Ehdotus rahoitusmalliksi ja kustannusten arvioinnin perusteet Aluekierros, elokuu 2013 Finanssineuvos Teemu Eriksson / Ylitarkastaja Mikko Saarinen
Rahoitusjärjestelmän tarkoituksesta VALTION VIRANOMAISET Maksavat kunnille korvausta palveluiden tarjoamisesta Tarjoavat asiakaspalveluita kansalaisille valtion puolesta KUNNAT Kunnan, valtion (ja muiden toimijoiden) palveluja kansalaisille yhdeltä luukulta KANSALAISET / ASIAKKAAT Rahoitusjärjestelmän tehtävänä on varmistaa, että - toimintamallia perustettaessa siirrettävät työmäärä ja resurssit ( ) vastaavat lähtökohtaisesti toisiaan - valtiolta kunnille siirrettävät resurssit reagoivat jatkossa palvelutoiminnassa tapahtuviin muutoksiin - järjestelmä kannustaa eri toimijoita taloudelliseen toimintaan 2
Kustannusten muodostuminen Uusien yhteisten asiakaspalvelupisteiden kustannukset vuosittain ( ) Uuden yhteisen asiakaspalvelun investointi- ja muut toimeenpano- ja ylläpitokustannukset vuosittain ( ) Kunnille omista asiakaspalvelupisteistä koituvat kustannukset vuosittain ( ) Asiakkaille asioinnista koituvat kustannukset vuosittain (tuntia) Valtion toimijoille (ml. Kela) omista asiakaspalvelupisteistä koituvat kustannukset vuosittain ( ) Uuden järjestelmän mukaiset asiakaspalvelun kokonaiskustannukset vuosittain Nykyisen mallin mukaisista yhteispalvelupisteistä eri toimijoille koituvat kustannukset 3
Rahoitusjärjestelmä: yhdistelmämalli Rahoitusjärjestelmänä on ns. yhdistelmämalli, joka koostuu perusosasta ja suoriteosasta Perusosalla korvataan pääosin kiinteitä kustannuksia ja se hallinnoidaan keskitetysti Vuokrat, tietoliikenne, varusteet, sähkö, koulutus, yms. Suoriteosalla korvataan suoritteen antamiseen liittyviä muuttuvia kustannuksia ja se maksetaan toimijoiden toimintamenoista Työaikaperusteinen korvaus 4
Perusosa Rahoitusjärjestelmä: perusosa Toimitilojen mitoituksen mukaiset kohtuulliset toimitilakulut Etäpalvelulaitteiston ylläpitokustannukset Asiakaspalvelujärjestelmän, ajanvarausjärjestelmän, kassajärjestelmän ja yleisten tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien käytön kustannukset Kustannusten jakautuminen toimijoittain määrittyy asiakaspalvelutapahtumien määrän ja luonteen perusteella Valtion maksama perusosa määritellään ja maksetaan keskitetysti 5
Rahoitusjärjestelmä: suoriteosa Suoriteosa Kunnan antamat, muiden toimijoiden suoritteet Suoritteet hinnoitellaan niihin kuluvan välittömän ja välillisen työajan mukaan Neuvontasuoritteet Hinnoitellaan kolmeen ryhmään Alle 3 min, 3 8 min ja yli 8 min Mahdolliset oheispalvelut sopimuksen ja laskutuksen mukaan Tulkkaus, toimitilojen vuokraus, yms. 6
Rahoitusjärjestelmä: mistä määrärahat? Valtion talouden kehyksen kasvattaminen on vaikeasti perusteltavissa ja hankkeessa tehdyt laskelmat osoittavat, että yhteinen asiakaspalvelu on merkittävästi taloudellisempi kuin nykyinen järjestelmä. Uusi yhteinen asiakaspalvelu vapauttaa toimijoilta toimitila- ja henkilöstöresursseja keskittämällä vähenevää käyntiasiointia yhteisiin pisteisiin. Substanssityön organisointi voidaan eriyttää asiakaspalvelupisteiden sijainnista. Yhteinen asiakaspalvelu hajauttaa toimijoiden toiminnallista ja taloudellista riskiä palvelutarjonnan rakenteellisessa murroksessa, kun uusia palvelukanavia ja -innovaatioita syntyy. 7
Rahoitusjärjestelmä: määrärahojen budjetointi Valtion toimijoiden perusosan maksuosuudet kerätään keskitetylle momentille Suoritekorvaukset seuraavat kysynnän muutoksia ja budjetoidaan kunkin toimijan toimintamenomomentille Investoinnit tulisi rahoittaa osallistuvien viranomaisten toimintamenomäärärahojen ulkopuolisella rahoituksella Katetaan toiminnasta myöhemmin syntyvillä säästöillä 8
Rahoitusjärjestelmä: seuranta Eritellään maksuttomaan neuvontaan ja maksullisiin suoritteisiin liittyvät kustannusten korvaukset Seurataan korvauksien ja kustannusten kertymistä sekä niiden vastaavuutta Alkuvaiheen korvausten perusteena olevat suoritehinnat määritetään mallintamalla, myöhemmin työajanseurannan toteutumaan perustuen 9
Asiakaspalvelupisteiden mitoitus: uuden pisteen kysynnän arvioinnin lähtökohdat Valtion palveluiden kysyntä arvioitiin pisteen vaikutusalueen asukasluvun mukaan Kunkin pisteen vaikutusalue määriteltiin asiointitietojen avulla Kunnan palveluiden kysyntä arvioitiin järjestävän kunnan asukasluvun mukaan Pisteen tilat, varusteet ja henkilöstö määritettiin kysynnän mukaan 10
Asiakaspalvelupisteiden mitoitus: kysynnän kehitys tulevaisuudessa Laskelmat tehtiin käyttämällä kahta eri skenaariota käyntiasioinnin tulevasta vähentymisestä sähköisen asioinnin ja muun prosessien kehittämisen myötä Skenaario 30%, jossa käyntiasiointivolyymin oletetaan vähentyvän 30% tulevaisuudessa Skenaario 50%, jossa vähennyksen oletetaan olevan 50% Molemmat skenaariot laskettiin myös malleilla, joissa on huomioitu Kelan sopimusperusteinen erityisasema 11
Asiakaspalvelupisteissä tarvittava henkilöstö ja toimitilat Tarvittavien henkilötyövuosien määrä arvioitiin kysynnän, keskimääräisen asiointitapahtuman keston ja palveluneuvojan tehollisen työajan perusteella Toimitilojen vaadittu koko määriteltiin yhteispalvelutilojen suunnitteluohjeistuksen mukaan 12
Käyttö- ja ylläpitokustannukset: henkilöstö Henkilöstökulut Henkilötyövuosien määrä mitoitettiin arvioidun kysynnän, tehollisen työajan ja taustatyövähennyksien perusteella Laskelmien palkkataso 2200 /kk määriteltiin haastattelujen, kyselyiden ja tilastokeskuksen tilastojen tietoja vertailemalla Henkilösivukulujen kertoimeksi määriteltiin selvitysten ja saatavilla olleen vertailutiedon perusteella 1,55, sisältäen pakolliset ja vapaaehtoiset henkilösivukulut Henkilötyövuoden kustannus täten 40 920 /v 13
Käyttö- ja ylläpitokustannukset: toimitilat Toimitilat Kiinteistövuokrien määrittelyssä käytetty valtion toimijoiden toteutuneita kustannuksia Vuokratasoa määritti pääosin kuntakoko Luotiin viisiportainen asteikko kuntakoon vaihtelulle, johon kunnat sijoitettiin asukaslukujen mukaan 14
Käyttö- ja ylläpitokustannukset: tietojärjestelmät Tietojärjestelmäkustannukset Tietojärjestelmäkustannuksien tasoksi määriteltiin 10 000 /henkilötyövuosi Kustannuksiin sisällytetty eräitä kertaluonteisia hankintaeriä Ajallinen ja paikallinen vaihtelu todennäköistä 15
Asiakaspalvelupisteiden investointikustannukset Investointikustannuksiin laskettiin remontointikustannukset ja perehdytyskoulutuksen kustannukset 164 kunnan mallin kertaluonteiset investointikustannukset olisivat kysynnästä riippuen 73,8 57,1 miljoonaa euroa 129 kunnan mallin kertaluonteiset investointikustannukset olisivat kysynnästä riippuen 38,1 27,9 miljoonaa euroa 16
Kokonaistaloudellisuuden tarkastelu: nykyjärjestelmän kustannukset Nykyjärjestelmän asiakaspalvelun kustannukset 266 miljoonaa euroa vuodessa Valtio 155 miljoonaa euroa Kunnat 111 miljoonaa euroa Sähköisen asioinnin kehittäminen vähentää käyntiasiointia tulevaisuudessa, mikä synnyttää tyhjäkäyntiä ja ylimääräisiä seiniä, resurssien vajaakäyttöä 17
Kokonaistaloudellisuuden tarkastelu: uuden järjestelmän käyttökustannukset 164 kunnan mallin uusien asiakaspalvelupisteiden enimmäiskustannukset Vuotuiset käyttökustannukset 70,6 50,7 miljoonaa euroa kysynnän määrästä riippuen 129 kunnan mallin uusien asiakaspalvelupisteiden enimmäiskustannukset Vuotuiset käyttökustannukset 33,1 23,8 miljoonaa euroa kysynnän määrästä riippuen 18
Kokonaistaloudellisuuden tarkastelu: säästöpotentiaali Yhteinen käyntiasiointipalvelu kustannustehokkaampi järjestelmä Vuotuiset kustannukset laskisivat vuoden 2011 266 miljoonasta eurosta noin 100 miljoonaan euroon Säästöpotentiaalin hyödyntäminen edellyttäisi päällekkäisten rakenteiden ainakin osittaista purkamista Palvelut olisivat saatavissa nykyistä kattavammin niiden järjestämisestä aiheutuvien kustannusten samalla pienentyessä 19