Toiminnan kehittäminen RoadTrip-kiertue Syksy 2015

Transkriptio

1 Toiminnan kehittäminen RoadTrip-kiertue Syksy 2015

2 Tavoite Jäsenmäärän kasvu partiolaista J-SP:ssa 2016 Partiolaisten määrällä on vaikutusta piirin saamaan valtionapuun, joka jaetaan suoraan maksaneiden partiolaisten määrän suhteessa (vuosi 2015: n , jäsenet 5 264) Partiolaisten määrä vaikuttaa myös kunnissa ja seurakunnissa partion saamaan kaikenlaiseen tukeen ja näkyvyyteen Nykyistä parempi ja laadukkaampi lippukuntien tukeminen (ToSu ) Lippukunnille palvelu yhdenluukun periaatteella Opuksessa määritelty perustaso lippukunnille tuotettavista ja tarjottavista palveluista saavutetaan vähintään J-SP jokaiselle sopiva partio 2

3 Aikataulu : syyssauna, Partiokolkka : ylimääräinen kokous, Jyväskylä 09-10/2015: ryhmät työstävät uutta toimintamallia 09/2015 RoadTrip 5 tilaisuutta piirin alueella : luottikset + työntekijät kokoavat yhteen ryhmien työstämiä esityksiä uudesta toimintamallista : syyskokous, tosun 2016 hyväksyminen : uusi toimintamalli käyttöön J-SP jokaiselle sopiva partio 3

4 RoadTrip Jyväskylä Sotkamo Mikkeli Joensuu Kuopio J-SP jokaiselle sopiva partio 4

5 Organisaatiomuutoksen taustoja Piirin jäsenmäärän kehitys Vuosi 2008: Vuosi 2014: = jäsentä Kustannusvaikutus noin / vuosi (jäsenmaksu + valtionapu) (laskelmassa ei ole huomioitu rahanarvon muutoksia eikä indeksisidonnaisuuksia!) Jäsenmäärän kehitys J-SP jokaiselle sopiva partio 5

6 Organisaatiomuutoksen taustoja Piirin taloustilanne on ollut tiukka usean vuoden ajan ja piirihallitus on joutunut turvautumaan jo vuonna 2014 kaikkien piirin työntekijöiden lomautuksiin. Lomautuksilla saatiin vuonna 2014 välitöntä säästöä aikaiseksi noin euroa (Ilman tätä toimenpidettä vuoden 2014 tulos olisi ollut noin !) Työntekijäresurssi on vähentynyt ns. luonnollisen poistuman kautta 5 htv:n, joka pitäisi olla mahdollinen ylläpitää piirin tulo- ja kulurakenne huomioiden J-SP jokaiselle sopiva partio 6

7 Organisaatiomuutoksen taustoja Piirihallitus on käsitellyt talouden tiukkaa tilannetta jo usean vuoden ajan ja viime syksynä toteutetut toimenpiteet talouden tasapainottamiseksi olivat luonnollisesti vaikuttamassa siihen, että piirihallitus on tehnyt isoja rakenteellisia päätöksiä lippukuntien tuen turvaamiseksi. Piirihallitus on tehnyt mm. seuraavia laskelmia/ selvityksiä: Nykyisen toimistoverkon kustannukset kiinteät/ muuttuvat kulut Nykyisten partiotoimistojen kävijäseuranta Lippukuntien/ partiolaisten etäisyydet eri partiotoimistoilta Lippukuntien määrä/ partiolaisten määrä nykyisten partiotoimistojen palvelualueella ja muutos toimistoverkon muuttumisen myötä J-SP jokaiselle sopiva partio 7

8 Organisaatiomuutoksen taustoja Piirin kulut toiminnanaloittain vuonna 2014: (työntekijäkulut jaettu toiminnanaloille) Aluetyö Ohjelma Koulutus Viestintä Hallinto ja talous J-SP jokaiselle sopiva partio 8

9 Organisaatiomuutoksen taustoja ToSun tavoitteena on lippukuntien entistä parempi ja laadukkaampi tukeminen: Partiotoimistojen ylläpitäminen on suhteessa kallista, kun resurssia tulisi samaan aikaan kohdistaa niin luottis- kuin työntekijäpuolella lippukuntien tukemiseen. Nykyinen työntekijäresurssi ei myöskään mahdollista näin laajan toimistoverkon ylläpitämistä ja saman aikaisesti työntekijöiden jalkautusta lippukuntiin eli työntekijöiden lippukuntavierailujen tai alueellisten tapaamisten lisäämistä OPUS lippukuntatuen käsikirja piireille ja keskusjärjestölle: = Määrittelee perustason, johon piirin on kyettävä lippukuntien tukemisessa ja tästä tehtävästä J-SP ei suoriudu nykyisillä toimintamalleilla ja resurssien kohdentamisella J-SP jokaiselle sopiva partio 9

10 Organisaatiomuutoksen taustoja Lippukuntien tuen lisääminen ja parantaminen resurssien kohdentaminen toiminnanaloittain uudella tavalla: Alue Kasvatus Vapaaehtoistuki Viestintä ja markkinointi Y-suhteet ja talous J-SP jokaiselle sopiva partio 10

11 Resurssit 2016 Hallitus 7 hlöä (2+5) Työntekijäresurssi 5 htv Toiminnanalat: Hallinto Aluetyö Kasvatus (partio-ohjelma) Vapaaehtoistuki (koulutus) Viestintä ja markkinointi Y-asiat ja talous J-SP jokaiselle sopiva partio 11

12 Luottikset 2016 PIIRIHALLITUS Puheenjohtajat 2 kpl Hallituksen jäsenet 5-7 kpl Ensisijaisena tehtävänä hallitus Toissijainen tehtävä toiminnanalan seuraaminen ja tukeminen TOIMINNANALAT Puheenjohtaja jokaiselle toiminnanalalle J-SP jokaiselle sopiva partio 12

13 Toimiston työnjako 2016 Toiminnanjohtaja Hallinto ja talous Y-asiat Viestintä ja markkinointikoordinaattori Luottiskoordinaattori Kasvatus (ent. ohjelma) Vapaaehtoistuki (ent. koulutus) Lippukuntakoordinaattori Lippukuntakoordinaattori J-SP jokaiselle sopiva partio 13

14 Toiminnanalan kokoonpano 2016 Hallinto Piirinjohtajat Piirihallituksen jäsenet Toiminnanjohtaja Y-asiat & talous Y-ministeri (talous) Piirinjohtaja Toiminnanjohtaja Asiantuntijat J-SP jokaiselle sopiva partio 14

15 Toiminnanalan kokoonpano 2016 Viestintä ja markkinointi Viestintäministeri (Piirinjohtaja) Viestintä- ja markkinointiryhmän puheenjohtaja Viestintä- ja markkinointiryhmä Viestintä ja markkinointikoordinaattori Vapaaehtoistuki (Koulutus) Koulutusministeri (toinen piirinjohtaja) Vastaava koulutusohjaaja Koulutusryhmä Luottiskoordinaattori J-SP jokaiselle sopiva partio 15

16 Toiminnanalan kokoonpano 2016 Kasvatus (Ohjelma) Ohjelmaministeri (toinen piirinjohtaja) Ohjelmaryhmän puheenjohtaja Ohjelmaryhmä Luottiskoordinaattori J-SP jokaiselle sopiva partio 16

17 Toiminnanalan kokoonpano 2016 Alue Alueministeri (toinen piirinjohtaja) Alueryhmän puheenjohtaja Alueryhmä Lippukuntakoordinaattorit J-SP jokaiselle sopiva partio 17

18 Partiotoimisto Partiotoimistot Kuopiossa ja Jyväskylässä Kajaanin, Joensuun ja Mikkelin Partiotoimistot suljetaan vuoden 2015 loppuun mennessä Nykyinen viiden henkilötyövuoden resurssi on liian pieni laadukkaiden toimistopalvelujen tuottamiseen viidellä toimistolla Vierailijamäärät ovat pieniä tehtyjen kävijäseurantojen mukaan Lippukuntien keskeisiin palvelutarpeisiin pystytään vastaamaan hyvin puhelimitse, sähköpostilla ja postin välityksellä Partiotoimistoilla päivystämiseltä vapautuva resurssi kohdennetaan suoraan lippukuntavierailuihin piirin eri alueilla Työntekijöiden toimenkuvia muutetaan vastaamaan lippukuntien kasvun tarpeisiin ja erilaisiin partiotoiminnan tuen tarpeisiin J-SP jokaiselle sopiva partio 18

19 Partiotoimisto Kuopion Partiotoimisto Tulliportinkatu 56 Kuopion nykyiseen Partiotoimistoon tehdään muutoksia putkiremontin yhteydessä keväällä 2016, ja sinne tulee kolmen työntekijän työpiste Jyväskylän Partiotoimisto Jyväskylään etsitään uutta Partiotoimistoa, johon sijoittuu kahden työntekijän työpiste J-SP jokaiselle sopiva partio 19

20 Partiotoimisto lippukunta Lippukuntakoordinaattorit Jyväskylä: piirin eteläinen alue (Jyväskylä Mikkeli) Kuopio: piirin pohjoinen ja itäinen alue (Kuopio Joensuu Kajaani) Lippukuntakoordinaattoreille määritellään lippukuntavastuut lintualueiden rajoja noudattaen Lippukuntakoordinaattori tukee lippukuntia laadukkaan ja monipuolisen partiotoiminnan järjestämiseksi. Lippukuntakoordinaattori tekee tarpeen mukaan lippukuntavierailuja tuen tarjoamiseksi lippukunnille, ajankohtaisten asioiden tiedottamiseksi sekä erilaisten partiotoimiston palveluiden ja kampanjoiden jalkauttamiseksi lippukunnille J-SP jokaiselle sopiva partio 20

21 RoadTrip Kysymyksiä? Kysymyksiä voi lähettää myös myöhemmin: Kysymyksiin vastataan kootusti ja ne julkaistaan myös piirin nettisivuilla ja piirin fb-sivulla Ideoita Huolia Muistettavia asioita J-SP jokaiselle sopiva partio 21