ESR-PROJEKTIN VÄLIRAPORTTI Ohjelmakausi 2007-2013 Viranomaisen merkintöjä Saapumispvm Diaarinumero Käsittelijä Puhelinnumero Projektikoodi S12432 Tila Jätetty viranomaiskäsittelyyn 10.02.2015 1. RAPORTOINTIKAUSI Raportointikausi 01.01.2014-31.12.2014 2. PROJEKTIN PERUSTIEDOT Projektin nimi Kainuun ennakointihanke Ohjelma Manner-Suomen ESR-ohjelma Ohjelman osio Itä-Suomen suuralueosio Toimintalinja 3 : Työmarkkinoiden toimintaa edistävien osaamis-, innovaatio- ja palvelujärjestelmien kehittäminen Projektityyppi Projekti, jossa ei ole henkilöitä mukana Vastuuviranomainen Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus Aloituspäivämäärä 02.09.2013 Päättymispäivämäärä 31.07.2015 3. PROJEKTIN TOTEUTTAJAN TIEDOT Toteuttajan nimi Kainuun liitto Projektin vastuuhenkilön nimi Jouni Ponnikas Sähköpostiosoite jouni.ponnikas@kainuu.fi Puhelinnumero 0405740804 4. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TIEDOT Täyttäjän nimi Anu Huotari Sähköpostiosoite anu.huotari@kainuu.fi Puhelinnumero 044 4100 743 5. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, KOHDE JA TAVOITTEET Kainuun ennakointihankkeen tavoitteena on luoda ennakointiyhteistyön toimintatapa Kainuuseen, vahvistaa ennakoivaa työotetta sekä rakentaa maakunnallinen ennakointiportaali. Kehittämistyötä tehdään yhteistyössä maakunnallisen ennakointi- ja seurantaryhmän ja sen jäsenorganisaatioiden kanssa. Ennakoinnin toimintatapa lisää alueen toimijoiden yhteistyötä, vahvistaa yhdessä tekemisen edellytyksiä ja sosiaalista pääomaa alueella. Ennakointikoulutuksen ja ennakointiyhteistyön myötä ennakoiva toimintatapa suunnittelussa ja päätöksenteossa vahvistuu. Ennakointitiedon lisääntyvän hyödyntämisen ansiosta suunnittelun ja päätöksenteon laatu ja osuvuus paranevat. EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 1/7
6. PROJEKTIN TOTEUTUKSEN JA YHTEISTYÖN ONNISTUNEISUUS Projektin toteutuksessa ennakoinnin toimintamallin kehittämisessä ja ennakointiportaalin sisällön suunnittelussa on mukana Kainuun maakunnan keskeisiä toimijoita. Ennakoinnin toimintamallia rakennetaan tiiviissä yhteistyössä Kainuun liiton asettaman ennakointi- ja seurantaryhmän kanssa. 7. JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN Hankkeesta on tiedotettu sidosryhmille kevään aikana eri tavoin. Hankkeesta on tiedotettu erilaisissa tilaisuuksissa. Kainuun tulevaisuusfoorumissa 7.4.2014 hankkeesta pidettiin lyhyt puheenvuoro. Tilaisuudessa oli jaossa myös esite, jossa kerrottiin perustiedot hankkeesta. Hankkeesta kerrottiin myös teemafoorumityöskentelyissä. Laajasti maakunnan eri tahoille hankkeesta on tiedotettu KUISKE- uutiskirjeessä, joka ilmestyi tammikuussa ja kesäkuussa. Uutiskirjeen sähköpostilistalla on noin 1 600 sähköpostiosoitetta. Vuoden 2014 lopussa hankkeen toimenpiteisiin osallistuneille lähetettiin sähköpostitse kiitoskirje, johon on koottu keskeisimmät koulutukset ja tilaisuudet vuoden 2014 aikana. Ennakointiportaalissa kuiskintaa.fi on etusivun alatunnisteessa tiedotettu siitä, että sivusto on rakennettu ESR-rahoitteisessa hankkeessa. Hankkeella on lisäksi oma sivu Kainuun liiton verkkosivuilla http://www.kainuunliitto.fi/node/1161. Facebook-sivulla facebook.com/kuiskintaa ja Twitterissä @kuiskintaa - tunnuksella on tiedotettu etenkin ennakointiportaalin uusista artikkelikirjoituksista ja muista ajankohtaisista Kainuun tulevaisuuden kehitystä sivuavista uutisista. 7.1 Projektin mahdollinen internet-osoite http://www.kainuunliitto.fi/node/1161 8. ONGELMAT JA SUOSITUKSET Hankkeen tavoitteiden saavuttamisen kannalta isoimmat kysymykset liittyvät ennakointiverkoston jäsenten keskinäiseen viestintään sekä ennakointi- ja seurantaryhmän roolin muuttumiseen asiantuntijaryhmäksi, joka tuottaa näkemystä Kainuun tulevaisuuden kehityksestä. Ennakointiyhteistyö edellyttää verkoston jäsenten keskinäistä viestintää. On syytä huomata, että sosiaalisen median ja muilla sähköisillä työkaluilla olisi mahdollista korvata kokouksia. Sosiaalinen media tukee myös osaltaan ennakointisivuston toimintaa, sillä sen avulla voi tiedottaa nopeasti ja avoimesti sivustolla tapahtuneista päivityksistä. Ennakointi- ja seurantaryhmän toiminta asiantuntijaryhmänä on haaste. Ryhmän tulisi toimia esimerkkinä ja käydä avoimesti keskustelua Kainuun tulevaisuudesta. Yksi tapa tähän on se, että jatkossa ryhmän kokousmuistiot kirjoitetaan avoimesti artikkelikirjoituksina ennakointisivustolle. Ennakoivan työotteen koulutuksilla on vahvistettu ennakointiverkoston jäsenten ennakointiosaamista ja nyt tämä osaaminen on otettava rohkeasti käyttöön. EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 2/7
9. PROJEKTIN TOIMINTA JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN Hankkeen päätavoitteena on pysyvän ennakoinnin toimintatavan rakentaminen, jonka osalta on edetty vuoden 2014 aikana kohtuullisen hyvin. Ennakoinnin toimintatavan perusosat ovat yhteistyön koordinaatio eli ennakointi- ja seurantaryhmä ja ennakointitiimi (ennakointiverkosto), joka kokoontuu yhteen kaksi kertaa vuodessa kesä- ja joulukuussa suunnittelemaan seuraavan puolen vuoden toimintaa. Ennakointi- ja seurantaryhmä toimii osana maakunnallista päätöksentekoa asiantuntijaryhmänä, joka seuraa ja ennakoi tulevaa maakunnan kehitystä laatimalla tulevaisuuskatsauksia keskeisistä maakunnan tulevaisuuteen vaikuttavista kysymyksistä ja teemoista. Laajempaa eri tahojen vuorovaikutusta ja yhteistä tulevaisuuskeskustelua käydään teema- ja tulevaisuusfoorumeissa sekä ennakointisivustolla asiantuntijaartikkeleiden ja sosiaalisen median kautta. Ennakoinnin toimintatavan rakentamisessa yhteistyön koordinaation näkökulmasta on edetty suhteellisen mallikkaasti. Ennakointi- ja seurantaryhmän tueksi on portaalin suunnitteluryhmän pohjalta muodostettu ennakointitiimi, joka vastaa ennakointisivuston ylläpitämisestä. Ryhmät kokoontuvat kaksi kertaa vuodessa ennakointiverkostona suunnittelemaan tulevan puolen vuoden toimintaa yhdessä, joka kootaan yhteiseen ennakoinnin vuosikelloon. Koordinoinnin työkaluina sähköpostin rinnalle on kokeiltu wiki-työalustaa pbworks.com, yhteisöpalvelu Yammeria sekä itse ennakointisivustoa. Oleellista on, että ennakointiverkoston jäsenet omaksuvat roolin taustaorganisaationsa solmupisteenä ja välittävät tietoa omassa organisaatiossaan tapahtuvista ennakointiin ja maakunnan kehitykseen liittyvistä asioista. Tärkeää on myös välittää tietoa ennakointiverkoston työssä nousevista asioista takaisin omaan organisaatioon päin. Ennakoinnin kytkeytymisessä osaksi maakunnallista päätöksentekoa on ennakointi- ja seurantaryhmällä keskeinen rooli toimia asiantuntijaryhmänä, joka seuraa ja ennakoi maakunnan tulevaisuuden kehitystä. Yksi osa tätä on asiantuntijanäkemyksen tuottaminen ja sen jakaminen avoimesti niin luottamushenkilöille, asiantuntijoille kuin muillekin toimijoille. Tulevaisuuskatsausten laatimisesta on keskusteltu, että eri teemojen vastuuhenkilöt ennakointi- ja seurantaryhmässä valmistelevat kokouksiin esityksen, jonka pohjalta ryhmä analysoi tilannetta Kainuu-ohjelman tavoitteiden näkökulmasta. Tämä analyysi julkaistaan tulevaisuuskatsauksena ennakointisivustolla tiiviisti artikkelikirjoituksen muodossa. Myös ennakointi- ja seurantaryhmän kokousmuistiot laaditaan siten, että ne julkaistaan artikkelikirjoituksina. Luonnollisesti myös ennakointisivustolle tuotetun tilasto- ja ennakointitiedon tarkoituksena on palvella alueen toimijoiden suunnittelu- ja kehittämistyötä. Ennakoinnin ja yleisesti ottaen yhteisen tulevaisuuskeskustelun näkökulmasta vuorovaikutuksen vahvistamisen näkökulmasta teema- ja tulevaisuusfoorumit ovat tärkeä osa ennakoinnin toimintatapaa. Tilaisuudet ovat tärkeitä kohtaamisen paikkoja, mutta niistä on myös viestittävä ulospäin. Yksi tapa tähän on tehdä niistä yhteenvetoja ennakointisivustolle. Vuorovaikutuksessa tiedon jakaminen on olennaista. Ennakointisivuston artikkelikirjoitukset ovat tapa jakaa asiantuntemusta. Sosiaalinen media on myös yksi olennainen vuorovaikutuksen työkalu ja niiden avulla on vaivatonta myös tiedottaa ennakointisivustolla tapahtuvista päivityksistä. Toimintatapaa on siis sekä kehitetty että myös käytännössä toteutettu hankkeen toiminta-aikana. EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 3/7
Toimintatavan toimivuuden ja vakiintumisen näkökulmasta viestintä on keskeistä. Ennakointiverkoston jäsenten keskinäinen viestintä on peruslähtökohta yhteistyön koordinoinnissa. Ennakoinnin ja päätöksenteon välisen yhteyden vahvistamisessa ennakointi- ja seurantaryhmän on viestittävä asiantuntijaryhmänä ulospäin maakunnan tulevaisuuden kehityksen kannalta olennaisista asioista. Maakunnan eri toimijoiden vuorovaikutuksen vahvistamisen näkökulmasta ennakointiverkoston ennakointisivustolla ja sosiaalisen median hyödyntäminen tiedottamisessa on tärkeää. Ennakointiverkostolta tämä edellyttää uusien työvälineiden omaksumista - toimintatapa ei ole edellytä niinkään lisää tekemistä vaan eri tavalla tekemistä. Sähköisten työkalujen ja sosiaalisen median välineiden hyödyntäminen viestinnässä on avainkysymys. Tässä ennakointiverkostolla on vielä petrattavaa. Yhteistyön juurtumista hankevaiheen jälkeen edesauttaa ennakointiyhteistyösopimus, jossa kuvataan toimintatavan ohella jäsenorganisaatioiden rooli yhteistyössä, verkoston kokoonpano ja organisaatioiden oma ennakointityö. Yhteistyösopimus käsitellään jokaisen jäsenorganisaation johtoryhmässä, jolla pyritään varmistamaan osaltaan yhteistyön jatkuvuutta hankkeen päätyttyä. Tämä tapahtuu kevään 2015 aikana. Ennakoivan työotteen vahvistamisen osalta ennakointi- ja seurantaryhmälle kilpailutettiin ennakoivan työotteen koulutuskokonaisuus. Koulutukseen osallistujia täydennettiin jäsenorganisaatioiden johdolla ja kuntajohdolla. Toteuttajaksi valittiin Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenorganisaatioiden asiantuntijoille kilpailutettiin ennakoivan työotteen koulutus. Toteuttajaksi valittiin Futures Garden. Yrittäjille suunnatusta koulutustilaisuudesta käytiin keskustelua yrittäjäjärjestön edustajan kanssa. Alustavasti kiinnostusta asiaan on, mutta näkökulma ja toteutustapa vaativat edelleen pohdintaa. Teemapohjaista foorumityöskentelyä on tehty hankkeessa biotalouden, hyvinvoinnin ja maakunnan vetovoimaisuuden teemoissa yhteistyössä Kainuun liiton kanssa. Laaja, maakunnan toimijoiden yhteinen tulevaisuusfoorumi järjestettiin keväällä 2014. Ennakoivan työotteen koulutus toteutettiin suunnitellusti ennakointi- ja seurantaryhmälle täydennettynä jäsenorganisaatioiden johdolla ja kuntajohtajilla. Osallistujien täydentäminen jäsenorganisaatioiden johdolla ja kuntajohdolla edesauttaa ennakointiyhteistyön sitoutumista sekä vahvistaa tulevaisuuskeskustelua rakentamalla yhteistä käsitystä siitä, mitä ennakointi tarkoittaa. Ennakoivan työotteen asiantuntijakoulutuksella ennakointiosaamista lavennettiin laajemmalle. Ennakointiverkostossa on nyt osaamista käyttää erilaisia ennakoinnin ja tulevaisuuden tutkimuksen välineitä. Haasteena on se, että ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenet ryhtyvät hyödyntämään tätä osaamista osana rooliaan Kainuu - ohjelman seurannasta ja ennakoinnista vastaavana asiantuntijaryhmänä. Yrittäjille suunnattu tilaisuus ennakoinnista ei toteutunut. Kevään 2015 aikana pyritään siihen, että yrittäjäyhdistysten hallituksen jäsenet ja puheenjohtajat saataisiin mukaan ennakointiyhteistyöhön. Teema- ja tulevaisuusfoorumit ovat osallistaneet yhteiseen tulevaisuuskeskusteluun laajasti eri tahoja ja osana ennakoinnin toimintatapaa tukevat eri tahojen vuorovaikutusta. Alkuperäisen hankesuunnitelman mukaan ennakointiportaalin rakentaminen oli tarkoitus toteuttaa ulkopuolisen toimittajan vetämänä projektina. Hankesuunnitelmaa tarkennettiin vuoden 2013 puolella siten, että sivusto päätettiin rakentaa kokonaisuudessaan omana työnä. Tuolloin päätettiin, että projektisuunnittelija EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 4/7
vastaa sivuston kehittämisprosessista kokonaan ja teknistä tukea ostetaan tarvittaessa asiantuntijapalveluna. Sivuston sisällön rakentamisen tukena on toiminut ennakointiportaalin suunnitteluryhmä. Työryhmä kokoontui kevään 2014 aikana neljään työpajaan, joissa määriteltiin ennakointiportaalin kohderyhmät, teemat ja sisällöt. Ylläpitäjille järjestettiin myös Wordpress ja some -koulutusta projektihenkilöstön vetämänä 24.9.2014 sekä kilpailutettiin informaatiomuotoilun koulutus, jonka toteutti Sometek 7.11.2014. Biotalouden aluetalousvaikutuksista kilpailutettiin ja tilattiin selvitys. Selvityksen toteuttajaksi valittiin Aluekehityssäätiö. Selvitys valmistui joulukuussa 2014 ja se on osa Kainuun biotalousstrategian valmistelua. Vuoden 2014 aikana ennakointiportaalin rakentamisessa ja sisällön kehittämisessä on edistytty hyvin. Sivuston toteuttaminen ilman ulkopuolista toteuttajaa on ollut onnistunut valinta. Sivustoa on pystytty kehittämään eteenpäin joustavasti kokeilemalla erilaisten ratkaisujen ja sovellusten toimivuutta. Sivuston ylläpitämisen osalta on osalle teemoista on jo olemassa selkeät päivitysvastuut. Myönteistä on myös, että sivustolle on tuotettu sisältöä itsenäisesti ilman projektihenkilöstöä. Sosiaalisen median käyttö asiantuntijana on vielä melkoisen uusi asia ja ennakointihanke on oivallinen tilaisuus kokeilla ja löytää omia tapoja hyödyntää sosiaalista mediaa työssä, suunnittelussa ja päätöksenteossa. Sivuston artikkelipohjainen teema luo hyvät edellytykset vuorovaikutukselle sosiaalisen median liitännäiset mukaan lukien; niitä on vain ryhdyttävä käyttämään. Biotalouden aluetalousvaikutuksia koskeva selvitys kytkeytyy Kainuu- ohjelman elinkeinopoliittisiin linjauksiin ja palvelee maakunnan pitkän aikavälin aluekehittämistä. 10. PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS Ks. kohta hyvät käytännöt. 11. PROJEKTIN TASA-ARVOVAIKUTUKSET Ei tasa-arvovaikutuksia. 12. HYVÄT KÄYTÄNNÖT Ennakoinnin toimintatavan rakentamisessa hyvänä käytäntönä voisi nostaa esiin ennakointiverkoston kokoukset. Kokouksiin koottiin hankkeen ohjausryhmä, ennakointi- ja seurantaryhmä sekä portaalin suunnitteluryhmä ottamaan kantaa yhdessä toimintatavan muotoon ja samalla myös suunnittelemaan käytännön toimintaa. Vuoden aikana portaalin suunnitteluryhmän pohjalta muodostui ennakointitiimi, joka toimii ennakointi- ja seurantaryhmän työn tukena vastaten etenkin ennakointiportaalin sisällön päivittämisestä. Toisena hyvänä käytäntönä voisi nostaa esiin työpajatyöskentelyn hyödyntämisen kehittämistyössä. Työpajatyöskentelyä on hyödynnetty niin ennakointiportaalin kuin toimintatavan rakentamisessa. Hyvin suunnitellulla työpajalla on mahdollista käydä läpi tavallista kokousta tehokkaammin lyhyessä ajassa useita asiakohtia sekä samalla osallistaa ihmisiä suunnittelemaan asioita yhdessä. Kokeilluista sähköisistä työvälineistä etenkin ilmainen wiki-työtila (pbworks.com) tarjoaa paljon EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 5/7
mahdollisuuksia organisaatiorajat ylittävän yhteistyön työkaluna. Työtilaa hyödynnetään hankkeen aikana kokoamalla ennakoinnin toimintatavan koordinaatioon liittyvät kuvaukset ja käytännön ohjeet esimerkiksi ennakointiportaalin päivittämisestä. Työtila toimii myös tiedostopankkina, jolloin kaikilla verkoston jäsenillä on suora pääsy yhteisiin aineistoihin. Myös sidosryhmäpalavereille täytyy antaa myös tunnustusta hyvänä käytäntönä: wiki-työtilan hyödyntämisen verkostoyhteistyössä nosti esiin tapaamisessa 9.4.2014 perhepalvelujohtaja Matti Heikkinen. Wiki-työtilaa hyödynnettiin myös biotalousselvityksen ohjausryhmätyöskentelyssä. Loppuvuodesta ennakointiverkostolle tehtiin oma tila myös yhteisöpalvelu Yammeriin, joka tarjoaa hyvän mahdollisuuden käydä epämuodollisempaa keskustelua verkoston jäsenten kesken. Ennakointiportaalin osalta voisi mainita vapailla käyttöehdoilla julkaistun aineistojen hyödyntäminen. Eritoten valokuvien jakopalvelusta Flickrista Creative Commons- lisenssillä on saatavilla monipuolisesti aineistoa käytettäviksi kuvituskuvina ennakointiportaalissa. Hankkeen toteutukseen liittyen hyvänä käytäntönä on mainittava projektihenkilöstön tiimimäinen työskentelytapa. Projektipäälliköllä ja projektisuunnittelijalla on omat päävastuualueensa, mutta toimenpiteiden suunnittelua ja ideointia tehdään yhdessä. Parhaimmat oivallukset ovat syntyneet vapaamuotoisissa keskusteluissa. Hyvä käytäntö hankkeen suunnittelussa on ehdottomasti ollut se, että hankkeeseen on palkattu kaksi asiantuntijatyötä tekevää henkilöä. 13. TOIMINNAN JATKUVUUS Hankkeen ohjausryhmän kokouksessa 10.12.2014 hyväksyttiin hankkeen jatkoaikahakemus siten, että hanketta jatketaan toiminnallisin perustein kolmella kuukaudella 31.7.2015 asti. Toiminta-ajan jatkaminen mahdollistaa sen, että niin hankkeen henkilöstöresurssit kuin myönnetty rahoitus saadaan täysimääräisesti hyödynnettyä hankkeen tavoitteiden toteutumiseksi. Keväällä 2015 toimintaa jatketaan tarkennetun hankesuunnitelman mukaisesti. Toimintatapaa lähdetään pilotoimaan yhteistyössä ennakointi- ja seurantaryhmän ja ennakointitiimin kanssa. Tavoitteena on siirtää vastuu ennakointiyhteistyön koordinaatiosta ennakointiryhmän jäsenille hankkeen siirtyessä vahvemmin tukirooliin. Jäsenorganisaatioiden vastuut yhteistyössä kuvataan yhteistyösopimukseen. Ennakoinnin vuosikellon avulla suunnitellaan ja rytmitetään toimintaa pääpiirteittäin kuukausitasolla. Koordinaation ohella oleellinen kevään toiminta on tulevaisuuskatsauksen laatiminen osana Kainuu-ohjelman seurantaa ja ennakointia. Ennakoivan työotteen ja verkostojen osalta järjestetään ennakoivan työotteen koulutusta jäsenorganisaatioiden asiantuntijoille. Yrittäjille pyritään toteuttamaan sopivassa muodossa tilaisuus ennakoinnista. Toukokuussa järjestetään Kainuun tulevaisuusfoorumi, jonka suunnittelu tehdään yhteistyössä ennakointi- ja seurantaryhmän kanssa. Teemafoorumityöskentelyä jatketaan ainakin hyvinvoinnin saralla yhteistyössä Kainuun liiton kanssa. Ennakointiportaalin osalta keskitytetään ennakointiverkoston työmenetelmien ja nykyaikaisten viestinnän EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 6/7
työkalujen käyttöönottamiseen. Vain muutama ennakointiverkoston jäsen on ottanut käyttöön uusia työmenetelmiä, joten tukea ja koulutusta tarvitaan edelleen mm. Wordpressin, Twitterin, Facebookin ja infografiikan sovellusten käyttöön ennakoinnin työkaluna. Lisäksi alkuvuodesta kilpailutetaan ja tilataan valitusta aiheesta selvitys. Päiväys ja allekirjoitus 10.02.2014 Anu Huotari projektipäällikkö EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 7/7