Pöytäkirja 4/2019 Anjalankosken srk-neuvoston kokous Kokousaika Kokouspaikka klo 17:00 Ummeljoen kyläkirkko, Rita-ahontie 3 Osallistujat Murto Eija puheenjohtaja Suutari Tero varapuheenjohtaja, kok.pj Heino Matti Jaakkola Alpo Jalo Erkki Kirkkopelto-Marttila Anita Korri Ritva Lehtomäki Elina Pokki Teuvo Rasi Merja Raukko Jussi Tuomala Hannu Vainio Marja-Leena Viljakainen Hannele, poistui klo 19.30 Immonen Helena vara Poissa Kivistö Eija Muut Mynttinen Anne sihteeri
Pöytäkirja 4/2019 Sisällysluettelo 39 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Kokoustiedot... 1 40 Jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6.-30.9.2019... 2 41 Anjalankosken seurakunnan kolehtisuunnitelma ajalle 1.6.-30.9.2019... 3 42 Anjalankosken srk:n erityiskatteisten rahastojen säännöt... 4 43 Muutokset Anjalankosken seurakunnan talousseurannan kustannuspaikoissa... 5 44 Anjalan-Inkeroisten kirkkopiirin vastuuryhmä 2019-2022... 6 45 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2020 2022... 7 46 Talousarvion seuranta... 10 47 Seurakuntapastorin irtisanoutuminen... 11 48 Virkamääräyksen anominen... 12 49 Avoimien nuorisotyönohjaajan virkojen hakijatilanne... 13 50 Viranhaltijapäätökset... 14 51 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Muut asiat... 15 52 Kouvolan srky - Anjalankosken srk - Ilmoitusasiat... 16 53 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Kokouksen päättäminen... 17
Pöytäkirja 4/2019 1 39 Kokoustiedot Kokouksen avaaminen Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja kirkkoherra piti alkuhartauden. Kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta sekä pöytäkirjantarkastus Pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi sähköisesti viimeistään torstaina 9.5.2019. Tarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan ennen seuraavan kokouksen alkua. Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi ehdotetaan valittaviksi Teuvo Pokki ja Jussi Raukko. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Teuvo Pokki ja Jussi Raukko. Pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi viimeistään 9.5.2019. Kokouksen työjärjestys lista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. lista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
Pöytäkirja 4/2019 2 40 Jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6.-30.9.2019 DKOU/210/04.02.00/2018 Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6.- 30.9.2019. LIITE 1 Vahvistetaan Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6.-30.9.2019. Vahvistettiin Anjalankosken seurakunnan jumalanpalvelussuunnitelma ajalle 1.6.-30.9.2019.
Pöytäkirja 4/2019 3 41 Anjalankosken seurakunnan kolehtisuunnitelma ajalle 1.6.-30.9.2019 DKOU/209/04.02.01/2018 Kirkkopiirien pappien laatima kolehtisuunnitelma Anjalan-Inkeroisten, Myllykosken-Ummeljoen ja Sippolan osalta ajalta 1.6.-30.9.2019. LIITE 2 Vahvistetaan Anjalankosken srk:n kolehtisuunnitelma ajalle 1.6.-30.9.2019. Vahvistettiin Anjalankosken srk:n kolehtisuunntelma ajalle 1.6.-30.9.2019.
Pöytäkirja 4/2019 4 42 Anjalankosken srk:n erityiskatteisten rahastojen säännöt DKOU/76/02.03.06/2019 Rahaston varat muodostuvat pääosin testamentti- ja muista lahjoituksista. Lahjoittaja on toivonut lahjoituksensa auttavan seurakunnassa tapahtuvaa työtä. Rahaston käyttörajoitukset ovat muodostuneet esteeksi lahjoittajan tahdon toteutumiselle ja lahjoitusten vaikuttavuus on pienentynyt. Viime vuosien sijoitustuotot rahastolle ovat olleet takavuosia pienempiä. Rahaston sääntöjä ei ole päivitetty yhtymän aikana kertaakaan. Sääntömuutokset tehdään mahdollistamaan lahjoituksen tehokkaampi käyttö ja tahdon mukainen toiminta. Seurakuntaneuvosto hyväksyy rahastosäännöt ja lähettää asian yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteiselle kirkkovaltuustolle vahvistettavaksi. Seurakuntaneuvosto hyväksyi rahastosäännöt ja lähettää yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteiselle kirkkovaltuustolle vahvistettavaksi. LIITTEET 3 a d.
Pöytäkirja 4/2019 5 43 Muutokset Anjalankosken seurakunnan talousseurannan kustannuspaikoissa DKOU/78/02.00.02/2019 Anjalankosken seurakunnassa avoinna olevista nuorisotyönohjaajan viroista toiseen liittyy lastenohjaajien esimiestehtävät. Lastenohjaajien palkat sekä toiminnan kustannukset on jaettu neljälle eri kustannuspaikalle: päiväkerhotyö, perhetyö, pyhäkoulutyö ja ip-kerhot. Koska uusi työntekijä toimii kaikkien lastenohjaajien esimiehenä, selkeyttää toimintaa, mikäli hänellä on yksi kustannuspaikka seurattavanaan. Tähän asti iltapäiväkerhoja on pidetty Tehtaanmäen koululla ja Anjalan srktalossa. Kaupungilta on tullut tieto, että Tehtaanmäen koulun iltapäiväkerhoon ei ole tullut riittävästi ilmoittautumisia, joten se ei toteudu ensi syksystä. Yhdistetään päiväkerho-, perhe- ja pyhäkoulutyön sekä ip-kerhojen kustannuspaikka yhdeksi uudeksi kustannuspaikaksi nimeltä varhaiskasvatus. Hyväksyttiin päätösehdotus.
Pöytäkirja 4/2019 6 44 Anjalan-Inkeroisten kirkkopiirin vastuuryhmä 2019-2022 DKOU/9/04.09.00/2019 Anjala-Inkeroisten kirkkopiirin vastuuryhmään valittu Krista Dölling- Marttila ei pysty henkilökohtaisista syistä osallistumaan vastuuryhmän toimintaan. Myönnetään Krista Dölling-Marttilalle ero tehtävästä ja valitaan, mikäli mahdollista, uusi vastuuryhmään. Myönnettiin Krista Dölling-Marttilalle ero Anjala-Inkeroisten kirkkopiirin vastuuryhmästä ja valittiin kirkkopiiriin eksi Eija Suutari. Pykälän käsittely aikana pidettiin tauko klo 17.49 17.52.
Pöytäkirja 4/2019 7 45 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2020 2022 DKOU/61/02.00.01/2019 Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toimintaja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15.2) Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän tulokset ennen tilinpäätöseriä ovat olleet ylijäämäiset edellisinä vuosina. Jäsenmäärä on vähentynyt seurakuntayhtymän aikana vuosittain. Talouskehitys on tällä hetkellä Suomessa hyvä, mutta seurakuntatalouden verokehitys on silti pienenevä. Jäsenmäärän lasku vaikuttaa verotulojen heikkenemiseen takapainoisesti. Seurakuntayhtymä tarvitsee edelleen rakenteellisia muutoksia. Kustannusrakenteen tulee olla joustavampi toiminnan muutoksissa, määrän vähenemisestä aiheutuvia vaikutuksia seurakunnallisen toiminnan supistumiseen tulee hillitä ja kiinteistökantaa pitää pystyä vähentämään. Tasapainoinen ja terve talous turvaa parhaiten tulevaisuuden toimintaedellytykset. Aiempien vuosien myötätuuli taloudessa antaa hyvät mahdollisuudet tulevan suunnitteluun tässä edelleen niukkenevassa seurakuntatalouden tilassa. Laadinnan yleisohje Vastuukatteen jakoperusteet Yhteinen kirkkoneuvosto vahvistaa jaettavat vastuukatteet. Vastuukate jakautuu seurakunnille ja yhtymän pääluokille. Seurakuntien keskinäinen vastuukatteen jako perustuu väkilukuun. Seurakuntaneuvostot päättävät itsenäisesti vastuukatteen käytöstä seurakunnittain. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. Talkootyön tukeminen Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa(mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Tarjoamme näin seurakunnissa vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. Henkilöstön kehittämissuunnitelma
Pöytäkirja 4/2019 8 Henkilöstön kehittämissuunnitelma laaditaan vuosille 2020 2022. Kehittäminen kattaa koulutuksen lisäksi mm. mentoroinnin ja työnohjauksen. Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan / työalan pysyvä toimintaajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit: tavoitteiden lukumäärä 3-5 perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen haasteellinen, mutta saavutettavissa. Ohjeen antaminen Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2020 sekä suunnitelman vuosille 2021 2022. Tarvittaessa talouspalvelut antaa tarkentavia ohjeita talousarvion laadintaan. Vastuukatteet Pääluokkien ja seurakuntien vastuukatteet vuodelle 2020: LIITE 4. Sitovuustasot Käyttötalousosan sitovuus yhteiselle kirkkoneuvostolle on ollut seurakuntaneuvostoilla ja yhtymän pääluokilla vastuukate. Vastuukate on (ulkoinen + sisäinen) toimintakate, josta on vähennetty sisäisinä erinä veloitetut käyttöosuusvuokrat. Aikataulu Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Huhtikuu: Yhteisen kirkkoneuvosto antaa talousarvion laadintaohjeet sekä euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille Toukokuu: Seurakuntaneuvostot antavat ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset ja omat talousarvion laadinta-aikataulut Kesäkuu: Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2020. Elokuu: Yhtymän työalojen tiedot talouspalveluihin 30.8. mennessä. Aikataulu on sitova kaikille työmuodoille. Syyskuu: Seurakuntaneuvostojen kokoukset 5.9. mennessä o Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta
Pöytäkirja 4/2019 9 PÄÄTÖS: Marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti tarkennuksia ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman. Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat talousarvion mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat). Kokous hyväksyi hallintojohtajan päätösesityksen: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä olevat ohjeet talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi vuosille 2020 2022. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi käyttötalousosan sitovuustason vastuukatteen mukaiseksi. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi vastuukatteet talousarviovuodelle 2020. 4. Seurakuntien ja yhtymän työalojen tulee ottaa huomioon lapsivaikutukset KJ 23. luvun 3 :n mukaisesti; Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä. Seurakuntaneuvosto kehottaa työaloja laatimaan edellä olevan yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen ja ohjeen mukaisesti toiminta- ja talousarvioehdotuksensa vuodelle 2020 sekä suunnitelman vuosille 2021-2022. Työalojen on suunnitelmissaan huomioitava Anjalankosken seurakunnan strategia vuosille 2012-2020 sekä Kouvolan seurakuntayhtymän strategia vuosille 2013.-2020, jossa painopistealue tulevalle vuodelle on Uutta kohti Taivaan Isän suojeluksessa. Hyväksyttiin päätösesitys.seurakuntaneuvosto toivoo työaloilta mahdollisimman konkreettisia tavoitteita.
Pöytäkirja 4/2019 10 46 Talousarvion seuranta DKOU/77/02.00.02/2019 Talousarvion 2019 seuranta, todetaan tilanne. LIITE 5. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
Pöytäkirja 4/2019 11 47 Seurakuntapastorin irtisanoutuminen DKOU/80/01.01.03/2019 Seurakuntapastori Timo Kaukomaa on ilmoittanut, että hän irtisanoutuu Anjalankosken seurakunnan I srk-pastorin virasta16.5.2019 alkaen. Koska pastori Kaukomaa on koeajalla, käytössä ei ole irtisanoutumisaikaa. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
Pöytäkirja 4/2019 12 48 Virkamääräyksen anominen DKOU/81/01.01.01/2019 Lyhyellä varoitusajalla seurakunnassamme on yhden papin vajaus. Alkavan kesäkauden työvuorot ja tehtävät, rippileirit, lomat ym. on jaettu viiden papin kesken. Jotta tarpeelliset työt tulisi hoidetuksi, tarvitaan pikaisesti irtisanoutuneen srk-pastorin tilalle uusi työntekijä. Syksyllä 2018 avoinna ollutta seurakuntapastorin virkaa haki pastori Taina Karvonen, joka kutsuttiin haastatteluihin. Hän on tällä hetkellä työtön ja pystyy vastaanottamaan papin työtä 16.5.2019 alkaen. Taina Karvosella on vankka kokemus lapsityöstä kunnallisella sekä seurakuntapuolella ja lisäksi muutaman vuoden kokemus papin työstä. Seurakuntaneuvosto pyytää Mikkelin tuomiokapitulilta virkamääräystä pastori Taina Karvoselle Anjalankosken I srk-pastorin virkaan ajalle 16.5.-31.8.2019 Hyväksyttiin päätösesitys.
Pöytäkirja 4/2019 13 49 Avoimien nuorisotyönohjaajan virkojen hakijatilanne DKOU/52/01.01.01/2019 Avoinna olevien nuorisotyönohjaajien virkojen hakuaika päättyi 29.4.2019. Todetaan hakijoiden lukumäärä. Koska pastori Timo Kaukomaa on lähdössä pois, on syytä valita haastattelutyöryhmään joku toinen työntekijä varhaiskasvatuksen alalta. Merkitään tiedoksi, että hakijoita oli seitsemän, joista viisi pätevyysvaatimukset täyttävää. Valitaan haastattelutyöryhmään vastaava lastenohjaaja Nina Paavola Timo Kaukomaan tilalle. Merkittiin tiedoksi. Valittiin haastattelutyöryhmään Timo Kaukomaan tilalle Nina Paavola.
Pöytäkirja 4/2019 14 50 Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätökset Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
Pöytäkirja 4/2019 15 51 Kouvolan srky - Anjalankosken seurakuntaneuvosto - Muut asiat 1. Teuvo Pokki otti esiin pappien virkamääräykset Anjalankosken srk:ssa. Keskustelun jälkeen päädyttiin siihen, että kesäkuun kokouksessa tarkastellaan talouslukujen valossa koko tuleva henkilöstömitoitus.
Pöytäkirja 4/2019 16 52 Ilmoitusasiat 1. Mediamylläkkä Merkittiin tiedoksi 2. Kiinteistökatsaus Merkittiin tiedoksi 3. Esteetön pääsy kiinteistöihin Sipolan kirkon portaat ovat jyrkät. Talvella säävaihteluissa portaissa on lisäksi usein liukkautta tai lunta. Seurakuntalaisilta on tullut palautetta, että sisäänpääsy pyörätuolin kanssa on em. syistä hyvin haasteellista ja hankalaa. Jyrkkien portaiden päälle asetetaan irralliset pyörätuoliluiskat ja tarvitaan useampi henkilö vetämään ja työntämään pyörätuoli ylös. Pyörätuolissa istujalle tilanne on epämukava. Seurakuntaneuvosto esittää, että Sippolan kirkon sisäänkäynti pyörätuolissa liikkuvan kannalta tutkitaan ja parannetaan esteetöntä kulkua kirkkoon. Hannele Viljakainen poistui pykälän kohdan kolme käsittelyn aikana klo 19.30.
Pöytäkirja 4/2019 17 53 Kokouksen päättäminen Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus on pöytäkirjan liitteenä. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.34. Allekirjoitukset TERO SUUTARI Tero Suutari puheenjohtaja ANNE MYNTTINEN Anne Mynttinen sihteeri Pöytäkirjantarkastus Kokouksen pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kouvola 8.5.2019 TEUVO POKKI Teuvo Pokki pöytäkirjantarkastaja JUSSI RAUKKO Jussi Raukko pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Anjalankosken seurakuntatoimistossa toimiston aukioloaikoina ajalla 9.-23.5.2019. Ilmoitus nähtävillä pitämisestä on seurakunnan ilmoitustaululla 8.5.2019 lähtien nähtävillä olon loppuun asti. Kouvola 8.5.2019 Anne Mynttinen kokouksen sihteeri