Rekrytoinnin perusteet Rekrytoinnin toteuttaminen vaatii suunnittelua. Kuten kaikki muutkin yritykselle tärkeät ratkaisut. Esimerkiksi taloushallinnon tai IT-palvelun ulkoistaminen. Kilpailua käydään sekä sopivista työpaikoista että osaajista. Uusin tekniikka tuo hakuihin oman lisänsä. Siksi on tärkeää löytää omalle yritykselle se oikea ratkaisu. Onnistuneen rekrytoinnin ansiosta yritys saa tarvitsemansa osaajan ja hänen sitoutumisensa uudelle työnantajalleen. Tämän myötä työhönottaja kykenee toteuttamaan suunnitelmaansa paremmin, oli sitten kyseessä työkuorman jakaminen, uuden liiketoiminnan käynnistäminen tai myynnin kasvattaminen. Rekrytointi voidaan toteuttaa täysin omin voimin tai siihen voidaan käyttää joko kokonaan tai osittain asiantuntijan apua. Rekrytointipalvelun hankkimista saattaa vaikeuttaa alan värikäs käsitteistö. Siksi olemme koostaneet sinulle termit selväksi tekevän ohjeiston onnistuneeseen rekrytointiin. Ota rohkeasti yhteys Raukolaan ja kysy lisää suunnitelmallisen rekrytoinnin hyödyistä. Yhteistyöterveisin. Juha-Matti Raukola Aluepäällikkö Arja Raukola Oy Puh. 050 448 7886 juha-matti.raukola@raukola.fi
Rekrytointi käsitteenä Yksinkertaisimmillaan rekrytointi tarkoittaa henkilöstön hankkimista yrityksen palvelukseen. Rekrytointi voi sisältää esimerkiksi ilmoittamista avoimesta paikasta, hakemusten käsittelyä, haastatteluja, tiedon jakamista ja sopimusten tekemistä. Rekrytoinnissa voidaan hyödyntää cvpankkeja, verkkoilmoituksia, printtimainontaa, omia verkostoja, sosiaalista mediaa tai henkilöstöpalveluyrityksiä. Keinoja on monia, eikä tulevaisuus näytä kaventavan tarjontaa. Puhuttaessa suorahausta tai suorarekrytoinnista tarkoitetaan yleensä ns. headhuntingia, jossa yrityksen palkkaama konsultti on suoraan yhteydessä kartoittamiinsa ehdokkaisiin, eikä täytettävästä paikasta ilmoiteta julkisesti. Tässä menetelmässä kustannukset ovat merkittävästi suuremmat, mutta toisaalta sitä voidaan käyttää tilanteissa, joihin yleisimmin käytetyt keinot eivät sovi. Osaamistarve Tarve hankkia lisää henkilöstöä syntyy erilaisissa tilanteissa. Yritysten liiketoiminta kasvaa ja laajenee, toiminta on sesonkiluonteista, ulkoistuksia puretaan, tarvitaan lomittajia, osa eläköityy ja hallintoa saatetaan järjestellä uudelleen. Oli tarpeen alkuperä mikä tahansa, henkilöstötarve kannattaa harkita joka kerta erikseen ennen toimenpiteiden aloittamista. Töitä voidaan myös järjestellä uudelleen, joten uuden henkilön palkkaaminen ei ole aina välttämätöntä. Osaamista voidaan tarkastella ainakin kykyjen, tietojen, taitojen, kokemuksen ja henkilökohtaisten ominaisuuksien osalta. Osaamisalueina esiin voidaan nostaa mm. substanssi-, liiketoiminta-, asiakkuus-, tuotanto- ja organisaatio-osaaminen. Rekrytoijan näkökulmasta pitää siis päättää mitä osaamista haetaan ja mille alueelle. Tämä harkinta on välttämätöntä, jotta voidaan viedä eteenpäin oikeanlaista viestiä. Mieti myös aikataulu valmiiksi ja pidä siitä kiinni. Mitä enemmän ihmisiä on mukana ratkaisemassa ongelmaasi, sitä suurempi on aikataulutuksen merkitys. Kannattaa myös antaa arvoa sille, että avointa paikkaasi hakeneet tekijät saavat tietoa prosessin etenemisestä. Sekä pitkittyneellä että kiireessä tehdyllä päätöksellä on omat haittapuolensa. Keinot käyttöön Ratkaisu voi olla useasti lähellä, mutta jää löytymättä puutteellisen viestinnän vuoksi. Mitä enemmän sinulla on ihmisiä palveluksessasi, sitä laajempi verkosto on tarjolla. Käytä sisäistä tiedottamista ja verkostojasi tehokkaasti ja voit sekä säästää aikaa että pienentää kustannuksia. Käsittele ja säilytä myös yritykseesi saapuneet avoimet hakemukset. Vaikka kysyntä ja tarjonta eivät kohtaisi juuri tällä hetkellä, tilanne saattaa olla ensi viikolla täysin toinen. Kiittämällä henkilöä avoimesta hakemusta et kuluta paljoa aikaasi, mutta annat hyvän työnantajakuvan jo ensimmäisessä kontaktissa. Viimeistään tässä vaiheessa on hyvä harkita ulkopuolisen asiantuntijapalvelun käyttämistä. Uuden henkilön rekrytointi
nielee yllättävän paljon aikaa. Lopullisia kustannuksia tarkasteltaessa asiantuntijapalvelu on tuonut useasti kustannustehokkaamman ratkaisun. Voit ilmoittaa avoimesta tehtävästä lukuisissa paikoissa. Perinteinen keino on laittaa ilmoitus viikonlopun lehteen ja toivoa parasta. Lehtimainonta on yleensä kertaluonteisena ilmoituskeinoista hintavin, mutta toimii oikein käytettynä hyvin ja saattaa tuoda myös muuta lisäarvoa. Työministeriö tarjoaa ilmaisen verkkoilmoituskanavan, jolla tavoitetaan helposti suurin hakijamäärä. Ilmoituksella on kuitenkin suuri vaara hukkua tuhansien muiden ilmoitusten joukkoon. Muita ilmaisia ilmoituskanavia ovat mm. eri oppilaitosten palvelut sekä aarresaari.net. Suurimmat maksulliset verkkoilmoituspalvelut ovat Monster, Oikotie, Uratie ja Uranus. Näiden palvelut ovat työministeriötä pidemmälle tuotteistetut ja mahdollistavat monipuolisemman näkyvyyden oheispalveluineen. Kaikilla näillä palveluilla on hintansa, mutta näyttöjä tulee enemmän, joten kustannukset jäävät selvästi lehtimainonnan alle. Uutisia sosiaalisen median käytöstä rekrytoinnissa näkee viikoittain. Yritykset tiedostavat kyllä potentiaalin, mutta toteutus ei ole vielä täysin löytänyt itseään. Uusia palveluita lanseerataan paljon, eikä todennäköisesti kestä kovin pitkään ennen pankin räjäyttämistä. Sosiaalisessa mediassa tavoitat hyvin nopeasti suuren määrän ihmisiä, mutta viestin merkitys on vielä tavallistakin suurempi jos ei osu itselle, ei lueta eikä jaeta. Viestin sisältö on erittäin tärkeä, oli ilmoituskanava mikä tahansa. Pitää erottua, olla rehellinen ja tarpeeksi informatiivinen. Kaikkea tietoa ei tarvitse tunkea yhteen ilmoitukseen. Kerro lyhyesti, mitä haluat, miksi hakijan kannattaa tulla töihin juuri teille ja anna tarvittavat yhteystiedot ja aikamääreet. Kuva 1. Viisi porrasta onnistuneeseen rekrytointiin Arja Raukola Oy 2012
Viestintä Monille hakijoille tulee ilmoituksesi myötä kysyttävää, joka vaikuttaa oleellisesti siihen, lähettävätkö he hakemuksen vai eivät. Soittoja ja sähköposteja saattaa tulla paljon. On tärkeää vastata niihin asiallisesti ja rehellisesti. Yhteistyönne käynnistyy jo tästä hetkestä! Paikan tultua täytetyksi on hyvien tapojen mukaista kertoa kaikille hakuun osallistuneille lopputuloksesta. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää puhelinsoittoa haastatelluille ja sähköpostia muille hakemuksen jättäneille. Varaudu vastaamaan kysymyksiin valinnan perusteista. Tieto siitä, että jonkun paperilla hyvältä näyttänyt valinta katkesi haastatteluun, auttaa varmasti hakijaa jatkoa ajatellen. Hakemukset Lue kaikki hakemukset. Pyri erottamaan ydinasiat tarjotun informaation keskeltä. Peilaa hakemusta ja CV:tä hakemaasi osaamiseen ja jaa hakijat tarvittaessa eri ryhmiin. Verkko on täynnä erilaisia ohjeita työn hakemiseen, joten on vain pyrittävä tunnistamaan hakija ja osaaminen paperin takana. Katso kokonaisuutta. Tutustu esimerkiksi harrastuksiin ja luottamustoimiin. Näin saatat saada hyvää tuntumaa hakijasta. Puhelinhaastattelu auttaa useasti muodostamaan ensimmäistä mielikuvaa hakijasta ja hänen osaamisestaan. Soita yllättäen ja ilman kaavaa. Monissa tehtävissä pitää suoriutua yllättävissä tilanteissa. Siksi muutaman minuutin tarkentava soitto saattaa helpottaa päätöstäsi kasvokkain haastattelun tarpeellisuudesta. Haastattele Aikatauluta ja suunnittele. Varaa yhteen haastatteluun tilanteesta riippuen aikaa vähintään tunti. Toteutukseen kannattaa varata esimerkiksi koko aamupäivä ja haastatella peräkkäin useampi henkilö. Näin vertaaminen on helpompaa, ja käytännön toteutus onnistuu sujuvasti. Myös hakijalle on annettava tunne siitä, että hänestä ollaan aidosti kiinnostuneita, ja haastattelijat ovat sitoutuneet huolelliseen työhönottoon. Anna hakijan puhua. Toimi itse enemmänkin puheenjohtajana ohjaten haastattelua haluamaasi suuntaan. Käsittele konkreettisia asioita, kuten aiempien työtehtävien sisältöä, toimintaa erilaisissa tilanteissa, työtapoja ja tavoitteita työelämässä. Ainahan voi kysellä heikkouksia ja vahvuuksia, mutta näillä tiedoilla ei ole kovinkaan suurta käytettävyyttä. Haastattelun tulee pysyä työtehtäviin liittyvissä asioissa, ellei haastateltava itse kerro esimerkiksi perheestään. Käsittele myös palkkaukseen liittyvät asiat siten, ettei niistä tule myöhemmin ongelmaa. Hakijan on kyettävä kertomaan, mitä hänen palveluksensa yritykselle maksaa. Vastaavasti yrityksen on kyettävä kertomaan vähintään korvauksen suuruusluokka. Suositusten tarkastaminen antaa hyvin tukea haastattelukokemukselle. Suosittelijaa kannattaa kysyä haastattelussa ja samalla selvittää suosittelijan ja hakijan yhteinen työhistoria. Otettaessa yhteyttä suosittelijaan on pitäydyttävä työtehtäviin liittyvissä asioissa.
Soveltuvuusarvioinnit Valinnan tukena voidaan käyttää soveltuvuusarviointeja. Ne ovat psykologien toteuttamia ja antavat tietoa esimerkiksi hakijan oppimiskyvystä, muistista, luovuudesta ja persoonallisuudesta. Tätä palvelua käytettäessä on oltava selkeä tavoite, mitä testaamalla halutaan saavuttaa. Oikein käytettynä laadukas soveltuvuusarviointi antaa kullanarvoista tietoa hakijan soveltuvuudesta avoimeen tehtävään. Kuva 2. Kohti onnistunutta rekrytointia - mitä seuraavaksi? Valinnasta aloitukseen Lopullinen valinta on yrityksen, vaikka hakuprosessissa olisi mukana myös valintaa tukevia asiantuntijoita. Vanha viisaus kehottaa olemaan palkkaamatta omaa peilikuvaansa. Asia varmasti onkin näin. Riskejä liittyy myös pelkän persoonan tai pelkän tietotaidon rekrytointiin. Kokonaisuus ratkaisee. Eikä pidä pelätä paikan jättämistä tyhjäksi, mikäli sopivaa henkilöä ei hausta huolimatta löytynyt. Tällöin on aikalisän ja suunnitelman uudistamisen paikka. Kun palaset ovat kohdallaan, laadi huolellisesti työsopimus ja käytä tarvittaessa asiantuntijaa apuna. Uusi työntekijä tarvitsee aina aikaa päästäkseen hyvin kiinni uuteen tehtäväänsä. Hyvä perehdytyssuunnitelma ja erityisesti sen noudattaminen auttaa alkuun, ja sopeutumisen todennäköisyys kasvaa huomattavasti. Koeaika on yleensä neljä kuukautta, jonka aikana työsopimus voidaan puolin ja toisin purkaa välittömästi. Tämän ajan tarkoituksena on todentaa molemminpuolinen kysynnän ja tarjonnan kohtaaminen. Ole aina kiinnostunut työntekijöistäsi, mutta uusista erityisesti koeaikana! Mikäli kaipaat apua onnistuneen rekrytoinnin toteuttamiseen, Arja Raukola Oy:n asiantuntijat auttavat sinua mielellään! Arja Raukola Oy 2012