Kuntajakoselvitys Porin seutu Tieto- ja asiakirjahallinto Johtopäätöksiä 19.5.2014 Henna Lempiäinen 1
Asiakirjahallinnon tavoitteet Sähköinen asianhallinta ja päätöksenteon tukeminen koko asian elinkaaren ajan Toimivat tiedonohjaussuunnitelmat & sähköinen arkistointi sekä hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen Kansallisen kulttuuriperinnön säilyminen ja käytettävyyden turvaaminen Yhtenäiset toimintatavat & selkeä ja ajantasainen ohjeistus Asianhallintajärjestelmien käyttäjäystävällisyys ja asiakaslähtöisyys Asianhallinnan aseman vahvistaminen ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen, osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä Kansallisten määräysten, suositusten ja lainsäädännön vaatimusten sekä kokonaisarkkitehtuurin huomioiminen esim. asianhallintapalveluiden toteuttamisessa Keskusarkisto 2
Asianhallintapalvelut Asiankäsittely ja rekisteröinti (kirjaamopalvelut) Päätöksenteon tukipalvelut ja valmistelu Tietopalvelu ja sähköinen asiointi Arkistointipalvelut Uuden kunnan järjestäytymisvaihe on resurssoitava ja suunniteltava kunnolla heti yhdistämispäätöksestä aloittaen Ohjeistus ja organisointi: Porin kaupungin asiakirjahallinnon laatukäsikirja 2013 päivitettynä 3
Tieto- ja asiakirjahallinnon organisointi Asiakirjahallinnon kehittämispolun vuosille 2013-2017, Porin KH; Outi Johansson 19.5.2014 Henna Lempiäinen 4
ICT-toimintaympäristön volyymit Siikainen ICT-henkilöstö: 0 Henkilöstö: 44 Ostopalvelut: 31 k Merikarvia ICT-henkilöstö: 0,5 Henkilöstö: 120 Ostopalvelut: 51 k Pori ICT-henkilöstö: 43 Henkilöstö: 6800 Ostopalvelut: 5,5 m Pomarkku ICT-henkilöstö: 0 Henkilöstö: 94 Ostopalvelut: 40 k Yhteensä ICT henkilöstö: 50 Henkilöstö: 8975 Ostopalvelut: 6,3 M Lavia ICT-henkilöstö: 0 Henkilöstö: 147 Ostopalvelut: 138 k Ulvila ja Nakkila ICT-henkilöstö: 3 Henkilöstö: 505 Ostopalvelut: 380 k Kokemäki ICT-henkilöstö: 1,5 Henkilöstö: 426 Ostopalvelut: 124 k Harjavalta ICT-henkilöstö: 2 Henkilöstö: 377 Ostopalvelut: 80 k Luvia ICT-henkilöstö: 0 Henkilöstö: 167 Ostopalvelut: 34 k Volyymiluvut Tarkastelun kohde Lukumäärä Muut kuin Pori Kuntien asukasluku 130 222 47 222 Kuntien työntekijöiden määrä (ydintoiminta) 8 975 2 175 Tietohallinnon työntekijöiden määrä 50 7 Työasemien lukumäärä (pöytäkoneet) 5 420 1 390 Työasemien lukumäärä (kannettavat) 1 918 468 Verkkotulostinlaitteiden lukumäärä 631 239 Oheistulostinlaitteiden lukumäärä 1 825 245 Palvelinympäristöjen lukumäärä 306 115 Fyysisten palvelinlaitteiden lukumäärä 67 43 Älypuhelimien lukumäärä 490 140 Matkapuhelimien lukumäärä 4 498 998 Lankapuhelimien lukumäärä 750 300 Tablettien lukumäärä 736 396 Älytaulujen lukumäärä 71 38 Videoneuvottelulaitteiden lukumäärä 7 3
ICT-ympäristön yleiskuvaus Päätelaitteet Verkkotulostimia 631 Oheistulostimia 1 825 Älypuhelimia 490 Matkapuhelimia 4 498 Lankapuhelimia 750 Tabletteja 736 Älytauluja 71 Videoneuvottelulaitteita 7 Työasemia noin 5 420 kpl, kannettavia 1 918 kpl Asiakassovellukset Käyttäjäsovellukset Windows XP, Windows 7, Windows 8, Yleishallinto Palkka ja talous Sosiaalitoimi Terveystoimi Koulutus Active Directory 3 ProEconomica 6 Effica >10 Effica >10 Wilma 6 Tekninen toimi Kuntanet 8 VMWare Basware 8 Proconsona 2 Spiro2000 4 Origo 4 AutoCad 4 FRENDS Personec6 Hilmo 2 Pegasos 3 Hellewi 3 ArcGIS4 BiZTalk Titania 2 Sisällytä kuvaan vain tärkeimmät tietojärjestelmät. Kurre 4 ICT Infra VMWare virtuaaliympäristöt Palvelin ympäristöjen lukumäärä 306, fyysisten palvelimien määrä 67 Kuntien omia valokuituverkkoja, MPLS reitittimiä ja teleoperaattorilta vuokrattuja verkkoja
Kehittämiskohteet Välittömät uusimistarpeet kunnissa kohdistuivat versio- tai alustapäivityksiin, kuten Microsoftin pilvipalveluiden ja sen myötä aina uusimpien versioiden käytön mahdollistaviin päivityksiin. Strategiat ja kehittämisvaatimukset (Pori) Tietohallintopalvelujen uudelleenorganisointi Tulosalueyhteistyö, kysely 2013 tukena ICT-hankesalkku ICT palvelusalkku ICT sopimussalkku, hallinta Mobiili- ja pilvistrategia Käyttövaltuushallinta Työasemastrategia Kokonaisarkkitehtuuri (KA) lähemmäksi toiminnan kehittämistä, uusi hallintamalli KA kuvaukset, väline Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri Palvelutuotannon kokonaisarkkitehtuuri Uusimista vaativia järjestelmiä Pori Ulvila Harjavalta Kokemäki Yhteensä Muut kuin Pori Yleishallinto 1 2 3 2 Palkka- ja taloushallinto 4 4 Terveystoimi Ympäristöterveydenhuolto Sosiaalitoimi 1 2 3 2 Opetus- ja kulttuuri 1 1 1 Tekninen toimi 8 8 Muu toiminta 1 1 Usean toimialan käytössä 1 1 1 1 4 3 Yhteensä 16 2 1 5 24 8 Sähköinen asiointi, palvelualusta, nykytilanteen kartoitus ja palveluiden kerääminen yhteen Sähköinen arkistointi Potilastietojärjestelmien valtakunnalliset vaatimukset (mm. Kantahanke) HR- ja asianhallintajärjestelmien uusiminen ja hankinta Paikkatietojärjestelmien kokonaisuuden hallinta ja jatkokehitys Integraatiot (eritoten taloushallinto/kuntapro) Verkko ja sen kehittäminen Virtualisoinnin laajentaminen työasema- ja sovellusympäristöihin Palvelin- ja työasemaympäristön hallintajärjestelmät Kuntaliitosselvitysten mahdolliset jatkotoimet
ICT-kehittämiskohteita muista työryhmistä Sosiaali-ja terveystoimi Palkka- ja taloushallinto Opetus ja kulttuuri Tekninen toimi Omien tietojen käsittely ja yksilölliset hoito- ja palvelusuunnitelmat Järjestelmäliittymät yhteistyökumppaneille Joustavien asiointimahdollisuuksien hyödyntäminen, mm. sähköinen asiointi ja mobiilit palvelut Keskeisten henkilöstöprosessien sekä raportoinnin kehittäminen ja liittymä palkanlaskentaan Kiinteistönhoidon kaukovalvonta-järjestelmän kehittäminen Sähköiset palvelut varhaiskasvatuksessa Oppilaan osaaminen tiedon haussa ja soveltamisessa mm. digiylioppilaskirjoitukset Video- ja etäopetus, oppimisympäristöt Sähköisten tieto- ja lupapalveluiden kehittäminen Paperiarkistojen ylläpito ->earkistointi ja sähköinen mallintaminen Kaavoitukseen ja maankäyttöön liittyvien tietojen siirto Yleiset Verkon hyödyntäminen asukas- ja kumppanivuorovaikutuksessa Valtakunnallisten kuntalaisten sähköisten palvelujen käyttöönotto Yhteiset aloite- ja palautekanavat Palvelujen asiakastoiminta esim. asukasraadit ja käyttäjädemokratia Sähköisen viestinnän kehittäminen yleisesti: ulkoinen ja sisäinen 8
Kokonaisarkkitehtuuri ICT-muutostuki käytettävissä toteutusvaiheessa VM:n rahoittama konsultointi 19.5.2014 Henna Lempiäinen 9
Toiminnan kehittäminen KA-työllä Julki-ICT, valtakunnalliset ja kunnalliset periaatteet (SAVI, SADe, ) Hankintastrategiatyö Toimialojen ja ICT:n periaatteet Tietoverkkojen kehittämisen ja yhtenäistämisen strategia HR-järjestelmän kehittäminen Toimialojen ja ICT:n hallinnon periaatteet Asiakkaat End user categories Sisäiset työntekijät Ulkoiset työntekijät Pääsy ja yhteistyö (Sähköinen asiointi) Sosiaaliset yhteistyöpalvelut Prosessit ja toiminnanohjaus Palvelut Hanke-, Palvelu-, ja Sopimussalkun hallinnan viitearkkitehtuuri Tietopalvelut Teknologia-alusta Fyysiset tietovarannot Yritykset Sidosryhmät Partners Kuntalaiset Customers Viranomaiset Yhteiset asiointi palvelut Kokonaisprosessit Toimintapalvelut Palveluiden integrointi Infrastruktuuripalvelut Palvelut muille järjestelmille Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri Teknisen toimen ratkaisu-arkkitehtuuri Sähköisen arkistoinnin ratkaisuarkkitehtuuri Tietojärjestelmäpalvelut Integrointi/väyläratkaisut Tietoturva Kokonaisarkkitehtuurin ja tietojärjestelmien kehittämisen metodit Sähköinen tunnistaminen Sähköinen allekirjoitus Infrastruktuurin turvallisuus Asiakaskeskeisyys KA-kehitysprosessi JHS-suositukset Palvelukeskeisyys Ketterät menetelmät
Tietohallinnon organisoinnin kehittäminen Toimijakentässä Tietohallinto toimii asiakkaan tukena niin, että asiakkaan substanssitoiminnan tehtävät saavat riittävän tuen tietoteknisistä ratkaisuista. Tieto-hallinto Alue-vastaava Porin uusi malli? ICT-toimittaja Substanssiasiakas Toimialavastaava ICT-palveluntuottaja
ICT-palveluluettelo kehittämisjärjestyksessä ICT-arkkitehtuuripalvelut ICT-sopimusten ja hankkeiden hallinta Integraatiopalvelut Sähköinen asiointi ja viestintä Verkko- ja tietoliikennepalvelut ICT-kehittämispalvelut Tietoturvapalvelut Sovelluspalvelut Asiantuntija- ja konsulttipalvelut Hankinta, alihankkijoiden sopimuskäytännöt, tilaajapalvelut ja toimittajahallinta Käyttäjän tukipalvelut Työasema- ja laitepalvelut Konesali-, kapasiteetti- ja keskitetyt palvelut Koulutuspalvelut 12
ICT-palvelujen kehittäminen ICTarkkitehtuuripalvelut Yhteentoimivat järjestelmät Kustannustehokkuus Suunnitelmallisuus: yhteinen näkemys toimialoilla ja Uudessa kunnassa kehittämissuunnasta kokonaisarkkitehtuurimallit ICT-sopimusten hallinta Kustannustehokkuus ja päällekkäisten ratkaisujen välttäminen Sopimusaikataulujen ajantasainen valvonta Yhdenmukaiset sopimusmallit Verkko- ja tietoliikennepalvelut Yhdenmukaiset Dokumentoidut Kustannustehokkaat Esim. omat valokaapeliratkaisut Integraatiopalvelut Edellytyksenä tietojen siirrolle esim. sähköisen asioinnin ja asian hallinnan / sähköisen arkistoinnin kehittämiselle Raportointi ohjauksessa kokonaiskuvan saamiseksi kunnasta talous- ja henkilöstöhallinto Sähköinen asiointi A. Toiminta- ja asukaslähtöisyyys B. Yhden luukun periaate C. Olemassa olevien ratkaisujen käyttö D. Palveluvaihtoehtojen lisäys kokonaistaloudellisesti E. Hallittu toteutus 13
A: Toiminta- ja asukaslähtöisyyys Sähköisen asioinnin tavoitteena on tehostaa palveluja ja niiden tuottavuutta Palvelujen sähköistäminen tapahtuu toiminnasta lähtien palvelujen tuottajien ja tietohallinnon yhteistyönä Asukkaat/käyttäjät ovat mukana kehittämistyössä Suunnittelussa pyritään yksinkertaistamaan palveluketjuja 14
B: Yhden luukun periaate Kuntalaisille rakennetaan yksi paikka, jonka kautta on pääsy kaikkiin sähköisiin asiointipalveluihin sekä niiden käsittelytilan ja dokumentoinnin seurantaan Tunnistautuminen tapahtuu kertakirjautumisena Käyttöliittymissä pyritään yhdenmukaisuuteen ja sisällöissä selkeyteen ja ymmärrettävyyteen Tietoturvallisuus rakennetaan yhteisin säännöin Tietohallinto vastaa teknisistä ratkaisuista sisällöstä ja integroinneista 15
C: Olemassa olevien ratkaisujen käyttö Tuotepohjaiset ratkaisut Palvelujen digitalisoinnissa hyödynnetään ensisijaisesti valmiita ratkaisumalleja Palveluiden rakentamisessa käytetään aina, kun se on mahdollista valtakunnallisia tai alueellisia osia Tietohallinto hakeutuu verkostoihin, joissa voidaan jakaa uuden teknologian käyttöönotto- ja kehityskustannuksia 16
D: Palveluvaihtoehtojen lisäys kokonaistaloudellisesti Sähköisiä palveluja suunnitellaan yhteisin pelisäännöin kokonaisarkkitehtuuri huomioiden Palveluideoiden arviointi tehdään hyötyjen määrittelynä eri osapuolille, jonka näkökulmat ovat: 1. Taloudellinen hyöty 2. Kuntalaisten/asiakkaiden/sidosryhmien hyödyt 3. Toiminnan ja prosessien tehostumisen hyödyt 4. Osaamisen kasvun ja henkilöstön hyödyt Palveluiden toteuttamisjärjestys 1-3 vuotta eteenpäin määritellään Uuden kunnan tasolla tarvittaessa hankkeita yhdistäen 17
E: Toteutus tapahtuu hallitusti Projektointi Hankkeet toteutetaan yhdenmukaisin välinein ideoinnista loppuarviointiin asti Palvelujen toteutuksen laatukriteerit määritellään hankekohtaisesti verkkopalvelujen laatukriteeristöä soveltaen www.arviointityokalu.fi 18
Palvelujen yhteensovittaminen Sovelluspalvelut Pääkäyttäjien ja pääsuunnittelijoiden roolien selkeyttäminen Tietoturvapalvelut Keskitetty vastuu ICT-kehittämispalvelut Riittävä ja tarkoituksenmukainen resursointi 19.5.2014 Henna Lempiäinen 19
Synergiaetuja Kehittämistä kokonaisuutena osajärjestelmien sijaan Kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee Yhteisten toimintatapojen ja periaatteiden määrittely ja juurruttaminen tehostuu Järjestelmäkartta ja päällekkäiset ratkaisut vähenevät Järjestelmien jatkokehittäminen tehostuu Valtakunnallisten ratkaisujen nopea ja tehokas hyödyntäminen Toimittajahallinnan edellytysten paraneminen Laajempi hankintaosaaminen pienentää riskejä Volyymiedut Osaamisen jatkuvuuden ja resurssien riittävyyden hallinta paranee Kustannustehokkaampi palvelutuotanto 19.5.2014 Henna Lempiäinen 20