2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

Transkriptio

1 Piirihallitus Pöytäkirja 1 (10) Hallituksen kokous 3/2018 Aika: Maanantai 5.3. klo Paikka: Turku, Partiotoimisto Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen projektiministeri Anna Lagerroos yhteiskuntasuhdeministeri Teppo Laine alueministeri Susanna Koivisto viestintä ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Maarit Pirinen kasvatusministeri Ville Sahlström talousministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 3/16 1. Kokouksen avaaminen Piirinjohtaja avasi kokouksen klo Huhun leirin johtajat Vilhelmiina Lehti ja Eero Kivistö kertoivat leirin valmistelutilanteesta kokouksen aluksi. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1.) 4. Kokouksen esityslista (liite 2) Asia: 5. Saapunut posti (liite 3) Asia: Hyväksyttiin hallituksen 2/2018 kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on toimitettu piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite 1. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Raision KilliNallit 60 vuotta, Koroisten Sarpiot 40 vuotta, Alueohjaajat edustavat piiriä.

2 Piirihallitus Pöytäkirja 2 (10) 6. Ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat Asia Nimitetään ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat Ei nimettäviä valmentajia, ryhmien jäseniä tai jaostojen puheenjohtajia. 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Asia Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus sunnuntaina 4.3. ja toimisto täydentää maanantaiaamupäivän 5.3.aikana Liitteet KASVATUS: TALOUS: Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: Järjestelyvuorotaulukon päivitys käynnistetään. Vuoteen 2021 ihan ok, mutta sen jälkeen muutostarvetta Kirahvien tapaaminen eli OO:t ja OhVa:t. Maarit haaveilee koko kasvatustoiminnanalan kasvatuskinkereistä! Syksyyn koitetaan jä rkätä. Meripartiojaoston OO löytynyt! SP:n tilaama adventtikalentereihin liittyvä markkinatutkimus on julkistettu (11/2017, 1001osallistujaa). Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa adventtikalenterin tunnettuutta, imagoa, mainonnan tehokkuutta ja potentiaalisten ostajien tavoittamista. Tutkimuksessa tuli ilmi, että: 32 % on ostanut tai saanut adventtikalenterin, 23 % ei tunne adventtikalenteria lainkaan 33 % ostaisi kalenterin mieluiten ostoskeskuksesta, 20 % ostaisi kalenterin mieluiten kotiovelta tärkeimmät tekijät ostaessa ovat olleet halu tukea toimintaa, tuotteen ulkoasu ja tuotteen saatavuus ostopäätökseen eniten vaikuttaneet asiat olivat kuvittajan/kuvitushahmojen tunnettuus, tuttu myyjä ja ostamisen perinne suurimmiksi syiksi jättää kalenteri ostamatta oli kiinnostuksen ja käytön puute sekä hinta myös myyjien käytös ja asenne vaikutti ostamiseen sekä positiivisesti että negatiivisesti. Kuksan myyntitiedoista (v ) on tehty L-SP:n osalta kuka myy kalenterit? -tilasto, josta selvisi, että kampanja on vahvasti sudenpentujen varassa. L-SP:n kalenterin myy todennäköisimmin sudenpentuikäinen tyttö ja epätodennäköisimmin samoajaikäinen poika. Aikuiset myyvät kolmanneksi eniten kalentereita. Kaikissa ikäryhmissä tytöt myyvät enemmän kuin pojat. Näiltä osin L-SP:n myynti mukailee pitkälti valtakunnallista trendiä.

3 Piirihallitus Pöytäkirja 3 (10) Talousryhmä päätti kokouksessaan toteuttaa kyselytutkimuksen lippukuntien taloudellisesta toimintaympäristöstä tämän vuoden aikana. Seuraava kokous huhti-toukokuussa, ryhmä palauttaa itsensä kartalle mitä piirin taloudessa on tapahtunut parin vuoden aikana. Pienempi ryhmä ottaa piirin talousarvion suunnittelun ja jaostojen ohjauksen haltuun. VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI(+ IT) Markkinointijaostolla puheenjohtaja! Suunnitelmissa partioviikolle jotain kivaa. Piiriviestijäkoulutus tulossa, muistakaa merkata listaan ryhmien ja jaostojen viestintävastaavat, jotta saadaan heidät koulutettua tehtäviinsä Partiotoimittajakoulutus tulossa, nyt 10 ilmoittautunutta. Laajennettu valiokunta kokoontui Ei mitään ihmeellisiä päätöksiä, vaihdettiin vaan kuulumisia. JÄSENHANKINTA JA KASVU kasvuryhmän kokouksesta on jo tullut doodle-kysely. piirihallituksen kasvukokous 11.3 YHTEISKUNTASUHDEASIAT Srk-vaalisuunnitelmat etenee hyvin ja Y -ryhmän/l-sp:n tavoitteena saada jokaisesta lpk:sta 1 ehdokas vaaleihin. Positiivinen fiilis tällä hetkellä. Y-ryhmä nyt virallisesti O365: ssa. Mahdollisesti kokous tulossa Framilin tyyppien (Alli ja Joni) kanssa liittyen VIP-tilaisuuteen kutsuttaviin Suunnitelmissa tehdä mahdollisesti julkilausuma kevätkokoukseen! #partiolainenvaikuttaa (mahdollisia ehdotuksia myös otetaan vastaan) PIIRINJOHTAJAT Pestikeskustelut on lähes käyty päätökseen mahdollisimman pian Stefan osallistui L-S Partiosäätiön hallituksen kokoukseen Stefan osallistui partion päätöksenteko -työryhmän kokoukseen Ida osallistui strategiatyöryhmän kokouksiin Piirihallituksen kasvukokous su Piirihallituksen ja piirin partioneuvosten kokous päätöksentekopilotin asioista ke SP:lle on lähetetty piirin kommentit toiminnan painotuksiin (kaksivuotislinjaukset) SP:lle on lähetetty allekirjoitettu delegointisopimus ja selvitys, miten toimintamme toteuttaa valtionavun periaatteita SPH ja piirinjohtajat tapaavat la ennen partion kevätpäiviä. Asialistalla mm. Jäsenmaksu, valtionavun jakosuhde ja valtionavun edelleen jakaminen piireille, adventtikalenterin hinta, esk ari- ja kouluk ampanja, toiminnan painotukset ja kasvu.

4 Piirihallitus Pöytäkirja 4 (10) TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO Seuraava toimistokokous 6.3. Sari Vihermäki aloittanut työt Framil projektikoordinaattorina Toiminnanjohtaja osallistui Varsinais-Suomen järjestöyhteistyö tiekartta tapaamiseen Toimiston kehityskeskustelut ovat alkaneet Riitta Suomi osallistuu Tulevaisuuden leiritoiminta -työpaja seurakuntayhtymän toimitalolla Leena Hongell edustaa piiriä Turun kaupungin järjestöseminaarissa 7.3. Kevätkokousposti lähtee lippukuntiin Turunalueen yhdistysten toiminnanjohtajien tapaamin en > K-P ALUE 6.3. Uusien lippukunnanjohtajien ilta partiomuseolla Laajennettu ohjelmaryhmä ohjelmavalmentajille Porin suunnalla Kohtaus Järvenpäässä Lippukuntajaoston kuulumiset Kokemäellä toiminnan tukemista jatketaan. Valmentajajaoston kuulumisia: Yhteinen asialista käydään alueilla läpi tämän kuun aikana. Framiliin ollaan järjestämässä lippukunnan johtokolmikolle ja valmentajille yhteistä tapaamista, jossa pääsee esittämään kysymyksiä ja jakamaan ideoita. Sytytyspalaryhmä Sytytyspalakeskustelut käyty muutaman lippukunnan osalta Porissa jatkuu keväällä Huittisten, Salon, Pohjois -Turun ja Kaakkois-Turun alueilla. VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä) Kokouksen kuulumisia: Ryhmän oma vuosikello päivitetty sekä luottiksen vuosikello Käytetään Jemmaa jatkossa ja pohdittiin, miten ja millä aikataululla siirretään vanhat materiaalit sinne Käytiin keskustelua piirirekrystä ja siitä, miten se vie melko paljon vielä aikaa pestinhoitajalta Yhteisvastuu-luisteluun 5.2. osallistui 8 henkilöä (helmikuun aikuisten tapahtuma) Luottissanomat ilmestyi Seuraava kokous 5.3. Piirirekry päättyi ja avoimet pestit poistetaan nettisivuilta Aikuisten tapahtumat: 7.3. Pöllöretki (ilmoittautuneita 27, ilmoittautuminen päättynyt) 7.4. Rauman merimuseo Autosuunnitus Salon alueella Iltapurjehdus Turku, Rauma, Pori

5 Piirihallitus Pöytäkirja 5 (10) VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä) Edellinen kokous 8.2. raportoitu helmikuun PH:ssa Untuvikkotapaaminen uusille Ko-Gi-kouluttautujille 8.3. L-SP:n oma Ko-Gi-ohjausmoduuli Framille tekeillä Ko-Gi-tapaaminen sek ä take away aktiviteetteja luotseille Piirirekryn kautta löytyi yksi kiinnostunut Seuraava kokous Piirin projektit Asia 1: Asia 2: Asia 3: Asia 4: Asia 5: HuHu-leirin tilanne Kuultiin leirinjohtajien raportti leirin valmistelutilanteesta. Merkittiin tiedoksi. Framil suurtapahtuma Merkittiin tiedoksi mm. että Sari Vihermäki on aloittanut projektikoordinaattorina. Ilmoittautuneita: 680 Tammileiri Tammileirin johtajiksi valittiin Essi Virtanen, Kyrön Kiurut ja Kokot sekä Heidi Luoto, Paraisten Merikotkat. Projektiministeri pestaa johtajat. Piirileiri Merkittiin tiedoksi, että johtajarekry jatkuu. Yhteiseen partioon Merkittiin tiedoksi mm. Kurkistus partioon kurssi keväällä 2018, huonosti ilmoittautuneita. Yritetty kovasti kontaktoida järjestöjä/tahoja, innostusta siellä päässä, mutta silti ei ilmoittautuneita Yhdenvertaisuus check -lista vielä kesken Leena Hongell tekee YhPan loppuraportin Kesäleiripaketti tulossa kesäksi 2018, valmis huhtikuussa

6 Piirihallitus Pöytäkirja 6 (10) 9. SP:n kuulumiset Asia: Toiminnanalatapaamiset ja M/S Scoutella -risteily Liitteenä kuulumisdiat laajennettujen valiokuntien tärkeimmistä asioista. Todettiin laajennettujen valiokuntien esityslistat, joista nostoina: ALUE Työstettävät asiat o Moninaisuus mitä moninaisuus tarkoittaa ja millä kaikilla tavoilla se näkyy toiminnassa. o Alueen toiminnansuunnittelu 2019 Tiedoksi-asiat o Johtotähti - lippukuntien johtamisen tapahtuma Marraskuussa 2018 järjestetään lippukunnan johtokolmikon tapaaminen ja jäsenkokous Lappeenrannassa. Projektiryhmä esittelee tapahtumaa ja ajatuksiaan. o Aluetyön toiminta ja työnjako 2018 o Valmentajat ja lippukunnan johtok olmikko o W aldemar von Frenckellin säätiön avustukset o Minimikriteerit ja laatutyökalu o Aluetyön tasalaatuisuuden seuranta o Laajennetussa aluevaliokunnassa II/2016 päätetyn mukaisesti suoritetaan katsaus aluetyön tasalaatuisuuteen täyttämällä seurantaa varten tehty taulukko. VAPAAEHTOISTUKI Kuulumiset o valiokunnan ajankohtaiset kuulumiset, miten edellisen laajennetun työstöt on hyödynnetty, perehdytysillan kuulumiset sekä piirikuulumiset Käytäntöjen jakaminen o vapaaehtoistuen tukemisen eteen tehdään paljon hyvää eri puolella Suomea ja haluamme, että muutkin pääsevät hyödyntämään hyvät materiaalit ja ideat. 1-2 ideaa jokaisesta piiristä. Toiminnansuunnittelu o toimintasuunnitelman laatiminen vuodelle 2019 on käynnissä ja laajennettu työskentelee toimenpiteiden laatim iseksi vapaaehtoistuen toiminnanalalle. Samalla suunnittelemme tapahtumia tulevalle vuodelle. Turvallinen pesti o turvallisuusohjeita päivitetään vastaamaan nykypäivän vaatimuksia. Kuullaan päivitysprosessista ja tulevista uudistuksista. Käydään myös keskustelua siitä, miten pestaaja voi luoda turvallisuuden tunteen pestattavalle. Rekrytointi o pestissä onnistuminen riippuu paljon siitä, että oikea henkilö löytää oikean pestin oikeaan aikaan ja että hän saa parhaan tuen. On tunnistettu haasteeksi löytää oikeat henkilöt pesteihin. Pesti-ilmoituksia käytetään jo yleisesti partiossa, mutta tuntuu siltä, että ilmoituksiin ei löydy hakijoita. Pohditaan, mitä tilanteelle voisi tehdä.

7 Piirihallitus Pöytäkirja 7 (10) KASVATUS Toimintasuunnitelman päälinjaukset Sähköinen aktiviteettikortti, sähköinen toiminnansuunnittelusovellus Hengellisen kasvatuksen linjaukset o Tällä hetkellä epäselvää minkälainen sen kuuluisi olla. Asiaa on työstetty talven aikana. Tutustutaan työn tuloksiin ja työstetään niitä eteenpäin Piirien ja SP:n vastuulla olevat ohjelmatapahtumat o Ovatko kaikki tapahtumat tarpeellisia? Mitä tapahtumia voisi järjestää enemmän yhteistyössä? Perhepartio o Keskustellaan perhepartion asemasta, mahdollisesti tarvittavista toimenpiteistä ja materiaaleista Ohjelmapainotus 2019 o Nimiehdotus vuodelle 2019 Ulos koloilta. Keskustellaan ohjelmapainotuksen työnjaosta piirien ja keskusjärjestön välillä PT-kisasääntömuutokset o Partiotaitokilpailujen uudistamisprojekti aloitettu laajennettujen valiokuntien kokouksessa 1/2017 o Nyt tarkoitus hyväksyä valiokunnan esitys uudistuksista YHTEISKUNTASUHDEASIAT Esittelyä valmistelussa olleesta Kumppanuustoiminnan eettiset periaatteet (esim. millaisia eettisiä ja partion arvoihin liittyviä näkökohtia tulisi ottaa huomioon kumppanuuksia sovittaessa?) SRK-vaalit klo 2018 Kuntavaikuttaminen piirissä ja lippukunnissa toimintasuunnitelma 2019 LAAJENNETUT VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI Liity partioon kampanja Verkkosivu-uudistus

8 Piirihallitus Pöytäkirja 8 (10) 10. Piirin toimintakertomus 2017 (liite 5) Asia 1: Piirin toimintakertomus vuodelta Varajohtaja Ida Arminen esittelee. Asia 2: Päätettiin kevätkokoukselle annettavasta toimintakertomuksesta. Toimintakertomus 2018 valmistelu Päätettiin vuoden 2018 toimintakertomuksen valmistelusta ja keskusteltiin sen muodosta. Toimintakertomuksen lisäksi käsiteltiin vuosikirjaa. Päätettiin perustaa työryhmä valmistelemaan ehdotus toimintakertomuksesta ja vuosikirjasta piirihallituksen huhtikuun kokoukseen. Työryhmään nimettiin Susanna Koivisto puheenjohtajaksi ja jäseniksi Ida Arminen ja Maarit Salminen. 11. Piirin tilinpäätös 2017 (liite 6) Asia: Lounais-Suomen Partiopiirin tilinpäätös Talousministeri Ville Sahlström esittelee. Päätettiin kevätkokoukselle esiteltävästä partiopiirin tilinpäätöksestä Piirin kevätkokousasiat Asia 1: Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä vuodelle 2019 (v ,50, ja , , ). Talousministeri Ville Sahlström esittelee. Asia 2: Asia 3: Asia 4: Päätettiin esittää talousryhmän esityksen mukaisesti kevätkokoukselle vuoden 2019 jäsenmaksuksi 23,00 /jäsen. Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä vaalitoimikuntaa koskevasta esityksestä. Päätettiin esittää kevätkokoukselle vaalitoimikunnan nimeämisestä. Syyskokouksessa 2018 avoimeksi tulevat piirinjohtajan, piirin varajohtajan, kasvuministerin sekä viestintä- ja markkinointiministerin pestit. Keskustellaan kevätkokouksessa mahdollisesti annettavasta julkilausumasta. Päätettiin esittää kevätkokoukselle mahdollista julkilausumaa. Julkilausumaesitys lähetetään lippukunnanjohtajille tiedoksi sähköpostilla viimeistään perjantaina 4.4. klo mennessä. Jäsenkokousdelegaatiohaku Lounais-Suomen Partiopiirin jäsenkokousdelegaatio jäsenkokoukseen Lappeenrannassa valitaan kevätkokouksessa. Päätettiin avata jäsenkokousdelegaatiohaku ja pyydetään ilmoittautumisia piirihallitukselle mennessä. Piirinjohtaja ja viestintä- ja markkinointiministeri avaavat haun.

9 Piirihallitus Pöytäkirja 9 (10) 13. Uudet partiojohtajat (liite 7) Asia: Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Ei uusia partiojohtajavaltakirjoja. 14. Piirihallitukselle tiedoksi Asia: 1. Lounais-Suomen Partiosäätiön avustus vuodelle 2018 on Merkittiin tiedoksi. 15. Piirin tapahtumien järjestelyvuorotaulukko Asia: Päätetään piirin tapahtumien järjestelyvuorotaulukosta, ohjelmaryhmän esityksestä. Lähetekeskustelun jälkeen siirrettiin ohjelmaryhmälle lisävalmisteluun. 16. Toimintaohjesääntö Asia: Piirihallitus päätti kokouksessaan 1/2018 käydä läpi toimintaohjesäännän ja tarpeelliset liitteet niin, että vastuu läpikäynnistä on työvaliokunnalla, paitsi hankinta- ja matkustusohjesäännön käy läpi talousministeri yhdessä toiminnanjohtajan kanssa sekä palkitsemisohjeen toiminnanjohtaja. Kokouksessa 2/2018 hyväksyttiin toimintaohjesääntö ja sen liitteet esityksen mukaisesti. Pestiliitteen ja organisaatiokaavion hyväksyminen siirrettiin kokoukseen 3/2018. Hyväksyttiin toimintaohjesäännön pestiliite ja organisaatiokaavio liitteiden mukaisesti. 17. Muut mahdolliset asiat Asia 1 Lippukuntafoorumi 8.4.Porin yliopistokeskuksella. Merkittiin käyty keskustelu aiheesta tiedoksi ja todettiin tapahtuman valmistelutilanne hyväksi.

10 Piirihallitus Pöytäkirja 10 (10) 18. Seuraavan kokouksen aiheita - päätetään joka toinen vuosi seuraavan toimintakauden toimintasuunnitelman yleistavoitteista ja painopistealueista ja päivitetään toimintasuunnitelmaa joka toinen vuosi kaksivuotissuunnittelun syklissä. - Esimerkillinen lippukunnanjohtaja ja aktiivinen nuori partiojohtaja -tunnustusten päättäminen - hyväksytään työvaliokunnan ehdotukset apurahojen saajista - päätetään piirin tilaisuuksien osanottomaksut ym. piirin perimät maksut seuraavaksi toimintakaudeksi. - Teppo Laine päättää kokouksen ja hoitaa tarjoilun 19. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri