Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje Päivitetty 26.1.2010 Yleistä Ajoneuvotietopalvelulla voidaan hakea ajoneuvon tiedot reaaliajassa AKE:n ajoneuvorekisteristä ajoneuvokortille. Tämä ohje käsittelee 2010 versioita FuturSoftin ohjelmista. Palvelu toimii palvelinyhteyksien kautta AKE:n järjestelmiin. Liikenne tapahtuu https- suojattuna, lähes pankkitason salauksilla. Salaukset ja uudet yhteydet perustuvat AKE:n tietojärjestelmiin sekä vaatimuksiin, sekä henkilötietojen käsittelyyn, joka edellyttää tiukempia tietoturvavaatimuksia. Palvelun käyttö edellyttää AKE:n myöntämää yrityskohtaista käyttölupaa, jonka anomisesta FuturSoft on huolehtinut palvelun käyttäjille. Kyselyn hinta on 1,25 e/kysely ja kuukausimaksua ei ole. Tietojen täysimääräinen hyödyntäminen on rajoitettu 2010 täysversioon. Omistaja- ja haltijatiedot näytetään kuitenkin myös perusversiossa ruudulla. Halutun asiakkaan (omistaja / haltija 1 / haltija 2) automatisoitu perustaminen asiakaskortistoon on täysversion toiminto. Käyttöönotto Maksullinen ajoneuvotietopalvelu otetaan käyttöön FuturSoft Oy:stä tilattavilla tunnuksilla. Tilauksen yhteydessä toimitetaan Toiminnon rekisteröintikoodi ( käyttöönottotunnus ) Ajoneuvotietopalvelun osoite Ajoneuvotietopalvelun käyttäjätunnus Ajoneuvotietopalvelun salasana Käyttöönottotunnus syötetään ohjemaan seuraavalla tavalla: - Avataan valikko Asetukset - Sieltä Lisätoimintojen käyttöönotto - Kirjoitetaan hakukenttään esim. ajo, jolloin löytyy suoraan Ajoneuvotietopalvelu - Napsautetaan riviä tai painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön - Syötetään FuturSoftilta saatu rekisteröintikoodi. Jos ohjelma ei hyväksy koodia, ilmoita tarkka yritysnimi FuturSoftille uuden koodin saamiseksi. Koodi on aina yrityksen nimeen sidottu. - Poistutaan ruudulta Sulje- painikkeella. Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje - 1 -
Seuraavaksi syötetään tarvittavat asetukset. Tämä tapahtuu - Napsauttamalla valikosta Asetukset / Lisäasetukset / välilehdellä AKE. - Muutettavat kohdat ovat Ajoneuvotietopalvelun osoite ja Ajoneuvotietopalvelun tunnus, sekä salasana. - Ajoneuvotietopalvelun tunnus saadaan aina palvelun avauksen yhteydessä FuturSoftilta - Salasanaksi syötetään sama kuin käyttäjätunnus - Osoite on yleensä kuvassa näkyvä kysely.futursoft.fi, ellei toisin ohjeisteta - Kun asetukset tallennetaan OK:lla ja ohjelma käynnistetään uudelleen, ajoneuvotietopalvelu on käytössä. Ajoneuvotietojen haku Ajoneuvon tietoruudulla on kohta Asiakastiedoin. Kun se näkyy, tiedetään, että uudenmukainen AKE kysely on aktivoitu. TÄRKEÄÄ! AKE:N OMISTAJA- JA HALTIJATIETOJA SAA KYSYÄ VAIN ASIAKKAILTA, JOIDEN KANSSA ASIAKASSUHDE ON MUODOSTUNUT, ELI ASIAKAS TEHNYT ESIMERKIKSI TYÖTILAUKSEN. TIETOJA EI SAA KÄYTTÄÄ MARKKINOINTITARKOITUKSIIN. YRITYS ON VASTUUSSA, MIKÄLI AKE:N TIETOJA ON KÄYTETTY ESIM. MARKKINOINTITARKOITUKSIIN. Käyttäjältä vaaditaan ennen tietojen hakua ruudulla vakuutus asiasta. Muutoinkin yritystä sitoo AKE:n käyttölupa, jonka FuturSoft toimittaa ennen palvelun käyttöönottoa jokaiselle palvelun käyttäjälle kirjallisesti. Ellet ole saanut lupaa perille, ota yhteys FuturSoftiin. Täydet tiedot näytetään hierarkkisessa muodossa, puurakenteena, Lisätiedot 3- välilehdellä. Plus-painikkeesta avataan kaikki puun haarat näkyviin, ja Miinus- painikkeella pienennetään vain päävalikko näkyviin. Tietojen tulostaminen tapahtuu alareunan Tulosta AKE- tiedot painikkeella.. Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje - 2 -
Asiakastietojen hakeminen ja asiakkaan perustaminen Kun asiakastiedot kysytään, ja ne saadaan AKE:lta (ei ole esimerkiksi luovutuskieltoa), ohjelma kysyy ensin kysymyksen, perustetaanko asiakas ja linkitetäänkö se asiakkaaseen. Jos ajoneuvo on yrityskäytössä, sillä on aina erikseen haltija ja omistaja. Ajoneuvon asiakastietoja voi olla muitakin, esimerkiksi 2. haltija. Tällöin ohjelma näyttää nämä tiedot, ja kysyy mikä näistä perustetaan asiakkaaksi. Jos asiakasta ei haluta perustaa (löytyy esimerkiksi ennestään kortistosta), painetaan Peruuta. Kun valitaan joku rivi listalta, ohjelma tarjoaa tämän tiedot asiakkaan tietoruutuun, ja ruudulle voi sen jälkeen täydentää tiedot. Asiakas perustetaan kortistoon hyväksymällä tiedot OK:lla. Esimerkiksi henkilöasiakkailla AKE:lta tulee asiakkaan nimi kaikkine etunimineen, joten voi olla tarpeen muokata asiakkaan nimeä siltä osin. Jos asiakastietojen haku halutaan oletuksena päälle, tämä voidaan asettaa kohdasta Lisäasetukset AKE Ehdota asiakastietojen hakua oletuksena. Jos olemassa olevan asiakkaan tietoihin halutaan päivittää AKE:n osoitetiedot, tai korvata ajoneuvolle linkitetty asiakas AKE:lta tulevalla asiakkaalla, voidaan asiakastietojen hakua käyttää myös, vaikka ajoneuvolle on merkittynä asiakas. Tällöin ohjelma näyttää valintana osoitetietojen päivittämisen tai uuden asiakkaan lisäämisen, valikosta valittavaa haltijaa/omistajaa koskien. Vanhojen tietojen poistaminen AKE:n käyttöehtojen mukaan kaikki muut tiedot, paitsi erikseen nimetyt keskeiset tiedot, pitää poistaa tietokannasta. Tällöin jos avataan ajoneuvon tietoruutu, jonka tiedot on haettu yli 14 vrk ennen, ohjelma kysyy seuraavasti: Tietojen poistaminen (ja käyttöehtojen noudattaminen) on käyttäjän vastuulla. Poistaminen poistaa kaikki Lisätiedot 3- välilehden tiedot (välilehteä ei näy enää sen jälkeen) sekä ajoneuvon Lisätiedot- välilehdellä olevat katsastuspäivä, vakuutusyhtiö, rengasmalli ja rekisteriotteen jnro- kentät, käyttöehtojen mukaisesti. Kuitenkin, jos ohjelma havaitsee että näissä kentissä on jotakin muuta tietoa, kuin AKE:lta tulleet tiedot, poistamiseen kysytään erikseen varmistus. Tämä on tehty, jotta käsin kirjatut tiedot eivät häviä. AKE:lta haetut asiakastiedot saa käyttöehtojen mukaan tallentaa pysyvästi, kunhan asiakassuhde on muodostunut. Ellei tietoja poisteta, näyttää ohjelma hyvin näkyvästi suurella punaisella tekstillä, että tiedot on poistettava. Vanhentuneiden tietojen poistaminen kaikki kerralla Kaikki yli 14 pv vanhat AKE- tiedot voidaan poistaa ajoneuvojen hallintaruudun alareunasta löytyvällä toiminnolla. Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje - 3 -
Ajoneuvotietopalvelun käyttö työmääräysruudulla Korjaamotoimintojen yhteydessä ajoneuvotietopalvelun käyttäminen tapahtuu seuraavasti: Kun syötetään asiakkaan rekisterinumero sille varattuun kenttään ja ajoneuvon tietoja ei löydy, ohjelma kysyy, siirrytäänkö ajoneuvon lisäämiseen. Siellä syötetään rekisterinumero ja painetaan painiketta AKE-tiedot. Ajoneuvon tiedot haetaan AKE:lta, jossa kestää joitakin sekunteja. Tiedot tulevat ruudulle. Tiedot tallennetaan normaaliin tapaan OK painikkeella. Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje - 4 -
Ajoneuvotietopalvelun käyttö kassamyynnissä Seuraava toiminto vaatii toimiakseen 2010 version täysversion tai 2005 version Plus- toiminnot. Perusversiossa ajoneuvorekisterin käsittely ei ole mahdollista myyntiruudussa. Myyntiruudussa valitaan ensin asiakas, tämän jälkeen napsautetaan hiiren oikealla painikkeella nimen kohdalla, jolloin avautuu ponnahdusvalikko. Valikossa ovat mm. toiminnot Asiakkaan ajoneuvo(t) ja Lisää ajoneuvo. Näillä toiminnoilla voidaan näyttää ja lisätä asiakkaan ajoneuvoja. Jos kyseessä on uusia ajoneuvo, voidaan painaa joko suoraan Lisää ajoneuvo tai selausruudulta Lisää painikkeella. Tällöinkin syötetään rekisteri ja napsautetaan AKE-tiedot. Tiedot voidaan sitten tallentaa OK:lla jolloin ne seuraavalla kerralla löytyvätkin esim. yllä olevan valikon kohdasta Selaa ajoneuvoja tai Asiakkaan ajoneuvot. Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje - 5 -
Ajoneuvotyypin valitseminen Koska AKE:sta johtuen eri ajoneuvotyypeillä voi joissakin tapauksissa olla sama rekisteri, esimerkiksi autolla ja moottoripyörällä, voidaan ennen kyselyä valita, mistä ajoneuvotyypistä kysely tehdään. Tällä siis ehkäistään virheellisiä kyselyitä. Tämä toimenpide kannattaa siis tehdä jos kysytään muuta ajoneuvoa kuin autoa. Valitse ajoneuvolaji painamalla Apu painiketta. Tällöin avautuvasta valikosta valitaan ajoneuvolaji. Napsauta hiiren vasemmalla painikkeella halutun ajoneuvolajin päällä. Tämän jälkeen suorita itse haku normaalisti. Tietojen päivittäminen AKE- tiedot painikkeen oikealla puolella olevasta Apu- valikosta löytyy toiminto Päivitä tiedot AKE:sta, jolla voidaan hakea uusimmat tiedot olemassa olevasta ajoneuvosta. Lisätietoja FuturSoft Lars Sonckin Kaari 16 00260 Espoo Vaihde 0207-288 730 Fax 0207-288 731 Helpdesk 0600-9-4044 mailto: helpdesk@futursoft.fi http://www.futursoft.fi Ohjeen versiohistoria Muutospäivä Tekijä Muutos 26.1.2010 MK Lisätty salasanan lisääminen käyttöönottoon ja pieniä korjauksia 27.11.2009 MK Muokattu - uudistuneet haltijan tiedot haku ominaisuudet, sekä ala- ja yläviitettä ja lisätty lisätietoja osio Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje - 6 -