Finanssi ry Viestintästrategia 20.08.2012 Heidi Kippola Vili Koistinen Anna Ikäheimo Lauri Tenhunen
Sisällysluettelo 1. Viestintästrategian lähtökohdat... 1 2. Tavoitteet viestintästrategialle... 2 3. Sisäinen ja ulkoinen viestintä... 4 4. Sisäinen viestintä... 7 4.1. Viestintä päättävien elinten välillä... 7 4.2. Viestintä jäsenistölle... 7 4.2.2. Finanssin kotisivut... 10 4.2.3. Facebook... 12 4.2.4. Egonomi... 13 4.2.5. Intranet... 13 4.2.6. Tenttiarkisto... 13 4.2.7. Kuvat.fi-sivusto... 13 4.2.8. Tapahtumista ilmoittaminen eri viestintäkanavissa... 14 5. Ulkoinen viestintä... 16 6. Sekä ulkoista että sisäistä viestintää... 17 6.1. LinkedIn-sivusto... 17 6.2. Twitter... 17
1 1. Viestintästrategian lähtökohdat Oulun kauppatieteiden ainejärjestö Finanssi ry:n tärkein tehtävä on jäsenistönsä edun ajaminen. Viime vuosina Finanssin jäsenmäärä on moninkertaistunut ja tällä hetkellä jäsenistöä on noin 1500. Jäsenistön määrän kasvaminen on myös nostanut esille tarpeen viestintästrategialle. Viestintästrategian suurimpana ja tärkeimpänä tehtävä on auttaa ainejärjestöämme tavoittamaan jäsenistön entistäkin tehokkaammin ja selkeämmin. Nykyään sosiaalinen media tarjoaa monia eri vaihtoehtoja viestimiseen. Sähköposti, kotisivut ja Facebook ovat tällä hetkellä tärkeimmät viestintäkanavat ainejärjestössämme. Tällä hetkellä viestintä eri kanavissa on hyvinkin vaihtelevaa ja monesta asiasta viestintä on päällekkäistä. Entuudestaan Finanssilla ei tämän kaltaista viestintästrategiaa ole ollut vaan luoda kokonaisvaltaisen strategian Finanssin viestintään niin jäsenistölleen kuin ulkopuolelle eri yhteistyökumppaneille.
2 2. Tavoitteet viestintästrategialle Finanssin viestintästrategian ensisijaisena tavoitteena on tuoda loogisuutta tämän hetkiseen tiedottamiseen. Tällä hetkellä ei ole minkäänlaista pitkäaikaista suunnitelmaa, siitä mistä tiedotetaan, milloin ja missä. Samalla kuin Finanssin jäsenmäärä kasvaa, tulee myös viestintään kiinnittää entistä enemmän huomiota. Tämä myös tukee ajatusta viedä Finanssin toimintaa ammattimaisempaan suuntaan. Finanssilla on tällä hetkellä 12-henkinen hallitus ja 9 toimikuntaa. Haluamme määrittää tässä strategiassa kanavan, jonka kautta jäsenistön on helppo seurata hallituksen ja toimikuntien toimintaa. Pyrkimyksemme on tehdä toiminnastamme entistäkin läpinäkyvämpää ja avoimempaa. Myös kansainvälisten vaihto-opiskelijoiden ja tutkinto-opiskelijoiden määrä on lisääntynyt ja tulee tulevaisuudessakin lisääntymään. Ulkomaalaiset opiskelijat ovat tasa-vertaisia Finanssin jäseniä ja siksi on oikeudenmukaista että viestinnässä otetaan heidät huomioon. Viestintästrategian yksi tavoite onkin linjata missä kanavassa, kuinka usein ja mistä asioista tiedotetaan myös englanniksi. Kolme tärkeintä tavoitetta viestintästrategialle: 1) Loogisuus tiedottamiseen; mitä tiedotetaan missäkin eri tiedotuskanavassa. Pyrimme siihen, että jäsenistön on helppo ja nopea löytää tarvitsemansa tieto Finanssin toiminnasta ja tapahtumista.
3 2) Saada viestinnän avulla hallituksen ja toimikuntien toiminnasta entistäkin läpinäkyvämpää. 3) Luoda selkeä suunnitelma kansainvälisestä viestimisestä.
4 3. Sisäinen ja ulkoinen viestintä Olemme jakaneet Finanssin viestinnän sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Sisäiseen viestintään kuuluu niin kutsuttujen päättävien elinten keskinäinen viestintä. Päättäviin elimiin laskemme mukaan hallituksen, toimikunnat, kylteriyhdyshenkilön, projektihenkilöt ja muut vastaavat tahot, jotka ovat mukana Finanssin päätöksenteossa. Tässä strategiassa pureudumme kuitenkin edellisten tahojen välisen viestinnän sijaan enemmän päättävien elinten ja Finanssin jäsenten väliseen viestintään. Finanssin jäseniä ovat kaikki ne opiskelijat, jotka suorittavan kauppatieteellistä tutkintoa Oulun yliopiston taloustieteiden tiedekunnassa ja ovat suorittaneet jäsenmaksun. Ulkoinen viestintä on puolestaan viestintää Finanssin eri yhteistyökumppaneille. Ulkoiseen viestintään kuuluukin huomattavasti suurempi ja hajanaisempi joukko eri viestinnän kohderyhmiä kuin sisäiseen viestintään. Taloustieteiden tiedekunta on yksi tärkeimmistä ulkoisen viestinnän ryhmistä. Erityisesti Finanssin edunvalvonta on paljolti riippuvaista siitä millaista on taloustieteiden tiedekunnan ja Finanssin välinen viestintä. Joko suoraan tai taloustieteiden tiedekunnan kautta on myös Oulun Yliopiston ja Finanssin välinen viestintä ulkoista viestintää. Toinen tärkeä ulkoisen viestinnän ryhmä ovat Finanssin yhteistyöyritykset. Yhteisyöyritykset voidaan jakaa jo yhteistyötä tekeviin yrityksiin ja potentiaalisiin uusiin yhteistyöyrityksiin. Yhteistyöyritykset jollain muodoin sponsoroivat ja tukevat Finanssin toimintaa.
5 Suomen ekonomiliitto SEFE ja sen paikallisyhdistys Oulun Ekonomit ovat tärkeitä yhteistyökumppaneita Finanssille. Myös nämä tahot kuuluvat ulkoiseen viestintään. Lisäksi Oulun yliopiston ylioppilasliiton eli OYY:n ja Finanssin välinen viestintä on ulkoista viestintää. Katsomme ulkoiseen viestintään kuuluvaksi myös viestinnän potentiaalisille uusille jäsenille. Finanssille tällä hetkellä tärkein paikka viestiä tälle kohderyhmälle on Finanssin järjestämän valmennuskurssin kautta. Muutama Finanssin käyttämä viestintäkanava jakaa tietoa sekä Finanssin sisäisille että ulkoisille viestintäryhmille. Tällaisia kanavia ovat Twitter ja LinkedIn-sivusto.
6 Kuvio Finanssin sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä Taloustieteiden tiedekunta Oulun Yliopisto Yritykset - - Nykyiset yhteistyökumppanit Mahdolliset tuleva yhteistyökumppanit SISÄINEN VIESTINTÄ Finanssin päättävät elimet - hallitus - toimikunnat - Kylli, projektihenkilöt, yms Finanssi ry:n jäsenistö Suomen Ekonomiliitto eli SEFE Oulun Ekonomit Oulun yliopiston ylioppilaskunta OYY Potentiaaliset uudet jäsenet
7 4. Sisäinen viestintä 4.1. Viestintä päättävien elinten välillä Viestintä päättävien elinten välillä tulee olla selkeää ja loogista. Jokainen hallituskokoonpano on vastuullinen päättämään loogisimman ja selkeimmän tavan viestimiseen. Viestinnässä tulee pyrkiä toiminnan jatkuvuuden takaamiseen. 4.2. Viestintä jäsenistölle 4.2.1. Viikkotiedote ja sähköpostilista Viikkotiedote ilmestyy kerran viikossa jokaisen finanssilaisen sähköpostiin. Viikkotiedotteeseen on nimensä mukaisesti koottu kaikki tärkeät tapahtumat ja päivämäärät, mitä tulevalla viikolla tulee tapahtumaan. Viikkotiedote toteutetaan tällä hetkellä uutiskirjemäisessä muodossa. Viikkotiedotteessa toistuu viikosta toiseen tietty jaottelu. Viikkotiedotteessa asiat on kerrottu lyhyesti ja ytimekkäästi ja lisätietoa tapahtumaan on esimerkiksi nettilinkin alla. Halutessaan jäsenen on mahdollista muuttaa asetuksia niin ettei hän saa ollenkaan viikkotiedotetta, mutta kuitenkin säilyy finanssilaiset sähköpostilistalla. Olemme pyrkineet lisäämään viikkotiedotteen painoarvoa sen uusitulla ulkoilmeellä. Lisäksi pyrimme vähentämään Finanssin jäsenistön sähkölistalle tulevan sähköpostin määrää ja tiedottamaan sähköpostin välityksellä tapahtumista ainoastaan viikkotiedotteen välityksellä. Vain kiireisimmissä asioissa, jotka eivät ehdi seuraavan viikon viikkotiedotteeseen voidaan lähettää erikseen sähköpostia.
8 Sähköpostilista on tällä hetkellä yksi tärkeimmistä viestimiskanavista. Jokainen Finanssin jäseneksi liittynyt liitetään finanssilaiset-sähköpostilistalle. Kuka tahansa Finanssin jäsen pystyy lähettämään tälle listalle sähköpostia. Listan kautta pystymme siis tavoittamaan suuren joukon Finanssin jäseniä yhdellä sähköpostilla. Sen seurauksena on kuitenkin se, että sähköpostilistalle tulee paljon sähköpostia, joka koskee vain murto-osaa vastaanottajista. Tästä syystä pyrimme muuttamaan viestintää suuntaan, jossa tieto olisi kohdennettu paremmin juuri siitä haluaville. Tämä onnistuu parhaiten siirtämällä tietoa esimerkiksi kotisivuille ja Facebook-sivustolle. Sähköpostilistalle tulevat viestit tulevat kulkemaan hallituksen määräämään henkilön kautta. Henkilö voi olla esimerkiksi sihteeri tai viestintävastaavan. Viestit siis eivät enää mene suoraan listalle vaan ne tarkistetaan, ennen listalle tulemista. Seuraavassa on luokiteltu miten seuraavanlaisten sähköpostilistalle tulevien viestien kohdalla toimitaan syksystä 2012 eteenpäin. Halutaan myydä, ostaa tai vuokrata asuntoa Jäsenistön etuihin kuuluu, että hän voi ilmoittaa asunnon tarpeesta, vuokraamisesta tai myymisestä sähköpostilistalle. Siksi nämä viestit tulevat edelleen listalle. Juhlissa kadonneet tavarat Isompien tapahtumien, kuten vuosijuhlien tai vapun, jälkeen kadonneiden tavaroiden sähköpostiviestittely on ollut runsasta. Tästä johtuen juhlissa kadonneita tavaroita ei enää päädy sähköpostilistalle. Juhlista kadonneet
9 tavarat kootaan tiettyyn paikkaa kiltahuoneella, josta niitä voi juhlien jälkeen käydä katsomassa. Arvotavarat säilytetään kiltahuoneen takahuoneessa, josta niitä voi pyytää hallituksen jäseniltä. Luentomuistiinpanojen kysyminen Luentomuistiinpanoja kysellään aina silloin tällöin sähköpostilistalla. Myös nämä sähköpostiviestit katsoimme jäsenetuudeksi kuuluvaksi ja siksi myös tulevaisuudessa voi luentomuistiinpanoja kysyä finanssilaisten - sähköpostilistan välityksellä. Tapahtumat Vain yksityishenkilönä finanssin jäsen voi ilmoittaa järjestämästään tapahtumasta sähköpostilistan kautta. Jos henkilö edustaa yhteisöä, ei hän enää pysty mainostamaan järjestämäänsä tapahtumaa sähköpostilistan välityksellä. NESU-tapahtumat NESU-tapahtumat siirretään kotisivulle. Kotisivuilta löytyy oma välilehti NESU tapahtumille, jonne päivitetään kaikki NESU-tapahtumat ympäri suomea. Vain NESU-Finanssin järjestämistä tapahtumista tiedotetaan viikkotiedotteessa. Nämä muutokset totetutetaan vuoden 2013 alussa. Työ- ja harjoittelupaikat Siirtyvät tulevaisuudessa kotisivuille. Työpaikat välilehdelle päivittyvät siis kaikki työ- ja harjoittelupaikat, joista tiedekunta on aiemmin tiedottanut sähköpostilistalla.
10 Osassa Finanssin ja yritysten välisissä sopimuksissa on luvattu, että yritys saa mainostaa Finanssin sähköpostilistalle. Tällä hetkellä yritykset eivät kuitenkaan ole osoittaneet suurta kiinnostusta heille tarjottuun mahdollisuuteen. Mikäli yrityksiltä saapuva sähköpostimäärä lisääntyy tulevaisuudessa, voidaan yrityksille luoda oma sähköpostilista, josta jäsen pystyy halutessaan eroamaan ilman että hän putoaisi kokonaan finanssilaiset -sähköpostilistalta. Hallituksen viestintä sähköpostilistalle on pääosin sekä suomeksi että englanniksi. Ainoastaan sellaisista asioista, joihin kansainvälisillä opiskelijoilla ei ole mahdollisuutta osallistua tai vaikuttaa, voidaan viesti kirjoittaa ainoastaan suomeksi. Jos viesti on kaksikielinen, merkitään otsikon alkuun kirjaimet [ENG]. Viesti kirjoitetaan ensin suomeksi, jonka jälkeen englanniksi. Viestin alkuun kirjoitetaan esimerkiksi kansainvälinen opiskelija huomaa että suomenkielisen informaation jälkeen löytyy tietoa myös englannin kielellä. 4.2.2. Finanssin kotisivut Finanssin kotisivut nousevat yhdeksi tärkeimmäksi viestintäkanavaksi Finanssin viestinnässä. Uudet kotisivut julkaistiin heinäkuussa 2012 ja olemme halunneet lisätä sivujen käytettävyyttä ja parantaa sivujen visuaalista ulkoilmettä. Kotisivuilta jäsenistön on helppo perehtyä Finanssiin ja sen toimintaan. Kotisivuilta löytyy monipuolisesti tietoa Finanssista, tulevista tapahtumista ja esimerkiksi yhteistyökumppaneista.
11 Yksi tärkeimmistä osista kotisivuja on niin kutsuttu Google-kalenteri, jonne päivitetään kaikkien Finanssin järjestämien tapahtumien päivämäärät ja kellonajat. Kalenteri löytyy kotisivujen etusivulta ja sen voi myös ladata omaan puhelimeen. Kalenterin tarkoituksena on koota kaikki tapahtumat yhteen paikkaan. Tämän vuoksi jäsenistön on helppo tarkistaa kalenterista yhdellä kertaa tulevien tapahtumien päivämäärät ja kellonajat. Muutoksena vanhoihin kotisivuihin, olemme lisänneet nettisivujen etusivulle Työpaikat linkin, jota klikkaamalla löytää kaikkia työ- ja harjoittelupaikat, jotka ennen ovat tulleet sähköpostilistalle. Pyrimme tällä muutoksella vähentämään sähköpostiin tulevan postin määrää ja kohdentamaan viestintää oikealle kohderyhmälle. Muutoksen myötä vain se osa jäsenistöstä, joka on kiinnostunut saamaan tietoa työ- ja harjoittelupaikoista voi löytää tiedon nettisivuilta. Myös NESU:n (nordiska ekonomie studerande unionin) viestintä keskittyy nettisivuille. Uusituilla nettisivuilla on oma välilehti, jonne päivittyy ajankohtaista tietoa NESU:n tapahtumista ympäri suomea. Tällä pyrimme jälleen vähentämään sähköpostin määrää jäsenistölle ja kohdentamaan tietoa, sellaiselle osalle jäsenistöä joka on kiinnostunut saamaan tietoa NESU:n järjestämistä tapahtumista. Myös Oulun Yliopiston Ylioppilaskunnan tiedotus tapahtuu kotisivujen kautta. Kerran kuussa TeTa:N eli Tekniikan ja talouden ryhmänjohtaja kirjoittaa lyhyen infon siitä missä Ylioppilaskunnassa mennään tällä hetkellä. Kotisivuilla on oma osio englannin kielellä. Englanninkielinen sivusto on hieman suppeampi kuin suomenkielinen, mutta sieltä löytyy kaikki olennaisin
12 tieto sekä vaihto- että tutkinto-opiskelijoille. Sivustolta löytyy tietoa Finanssista, jäseneduista, jäseneksi liittymisestä sekä ajankohtaisista tapahtumista. 4.2.3. Facebook Facebook on noussut yhdeksi suosituimmaksi sosiaalisen median muodoksi viimeisien vuosien aikana. Myös Finanssi on ja näkyy Facebookissa. Pyrimme kuitenkin ylläpitämään asialinjan myös Facebookissa. Finanssin sivujen ylläpitäjien tekemät päivitykset ja kommentit ovat asiallisia ja niiden perään kirjoitetaan kuka päivityksen on tehnyt. Lisäksi Facebook sivuille lisätyt kuvat on otettu erilaisista asia- tai kulttuuritapahtumista. Muut kuvat löytyvät kuvat.fi-sivustolta, jonne jokaisella finanssilaisella on vapaa pääsy. Osasta tapahtumista kuten vaikkapa pikkujouluista, Rukan reissusta, VVVristeilystä ja vappuviikosta luodaan oma tapahtuma. Tapahtuma-sivulta jäsenistö pystyy saamaan ajankohtaista tietoa. Myös Facebookin kautta tapahtuvassa viestinnässä otetaan kansainväliset opiskelijat huomioon. Jokainen tapahtuma kirjoitetaan sekä englanniksi että suomeksi. Jotta mahdollisimman moni kansainvälinen opiskelija huomaisi myös englanninkielisen infon, kirjoitetaan aina ensin englanninkielinen info, jonka jälkeen vasta suomeksi. Tämä koskee sekä päivityksiä Finanssin omalle sivulle, että luotujen tapahtumien tapahtumakuvauksia. Biletiimi on Finanssin alainen vapaamuotoinen tiimi, joka on apuna tapahtumien järjestämässä. Biletiimin ilmettä pyritään uudistamaan ja syksyllä
13 2012 biletiimille avataankin oma Facebook-sivu, jonne Biletiimiin kuuluvat voivat liittyä. 4.2.4. Egonomi Egonomi on Finanssin oma jäsenlehti, joka ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Egonomista vastaa sen päätoimittaja. Egonomi on vapaamuotoinen lehti, jossa päätoimittajan kädenjälki saa näkyä. Ainoastaan uuden hallituksen ja uusien toimikuntien esittely ja vuosikalenteri ovat palstoja, jotka toistuvat Egonomissa vuodesta toiseen. Myös tiedekunnalle Egonomi on hyvä viestintäkanava ja siksi pyrimme osallistamaan tiedekuntaa Egonomin tekoon. 4.2.5. Intranet Intranet on ainakin vielä toistaiseksi yksi Finanssin viestintämuodoista. Intranetin kautta löytyvät hallituksen ja toimikuntien pöytäkirjat. Intranetin kautta on lisäksi mahdollista ilmoittautua Finanssin järjestämiin tapahtumiin ja osallistua lyhyisiin kyselyihin. Intranetin merkitystä Finanssin viestinnässä pyritään vähentämään sen vaikea hallinnoinnin vuoksi. 4.2.6. Tenttiarkisto Tenttiarkistolle luodaan oma sivusto, jonne kaikki tentit vuodesta 2007 eteenpäin arkistoidaan. Tenttiarkisto löytyy osoitteesta finanssi.org/exams. Vanha tenttiarkisto tullaan poistumaan intranetistä. 4.2.7. Kuvat.fi sivusto
14 Kuvat.fi-sivusto on nettisivu, jonne jokaisella finanssilaisella on vapaa pääsy. Päästäkseen katsomaan kuvia, tulee palveluun kirjautua. Salasanasta on tiedotettu sähköpostitse ja se on yleisesti tiedossa. Kuvat.fi-sivustolla kuvien ei tarvitse olla yhtä asialinjaa noudattavia kuin vaikkapa Facebookissa. Kuvat sivustolla eivät saa olla ketään loukkaavia tai nöyryyttäviä. Finanssin jäsen pystyy halutessaan pyytämään poistamaan kuvan, jossa hän esiintyy. 4.2.8. Tapahtumista ilmoittaminen eri viestintäkanavissa Pyrimme viestinässämme viestimään tapahtumista entistä varhaisemmassa vaiheessa. Raamit tapahtumista viestimiselle ovat seuraavat: Yhtä kuukautta ennen tapahtumaa on tapahtuman päivänmäärä tiedossa. Tästä viestimme Google-kalenterin kautta. Vähintään viikkoa ennen tapahtumasta ilmoitetaan kotisivuilla. Lisäksi Facebook-sivustolle luodaan tapahtuma, joka julkaistaan Finanssin omilla sivuilla. Samalla viikolla tapahtumasta muistutetaan vielä viikkotiedotteessa. Kuvio tapahtumista viestimisen ajoituksesta ja kanavasta: 1KK 1 VKO Samalla viikolla Google kalenteri Kotisivut + Facebook Viikkotiedote
15 Vain erittäin kiirelisissä asioista lähetetään oma sähköpostiviesti. Muuten tapahtumista ilmoitetaan kotisivujen, Facebookin ja viikkotiedotteen välityksellä.
16 5. Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän tavoitteena on antaa Finanssista asiallinen kuva ulospäin. Haluamme korostaa viestinnässä mielikuvaa Finanssista aktiivisena ja aikaansaavana ainejärjestönä Oulussa. Ulkoisen viestinnän tulee olla selkeää ja loogista. Yhteyshenkilö Finanssin puolelta on koko vuoden tai projektin ajan sama tietyn yhteistyökumppanin kanssa. Tällä vältytään väärinymmärryksiltä, sillä Finanssin yhteyshenkilö tietää, mitä kyseisen yrityksen tai muun ulkopuolisen tahon kanssa on jo sovittu. Lisäksi pyrimme ulkoisessa viestinnässä jatkuvuuteen. Yhteyshenkilön vaihtuessa Finanssin sisällä, pysyvät yhteyshenkilöt yhteistyökumppaneilla usein samoina. Siksi viestinnässä on tärkeää muistaa asiallisen kuva antaminen.
17 6. Sekä ulkoista että sisäistä viestintää Nämä viestintäkanavat välittävät tietoa Finanssista sekä sen sisäisille, että ulkoisille viestintäryhmille. 6.1. LinkedIn sivusto LinkedIn sivustolla Finanssilla on yksi ryhmä, jonne sekä nykyiset että entiset Finanssin jäsenet voivat liittyä. LinkedIn-sivuston kautta on helppo etsiä erilaisia verkostoja ja yhteyksiä. Finanssilaiset-sivuston kautta on helppo esimerkiksi seurata, minkälaisiin tehtäviin entiset Finanssin jäsenet ovat päätyneet. 6.2. Twitter Twitter on uusimpia viestintäkanavia Finanssin viestinnässä. Twitterin välityksellä on hallitus tiedottaa lyhyitä kuulumisiaan, esimerkiksi erilaisista tapahtumista. Pyrimme myös Twitterin välityksellä tehdyssä viestinnässä asiallisuuteen. Niin kutsut twiittaukset ovat selkeitä ja asiallisia. Myös mahdolliset kuvat ovat asiallisia.