Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä poissa ja 14-15

Transkriptio

1 LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(7) HALLITUKSEN KOKOUS 5 / 2015 Aika Tiistaina klo Paikka: Turun partiotoimisto PÖYTÄKIRJA Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä poissa ja Eeva Kivilä viestintäryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä läsnä 1-6 ja Ville Vesa markkinointi Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Kutsuttuna Pauli Engblom partioneuvos Poissa Anniina Palola yhteiskuntasuhteet 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen kokouksien 3/2015 ja 4/2015 pöytäkirjat. Pöytäkirjat toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite Työjärjestys Hyväksyttiin pöytäkirjat. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Liite kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi.

2 2(7) 6. Talous Päätetään piirin tilaisuuksien osanottomaksut ym. piirin perimät maksut seuraavaksi toimintakaudeksi. Talousministeri Anna Nyrhinen esittelee. Päätetään talousryhmän esityksen mukaisesti Rahastot Lounais-Suomen Partiopiirillä on taseessa rahastoja: Lundén-rahasto (vastattavaa ,93), Kurssi- ja leirikeskusrahasto (78 707,35), Toimintarahasto ( ,09) sekä Kehitysrahasto (18 539,81). Päätettiin talousryhmän esityksestä purkaa Lundén-rahasto, Kurssi- ja leirikeskusrahasto, Toimintarahasto sekä Kehitysrahasto. Talousryhmän syksyllä 2014 tekemä SWOT-analyysi. Merkittiin tiedoksi ja huomioidaan osana toimintaohjesääntöä. Piirin kassa Päätettiin pyytää Talousryhmältä esitys piirin tilillä olevan rahan mahdollisesta sijoittamisesta, kesäkuun kokoukseen. 7. Piirin pankkitilien käyttöoikeudet Vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet organisaatiomuutoksen takia Todettiin piirin tilien käyttöoikeuksien olevan Mari Kousalla, Ami Heikkisellä ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla Päätettiin myöntää piirin tilien: FI ja FI laajat käyttöoikeudet alkaen Mira Aarikka-Paavolaiselle ja poistaa ne alkaen Ami Heikkiseltä. 8. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat yhteensä 10 kpl. 9. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Ei uusia jäseniä tai puheenjohtajia. 10. SP:n kuulumiset Käsitellään partioneuvoston asiat ja muodostetaan niistä näkemykset. Kuultiin partioneuvoksien näkemykset asioista ja merkittiin tiedoksi partioneuvoston asiat, sekä evästettiin neuvoksia kokousta varten.

3 3(7) 11. Piirin toimintasuunnitelma ja talousarvio Kuullaan piirin vuoden 2016 toimintasuunnitelman ja talousarvion päivityksestä Piirin varajohtaja Mika Kuusisto ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelevät. Toimintasuunnitelma Toiminnansuunnittelun kaksivuotis-syklissä 2016 on ns. päivitysvuosi. Jaostoja, ryhmiä ja toimikuntia ohjeistetaan päivittämään olemassa olevat toimintasuunnitelmat. Seuraavan vuoden lisäksi fokus on myös vuodessa 2015 eli täsmennetään aikatauluja ja jaottelua mitä kumpanakin vuotena tehdään. Talousarvio Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila keskustelee maanantaina Partioasemalla miten budjettien laatiminen käytännössä toteutetaan yhteistyössä SP:n kanssa. Tämän jälkeen laaditaan ohjeistus talousministerin ja talousryhmän kanssa piirin luottamushenkilöille. Tarvetta saattaa olla myös jonkin tyyppisille päivystysilloille tai ajoille. Viestintäministeri Eeva Kivilä pohtii toteutusvaihtoehtoja ja tarvetta Youtubeen ladattavalle opastusvideolle. Aikataulu Ohjeistuksen (toimintakertomus, talousarvio, ILMO) ennakkovaroitus lähetetään huhtikuun 13. päivä sähköpostilla puheenjohtajille. Varsinainen ohjeistus lähetetään viimeistään toukokuuta sähköpostilla ja lisätään piirin extranet-sivuille. Päätettiin, että tvk, talousministeri ja viestintäministeri valmistelevat ohjeistuksen talousarvion työstämisestä piirihallitukselle mennessä. Päätettiin myös järjestää Luottissemma Turun alueella. 12. Toimintaohjesäännön päivitys Toimintaohjesääntöä tarkistellaan vuosittain. Nyt tehtävällä kierroksella on tehtävä muutokset mm. luottamushenkilöorganisaation muutosten takia. Myös partioneuvoston edustajien valinta on muuttunut. Päivitettävä dokumentti löytyy piirihallituksen Drivestä kohdasta: TOS_muokkaus_huhtikuu2015 Käytiinläpi muutosehdotuksen ja hyväksyttiin toimintaohjesääntö piirihallituksen tekemin muokkauksin. 13. Palvelukoordinaattorin valinta Piirin taloussihteeri Ami Heikkisen ilmoitettua irtisanoutumisestaan piirin palveluksesta alkaen, aloitettiin uuden henkilö rekrytointi. Organisaatiomuutoksen myötä piirille haettiin palvelukoordinaattoria. Hakemuksia tuli määräaikaan mennessä yhteensä 138 kpl, valintaryhmä, johon kuuluivat piirinjohtaja, ohjelma- ja koulutuskoordinaattori sekä toiminnanjohtaja, haastattelivat TVK:n esikarsimat 5 henkilöä 2.4. Piirihallitus päätti yksimielisesti valita piirin uudeksi palvelukoordinaattoriksi valintaryhmän esityksen mukaisesti Marianna Lindeman. Valtuutettiin toiminnanjohtaja käymään sopimusneuvottelut ja allekirjoittamaan työsopimus valitun kanssa.

4 4(7) 14. Muut mahdolliset asiat 1 Todettiin, että muita asioita ei ole. 15. Piirihallitukselle tiedoksi 1. tunnustuspalkintojen saajista tehdään sähköpostikokouksessa TVK tulee esikäsittelemään säätiöille apurahahakemukset Päätettiin merkitä tiedoksi. 16. Piirin toiminnanalojen kuulumiset Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Liitteet Todettiin liitteet ja merkitään muut kuulumiset tiedoksi joista seuraavat nostot: Alue: - Alueryhmä kokoustanut ja Piirivastaava-AO:iden eka kokous ollut : paljon asiaa ja infoa sekä alueohjaajille itselleen että lippukuntiin vietäväksi. Sovittu palautteiden kirjaamiskäytännöistä Driveen. Seuraavassa kokouksessa ei niin paljon infoasiaa, teemana alueelliset samoaja- ja vaeltajaryhmät. - Lippukuntavastaavien kokous tulossa : pohdittavana pestin sisältö ja lippukuntien kuulumiset - Inka&Piivi jatkavat osan alueista tukemista ja käyvät niillä, joissa on vain yksi AO ja joilla ei omasta takaa ole vahvaa piiriosaamista. - Kymmenysten Sytytyspalat tehty kaikki, Huittisten haastattelut Rekrytarve ensisijaisesti alueilla, joissa vain yksi AO: Pori, Rannikkoseutu, Huittinen, Salo, Leijankorpi - Lippis lepää ; suunnitelmat käynnissä, mainostus ei (pari ilmoa kuitenkin) Ohjelma: - Ohjelmaryhmän kokous oli Valtakunnallinen supe-/seikkiskisapaketti saadaa huhti-toukokuussa valmiiksi. Koekisat olivat viime viikonloppuna. - Tumen suunnistusseura aloittaa nuorisotoiminnan vuotiaille. Markkinointi Turpan kautta Turun alueen lippukuntiin. Talous: -Talouden murroksessa -te ta peruttiin vähäisen osallistujamäärän vuoksi. -Talousryhmän sihteerinä toimii jatkossa Jyri-Petteri Paloposki -Heli Sirkessalo ja K-P Mannila osallistuvat SP:n kalenterikamppistapaamiseen -Seuraava kokous torstaina Huomioita viimeisestä laajennetusta talousvaliokunnasta: - osallistujia oli vähän, ja suunta lienee se kun talousministereiden määrä tippuu ympäri Suomen piirien - osin palaute käsitellyistä asioista oli kriittistä (vain tiedoksi-asioita, laajalla skaalalla sillisalaattia talousministerille) - jos ja kun toiminnanjohtajien tapaamiset jatkuvat laajennetuissa, niin olennaisimmat talousasiat voitaneen jatkossa käsitellä siellä - SP:n talousvaliokunta voinee ottaa itsevaltaisemmankin asenteen talouskysymyksiin, ja laajentaa toimintaansa myös piirien tilinpäätösanalyysiin ja riskikartoitukseen.

5 5(7) - Arvioinnin kohteena voinee olla myös lippukunnille tarjottavien talouspalveluiden tarjonta piireissä (tulevaisuudessa piirien toimistojen voimin ja/tai ostettuina palveluina) - IT-puolella laajennetussa muodossa kokoontumiselle on edelleen tarve, tätä jatkettaneen Viestintä: - YSPeillä vuoden eka kokous klo Toimitusjaoston puheenjohtajana aloittaa Ella Toppari (LoNu). Ei ole vielä pestattu. - Eduskuntavaalit: #lsppartiolainenäänestää-kisa käynnissä Instagramissa. Hämeellä ja PäPalla #partiolainenäänestää. Partioehdokkaat.fi-sivuston toimintavinkit lippukunnille jakoon? - Partioviikko: huivitusvideo Youtubessa. Partioviikon tapahtumia ei ole tullut esille muistutetaan lippukuntia, jotta saadaan mukaan mediatiedotteisiin. - Paraativiestinnästä sovittu Anna Mikolan kanssa. - Syksyn aloituskampis: Ei lehtimainoksia. Lpk:t voivat tilata julisteita ja flyereita. Nopean tilaajan etuna kaksi partioon.fi-kiekkoa. - HuHu on Askissa: ask.fm/huhumies_pera. Löytyy myös Habbosta. - Viestinnän, markkinoinnin ja jäsenhankinnan yhteinen suunnittelupäivä alustavasti Jäsenhankinta ja markkinointi: -Yhteiskokous viestinnän kanssa pidetty - Aloituskamppis Lippukunnille infoa huhtikuun aikana > tilaukset sisään toukokuun alussa (paraatiin mennessä). Satumaija tekee Eevan kanssa infomeilin. - Nopean tilaajan etuna partioon.fi-kiekkoja 2 kpl, Tilaukset sisään google-kyselyllä. - Alkusyksyllä palautekysely paketin tilanneille lippukunnille. Samaan kysely ketä lähtee mukaan tammikuun kampikseen ja mitä siltä toivottaisiin. - Hyvä osallistumisvahvuus "ratkaistaan partion suurin ongelma" tapahtumassa (Maikki, Hanna, Elina, Ville) - Seuraava kokous 23.4 klo 16 Louna-Jukola: - Maastokatselmus käyty. Seuraava kokous Suunnittelutiimi kovassa vauhdissa, nyt rekrytään rakennustiimiä ajalle , ja toteutustiimiin lisää porukkaa - Saatiin lupa järjestää iltanuotio la-illalla. - Partio-lehden juttu ilmestyy Toukokuun numerossa, Etelä-Karjalan partiopiiri haastettu siinä mukaan ensi vuoden Jukolaan Y-asiat: - L-SP partiolainen äänestää kampanja käynnistynyt hyvin - Verkostoitumiskartta/kutsuvierastilaisuusmateriaalin koonti -Y-ryhmä kokoaa ja päivittää piirin vip-listan. Y-ryhmä pyytää piirihallitukselta kantaa siihen kuka vastaa listan päivityksestä ja miten listassa tulisi huomioida TurPan ja Säätiön omat listat? - Mediatapahtumat - Tapahtuman järjestäminen y-ryhmän toimesta ei onnistu enää kevään 2015 aikana aikatauluhaasteiden takia. Y-ryhmä esittää, että mahdollinen tapahtuma pidettäisiin syksyllä partion aloituskampanjan yhteydessä ( ) - LAVA Y-ryhmä esittää, että LAVA asia otetaan esille Lippukuntapäivässä 27.9 Porissa ja on jo alustavasti kysynyt Mari Korhosen käytettävyyttä, ja hän on lupautunut olla tarvittaessa käytettävissä. Piirinjohtajat: -Säätiön vuosikokous/hallituksen kokous: - Piirin edustajaksi valittiin päätösesityksen mukaan Seppo Lahtinen. - Piirin kuulumiset säätiön hallintoneuvostolle lähteneet paraatin kutsun mukana - Piirin kevätkokous Salossa - Piirihallituksen paraatitehtäviä Kansalaisopistoyhteistyö?

6 6(7) -Ollaanko kiinnostuneita, kenen vastuulla asia toimistolla? - Organisaatiomuutoksen työstöä ja jalkauttamista edelleen - Talousasioiden hoidosta L-SP:ssä 1.4. alkaen-ohje laadittu ja kommentoitettu TR:llä, sekä lähetetty LPK:ille, LPK-postin saajille ja luottiksille - TSYKLI-stoppi ? - ToSu-ohjeistuksen eteneminen by Mika, Eeva, Anna & K-P - Maria pyydetty panelistiksi/puhujaksi Matkalla johtajuuteen - kolme reittiä huipulle -settiin Suomi Areenaan Toiminnanjohtaja: - Työsuojelutarkastus pidettiin Porin toimistolla t kunnossa, paria viilausta lukuunottamatta, korjaukset informoidaan perjantaina työsuojelupiirille (ilmoitus riittää) Työterveyshuoltosopimus esille ja toimintamalli mahdollisen uhkaavan tilanteen varalle. - Taloushallinnon ja työnkuvien tiedote lähetettiin luottiksille SP aloittanut hoitamaan piirin taloushallintoa, toistaiseksi kaikki sujunut mutkattomasti (palkat tulleet, laskut maksettu, laskut on löytäneet oikealle tarkastajalle) - Satakunnan lapsi- ja nuorisopolitiikan koordinaatioryhmä Ami Heikkinen oli viimeistä päivää töissä hakemusta tuli palvelukoordinaattorin paikkaan, viisi haastateltiin adventtikalenteri palaveri - Toiminnanjohtajien palaveri torstaina Piirin projektit Kuultiin piirin projektien valmistelusta: HuHu 2015: - Ilmoittautumismäärä kasvoi oletettua suuremmaksi. Osallistujia on tällä hetkellä yhteensä 604. Samoajia leirille on ilmoittautunut tällä hetkellä 435 ja tekijöitä reilu 150. Piirihallituksen leirille asettama tavoite oli 450 osallistujaa. - Talousasioissa kerätään tällä hetkellä akuutteja ilmoittautumismäärästä johtuvia uusia investointeja ja mahdollisia muita investointeja esim ohjelman alalle. - Rekrytilanne on tällä hetkellä hyvä. Koossa on n. 140 leirillä kokoajan olevaa tekijää ja n 30 osa-aikaista tekijää. Osalta tiimeistä puuttuu muutamia tyyppejä, mutta kokonaisuutena tilanne on hanskassa. - Otto selvittää ja laskeskelee bussikuljetuksia paikalle ja takaisin. Tähtäämme siihen, että jokaisella osallistujalla olisi kuljetus maksimissaan 20 km päästä kotoa. Piirin ulkopuolisille osallistujille tarjotaan kuljetus lähtökohtaisesti Turusta. - HuHulle osallistuvat samoajat pääsevät vaikuttamaan itse ohjelmaansa leirillä. Osallistujat ilmoittavat ohjelmatoiveensa nettilomakkeen kautta ennen leiriä. Lomake on avoinna viikon ajan muutaman viikon kuluttua. Tästä tiedotetaan lähiaikoina. - Leiriläisille lähetetään materiaalia leiriin liittyen sekä sähköpostitse että postitse. Olennaiset ja "pakolliset" informaatiot lähetetään postitse toukokuun alkupuolella. Muu informaatio lähetetään osallistujille sähköpostitse "leiriläisen infossa". Tästä sähköpostitse lähetettävästä leiriläisen infosta tiedotetaan niin nettisivuilla, somessa kuin postitse lähetettävässä leirikirjeessä (jos eivät seuraa spostiaan). - Toiminnanalat edistävät omia juttujaan aktiivisesti Talvileiri 2016: - Projekti edistynyt ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen jälkeen, joka pidettiin tulevassa leiripaikassa. - Staabi kasassa poislukien viestinnästä vastaava, mutta siihenkin pestiin on kontaktoitu useita henkilöitä ja keskustelut ovat kesken. - Seuraavaksi ensimmäinen tekijätapaaminen ydinstaabille, joka on suunniteltu pidettäväksi viikon 18 aikana - Leirinjohtaja Johannes kävi vierailulla Pohjanmaan Tuiskulla ja sai sieltä paljon lisää ohjelmaideoita ja vinkkejä toimintatapoihin

7 7(7) Tammileiri keskustelu käynnissä mahdollisen leirinjohtajan kanssa Merkittiin tiedoksi 18. Seuraavan kokouksen aiheita - käsitellään talouskatsaus ajalta tammi-huhtikuu - päätetään seuraavan toiminta- ja tilikauden talousarvion perusteista 19. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri