Case Honeywell Oy Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen 1
Vastaanottaa yritysten asiakirjoja, lähinnä pysyvään säilytykseen Asiakirjoihin liittyvä tutkijapalvelu Henkilökunta 11 + 20 Asiakirjoja n. 21 000 hm Tekstiasiakirjoja, piirustuksia, karttoja, valokuvia, liikkuvan kuvan ja äänen tallenteita Mikkeli ammattikorkeakoulu (Mamk) yhteistyökumppanina sähköisen arkistoinnin projekteissa (Elkad ja Aton) 2
Maailmanlaajuinen monialayritys Liiketoiminta Suomessa: teollisuusautomaatio, rakennusautomaatio ja rakennusten huoltopalvelut Suomessa on Honeywellin sellu-, paperi- ja graafisen teollisuuden automaation kehityskeskus Honeywellin liikevaihto Suomessa 92 miljoonaa euroa (2006) ja henkilöstön määrä 460 3
Honeywellin arkistoyhtälö Siirryttäessä Varkaudesta Kuopioon (4/2007) uudessa toimitalossa oli arkistotilaa vain 10% aikaisemmasta 4
Ratkaisu Elka hoitaa aikaisempina vuosina kertyneiden paperiasiakirjojen määräaikaisen ja pysyvän säilyttämisen sekä niihin liittyvän tietopalvelun Paperiarkistojen kasvua hillitään digitoimalla asiakirjoja ja siirtymällä sähköiseen arkistointiin Mamk vastaa digitoinnista ja sähköisen arkistoinnin toteutuksesta Elka alv 0%, Mamk alv 22%, Honeywell alv 22% => kaksi sopimusta 5
Siirtoprojekti Hw:n yksiköissä paperiasiakirjat luokiteltiin: heti hävitettäviin, määräajan säilytettäviin, pysyvästi säilytettäviin ja digitoitaviin Digitoitavat Mamk:iin Elkaan 675 hm asiakirjoja laatikoissa kuormalavoilla 6
Siirtoprojekti Arkistoyksiköiden kuvailu- ja sijaintitiedot n. 1000 kpl oli valmiina Excel-tiedostona n. 2000 kpl Oracletietokannassa yli 7000 jouduttiin tallettamaan Execelillä Hw:n väen lisäksi 2 palkattua henkilöä Kaikki tämä reilussa kuukaudessa 3-4/2007! 7
Case Honeywell Tietotekninen ratkaisu Antti Ropponen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu 8
Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköinen arkistopalvelu Tarjoaa julkiselle ja yksityiselle sektorille erilaisia luotettavia sähköisen arkistoinnin ratkaisuja homogeeniset arkistot kuva-arkistot AV-arkistot tekstiasiakirja-arkistot jne. heterogeeniset arkistot hypridiarkistot sähköistä aineistoa analogista aineistoa Tarjoaa mahdollisuuden operatiiviseen ja pysyvään sähköiseen arkistointiin 9
Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköinen arkistopalvelu Loppukäyttäjät Aineiston saanti, vastaanotto, käsittely, hallinnointi ja järjestelmän ylläpito. Pääsynhallintajärjestelmä Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköinen arkistopalvelu Liiketoimintakomponentit ja saantirajapinnat Metatietoja, käsittelysääntöjä, käyttöoikeuksia. Järjestelmän käyttö. eams-järjestelmä Profium Metadata Server Arkisto-objektien asiakirjatiedostot. Arkisto-objektien metatiedot. Aineiston saanti ja vastaanotto. Asiakasjärjestelmät Tallennusjärjestelmä Tietokantajärjestelmä 10
Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköinen arkistopalvelu Arkistopalvelu pohjautuu Profium Metadata Server sisällönhallinta- ja julkaisualustaan MAMKn kehittämiin liiketoimintakomponentteihin sekä käyttäjä- ja järjestelmärajapintoihin Arkistopalvelussa on mahdollisuus tiedonhallinta-, tallennus-, pääsynhallinta- ja eams-osajärjestelmien hajautukseen 11
Honeywell Oy:n sähköisen arkisto Keskitetty sähköinen palvelu aineiston vastaanottoon, säilytykseen ja saantiin Käytössä ainoastaan Suomen Honeywell Oyllä Tarjoaa palvelut aineiston automaattiseen levyjärjestelmäpohjaiseen vastaanottoon yksittäisten esim. digitoitujen ja paketoitujen aineistojen vastaanottoon automaattiseen teknisten metatietojen poimintaan erilaisille tiedosto formaatielle (Office, Adobe, OpenOffice, mp3, wav, jne.) automaattiseen Excel- tai Oracle SQL -kirjattujen metatietojen poimintaan selainpohjaisen käyttöliittymän aineiston kuvailumetatietojen muokkaukseen selainpohjaisen käyttöliittymän aineiston saantiin kehittyneen hakukoneen avulla tarvittaessa aineiston automaattiseen levyjärjestelmäpohjaiseen saantiin tilastointiin ja auditiointiin aineiston migrointiin aineiston käyttörajoittamiseen 12
Honeywell Oyn sähköisen arkisto Rakennettu Suomen elinkeinoelämän keskusarkistolle tuotetun Elkad-järjestelmän rinnalle palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaisesti Elkad-järjestelmän rinnalla toimiminen tarjoaa mahdollisuuden esim. Honeywell-käyttöliittymän hajauttamiseen mahdollistaa laajennettavan ja helposti päivitettävän ympäristön liiketoimintakomponenteille tarjoaa laaja-alaisen tutkijanäkymän historiallisen aineiston osalta 13
Honeywell Oyn sähköisen arkisto Honeywell Oyn sähköisen arkiston käyttö sallittua ainoastaan Honeywell Oyn sisäisestä verkosta Käyttäjät tunnistetaan ja todennetaan MAMKn tarjoamaan pääsynhallintapalvelun avulla tavoitteena on saada käyttäjien tunnistus ja todennus Honeywell Oyn sisäiseksi toiminnoksi SAML 2.0 - standardin ja Honeywell Oyn employeeid:den avulla Arkiston organisointi perustuu sijaintipaikkoihin tällä hetkellä tuotetaan Honeywell Oyn tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS), joka liitetään osaksi Honeywell Oyn sähköistä arkistoa 14
Honeywell Oyn sähköisen arkisto 15
Honeywell Oyn sähköisen arkisto 16
17