Johdon raportointi Case: Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Hilkka Lamminsivu 25.5.2010
PSHP organisaatio vuonna 2010 VALTUUSTO HALLITUS YHTYMÄHALLINTO Johtoryhmä Johtajisto Tarkastuslautakunta Ulkoinen tarkastus Asiakaspalvelun vastuualue Henkilöstön kehittämisen vastuualue Tiedekeskuksen vastuualue Tietohallinnon vastuualue Yleishallinnon vastuualue Yleislääketieteen vastuualue TAYS HALLINNON PALVELUALUE Henkilöstöpalvelut Rahoitus- ja laskentapalvelut Tilapalvelut Työterveyshuolto TAYS SAIRAANHOIDON PALVELUALUE Leikkaus- ja anestesiatoiminta Tehohoito TAYS HUOLLON PALVELUALUE Materiaalihuolto Ruokapalvelut Sairaala- ja välinehuolto Tekninen huolto TAYS TOIMIALUE 1 Sisätautien vastuualue Keuhko-, iho- ja allergiasairauksien vastuualue TAYS TOIMIALUE 2 Kirurgian vastuualue Gastroenterologian vastuualue Syövänhoidon vastuualue TAYS TOIMIALUE 3 Neuroalojen ja kuntoutuksen vastuualue Silmä-, korva- ja suusairauksien vastuual. TULES-vastuualue TAYS TOIMIALUE 4 Naistentautien ja synnytysten vastuualue Lastentautien vastuualue Lastenpsykiatrian vastuualue TAYS TOIMIALUE 5 Aikuispsykiatrian vastuualue Nuorisopsykiatrian vastuualue TAYS TOIMIALUE 6 Hoivapalvelut Kuntoutuspalvelut TAYS TOIMIALUE 7 (Acuta) Perusterveydenhuolto Erikoissairaanhoito Ylä-Pirkanmaan terveydenhuoltoalue Ohjausryhmä Valkeakosken aluesairaala Vammalan aluesairaala Laboratorio- ja apteekkiliikelaitos Kuvantamiskeskusliikelaitos Sydänkeskus Oy Johtokunta Johtokunta Johtokunta Johtokunta 2
Strategiakartta Prosessit näkökulma Potilasasiakkaiden tyytyväisyys Palvelutarpeen tyydyttäminen Prosessien laatu Prosessien läpimenoaika Asiakastyytyväisyysmittaukset Potilas ja PTH Palvelusopimusten toteutuminen Kunta Tuottavuus Hoitoon pääsy Laatu Henkilöstö ja uudistuminen näkökulma Talouden näkökulma Työntekijöiden kyky kehittää prosesseja ja tuottaa palveluja Resurssit ja talous Tilikauden tulos Toimintakate Investointiosa Tiede Osaamisen kehittäminen Koulutus Henkilöstön hyvinvointi Palkkamenot Työpanos Asiakasnäkökulma Kehityskeskustelut Esimiestyö 3
Johdon raportin perusta Virheettömät lähdetiedot - Ei täysin mahdollista, virheraportointi tietovarastoon Tietovarasto - Yhtenäinen arkkitehtuuri - Yhtenäiset käsitteet - Yhtenäiset koodistot Projektimenetelmät - Tietovaraston dokumentaatio - Raporttien dokumentaatio Nykyaikaiset ohjelmistoratkaisut Tehokkaammat laitteet 4
PSHPn tietovaraston uusiminen Aiemman (vielä käytössä) tietovaraston ongelmat - Rakennettu pääsääntöisesti järjestelmä kerrallaan ja useimmiten suurella kiireellä, jolloin tietovarasto hajallaan - Ylläpito osittain manuaalista - Henkilösidonnainen, dokumentointi kiireessä puutteellista - Historian hallinta hankalaa, suuret organisaatiomuutokset, vuosittaiset tuotemuutokset - Kuvaukset eivät ole niin täsmällisiä, että kaikista lähteistä tulisi sama tulos Uusien järjestelmien vuoksi joka tapauksessa iso remontti Uusien työkalujen hyödyt - Pystytään luomaan tietovarasto niin, että se hyödyntää metadataa (kuvaus tietosisällön alkuperästä, muutoksista ja käytöstä) sekä ETL:ää (aineistojen haku, muokkaus ja lataus, tietovaraston muodostamisprosessi) - Käyttöoikeuksien hallinta ja tietoturva - Yhtenäiset käsitteet ja tulokset - Hoidetaan myös tiedon laadunvarmistus - Hallitaan historiatiedot - Varmistetaan sukupolvenvaihdos 5
PSHPn raportoinnin uusiminen Aiempien raporttien (vielä käytössä) ongelmat - Raportointi alunperin rakennettu ottamaan huomioon käytön vax-ympäristössä - Raportointi toimii parhaiten toimipiste-erikoisalatasolla, kokoomatasot puuttuvat - Raportoinnissa hitautta varsinkin loppuvuodesta, kun aineistot suuria - Raportit yleiskäyttöisiä, joten eivät täysin palvele kaikkia tahoja - Oikean raportin löytäminen hankalaa Oberon käyttäjille tuotettava joka tapauksessa päivittäistoiminnassa tarvittavia raportteja Myös muut uudet järjestelmät tarvitsevat mahdollisesti uusia raportteja Uudet työkalut mahdollistavat - Yksikkökohtaiset nopeat (staattiset) täsmäraportit - Personoitu raporttien jakelu, tietoturva -> sisällön jakaminen vain oikealle henkilölle (käyttöoikeudet tarkistetaan widowsiin kirjautumisesra ja Arielista) - Raporttien katselun excelin ja wordin sekä myöhemmin myös PowerPointin kautta; tällä tavalla muodostettu raportti voi automaattisesti päivittyvä; - Osa-aineistojen muodostaminen ja käyttö excelin avulla, esim. graafien muodostaminen - Raporttien ulkoasu paranee sekä grafiikan että muun ulkoasun osalta 6
Mittaamisen tavoitteita johdon näkökulmasta (hall.yl. J. Herrala) Johtamisen työkalupakin kehittäminen Tietovaraston rakentaminen erikoissairaanhoidon tarpeisiin - Tuotannonohjaus - Prosessien ohjaus - Talouden ohjaus Taloudellisuutta ja tuottavuutta parantava ratkaisu Sairaanhoitopiirin mittariston kokonaisarkkitehtuurin määrittely ja mittareiden edelleen rakentaminen Tulevaisuuden ennustaminen Jalostetumpaa informaatiota Tiedon ajantasaisuus ja luotettavuus Taloudellisuutta ja tuottavuutta parantava ratkaisu Käytettävyys Toiminnallinen joustavuus ja itsekäyttöisyys Vakioraportit Tietopalvelun kuormittavuutta vähentävä 7
Mahdolliset mittariston näkökulmat 1. Toimitusvarmuuden ja palvelukyvyn mittarit 2. Läpimenoajan mittarit esim. HOPO=hoidettu potilas 3. Asiakkaan kokeman laadun mittarit esim. asiakaspalaute, asiakastyytyväisyys 4. Tuotetun palvelun todellisen laadun mittarit 5. Kustannustehokkuuden / -vaikuttavuuden mittarit 6. Vaaratapahtumamittarit esim. poikkeamamittarit, haittatapahtumamittarit, hoitovahinkomittarit 8
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietovarastohanke OBERON MIRANDA COMMIT RIS OPERA AHO TAMLAB MEDIATRI KUNTOAPU ADE-EKO MARELA APTEEKKI ehrm TITANIA MUUT JÄRJEST. ETL METADATA SISÄINEN- LASKUTUS KUNTA- LASKUTUS DW METADATA KESKITETTY TIETOVARASTO ETL OLAP DM DM DM AIHEALUEEN MUKAISET, TARKOITUKSEEN OPTIMOIDUT TIETOVARASTOT METADATA Kuvaus tietosisällön alkuperästä, muutoksista ja käytöstä ETL Extract, Transform, Load Tietojen haku, käsittely ja lataus DW Data Warehouse Tietovarasto DM Datamart Aihealueen mukainen, optimoitu tietovarasto OLAP Online Analytical ProsessingTietojen analysointi ja käsittely moniulotteisesti Excel ja Word jne liityntä Suorakäyttö AdHoc kyselyt Staattiset ja dynaamiset raportit Perinteinen raportointi Tietohaut Operatiiviset järjestelmät (mm. ECOMED, Tilakeskuksen järj., Mikrobien herkkyyksien seuranta) P O R T A A L I SHP:n ylin johto Toimi- ja vastuualuejohto Vastuuyksikköjohto Lääkärit ja hoitajat Taloushenkilöt Liikelaitokset Tutkijat Coxa Pirkanmaan hoitokoti Kunnat ja terveyskeskukset Viranomaiset (mm. Stakes, KTL) Kehittämishankkeet Muut (mm. SHP:n hallitus, kansanedustajat, lehdistö 9
PSHP:n tietovarasto Toimenpiteet, Kalliit tarvikkeet Opera,Oberon,Aho Laboratorio, Tamlab Hoivapäivät, Miranda,Mediatri,Aho Kuvantaminen, RIS, Aho Tehohoito, Commit,Aho Terapiat, Oberon,Aho Kustannuslaskenta, Kuntatarjous, Ecomed Palvelutapahtuma (kuntalaskutussuorite) Palvelujakso (erikoisalajakso tai käynti): Oberon, Mediatri, Pegasos, Effica, Aho Kuntalaskutus Lähete, Oberon,Mediatri Hoidonvaraus, Oberon, Mediatri Johdon järjestelmä, Muut tilastot, SASPortal Talous, AdeEko Materiaalihallinta, Marela Apteekki, Webmarela Työpanostiedot, ehrm Kyselyt, Webropol,eLomake 10
Esimerkki BSC-mittareista: Asiakasnäkökulma Mittarit Tavoitetaso Seurannan tiheys ja taso Vuodeosastohoidon laatumittari (V) Poliklinikkapalvelun laatumittari (V) Palvelusopimusten toteutuminen (V) Terveyskeskusten tyytyväisyysmittari Vähintään 90 % saavuttaa tason 8-10 (asteikko 4-10) Vähintään 90 % saavuttaa tason 8-10 (asteikko 4-10) Sopimusasiakkaiden palvelusopimukset toteutuvat tilaajittain sairaanhoitopiiritasolla ja tuottajittain toimialuetasolla sopimusten mukaisesti vähintään 98%:sti ja enintään 102%:sti Vähintään 90 % saavuttaa tason 3-5 (asteikko 1-5) x 1/vuosi shp, ta x 3/vuosi shp, ta x 3/vuosi shp, ta x 1/vuosi shp 11
12
Johdon raportointi: Jaksotettu toiminta ja talous 13
Johdon raportointi: Jaksotettu tuloslaskelma 14
BSC-mittaristo 15
BSC-mittaristo 16
BSC / Vuodeosastohoidon laatumittari 17
Yhteistyö Tietovaraston ja raportoinnin kehittämisessä on tehty yhteistyötä SAS:n ja Numos Oy:n kanssa Kiitos kumppaneille ja kärsivällisille asiakkaille 18