PÖYTÄKIRJA 4/2014 1 (20) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstai 24. huhtikuuta 2014 klo 18.00-19.35 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Sali,, 45700 Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Halme Terttu varsinainen jäsen Janhunen Ritva varsinainen jäsen Koivusaari Reino varsinainen jäsen Koskela Birgit Risto Rasimuksen varajäsen Mänttäri Leena varsinainen jäsen Nykänen Marjatta varsinainen jäsen Smeds Sakari varsinainen jäsen Suutari Tero varsinainen jäsen Rikala Tuula yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Viljakainen Hannele yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Heinonen Heikki Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Sipponen Päivi Elimäen seurakunnan kirkkoherra Ylikangas Kimmo Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra Larvi Merja Valkealan kirkkoherra Marko Marttilan sijainen Hernesaho Virpi talouspäällikkö Hiltunen Ulla-Maija vs. viestintäpäällikkö Kurki Antti hautaustoimen päällikkö Lonka Riitta hallintojohtaja Reijo Jukka kiinteistöpäällikkö Valapuro Kirsi toimistosihteeri, sihteeri Poissa Rasimus Risto yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Heijala Marke varsinainen jäsen Parvinen Vesa varsinainen jäsen Vainio Juha Vesa Parvisen varajäsen Soininen Kari varsinainen jäsen Marttila Marko Valkealan seurakunnan kirkkoherra Lahti Jyrki tietohallintopäällikkö Käsitellyt asiat 46 Kokouksen avaus 47 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 48 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 49 Työjärjestyksen hyväksyminen
PÖYTÄKIRJA 4/2014 2 (20) 46 Kokouksen avaus 50 Yhteisen kirkkovaltuuston paikkajaon vahvistaminen 51 Inkerin evankelisluterilaisen kirkon avustusanomus 52 Hyytiäisen rahaston sääntömuutos 53 Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian 2013-2020 leirikeskustarpeiden jatkoselvitys 54 Palvelurakenneselvitys 55 Määrärahojen jakamisen periaatteet 56 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2015-2017 57 Talouskatsaus 4/2014 58 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivät syyskaudella 2014 59 Ilmoitusasiat 60 Muut mahdolliset asiat 61 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja avasi kokouksen Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Heikki Heinosen pitämän alkuhartauden jälkeen. 47 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Esityksen mukaisesti kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus todettiin. 48 Pöytäkirjantarkastajien valinta Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Ritva Janhunen ja Reino Koivusaari. Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Ritva Janhunen ja Reino Koivusaari. Tarkastusajankohdaksi esitetään maanantaita 28.4.2014 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, hallintosihteerin työhuone.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 3 (20) Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. 49 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Puheenjohtajan kokouksessa tekemä muutettu päätösesitys: Edellä olevan lisäksi ilmoitusasioissa todetaan kirkkohallituksen täysistunnon, 1.4.2014, 51, tekemä päätös seurakuntien kielellisestä jaotuksesta. Hyväksyttiin kokouksessa tehdyn muutosesityksen mukaisena. 50 Yhteisen kirkkovaltuuston paikkajaon vahvistaminen Seurakuntavaaleja 2014 varten kirkkolaki ja kirkkojärjestys edellyttävät paikkajaon vahvistamista yhteiseen kirkkovaltuustoon: Kirkkolaki 11:7 Yhteisen kirkkovaltuuston jäsenet: Yhteisessä kirkkovaltuustossa on yhtymään kuuluvien seurakuntien yhteenlasketusta väkiluvusta riippuen vähintään 21 ja enintään 91 jäsentä. Jäsenmäärästä säädetään tarkemmin kirkkojärjestyksessä. Yhteinen kirkkovaltuusto voi erityisestä syystä päättää vaalikaudeksi kerrallaan, että yhteisen kirkkovaltuuston jäsenmäärä on säädettyä pienempi pariton luku, kuitenkin vähintään 11 jäsentä. (20.8.2004/821) Jäsenten paikoista annetaan kullekin seurakunnalle ensin kaksi paikkaa tai, jos seurakuntia on enemmän kuin kaksikymmentä, yksi paikka. Muut paikat jaetaan seurakuntien väkilukujen suhteessa. Paikkojen jaon vahvistaa yhteinen kirkkovaltuusto kutakin vaalikautta varten. (11.12.1997/1303) Kirkkojärjestys 10:9 Yhteinen kirkkovaltuusto: Yhteiseen kirkkovaltuustoon valitaan jäseniä seurakuntien väkiluvun ollessa 10 000 tai vähemmän 21, 10 001 20 000 31, 20 001 40 000 41,
PÖYTÄKIRJA 4/2014 4 (20) 40 001 150 000 51, 150 001 300 000 61 ja yli 300 000 91 Yhteinen kirkkovaltuusto vahvistaa viimeistään vaalivuoden kesäkuussa kirkkolain 11 luvun 7 :n 2 momentin mukaan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston jäsenten paikkojen jaon yhtymään kuuluvien seurakuntien lukumäärän sekä seurakunnissa vuoden alussa olleiden väkilukujen perusteella. (9.5.2003/822/2004) Kouvolan seurakuntayhtymän seurakunnissa olevan jäsenmäärän mukaan paikat jakautuvat seuraavasti: Seurakunta Väkilukpaikkojpaikkoja Perus- Suhdeluku Suhde- Paikkoja Anjalankoski 12460 2 7,412 7 9 Elimäki 6813 2 4,053 4 6 Kouvola 22924 2 13,636 14 16 Kuusankoski 16905 2 10,056 10 12 Valkeala 9823 2 5,843 6 8 Yhteensä 68925 10 41 51 Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle seurakuntavaalien 2014 yhteisen kirkkovaltuuston paikkajaon vahvistamista seuraavasti: Anjalankosken seurakunta 9, Elimäen seurakunta 6, Kouvolan seurakunta 16, Kuusankosken seurakunta 12 ja Valkealan seurakunta 8 paikkaa. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. 51 Inkerin evankelisluterilaisen kirkon avustusanomus Yhteinen kirkkoneuvosto 20.2.2014, 28 : Inkerin evankelisluterilaisen kirkon piispa Aarre Kuukauppi on lähettänyt avustusanomuspyynnön Kouvolan seurakuntayhtymälle. Anomuksessa hän pyytää Inkerin kirkon seurakuntien vaikean taloudellisen tilanteen vuoksi Kouvolan seurakuntayhtymältä kerta-avustuksena 5000 euroa Inkerin evankelis-luterilaisen kirkon Teologiselle Instituutille, joka kouluttaa Inkerin kirkon hengellisen työn tekijöitä. Hallintojohtajan päätösesitys: Avustusanomus lähetetään käsiteltäväksi seurakuntiin. Käsittely kokouksessa: Keskustelun päätteeksi hallintojohtaja teki muutetun päätösesityksen: Hallintojohtaja valmistelee asian uudelleen yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteiselle kirkkovaltuustolle. Talousarvioon 2014 varattu 10.000 määräraha, jonka valtuusto on
PÖYTÄKIRJA 4/2014 5 (20) hyväksynyt käytettäväksi Kirkkopäivät 2015 valmisteluun, tullaan jakamaan sekä Inkerin kirkon avustamiseen että Kirkkopäivien 2015 valmisteluun. Taloustyöryhmältä pyydetään lausunto ennen esitystä. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi muutetun päätösesityksen. Hallintojohtaja on selvittänyt määräraha-asiaa kokouksen jälkeen. Selvityksessä tuli esille, ettei erillistä 10.000 euron kannustusmäärärahaa ole edellisten vuosien tapaan yleishallinnon kustannuspaikalla vuoden 2014 talousarviossa. Edellisten vuosien 10.000 euron kannustusmääräraha on sisällytetty Kirkkopäivien 110.000 euron avustusmäärärahaan. Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 14.1.2010, 22, hyväksynyt toimintaperiaatteet avustushakemusten käsittelystä, josta seuraavana poimintoja: Seurakuntayhtymä käsittelee ja kirjaa kerran vuodessa talousarviosuunnittelussa sille vuoden aikana kohdistetut tuki- ja avustusanomukset, jotka yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy yhteisen kirkkoneuvoston valmistelun pohjalta talousarvion yhteydessä. Tuesta tai avustuksesta nousevasta aikataulusta johtuen asia voidaan yhteisessä kirkkoneuvostossa käsitellä myös kesken toimintakauden. Tällöin myönteinen avustuspäätös rahoitetaan talousarvioon neuvostolle kohdennetusta avustustenjakoon tarkoitetusta määrärahasta tai neuvoston käyttömäärärahoista. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee ainoastaan avustus- ja tukianomukset, jotka kohdistuvat koko yhtymän alueeseen tai laajemmin ja joihin ei ole saatu avustusta tai osa-avustusta yhtymään kuuluvilta seurakunnilta tai niiden työmuodoilta. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää sille osoitetut yhtymään kuuluvan seurakunnan alueeseen kohdistuvan toiminnan tai alueella tapahtuvan toiminnan avustuksen kyseisen seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi ja päätettäväksi. Yhteisellä kirkkoneuvostolla ei ole avustuksen jakoon tarkoitettua määrärahaa eikä myöskään käyttömäärärahaa, jota yhteinen kirkkoneuvosto voisi käyttää yllättäviin tarkoituksiin ja avustuksiin. Taloustyöryhmä lausuntonaan toteaa yhteiselle kirkkoneuvostolle asiassa 20.2.2014 28: Koska yhteinen kirkkoneuvosto on hyväksynyt kokouksessaan 22.1.2010 22 toimintaperiaatteet avustushakemusten käsittelyssä, tulee niitä noudattaa eikä taloustyöryhmä ota kantaa yksittäiseen anomukseen. Taloustyöryhmä suosittaa, että yhteinen kirkkoneuvosto esittäisi talousarvioon itselleen käyttömäärärahan (5.000 10.000 ), jonka YKV käsittelee talousarviokäsittelyssä. Määrärahan yhteinen kirkkoneuvosto voisi käyttää päätöksiensä mukaisesti, poikkeuksellisissa ja ennalta arvaamattomissa, koko yhtymää koskevissa tai maailmanlaajuisesti apua tarvitsevissa kohteissa. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää paikallisseurakuntien seurakuntaneuvostoille, että seurakunnat varaavat omiin kolehtisuunnitelmiinsa harkintansa mukaan kolehdin Inkerin kirkon Teologiselle Instituutille, joka kouluttaa Inkerin kirkon hengellisiä työntekijöitä.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 6 (20) Tuleviin talous- ja toimintasuunnitelmiin varataan yhteiselle kirkkoneuvostolle käyttömääräraha 10.000 euroa, jonka yhteinen kirkkoneuvosto voi käyttää yllättäviin tarkoituksiin tai avustuksiin. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. 52 Hyytiäisen rahaston sääntömuutos Anjalankosken seurakuntaneuvosto 3.4.2014, 39 : Hyytiäisen muistorahaston varat koostuvat v. 1991 edesmenneen Hilja Hyytiäisen Myllykosken seurakunnalle antamasta testamenttilahjoituksesta. Hyytiäisen rahaston sääntöjen (hyväksytty Anjalankosken srk:n kirkkovaltuustossa 26.4.2000) mukaan muistorahaston tuotto tulee käyttää myllykoskelaisten teologian opiskelijoiden stipendeiksi. Rahaston käyttötarkoitusta on tarkoituksenmukaista laajentaa sääntömuutoksella, koska rahaston varoja ei ole vuosiin pystytty käyttämään. Sääntömuutoksella rahastosta myönnetään stipendejä teologiseen tai muuhun kirkon tehtävään valmistavaan koulutukseen anjalankoskelaisille opiskelijoille. Lisäksi esitetään, että rahaston varoja käytetään Anjalankosken seurakuntaneuvoston päätösten mukaisesti siten, että vuosittainen käyttö on enintään viisi (5) prosenttia rahaston koko pääomasta. Sääntömuutosesitys, liite 2. Kirkkoherran päätösehdotus Seurakuntaneuvosto hyväksyy Hilja Hyytiäisen muistorahaston sääntöesityksen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Päätös Hyväksyttiin päätösehdotus. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan Anjalankosken seurakuntaneuvoston 3.4.2014 esittämän Hilja Hyytiäisen rahaston sääntömuutosesityksen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi (liite 1). Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. 53 Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian 2013-2020 leirikeskustarpeiden jatkoselvitys Yhteinen kirkkoneuvosto 31.10.2013, 128 : Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan 14.11.2012 Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian 2013-2020. Strategian kohdassa 4.3.3 mainitaan, että yhtymällä on kuusi leirikeskusta tai kesäkotia. Tavoitteena on luopua vähintään neljästä leirikeskuksesta, jolloin yhtymälle jäisi yhteiseen käyttöön mahdollisesti yksi tai kaksi leirikeskusta.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 7 (20) Lappalan kesäkoti myytiin tammikuussa 2013 ja Jaalan kesäkodista tehdään kaupat vielä vuoden 2013 aikana. Seurakuntayhtymälle jää vielä neljä leirikeskusta: Tolkkilan kartano, Puhjonrannan kurssikeskus, Pytynlahden leirikeskus ja Niinirannan toimintakeskus. Kouvolan seurakuntayhtymän perussäännön mukaan seurakuntayhtymän tehtävänä on leirikeskusten ja niiden alueiden sekä kesäkotien käytön järjestäminen ja valvonta. Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta käsitteli kokouksessaan 17.4.2013, 43, valtuustoaloitetta lisäselvityksen saamiseksi Puhjonrannan kuluista ja investointisuunnitelmista. Johtokunta keskusteli leirikeskusten kustannuksista ja käyttöasteista. Taloudellisen tilanteen heikkenemisen johdosta johtokunta oli erittäin huolissaan leirikeskusten käyttökustannuksista sekä tulevista investoinneista. Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta esitti, että yhteinen kirkkoneuvosto nimeää työryhmän selvittämään seurakuntayhtymän leirikeskustarvetta. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 22.5.2013 nimetä työryhmän selvittämään seurakuntayhtymän leirikeskustarvetta. Työryhmään nimettiin kirkkoherrat Heikki Heinonen, Päivi Sipponen, Keijo Gärdström, Kimmo Ylikangas ja Marko Marttila. Luottamushenkilöistä työryhmään nimettiin Marjatta Raskinen Anjalankoskelta, Kari Aalto Elimäeltä, Antero Rossi Kouvolasta, Timo Nyberg (varapuheenjohtaja) Kuusankoskelta ja Anton Kujala (puheenjohtaja) Valkealasta. Lisäksi yhteinen kirkkoneuvosto nimesi työryhmään kutsuttaessa kuuluvina jäseninä Kouvolan seurakuntayhtymästä hallintojohtaja Riitta Longan, talouspäällikkö Virpi Hernesahon, kiinteistöpäällikkö Jukka Reijon ja rakennusmestari Jari Kokkosen. Työryhmän tuli saattaa selvitys valmiiksi syyskuun 2013 loppuun mennessä. Työryhmän tehtävänä oli selvittää kaikkien seurakuntien tarve leirikeskuksille sekä nykyisten leirikeskusten kapasiteetti, kulut ja tulevat investoinnit. Leirikeskustyöryhmä kokoontui kolme kertaa. Leirikeskustyöryhmän kokouksista on koottu selvitys: Leirikeskusten suurin käyttö ja tarve painottuu kesä-heinäkuulle, rippikoululeirien järjestämiseen. Anjalankoskella ei ole ollut omaa leirikeskusta, vaan rippikouluja varten on vuokrattu tilat muualta, tällä hetkellä rippikoulut ovat pääosin Puhjonrannassa. Tolkkilan kartanossa on oman leiritoiminnan lisäksi paljon ulkopuolisia häitä ja perhejuhlia. Pytynlahden kesäkoti on käytössä 4 kuukautta, talviajan toimintaa ei ole tarkoitus kehittää. Kuusankosken seurakunta pitää Pytynlahden toimintaa välttämättömänä toiminnan kannalta. Valkealassa Niiniranta on vuokrattu kaupungin päiväkodille 10 kuukaudeksi vuodessa, mikä on tilapäinen ratkaisu. Niinirantaa on tarkoitus kehittää lasten ja nuorten toimintakeskuksena, jolloin Seurakuntakeskuksen yhteydessä olevista Lastentalosta ja Nuortentalosta on tarkoitus luopua. Puhjonrannassa on vakituisia työntekijöitä 8 henkilöä, muissa osa seurakuntaemännän palkoista kirjautuu leirikeskuksiin (Pytynlahdessa 50 %, Tolkkilassa ja Niinirannassa 70 %). Lisäksi kaikissa leirikeskuksissa on 2 kuukauden ja/tai 2,5 kuukauden työsopimuksella olevia kesätyöntekijöitä. Tolkkilassa viikonloppujen hääpäivystyksiä hoitaa ulkopuolinen henkilö toiminimellä. Henkilöstöasioita tulee selvittää ja kehittää sekä henkilökunnan lomien ajoitusta miettiä. Ikäluokkien osallistumisprosentti rippileireille on laskenut 5 vuodessa lähes kaikissa seurakuntayhtymän seurakunnissa. Tänä vuonna rippikoululaisia
PÖYTÄKIRJA 4/2014 8 (20) on kaikkiaan ollut n. 700 Kouvolan seurakuntayhtymässä (pois lukien päivärippikoululaiset, jotka eivät käytä leirikeskuksia). Ulkopuolisia tiloja selvitettiin, mm. Perheniemen opisto, Valkealan kristillinen kansanopisto ja Nuorisokeskus Anjala. Näiden hinnat tällä hetkellä 38 55 /hlö/täysihoitovrk eli 6650 9625 / 25-hengen 1 viikon leiri. Ulkopuoliset tilat on varattava todella ajoissa. Erilaisia näkökantoja omista leirikeskuksista: Puhjonranta on ainut, josta saadaan ulkopuolista rahaa vuokraamalla pl. Tolkkilan häät Pytynlahti ei ole talvikäytettävissä (tarvitaanko talvikäyttöä?) ja vesi on ongelma (jo nykyisellä käytöllä ongelmia, joskus vesi joudutaan tuomaan ulkopuolelta, kuitenkaan vesiosuuskuntaa alueelle ei ole tiedossa) Puhjonrannassa on suurimmat investoinnit. Investointeja voidaan siirtää edemmäs, esim. alatalojen peruskorjaukset eivät ole vielä välttämättömiä toteuttaa. Lämmitysjärjestelmien muutoksia on tulossa jokaiseen leirikeskukseen, nämä eivät näy vielä investointisuunnitelmissa. Puhjonrannassa on suurimmat henkilöstökulut, voisiko näitä vähentää? Monet suuret seurakuntayhtymät käyttävät ostopalveluja. Talvikauden työntekijätarvetta Puhjonrannassa tulee miettiä. Niinirannan ja Puhjonrannan läheisyys voi olla etu, esim. viime kesänä ruoka Niinirantaan tuotiin Puhjonrannasta. Puhjonrannassa voi olla 3 rippikouluryhmää kerralla, muualla vain yksi. Pytynlahti palvelee vain Kuusankosken seurakuntaa. Sitä ei myöskään voi käyttää iltaisin, jos rippikoululeiri on käynnissä. Pytynlahdessa on oma kaivo ja jätevedenpuhdistamo, joka vaatii jatkuvaa huoltoa. Sateisina kesinä talousvedessä on helposti ongelmia, jolloin vesi joudutaan tuomaan muualta. Työryhmä esitti kolme vaihtoehtoa, joista se äänesti seuraavasti (vain yhtä vaihtoehtoa voi äänestää): vaihtoehto 1: kaikki leirikeskukset laitetaan myyntiin ja katsotaan, mikä tai mitkä menevät kaupaksi (5 ääntä) vaihtoehto 2: Puhjonranta ja Niiniranta jätetään (7 ääntä) vaihtoehto 3: Pytynlahti ja Niiniranta jätetään (1 ääni). Vaihtoehtojen perustelut: Vaihtoehto 1 johtaa siihen, että muut määrittelevät toimintaa. Vaihtoehdossa 2 Puhjonrannan investointisuunnitelmaa tulee tarkastella ja osaa investoinneista on lykättävä (mm. alatalojen peruskorjaukset). Myös henkilöstökuluja ja henkilöstön määrää tulee tarkastella ja miettiä mahdollista palvelujen ulkoistamista. Vaihtoehto 3 edellyttää investointeja Pytynlahteen, mm. vesiosuuskunta, joka ei ole meidän päätettävissä sekä kunnostaminen talvikäyttöön soveltuvaksi. Rippikoululeireille on lisäksi löydyttävä reilusti ulkopuolista tilaa, sillä Pytynlahden kesä täyttyy jo Kuusankosken seurakunnan rippileireistä. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee leirikeskustyöryhmältä saadun selvityksen tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 9 (20) Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy leirikeskustyöryhmässä eniten ääniä saadun vaihtoehdon 2, että Puhjonrannan kurssikeskus ja Niinirannan toimintakeskus säilytetään ja Tolkkilan kartanosta ja Pytynlahden kesäkodista luovutaan. Lisäksi Puhjonrannan kurssikeskuksen investointisuunnitelmaa tulee tarkastella ja osaa investoinneista tulee lykätä. Myös henkilöstökuluja ja henkilöstön määrää tulee tarkastella ja miettiä mahdollista palvelujen ulkoistamista. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää edelleen asian yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. Käsittely 31.10.2013 kokouksessa: Keskustelun yhteydessä Sakari Smeds teki ponsiesityksen: "Hyväksyessään leirikeskustyöryhmän vaihtoehdon 2 edellyttää yhteinen kirkkoneuvosto, että Tolkkilan kartanon ja Pytynlahden kesäkodin osalta etsitään ensisijassa ratkaisua, jossa kiinteistöjen käyttöä myös seurakuntien tarpeisiin voidaan turvata yhteistoiminta-, vuokraus- tai osaomistusvaihtoehtojen pohjalta, mikä toteutuessaan on mahdollista huomioida kiinteistöjen luovutushinnoissa." Ritva Janhunen teki kiinteistöpäällikön pohjaesityksestä poikkeavan muutosesityksen Vesa Parvisen kannattamana, ettei Tolkkilan kartanoa eikä Pytynlahden kesäkotia myydä. Suoritettiin äänestys; ne jotka kannattivat esitettyä pohjaesitystä vastasivat jaa ja ne, jotka kannattivat esitettyä muutosesitystä vastasivat ei. Jaa-ääniä antoivat Rasimus Risto, Koivusaari Reino, Mänttäri Leena, Nykänen Marjatta, Smeds Sakari, Soininen Kari, Suutari Tero ja Gärdström Keijo, yhteensä jaa-äänia 8. Ei-ääniä antoivat Halme Terttu, Heijala Marke, Janhunen Ritva ja Parvinen Vesa, yhteensä ei-ääniä 4 kpl. Kiinteistöpäällikön tekemä pohjaesitys hyväksyttiin äänin 8-4. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti Sakari Smedsin esittämän ponnen. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi kiinteistöpäällikön tekemän päätösesityksen leirikeskustyöryhmässä eniten ääniä saadun vaihtoehdon 2, Puhjonrannan kurssikeskus ja Niinirannan toimintakeskus säilytetään ja Tolkkilan kartanosta ja Pytynlahden kesäkodista luovutaan. Puhjonrannan kurssikeskuksen investointisuunnitelmaa tulee tarkastella ja osaa investoinneista tulee lykätä. Myös henkilöstökuluja ja henkilöstön määrää tulee tarkastella ja miettiä mahdollista palvelujen ulkoistamista huomioituna yksimielisesti hyväksytyllä Sakari Smedsin tekemällä ponsiehdotuksella: Hyväksyessään leirikeskustyöryhmän vaihtoehdon 2 edellyttää yhteinen kirkkoneuvosto, että Tolkkilan kartanon ja Pytynlahden kesäkodin osalta etsitään ensisijassa ratkaisua, jossa kiinteistöjen käyttöä myös seurakuntien tarpeisiin voidaan turvata yhteistoiminta-, vuokraus- tai osaomistusvaihtoehtojen pohjalta, mikä toteutuessaan on mahdollista huomioida kiinteistöjen luovutushinnoissa." Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää edelleen asian yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. Yhteinen kirkkovaltuusto 14.11.2013: Yhteisen kirkkoneuvoston päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi kiinteistöpäällikön tekemän päätösesityksen leirikeskustyöryhmässä eniten ääniä saadun vaihtoehdon 2, Puhjonrannan kurssikeskus ja Niinirannan toimintakeskus säilytetään ja Tolkkilan kartanosta ja Pytynlahden kesäkodista luovutaan. Puhjonrannan kurssikeskuksen investointisuunnitelmaa tulee tarkastella ja osaa investoinneista tulee lykätä. Myös henkilöstökuluja ja henkilöstön määrää tulee tarkastella ja miettiä mahdollista palvelujen ulkoistamista huomioituna yksimielisesti hyväksytyllä Sakari
PÖYTÄKIRJA 4/2014 10 (20) Smedsin tekemällä ponsiehdotuksella: Hyväksyessään leirikeskustyöryhmän vaihtoehdon 2 edellyttää yhteinen kirkkoneuvosto, että Tolkkilan kartanon ja Pytynlahden kesäkodin osalta etsitään ensisijassa ratkaisua, jossa kiinteistöjen käyttöä myös seurakuntien tarpeisiin voidaan turvata yhteistoiminta-, vuokraus- tai osaomistusvaihtoehtojen pohjalta, mikä toteutuessaan on mahdollista huomioida kiinteistöjen luovutushinnoissa." Yhteinen kirkkoneuvosto esittää asian yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. Käsittely: Kokouksen alussa oli valtuutetuille jaettu pöydille Kouvolan seurakuntien rippikoulutyön koordinaatioryhmän arvio leirikeskustyöryhmän esityksen vaikutuksista kesän rippikoululeireihin. Hannele Viljakainen totesi puheenvuorossaan mm., että huolimatta siitä, että asiasta on saatu paljon selvityksiä ja tietoa, seurakuntalaiset Kuusankoskella ja Elimäellä kantavat suurta huolta siitä, ettei heidän äänensä ole kuulunut päätöksenteossa. Tammikuussa tullaan pitämään seminaari, jossa kirkkovaltuusto, seurakunnat ja työntekijät yhdessä pohtivat seurakuntiensa taloudellista tilannetta hieman toiselta näkökannalta kuin tänä päivänä eli toiminnan kautta. Koska ilmassa on vielä paljon kysymyksiä, Viljakainen esitti, että asia palautetaan uudelleen valmisteluun. Esitystä kannattivat Keijo Kaskiaho, Kalevi Komppa ja Sakari Viinikainen. Yhteinen kirkkovaltuusto kannatti yksimielisesti asian palauttamista uudelleen valmisteluun. Päätettiin yksimielisesti palauttaa asia uudelleen valmisteluun. 8.1.2014 kirkkovaltuuston puheenjohtaja Tuula Rikalalle luovutettiin Tolkkilan kartanon säilyttämistä koskeva vetoomus: Me Elimäen seurakunnan jäsenet vastustamme Tolkkilan kartanon myyntiä, jonka olemme talkootyönä kunnostaneet. Pidämme sitä seurakunnan toiminnan kannalta välttämättömänä. Vetoomuksen oli allekirjoittanut 1041 Elimäen seurakunnan jäsentä. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli 23.1.2014, 9, Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian 2013 2020 leirikeskustarpeiden jatkoselvitysasiaa ja päätti yksimielisesti, että asia jätetään pöydälle ja otetaan uudelleen käsittelyyn maaliskuun yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa. 27.3.2014, 36, pidetyssä kokouksessa yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että pöydälle jätetyn Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian 2013 2020 leirikeskustarpeiden jatkoselvitys käsitellään huhtikuun 2014 kokouksessa. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää palauttaa Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian 2013 2020 leirikeskustarpeiden jatkoselvityksen kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan uudelleen valmisteluun. Yhteinen kirkkoneuvosto ohjeistaa, mitä jatkovalmistelussa on tärkeä selvittää. Käsittely kokouksessa: Kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo esitteli Realia Management Oy:n tekemät selvitykset kiinteistöjen kunnosta ja markkina-arvoista.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 11 (20) Vilkkaan keskustelun tuloksena yhteinen kirkkoneuvosto ohjeistaa asian jatkokäsittelyä seuraavasti: - rippikoululeirien kohdalla on huomioita, että leirin yhtäjaksoinen pituus on oltava vähintään yksi viikko - myös muulle seurakuntien leiritoiminnalle on taattava mahdollisuus (lapset, nuoret, vanhukset, vammaiset, diakoniatyön kohdennetut leirit) - aktiivisesti seurattava hiippakunnan mahdollisesti aloittamaa selvitystä hiippakunnan alueella tarvittavista leirikeskuksista - valmistelun yhteydessä tulee pyytää seurakunnilta lausunnot tiloista, joita kukin seurakunta tarvitsee ja minkä verran tarvitsee (asia sivuaa palvelurakenneselvitystä) - tulee selvittää mitä jo nyt tehdyt kaupat ovat vaikuttaneet asetettuihin tavoitteisiin - onko energiainvestoinneilla saatavissa lisäsäästöjä - onko löydettävissä yhteiskumppaneita, osa-omistajia, kiinnostuneiden kanssa aktiivisia neuvotteluja käyttöoptiosta - aktiivinen markkinoinnin ja näkyvyyden lisääminen, huomioiden seurakuntien tarpeet - hintataso kohdallaan. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena, valmistelijoiden tulee huomioida keskustelussa esiin tulleet asiat: - rippikoululeirien kohdalla on huomioitava, että leirin yhtäjaksoinen pituus on oltava vähintään yksi viikko - myös muulle seurakuntien leiritoiminnalle on taattava mahdollisuus (lapset, nuoret, vanhukset, vammaiset, diakoniatyön kohdennetut leirit) - aktiivisesti seurattava hiippakunnan mahdollisesti aloittamaa selvitystä hiippakunnan alueella tarvittavista leirikeskuksista - valmistelun yhteydessä tulee pyytää seurakunnilta lausunnot tiloista, joita kukin seurakunta tarvitsee ja minkä verran tarvitsee (asia sivuaa palvelurakenneselvitystä) - tulee selvittää mitä jo nyt tehdyt kaupat ovat vaikuttaneet asetettuihin tavoitteisiin - onko energiainvestoinneilla saatavissa lisäsäästöjä - onko löydettävissä yhteiskumppaneita, osa-omistajia, kiinnostuneiden kanssa aktiivisia neuvotteluja käyttöoptiosta - aktiivinen markkinoinnin ja näkyvyyden lisääminen, huomioiden seurakuntien tarpeet - hintataso kohdallaan. 54 Palvelurakenneselvitys Lähtökohta Kouvolan seurakuntayhtymässä järjestettiin 12.2.2014 palvelurakenneseminaari, joka oli tarkoitettu yhteisen kirkkoneuvoston ja valtuuston sekä seurakuntaneuvostojen luottamushenkilöille sekä johdolle, esimiehille, työalajohtajille niin yhtymässä kuin paikallisseurakunnissa. Seminaariin osallistui 36 luottamushenkilöä ja 27 viranhaltija/työsopimissuhteista työntekijää. Alustajiksi seminaariin oli kutsuttu taloussuunnittelupäällikkö Pasi Perander ja Jumalanpalvelu- ja yhteiskuntaosaston johtaja Pekka Rehumäki Kirkkohallituksesta. Taloussuunnittelupäällikkö Perander tarkasteli asioita taloudellisesta näkökulmasta ja Rehumäki palvelurakenteiden näkökulmasta.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 12 (20) Seminaarin tavoite Seminaarin strategisena tavoitteena on käynnistää palvelurakenneselvittely (lakisääteiset ja muut palvelut) ottaen huomioon henkilöstö- ja tilatarpeet sekä sopeuttaa ne taloudellisiin resursseihin. Verotulojen, kiinteistöjen myyntien ja tulevien investointivaateiden epävarmuudet vaikuttavat kaikki osaltaan tulevien vuosien suunnitteluhaasteisiin. Rakenteelliset muutokset, tapa nähdä ja tehdä asioita uudella tavalla ovat välttämättömiä. Kiinteistöstrategian jatkotyöskentely etenee hiljalleen, mutta vauhti ei ole riittävä. Käyttötalousmenot kasvavat ja investoinnit siirtyvät. Henkilöstösuunnittelun tärkeys korostuu, koska henkilöstöstrategian lähtökohtana on toteuttaa henkilöstövähennykset hyödyntämällä luonnollista poistumaa. Henkilöstösuunnittelussa on ehdottoman tärkeää niin yhtymän palveluyksiköissä kuin paikallisseurakunnissa, että henkilöstö on laadukkaan perustehtävän toteuttamiseen motivoitunutta, työkykyistä ja ammattitaitoista sekä oikein mitoitettua, vaikka taloudelliset resurssit ovat rajalliset. Seminaarin alustukset Taloussuunnittelupäällikkö Perander: Lähtötilanne perustuu tuleviin kansantalouden talousnäkymiin ja jäsenmäärän kehitykseen. Kirkon toiminta rahoitetaan verotuloilla 80 %:sti, toimintatuottojen osuus on 15 % ja muiden tuottojen 5 %. Kansantalouden näkymiä heikentävät nouseva työttömyysaste, ikääntyminen, teollisuustuotannon väheneminen, valtion ja kuntien velkaantuminen. Seurakuntatalouden peikkoja ovat mm. verotulojen hidas kasvu, kulujen jatkuva kasvu, kiinteistöjen investointi- ja peruskorjaustarpeet sekä vaikeus tehdä taloutta tasapainottavia päätöksiä. Jumalanpalvelus- ja yhteiskuntaosaston johtaja Rehumäki: Kirkon tehtävänä tunnustuksensa mukaisesti on julistaa Jumalan sanaa, jakaa sakramentteja ja toimia muutenkin kristillisen sanoman levittämiseksi sekä lähimmäisen rakkauden toteuttamiseksi. Kirkkojärjestyksen mukaan kirkon jäsenen tulee osallistua jumalanpalvelukseen, käyttää muutenkin armovälineitä ja edistää seurakunnan tehtävän toteutumista. Seurakunta on ehtoollisen viettoon kokoontunut Jumalan kansa. Kirkko instituutiona on suuressa murroksessa. Onko kansankirkko muuttumassa toiseksi? Tulee muistaa, että jokainen omalta paikaltaan vastaa haasteeseen => hämmennys => toivonnäkökulma => mikä tilanne 10 v päästä => ei syytä pessimismiin. Tutkimuksen mukaan kirkkoon sitoudutaan edelleen voimakkaasti eli ydin on olemassa, joka kannattaa. Palvelurakenneselvityksen tavoite Palvelurakenneselvityksen tarkoituksena on vauhdittaa suunnittelua ja strategioita, hahmottaa kokonaisuuksia, rakentaa luottamuksellista seurakuntayhtymää, herätellä ideoita ja lähteä toimintojen kautta selvittämään palvelu-, henkilöstö- ja tilatarpeita niin seurakunnissa kuin yhtymän työaloilla. Erilaisuus niin toiminnoiltaan kuin rakenteiltaan sekä jäsenistöltään on rikkautta. Tarkoituksena on, että kukin paikallisseurakunta ja yhtymän toimintayksikkö miettivät ja suunnittelevat rakenteita oman perustehtävänsä näkökulmasta.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 13 (20) Seminaarityöskentelyn pohjalta nousseet kysymykset 1. Leirikeskus - Mitä toimintaa leirikeskuksessa/leirikeskuksissa nyt on ja mitä tulevaisuudessa? - Mitä yhteistyömahdollisuuksia tulevina vuosina voisi olla kuntien, säätiöiden ja opistojen kanssa? - Millaista yhteistyötä olisi mahdollista tehdä muiden seurakuntayhtymien kanssa? - Millä tavalla seurakunnat voisivat saada maksimaalisen hyödyn leirikeskuksista toiminnallisesta näkökulmasta ja yhtymä taloudellisesta näkökulmasta ottaen huomioon käyttöasteen? - Millä tavalla leirikeskuksien markkinointia voidaan edistää ja käyttöastetta kasvattaa? 2. Vuokramääräraha - Vuokramääräraha-asia ei ole nyt ajankohtainen. Asiaan palataan myöhemmin. Toivotaan, että kustannustietoisuus tilojen todellisista kustannuksista lisääntyisi. 3. Seurakunnan imagon kohentaminen ja jäsenmäärän kehitykseen vaikuttaminen - Mitä voidaan toteuttaa vapaaehtoisesti, miten vapaaehtoistoimintaa voidaan vahvistaa? - Seurakuntalaiset täysivaltaisiksi tekijöiksi ja kokijoiksi mitä käytännössä seurakunnassa? - Millä tavoin voidaan vahvistaa jäsenyyttä? - Mitä (seminaarin ehdotukset) jumalanpalveluksen elvyttäminen, panostaminen nuoriin aikuisiin, seurakunta läsnä ihmisten arjessa, seurakuntalaisten olohuone ja mediakuva paremmaksi voisivat tarkoittaa oman seurakunnan toiminnassa? 4. Seurakunnan tärkeimmät palvelut/toiminnot sekä niiden tekijät - Seurakunnan tulee keskittyä olennaiseen eli mihin? - Mitä perustehtävä tarkoittaa omassa seurakunnassa ja yhtymän toiminnassa, ovatko nykyiset toiminnot edelleen perustehtävän mukaisia? - Minkälaisia virkoja tai toimia tarvitaan perustehtävien hoitamiseen?
PÖYTÄKIRJA 4/2014 14 (20) - Missä asioissa ja tehtävissä voidaan lisätä yhteistyötä seurakuntien kesken? - Mikä rooli viestinnällä on seurakuntatyössä sekä toiminnassa ja kenen tai keiden tulee vastata viestinnästä ja tiedottamisesta, minkälaista viestintää? Selvitystyön eteneminen Yhteinen kirkkoneuvosto esittää seurakuntaneuvostojen kautta paikallisseurakunnille sekä yhtymän hallinto- ja yhteisen seurakuntatyön osastoille edellä nousseitten kysymysten pohjalta tehtäväksi palvelurakenneselvityksen. Tarkoitus on että paikallisseurakunnat sekä yhtymän hallinto- ja yhteisten työalojen osasto etenevät oman aikataulunsa mukaisesti selvitystyössä. Tukena voi käyttää sopivaksi katsottuja työkaluja ja menetelmiä. Lisäksi hiippakunnan tuomiokapituli voi toimia tukena selvitystyössä ja lähinnä jäsenyyden vahvistamisessa. Palvelurakenneselvityksen tulee olla valmis 31.12.2014 mennessä, jonka jälkeen selvityksestä raportoidaan yhteiselle kirkkoneuvostolle. Selvitystyö ei sido toiminnan ja talouden kehittämistä eikä myöskään kiinteistöstrategian jatkotyöskentelyä ja tehtyjä päätöksiä. Työskentelyn aikana suunnitelmia voidaan hyödyntää tulevissa talous- ja toimintasuunnitelmissa. Vuoden 2015 keväällä järjestetään tilaisuus luottamushenkilöille, jossa selvitystyön tulokset raportoidaan luottamushenkilöille. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto käynnistää palvelurakenneselvitystyöskentelyn ja esittää seminaarin pohjalta selvitystyön avuksi laaditut kysymykset edelleen seurakuntaneuvostojen kautta paikallisseurakunnille sekä yhtymän hallinto- ja yhteisen seurakuntatyön osastoille valmisteltavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää seurakuntaneuvostoja nimeämään kustakin seurakunnasta yhden viranhaltijan ja yhden luottamushenkilön sekä hallintojohtajan ja selektiivityöalan edustajan yhtymästä ohjausryhmään, joka kokoontuu tarkastelemaan työn yhtenäistä etenemistä. Ohjausryhmän jäsenet pyydetään ilmoittamaan hallintopalveluihin 20.5.2014 mennessä. Palvelurakenneselvitykset tulee toimittaa 31.12.2014 mennessä hallintopalveluihin. Kooste selvityksestä toimitetaan yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi alkuvuodesta. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. 55 Määrärahojen jakamisen periaatteet Valtuustoaloite ja vastine Valtuutettu Arto Sahamies jätti 14.11.2013 (57 ) yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa neljäntoista valtuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen: Valtuustoaloite 14.11.2013 Me allekirjoittaneet esitämme, että Kouvolan seurakuntayhtymässä siirrytään mahdollisimman pian eli vuoden 2015 alusta seurakuntien osalta jäsenmäärän mukaiseen vastuukatteeseen. Tämä pitää ottaa huomioon valmistelussa laadittaessa tulevien vuosien talous- ja toimintasuunnitelmia mahdollisimman pian. Jakoperusteista on tehty sopimus v. 2011. Valtuusto on vahvistanut jo kolme talousarviota tällä perusteella. Sopeutusseurakunnat ovat tehneet pitkän aikavälin henkilöstösuunnitelmat
PÖYTÄKIRJA 4/2014 15 (20) sopimukseen perustuen. Sopeutustarve on n. 30.000 40.000 /vuositasolla. Koko yhtymän alueen seurakuntien perustoiminta tulee turvata. Tilinpäätöksen 2013 säästöt ovat sopeuttamisseurakunnissa tulleet osaltaan pitkien sairaslomien sijaisuuksista luopumisella. Talousarvio 2015 ei voi tältä osin henkilöstökuluissa perustua vuoden 2013 tilinpäätöslukuihin. Kuitenkin talousarvio- ja toimintasuunnitelman laadinta 31.12.2013 mukaisilla väkiluvuilla perustuu siihen, että suunnitelmavuonna 2016 määrärahajako on yhtenevä. Lukuihin vaikuttaa jaettavissa oleva määräraha ja väkilukujen muutokset vuoden 2016 talousarviota laadittaessa, joten suunnitelmaa ei voida laatia sitovaksi kuin vuoden 2015 talousarviovuoden osalta. Anjalankosken ja Kuusankosken seurakuntien on esitettävä yhteiselle kirkkoneuvostolle sopeuttamissuunnitelma, jonka mukaisesti viimeistään vuonna 2017 määrärahat ovat yhtenevät. Talouspäällikön päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee valtuustoaloitteen pitäytyen sopeuttamissuunnitelmassa ja esittää edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. 56 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2015-2017 Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15.2) Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän tulokset ennen tilinpäätöseriä ovat olleet alijäämäiset lukuun ottamatta vuosia 2011 ja 2013. Väkiluku on vähentynyt seurakuntayhtymän alueella yhtymän aikana (1.1.2009 31.12.2013) 5.953:lla, 8,6 %. Vastaavana ajanjaksona henkilöstökulut ovat kasvaneet 12,5 %. Ilman IT-aluekeskuksen lukuja henkilöstökulut ovat kasvaneet 6,9 %. Kiinteistötoimen kulut 31.12.2009 31.12.2012 nousivat 8 %. 31.12.2009 31.12.2013 muutos oli -2 %. Tarvitaan rakenteellisia muutoksia, kiinteiden kulujen muuttamista muuttuviksi kuluiksi, väkiluvun vähenemisen pysäyttämistä, rakennuskannan pienentämistä ja toiminnan kulujen sopeuttamista tuloihin talouden pitämiseksi tasapainossa. Laadinnan yleisohje Määrärahojen jakoperusteet Keväällä 2011 yhtymän kirkkoherrat, yhteisen seurakuntatyön johtaja ja talouspäällikkö sopivat määrärahojen jakoperusteista, talkootyön tukemisesta ja strategisen mittarin käyttöönotosta. Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti perusteet kokouksessaan 28.4.2011. Jaettava määräraha perustuu väkilukuun sopeuttamisajan 2012 2016 jälkeen. Seurakunnat päättävät
PÖYTÄKIRJA 4/2014 16 (20) itsenäisesti kokonaismäärärahan käytöstä. Yhtymän seurakunnat toimivat hyvin erisuuruisilla maantieteellisillä alueilla (Anjalankoski 26 %, Elimäki 14 %, Kouvola 2 %, Kuusankoski 24 %, Valkeala 35 %). Alueelliset erot huomioidaan vuoden 2010 kilometrikorvausten suhteessa. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. YKV 12.12.2013: Seurakuntien prosenttiosuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään 51 % (TA 2014 s.7) seurakuntien toiminnan turvaamiseksi, sihteerien seurakuntiin siirtymisen huomioimiseksi ja sen korostamiseksi, että säästöt kohdistuvat yhtymään vähintään samalla osuudella kuin seurakuntiin. Väkilukuun suhteutetut henkilöstö- ja toimintamäärärahat sopeutetaan viiden vuoden ajanjaksolla (2012 2016) seurakunnittain yhteneviksi (YKN 28.4.2011). Seurakuntien osuuksissa huomioidaan ensin alueelliset erot 96.000 : Anjalankoski 33.000, Elimäki 15.000, Kouvola 13.000 Kuusankoski 18.000, Valkeala 17.000. Määrärahojen ylitykset/alitukset Seurakuntien ja yhteisen seurakuntatyön määrärahojen (=toimintamäärärahat pois lukien lomapalkkavelkakirjaukset) ylityksistä on vuoden 2015 talousarvion seurannassa tehtävä alijäämän kattamissuunnitelma yhteiselle kirkkovaltuustolle. Määrärahojen alitusmäärä (enintään 5 % talousarvion määrärahasta) siirretään seuraavan vuoden talousarvioon uuden talousarvion muutosesityksenä. Talkootyön tukeminen Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Tarjoamme näin seurakunnissa vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. Henkilöstön koulutussuunnitelma Henkilöstön koulutussuunnitelma laaditaan vuosille 2015 2017. Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan / työalan pysyvä toiminta-ajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit: - tavoitteiden lukumäärä 3-5 - perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin - sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) - esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi - konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) - ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen - haasteellinen, mutta saavutettavissa
PÖYTÄKIRJA 4/2014 17 (20) Ohjeen antaminen Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2015 sekä suunnitelman vuosille 2016 2017. Vastuukatteet Pääluokkien alustavat vastuukatteet vuodelle 2015 esitetään liitetietona (Liite 2), jotta talousarvion laadinta voidaan aloittaa. Henkilöstöpalvelut laskee talousarvion ja suunnitelmavuosien henkilöstökulut toukokuun alkupuolella. Vastuukatteet vahvistetaan toukokuun yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa. Seurakuntien vastuukatteiden sopeutussuunnitelma vuosille 2015-2017 esitetään liitetietona. (Liite 3). Vastuukatteissa on ehdollisina määrärahoina Perheasiainneuvottelukeskuksen viran täyttö ja hautaustoimen määräaikaisen työntekijän palkkaaminen vuodelle 2015. Asiat tulevat yhteiseen kirkkoneuvoston käsittelyyn uudelleen johtokuntien esityksinä. Talousarviossa ei ole voitu huomioida tulevaa palvelurakenneselvitystä. Aikataulu Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Huhtikuu: Yhteisen kirkkoneuvoston talousarvion laadintaohjeet sekä alustavat euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille Toukokuu: Yhteisen kirkkoneuvoston vahvistetut euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille Toukokuu: Seurakuntaneuvostojen ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset Elokuu: Työalojen tiedot statukseen 31.8. mennessä. Aikataulu on sitova kaikille työmuodoille. Syyskuu: Seurakuntaneuvostojen kokoukset 5.9. mennessä Syyskuu: Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta Marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2015. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman. Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat saamiensa määrärahojen mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat). Talouspäällikön päätösesitys: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä olevat ohjeet talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi vuosille 2015 2017. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy alustavat vastuukatteet talousarviovuodelle 2015.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 18 (20) 57 Talouskatsaus 4/2014 Käsittely kokouksessa: Esittelijän alustuspuheenvuoron ja hallintojohtajan puheenvuoron jälkeen yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja teki kokouksessa muutetun päätösesityksen talouspäällikön esityksen kohtaan kaksi: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy alustavat vastuukatteet seurakuntien osalta mutta yhtymän osalta vastuukatteiden jako tulee laittaa uuteen valmisteluun. Muutosesitystä kannattivat Sakari Smeds, Reino Koivusaari, Birgit Koskela, Tero Suutari ja Marjatta Nykänen. Kukaan yhteisen kirkkoneuvoston jäsenistä ei vastustanut muutosesitystä. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti päätösesityksen mukaisena kohdan yksi ja kokouksessa tehdyn muutosesityksen mukaisena kohdan kaksi. Kouvolan työttömien osuus työvoimasta oli 14,6 % 28.2.2014, muutos 9 % edelliseen vuoteen verrattuna. Helmikuussa avoimia työpaikkoja oli +0,9 % edelliseen vuoteen verrattuna. Alle 25-vuotiaita oli työttömänä 844, yli vuoden työttömänä olleita 1548. Verotulojen kertymä Kirkollisverotulot 1.1. - 31.3.2014 olivat 5,0 milj., vuoden 2012 tasoa. Yhteisöverotulot olivat 0,4 milj., 150.000 vuoden 2012 vastaavaa ajankohtaa suuremmat. Väkiluku Kouvolan seurakuntayhtymän väkiluku 31.3.2014 oli 68 714, vähennystä 1.1.- 31.3.2014 välisenä aikana 147 henkilöä. Kouvolan seurakuntayhtymän jäseneksi on liittynyt vuoden alusta 63 (60 edellisen vuoden vastaavana ajankohtana) henkilöä ja eronnut 128 (130). Varainhoito SEB 31.3.2014 pitkäaikaisen varainhoidon tuotto alusta p.a. 6,27 %, 12 kk 3,50 %, YTD 1,48 %, volatiliteetti 3,01. Inflaatio 2/2014 1,3 %. Tuloskehitys 1.1. 31.3.2014 Toimintakatteen käyttöaste on 21,8 % talousarviosta. Vuosikate on 1,6 milj., tilikauden tulos 1.3 milj.. Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. Päätösesityksen mukaisena merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 19 (20) 58 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivät syyskaudella 2014 59 Ilmoitusasiat KJ 9:1 mukaan kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Ehdotus yhteisen kirkkoneuvoston kokousajankohdiksi syyskaudella 2014: Kokoukset pidetään torstaisin kello 17.00 Kuusankosken seurakuntakeskuksen salissa. Päivämäärät ovat seuraavat: 28.8., 25.9., 30.10. ja 27.11.2014. Yhteisen kirkkovaltuuston kokouspäivät ovat torstaina 13.11.2014, 18.12.2014 ja uuden valtuustokauden ensimmäinen kokouspäivä on torstai 22.1.2015. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kokousaikataulusta edellä esitetyn mukaisesti ja merkitsee yhteisen kirkkovaltuuston kokouspäivät tiedoksi. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena ja merkitsi kokouspäivät tiedoksi. Kirkkohallituksen täysistunnon, 1.4.2014, 51, päätös seurakuntien kielellisestä jaotuksesta Kirkkolain 3 luvun 5 :n 4 momentin mukaan kirkkohallitus määrää joka viides vuosi seurakunnassa edellisen kalenterivuoden lopussa läsnä olleiksi merkittyjen jäsenten kielellisen jaon perusteella, mitkä seurakunnat ovat suomenkielisiä tai ruotsinkielisiä ja mitkä kaksikielisiä. Edellinen päätös on tehty vuosiksi 2009 2013. Kirkkolain 3 luvun 5 :n 1.momentissa viitataan kielilain säännöksiin. Kielilain 5 :n mukaan kunta on säädettävä kaksikieliseksi, jos kunnassa on sekä suomen- että ruotsinkielisiä asukkaita ja vähemmistö on vähintään 8 % asukkaista tai vähintään 3000 asukasta. Kouvolan seurakuntayhtymän kaikki seurakunnat ovat yksikielisiä, suomenkielisiä. Asiaan liittyvä Kirkkohallituksen täysistunnon pöytäkirjanote on nähtävillä, 23.4. 22.5.2014, Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalveluiden toimistossa,, 45700 Kuusankoski, josta myös saatavilla valitusohjeet. Merkitään tiedoksi. 60 Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ollut.
PÖYTÄKIRJA 4/2014 20 (20) 61 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen (liite 4), joka liitetään pöytäkirjaan ja päätti kokouksen klo 19.35. Pöytäkirjan allekirjoitukset KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström puheenjohtaja KIRSI VALAPURO Kirsi Valapuro sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 28.4.2014 Kouvola 28.4.2014 RITVA JANHUNEN Ritva Janhunen REINO KOIVUSAARI Reino Koivusaari Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 29.4. 13.5.2014. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 15.4. 13.5.2014. KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström kirkkoherra, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja