uudet luottiskoneet on tyhjennetty. Uudelleenasennus parhaillaan käynnissä. YSP-jaosto käynnistynyt uudella, aktiivisella kokoonpanolla. SP:n tammikuun kurssilta tulossa 6 uutta yspiä piiriin. Joulukalenteri piirin Instagram-tilillä. Nyt päivitetään Syys-Ilmoon tulevia tekstejä. DL 31.1.2016! SP:n uusi ilme -koulutus 18.1.2016 Jäsenhankinta ja markkinointi: Ryhmän kokoonpanoon toivotaan jatkossa jokaiselta toiminnanalalta yhteyshenkilö. Eskarikampis toteutetaan 2016 SP:n vetämänä. Tammikuun aloituskampis korvataan Roihu-vuoden Kipinä-aktiviteetteihin kannustamalla. PäPa ottamassa ehkä myös käyttöön Syty partioon -merkin aktiviteetteineen. Hämeen Partiopiirin Partiopolku-lehteä vastaava ehkä myös meille 2016. Piirijohdoilla ollut puhetta yhteistyöstä? Mitä tarkoittaa käytännössä? Millä aikataululla etenee? Toiminnansuunnittelu täydennetty ajantasaiseksi. Mietitty strategia toimintakertomuksen täyttämiseksi. Y-t Puhutaan Partiosta seminaari peruuntui vähäisen osallistujamäärän takia, joka oli todella harmillista Kysytty statusta meripartiojaostolta syksyllä suunnitellusta kevättempauksesta saaristossa, vielä ei ole tullut vastausta Tuleksen vip-tilaisuus hoidossa Tammileirin vip-tilaisuudesta vastaava vielä epävarmaa Seuraava kokous 16.12.2015 toimiston ja leirin yhteinen kokous oli 3.12.2015, seuraava kokous 26.1.2016 Piirinjohtajat: Toimintakertomusohjeistus maailmalla, pari palautustakin jo tullut! Partioneuvosto (erillinen kalvo) Pata-Scag vuosikokous (erillinen kalvo) Ansiomerkkitoimikunnan marskikokous Lippukuntiin lähetetty a ansiomerkeistä -sähköposti Suomen Partiolaisten aikuisryhmä kutsuu piirien vapaaehtois- ja aikuisasioiden kanssa toimivat luottamushenkilöt tapaamiseen 6.2.2016 pääkaupunkiseudulle TEM-hankehakemus Toimisto/toiminnanjohtaja Pakettiauto: Tarjouksia pyydetty kolmelta vuokraajalta. Toistaiseksi kaksi alustavaa vastausta. vuosittain on ollut piirillä paku käytössä n. 100 päivänä, tosin järkevällä suunnittelulla tämä pienenee. Vuosittaiset kulut autolle ovat vaihdelleet 3000-5000/v välillä.
5(8) Arkistointi: Maakunta-arkisto ottaa vastaan järjestetyt arkistomme, he ovat joskus tehneet myös arkiston järjestelyä mutta Päivi Niemelä, Turun maakunta-arkiston ylitarkastaja suositteli Pirita Hyväristä arkistojemme järjestelijäksi/seulojaksi. Olen ollut häneen yhteydessä ja hän tulee käymään Turun toimistolla torstaina 10.12. katsomaan työn määrää ja arvioimaan työlleen hinnan. Toiminnanjohtaja osallistunut: Satakunnan lapsi- ja nuorisopolitiikan koordinaatioryhmän kokoukseen 19.11. Toiminnanjohtajien kokous Helsingissä 27.11. asioina mm: Toimistokokous 1.12. (muistio liitteenä) Partiomyllyn myynti jatkuu, yksi alustava tarjous vedetty pois, mutta yksi on voimassaoleva (9.12. tieto). 10. Piirin projektit Kuullaan projektien valmistelutilanteista Projektitoiminnasta vastaava Anniina Palola esittelee. 1 TuLes ilmoittautumisia 3.12 mennessä yhteensä 629, joista noin 60% pelkästään lauantaiksi jälki-ilmoittautuminen auki vuoden 2015 loppuun ilmoittautumisen yhteydessä tulleita halukkaita tekijöitä rekrytty heti mukaan kaikki staabista lähteneet paikattu, joten tilanne sen suhteen todella hyvä ohjelmasta vastuu jaettu eri päiville ja tekijöille (vaikuttaa tässä tilanteessa todella hyvältä vaihtoehdolta) Merkittiin tiedoksi 2 3 Tammileiri, joulukuu 2015 väliraportti, sekä päivitetyn projektisuunnitelman esittely piirinhallitukselle. Liite 5 ja 6 ilmoittautuminen alkaa tammikuussa 18.1.2016 leirialueen kaava on valmis ruokasopimus on tehty rekrytilanne on hyvä halutaan pestata HR päällikkö, joka vastaisi tekijöiden pestauksesta tarvittaviin paikkoihin (koordinointi missä tarvitaan mitäkin vs hakijoiden kokemus ja taidot) Leirin aikataulu on tekeillä (Tuija ja Eero tekevät sen) Ahtelan varausta lyhennettiin muutamalla päivällä, koska tarvetta pidemmälle rakennusleirille ei ole Tammileirn yhteinen tekijätapaaminen 12-13.2 kaikille leirin tekijöille Turva tarvitsee enemmän järjestysvalvoja kortin omaavia henkiöitä,joten Tammileiri ja TurPa järjestävät järjestyksenvalvojakurssin, joka maksaa osallistujille (maksu on kuitenkin hyvin pieni) kurssin käyneet halutaan hyödyntää paraatissa ja leirin turvassa ohjelmaryhmän roolin ja tehtävän kanssa ollut epäselvyyksiä Merkittiin tiedoksi väliraportti ja projektisuunnitelma Tammileirin budjetti Piirihallitus tutustui esitettyyn budjettiin ja päätti jatkaa sen valmistelua seuraavaan kokoukseen päivämaksujen osalta.
6(8) 4 5 Tammileirin projektityöntekijän rekrytointi Päätettiin aloittaa rekrytointi ja valtuutetaan Tammileirin johtajat ja toiminnanjohtaja suorittamaan projektityöntekijän rekrytointi. Haastattelut pidetään 14.1. ja päätös valinnasta tehdään tammikuun piirihallituksessa. Työnhakuilmoitus julkaistaan mol.fi sivulla, piirin internetsivuilla sekä Repolaisessa. Hakuaika päättyy 31.12.2015. Yhteisvastuukeräys, tilannekatsaus Raportti on osana toiminnanalojen kuulumisia. 4.12 mennessä on tavoitettu 80 lippukuntaa tekstivietillä tai puhelimitse. Näistä 77 osallistuu ja on YV- vastuuhenkilön merkinnyt Kuksaan. Kolme lippukuntaa on ilmoittanut, etteivät osallistu yhteisvastuukeräykseen. Merkittiin raportti tiedoksi. 11. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Päätettiin vahvistaa 39 kpl piirinjohtajan myöntämiä partiojohtajavaltakirjoja. Liite kokouksessa 12. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Adventtikalentereita on lippukunnilla myynnissä 62 407 kpl 2. Vuorineuvos Erik Rosenlewin säätiön apurahahakemus on jätetty 17.11.2015, Hakemuksemme osalta säätiön hallitus päätyi 7000,00 euron apurahan myöntämiseen. Apuraha maksetaan hakemuksessa antamallenne pankkitilille joulukuun 2015 aikana. 3. OKM:lle jätettiin hakemus turvapaikanhakijanuorten aktivoimiseksi 20.11.2015 4. Lounais-Suomen Partiopiirille on tilitetty vuoden 2015 aikana seuraavat avustukset: Lounais-Suomen Partiosäätiö: 14.9. 40000 30.9. 30000 28.11. 30000 yhteensä 100000 Varsinais-Suomen Maakuntasäätiö: 5.5. 12000 Turun ja Kaarinan Seurakuntayhtymä 7.9. 23500 5. Työntekijöiden lomat: Hongell Leena: 4.-17.4. Kaunisto Satu-Maija: 7.-13.3. Suomi Riitta: 9.-22.3. Hosiosto Riikka: 29.3.-4.4. Nummi Tarja: 11.-16.4. Mannila Kalle-Pekka: 22.-28.2. ja 23.-24.3 Liite 7 6. L-S Säätiön uusi apuraha-anomuslomake, liitteenä 8 7. Turun toimiston vuokrasopimukset on päivitetty Lounais-Suomen Partiopiirin nimiin. esitys Päätetään merkitä tiedoksi.
7(8) 13. Lounais-Suomen Partiopiirin partiotaitokilpailuiden säännöt Partiopiirin kilpailujaosto on valmistellut vuoden 2015 aikana uusia piirin partiotaitokilpailuiden sääntöjä, uudet säännöt liitteessä 9 Ohjelmaministeri Inka Lähteenmäki esittelee Hyväksyttiin liitteenä olevat piirin partiotaitokilpailuiden säännöt. Hyväksytyt säännöt ovat voimassa 1.8.2016 alkaen. 14. Muut asiat 1 Raportti partiopiirin aikuis- ja luottisryhmän käynnistämisestä Liite 10 2 esitys Merkittiin raportti tiedoksi Piirivaate Avataan Spreadshirt-kauppa (www.spreadshirt.fi) tammikuun loppuun mennessä. Sofia Karhu suunnittelee kuvan. Varakuvana ketunpää tai virallinen partiologo L-SP-tekstillä. Huppari ja t- paita, ehkä muutama värivaihtoehto. Hyväksyttiin esityksen mukaan. 3 Lausuntopyyntö Lounais-Suomen metsäohjelmasta Liite 11 ja 12 Lounais-Suomen metsäohjelma 2016-2020 on luonnosvaiheessa. Ohjelman valmistelu on tehty yhteistyössä Suomen metsäkeskuksen, Lounais-Suomen metsäneuvoston ja alueellisten työryhmien kesken. Metsäneuvosto koordinoi metsäohjelman laadintaa ja hyväksyy ohjelman valmistelu- ja kuulemisvaiheen jälkeen joulukuussa 2015. Alueellisen metsäohjelman lisäksi Metsäkeskuksessa valmistellaan samanaikaisesti myös alueellinen luonnonhoidon toteutusohjelma, joka tulee valmistuttuaan metsäohjelman liitteeksi. Valmistuttuaan metsäohjelma ja sen liitteenä oleva alueellinen luonnonhoidon toteutusohjelma julkaistaan internetissä, painettua versiota ei tehdä. Nyt nähtävissä oleva luonnos on taittamaton raakaversio ja osin myös keskeneräinen. Ohessa on liitteenä myös luonnos luonnonhoidon alueellisesta toteutusohjelmasta. Toivomme, että tutustutte oheiseen Lounais-Suomen metsäohjelman luonnokseen ja annatte valmisteilla olevasta ohjelmasta vapaamuotoisen lausunnon. Lausunnot pyydetään toimittamaan 9.12.2015 mennessä sähköpostilla osoitteella: tapio.nummi@metsakeskus.fi Antamanne lausunnot käsitellään Lounais-Suomen metsäneuvoston kokouksessa ja huomioidaan mahdollisuuksien mukaan metsäohjelman 2016 2020 lopullisessa versiossa. Lausunnoista ei anneta lausuntokohtaista palautetta. 4 5 Merkittiin tiedoksi, että L-SP:n työvaliokunta on antanut lausunnon osaltaan. HuHu:lla vaurioitunut perämoottori Päätettiin korvata 400 Puhurin Pojille HuHulla rikotusta perämoottorista. Edustajan nimeäminen Vapaaehtoisen pelastuspalvelun Varsinais-Suomen maakuntatoimikuntaan. Piirihallitus päätti kokouksessaan 11/2015 8.10.2015 kohdassa 13. Muut mahdolliset asiat 1 Edustajan nimeäminen TVP-toimikuntaa, liite 7 ja liite 8 : Päätettiin nimetä Paavo Vilpo L-SP:n edustajaksi TVP-toimikuntaan seuraavaksi kolmivuotiskaudeksi.
8(8) Piirihallituksen olisi kuitenkin pitänyt päättää jäsenen nimeämisestä Vapepan Varsinais-Suomen maakuntatoimikuntaan, ei TVP-toimikuntaan. Päätettiin nimetä Paavo Vilpo Lounais-Suomen partiopiirin edustajaksi Vapaaehtoisen pelastuspalvelun Varsinais-Suomen maakuntatoimikuntaan seuraavaksi kolmivuotiskaudeksi. Tällä päätöksellä kumotaan myös kokouksessa 11/2015 tehty päätös TVP-toimikunnan edustajan valitsemisesta. 15. Seuraavan kokouksen aiheita vahvistetaan piirinjohtajien työnjako valitaan työvaliokunnan jäsenet keskustellaan piirin edustajista Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa sovitaan piirihallituksen pestikeskustelut sovitaan vastuista vierailujen osalta piirin tapahtumissa nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat päätetään kevätkokouksen koollekutsumisesta päätetään piirihallituksen vuoden kokousajat vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet. käydään läpi toimintaohje- ja hankintaohjesääntö läpi Tammileirin budjetti o leirimaksut, päiväleirit ja alle 7 v ViVi-jaoston lopettaminen Arkistointi Pakettiauto 16. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:00 Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri