Kuvaus Virvelinrannan toimintaympäristön innovaatiotoimintaa edistävistä sähköisistä järjestelmistä

Virvelinrannan hyvinvointiyrittäjyyden ja innovaatiotoiminnan edistämishanke VAPA 2 Kuvaus Virvelinrannan toimintaympäristön innovaatiotoimintaa edistävistä sähköisistä järjestelmistä Kari Jääskeläinen ja Jussi Helander Espoo Enterprises Oy 30.9.2011 1

1 Tiivistelmä Tarjouspyynnössä, puhelinkeskusteluissa ja tapaamisessa 11.8.2011 on käynyt ilmi, että Virvelinrannan toimijoille olisi tarvetta löytää sähköinen järjestelmä yhteistyötä varten. Järjestelmää käytettäisiin sekä yhteydenpitoon että tietojen tallentamiseen. Erityisesti erilaiset ideat ja ehdotukset olisi hyvä kirjata yhteen paikkaan. Tällöin järjestelmän käyttäjät näkisivät, mitä (aikaisemmin) on ehdotettu. Samalla asioiden kommentointi ja jatkokäsittely sekä niiden seuranta olisi helpompaa. Järjestelmän tulisi olla avoin eri organisaatioista tuleville käyttäjille. Koska järjestelmälle ei voida eikä kannata osoittaa erityisiä kone- ja laiteresursseja, on järjestelmä syytä hankkia nk. pilvipalveluna. Se tarkoittaa, että varsinainen tietojärjestelmä sijaitsee sen tarjoajan omissa tiloissa ja loppukäyttäjä (asiakas) käyttää järjestelmää oman tietokoneensa internetselaimella. Pilvipalvelun käyttäminen ei vaadi lainkaan laitehankintoja, palvelua voi käyttää erilaisilla tietokoneilla ja mobiililaitteilla. Palveluun tallennettavat tiedot ovat palveluntarjoajan järjestelmässä ja siten esimerkiksi omien koneiden rikkoontumiset eivät vaikuta tietojen säilymiseen tai käytettävyyteen. Internet-yhteys on välttämätön pilvipalvelun käyttämiseen. Tässä dokumentissa esitellään lyhyesti seuraavat palvelut, joita voitaisiin harkita otettavaksi Virvelinrannan toimintaympäristön käyttöön. Esitellyt palvelut eivät ole suosittelujärjestyksessä. Facebook-ryhmä Sähköpostilista Freedcamp Keskustelufoorumi Brightidea Yammer Avainklubi Innovaatiomylly Google+ Espoo Enterprises Oy suosittaa kokeilemaan joko Innovaatiomyllyä, Google+:aa tai Yammeria. 2

2 Sisällysluettelo 1 Tiivistelmä... 2 3 Menetelmät... 4 4 Arvioidut sovellukset... 5 4.1 Facebook... 5 4.2 Sähköpostilista... 7 4.3 Freedcamp... 8 4.4 BBS-keskustelufoorumi... 9 4.5 Brightidea... 10 4.6 Yammer... 11 4.7 Avainklubi.fi... 12 4.8 Innovaatiomylly... 14 4.9 Google+... 16 5 Yhteenveto ja johtopäätökset... 17 3

3 Menetelmät Espoo Enterprises Oy:n työntekijät ovat käyttäneet esiteltyjä sovelluksia itse seuraavasti. Sähköpostilista Yli 15 vuoden käyttökokemus. Keskustelufoorumi Yli 15 vuoden käyttökokemus. Facebook-ryhmä Noin kolmen vuoden käyttökokemus. Google+ Noin kolmen kuukauden käyttökokemus (palvelun avaamisesta alkaen). Googlen muista palveluista kymmenen vuoden käyttökokemus. Yammer Noin yhden vuoden käyttökokemus. Freedcamp Noin puolen vuoden käyttökokemus. Avainklubi.fi Ei käyttökokemusta oman kyselyn muodossa. Palvelua seurattu aktiivisest noin puoli vuotta. Innovaatiomylly Ei omaa käyttökokemusta. Tiedot pääasiassa verkkosivuilta + yksi puhelinkeskustelu valmistajan kanssa. Brightidea Ei omaa käyttökokemusta. Tiedot pääasiassa valmistajan verkkosivuilta. 4

4 Arvioidut sovellukset 4.1 Facebook https://facebook.com Vaikka Facebook on saanut alkunsa yksityiskäytöstä, voivat myös yritykset ja yhteisöt käyttää sitä. Tyypillistä Facebookin yrityskäyttöä on fanisivujen perustaminen jollekin tuotteelle tai palvelulle sekä mainosten ja kampanjojen julkaiseminen. Yksilöiden lisäksi myös yhteisöt voivat perustaa Facebookiin ryhmiä. Facebookin ryhmäominaisuus on kuten Facebookin seinä, mutta sillä erolla, että kyseinen seinä on ryhmän seinä, ei yksittäisen käyttäjän seinä. Ryhmän seinän ylläpidosta vastaa ainakin ryhmän perustaja. Perustaja voi lisätä ryhmälle myös muita ylläpitäjiä. Ylläpitäjiä voi olla kuinka monta tahansa. Ylläpitäjä voi päättää kaikesta ryhmän seinän käytöstä. Tärkein ylläpitäjän tehtävä on ryhmän nimeäminen. Sen jälkeen on päätettävä, onko kyseessä avoin, suljettu vai salainen ryhmä. Ryhmän avoimuuden voi jälkikäteen vaihtaa, mutta nimen vaihdos ei ole suositeltavaa. 5

Avoin ryhmä on sellainen, johon kuka tahansa Facebookin käyttäjä voi liittyä. Suljettu ryhmä toimii siten, että sen olemassaolo näkyy Facebookissa, mutta sisälle ei pääse ilman ylläpitäjän lupaa. Näiden lisäksi Facebookiin voi perustaa salaisen ryhmän. Salaiseen ryhmään pääsee vain ylläpitäjän lähettämän kutsun avulla, koska ryhmää ei näy missään eikä siihen siksi voi lähettää liittymispyyntöä. Virvelinrannan toimijoille salainen Facebook-ryhmä olisi paras. Facebookin tietosuoja ja yksityisyyskäytännöt (tai niiden puute) ovat olleet usein esillä julkisuudessa. Tiettävästi salaisista Facebook-ryhmistä ei tähän mennessä ole päätynyt niihin tallennettuja tietoja ulkopuolisille. Tämä tarkoittaa, että Facebook itse ei ole levittänyt tietoja. Toki tottumattomat käyttäjät voivat vahingossa levittää tietoja aivan samoin kuin muitakin tietojärjestelmiä käyttäessään. Facebookin vahvuus tiimin sisäisessä viestinnässä on siinä, että hyvin monet käyttävät Facebookia muutenkin. Tällöin käyttöönottokynnys on matala. Heikkous Facebookin käytössä on järjestelmän Facebookin toimintatapojen muuttuminen kovin usein. Facebookilla ei ole myöskään tarjota tukipalveluja. Jos vaikkapa ryhmän tai sinne tallennettujen tietojen käytössä tulee ongelmia, apu on lähinnä haettava muilta käyttäjiltä tai konsulteilta. Facebookin ryhmä-toiminto on myös jonkin verran kankea perus -Facebookiin verrattuna. Se ilmenee esimerkiksi siinä, että ryhmään tallennetut uudet seinäkirjoitukset, linkit tai kuvat eivät tule ryhmän jäsenten omaan uutisvirtaan (seinälle), vaan ne näkyvät vasta käyttäjän mennessä ryhmän sivulle. Facebookin sivut toimisivatkin paremmin tältä osin, mutta sivujen käyttäjiä ei voi rajata ja siksi ominaisuus ei sovi suljetun piirin työskentelyyn. Asiaa voi tosin korjata sillä, että määrittelee Facebookin asetukset siten, että ryhmässä julkaistuista uusista viesteistä lähetetään tieto sähköpostiin. Facebookiin tallennetut tiedot ovat amerikkalaisella, tai ainakin ei-suomalaisella, palvelimella. Facebookiin tallennettujen tietojen omistusoikeus on kyseenalainen. Ainakin julkisuudessa olleiden tietojen mukaan Facebookin (usein vaihtuvien) käyttöoikeussääntöjen ja Suomen lain välillä näyttäisi olevan ristiriita. Facebookista on olemassa kymmeniä eri kieliversioita. Siten sen on Google+ -palvelun ohella ainoa tässä vertailluista palveluista, jota voi käyttää molemmilla kotimaisilla eli suomeksi ja ruotsiksi. Facebook ei peri maksua palvelun käytöstä. 6

4.2 Sähköpostilista Sähköpostin automaattinen jakelulista kannattaa ottaa käyttöön, vaikka mitään muuta tässä selvityksessä käsiteltyä sovellusta ei koskaan otettaisi käyttöön. Jakelulista ei täysin korvaa mitään esitettyä järjestelmää, mutta tarvittaessa sähköpostilistalla pääsee sangen pitkälle. Etenkin hyvin ohjeistettuna ja yhdessä sovituista säännöistä kiinni pitämällä sähköpostilista tehostaa ja helpottaa viestintää merkittävästi. Automaattinen jakelulista eroaa yhden käyttäjän omaan sähköpostiohjelmaan tehdystä jakelulistasta siten, että se on yhteiskäyttöinen eikä vaadi mitään asetuksia sähköpostiohjelmaan. Jakelulistalla on aina oma sähköpostiosoite, esimerkiksi kumppanit@virvelinranta.fi ja se toimii kopiokoneen tavoin. Kun listan osoitteeseen lähettää viestin, monistetaan se automaattisesti kaikille listan jakelussa oleville. Alan termistössä näitä vastaanottajia kutsutaan tilaajiksi (subscriber). Lista voidaan määritellä toimimaan siten, että se jakaa (monistaa) ainoastaan tilaajilta tulleita viestejä. Tämä lisää tietoturvaa ja estää roskapostia. Sähköpostin käyttäminen sinänsä ei ole tietoturvallista eikä jakelulistan käyttäminen muuta tilannetta. Sähköpostilistan kautta välitetty tieto tallentuu kaikkien listan tilaajien sähköposteihin. Sähköpostilistalle liittyminen, siltä eroaminen ja osoitteenmuutokset voidaan hoitaa automaattisesti käyttäjien toimesta. Tällöin kuitenkin jonkun siihen valtuutetun on hyväksyttävä muutokset, jotta lista pysyy vain halutun käyttäjäjoukon piirissä. Koska muutoksia tehdään yleensä harvoin, on käytännössä helpompaa, että listan ylläpitäjä hoitaa myös listalle liittymiset käyttäjien puolesta. Listan tilaajien kannattaa tehdä omaan sähköpostiohjelmaansa erillinen kansio listan viesteille. Sen jälkeen sähköpostiohjelmaan on syytä tehdä sääntö (rule), joka siirtää automaattisesti kaikki listan viestit tähän kansioon. Automaattisen sähköpostilistan perustaminen ja käyttö sisältyy monen internet-yhteyttä (ja kotisivutilaa) tarjoavan operaattorin peruspakettiin ja siten listan käyttö on ilmaista. Jos listapalvelun tekniikka on ostettava erikseen, on hinta kymmenkunta euroa kuukaudessa. Sähköpostilistan ehdoton etu on, että sen saa hyvin nopeasti käyttöön eikä sen käyttäminen vaadi juurikaan opettelua tilaajilta. Ylläpitäjän on hieman paneuduttava asiaan, mutta kovin paljoa aikaa ei tarvita ja tehtävän oppii kuka tahansa. Kun automaattisen sähköpostilistan käytöstä on tullut tuttua, kannattaa listoja perustaa lisää eri tarkoituksiin, kuten henkilöstölle, johtoryhmälle, asiakkaille, alihankkijoille jne. 7

4.3 Freedcamp https://freedcamp.com/ Freedcamp on ilmainen projektinhallintasovellus, jota käytetään www-selaimella. Freedcamp ei ole ideariihityökalu, mutta sen keskusteluosuutta voi käyttää sellaiseen. Freedcampin vahvuus on yksinkertaisuudessa. Monet markkinoilla olevat projektinhallintasovellukset ovat niin monipuolisia, että käyttäjältä vaaditaan aitoa kiinnostusta (tai pakkoa) asiaan sovelluksen käyttämiseksi. Freedcampissa projektit ja niihin kuuluvat tehtävät on melko helppo pitää järjestyksessä. Samoin tehtävien osoittaminen niiden suorittajille on helppoa. Virvelinrannassa ei todennäköisesti tarvita Freedcampin kaltaista sovellusta. Jos kuitenkin osoittautuu, että lukuisten eri tehtävien ja niiden edistymisen seurantaan tarvittaisiin järjestelmä, se voisi olla Freedcamp. Silloin myös Freedcampin keskustelukanavaa voisi käyttää tiimin viestintään. Se sopii hyvin tilanteisiin, joissa keskustelun tuloksena sovitaan tehtävistä ja tavoitteista ja aikatauluista. Prejektinhallinta-pohjaisen järjestelmän käyttö korostaa vetäjän tässä tapauksessa projektipäällikön roolia. 8

Freedcampin käyttö on maksutonta sillä poikkeuksella, että lisätallennustila dokumenteille on maksullista. Muita maksuja ei ole. 4.4 BBS-keskustelufoorumi Monet tässä selvityksessä käsitellyt sovellukset sisältävät keskustelufoorumin. Näiden lisäksi on saatavilla pelkkiä foorumisovelluksia. Englanniksi näitä kutsutaan nimellä Bulletin Board System. Lyhenne BBS on vakiintunut myös suomalaiseen alan termistöön. Keskustelufoorumit perustetaan jonkun tietyn aiheen käsittelyä varten. Tällaisia ovat esimerkiksi Juoksufoorumi, Vauva-lehden keskustelupalsta ja monet elokuva-aiheiset foorumit. Toisaalta Suomi24:ssä aiheiden kirjo on melko laaja. Kaikki edellä mainitut esimerkit ovat avoimia foorumeja. Foorumeille kirjoitetut viestit näkyvät kaikille niin satunnaiselle selaajalle kuin internetin hakukoneille. Nämä foorumit ovat myös avoimia uusille kirjoittajille. Kirjoittamaan pääsee kuka tahansa, joka ensin rekisteröityy käyttäjäksi antamalla hieman tietoja itsestään. Jos Virvelinrannan toimijoille perustettaisiin oma BBS-keskustelufoorumi, olisi se epäilemättä suljettu foorumi. Se toteutetaan kahdella tavalla. Ensinnäkin, foorumin osoite olisi salainen tai ainakin ei-julkinen. Toiseksi sisäänpääsy foorumiin vaatisi salasanan. Kukaan ei siis pääsisi näkemään lainkaan foorumin sisältöä ilman salasanaa. Lisäksi foorumin ylläpitäjän olisi erikseen luotava käyttäjätunnus jokaiselle nimetylle foorumin käyttäjälle. BBS-foorumin viestit ovat fyysisesti sillä palvelintietokoneella, johon järjestelmä on asennettu. Jos palvelinkapasiteettia ostetaan Suomesta, on viestien tallennuspaikka Suomessa. Keskustelufoorumin perustaminen vaatii jonkin verran suunnittelutyötä, olipa foorumi oma itsenäinen järjestelmänsä tai osa suurempaa kokonaisuutta. Foorumille on syytä luoda jonkinlainen aihepiirijako erilaisten asioiden käsittelyä varten. On myös varauduttava siihen, että myöhemmin aihepiirejä muutetaan, lisätään, poistetaan ja yhdistetään. Kun suunnittelu on tehty hyvin, on foorumin tekninen perustamistyö melko helppoa siihen tottuneelta ammattilaiselta. Suljetulla ja rajatulle käyttäjäjoukolle tarkoitetulla foorumilla ei tarvita moderaattoreita, keskustelun valvojia. Ylläpitäjän tehtäväksi jää lähinnä käyttäjätunnusten aktivoiminen. BBS-foorumille kirjoitetuista uusista viesteistä tai vastauksista aikaisempiin keskustelusäikeisiin voidaan lähettää ilmiotus käyttäjän sähköpostiin, jos hän niin haluaa. 9

Ominaisuus on hyödyllinen etenkin silloin, jos foorumi on toisinaan hiljainen eikä siellä sen takia tule vierailtua säännöllisesti. Keskustelufoorumin tekninen ylläpito vaatii nk. hosting-palvelun ostamisen internetoperaattorilta. Kustannus vuodessa on 100-200 euroa. 4.5 Brightidea http://brightidea.com Brightidea on tässä selvityksessä esitellyistä sovelluksista kaikkein laajin. Kyseessä on kattava tuotepaketti innovaatio-ideoiden keräämiseen, kommentointiin, jakeluun ja taltiointiin. Järjestelmän hinta vaihtelee hyvin paljon valitun kokonaisuuden mukaan. Tuotteesta on neljä jossain määrin erilaista versiota. Lisäksi kaikkiin näihin on saatavilla täydennysosia, joilla sovellus voidaan integroida osaksi muita järjestelmiä, kuten MS Sharepoint. Brightidea-sovellusta voi käyttää myös mobiilipäätelaiteilla. Facebook-liitännäinen 10

tukee kattavasti Brightidean käyttöä sekä organisaation sisäisessä käytössä että kontaktoinnissa ulospäin. Yhtiöllä on esittää kattava joukko referenssiasiakkaita ja kohteita lukuisilta eri toimialoilta, myös terveydenhuollosta ja voittoa tuottamattomilta (nonprofit) toimijoilta. 4.6 Yammer https://www.yammer.com Yammer on yksi lukuisista sosiaalisen median palveluista, jotka ovat aikoinaan pyrkineet kilpailemaan Facebookin suosion kanssa. Yammer on pärjännyt markkinoilla erikoistumalla suljetun piirin järjestelmäksi ja sitä voidaankin kutsua yksityiseksi Facebookiksi. Yammerissa käyttäjäryhmä muodostetaan nopeasti ja helposti saman sähköpostidomainin (esimerkiksi @virvelinranta.fi) perusteella. Oman virtuaalitiimin muodostamiseen ei tarvita minkäänlaista teknistä osaamista niin kauan kuin käyttäjät tulevat samasta yhteisöstä samalla tavoin päättyvän sähköpostiosoitteen kanssa. Jos joukkoon halutaan toisenlaisten sähköpostiosoitteen omaavia, se järjestyy helposti ylläpitäjän lähettämän kutsun avulla. 11

Yammerissa on lisäksi mahdollista ottaa ryhmään ulkopuolisia jäseniä, joilla on vähemmän käyttöoikeuksia. Tämän ohella Yammer-palvelussa voidaan perustaa omia suljettuja ryhmiä esimerkiksi asiakkaita varten. Sen lisäksi, että Yammer toimii internet-selaimella, sitä voi käyttää erillisillä Yammerohjelmilla. Niitä on saatavilla PC- ja Mac-ympäristöihin sekä moniin erilaisiin mobiilipäätelaitteisiin (kännykät, ipad, jne.). Yammer on tässä esitellyistä sovelluksista ainoa, jossa voidaan varustaa käyttäjien tallentama tieto asia- tai avainsanoilla. Jos käyttäjiä ohjeistetaan tekemään näin alusta alkaen, helpottaa se kertyvän tiedon löytämistä aiheen mukaan huomattavasti. Yammeria voi käyttää maksutta. Palvelu on kuitenkin jonkin verrran monipuolisempi, jos siitä hankkii maksullisen version. Sen hinta on $ 5 USD käyttäjää kohden kuukaudessa. 4.7 Avainklubi.fi https://www.avainklubi.fi Avainklubin tarkoituksena on jalostaa suomalaisten ideat ja oivallukset menestystuotteiksi ja palveluiksi. Avainklubissa kuluttajat voivat ideoida vapaasti tai osallistua (yritysten) tuotekehityshankkeisiin. Tuotekehityspalvelu jakaantuu kahteen osioon: avainklubilaisten 12

vapaaseen ideointiin ja pilottiyritysten tuotekehitystehtäviin. Vapaissa ideoissa klubilaiset voivat esittää aloitteita ja jatkokehittää tai kommentoida muiden aloitteita. Avainklubi saattaisi sopia Virvelinrannan työvälineeksi silloin, kun halutaan testata yleisöllä uutta palvelua. Avainklubin osallistujat ovat aktiivisia ja sanavalmiita. Heiltä saisi kohtuullisen pienellä vaivalla ensimmäiset ulkopuolisen mielipiteet ja kommentit esiteltävästä palvelusta tai toimintamallista. Avainklubilaiset osallistuvat tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen tuotekehitysryhmissä. Tuotekehitysryhmässä klubilaiset osallistuvat kyselyihin. Ryhmän voi perustaa joko pilottiyritys tai Suomalaisen Työn Liitto. Tämä tarkoittaa, että jos Virvelinranta haluasi hyödyntää Avainklubia tuotekehityksessä, olisi sen hakeuduttava pilottiyritykseksi. Avainklubiin voi liittyä kuka tahansa luonnollinen ja yli 15-vuotias henkilö, jolla on voimassa oleva sähköpostiosoite. Avainklubia hallinnoi ja johtaa Suomalaisen Työn Liitto ja sen omistama Avainlippu Oy. Avainklubin toiminta on on beta-vaiheessa ja se on aloittanut huhtikuussa 2011. Avainklubin käyttäminen on muuten maksutonta, mutta yrityskäyttäjiltä odotetaan tuotepalkintoja aktiivisimmille kuluttajapaneelin jäsenille. 13

4.8 Innovaatiomylly http://www.innovaatiomylly.fi Innovaatiomylly on työkalu ideoiden ja aloitteiden keräämiseen ja jalostamiseen. Kyseessä on suomalaisen Mcompetence Oy:n tuote, jonka käyttöoikeus maksaa valituista ominaisuuksista riippuen 1000-2000 euroa vuodessa. Yhtiö esittelee Innovaatiomyllyä verkkosivuillaan seuraavasti. Innovaatiomylly (pat.pend.) on suunniteltu auttamaan organisaatiota luomaan uutta. Yleisen aloitekanavan lisäksi työkalussa on jokaisella ryhmällä oma "mylly" ideoiden jalostamiseen innovaatioiksi. Innovaatiomyllyn ratkaisuihin on sisällytetty asiat, jotka parantavat organisaation henkilöstölähtöistä tuottavuutta. Henkilöstön näkemykset ja ideat kehittämistarpeista saadaan aidosti esille ohjaamaan päätöksen tekoa. Organisaation hierarkisten ryhmien (työyhteisöjen) lisäksi Innovaatiomyllyyn voi laittaa virtuaalisia ryhmiä (esim. projektiryhmä), jotka voivat työkalua käyttäen kiihdyttää innovaatioprosessia. 14

Innovaatiomyllyn automaattinen innovaatiotoiminnan seuranta ja aktivointi auttaa organisaatiota hallitsemaan ja aktivoimaan tärkeää innovaatiotoimintaa. Innovaatiot voivat olla parempia työtapoja, ratkaisuja tai tuote- ja palveluinnovaatioita. Ideasta tulee innovaatio vasta kun sitä sovelletaan menestyksellisesti käytäntöön. Wiki Wikissä eli kultahipuissa on organisaation yleiset hyvät käytännöt ja toimintatavat. Innovaatiomyllyyn on kirjattu jo työkalun käyttöönotossa yleisiä hyviä käytäntöjä, kuten kehityskeskustelut, palaverikäytännöt, ongelmanratkaisu, tasaarvosuunnitelman runko ja lomakkeet. Tätä organisaation sisäistä wikiä voivat päivittää kaikki. Tarkoitus onkin, että tietopankki jalostuu ajan myötä organisaatiota palvelevaksi tietokanavaksi, joka elää organisaation muutoksessa. Ideapankki Jokaisella organisaation ryhmällä on oma ideapankki, jonne kukin sen jäsen voi kirjata kehittämisajatuksia ja -ideoita. Idean takana on sähköinen päiväkirjatoiminto, jossa ideaa voidaan jalostaa jo ennen käyttöönottoa. Ideat ovat ideapankissa tärkeysjärjestyksessä, jolloin paras idea on helppo ottaa toteutukseen kun sopiva aika koittaa. Totetettavat (Blogi) Kun ideaa lähdetään toteuttamaan käytäntöön siirtyy sen sähköinen päiväkirjaseuranta toteutuksen alle. Siinä valitaan seurannan vastuuhenkilö sekä toteuttamisen aikataulu. Kukin ryhmän jäsen voi edelleen kirjata kokemuksiaan ja parannella toteutettavaa asiaa sähköiseen päiväkirjaan. Työkalu seuraa toteutuksessa olevien ideoiden toteutumista ja mikäli sovittu päivämäärä ohitetaan, lähettää työkalu muistutuksen vastuuhenkilölle ja HR-tukipalveluun. Näin aktivoidaan ja tuetaan sovittujen toimenpiteiden toteuttamista. Toteutuneet Kun idea saadaan riittävän hyvin toteutumaan siirretään se parasta lisäarvoa tuoviin käytäntöihin eli toteutuneisiin. Ryhmä voi myös jakaa omat parhaat käytännöt organisaation sisäiseen wikiin kultahipuiksi muille. Jokaisella ryhmällä on joitakin omia parhaita käytäntöjä, jotka eivät useinkaan ole muille organisaation ryhmille soveltuvia. Raportit Ryhmä voi liittää raportteihin dokumentteja, jotka ovat automaattisesti kaikkien ryhmän jäsenten käytettävissä. Raporteissa voi olla esimerkiksi ryhmän omat kyvykkyyksien mittausraportit sekä kehittämisideointipöytäkirjat. 15

4.9 Google+ https://plus.google.com/ Google+ (lausutaan Googleplus) on kesäkuussa 2011 julkaistu uusi palvelu, joka päällisin puolin muistuttaa monilta osin Facebookia. Google+:ssa on seinä (nimeltään Stream) ja palvelussa verkostoidutaan kavereiden kanssa. Myös vastaavat ryhmät kuin Facebookissa löytyvät, niitä tosin kutsutaan nimellä Circles (piirit). Facebookiin verrattuna Google+ on kuitenkin huomattavasti laajempi järjestelmä. Se on eräänlainen käyttöliittymä Googlen muille aikaisemmille ja edelleen käytössä oleville palveluille. Facebook-maiset osat Google+:aa eroavat Facebookista merkittävästi siltä osin, että käyttäjä voi hyvin helposti valita, mitä sisältöä hän julkaisee kenellekin. Facebookissa lähtökohtaisesti kaikki on julkista, Google+:ssa vastaavasti kaiken julkaisemisen kohdalla on valittava, kenelle sisältö näytetään. Valinnat voi tehdä joko yksilötasolla tai ryhmäkohtaisesti tai näitä yhdistämällä. Virvelinrannan toimijoiden kannalta erityisen käyttökelpoinen voisi olla Google Dokumentit palvelu. Sen avulla tiimi voi tuottaa, tallentaa ja julkaista erilaisia asiakirjoja omassa piirissään. Työnkulku voisi olla seuraava. Uudesta ajatuksesta, ideasta tai ehdotuksesta keskustellaan Streamissa. Kun asia alkaa hahmottua niin, että sen voi kirjoittaa ylös, tehdään tätä varten oma dokumentti. Sen jälkeen kuka tahansa siihen oikeutettu voi tarkastella ja halutessaan muokata dokumenttia. Vastaavalla tavalla voidaan tallentaa vaikkapa idealistoja tai muita luetteloja. Google tallentaa jokaisen käsittelyvaiheen siten, että tarvittaessa voidaan palata aikaisempiin versioihin. 16

Jos jostakin asiasta tarvitaan isomman joukon mielipide, voidaan kysely toteuttaa helposti lomakkeella internet-kyselynä. Tällaisen kyselylomakkeen voi turvallisesti jakaa isollekin vastaajajoukolle, sillä tiedot ovat erillään keskustelusta. Google+:ssa voidaan keskustella myös videoyhteydellä. Yhden videopalaverin osallistujamäärä kerralla on rajattu kymmeneen. Facebookin tavoin myös Google on amerikkalainen yhtiö, joka väittää, että se toimii vain USA:n lakien mukaan. Google ei kerro, minne sen tiedot tallennetaan. Yhtiöllä on palvelinkeskus myös Suomessa. Googlen palvelujen käyttäminen on maksutonta. Google+:aa ja useita muitakin Googlen palveluja käytettäessä tarvitaan nk. Google-tili. Google ehdottaa aina uutta tiliä perustettaessa gmail-sähköpostipalvelun (tai osoitteen) käyttämistä, mutta se ei ole välttämätöntä. Omaa, olemassa olevaa, mitä tahansa sähköpostiosoitetta voi käyttää rekisteröinnissä. Oma sähköpostiosoite on vain tilin tunniste, se ei liity lainkaan sähköpostiin. Google+:n käyttö on maksutonta. Tässä on hyvä suomenkielinen Google+ -aloitusopas: https://docs.google.com/document/pub?id=1it2h0tih87fej0qqrsxymqewunh3ba- Peqj5BqsiIcQ&pli=1 5 Yhteenveto ja johtopäätökset Virvelinrannan toimintaympäristöön sopivia ryhmätyö- ja innovointityökaluja tarjolla on kosolti. Työkalu itsessään ei kuitenkaan ratkaise esille tulleita tarpeita, vaan on apuvälinen hyvin toimivalle ja hyvin johdetulle tiimille. Tiimin kannattaakin ensin määritellä omat toimintatapansa ja tavoitteensa ja sen jälkeen sitoutua niihin. Vasta tämän jälkeen on sopivan työkalun valinnan ja käyttöönoton aika. Kotimainen Innovatiomylly voisi olla hyvä siksi, että sen käyttöönottovaiheessa on helppo ostaa Mcompetence Oy:ltä tilannekartoitus ja tuotteen perehdytyskoulutus. Mcompetence Oy:n erityisosaamista on henkilöstön kehittäminen. Mikäli Virvelinrannan toimijoista löytyy yksi aktiivinen ja asiasta kiinnostunut henkilö, voisi Google+ olla hyvä työväline. Sen etuja on erittäin nopea käyttöönotto ja vaivattomuus uusien käyttäjien lisäämisessä. Google+ on uutena palveluna vasta muotoutumassa, mikä on yhtä aikaa sekä etu että haitta. Maksuttomalle palvelulle ei (helposti) löydy käyttäjätukea. 17

Yammer tarjoaa tukipalveluita englanniksi. Sähköpostitse saadut vastaukset tulevat 1-15 tunnin kuluessa. Suljettuna ympäristönä Yammer saattaa olla tietoturvallisempi kuin Google+, mistä ei kuitenkaan ole näyttöä. Molemmat palvelut käyttävät SSL-salattua tietoliikennettä. 18